Навчальний посібник Інформаційні системи та інформаційні технології в економіці, Планування виробничих ресурсів у системі галактика, НАДУ
« Назад2. ПЛАНУВАННЯ ВИРОБНИЧИХ РЕСУРСІВ У СИСТЕМІ ГАЛАКТИКА
2.1. Функціональний склад системи Галактика
Система Галактика реалізує єдину концепцію замкнутого циклу планування виробничих ресурсів підприємства. Ця концепція дозволяє автоматизувати процес формування основного плану виробництва на основі замовлень клієнтів і прогнозів попиту, перевіряти виконуваність плану з урахуванням наявних ресурсів, формувати графіки виготовлення продукції власного виробництва, закупівель матеріалів і комплектуючих, планувати оптимальне завантаження виробничих потужностей з урахуванням пріоритетів і розміру замовлень. При цьому план виробництва погоджується з рухом фінансових ресурсів підприємства. Систему реалізовано відповідно до вимог стандарту MRP II. Вона вирішує сукупність завдань виробничого планування й обліку. Крім цього, передбачається вирішення завдань ув'язування виробничих і фінансових планів, а також порівняння прийнятого плану з його фактичним виконанням і альтернативними планами. Базові принципи, що визначають розвиток системи управління підприємством Галактика, полягають у такому [48]: — реалізація вузла управління (прогноз — планування — контрольована діяльність із виконання планів — аналіз результатів — корекція прогнозів і планів) для всіх сфер діяльності підприємства; — забезпечення інформаційної підтримки прийняття рішень на різних рівнях управління, аж до рівня управління підприємством; — відповідність функціональності, технологічності та ступеня інтеграції системи до сучасних концепцій; — поєднання високого ступеня інтеграції з гнучкістю — систему побудовано у вигляді набору взаємозалежних, але самостійних компонентів; - забезпечення налаштування системи на конкретні область, регіон, особливості бізнесу. Систему управління спрямовано на автоматизацію вирішення завдань, що виникають на всіх стадіях управлінського циклу: прогнозування й планування, обліку й контролю реалізації планів, аналізу результатів, корекції прогнозів і планів. Система має модульну структуру, модулі, у свою чергу, об'єднано у функціональні контури (рис. 2.1). Об'єднання модулів у контури — логістики, фінансовий, управління персоналом — виготовлено за типом ресурсів, стосовно яких відбувається управлінська діяльність. Контури управління виробництвом, адміністративний, маркетингу й обліку клієнтів включено, відповідно, до автоматизованого виду діяльності. Наведений функціональний склад системи управління дозволяє для будь-якого підприємства визначити набір компонентів, що забезпечує вирішення завдань управління господарською діяльністю в трьох глобальних вимірах: за видами ресурсів, за масштабами розв'язуваних завдань (рівні управління), за видами управлінської діяльності. Адміністрація підприємства, використовуючи для управління господарською діяльністю цю систему, має можливість [48]: — своєчасного одержання достовірної інформації про поточну діяльність підприємства; — оперативного контролю й управління фінансами, матеріальними і трудовими ресурсами; — формування обґрунтованих планів на підставі аналізу даних про наявні ресурси; — контролю виконання планів і взаємозобов'язань; — аналізу результатів діяльності й формування оптимальних управлінських рішень. Таким чином, розглянутий функціональний склад системи управління дозволив виокремити сім взаємозалежних основних контурів управління підприємством, що підлягають автоматизації. 2.2. Контур управління підприємством
До Контура управління підприємством включено модулі системи, що повинні стати інструментом керівників вищої й середньої управлінських ланок підприємства й вирішувати завдання: — аналізу, моделювання та оптимізації заявок на продукцію, формування пакету замовлень і взаємопов'язаних планів виробництва, постачання, збуту, фінансових надходжень; — управління собівартістю продукції й послуг, обліку й аналізу відхилень; — надання керівництву в зручному й наочному вигляді всієї необхідної інформації для контролю стану підприємства і прийняття управлінських рішень. Для реалізації перших двох завдань використовуються модулі Управління ресурсами і Контролінг (рис. 2.2). Управління ресурсами включає в себе завдання моделювання, оптимізації та планування ресурсів підприємства, при цьому автоматизації підлягають такі основні роботи: — оброблення заявки контрагента на виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг; аналіз заявки на привабливість і виконуваність; — розрахунок потреби в усіх видах матеріальних ресурсів і в трудових ресурсах на замовлення; — резервування