Практична робота 13 на тему Особливості опрацювання та оформлення економічної інформації з курсу Основи інформатики та обчислювальної техніки, НУДПСУ

 Практична робота № 13

Тема: “Текстовий процесор MS Word. Створення таблиць. Обчислення в таблицях. Особливості опрацювання та оформлення економічної інформації”

Мета: навчитись створювати в текстовому документі таб­лиці, виконувати необхідні обчислення, будувати діаграми на підставі табличних даних.

Хід роботи

Завдання 1. Уважно вивчіть теоретичні відомості, занотуйте найважливіше у зошит.

Створення таблиць у документі

Існують 5 різних способів створення таблиць:

1. перетворення тексту в таблицю;
2. створення таблиці за допомогою інструменту Добавить таблицу;
3. створенням таблиці з використанням інструменту Нарисовать таблицу;
4. вставка таблиці Microsoft Excel.
5. зв’язування з іншим файлом, що містить таблицю.

Розглянемо три перших способи більш докладно.

1. Перетворення тексту в таблицю. Цим способом можна користуватися для зміни вигляду вже існуючого тексту. У будь-якому випадку текст повинен бути розділений на майбутні комірки таблиці за допомогою певного символу. Ним може бути крапка, крапку з комою або інший символ. Після цього слід послідовно виконати такі дії:

• виділити весь текст, який потрібно перетворити у таблицю;

• включити режим відображення сітки в таблиці командою менюТаблицаªОтобразить сетку;

• виконати команду Таблица ª Преобразоватьªтекст в таблицу.

• після появи відповідного діалогового вікна задати кількість майбутніх стовпчиків таблиці (кількість рядків формується виходячи з наявної інформації у виділеному тексті) і в групі Разделитель зазначити, який символ служить розподільником комірок у таблиці.

Ширина стовпчиків буде підбиратись автоматично таким чином, щоб заповнювалась вся сторінка по ширині. Для примусо­вої зміни ширини стовпчика потрібно ввести необхідне значення в полі Ширина столбца.

Кнопка Автоформат дозволяє підібрати до таблиці один зі стилів таблиці, для чого і діалоговому вікні, що відкриється після натиснення цієї кнопки, Автоформат таблицы (див. ліворуч) клац­нути на потрібному стилі зі списку. В цьому вікні можна не тільки вибрати шаблон зі списку Стили таблицы, але і змінити йо­го, використовуючи відповідні кнопки і індикаторні переми­кА­чі. Результат дій користувача буде відтворюватись у вікні Образец.

Можлива і обернена операція: перетворення таблиці у текст. Для цього потрібно виділити таблицю і виконати команду меню Таблица ª Преобразовать ª таблицу в текст.

2. Створення таблиці за допомогою інструменту Добавить таблицу. Для цього необхідно виконати команду: меню ТаблицаªДобавить таблицу або натиснути однойменну кнопку Добавить таблицу  на панелі інструментів Стандартная.

Після виконання команди меню ТаблицаªДобавить таблицу з’явиться діалогове вікно Вставка таблицы.

У цьому вікні потрібно задати необхідну кількість стовпчиків і рядків, вибираючи зі списку чи вводячи з клавіатури. Що стосується дій із кнопкою Автоформат і встановлення ширини стовпчика, то вони аналогічні описаними вище у вікні Преобразовать в таблицу.

При натисненні кнопки  з’явиться схематичне зображення таблиці у вигляді рядків і стовпчиків. На цій схемі потрібно або просто показати, яка клітинка буде правою нижньою у майбутній таблиці (саме ця клітинка і визначає розмір майбутньої таблиці), або, якщо потрібен макет більшої таблиці, то клацнути в будь-якій клітинці і тягнути вказівник Миші праворуч-вниз до появи макету потрібного розміру. Наприклад.

Для відмови від вставки таблиці слід потягнути вказівник Миші вліво-вгору від її схеми, і після появи напису Отмена відпустити кнопку Миші .

Нижче для прикладу вставлений макет таблиці, яка склада­ється з 2-х рядків та 10 стовпчиків.

Після створення структури таблиці необхідно заповнити таблицю змістом.

Хоча при описаному способі створення таблиці всі її комір­ки мають однаковий розмір, його можна змінити, а також змінити і саму структуру таблиці. Для зміни структури таблиці зручно використовувати інструменти панелі Таблицы и границы, які будуть описані в наступному пункті.

3.Створення таблиці з використанням інструменту Нарисовать таблицу – це її малювання за допомогою олівця. Застосувати цей спосіб створення таблиці можна, натискаючи кнопку Таблицы и границы  панелі інструментів Стандартная, або виконавши команду меню ТаблицаªНарисовать таблицу. Цей спосіб зручно застосовувати при створенні складних структур таблиць, наприклад, ось таких:

При цьому з’являється відповідна Таблицы и границы (див. нижче), яка полегшує процес малювання.

