Лекція 1

План:

1. Вступ. Задачі курсу.
2. ІСТ  ─ основні поняття теорії систем
3. Інформаційні ресурси управління

1. Вступ. Задачі курсу.

Кінець ХХ століття характеризується вченими як перехід людського суспільства з постіндустріальної фази розвитку в інформаційну фазу, тобто в суспільство, засноване на інформаційних технологіях. У цей час людство вперше зіткнулось зі стрімким зростанням обсягів інформації усіх різновидів, що зробило практично неможливим традиційну ручну технологію обробки паперових документів. Таким чином, уперше людство зіткнулось з необхідністю автоматизації розумової праці.

Для боротьби з інформаційною кризою вчені та інженери запропонували використовувати обчислювальну машину, що одержала назву «комп'ютер». З наукового погляду комп'ютер це універсальний перетворювач інформації. Універсальність комп'ютера як перетворювача інформації визначається, по-перше, його здатністю переробляти і зберігати будь-яку інформацію, якщо вона представлена в «зручній» для нього двійковому вигляді. Але головне, що власне і складає причину універсалізму, зв'язане з програмованістю комп'ютерів. Саме ця властивість робить комп'ютер багатофункціональним і потенційно здатним до розв’язування будь-яких задач, а також визначає воістину всюдисущий характер їхнього застосування в сучасному суспільстві. За частки секунди комп'ютер може переключитися з виконання однієї програми на іншу, і в результаті буде розв’язуватися зовсім інша прикладна задача. Така швидка зміна функцій також не має аналогів в історії машинобудування, хоча ідея програмованих автоматів була висунута інженерами ще в 19 столітті.

По мірі впровадження комп'ютерів процес економічного росту в передових країнах починає усе більше здійснюватися за рахунок випереджального розвитку інформаційних технологій, тобто технологій, пов'язаних зі способами використання комп'ютерів для розв’язання  прикладних задач. Якщо на початку сторіччя в інформаційному секторі США було зайнято 5% населення, у промисловості 37 % і в сільському господарстві 42 %, то до початку ХХІ сторіччя в інформаційному секторі вже працювало 50 % населення, у промисловості 13% і в сільському господарстві 2 %.

Для більш ефективної організації роботи на багатьох західних підприємствах у кінці 20 століття були розроблені і впроваджені автоматизовані інформаційні системи (скорочено АІС). Це автоматизовані, тобто людино-машинні, системи збору й обробки інформації, призначені для комплексного розв’зання задач планування виробництва і управління підприємством. У СНД ці системи одержали назва комплексних автоматизованих систем управління підприємством (скорочено АСУП), у яких комп'ютери поєднуються за допомогою комунікаційної системи зв'язку в єдину комп'ютерну мережу. Таким чином, комп'ютерні мережі стали технічною основою АІС.

Поступово АІС вийшли за рамки окремої компанії і за рахунок розвитку систем зв'язку і програмного забезпечення стали охоплювати діяльність цілих корпорацій. Це особливо характерно для транснаціональних корпорацій, де дані про матеріальні ресурси, фінанси, персонал передаються з одного регіонального представництва в інше, а потім консолідуються в штаб-квартирі корпорації. Подібна організація роботи дозволила заощаджувати значні засоби і час.

Основний зміст даного навчального курсу пов'язаний з викладом і описом інформаційних систем і технологій для цілей управління (менеджменту). При цьому розглядаються організаційно-методичні основи створення АІС підприємства, питання застосування інформаційних технологій і розв’яння практичних задач менеджменту.

Метою цього курсу є  ознайомлення студентів з сучасними інформаційними системами і технологіями, їх раціональним використанням, а також  формування у студентів практичних навичок використання сучасних інформаційних технологій у своїй майбутній управлінській діяльності.

При вивченні цього курсу передбачається, що студент володіє основами інформатики та менеджменту.

Основним завданням даного курсу є теоретична і практична підготовка студентів за наступними напрямками:

• Сутність інформаційних систем і їхнє значення в керуванні підприємствами;

• Методологія розробки корпоративних програмних систем, оцінка їхньої якості й ефективності;

• Планування, прогнозування й оптимізація в бізнесі з використанням табличного процесора;

• Основні методи роботи з базами даних;

• Основні методи керування проектами.