ресурсів на замовлення: виробничої потужності підприємства, вільних запасів готової продукції, матеріальних ресурсів, трудових ресурсів; — контроль забезпеченості ресурсами позиції замовлення; — формування й видача довідок і звітів про стан замовлення. При формуванні пакету замовлень у модулі Управління ресурсами замовлення проходить за таким маршрутом [48]: — оформлення замовлення: введення реквізитів, формування специфікації, завдання терміну виконання для всього замовлення й кожної його позиції; — аналіз на привабливість: аналіз наявності договорів із цим замовником, перевірка платоспроможності замовника, аналіз контактів із замовником; — аналіз на виконуваність: за рахунок наявності готової продукції на складах, у плановому порядку, за рахунок менш пріоритетних замовлень, за рахунок зміни термінів виконання замовлення; — ухвалення рішення: включення до пакету замовлень, контроль наявності договору, формування пропозиції до оперативного плану збуту; — виконання замовлення: передання у виробниче планування або формування пропозиції до оперативного плану постачання, контроль виконання замовлення. Завдання модуля Контролінг — забезпечити автоматизований розрахунок витрат на виробництво за різними видами продукції, аналіз відхилень від запланованих витрат і прийняття управлінських рішень з метою їхнього зниження. Облік фактичних витрат на виробництво можна розглядати в двох аспектах: для прийняття управлінських рішень; для контролю й регулювання [48]. Основні особливості обліку витрат для прийняття управлінських рішень: — дані управлінського обліку призначено тільки для адміністрації підприємства, а не для зовнішніх організацій (наприклад, податкових органів); — зведення про витрати, що відбивають поточний стан справ, можуть бути отримані в будь-який момент часу і за будь-який період; — для прийняття управлінських рішень може бути подано інформацію про фрагменти діяльності підприємства, наприклад про окремі види продукції, виробничі галузі та ін.; — до сфери управлінського обліку потрапляє як інформація про вже здійснені події, так і дані прогнозу, наприклад про передбачувані витрати і доходи. Контролінг може проводитися на підставі будь-яких первинних документів: приймально-здавальних накладних, звітів майстра цеху, доповідних записок та ін., до формування бухгалтерських проводок і розрахунку бухгалтерської собівартості. Причому надається можливість виділити статті, що мають найбільшу питому вагу в загальній кількості витрат і зосередити управлінський вплив саме на них. Такий підхід дозволяє впливати на величину виробничих витрат практично на будь-якій стадії виробничого процесу й оперативно керувати собівартістю продукції. Для прийняття правильних рішень у процесі ведення господарської діяльності керівники різних рівнів повинні володіти інформацією. Інформація може бути будь-якою: плановою, технологічною, обліковою, аналітичною, але основні вимоги до неї — своєчасність і достовірність. Завдання модуля Інформаційна система керівника — сформувати необхідну інформацію про господарську діяльність у необхідному розрізі, наочно, за динамікою, з попереднім аналізом (рис. 2.3). Господарська діяльність підприємства характеризується окремими показниками. На основі економічної доцільності виконується об'єднання показників у логічні групи, наприклад: засоби виробництва, предмети праці, персонал, виробничий процес, фінанси, продукція. При відображенні інформації застосовується принцип світлофора — значення показників, що потрапляють до розподілів шкали оцінок (відмінно / добре / задовільно / погано / небезпечно / дуже небезпечно), виділяються відповідним кольором. Показники розраховуються на підставі інформації з загальної бази даних системи управління підприємством, наповнення якої відбувається під час функціонування різних модулів — фінансово-розрахункових операцій (ФРО), управління збутом, виробничого планування та ін. Крім того, їх можна імпортувати з зовнішніх систем або ввести вручну. Розраховані показники зберігаються в архіві. Граничні значення показників вводяться до модуля Інформаційна система керівника і являють собою базу нормативно-довідкової інформації цього модуля. На практиці кожен керівник відстежує свій набір показників. Це визначається і зовнішнім оточенням підприємства, і його специфікою, і тим, які показники керівник вважає найбільш важливими. Тому інформаційна система для управління підприємством повинна бути індивідуальною, спиратися на потреби і методи управління саме цього керівника. Для забезпечення необхідної гнучкості під час реалізації цього модуля застосовано підхід інтеграції з іншими прикладними системами.