Вивчіть склад кнопок цієї панелі, назву і призначення кожної кнопки, використовуючи цей спосіб створення таблиці безпосередньо у вікні цього документа.

Два інших способи (вставка таблиці Microsoft Excel та зв’язуванням інших файлів) будуть наведені в подальшому.

1. Редагування таблиці.

При введенні інформації в таблицю варто пам’ятати, що в кожній її клітинці і наприкінці кожного рядка стоїть символ кінця абзацу, що відрізняється від аналогічного символу в тексті тільки зовнішнім виглядом:  – у таблиці і ¶ – у тексті. Тому натиснення клавіші Enter додасть у поточній клітині ще один абзац, а переходу до іншої клітинки не станеться. Здійснити переміщення в таблиці можна або Мишею, або клавішами:

Tab – праворуч на клітинку; Shift + Tab – ліворуч на клітинку;

Alt + PgUp – у верхню клітинку таблиці; Alt + PgDn – у нижню клітинку таблиці;

Alt + Home – на початок рядка;          Alt + End – в кінець рядка.

Також для переміщення можна користуватися клавішами зі стрілками. Для переміщення між комірками у рядку зручно використовувати клавіші ª та ‘ з групи стрілок, зміст дії яких – переміщення на одну комірку відповідно вліво чи вправо. Для переміщення між комірками стовпців – клавіші“ та ”

Виділення комірок. Виділити одну комірку у таблиці можна клавішею Shift і клавішами переміщення курсору, або клацнувши у її лівому нижньому куті. Для виділення рядка – клацнути зліва від нього. Щоб виділити суміжні рядки, потрібно виділити перший з них, потім натиснути і утримувати клавішу Shift, і виділити останній з них. Щоб виділити несуміжні рядки, пот­ріб­но виділити перший з них, потім натиснути і утримувати клавішу Ctrl, і виділити по черзі потрібні рядки. Для виділення стовпчика потрібно підвести вказівник Миші до верхньої його границі до появи направленої униз чорної стрілки і клацнути. Виділення суміжних і несуміжних стовпців аналогічне по відношенню до рядків. Щоб виділити всю таблицю, потрібно клацнути у лівому верхньому куті таблиці на спеціальній кнопці, що має вигляд хрестика з двонапрямленими стрілками.

Зміна структури таблиці. В таблицю легко можна додавати рядки, стовпчики, вилучати непотрібні, об’єднувати клітинки, розбивати їх на декілька, форматувати вміст. Зручно це робити за допомогою команд меню Таблица, склад якої залежить від того, чи є виділені елементи в таблиці, або з контекстного меню виділених об’єктів, або з контекстного меню виділеного. Зручно в багатьох випадках використовувати інструменти панелі Таблицы и границы.

При додаванні елементів (рядків або стовпчиків) усередині таблиці потрібно пам’ятати, що нові рядки з’являються над виділеними, а стовпчики – зліва від виділених.

Якщо потрібно додати рядки наприкінці таблиці, то, помістивши курсор в останню клітинку, достатньо натиснути клавішу Tab.

Вилучити таблицю з документа можна тільки виділивши її всю і виконавши команди: меню Таблица ª Удалить ªТаблица.

Форматування таблиць. Для форматування таблиць зручно використовувати стилі таблиць, обираючи автоформатування таблиці, наприклад, з меню Таблица ª Автоформат таблицы  , або таку ж команду з контекстного меню. Перед цим таблицю потрібно виділити. Можна створювати і застосовувати власні стилі, або застосовувати одноразове ручне форматування. Для форматування певного діапазону комірок, потрібно їх виділити. Далі зручно відкрити їх контекстне меню і застосувати як форматування структури таблиці так і вмісту таблиці, використовуючи відповідні команди контекстного меню

2. Обчислення у таблицях.

Процесор MS Word дозволяє виконувати нескладні розрахунки над числовими величинами, які знаходяться в комірках таблиці. Це такі прості розрахунки, як розрахунок сум, підра­ху­нок значень середнього арифметичного, округлення чисел і т.д. Такі обчислення дуже вавжливі для економічної інформації при отриманні значень розрахункових реквізитів-основ та економіч­них показників. Проте, обчислювальний процес MS Word потріб­но ретельно контролювати, оскільки MS Word не є обчислювальним середовищем.

Найбільш часто виконуються розрахунки сум. Для цього достатньо помістити курсор у порожній клітинці стовпчика, дані котрого потрібно просумувати, і виконати команди: меню Таблицаª Формула.