На прикладах розв’яння типових задач у студентів формуються навички використання складних аналітичних методів, а також досвід роботи з відповідним програмним забезпеченням.

 2. ІСТ  ─ основні поняття теорії систем

До фундаментальної тріади основних теоретичних понять, що є загальними для інформатики і кібернетики відносяться наступні поняття:

• система;

• керування;

• інформація.

Розглянемо їх по черзі. Слово «система» походить від грецького слова «systema», що неформально можна визначити в такий спосіб: ціле, складене з взаємозалежних частин (елементів), що взаємодіють між собою і з зовнішнім середовищем для досягнення певної мети.

Для систем характерні наступні основні властивості:

1) цілісність (цілеспрямованість);

2) стійкість;

3) структурованість;

4) різноманітність;

5) складність.

Цілісність означає, що система виділена з навколишнього середовища як ціле і має доцільну поведінку, тобто її функціонування спрямоване на досягнення визначеної мети ( стану чи результату).

Стійкість це здатність системи протистояти впливам зовнішнього середовища, що зобурюють, з метою самозбереження.

Структурованість означає наявність у системи підсистем (компонент), що знаходяться у певних зв'язках і відношеннях між собою. Зокрема, зі структурованістю може бути пов'язана ієрархічна побудова системи, тобто розподіл компонентів системи по рівнях ієрархії.

Різноманітність системи пов'язана з різноманіттям складових компонент (елементів), що можуть відрізнятися способом функціонування (поводженням) і фізичною природою.

Складність системи пов'язана з різноманіттям і рівнем складності вхідних у неї компонент, динамікою їх взаємодії між собою і зовнішнім середовищем.

Наведене вище визначення системи є гранично загальним, оскільки воно охоплює усі види систем: технічні, біологічні і соціально-економічні. Власне кажучи при такому розумінні системи воно майже не поступається по загальності філософському поняттю матерії. І, проте, матерія це все що нас оточує, зокрема, увесь матеріальний світ, але не кожен об'єкт доцільно розглядати як систему. Системність це одна з фундаментальних характеристик матерії, яка пов'язана з її структурною організацією. Саме завдяки ієрархічній упорядкованості навколишнього нас світу нам вдається зрозуміти все його різноманіття.

Системи в самому загальному змісті є предметом вивчення окремої науки - «системології» чи загальної теорії систем [1]. Для нас надалі найбільший інтерес будуть представляти економічні системи, частковим видом яких є підприємства.

У результаті взаємодії підприємства з зовнішнім середовищем у ньому можуть відбуватися процеси деградації (руйнування) чи стійкого розвитку (удосконалення). Ці зміни викликають необхідність керування системою, тому перейдемо до розгляду наступного фундаментального поняття - управління.

Управління є невід'ємною функцією (властивістю) систем з доцільною поведінкою, без якої неможливе функціонування не тільки соціально-економічних, але і багатьох технічних систем, наприклад, транспортних засобів. З наведеного визначення видно, що управління тісно пов'язане з поняттям системи і поза рамками деякої системи воно втрачає свій зміст.

Підсистему, що реалізує функції управління в заданій системі, називають підсистемою управління(суб'єктом управління). Керовану частину системи називають об'єктом управління. Як приклади тут можна привести систему, що складається з автомобіля і водія, у якій водій виступає як підсистема керування, а сам автомобіль як об'єкт керування, чи заводоуправління виступає на підприємстві як підсистема керування, а виробничі цехи й інші служби як об'єкти керування. Взагалі, у технічних і соціально-економічних системах легко виділити суб'єкт і об'єкт керування.

Найважливішими функціями (етапами), що виконує система управління, є такі:

• аналіз і прогнозування;

• планування;

• регулювання;

• облік і контроль.

