Методичні рекомендації для організації самостійних робіт з курсу Інформаційні системи та технології в оподаткуванні, НУДПСУ

САМОСТІЙНА РОБОТА

Самостійна робота полягає в тому, що необхідно доповнити конспект лекцій а самостійно опрацювати окремі питання. Також на самостійне опрацювання можуть бути винесені на виконання окремі практичні роботи з даного методичного комплексу.  

Питання до самостійного опрацювання

Тема 1. Інформаційні системи та їх роль в управлінні економікою.

1. Сутність інформаційного процесу управління.

Тема 2. Економічна інформація і засоби її формалізованого опису. Інформаційні технології оброблення економічної інфор­мації

1. Інформаційні ресурси та концепція інформатизації в Україні.

2. Системи класифікація та кодування економічної інформації.

3. Автоматизоване робоче місце (АРМ) управлінця.

4. АРМ, MRP, ERP, OLAP, DSS, CППР.

Тема 3. Організація інформаційної бази систем оброблення економічної інформації.

1. Сховища (бази) даних та знань інформаційних систем в оподаткуванні.

Тема 4. Організаційно-методичні основи створення і  функціонування інформаційних систем в оподаткуванні.

1. Принципи створення УІС.

2. Етапи проектування баз даних.

3. Життєвий цикл УІС.

4. Методи визначення економічної ефективності УІС.

5. Етапи розробки проекта УІС.

Тема 5. Податкова інформація як об'єкт автоматизованого обро­блення.

1. Використання Інтернету та забезпечення зв’язку інформаційних систем в оподаткуванні з міжнародними інформаційними системами і банками даних.

Тема 6. Загальна характеристика технічного, програмного та орга­нізаційного забезпечення податкових інформаційних систем.

1. Організаційне забезпечення інформаційної системи у податковій системі.

Тема 7. Інформаційне забезпечення автоматизованої системи.

1. Машинне зберігання інформації в інформаційних системах в оподаткуванні.

Тема 8. Автоматизація обліку податків юридичних осіб

1. Організація автоматизації обліку податків юридичних осіб в умовах інформаційно-аналітичної податкової системи ДПС України

Тема 9. Автоматизація обліку податків з фізичних осіб

1. Організація автоматизації обліку податків з фізичних осіб в умовах інформаційно-аналітичної податкової системи ДПС України

Тема 10.Автоматизація обліку земельного податку з фізичних осіб.

1. Організація автоматизації обліку земельного податку з фізичних осіб в умовах інформаційно-аналітичної податкової системи ДПС України

Тема 11.  Автоматизація обліку державних надходжень

1. Організація автоматизації обліку державних надходжень в умовах інформаційно-аналітичної податкової системи ДПС України

ТЕОРЕТИЧНИЙ МАТЕРІАЛ НА САМОСТІЙНЕ ОПРАЦЮВАННЯ

Модернізація ДПС України у контексті інноваційного розвитку ІТ –інфораструктура ДПС України сьогодні:

• Побудована за принципами корпоративних систем.

• Використання XML.

• Створена інфраструктура встановлення платника податку на облік і ведення  особових рахунків.

• Можливість представлення податкової звітності в електронному вигляді.

• Аудит і камеральний контроль податкових порушень.

• Наявність типових довідників.

• Реализовано взаємозв’язок між міністерствами та відомствами (протоколы обмена).

Загальні проблеми інформаційної системи ДПС України:

• Відсутність єдиної стратегії розвитку ІС.

• Зосередженість на поточних питаннях роботи ІС ДПС.

• Вузькотехнічне сприйняття ролі і можливостей ІС та ІТ.

• Недостатній рівень підготовки персоналу в галузі АТ.

• Текучість висококваліфікованих кадрів.

Проблеми архітекурного ІТ-підходу

• ІС ДПС розвивається розрізнено, із застосуванням багатьох палтформ, архітектур, СУБД та форматів даних.

• Відсутня синхронізація даних між різними підсистемами ДПС.

• Погана якість зв’язку при складній розподіленій обробці даних в територіальних підрозділах ДПС.

• Формування аналітичної звітності на підставі даних, що зосереджені в різних ІС і на різних рівнях ДПС.

• Дублювання звітності, функціональності та інформації в ІС.  

• Складність ефективної інтеграції і взаємодії між ІС ДПС та ІС органів влади.

•  Розподіленість обробки інформації.

• Складності з розвитком електронного камерального контролю (відсутність єдиної БД).

• Проблеми з розробкою і обробкою податкової звітності (т.ч. в електронному вигляді).

• Затримки (або відсутність) надання платникам податків повідомлень про статус виконання їх запита.

• Велика кількість форм  і показників податкової звітності.

Цілі і задачі розвитку ІТ ДПС

• Розробка програмного забезпечення орієнтованого на користувача.

• Орієнтація на е-податки, е-взаємодію, е-обслуговування.

• Єдина транспортна мережа ДПС.

• Розширення способів і засобівдоступу до електронних ресурсів  інформації.

Оптимізаці ІТ-архітектури

• Підвищення прозорості і контроля за діяльністю ДПС.

• Контролювання затрат і забезпечення гнучкості.

• Підвищення якості, надійності і потужностей ІС ДПС.

• Єдин центр зберігання даних ДПС (OLAP).

• Централізованя ІТ-архітектура ДПС.

• Сервіс електронного документобігу з платниками.

Централізована архітектура ДПС

Цільова ІТ-архітектура ДПС

Єдине сховище даних

Інтернет-портал ДПС

Призначення:

• Інформування платників податків.

• Надання персоніфікованих транзакційних послуг.

Сервіси ІС ДПС на основі Інтернет-порталу:

• Обробка податкової звітності.

• Єдина система камерального контролю.

• Надання послуг платникам податків.

• Підтримка роботи податкових інспекторів (в т.ч. з використанням віддаленого доступу).

• Єлектронний документообіг з платниками.

• Керування реєстраційними даними платників податків, особовими рахунками і централізована обробка звітності.

• Формування і доставка повідомлень.

• Управління ризиками.

• Формування сбалансованих показників роботи ДПС.

• Управління кадровими ресурсами.

• Автоматичне повернення ПДВ.

• Побудова нестандертної звітності.

• Управління користувачами, ресурсами і моніторінгу.

• Інформаційна безпека. 

1. Реєстраційна картка платника податків

2. Автоматизована система відбору платників до плану за критеріями ризику

3. Стан та перспективи розвитку інформаційної інфраструктури органів ДПС

Основні завдання системи ДПС:

• Централізоване єдине зберігання та ефективне представлення даних.

• Доступ до коректної і достовірної інформації на будь-якому рівні ДПС України.

• Підвищення прозорості та контролю діяльності органів ДПС за рахунок  автоматизації виконуваних процесів і процедур на підставі єдиних методологічних підходів.

• Зниження кількості персонального спілкування платників податків з  працівниками органів ДПС, що дозволить зменшити ймовірність випадків корупції.

• Контроль над дотриманням податкового законодавства.

Консолідація органів державної податкової служби України

Консолідація органів ДПС – це об’єднання (укрупнення) двох або більше органів ДПС за умови географічної близькості територій, у межах яких ці органи ДПС здійснюють діяльність, та створення на їх базі одного самостійного органу ДПС, а на місці ліквідованого – відділення органу ДПС. Мета розробки проекту консолідації - підвищення ефективності функціонування органів ДПС шляхом:

- Визначення оптимальної кількості органів ДПС;

- Зменшення кількості малоефективних ДПІ;

- Раціонального розподілу людських, матеріальних, фінансових ресурсів між органами ДПС.

Завдання проекту консолідації полягає у:

- зменшенні кількості малоефективних ДПІ;

- створенні рівномірних за навантаженням ДПІ відносно показників:

- чисельності населення;

- кількості платників податків;

- території, що обслуговуються органами ДПС.

Очікувані результати від впровадження проекту консолідації районного рівня:

- Рівномірне функціональне навантаження однотипних ДПІ.