2.3. Фінансовий контур
У Фінансовому контурі (рис. 2.4) передбачено формування всього спектра фінансових документів, що супроводжують рух грошей (платіжні доручення, платіжні вимоги тощо). Ці документи можуть бути пов'язані з документами-підставами, створеними в інших контурах управління підприємством. Система забезпечує контроль відповідності платежів, оформлених фінансовими документами, і сум, зазначених у документах-підставах, а також одержання балансу взаєморозрахунків з контрагентами за кожним документом-підставою в динамічному режимі. Передбачено можливість ведення обліку як у національній грошовій одиниці, так і в іноземній валюті. Система може робити розрахунок і облік курсової різниці, що виникає під час здійснення експортно-імпортних операцій та операцій з валютою. Модуль Фінансове планування дозволяє вирішувати завдання в кілька етапів: планування й моделювання різних варіантів бюджетів, узгодження й затвердження бюджетів, формування фактичних показників бюджету, аналіз виконання бюджету, проведення коригувань бюджету. У процесі етапу планування в системі може існувати кілька варіантів бюджету, що відповідають різним сценаріям розвитку ситуації, яка впливає на бюджет. Наприклад, оптимістичний варіант бюджету може відповідати певному прогнозу курсу валюти, збільшенню обсягів продажу тощо, песимістичний — падінню обсягів продажу, збільшенню витрат на придбання сировини, енергоносіїв та ін. Етап узгодження й затвердження бюджетів являє собою ітераційну процедуру. У модулі є можливість зберігати і порівнювати дані всіх ітерацій узгодження бюджетів. У підсумку, після декількох ітерацій сформовано обов'язковий до виконання варіант бюджету. Для проведення аналізу виконання бюджету в системі передбачено: можливість порівняння планових і фактичних даних минулих або поточних періодів; розрахунок відсоткового відхилення планових і фактичних даних за статтями; одержання звітності план / факт за різними аналітичними розрізами. За результатами аналізу виконання бюджету можливе коригування бюджетів на наступні періоди з урахуванням фактичних даних. За цими статтями можливе проведення коригувань методом приблизного планування. У модулі так само є можливість зберігати всі бюджети до і після проведення коригувань і виконувати порівняння цих бюджетів. Призначення модуля Платіжний календар — оперативне управління грошовими потоками підприємства, визначення оптимального плану надходження і витрати коштів та його коригування. Основне завдання модуля Фінансовий аналіз — оцінка фінансового стану підприємства і виявлення перспектив його подальшого розвитку. Аналіз провадиться на основі даних балансу підприємства, а також різних довідок і додатків. Уся вхідна інформація програмно контролюється шляхом взаємного пов'язування показників. Аналіз фінансового стану може провадитися за декількома методиками. Наприклад, при проведенні експрес-аналізу робиться оцінка економічного потенціалу суб'єктів господарювання й оцінка результативності їхньої господарської діяльності. Оцінка фінансового стану підприємства провадиться шляхом розрахунку коефіцієнтів незалежності, фінансової стійкості, рентабельності, платоспроможності й ін. Модуль Бухгалтерський облік забезпечує облік господарської діяльності підприємства шляхом проведення типових господарських операцій (ТГО) — процедур, що налаштовуються користувачем, рознесення суми господарського документа за рахунками бухгалтерського обліку з урахуванням заданої аналітики. ТГО класифікуються за видом господарських документів (фінансово-розрахункові, збут, постачання, виробництво тощо), до яких вони можуть застосовуватися. Модуль ТТО забезпечує рознесення суми господарського документа за рахунками бухгалтерського обліку шляхом вибору необхідної ТГО для оброблення конкретного документа (рис. 2.5). У результаті формуються бухгалтерські проводки з урахуванням аналітики, зумовленої налаштуванням ТГО. Налаштування ТГО дозволяє вести рівнобіжний облік відповідних сум у валюті. Той самий документ може оброблятися за допомогою декількох ТГО. Режим групового формування проводок забезпечує створення проводок за всіма господарськими операціями, первинні документи яких пов'язано з однією або декількома операціями, зазначеними користувачем ТГО, а також дозволяє аналогічним чином зробити скасування сформованих проводок. Одна ТГО дозволяє сформувати одночасно кілька проводок відповідно до даного документа. Зі зміною налаштування ТГО можливе групове перерахування сум проводок, сформованих за її допомоги. Програмні засоби при виконанні модуля Фінансово-розрахункові операції (ФРО) повинні дозволяти імпорт банківської виписки, прийнятої з банку засобами електронної системи платежів. На основі її аналізу програма формує вхідні й вихідні платіжні документи, здійснюючи контроль коректності сум, реквізитів банків і підприємств. Модуль ФРО забезпечує формування різноманітних звітів: аналітичні відомості за бухгалтерськими рахунками, відомості з групуванням даних, обігово-сальдові відомості, журнали-ордери, шахматки. Модуль Каса дозволяє здійснювати облік: розрахунків наявними засобами з постачальниками і покупцями, витрат на відрядження, усіх видів розрахунків з підзвітними особами, зарплати і виплат, виданих через касу, депонованої зарплати. Засоби модуля Каса дозволяють вести облік касових операцій як у національній, так і в іноземній наявній валюті. Модуль Цінні папери і кредити дозволяє робити облік розрахунків за допомогою векселів, облік банківських кредитів, облік купівлі та продажу акцій і облігацій, формувати звіти за фінансовими вкладеннями і позиками. Операція з цінними паперами оформляється у вигляді акта прийому-передачі. Цей документ пов'язується з документом-підставою, згідно з яким відбувається