У діалоговому вікні Формула за замовчуванням з’являється функція SUM для розрахунку суми, а аргумент ABOVE означає діапазон комірок, розташованими над поточною коміркою.

Список Вставить функцию дозволяє використати також інші функції.

При використанні формул необхідно пам’ятати, що в них застосовуються посилання на клітинки таблиці у вигляді назв стовпчиків та номерів рядків, які встановлюються процесором автоматично. Стовпчики позначаються літерами англійського ал­фавіту (A, B, C, D і т.д.), рядки – послідовними номерами – (1, 2, 3, 4 і т.д.). Таким чином, ліва верхня клітинка таблиці має адресу А1, суміжні з нею – В1 та А2.

Крім посилань на клітинки в формулах можуть викорис­товуватись спеціальні терміни в ролі аргументів функції:

ABOVE – над; BELOW – під; LEFT – ліворуч; RIGHT – праворуч.

При використанні функцій та формул результати обчислень вставляються в комірки таблиці в спеціальні поля (аналогічно номерам сторінок), які автоматично не оновлюються при зміні по­хідних даних! Тому, якщо дані, які приймають участь у розрахунках, змінились, необхідно обов’язково обновити поля з результатами розрахунків! Для цього потрібно виділити ці поля (при виділенні вони стають сірими) та виконати команду контекстного меню виді­ле­ного Обновить поле. Ще одна команда цього меню Коды/Значения полей дозволяє переключитись в таблиці з режи­му відтворення результатів обчислень в режим відтворення фор­мул, що дуже корисно для перевірки пра­вильності введених формул.

Спробуйте створити таблицю, ввести числа в деякі комірки, а потім в пусту комірку внизу рядка чи останню у рядку ввести фор­мулу, а потім переключитись з режиму відтворення чисел в режим відтворення формул і назад. За замовчуванням встанов­ле­ний режим відображення чисел.

4. Побудова діаграм на підставі табличних даних.

За допомогою команди Вставкаª Рисунокª Диаграмма процесор MS Word надає можливість представити табличні дані у вигляді діаграми та графіка, використовуючи для цього більш потужний спеціалізований вбудований засіб Microsoft Graph –редактор ділової графіки. Після виконання цієї команди в документі Word з’являється умовна таблиця середовища Microsoft Excel та її графічне зображення у вигляді стовпчикової діаграми. При цьому панель інструментів Форматирование змінюється на таку ж за назвою панель середовища Microsoft Excel, надаючи користувачу можливість редагування таблиці для побудови діаграми. Такий спосіб потрібно використовувати у тому випадку, якщо наявність таблиці у документі непотрібна, а потрібна лише діаграми на основі цих даних. Принцип роботи наступний. В клітинки таблиці потрібно внести свій текст та числа у відповідності з тим, що необхідно відтворити на графіку. Дані можуть бути довільними за змістом і чисельністю, однак перевантажувати графік небажано у зв’язку з тим, що він може втратити наочність. Побудова діаграми буде виконуватись автоматично по мірі заповнення таблиці, яку слід розглядати разом з діаграмою – все, що виконується з таблицею, зразу же відтворюється на діаграмі.

Якщо ж є можливість розмістити у документі і таблицю і діаграму, то перед виконанням команди Вставкаª Рисунокª Диаграмма дані таблиці, необхідні для відображення на діаграмі, потрібно виділити. Тоді на діаграмі зразу будуть відображатись виділені дані.

В будь-який момент роботи натиснення Мишею за межами таблиці закриє її зображення, і в документ буде вставлений відповідний графічний об’єкт. Після цього є можливість змінити отриману діаграму, для чого необхідно клацнути правою кнопкою Миші на ній, після чого діаграма стає активним графічним об’єктом (тобто буде мати маркери розміфру) та розкривається контекстне меню, в якому найбільший інтерес представляють команди Объект Диаграмма з своїм меню та Формат объекта:

У наведеному нижче меню Объект Диаграмма команда Изменить повертає на екран зразок таблиці уже із змінами для по­дальшої роботи, команда Открыть завантажує майстра Діа­грам з середовища Microsoft Graph зі своїм інтерфейсом. Команда Формат объекта викликає типове діалогове вікно форматування мА­льованого об’єкту, яке вже розглядалось раніше.

Якщо на побудованій діаграмі двічі клацнути, то з’явиться нове контекстне меню такого змісту.

Вибір команди Формат области построения викличе від­по­відне діалогове вікно, яке дозволить обрамити область побудови графіка кольоровою рамкою та використати заливку цієї області.

Команда Тип диаграммы надає можливість змінити зов­нішній вигляд діаграми за допомогою спеціального вікна, в якому пропонуються різні типи, що підтримуються в цьому середовищі: Це вікно наведено нижче.