Управлінським діям повинно передувати аналіз і прогноз розвитоку ситуації та формулювання цілі управління. Після цього формується план досягнення цілі та управлінські впливи, які ведуть до цього досягнення. При цьому необхідно враховуватиі контролювати стан матеріальних і трудових ресурсів і знову аналізувати особливості поточної ситуації. Усі перераховані етапи управління доводиться циклічно виконувати доти, поки не будуть досягнені цілі управління. Тому систему, у якій виконується процес управління, можна схематично зобразити у вигляді сукупності суб'єкта та об'єкта управління, зв'язаних між собою прямими і зворотними зв'язками [2]. Ця схема називається в кібернетиці фундаментальним циклом управління зі зворотним зв'язком.

Управління пов'язане з обміном інформацією між компонентами системи, перш за все, між суб'єктом і об'єктом управління. Дійсно, керуючий видає регулюючий вплив по прямому зв'язку на об'єкт управління, а потім по зворотному зв'язку одержує інформацію від об'єкта для контролю та аналізу. Тому прямий і зворотний зв'язки на рис. 1 називають також прямим і зворотним інформаційним зв'язком.

Слово «інформація» походить від латинського слова «informatio», що означає виклад, роз'яснення якого-небудь факту, події, явища. Із широкої (філософської) точки зору інформація є характеристикою (атрибутом) матерії, зв'язаної з властивістю відображення.

• Інформація - це властивість (здатність) матеріальних об'єктів відображати в собі події та явища навколишнього середовища.

Формою існування інформації є рух. Постійно переміщуючись, і переходячи з одного виду в інший, наприклад, у суспільстві, вона задовольняє потреби людей у спілкуванні і спільній роботі. Власне кажучи немає жодної ланки людської діяльності, де б не зустрічалося «перетворення інформації» [3].

В інформаційній взаємодії завжди можна виділити наступні три складові:

1) джерело інформації;

2) передавальне середовище;

3) приймач інформації.

Іншими словами, інформація народжується в результаті матеріальної взаємодії, потім поширюється в деякому матеріальному середовищі, наприклад електромагнітному полі, і використовується в результаті взаємодії повідомлення зі споживачем.

З погляду фізики і кібернетики інформація пов'язана з поняттям ентропії, що є мірою невпорядкованості системи. Інформація це негативна ентропія, тобто чим більше інформації, тим менше ентропії і тим більше упорядкованою й організованою є система [2].

Підсумовуючи різні підходи до поняття інформації, можна дати наступне описове визначення.

Інформацію можна зберігати, передавати, перетворювати. Вона є найважливішим ресурсом управління, без якого неможливе функціонування складних систем. Для інформації характерні наступні основні властивості:

1) повнота;

2) актуальність (своєчасність);

3) достовірність;

4) корисність (цінність).

Остання властивість є комплексною і по суті  визначає якість інформації, тобто її придатність для прийняття управлінських рішень. Крім того, інформація класифікується по  змісту чи використанню на: наукову, технічну, виробничу, управлінську, економічну, соціальну, правову, статистичну, персональну і т.д. Кожний з цих видів інформації має свої особливості у формі представлення і способі обробки.

В залежності від форми представлення і поширення інформація підрозділяється на: аудіоінформацію (усну), відеоінформацію (графічну), текстову (друковану), електронну і т.д. В залежності від режимів доступу інформація поділяється на: відкриту, закриту (конфіденційну) і т.д.

Предметом нашого подальшого розгляду буде управлінська та економічна інформація, представлена в електронній формі, тобто у формі придатній для автоматичної обробки.

 3. Інформаційні ресурси управління

Традиційно виділяють три рівні управління підприємством: нижній, середній і вищий. Кожний з них характеризується своїм набором функцій і вимагає відповідних інформаційних ресурсів. На самому нижньому рівні здійснюється оперативне управління, оперативний облік і контроль матеріальних ресурсів. На наступному рівні приймаються регламентовані (тактичні) рішення й обробляється інформація, що надійшла з нижнього рівня. На верхньому рівні зважуються задачі стратегічного планування і управління, визначаються цілі підприємства, а також стратегія їх реалізації.