взаєморозрахунок з контрагентом. В акті здійснюється перерахування цінних паперів, переданих у рахунок погашення дебеторської або кредиторської заборгованості. За допомогою вибору ТГО здійснюється формування бухгалтерських проводок, що забезпечують облік виконаної господарської операції. Модуль Основні засоби (ОЗ) і нематеріальні активи (НМА) дозволяє: створювати і вести картотеку ОЗ, вести облік декількох однотипних об'єктів ОЗ за допомогою однієї інвентарної картки, вести облік складних ієрархічних об'єктів, вести рівнобіжний облік основних фондів на основі різних методів, здійснювати всі операції з обліку основних фондів, робити розрахунок амортизації, вести облік змісту дорогоцінних металів в ОЗ. Облік нематеріальних активів провадиться в модулі аналогічно обліку для ОЗ, з тією відмінністю, що переоцінка їх не здійснюється. Засобами модуля Малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП), виконуються облік наявності й руху, проведення операцій оприбуткування, внутрішнього переміщення, нарахування зносу, списання МШП. Модуль Бухгалтерська звітність забезпечує формування різної звітності. Склад вихідної бухгалтерської звітності, форма подання даних і методики розрахунку періодично вимагають коригування в зв'язку зі зміною чинного законодавства, специфіки діяльності та структури підприємства, вимог статистичних і податкових органів. Вплив перерахованих факторів приводить до необхідності доопрацювання звітних форм. Ця проблема вирішується шляхом використання вбудованої мови проектування звітних форм, що дозволяє скоригувати будь-яку форму необхідного звіту або створити нову. Одним з основних завдань усіх підприємств є розрахунок фактичної собівартості продукції або послуг і формування відпускних цін на них, що відповідає меті одержання прибутку. За допомогою засобів модуля Розрахунок фактичних витрат, при веденні відповідної аналітики за рахунками бухгалтерського обліку, можна робити розрахунок фактичних витрат на виготовлення виробів, що складають виробничу номенклатуру підприємства, груп виробів і виробничих замовлень. За допомогою модуля Консолідація в системі реалізується можливість ведення рівнобіжного обліку в декількох планах рахунків бухгалтерського обліку, тобто багатоплановість рахунків. Один план рахунків може бути, наприклад, українською мовою, другий — білоруською, третій — російською і т.ін. Кількість планів рахунків програмою не обмежується. Користувач може самостійно визначати найменування планів рахунків, вводити будь-які номери рахунків та їхні назви. В усіх планах можна вводити субрахунки, коди аналітичного обліку, вести контроль припустимої кореспонденції. Типові господарські операції можуть бути налаштовані таким чином, що вони будуть одночасно формувати проводки за всіма наявними планами рахунків, причому в кожному з них — у необхідній кореспонденції та з розрахунками сум обігів. Усі можливості Фінансового контуру, описані вище, є в будь-якому плані рахунків. Для кожного з них можливе створення будь-якої форми балансу і будь-якого звіту, використовуючи вже згадувану мову проектування звітів. Модуль Консолідація забезпечує можливість ведення консолідованої бази даних підприємства й одержання консолідованої звітності за результатами діяльності філій.
2.4. Контур логістики
Контур логістики забезпечує деталізацію й виконання планів постачання та збуту; управління матеріальними потоками всередині підприємства та при взаємодії з постачальниками й одержувачами продукції, товарів і послуг; контроль взаєморозрахунків з контрагентами (рис. 2.6). До базового комплекту контуру входять модулі: Управління договорами, Складський облік, Управління постачанням, Управління збутом, Розрахунок із контрагентами. Договори і контракти є важливими юридичними документами, що регулюють взаємини між суб'єктами господарювання і впливають на їхню діяльність. Модуль Управління договорами призначено для автоматизації бізнес-процедур, пов'язаних з укладанням, виконанням та обліком договорів і контрактів. Він спрощує вирішення таких завдань: укладання договорів, формування календарних планів руху товарів, послуг і платежів, розрахунок штрафів за порушення умов і термінів відвантаження й оплати, організацію транспортування й формування платіжних документів, формування звітності й проведення остаточних розрахунків. Модуль Управління постачанням дозволяє автоматизувати процеси закупівлі необхідних підприємству товарів і матеріалів, одержання послуг. Безпосередньо в модулі зосереджено операції з роботи з конкретними документами на придбання, а саме: з документами-підставами, накладними, дорученнями. Функції оброблення документів у модулі Управління збутом реалізовано аналогічно модулю Управління постачанням. Новими елементами, порівняно з попереднім, є формування відпускних цін, резервування матеріальних цінностей, що відпускаються за документами-підставами (МЦ). Формування відпускних цін виконується за допомогою прейскурантів. Система управління дозволяє створювати і підтримувати довільну кількість різних прейскурантів. Прайс-лист можна формувати вручну або автоматично, розраховуючи передбачувану ціну реалізації шляхом додавання до облікової або заводської ціни МЦ описаних користувачем торговельних націнок і податків. При наданні послуг, вартість яких не є фіксованою, а залежить від певного набору параметрів і розраховується за заданим тарифом, використовується механізм розрахункових послуг. Модуль Складський облік тісно пов'язано із завданнями управління постачанням і збутом, а також обліком матеріалів у виробництві. Складські ордери формуються за супровідними документам на приймання й відпускання МЦ у всіх модулях, де створюються такі документи. Основні можливості модуля Складський облік: ведення прибуткових і видаткових складських ордерів, розподіл МЦ за матеріально відповідальними особами, партіями, осередками зберігання, облік МЦ у декількох валютах, облік операцій з МЦ за допомогою картки складського обліку, облік операцій внутрішнього переміщення, динамічне перерахування складських залишків, облік партій МЦ, контроль термінів зберігання партій, термінів дії сертифікатів, ведення облікових цін, проведення інвентаризації, проведення переоцінки МЦ, облік операцій комплектування і розукомплектовування МЦ на складах; облік пересортування й ін. Модуль Розрахунок з контрагентами призначено для контролю над порядком розрахунків з постачальниками й одержувачами. Таким чином, Контур логістики дозволяє автоматизувати процес руху матеріальних цінностей.