- Оптимальний розподіл людських, фінансових, матеріальних ресурсів між ДПІ.

- Скорочення видатків на утримання органів ДПІ.

Проблемні питання впровадження електронної звітності в органах ДПС

Законодавчого характеру:

- законодавчо не встановлено обов’язкову подачу всієї податкової звітності в електронному вигляді;

- відсутність загальнодержавної програми, державного координаційного центру і міжвідомчих угод щодо впровадження електронної звітності;

- висока вартість ключів ЕЦП і спеціального програмного забезпечення;

- різноманітність ключів ЕЦП та програм захисту електронної звітності.

Роботи програмного забезпечення OPZ:        

- некоректно працює режим автоматичного заповнення додатків 1 та 5 до декларації з ПДВ на підставі даних Реєстру отриманих та виданих накладних;

- підсумки в додатках 1 та 5 до декларації з ПДВ автоматично не підраховуються;

- повідомлення про помилки в структурі документів видаються на англійській мові, що не зрозуміло платникам податків;

- в програмі OPZ відсутня функціональна можливість накладання електронного цифрового підпису на податкову звітність.

Технічного характеру:

- неможливо забезпечити цілодобове приймання та обробку податкової звітності через відсутність сучасної комп’ютерної техніки та потужних джерел безперебійного живлення;

- помилки з’єднання із ЦОЕЗ ДПА України

Модернізація інформаційної системи ДПС та створення інтегрованого інформаційно-аналітичного середовища органів ДПС

Програма модернізації ДПС України

Завдання Етапу 1 (2003 – 2009 рр.):

• створення єдиного довгострокового проектного рішення стосовно модернізації ДПС України;

• створення в ДПА України управлінських спроможностей для реалізації проекту “Програма модернізації державної податкової служби в Україні”, здійснення повного опису системи управління та операційної діяльності;

• проведення організаційної консолідації (укрупнення) податкових органів шляхом скорочення їх кількості, реорганізації функціональної побудови;

• підвищення професійного рівня працівників органів ДПС;

• підвищення професійного рівня управлінської ланки ДПС України, особливо нижчого та середнього рівня;

• ініціалізація зменшення податкового тиску на платників податків шляхом розширення бази оподаткування, ліквідації податкових пільг тощо;

• проведення серії пілотних проектів (зокрема, реєстрації платників податків, обліку платежів, управління документами) з впровадження модернізованих компонентів ДПС України з метою відпрацювання проектних рішень та технологій впровадження інновацій.

Завдання Етапу 2 (2010 – 2013 рр.):

• проведення широкомасштабного реформування операційної діяльності ДПС України;

• проведення широкомасштабного реформування виконавчого управління ДПС України;

• створення інтегрованої автоматизованої інформаційно-аналітичної системи ДПС України;

• повномасштабне матеріально-технічне забезпечення діяльності ДПС України засобами транспорту, офісними меблями та обладнанням;

• впровадження ефективної системи управління людськими ресурсами ДПС України;

• забезпечення максимальної ефективності використання коштів, виділених на утримання ДПС України;

• закріплення позитивного іміджу ДПС України в суспільстві

Архітектура інтегрованих систем

Сучасні програмні засоби та інформаційні системи досягли такого рівня розвитку, що термін "архітектура" у застосуванні до них уже давно не дивує. Грамотно побудувати інформаційну систему, ефективно і надійно функціонуючу не простіше, ніж сконструювати і звести сучасний багатофункціональний будинок. Архітектура - це організаційна структура системи. Архітектура - це концептуальний опис структури системи, що включає опис елементів системи, їхньої взаємодії і зовнішніх властивостей.

Бізнес-процеси (компоненти) повинні бути об'єднані в одне інформаційне поле ДПС, при цьому, інтеграція дозволяє системі еволюціонувати, замість того щоб щораз переписувати її заново. Після розробки програмного забезпечення їх необхідно інтегрувати з технічними засобами. Інтегрована система – це така система, яка має жорсткі зв’язки елементів та компонентів з елементами інших систем і не може самостійно від інших систем повноцінно функціонувати.

Таким чином, архітектура - це інтегрована структура для розгортання або підтримки існуючих ІТ - засобів і для придбання нових, що служить реалізації стратегії організації і досягненню цілей бізнесу. Повна ІТ - архітектура повинна включати як логічні, так і технічні компоненти.

Особливості сьогоднішнього рівня розвитку податкової інформаційної системи полягає з одного боку - у тім, що в багатьох підрозділах ДПС, продовжують активно розвиватися і нарощуватися, високотехнологічні рішення які впроваджуються на тлі триваючої експлуатації програмно-апаратних систем і комплексів попередніх поколінь, що найчастіше морально застаріли.

З іншого боку, зупинка роботи будь-якого підрозділу ДПС (на будь-якому організаційному рівні) навіть на кілька годин, тим більше зупинка на один або кілька днів для висновку з експлуатації застарілого програмного забезпечення і введення в експлуатацію нового, у більшості випадків буде рівносильна краху усієї системи.

Прозорість дій у службі починається з прозорості розуміння архітектури підприємства, з чіткого поділу її на три взаємозалежних рівні:

• стратегічний рівень,

• рівень бізнес-архітектури,

• рівень системної архітектури.

Системна архітектура визначається бізнес-архітектурою, і її проектування може здійснюватися тільки на підставі бізнес-архітектури, що у свою чергу залежить від стратегії підприємства. Цей підхід дозволяє не тільки правильно організувати самі роботи але і, саме головне, вибудовувати збалансовану архітектуру підприємства, адекватно відповідної його стратегії.

Таким чином, архітектура ДПС — це стратегія розвитку, зовнішні і внутрішні ресурси, необхідні для досягнення поставлених цілей, а також сформовані правила ведення основної діяльності, - це логічно зв'язаний цільний план дій і скоординованих проектів, необхідних для перетворення існуючої архітектури ДПС до стану, визначеному як довгострокова мета, що базується на поточних і планованих бізнес-цілях і бізнес-процесах організації.

Архітектура системи складається з наступних елементів:

• місія і стратегія, стратегічні цілі і задачі;

• бізнес-архітектура;

• системна архітектура.

Бізнес-архітектура на підставі місії, стратегії розвитку і довгострокових бізнес-цілей, визначає необхідну організаційну структуру, функціональну модель ДПС. Функціональна модель описує бізнес-процеси, спрямовані на реалізацію поточних задач і перспективних цілей. Бізнес-архітектура означає необхідність реалізації в ІТ - системі функцій, спрямованих на забезпечення бізнес-вимог. Взагалі ж бізнес-архітектура досить самостійна і найчастіше первинна стосовно ІТ - архітектури. У житті вона може існувати і бути реалізована і без ІТ - архітектури (правда зараз - усе рідше), вона є самостійним предметом для аналізу і розробки, саме вона визначає вимоги до ІТ - архітектури, є спонукальною причиною для планування останньої й основою для оцінки її ефективності. З іншого боку, нові можливості ІТ можуть стимулювати розвиток бізнесу-архітектури, надаючи бізнесові нові можливості. Тому в багатьох моделях і нормативних документах бізнес - і ІТ - архітектура визначаються як окремі "шари" цілісної архітектури сучасного підприємства.

Системна архітектура (ІТ - архітектура) — визначає сукупність технологічних і технічних рішень для забезпечення інформаційної підтримки роботи органів ДПС відповідно до правил і концепціями, визначеними бізнесом-архітектурою.  Під «рішеннями» розуміють у залежності від контексту не тільки конкретне устаткування і програмні й інформаційні системи, але також принципи, стандарти і методології, використовувані при розробці або виборі інформаційних і програмних систем, при виборі і конфігурації устаткування. Системна архітектура складається з трьох взаємозалежних компонентів: прикладної архітектури (програмної архітектури), архітектури даних; технічної архітектури. Системна архітектура визначає правила формування компонентів і забезпечення взаємодії між ними.