Команда Параметры диаграммы викликає відповідне вікно з рядом вкладок для остаточного оформлення діаграми:

На вкладці Заголовки дають назви осям, а також назву діа­гра­ми.

На вкладці Оси діалогового вікнаПараметры диаграммы задають категорії осей.

На вкладці Линии сетки діалогового вікна Параметры диаграммы задають відображення необхідних ліній сітки за допомогою індикаторних перемикачів.

На вкладці Легенда діалогового вікна Параметры диаграммы задають відображення легенди та місце її розміщення.

На вкладці Подписи данных діалогового вікна Параметры диаграммы задають у разі потреби підписи даних на діаграмі.

На вкладці Таблица данных діалогового вікна Парамет­ры диаграммы за допомогою індикаторних перемикачів відобра­ження на діаграмі таблиці даних та ключів легенди.

Завдання 2. Виконайте практичні завдання.

1. Створіть текстовий файл з ім’ям Побудова таблиць в своїй папці MS Word.
2. Створіть таблицю, число стовпчиків в якій дорівнює 7 і, а число рядків – 6, розмір комірок однаковий. Найпростіша реа­лізація – використати інструмент Добавить таблицу.
3. В першому рядку цієї таблиці об’єднайте всі комірки з другого по сьомий стовпчик включно.
4. В першому стовпчику цієї таблиці об’єднайте комірки пер­шого, другого та третього рядків.
5.  В ліву верхню велику клітинку таблиці введіть назву “Наз­ва філії” і введіть заголовки, вказані у таблиці.
6. Заповніть стовпчики з плановими та фактичними показ­ни­ками числовою інформацією, як у цій таблиці.

7. Виділіть комірки з числовими даними і за допомогою команди їх контекстного меню вирівняйте вміст комірок по центру комірок. Для решти комірок встановіть вирівнювання тексту у відповідності з цією таблицею як зразком.

8. Додайте в таблицю ще один рядок, в якому в першому стовпчику напишіть “Загалом”.

9. Додайте ще один рядок для підрахунку мінімального значення у стовпчику “План” та у стовпчику “Факт”, обчисліть ці значення.

10. Внесіть зміни у таблицю для числових величин, що не обчислюються. В комірках з формулами з контекстного меню виберіть команду Обновить поле.

11. Для комірок з обчисленнями відтворіть формули і перевірте їх правильність.

12. Додайте ще один рядок для підрахунку максимального значення у стовпчику “План” та у стовпчику “Факт”, обчисліть ці значення.

13. Застосуйте до таблиці автоформатування і оберіть один із стилів, який Вам сподобався.

14. Ще раз збережіть файл зі змінами.

15. Cкопіюйте попередню таблицю і вставте її.

16. Виконайте редагування вставленої таблиці, щоб вона набула наведеного нижче вигляду.

17. Виконайте необхідні обчислення у рядку ВСЬОГО та у стовпці ВСЬОГО за вказаними формулами.

18. Використовуючи дані таблиці (без останніх рядка і стовпця), побудуйте стовпчикову діаграму об’ємного типу випуску продукції.

19. Надайте діаграмі належного розміру, використовуючи маркери розміру цього графічного об’єкту.

20. Дайте назву діаграмі Випуск продукції, назву осі Z тис. одиниць.

21. Збережіть зміни у файлі.

Завдання 3. Складіть звіт. Захистіть виконану роботу.

Перелік питань до захисту практичної роботи

1. Які способи створення таблиць Вам відомі?

2. Які кнопки присутні на панелі Таблицы и границы і яке вони мають призначення?

3. Як додати стовпчик?

4. Як додати рядок після другого рядка таблиці?

5. Як додати рядок після останнього рядка?

6. Як вилучити рядок в таблиці?

7. Як вилучити стовпчик в таблиці?

8. Чи існують стилі таблиць?

9. Яким чином можна збільшити товщину ліній, які обрамляють таблицю?

10. Які обчислення можна провести в таблиці за допомогою вбудованих формул?

11. Що означає аргумент ABOVE? Які ще можуть бути аргументи?

12. Які функції використовуються найчастіше?

13. Якщо в таблиці змінились деякі клітинки з числовою інформацією, то чи потрібно щось робити з клітинками, де є формули, чи вони перерахуються автоматично?

14. Які типи діаграм Вам відомі?

15. Як збільшити розмір діаграми?

16. Як діаграмі дати назву?

17. Як на діаграмі відтворити чисельні значення даних, на підставі яких вона побудована?

18. Як зробити область побудови діаграми кольоровою?

19. Чи можна змінити колір для легенди?

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!