Роздрукувати сторінку
Главная \ Методичні вказівки \ Методичні вказівки \ 1358 Теоретична довідка до Практичної роботи 5 на тему Про MS Office 2010

Теоретична довідка до Практичної роботи 5 на тему Про MS Office 2010

« Назад

Теоретична довідка до ПР5 Про MS Office 2010

Microsoft Office 2010 — це пакет прикладних програм для зручної роботи з документами. Елементи інтерфейсу у них оформлені однаково - всі вони мають стрічковий інтерфейс, спільне меню та дуже схожий набір кнопок.

Список програм, що входять до пакету Microsoft Office 2010

Microsoft Word 2010 - Нова версія текстового процесора с розширеними можливостями для створення документів. Підтримка співавторскої обробки документів, форматування за допомогою OfficeArt, потужніші пошукові та навігаційні функції.

Microsoft Excel 2010 - динамічний бізнес-інструмент, що дозволяє приймати правильні рішення за результатами аналізу даних за допомогою покращених інструментів та  функцій. Excel 2010 дозволяє прораховувати різноманітні варіанти розвитку бізнесу і подавати їх у зручному вигляді за допомогою різноманітних засобів візуалізації.

Microsoft PowerPoint 2010 – Потужна програма створення презентацій з розширеними можливостями переходів, підтримкою анімацій, аудіо та відео.

Microsoft Outlook 2010 - Поштовий клієнт з розширеним набором нових інструментів, підтримкою різноманітних Web-сервісів та соціальних мереж.

Microsoft Outlook 2010 with Business Contact Manager - Бізнес-версія поштового клієнта, що значно скорочує витрати робочого часу корпоративних користувачів.

Microsoft Publisher 2010 – Проста в користуванні утиліта для створення та формування  маркетингових матеріалів і публікацій професійної якості з виведенням на друк і розповсюдження електронною поштою. Покращений інтерфейс, редагування фотоматеріалів, навігація по документу.

Microsoft Access 2010 – Удосконалений варіант бази даних с покращеною  логікою програмування, інтеграцією з каталогом бізнес-даних (BDC, Business Data Catalog), 25 якісними шаблонами.

Microsoft Communicator - Простий інтуїтивно зрозумілий  інтерфейс з багатьма комунікаційними можливостями, з єдиною ідентифікацією для будь-яких комунікаційних потреб (пошта, інтернет-пейджер, голосовий зв'язок, конференції) з індикацією доступності абонента, можливістю розповсюдження документів та планів проведення конференцій.

Microsoft InfoPath 2010 – Додаток для створення насичених динамічних форм для розповсюдження та управління інформацією в середовищі організації.

Microsoft OneNote 2010 - новий користувацький інтерфейс записної книжки для заміток. OneNote 2010 підтримує спільний доступ кількох користувачів та управління  версіями.

Microsoft Visio Standard 2010 – Сучасний інструмент  для роботи з діаграмами. Велика кількість базових форм, картинок, шаблонів, іинструменти автоматичного промальовування та візуалізації.

Microsoft Visio Professional 2010 - Розширена версія інструмента для роботи з діаграмами, з підтримкою розповсюдження через Web. Опрацювання великих зображень і  real-time даних з різних джерел, в тому числі з Excel, Microsoft SQL Server и SharePoint.

Склад пакету Microsoft Office Professional 2010

 Microsoft Excel 2010

 Microsoft Outlook 2010

 Microsoft PowerPoint 2010

 Microsoft Word 2010

 Microsoft Access 2010

 Microsoft Publisher 2010

 Microsoft OneNote2010

Користувацький інтерфейс: Строката стрічка

Всі програми-додатки, що входять до пакету  Office 2010 мають єдиний Ribbon-інтерфейс (стрічковий интерфейс).

Але головне нововведення в оформленні Office 2010 – можливість створення власних вкладинок. Тепер кожен користувач  може створити свої власні вкладники з нового розділу настроювань Office - Customize Ribbon(настроювана стрічка) - и наповнити її будь-якими командами на свій розсуд. Іншими словами – повна свобода для настроювань, спрощення доступу до потрібних функцій, пристосування стрічкового інтерфейсу "під себе".  

Функції стрічки . Стрічка знаходиться у верхній частині всіх додатків Office 2010 та надає доступ до всіх необхідних засобів для  виконання завдань в різних додатках Office 2010.  Стрічка містить   вкладинки, які відображають задачі, що виконуються в додатках. Кожна  вкладника містить групи засобів, необхідних при роботі зі створюваними файлами. Стрічку можна згорнути для збільшення робочого простору.

Рисунок 1-1 демонструє основні функції стрічки у Word 2010 та Excel 2010.

Стрічка спрощує пошук і роботу із засобами і параметрами Office. Проста для розуміння структура команд стрічки дозволяє швидко знаходити потрібні засоби.