ІТ - архітектура - це інтегрована структура для розгортання або підтримки існуючих ІТ - засобів і для придбання нових, що служить реалізації стратегії організації і досягненню цілей бізнесу. Повна ІТ - архітектура повинна включати як логічні, так і технічні компоненти. Логічна архітектура надає опис високого рівня місії підприємства, його функціональних і інформаційних вимог, системних компонентів і інформаційних потоків між цими компонентами. Технічна архітектура визначає конкретні стандарти і правила, що будуть використовуватися для реалізації логічної архітектури. Коротко можна сказати, що ІТ - архітектура - це набір організаційних методів, технічних засобів, програмних продуктів, структури їхнього розміщення і способів взаємодії, призначених для реалізації функцій інформаційних технологій.

Прикладна архітектура містить у собі:

• прикладні системи (додатка), що забезпечують виконання бізнес-функцій і бізнес-процесів;

• інтерфейси взаємодії прикладних систем між собою і з зовнішніми системами і джерелами або споживачами даних;

• засоби і методи розробки і супроводу додатків.

Описуються прикладні системи, що забезпечують виконання бізнес-функцій і бізнес-процесів і їхня взаємодія. Рівень деталізації опису повиний відповідати програмному модулеві, що розуміється як програмна одиниця, самостійно збережена у виді файлу або розділу бібліотеки. Під архітектурою програмних систем розуміється сукупність рішень відносно:

• організації програмної системи;

• вибору структурних елементів, що складають систему і їхні інтерфейси;

• поводження цих елементів у взаємодії з іншими елементами;

• об'єднання цих елементів у підсистеми.

Архітектура програмної системи охоплює не тільки її структурні і поведінкові аспекти, але і правила її використання й інтеграції з іншими системами, функціональність, продуктивність, гнучкість, надійність, можливість повторного застосування, повноту, економічні і технологічні обмеження, а також питання інтерфейсу користувача. В міру розвитку програмних систем усе більшого значення набуває їхня інтеграція один з одним з метою побудови єдиного інформаційного простору підприємства. Як можна бачити з вищенаведених визначень інтеграція є найважливішим елементом архітектури.

Архітектура даних містить у собі:

• автоматизовані бази даних, що забезпечують нагромадження, збереження й обробку даних, обумовлених бізнес-архітектурою;

• застосовувані для цього системи керування базами даних або сховищами даних;

• правила і засоби санкціонування доступу до даних.

Бази і сховища даних опис баз даних і іншим способом організованих інформаційних масивів.

Системи керування базами даних містять опис використовуваних систем керування базами даних.

Технічна архітектура складається з мережної архітектури й архітектури платформ.

Мережна архітектура містить у собі:

• локальні і територіальні обчислювальні мережі, включаючи фізичні власні й орендовані канали зв'язку і каналоутворювальну апаратуру;

• використовувані в мережах комунікаційні протоколи, сервіси і системи адресації;

• аварійні плани по забезпеченню безперебійної роботи мереж в умовах надзвичайних обставин.

Містить опис територіальної комунікаційної інфраструктури і локальних обчислювальних мереж (ЛОМ).

Архітектура платформ містить у собі:

• апаратні засоби обчислювальної техніки - сервери, робочі станції, нагромаджувачі та інше комп'ютерне устаткування;

• операційні і керуючі системи, утиліти й офісні програмні системи;

• аварійні плани по забезпеченню безперебійної роботи апаратури (головним чином - серверів) і баз даних в умовах надзвичайних обставин.

Містить опис операційних систем і устаткування окремо по серверах і робочих станціях.

Архітектурні рішення побудови інтегрованих інформаційних систем

Досвід останіх років розробки ПЗ показує, що архітектура інформаційної системи повинна вибиратися з урахуванням бізнесу, а не особистих пристрастей розробників. Правильна і чітка організація інформаційних бізнес-рішень є складовим чинником успіху будь-якої компанії. Особливо важливим цей фактор є для підприємств середнього і малого бізнесу, яким необхідна система, що здатна надати весь обсяг бізнес-логіки для вирішення задач компанії. У той же час, такі системи для компаній із середнім і малим масштабом мереж часто попадають під критерій “ціна - якість”, тобто повинні мати максимальну продуктивність і надійність при доступній ціні. Спочатку системи такого рівня базувалися на класичній дворівневій клієнт-серверній архітектурі.

Дворівнева клієнт-серверна архітектура

Дана клієнт-серверна архітектура характеризується наявністю двох взаємодіючих самостійних модулів - автоматизованого робочого місця (АРМ) і сервера баз даних, у якості якого може виступати Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase та інші. Сервер БД відповідає за збереження, керування і цілісність даних, а також забезпечує можливість одночасного доступу декількох користувачів. Клієнтська частина представлена так званим “товстим” клієнтом, тобто додатком (АРМ) на якому сконцентровані основні правила роботи системи і розташовано інтерфейс користувача програми. При всій простоті побудови такої архітектури, вона має безліч недоліків, найбільш істотні з яких - це високі вимоги до мережних ресурсів і пропускної здатності мережі компанії, а також складність відновлення програмного забезпечення через “розмазану” бізнес-логіку між Армом та сервером БД. Крім того, при великій кількості АРМів зростають вимоги до апаратного забезпечення сервера БД, а це, як відомо, самий дорогий вузол у будь-якій інформаційній системі.

Трирівнева клієнт-серверна архітектура

Плюси даної архітектури очевидні. Завдяки концентрації бізнес-логіки на сервері, стало можливо підключати різні БД. Тепер, сервер бази даних звільнений від задач розгалуження робіт між різними користувачами, що істотно знижує його апаратні вимоги. Також знизилися вимоги до клієнтських машин за рахунок виконання ресурсномістких операцій сервером додатків. Клієнтська машина вирішує тепер тільки задачі візуалізації даних. Саме тому таку схему побудови інформаційних систем часто називають архітектурою “тонкого” клієнта. Але, проте, вузьким місцем, як і в дворівневій клієнт-серверній архітектурі, залишаються підвищені вимоги до пропускної здатності мережі, що у свою чергу накладає тверді обмеження на використання таких систем у мережах з нестійким зв'язком і малою пропускною здатністю (Internet, GPRS, мобільний зв'язок). Існує ще один важливий момент використання систем, побудованих на такій архітектурі. Самий верхній рівень (АРМи), у цілому володіючи величезною обчислювальною потужністю, насправді простоює, займаючись лише виводом інформації на екран користувача. 

Розподілена архітектура системи

Ще недавно реалізація такої архітектури системи для середнього і малого бізнесу була б не можлива через відсутність відповідних недорогих апаратних засобів. Сьогодні гарний ноутбук має потужність, якою кілька років назад володів сервер великої корпорації, і дозволяв розраховувати безліч важливих звітів для всіх співробітників цієї корпорації. Більш 95 % даних, що використовуються у керуванні підприємством, можуть бути розміщені на одному персональному комп'ютері, забезпечивши можливість його незалежної роботи. Потік виправлень і доповнень, що створюється на цьому комп'ютері, незначний у порівнянні з обсягом даних, які використовуються при цьому. Тому якщо зберігати безперервно дані, які використовуються на самих комп'ютерах, і організувати обмін між цими змінами та доповненнями до даних, що зберігаються, то сумарний переданий трафік різко знизитися. Це дозволяє знизити вимоги до каналів зв'язку між комп'ютерами і частіше використовувати асинхронний зв'язок, і завдяки цьому створювати надійно функціонуючі розподілені інформаційні системи, що використовують для зв'язку окремих елементів нестійкий зв'язок типу Інтернету, мобільний зв'язок, комерційні супутникові канали. А мінімізація трафіка між елементами зробить цілком доступної вартість експлуатації такого зв'язку. Звичайно, реалізація такої системи не елементарна, і вимагає вирішення ряду проблем, одна з яких своєчасна синхронізація даних.