2.5. Контур управління виробництвом
Система управління підприємством, належачи до класу фінансово-економічних систем, містить у собі не тільки уніфіковані компоненти, призначені для експлуатації в будь-яких організаціях, але і низку спеціалізованих модулів, що автоматизують процеси управління виробництвом промислової продукції. До них належать класичні підсистеми традиційних АСУ виробництвом: техніко-економічне планування, облік витрат на виробництво, управління ремонтами, технічна підготовка виробництва (рис. 2.7). Програмний модуль Техніко-економічне планування (ТЕП) призначено для використання в планово-економічній службі підприємств. Програмний модуль містить у собі три блоки завдань: підтримка нормативно-довідкової інформації, планування виробництва, розрахунок планової собівартості продукції. Модуль дозволяє автоматизувати розрахунки при формуванні виробничої програми й оперативних планів випуску продукції; оцінці потреб на виробництво в матеріалах, працевитратах і фахівцях; оцінці виробничої потужності; обліку матеріальних і трудових ресурсів, акумульованих у незавершеному виробництві. Мінімальним періодом планування в модулі є місяць. План також може бути розраховано на рік або на квартал. Модуль надає можливість формувати план виробництва в декілька способів: за сумою договорів на постачання продукції; на суму виробничих замовлень; за результатами попереднього року; виходячи з плану на рік або на квартал пропорційно кількості робочих днів у місяці; інтерактивно. Припустимі на підприємстві варіанти формування задаються в налаштуванні модуля. Виробнича програма за структурними підрозділами на місяць може формуватися або на основі плану виробництва, або на суму виробничих замовлень з обліком наявних на початку місяця запасів сировини. Планова собівартість розраховується на основі норм витрати матеріалів і працевитрат на виготовлення продукції, планово-облікових або середніх на місяць відпускних цін матеріалів і закуплених деталей, тарифних ставок оплати праці виробничого персоналу, кошторисів накладних витрат за структурними підрозділами і загальнозаводськими кошторисами, обсягів випуску продукції за виробничою програмою або фактичними обсягами випуску продукції на місяць. Витрати на обсяг випуску продукції розраховуються за структурними підрозділами, статтями калькуляції й економічними елементами витрат. Калькуляції собівартості виробів розраховуються за підрозділами і статтями калькуляції. Модуль також дозволяє розраховувати фактичні витрати за період за даними оперативного обліку у виробництві. Програмний модуль Облік витрат на виробництво призначено для використання фахівцями виробничого бюро бухгалтерії підприємства. Він автоматизує функції розрахунку фактичних витрат за даними бухгалтерського обліку. Розрахунки виконуються на основі бухгалтерських проводок, сформованих за обліковий період. Програмний модуль вирішує такі завдання: облік фактичних обсягів випуску продукції, розрахунок фактичних витрат. Програмний модуль Технічна підготовка виробництва (ТПВ) призначено для використання в конструкторських відділах, службах технічної документації, технологічних, планово-економічних і планово-диспетчерських службах підприємства. ТПВ виконується при освоєнні виробів у серійному виробництві та підготовці до запуску кожного замовлення в одиничному виробництві. Якість і повнота технічної підготовки виробництва визначає в результаті якість планування й управління процесом виробництва. Склад розв'язуваних завдань за напрямками: конструкторська підготовка виробництва, технологічна підготовка виробництва, розрахункові операції. Модуль Управління ремонтами призначено для використання в ремонтних службах підприємства. Основним завданням модуля є забезпечення надійного функціонування устаткування й належного утримання виробничих приміщень, планування для цього потреб у ресурсах, облік використання витрат на ремонтні й профілактичні роботи. Система планування ремонтів ґрунтується на розрахунку графіка за встановленими нормами періодичності й тривалості міжремонтного періоду, з можливістю автоматичного формування замовлень на ремонт за типовими ремонтами. Цей графік дозволяє складати як довгострокові (річні), так і найближчі (місячні) плани робіт. Отримані у процесі планування замовлення на ремонт слугують підставою для його виконання. У модулі враховується не тільки планові ремонти, але й ті ремонти, що мають позаплановий характер (у разі аварійної зупинки або відмови в роботі об'єкта ремонту). Вони доповнюють графік планових ремонтів і використовуються в усіх звітах і вихідних формах. Передбачено можливість формування записів у Журналі реєстрації простоїв устаткування із зазначенням дати і часу зупинки і запуску, причин і винуватців простою, а також заходів і виконавців ліквідації аварії. За результатами виконаних ремонтних робіт у модулі Господарські операції виконується рознесення витрат за бухгалтерськими рахунками з використанням механізму ТГО.