■  Закладинки стрічки Кожна закладинку містить набір засобів для виконання завдання, що часто виконується в даному додатку.  На  рисунке 1-1  показано закладинки Word 2010 — «Файл», «Главная», «Вставка», «Разметка  страницы», «Ссылки», «Рассылки», «Рецензирование»,  «Вид».  Додаток  Excel  містить такі закладинки: «Файл», «Вставка», «Разметка  страницы», «Формулы», «Данные», «Рецензирование», «Вид».  Закладинка «Файл» відкриває Backstage view (Закулісний вид ), що містить всі засоби для роботи з файлами та має таку ж структура як і інші закладинки і відрізняється лише дизайном - в кожному додатку закладинка File має колір відповідного додатку: голубий для Word, зелений для Excel, жовтий для Outlook і т.д.

■  Групи стрічки На  кожній закладин ці розміщені групи, що містять часто використовувані команди для швидкого пошуку необхідних функцій. Наприклад,  на закладин ці «Вставка» Word 2010  в  групі «Иллюстрации» знаходяться  команди «Рисунок», «Клип», «Фигуры», «SmartArt», «Диаграмма» и «Снимок экрана».

■  Колекції  Поряд з деякими командами  у  групах відображається стрілка.  При натисненні цієї стрілки відображається колекція доступних для вибору параметрів або список додаткових можливостей (див. рис. 1-2)

Контекстні закладинки

При виконанні деяких дій у документі відображаються  контекстні закладинки. Наприклад, якщо вибрати фотографію  в  документі Word,  буде  відкрита  контекстна закладинка «Работа с рисунками»,  що містить параметри для зміни зображень (см. рис. 1-3).

Закладинка «Файл» має інший інтерфейс і містить засоби для управлять  відомостями про  файли,  для збереження, друку та захисту файлів, відкриття їх для спільного доступу та для роботи з інформацією про різні версії документа (див. рис. 1-4)

Відображення  Backstage  має три  панелі.  На  лівій  панелі  подано команди,  що використовуються для  роботи  з  файлами.  Центральна   панель  містить зв’язані параметри,  права панель відображає  попередній перегляд вибраного  об’єкта або додаткові параметри.  Наприклад,  при  натисненні кнопки «Печать»  на  центральній  панелі  відображаються  параметри друку,  а  на  правій  панелі —  попередній перегляд документа.  Це дозволяє  прискорити  процес друку.

Управління файлами у відображенні Backstage

Відображення  Backstage  містить команди, що знаходились у меню «Файл»:

«Создать», «Открыть», «Последние», «Закрыть», «Сохранить», «Сохранить  как», «Печать»,  «Выход». Додано ще команду «Общий доступ»,  яка дозволяє  спільно використовувати файл  різними способами.  Можна дозволити спільний доступ до свого робочого столу напряму з відображення Backstage  шляхом інтеграції з додатком  Communicator, відправки  файла  по  електронній  пошті або факсу, а також шляхом його зберігання на сайті SharePoint Workspace або в блогі.

В Microsoft Office 2010  вбудовано потужні мовні засоби та засоби перекладу, мовні засоби  Microsoft Language  містять більше 16 мільйонів слів на більш ніж 100 мовах а ще 62 мільйона слів було перекладено в Інтернеті.

Засіб «Перевести»  дозволяє  перекладати  слова чи  фрази і знаходиться на закладин ці «Рецензирование» приложений Word 2010, Excel 2010, PowerPoint 2010 и OneNote 2010. Для

Швидкого перекладу можна використовувати засіб  «Мини-переводчик» (см. рис. 1-6).

Функція «Язык  редактирования»  дозволяє  вибирати мову, що використовує словник для вибраних засобів перевірки.

Створення документа

Створення документів у додатку  Microsoft Word 2010 здійснюється двома способами:

  • Створити новий документ і ввести текст з клавіатури, або вставити скопійований з іншого документу із збереженням початкового формату;

  • Створити новий документ на основі шаблона.

Открыть новый документ и начать ввод текста

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Создать.

  3. Дважды щелкните элемент Новый документ.

Настроювання середовища текстового процесора MS Word

Настроювання середовища текстового процесора MS Word здійснюється у вікні Параметры Word, яке відкривається вказівками Файл→Параметры→Дополнительно (Рис.1-7).

Робота зі списками здійснюється за допомогою вказівок, розміщених на закладинці Главная, а робота з колонками здійснюється за допомогою вказівок, розміщених на закладинці Разметка страницы.

Для створення автотексту використовують  закладинку Вставка, група Текст містить колекцію Экспресс-блоки, в яку входить команда Автотекст

Колекція експрес-блоків — це місце для створення, зберігання та пошуку тексту, що використовується багаторазово. Це може бути автотекст, властивості документа (заголовок і автор), поля.

Автотекст — це текст, що використовують багаторазово, який можна зберігати і застосовувати повторно. Автотекст можна зберігати в колекції елементів автотексту, для уього слід виділити текст для повторного використання, натиснути кнопку Автотекст, а потім клацнути команду Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста. Після заповнення відомостей про новий стандартний блок і його запису збережений вміст можна використовувати  повторно.

Щоб задати властивості документа треба відкрити відповідне вікно, виконавши вказівки: Файл→Сведения→Свойства→Показать область сведений і заповнити всі поля.