Кожен АРМ незалежний, містить тільки ту інформацію, з якою необхідно працювати, а актуальність даних у всій системі забезпечується завдяки безперервному обміну повідомленнями з іншими АРМами. Обмін повідомленнями між АРМами може бути реалізований різними способами, від відправлення даних по електронній пошті до передачі даних по мережах. Ще одною з переваг такої схеми експлуатації й архітектури системи, є забезпечення можливості персональної відповідальності за синхронність даних. Тому що дані, доступні на конкретному робочому місці, знаходяться тільки на цьому комп'ютері, при використанні засобів шифрування й особистих апаратних ключів виключається доступ до даних сторонніх, у тому числі і IT адміністраторів.

Така архітектура системи також дозволяє організувати розподілені обчислення між клієнтськими машинами. Наприклад, розрахунок якої-небудь задачі, що вимагає великих обчислень, можна розподілити між сусідніми АРМами завдяки тому, що вони, як правило, володіють одною інформацією у своїх БД і, таким чином, домогтися максимальної продуктивності системи.

Таким чином, запропонована модель побудови розподілених систем цілком здатна вирішити і реалізувати функції сучасного програмного забезпечення для підприємств середнього і малого бізнесу. Побудовані на основі даної архітектури системи будуть мати надійність, безпекою інформації і високою швидкістю обчислень, що від них у першу чергу і потрібно.

Мета та методологія створення архітектури інтегрованих систем ДПС

Архітектура системи – сукупність програмних, апаратних засобів, персоналу і можливостей, технічних рішень, враховуючі фундаментальні вимоги до системи які накладають визначені обмеження на майбутній дизайн інформаційної системи й утворять працездатну систему тобто, виконання функцій персоналом на комп'ютері на якому встановлене програмне забезпечення.

Метою створення архітектури інтегрованих систем є співставлення функцій, що виконуються на усіх рівнях організаційної структури ДПС і необхідного апаратного та програмного забезпечення. Архітектура інтегрованих систем дозволить скоординувати роботу підрозділів ДПС; підготувати план міграції від поточного стану до перспективного; сформулювати вимоги й обмеження до створюваних або впроваджуваних програмно-апаратних засобів автоматизації, що забезпечує якість і цілісність системної архітектури; проконтролювати несуперечності окремих архітектур підсистем, що розроблюються в рамках Проекту; проконтролювати дотримання вимог по забезпеченню якості і цілісності системної архітектури.

Життєвий цикл розбудови системної архітектури

Життєвий цикл системної архітектури складається з наступних фаз:

• початкове документування;

• використання;

• проектування;

• міграція.

На фазі використання здійснюється еволюційний розвиток системної архітектури відповідно до раніше сформульованих принципів і без зміни основних технічних і технологічних рішень. На фазі проектування проводиться розробка перспективної системної архітектури, формулюються нові принципи побудови системної архітектури, виробляються відповідно до цих принципів нові основні технічні і технологічні рішення. Звичайно причиною виконання цієї фази є зміни в бізнес-архітектурі, поява нових бізнес-вимог, що істотно впливають на системну архітектуру. На фазі міграції здійснюється комплекс організаційних, технічних і технологічних заходів, що забезпечують перехід системної архітектури від поточного стану до перспективного або до чергового проміжного стану при поетапній міграції відповідно до підготовленого на попередній фазі міграційного плану.

Відповідно до обраної методології розробки архітектури - архітектура інтегрованих систем (ISA) визначає сегменти архітектури та їх компоненти. ISA описує сегменти архітектури таким чином, щоб була можливість сформувати план для закупівель чи інших процедур придбання й встановлення технічних засобів. За умови затвердження Головою ДПА України, архітектура інтегрованих систем стане частиною функціональної базової лінії. Архітектура інтегрованих систем визначає ряд положень та принципів, які полегшать загальний підхід для розробки інформаційної системи та будуть служити вхідними даними для розробки технічних специфікацій на закупівлю обладнання.

Важливою складовою ISA є визначення моделі архітектури, включаючи опис сегментів архітектури та декілька видів архітектури сегментів, компоненти сегментів архітектури з приведенням їх ключових напрямків, розвитку та вимог вищого рівня до елементів сегментів (концептуальна архітектура). Основні види архітектури сегментів відносяться до області програмного забезпечення, обладнання, комунікацій, безпеки та даних.

Наступний етап розробки архітектури інтегрованих систем включає поглиблений аналіз операцій ДПС з погляду на обсяги даних, що обробляються та елементи їх, обробки. Цей етап розробки включає також аналіз існуючої системи, що дозволяє визначити наявні здатності служби.

За основу методології процесу створення архітектури інтегрованих систем взятий принцип, який розглядає архітектуру як послідовність моделей, кожна з яких являється самодостатнім представленням системи, що створюється. Послідовність цих моделей утілює принцип “від меншого до більшого”. Цей принцип полягає в тому, що архітектура не розглядається із самого початку як повністю технологічна система.

Методика розробка архітектури

На першому кроці модель архітектури є архітектурою органів ДПС, що пояснює місцезнаходження елементів інформаційної інфраструктури. Наступним кроком розробки архітектури є функціональна архітектура, що визначає функціональність елементів моделі організаційної структури з огляду на бізнес-процеси в рамках попередньо-визначених органів ДПС. Наступна модель націлена на виконання функцій, що вказані у функціональній моделі, за допомогою визначення вимог до технічних елементів – елементів інформаційної інфраструктури (програмне та апаратне забезпечення, мережі тощо). Таким чином отримуємо модель технічних вимог.

На основі моделі технічних вимог будується модель технічної системи, що втілює технічні вимоги в технічну архітектуру. Цей крок являється одним із самих складних, оскільки модель технічних вимог, може бути втілена в технічну модель за допомогою великої кількості способів. Тому при виборі технічної моделі, а така модель має бути розроблена для кожного органу ДПС, потрібно використовувати концептуальну архітектуру, що зводить до необхідного мінімуму такий вибір. Модель технічної системи описує архітектуру кожного органу ДПС.

Наступною моделлю являється модель впровадження, що детально визначає тип кожного технічного елемента, який має існувати в органі ДПС. Для створення моделі впровадження має використовуватись допоміжна інформація, що стосується інтерфейсів системи, служб системи тощо.

Основні компоненти архітектури інтегрованих систем ДПС України

Відповідно до концептуальної архітектури визначено чотири функціональні підсистеми обробки даних:

• функціональна підсистема оперативної обробки даних,

• функціональна підсистема підтримки прийняття рішень,

• внутрішня (допоміжна) система,

• функціональна підсистема обробки документів.

Для забезпечення доступу до функціональних підсистем обробки визначено чотири системи доступу:

• системи доступу кінцевого користувача,

• центральний вузол доступу,

• інформаційно-довідкова система,

• інформаційно-довідковий центр.

З метою забезпечення зберігання даних системи обробки повинна бути створена система зберігання даних. Кожна функціональна підсистема (ФП) реалізується окремо і є загалом ізольованою з точки зору обробки і зберігання. ФП обслуговують широкі категорії застосувань, які висувають подібні вимоги до системи. Кожна ФП організована з можливістю надавати оптимальні послуги застосуванням з найменшими витратами. Застосування кожної ФП загалом не виходять за її межі, хоча часто довільно пов’язані з застосуваннями у інших ФП.

Архітектура автоматизованої системи побудована по принципу логічно та фізично централізованої обробки і зберігання. Найважливішими характеристиками цього способу побудови є централізація переважної більшості серверів та даних.

Функціональна підсистема оперативної обробки даних буде виконувати функції податкової обробки, такі як податковий облік та обробка декларацій. Функціональна підсистема підтримки прийняття рішень використовує інформаційне сховище і виконує функції, які використовуються податковим аудитом та управлінською інформаційною системою.