2.6. Контур управління зв'язками з клієнтами
Цей контур включає модулі Менеджмент і Маркетинг. Основне призначення першого модуля — нагромадження всебічної інформації про потенційних і реальних клієнтів підприємства, дилерів, партнерів, рекламні фірми, конкурентів, товари тощо, тоді як другий модуль орієнтовано на проведення маркетингового аналізу на основі сформованої бази даних. Модуль орієнтовано на співробітників відділів збуту, технічної підтримки, маркетингу (рис. 2.8). Формовану модулем звітність призначено для менеджерів підприємств, начальників відділів збуту і маркетингу і, можливо, президента або виконавчого директора. Для проведення маркетингового аналізу можна створити групування товарів за типом збуту, життєвим циклом та асортиментною групою, а потім модуль буде автоматично підтримувати це групування. Під терміном "маркетинг" прийнято розуміти одну з систем управління підприємством, яка базується на комплексному обліку і прогнозуванні процесів, що відбуваються на ринку, і спрямована на завоювання частки ринку, утримання клієнтів та, як результат, одержання максимального прибутку від виробництва і збуту товарів і послуг. Технологію вирішення маркетингових управління подано на рис. 2.9.
2.7. Контур управління персоналом
Контур дозволяє автоматизувати облік кадрів на підприємстві й виконувати обчислювальні процедури, пов'язані з оплатою праці персоналу. Модуль Управління персоналом має тісний взаємозв'язок з модулем Заробітна плата (рис. 2.10). Облікові дані працівників, введені в одному з цих модулів, стають доступними для іншого. Таким чином, виключається необхідність повторного введення ідентичних даних про працівників підприємства. Модуль Управління персоналом призначено для планування й формування штатного розпису і резерву на заміщення посад, а також для управління ними, автоматизації процесу ведення особових справ співробітників, планування й обліку робочого часу, одержання звітів за кадровою інформацією про співробітників підприємства. На рис. 2.11 подано схему функціонування модуля, в якій показано взаємозв'язок завдань, розв'язуваних системою, з інформацією, що зберігається в базі даних, і взаємодія з іншими модулями системи управління підприємством. Планування й управління штатами забезпечує складання штатного розпису підприємства із зазначенням основних характеристик робочих місць. При необхідності можна завести додаткові характеристики, склад яких визначається користувачем. Усі призначення й переміщення по службі виконуються в ув'язуванні зі штатним розписом і оформлюються наказами. Один співробітник може обіймати декілька посад, у тому числі на неповну ставку. На кожне робоче місце можна скласти список співробітників, що входять у резерв на заміщення цієї посади. Робочі місця Штатнийрозпис1. Перелік робочих місць з основними характеристиками. 2. Додаткові характеристики робочих місць. 3. Співробітники, призначені на цю посаду. 4. Заповнення вакансій. 5. Резерв на заміщення. 6. Додатокдо штатного розпису Управління документообігом Особова справа1. Загальні дані. 2. Відомості про освіту. 3. Анкетні дані. 4. Родичі. 5. Відомості про військовий облік. 6. Призначення про переміщення. 7. Відомості про відпустки. 8. Місце попередньої роботи. 