Шаблони в Office 2010

Показать все

Шаблони — це засіб економити час при створенні одноманітних документів в Office 2010. Це особливо актуально для типів документів, які часто використовуються, наприклад мер щотижневих презентацій, заяв та звітів про  витрати. В таких випадках використовують файл, що має необхідне оформлення з полями для заповнення, вміст яких можна змінювати в залежності від потреб. Такий файл і є шаблон, в якому складна робота вже виконана і не потрібно починати все спочатку.

Создание документа на основе шаблона

1. Откройте вкладку Файл.

2. Нажмите кнопку Создать.

3. В группе Доступные шаблоны выполните одно из следующих действий.

  • Щелкните Образцы шаблонов, чтобы выбрать доступный шаблон.

  • Щелкните одну из ссылок в разделе Office.com.

4. Дважды щелкните нужный шаблон.

Открытие шаблона со вкладки «Файл»

В программах Word, Excel и PowerPoint пакета Office 2010 шаблоны можно найти, выбрав на вкладке Файл пункт Новый. Шаблоны, хранящиеся на локальном жестком диске, и шаблоны на веб-сайте Office.com представлены в виде списка, разделенного по категориям. Щелкните категорию, чтобы просмотреть содержащиеся в ней шаблоны, после чего выберите необходимый шаблон и нажмите кнопку Создать или Загрузить, чтобы открыть новый документ Office, в котором будет использоваться шаблон.

 

Сохранение документа Word в виде шаблона

В Microsoft Word 2010 можно создать шаблон, сохраняя документ как dotx-файл, dot-файл или dotm-файл (файл типа dotm позволяет разрешить макросы в файле).

Шаблон — это тип документа, при открытии которого создается его копия.

Например, бизнес-план — распространенный документ, часто создаваемый в Word. Вместо создания структуры бизнес-плана с самого начала можно использовать шаблон со стандартным макетом страницы, шрифтами, полями и стилями. Остается лишь открыть шаблон и заполнить документ соответствующим текстом и данными. При сохранении в виде файла .docx или .docm документ сохраняется отдельно от шаблона, на котором он основан.

В шаблоне можно сохранить рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как стандартный раскрывающийся список или специальная эмблема. Можно добавить защиту для раздела шаблона или применить к шаблону пароль, защищающий содержимое шаблона от изменений.

Создание шаблона (Сохранить как шаблон)

Начать можно с пустого документа и сохранить его как шаблон или создать шаблон на основе существующего документа или шаблона.

Использование пустого шаблона

  1. Откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Создать.
  2. Выберите Новый документ и нажмите кнопку Создать.
  3. Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

Можно также добавить элементы управления содержимым, такие как выбор даты, пояснительный текст и графические объекты, которые должны присутствовать во всех новых документах, основанных на данном шаблоне.

  1. Щелкните вкладку Файл, а затем выберите Сохранить как.
  2. В диалоговом окне Сохранить как выполните одно из следующих действий.
  • На компьютере с операционной системой Windows 7 прокрутите список до самого верха и в разделе Microsoft Word выберите значение Шаблоны.
  • На компьютере с операционной системой Windows Vista в разделе Избранные ссылки выберите значение Шаблоны.
  • На компьютере с операционной системой Windows XP в поле Сохранить в выберите значение Надежные шаблоны.
  1. Выберите имя файла для нового шаблона, в списке Тип файла выберите Шаблон Word и нажмите кнопку Сохранить.
  2. Закройте шаблон.

Создание шаблона на основе существующего шаблона или документа

  1. Откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Создать.
  2. В группе Доступные шаблоны выберите Из существующего документа.
  3. Выберите шаблон или документ, похожий на шаблон, который необходимо создать, и нажмите кнопку Создать новый.
  4. Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

Можно также добавить элементы управления содержимым, такие как выбор даты, пояснительный текст и графические объекты, которые должны присутствовать во всех новых документах, основанных на данном шаблоне.

  1. Щелкните вкладку Файл, а затем выберите Сохранить как.
  2. В диалоговом окне Сохранить как выполните одно из следующих действий.
  • На компьютере с операционной системой Windows 7 прокрутите список до самого верха и в разделе Microsoft Word выберите значение Шаблоны.
  • На компьютере с операционной системой Windows Vista в разделе Избранные ссылки выберите значение Шаблоны.
  • На компьютере с операционной системой Windows XP в поле Сохранить в выберите значение Надежные шаблоны.
  1. Выберите имя файла для нового шаблона, в списке Тип файла выберите Шаблон Word и нажмите кнопку Сохранить.
  2. Закройте шаблон.

Сохранение и повторное использование шаблонов

Если в загруженный шаблон были внесены изменения, можно сохранить его на компьютере и использовать повторно. Найти все настроенные шаблоны несложно: просто выберите Мои шаблоны в диалоговом окне Создание документа. Чтобы сохранить шаблон в папке «Мои шаблоны», выполните следующие действия.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Сохранить как.

  3. В диалоговом окне Сохранение документа нажмите кнопку Шаблоны.

  4. В списке Тип файла выберите пункт Шаблон Word.

  5. В поле Имя файла введите имя шаблона, а затем нажмите кнопку Сохранить.

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!