Відмінності між функціональними підсистемами оперативної обробки даних та підтримки прийняття рішень основані на організації та типі даних, а також типі обробки, що буде використовуватись. Першою ФП будуть використовуватись тільки дані, які оптимізовані для обробки трансакцій. Другою – репліковані податкові дані, що оптимізовані для підтримки прийняття рішень. База даних ФП підтримки прийняття рішень буде менш задіяна в повсякденній операційній роботі. Бази даних обох ФП будуть сполучені високошвидкісними надійними каналами зв’язку.

Внутрішня (допоміжна) система використовується для забезпечення внутрішніх управлінських та допоміжних функцій, таких як матеріально-технічне забезпечення, управління персоналом, бухгалтерія тощо, та функціонує як окрема автоматизована система, до якої пред’являються менш жорсткі вимоги щодо доступності, продуктивності, надійності.

Функціональна підсистема обробки документів – елемент автоматизованої системи, що виконує функцію промислової обробки паперових документів. Отримані в результаті обробки паперових документів дані попередньо зберігаються в місцях обробки, де проходять початковий етап очистки, потім з визначеною періодичністю реплікуються на центральний рівень ФП оперативної обробки даних.

Системи доступу кінцевого користувача необхідні для надання інтерфейсів користувачам до системи обробки даних. Доступ кінцевого користувача максимально повинен бути організований на технології “тонкого клієнта”: доступ за допомогою браузера. Використання “товстого клієнта” дозволяється лише в тих випадках, коли можливо довести неможливість використання “тонкого клієнта”.

Центральний вузол доступу використовується для надання зовнішнім організаціям та іншим INTERNET клієнтам інтерфейсів до виділеної групи інформаційних ресурсів ДПС. Також центральний вузол доступу надає можливість вести обмін інформацією в електронному вигляді зі сторонніми організаціями.

Інформаційно-довідкова система забезпечує можливість отримання довідкової інформації клієнтами податкової служби. Це забезпечується телефонним центром та інформаційним ресурсом, що доступний через глобальну мережу INTERNET.

Інформаційно-довідковий центр – призначений для надання інформації платникам податків засобами телефонного зв’язку. Інформаційні ресурси, які використовуються для відповіді повинні бути спільними як для інформаційно-довідкового центру так і для інформаційно-довідкової системи.

Система зберігання забезпечує централізоване зберігання всіх даних, які використовуються функціональними підсистемами обробки. Інфраструктура цієї системи повинна забезпечити можливість доступу до даних в тих режимах, які вимагають бізнес-процеси. Поряд з цим необхідно орієнтуватись на найнижчу питому вартість зберігання. З цією метою використовується декілька технологій зберігання, відмінності між якими полягають у носіях, які задіяні.

Система підтримки інфраструктури. Ця система має інтерфейси до всіх вище перелічених компонентів інфраструктури ДПС і необхідна для забезпечення можливості їх підтримки та керування. За допомогою цієї системи буде здійснюватись управління доступом до даних та систем, забезпечуватись допомога користувачам, моніторинг та супроводження програмного забезпечення та систем.

Система електронного документообігу представляє собою повномасштабну та повнофункціональну систему управління інформаційними потоками та документами ДПС.

Інтегрована інформаційна система, основними характеристиками якої являються:

• логічна централізація даних (централізація зберігання та обробки даних значно скоротить витрати на процес зберігання даних податкової служби, дозволить проводити оперативний аналіз, забезпечить несуперечливість даних та належний рівень захисту податкової інформації. ЦБД повинна логічно складатися з двох сегментів: оперативного сховища даних, яке використовується всіма податковими органами в їх повсякденній роботі, та аналітичного сховища підтримки та прийняття рішень, що надасть можливість проведення аналізу та допоможе в прийнятті вірних керівних рішень);

• щільна інтеграція бізнес-процесів шляхом використання механізмів обміну, які забезпечують координовану обробку у будь-якому місці системи;

• використання послуг для реалізації загальних структур розробки.

Концепція єдиного інформаційного простору спрямована на об’єднання усіх аспектів організації шляхом використання та колективного користування інформацією у межах єдиної структури, що забезпечує своєчасний і легкий доступ до високоякісних, узгоджених даних для усіх користувачів. У такому середовищі користувачі мають можливість доступу до даних єдиного логічного джерела через узгоджений інтерфейс користувача, незалежно від їх фізичного розташування у межах системи і незалежно від типу пристрою, який використовується для доступу. ДПС має на меті реалізацію єдиного інформаційного середовища, яке з’єднує платників податків і податкову адміністрацію (та увесь її персонал) у такому середовищі.

Централізація зберігання та обробки даних

Передбачається, що зберігання та обробка даних будуть здійснюватись на центральному рівні. Розміщення даних та їх обробка у інших місцях буде передбачатись у виключних випадках, тільки коли можна показати, що вимоги не можуть бути забезпечені на центральному рівні або коли виконання їх на цьому рівні не прийнятне внаслідок високої вартості.

Існує кілька основних мотивів використання цього підходу:

• Централізація забезпечить інтенсивну концентрацію інвестицій. Ця концентрація забезпечить можливість інвестування у засоби, фізичну безпеку, підсистеми живлення та середовища з отриманням вищої надійності, хоча вони були б недоступними з міркувань високої вартості у випадку розпорошення інвестицій на більшу кількість пунктів.

• Централізація є економічно ефективною у порівнянні з іншими підходами:

- З точки зору економії масштабу при придбанні обчислювальних апаратних та програмних засобів.

- З точки зору обсягу праці, необхідного для адміністрування системи у порівнянні з адмініструванням набору розподілених систем.

- З точки зору зменшення площі приміщень для обчислювального обладнання у місцевих офісах.

- З точки зору витрат на розгортання та супроводження застосувань.

• Централізація забезпечує більш ефективне управління ресурсами апаратних та програмних засобів шляхом агрегування та усереднення потужностей, необхідних для окремих місцевих офісів. Корекція потужності може здійснюватись для організації у цілому, а не для кожного місцевого офісу.

• Централізація забезпечить більш суворий контроль за бізнес-процесами.

• Централізація забезпечить цілісність даних шляхом усунення потреби координації поновлення у розподіленому або реплікованому середовищі.

Централізація підтримки прийняття рішень

Передбачається, що усі засоби підтримки рішень будуть розміщені на центральному рівні. Підтримка буде розміщатись у інших місцях у виняткових випадках, тільки коли виконання вимог не може забезпечуватись на центральному рівні. Причини цього аналогічні централізації даних та обробки. Підтримка прийняття рішень обробляє великі обсяги даних третіх сторін, які можуть ефективно збиратись, запам’ятовуватись та аналізуватись тільки на центральному рівні. Крім того, концентрація ресурсів забезпечить можливість використання запитів та аналізу з високим рівнем складності, які не можуть виконуватись на менш потужному обладнанні. Нарешті, централізація підтримки рішень посилить цілісність процесів управління та забезпечить те, що особи, які приймають рішення, отримують узгоджений формат робочих даних, а також зменшення необхідності пошуку компромісу між цілісністю даних та процесами підтримки рішень.

Архітектура на основі послуг

Наступною важливою характеристикою створюваної архітектури є використання послуг. Послуги є основними елементами забезпечення розвитку і узгодженості єдиного інформаційного середовища та представляють широкі загальні структури, які ми бажаємо відтворити у всіх розробках нашої системи. Забезпечуючи реалізацію цих загальних структур, здійснюється сильний вплив на основні області розробки, внаслідок чого послаблюється зв’язок між застосуваннями, зменшується складність програмного забезпечення, створюється можливість повторного використання широкого кола ресурсів. Одночасно знижується вартість розробки і підвищується якість та «супроводжуваність» результату.

Єдиний портал доступу до інформаційних ресурсів ДПС України (Єдина точка доступу до ресурсів податкової служби). Передбачається, що доступ до обчислювальних ресурсів ДПС України відбуватиметься через єдиний Веб-портал податкової служби.