Інформація, що відбиває процеси виробництва, розподілу, і споживання матеріальних благ, називається управлінською. Вона являє собою різноманітні зведення економічного, юридичного і технологічного змісту. В управлінській діяльності інформація виступає як один з найважливіших видів ресурсів поряд з фінансовими, енергетичними, матеріальними і трудовими ресурсами. Слово «ресурс» означає запас, джерело чого-небудь. Тому інформаційний ресурс можна неформально визначити в такий спосіб:

Найважливішою складовою управлінської інформації є економічна інформація, що являє собою сукупність різних даних економічного характеру, які можна фіксувати, обробляти, зберігати і використовувати в процесі планування, обліку, контролю й аналізу. Для усіх видів економічної інформації характерні наступні властивості:

• великі обсяги;

• багаторазове повторення тимчасових циклів її одержання (місяць, квартал, рік і т.д.);

• різноманітнісь джерел і споживачів.

Економічну інформацію можна класифікувати по цілому ряду ознак, наприклад, по функціях управління (планова, нормативна, облікова, аналітична і т.д.). Але для будь-якого підприємства найбільше значення має поділ інформації на внутрішню (службову) і зовнішню. До внутрішньої економічної інформації можна віднести зведення про склад трудових, матеріальних і грошових ресурсів, а також зведення про стан об'єкта управління на визначений момент часу. Звичайно службова інформація відбиває діяльність підприємства за допомогою натуральних і вартісних показників. До зовнішньої економічної інформації в умовах ринкової економіки можна віднести різні види комерційної і ділової інформації (біржові і валютні курси, котирування цінних паперів, дисконтні ставки банків, інформація про інвестиції, ціни і т.д.), а також інформацію про ділових партнерів (підприємства, фірми, продукції, ціни, керівниках і т.п.). Разом внутрішня і зовнішня інформація складають основу інформаційного ресурсу будь-якого підприємства.

Структура економічної інформації досить складна і може включати різні комбінації інформаційних одиниць. У її структурному складі можна виділити наступні складові [8]:

• реквізити;

• показники;

• документи.

Реквізити є елементарними одиницями економічної інформації, і окремо узятий реквізит економічного змісту не має. Реквізити можуть характеризувати господарську операцію як з якісної сторони (час і місце дії, прізвище виконавця, найменування роботи), так і з кількісної сторони (сума внеску, процентна ставка і т.д.). Сукупність логічно зв'язаних реквізитів, що має економічний зміст, утворює показник. Наприклад, кількість устаткування в конкретному цеху є показником. На основі показників будуються документи. Наприклад, відомість завантаження устаткування в цехах є документом. Документи, які використовуються в процесі управління, планування й обліку, можуть включати один чи кілька показників з обов'язковою вказівкою особи, відповідальної за інформацію, що міститься в них.

Нинішній стан економіки робить своєчасну і точну інформацію найважливішим фактором, що визначає успіх практично будь-якого бізнесу. По оцінках західних фахівців, у випадку розкриття службової інформації середньої західної фірми, вона може проіснувати усього декілька днів. У той же час своєчасна інформація може принести мільйонний прибуток. Для підтвердження цих слів досить помітити, що при торгах на Нью-йоркській фондовій біржі заборонено використовувати конфіденційну чи навіть просто не загальнодоступну інформацію.

Накопичена і систематизована економічна інформація одержує оцінку своєї споживчої корисності у вигляді вартості. Попит на достовірну, актуальну і повну інформацію зростає. З'явилися фірми, що надають інформаційні послуги. Наприклад, на Україні одержали велике поширення юридичні довідкові системи «Ліга» і «Рада», необхідні юристам, аудиторам, бухгалтерам і керівникам підприємств. Загальний обсяг цих довідкових систем складає десятки тисяч документів законодавчого і нормативного характеру.

Інформація про комерційні пропозиції дозволяє бізнесменам закуповувати товари за оптимальними цінами, проводити вивчення ринку на пропонований товар, відповідати на нові запити споживачів, і тим самим займати лідируючі позиції в умовах жорсткої конкуренції. Постачальниками цієї інформації є в даний час практично всі загальнодоступні мережі і, зокрема, мережа Інтернет.

З повагою ІЦ "KURSOVIKS"!