9. Відомості про захворювання. Особова справа співробітника складається з декількох розділів, що містять багато показників. Розділ Анкетні дані дозволяє сформувати анкету з необхідним набором питань. Крім того, до особової справи можна підшити довільну кількість додатків, що містять текстову, графічну й іншу необхідну інформацію. Облік робочого часу забезпечує ведення планового і фактичного табелів обліку робочого часу (у модулі Заробітна плата), інтегрованого з відпустками, лікарняними, призначеннями і переміщеннями. Засоби підготовки звітів надають можливість гнучкого налаштування вихідних документів на потребу конкретного підприємства. Створення звіту містить у собі визначення правил добору даних про співробітників для звіту, порядок їхнього сортування й вибір форми вихідного документа. Користувач може створити свій власний звіт на додаток до вже наявних і включити його до списку стандартних звітів для подальшого використання. Модуль Заробітна плата цілком автоматизує роботу бухгалтерів-розраховувачів і табельників і дозволяє виконувати: розроблення графіків роботи персоналу; формування табелів; розрахунок нарахувань, утримань і податків на фонд оплати праці (ФОП) при погодинній і відрядній формах оплати; сторнування раніше нарахованих і утриманих сум; формування й друк платіжних відомостей, звітів, реєстрів, різних довідок про заробітну плату й податки. Враховано особливості розрахунків з оплати праці в сучасних умовах, включаючи зміну мінімальної заробітної плати, тарифної ставки, видів і ставок податків, індексації. Передбачено можливість використання районних коефіцієнтів, надбавок, доплат за вислугу років, виплат матеріальної допомоги і коштовних подарунків, обліку доходів сумісників, обліку підзвітних і депонованих сум, розрахунку заробітної плати від зворотного (розрахунок нарахованої суми на підставі суми, виданої на руки). Передбачено використання багатьох видів утримань, що також допускають самостійне налаштування. Розрахунок прибуткового податку, профспілкових внесків, а також відрахувань до ПФУ є цілком автоматизованим, включаючи перерахунок за документом-підставою (ДП) нарахування або сторнування платні за попередні місяці. Забезпечується ведення особових рахунків працівників, збереження даних про всі нарахування й утримання минулого і поточного років, а також можливість перегляду табелів і відпусток співробітників на будь-який місяць поточного або минулого років. Ці дані можуть використовуватися для одержання різноманітних звітів і довідок. Модуль дозволяє одержувати різноманітну вихідну документацію, починаючи від розрахункових листків, платіжних відомостей, видаткових касових ордерів і закінчуючи різними зведеннями і контрольним журналом з оплати праці. Основний документ з оплати праці — розрахунково-платіжна відомість — припускає налаштування форми залежно від специфіки конкретного підприємства.
2.8. Адміністративний контур
Адміністративний контур забезпечує управління проектами і документообігом (рис. 2.12). Модуль Управління проектами забезпечує виробництво проектних робіт. Завдання, які розв'язує модуль: складання планів підрозділів і окремих виконавців, планування необхідних ресурсів для виконання накреслених планів, узагальнення планів в єдиний господарський план підприємства, ув'язування робіт в єдиний календарно-мережний графік, формування планів робіт за виконавцями на будь-який період, реєстрація й контроль перебігу виконання планів. Модуль Управління документообігом (рис. 2.13) призначено для обліку, зберігання й оброблення документів та облікових карток в електронній формі, а також для організації спілкування користувачів під час вирішення виробничих завдань. Документи, що входять до документообігу, можуть бути отримані електронною поштою, скановані з паперових документів або підготовлені за допомогою різних текстових редакторів. Модуль надає користувачеві такі можливості: ведення й облік справ підприємства, контроль виконання документів, прийом і розсилання документів до підрозділів, а також зберігання й пошук документів у базі даних.