Аналізує основні нормативні документи, тенденції розвитку інформаційних технологій у сфері побудови Веб-порталів, необхідність таких рішень при створенні единого Веб-порталу органів державної влади у рамках побудови Електронного Уряду, а також приймаючи до уваги зарубіжний та вітчизняний досвід створення та впровадження подібних рішень, можливо розглядати побудову єдиного Web – портал державної податкової служби України, як інтегроване інформаційне середовище органів ДПС у якому уся направленість діяльності служби, як внутрішня так і зовнішня, а також усі відповідні процеси управління підтримуються та забезпечуються відповідними інформаційно-комп’ютерними технологіями.

Портал має надавати доступ до інформаційних ресурсів служби внутрішнім, зовнішнім користувачам, платникам податків та державним установам. Для ефективного та безпечного використання порталу передбачається його фізичне та логічне розмежування на інтранет та інтернет портали з відповідними реалізаціями вимог захисту та безпеки. Інтранет портал це внутрішньо-корпоративні засоби доступу до інформаційних ресурсів служби, які дають можливість створювати персоналізовані робочі місця з урахуванням прав доступу та поставлених завдань. Інтернет портали надають послуги доступу до інформаційних ресурсів платникам податків, організаціям і віддаленим робочим станціям. Забезпечуючи якісно новий рівень надання послуг платникам податків та впроваджуючи сучасні методи автоматизації ДПС, виконання низки процесів відбуватиметься в телефонному центрі та центрі обробки документів.

Інформаційно-довідковий центр

Впровадження податкового блоку та консолідація органів ДПС вплине на відносини податкової служби з платниками податків. Прийняття нового податкового законодавства, зокрема розробка нових форм звітності, та впровадження нової інформаційної інфраструктури призведе до того, що у платників податків буде виникати велика кількість запитань.

В рамках Проекту передбачається створення інформаційно-довідкових центрів (ІДЦ), які повинні взяти на себе функцію роз’яснення платникам податків та працівникам податкової служби податкового законодавства. Такі ІДЦ також будуть розміщуватися на території податкових округів. На першому етапі впровадження Проекту передбачається впровадження служби 800, за допомогою якої буде формуватися єдина база знань та відповідей для використання в майбутній інфраструктурі ІДЦ;

Телефонний центр забезпечить ефективний процес надання інформаційно-довідкових та консультаційних послуг платникам податків. В сучасності з’явилась потреба обслуговувати не тільки звернення, що надходять по телефону, але й на звернення, що надходять електронною поштою, факсом чи на Web-сайт.

Таким чином, ІДЦ сьогодні розглядається як контакт-центр – багатофункціональне, мультимедійне інтегроване до корпоративної інформаційної системи рішення для ефективної роботи (24 години на добу, 7 днів на тиждень). Всі звернення будуть реєструватися та обслуговуватися за єдиною технологією, яка реалізується за допомогою спеціальних сценаріїв, які можна змінювати відповідно до поточних вимог.

Корпоративна мережа ДПС України

Централізація даних вимагає побудову нової високошвидкісної корпоративної мережі податкової служби з використання новітніх технологій передачі даних (ATM, Frame Relay, надання послуг передачі відео-зображень та голосу, IP-телефонія тощо). Оскільки зберігання та обробка даних буде здійснюється виключно на центральному рівні у центральній базі даних (ЦБД), нова інформаційна система податкової служби буде побудована з використанням технології “тонкого клієнта” та має відповідати трирівневій клієнт-серверній архітектурі.

Результати системної інтеграції компонентів системи

Якісна системна інтеграція та поєднання усіх компонентів інформаційної системи між собою завдяки архітектурі інтегрованих систем дозволить:

• запровадити персоніфікований доступ до ресурсів системи з будь-якої географічної точки (єдиний периметр з захисту та доступу);

• забезпечити якісний доступ до визначених ресурсів ДПС та інших ресурсів органів виконавчої влади протягом 24 годин на добу, 7 днів на тиждень, 365 днів на рік;

• надасть широкий вибір різноманітних сервісів, що надаються користувачам з можливістю їх швидкої модернізації у відповідності до коньюктури ринку;

• створити єдину точку доступу до даних та інформації, що належить до різних інформаційних, CRM, ERP, та інших корпоративних систем;

• надасть можливість самообслуговування користувачів без залучення служб інформаційної та технічної підтримки завдяки наявності гнучких та інтуїтивно зрозумілих інструментів інформаційної системи;

• забезпечить зручні механізми взаємодії користувачів, як один з одним (завдяки використанню інтерактивних інструментів), так ї з персоналом ДПС;

• створити корпоративну базу знань та керування нею, оперативне забезпечення клієнтів всією необхідною їм інформацією;

• забезпечити розширений спектр послуг (звітування, подача декларацій тощо через мережу загального користування Інтернет, проведення конференцій, можливість задати питання та отримати кваліфіковану відповідь на власний електронний адрес, проведення дистанційного навчання тощо);

• здійснювати пошук необхідної інформації за визначеними критеріями;

• використовувати різноманітні сучасні засоби зв’язку, від мобільних телефонів до персональних комп’ютерів з використанням різноманітного ПЗ (за власним бажанням);

• забезпечити консолідацію існуючих програмних комплексів у єдине інформаційне середовище, завдяки чому, дані, що з’явилися у одному місці будуть доступними у всіх застосуваннях;

• створити ефективний обмін електронними документами та повідомленнями у середині корпоративного інформаційного середовища ДПС.

Аналізуючи компоненти (аспекти) інформаційної системи ДПС можливо стверджувати, що за своєю суттю, складністю і розмірами інформаційна система ДПС відноситься до категорії гіпервеликих інформаційних технологій державних структур управління (десятки вузлів корпоративної мережі, десятки тисяч працівників і комп'ютерів). Основними особливостями подібних інформаційних технологій (ІТ) є їх екзистенційний характер і відсутність альтернативних форм вдосконалення структур державного управління в умовах перехідної економіки і ринкових перетворень. Тобто, відсутність або неефективність таких ІТ однозначно веде до безповоротної деградації і соціальної дезорієнтації як самих управлінських структур, так і всієї економічної системи (в нашому випадку державних структур). Це означає, що при вартості створення і впровадження цільової ІТ в сотні тисяч або мільйони грн. фінансових втрат (збитків від помилкових рішень) або прибутків (в тому числі в соціальному плані) як мінімум на порядок більше. Саме з цього приводу дуже важливим у рамках Проекту є мінімізація ризиків, що можуть вплинути на майбутню інформаційну інфраструктуру ДПС України, а саме:

• зміни у законодавстві;

• не створення корпоративної мережі ДПС України у відповідності до нової архітектури;

• несприйняття нововведень населенням;

• недостатня кількість коштів на вирішення завдань Проекту модернізації.

Модернізація бізнес-процесу "управління документами"

Документообіг регламентується чинним законодавством України, нормативними актами юридичних осіб, угодами об’єднань громадян і юридичних осіб. Цими документами визначаються правила взаємодії суб’єктів документообігу, їх ролі та права щодо володіння, користування та розпоряджання документами, порядок оформлення інформації й фіксації її на матеріальних носіях. Інформаційна діяльність у межах установленого регламенту документообігу за допомогою відповідних засобів утворює систему документообігу.

При зростанні обсягів документації дедалі гостріше стають проблеми актуальності інформації, пошуку документів, розпорошеності інформації про документ, довготривалості процедур передачі документів в організації, втрати інформації про місцезнаходження документів, збереження паперових документів та їх документообіг, трудомісткості рутинних операцій у діяльності менеджерів, витрати часу на підготовку якісних управлінських рішень.

Автоматизація документообігу основана на тому, що при реєстрації паперового документу він повністю або частково переводиться в електронну форму і вся подальша робота проводиться в основному з електронними реєстраційними картками та представленнями документів. Використання такої технології прискорює рух документів, забезпечує ефективний контроль виконання документів, підвищує ефективність роботи як окремих працівників, так і всієї організації в цілому, зменшує витрати на розмноження, передачу та збереження документів тощо.

Загальні відомості про документообіг в органах податкової служби

Послідовність виконання працівниками визначених функцій та процедур для досягнення поставленої мети у рамках своєї діяльності називається діловим процесом або бізнес-процесом. Ділові процеси у підрозділах податкової служби супроводжуються відповідними документами, які з’являються у процесі виконання певних операцій і у продовж свого існування можуть проходити по різних підрозділах.

Ефективність виконання підрозділами податкової служби своїх функцій у значній мірі визначається прийнятою системою документообігу. Як показує практика, система документообігу при ручній обробці є складною із-за існування різних форм документів, багатоетапності проходження кожної з них, дублювання інформації у різних документах, участі у виконанні багатьох підрозділів тощо.

Всі документи структуровані по групах відповідно до загальнодержавних стандартів по діловодству. Документ – це інформаційне повідомлення, що фіксується певним способом на бланку установленої форми і має юридичну силу.

Для органів державної податкової служби характерним є те, що діловодні операції органічно вплітаються у ділові процедури. Основна відмінність діловодства від ділових процедур полягає у тому, що діловодство відповідає за документаційне забезпечення функціонування органів податкової служби, а ділові процедури – за виконання цільових функцій та процедур, це також спосіб здійснення практичного управління діяльністю підрозділів.

Згідно загальнодержавних стандартів, документообіг - це керований рух готових документів як всередині організації, так і за її межами. Документаційне забезпечення ділових процесів відображає питання документування та організації роботи з документами, їх систематизацію та архівування.

Основні функції діловодства у підрозділах податкової служби включають наступні процедури:

• розробка номенклатури справ;

• організація за дорученням керівництва підготовки проектів документів, забезпечення оформлення та випуску документів;

• організація та забезпечення документального та організаційно-технічного обслуговування роботи колегіальних органів;

• організація друкарського виготовлення, копіювання та тиражування документів;

• уніфікація системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вжиття заходів по скороченню кількості форм і видів документів;

• здійснення контролю за підготовкою та оформленням документів, їх своєчасним виконанням у державних податкових адміністраціях (інспекціях), вжиття заходів по скороченню термінів проходження та виконання документів, узагальнення та аналіз даних про хід та результати цієї роботи;

• прийом, реєстрація, ведення обліку, забезпечення зберігання, оперативний пошук, інформування за документами та доставка документів;

• забезпечення дотримання єдиного порядку відбору, обліку, зберігання документів, що створюються під час діяльності державних податкових адміністрацій (інспекцій) для передачі на державне зберігання;

• удосконалення форм роботи з документами у державних податкових адміністраціях (інспекціях) з урахуванням використання організаційної техніки та ПК; сприяння процесу переходу до електронного документообігу;

• здійснення організаційно-методичного керівництва роботою з документами у підрозділах державних податкових адміністрацій (інспекцій);

• організація підвищення кваліфікації працівників державних податкових адміністрацій (інспекцій) у роботі з документами;

• впровадження державних стандартів, уніфікованих систем документації (УСД), типової інструкції з діловодства в органах державної податкової служби України та інших нормативів ДПА;

• засвідчення печаткою документів у випадках, передбачених типовою структурою з діловодства.

Тобто, в усіх випадках діловодство містить у собі документаційне забезпечення ділових процедур.

Суттєво змінити підходи до організації обробки потоків інформації, автоматизувати процеси документообігу у підрозділах податкової служби дозволяють сучасні інформаційні технології. Перш за все, необхідно відзначити роль персональних комп’ютерів при формуванні первинних документів - самої трудомісткої операції у процесі автоматизації обробки інформації. Впровадження сучасних автоматизованих систем управління документами спрощує пошук, збереження та обробку потоків документів, надає певні переваги при сумісному використанні документів, що в цілому сприяє підвищенню ефективності діяльності системи управління в тій чи іншій установі.

Засоби автоматизації документообігу

Основне призначення систем автоматизації документообігу – автоматизація рутинних операцій, пов’язаних із формуванням документів, оперативна передача та слідкування за переміщенням інформаційних ресурсів підрозділів, забезпечення конфіденційності документообігу, контроль за виконанням завдань, пов’язаних із обробкою документів тощо. Тому автоматизована інформаційна система податкової інспекції, банку чи навчального закладу повинна мати обов’язкову складову – систему автоматизації документообігу. При цьому, документом може бути файл текстового процесору MS Word, електронна таблиця MS Excel, факс тощо. Критеріями вибору таких системи є масштаби організації, рівень комп’ютерного забезпечення та ступінь технологічної підготовки в області комп’ютерної обробки, структура управління, наявність або відсутність автоматизованих систем управління. При виборі таких систем необхідно також враховувати: можливість інтеграції з іншими автоматизованими системами і базами даних, простоту і легкість освоєння та обслуговування, зручність в роботі, роботу в мережі, надійність, захист від несанкціонованого доступу. Особливу увагу менеджери підприємства повинні приділяти оптимальності організації документообігу при значних обсягах документів у разі створення системи документообігу спеціалістами підприємства або за індивідуальним замовленням фірмі, яка спеціалізується на цьому. Перед початком впровадження будь-яка система повинна пройти спеціальну сертифікацію та тестування, що забезпечить захист документів, їх збереження тощо.

Сучасний ринок програмного забезпечення пропонує достатньо різноманітний набір засобів автоматизації документообігу. До їх числа входять програмні комплекси двох типів:

• системи управління діловими процесами;

• системи управління документами.

Традиційно ці системи створюються за трикомпонентною "клієнт-серверною" архітектурою, яка забезпечує виконання на комп’ютері клієнта програм вводу та відображення даних (див. Лекція на тему: „Модернізація інформаційної системи ДПС та створення інтегрованого інформаційно-аналітичного середовища органів ДПС”). Безпосередня обробка даних виконується сервером додатків, а самі данні зберігаються на сервері баз даних.

Серед систем управління діловими процесами можна виділити два класи систем:

• Workflow;

• groupware.

Cистеми цих класів автоматизують і підтримують колективну роботу в офісі. Системи класу groupware орієнтовані на автоматизацію роботи невеликого колективу і підтрумують сумісне використання (коректний розподіл) інформації групою користувачів. Системи класу workflow орієнтовані на автоматизацію роботи всієї корпорації і підтримують розподіл робіт, тобто підтримують виконання одного великого завдання групою виконавців. Системи workflow і системи groupware доповнюють одна одну. Прийняття рішення щодо вибору однієї з них, чи використання їх комбінації визначається завданнями, що вирішуються в організації.

При необхідності підвищити ефективність роботи окремого працівника в колективі необхідно вибрати систему класу groupware. Це може бути програмний продукт Lotus Notes (Lotus Development), MS Outlook тощо.

Із метою підвищення ефективності ділових процесів всієї організації у цілому, доцільним є впровадження і використання системи класу workflow. На ринку програмного забезпечення представлені системи ActionWorkflow, OPTiMA-WorkFlow, WorkRoute 2000 тощо.

Більшість вітчизняних систем управління діловими процесами побудовані на базі західних корпоративних інформаційних систем, однак є і повноцінні вітчизняні розробки, що відповідають державним стандартам та підтримують мову, традиції ведення та організації вітчизняного діловодства. Прикладом таких систем є Босс-Референт, що розроблена на базі продукту Lotus Notes, який на сьогоднішній день є загальновідомим стандартом систем підтримки групової роботи.

Основною задачею систем управління діловими процесами є маршрутизація завдань між учасниками ділового процесу в рамках організації контролю за їх виконанням. Базовими поняттями категорійного апарату системи управління діловими процесами є поняття маршруту і завдання.

Маршрут - це схема руху документа або послідовність етапів виконання тієї чи іншої роботи в рамках ділового процесу.

Завдання - це частина роботи, яку повинен виконати на певному етапі конкретний виконавець.