2.9. Оцінка ефекту від автоматизації управлінських технологійВизначаючи очікуваний ефект від упровадження інформаційних технологій у практику управління підприємством, необхідно розглянути такі питання: — критерії оцінки ефекту від автоматизації управлінської діяльності; — джерела можливого ефекту від автоматизації; — умови, необхідні для одержання ефекту; — оцінка вигід, отриманих бізнесом від інформаційних технологій. Автоматизація кожного управлінського процесу повинна або зменшувати розмір витрат на управління, або змінювати будь-які якісні характеристики управлінського процесу, що впливають на розмір економічної користі, отриманої підприємством. Як можливі фактори, що визначають сукупний ефект від автоматизації, часто розглядаються такі складові [48]: — якісне поліпшення процесів підготовки і прийняття рішень; — зменшення трудомісткості процесів оброблення й використання даних; — економія умовно постійних витрат за рахунок можливого скорочення адміністративно-управлінського персоналу, необхідного для забезпечення процесу управління підприємством; — переорієнтація персоналу, звільненого від рутинної діяльності з оброблення даних, на більш інтелектуальні види діяльності (наприклад, ситуаційне моделювання варіантів розвитку підприємства й аналіз даних); — стандартизація бізнес-процесів у всіх підрозділах підприємства; — оптимізація виробничої програми підприємства; — скорочення термінів повернення обігових коштів; — встановлення оптимального рівня запасів матеріальних ресурсів і обсягів незавершеного виробництва; — зменшення залежності від конкретних фізичних осіб, що є власниками інформації або технологій оброблення даних; — одержання автоматизованої підтримки заходів щодо оптимізації оподаткування компанії; — використання непомітних для виконавців (прихованих) технологій контролю виконаної ними роботи, що не вимагає надання довідок і звітів до визначеної дати. Усі перераховані вище фактори підвищення результатів економічної ефективності являють собою лише потенціал, що повинен бути затребуваний керівником. Жодна інформаційна технологія не містить у собі важливих змін, якщо вона не базується на платформі з принципів, цілей, стимулів та ідей — усього того, що прийнято називати корпоративною філософією. З економічної точки зору, явна користь від реалізації проекту комплексної автоматизації являє собою різницю між отриманим ефектом і витратами. Оцінка економічного зиску, який може одержати підприємство від автоматизації процедур управління, виконується експертним шляхом. Експертні оцінки можливого зниження витрат і економічного зиску від автоматизації процедур управління для конкретного підприємства зазвичай формуються на стадії проведення консалтингових робіт. Статистичний аналіз підприємств показує, що максимальний ефект від автоматизації досягається в дев'ятимісячний термін після впровадження. При цьому загальне зниження витрат може скласти 15% річного обігу підприємства [48]. Розбіжності в результатах, одержуваних різними підприємствами, визначаються багатьма причинами. Основні з них такі: — ступінь організаційної зрілості підприємства; — наявність умов, необхідних для одержання ефекту; — обрана схема впровадження автоматизованої системи управління. Таким чином, автоматизація управлінських технологій підприємств повинна бути орієнтована на вирішення завдань усього управлінського циклу: прогнозування та планування, обліку й контролю реалізації планів. Система автоматизації діяльності підприємства в будь-якому разі включає сім взаємозалежних контурів управління та має модульну структуру. Комплексна автоматизація даних контурів забезпечує максимальний ефект використання інформаційних технологій у системі управління підприємством.
2.10. Практичні завдання
Завдання 1. Корпоративна інформаційна система Галактика До складу системи Галактика входить близько 40 модулів. Вибір модуля системи Галактика здійснюється засобами головного меню. Вікна модулів є максимально уніфікованими. Меню містить групи команд уведення даних, оброблення, виведення звітів, аналізуючи які можна вивчити функціональне призначення кожного модуля. Панель інструментів кожного модуля має вигляд, що його подано на рис. 2.14. До складу системи входить близько 2000 функцій оброблення господарських операцій. Часто використовувані функції можна занести в список улюблених функцій користувача. При цьому формується "особисте меню", що поєднує ті функції системи, які найчастіше потрібні й викликання яких не потребуватиме ходіння по меню модулів. Для ще швидшого викликання функцій можна задати їм спеціальні комбінації клавіш, що активізуватимуть відповідну функцію. Із кнопкою Історія викликання функцій відкривається список функцій, використаних у тій послідовності, в якій їх викликалося. Якщо часто доводиться викликати ту саму функцію, можна скористатися списком історії. Запустити демоверсію системи Галактика. Налаштувати панель головного меню системи: помістити покажчик миші на першу позицію панелі інструментів головного меню, викликати контекстне меню правою кнопкою миші, установити: великі значки, показувати текст підпису, показувати коротку підказку. Вигляд головного меню після налаштування зображено на рис. 2.15. Відкрити вікно Налаштування послідовності й видимості кнопки (рис. 2.16). Проаналізувати склад модулів системи. Викликати список усіх функцій системи. Проаналізувати склад функцій. Викликати довідку з роботи з функціями системи (F1). Відфільтрувати функції з використанням ключових слів. Викликати функцію Оформлення доручення, оформити доручення, заносячи всі необхідні реквізити. Скопіювати оформлений документ до буфера і зберегти його як документ Word. Перейти до режиму Функції користувача і занести до списку функції роботи з модулем Каса, призначивши сполучення клавіш для швидкого викликання. Переглянути історію викликання функцій. Завдання 2. Робота з типовим модулем системи Галактика Відкрити один із модулів системи, наприклад модуль Каса (рис. 2.17). Викликати і вивчити опис модуля (клавіша П). Проаналізувати команди меню і відповісти на запитання щодо того, з якими вихідними документами працює модуль, які операції виконує модуль, які формуються звіти. Роздрукувати документ і через буфер обміну помістити в звіт. Побудувати звітні форми, що включають дані введеного документа. З повагою ІЦ “KURSOVIKS”! |