Кожний маршрут має свого ініціатора, тобто, користувача системи, який визначає завдання кожному виконавцю, а також може мати спостерігача - користувач, якому доступна інформація про стан проходження заданого маршруту.

Маршрут ділового процесу може бути:

• Довільним. Учасники ділового процесу самі визначають список користувачів (при умові, що вони мають на це права), яким пересилаються завдання та порядок їх передачі (послідовно від одного користувача до іншого чи одночасно всім користувачам за списком).

• Строго визначеним. Діловий процес є достатньо формалізованим і може бути попередньо описаний графічним способом. Це “жорсткий маршрут”. При цьому задаються досить складні умови передачі завдань між виконавцями. У момент відправлення завдання на виконання по маршруту ініціатор тільки призначає конкретних виконавців на раніше визначені ролі.

• Змішаним На кожен етап маршруту може бути назначено декілька виконавців, які у свою чергу, можуть отримувати завдання послідовно один за другим або одночасно після завершення попереднього етапу.

Тобто, відмінності в організації маршрутів полягають у способах реалізації технології передачі завдань між учасниками ділового процесу.

Необхідність у створенні систем управління документами пояснюється, перш за все бажанням перенести всю рутинну роботу пов’язану із пошуком, збереженням та обробкою потоків паперових документів на комп’ютерні засоби.

Основними функціями системи управління документами є пошук, збереження в електронному виді адміністративних, фінансових документів, факсів, зображень, тобто всіх документів, що надходять до організації і тих, що циркулюють в ній. А також, пошук документів за атрибутами, за контекстом, формування папок відібраних документів та забезпечення сумісного використання.

На ринку програмних продуктів пропонується понад 500 систем управління документами. Технологічно вони відрізняються одна від одної методами індексування та способами пошуку необхідної інформації. У системах управління документами першого покоління графічні образи документів ідентифікуються за допомогою ключових слів, за якими потім відбувається пошук необхідної інформації. Основним способом вводу документів у цих системах є сканування. Разом з тим, можуть бути використання також магнітні та оптичні диски чи модем. Прикладом таких систем є програмні продукти Soft Solutions (SoftSolutions), DocuData (LazerData), WorkFLO Business System (FileNet).

У наступних поколіннях систем управління документами використовується технологія оптичного розпізнавання символів. Після сканування та розпізнавання документа в системі, його графічний образ перетворюється в текстовий файл, в якому виправляються всі помилки, що з’явилися при розпізнаванні символів. Пошук інформації відбувається за допомогою механізму строгого (чіткого) пошуку по змісту всього документа. Така технологія використовується в системах ZyIMAGE (ZyLABDivision of IDI), Topic (Verity), BRS/Search (Dataware).

На початку 90-х років з’явилися нові розробки з використанням технології нейронних мереж та штучного інтелекту. У цих системах (третього покоління) реалізований нечіткий пошук по всьому документу. Нечіткий пошук означає індеферентність по відношенню до помилок, як у тексті так і у самому запиті на пошук. Тобто, у цих системах зведено до мінімуму вплив помилок розпізнання символів, помилок при введені символів з клавіатури, помилок допущених при формуванні запиту.За допомогою механізму нечіткого пошуку система завжди знаходить інформацію, яка найкраще відповідає запиту користувача.

Комбінація технологій WorkFlow, систем управління документами, систем управління базами даних, а також інтеграція програмних продуктів, що реалізують ці технології дає повне вирішення проблеми автоматизації роботи з документами, які зберігаються у файловій системі або в системі управління документами. Використання систем електронного документообігу суттєво прискорює проведення ділових операцій та зменшує обсяги макулатури, непродуктивний час працівників та витрати організації, пов’язані із формуванням звітності, отриманням інформації від різних зовнішніх установ тощо.

Впровадження автоматизованих систем документообігу в органах податкової служби дозволить не тільки ефективно контролювати процеси обробки документів, але й значно підвищити їх достовірність. Керівники на якісно новому рівні вирішуватимуть питання системного управління бізнес-процесами за рахунок організації єдиного централізованого сховища даних, формалізації технологічних процесів створення та обробки документів.

Модернізація бізнес-процесів сегменту “управління документами”

Відповідно до першого етапу реалізації проекту “Програма модернізації державної податкової служби України – 1” Департаментом розвитку та модернізації державної податкової служби підготовлено опис нової системи функціонування податкової служби. Зазначений опис також включає удосконалений операційний процес “Управління документами”.

Сегмент “Управління документами” складається із 6 бізнес-процесів та 14 субпроцесів.

Метою модернізації бізнес-процесів сегменту “Управління документами” є:

• підвищення ефективності праці;

• спрощення процедури документообігу;

• підвищення ефективності та оперативності управління;

• забезпечення автоматичного контролю за виконанням документу;

• скорочення витрат часу на переміщення документів в організації;

• забезпечення контролю за зберіганням та використанням документів;

• відстеження поточного статусу документа та причин невиконання документа;

• запобігання втрати документів.

Сегмент “Управління документами” здійснює опис основних принципів організації стійкого і керованого документообігу для організації. Система документообігу не закінчується на відповідальних виконавцях, тобто система автоматизації документообігу організації не замикається на канцелярії, а має продовження в системах керування документообігом підрозділів організації.

Автоматизована система “Управління документами” забезпечує виконання наступних функцій:

• створення документів одним із способів:

- створення документів довільної форми з використанням офісних додатків, які викликаються безпосередньо із системи;

- створення документів на основі шаблона з використанням офісних додатків, які викликаються безпосередньо із системи;

- імпорт документів, підготовлених офісними додатками або скануванням паперових документів.

• реєстрація документів і облік резолюцій по ним:

- реєстрація документів з автоматичним формуванням реєстраційних номерів по заданих алгоритмах;

- введення облікової інформації про документи;

- облік резолюцій, що видаються по документах.

• маршрутизація документів і інформації про неї по структурним підрозділам:

- передача документів між співробітниками, які є користувачами системи, відповідно до встановленої технології опрацювання документів;

- розсилання повідомлень про установлені події зацікавленим співробітникам;

-  розсилання документів по сформованому списку:

ü за списком адресатів документа;

ü за списком виконавців указаних у резолюції;

ü за списком узгодження проекту документа;

ü за списком розсилання внутрішніх документів.

• контроль виконання документів:

-     постановка документа на централізованій або децентралізований контроль;

- облік даних про хід і результати виконання документів;

- відстеження термінів виконання документів;

- автоматичне нагадування про терміни виконання (розсилання повідомлень);

- автоматичне формування переліку контрольованих документів відповідно до заданих умов.

• узгодження проектів документів:

- облік проектів документів;

- облік зауважень по ходу узгодження;

- збереження версій проектів документів, що виникають у процесі узгодження;

- відстеження термінів узгодження проектів документів;

- автоматичне нагадування про терміни узгодження документів.

• збереження документів:

- організація збереження електронних документів і облік інформації про неї;

-  розмежування прав доступу до інформації.

• пошук по атрибутах реєстраційних карток і повнотекстовий пошук.
• використання електронних довідників для введення даних і для пошуку даних.

Сегмент охоплює повний життєвий цикл документа в організації управління вхідною кореспонденцією, контроль за виконанням документа, управління вихідною кореспонденцією, пошук документів, їх архівування. Таким чином, даний сегмент описує наступні процеси:

• Управління вхідною кореспонденцією:

- Управління вхідною кореспонденцією у паперовому вигляді;

- Управління вхідною кореспонденцією в електронному вигляді;

- Управління вхідної кореспонденції, отриманої безпосередньо від платника податків.

• Управління вихідною кореспонденцією:

- Загальне управління вихідною кореспонденцією;

- Управління вихідною кореспонденцією, яка надається платнику податків.

• Управління внутрішньовідомчою кореспонденцією:

- Управління діловодством;

- Контроль за виконанням документів.

• Архівування:

- Архівування паперових документів;

- Пошук паперових документів за запитом;

-  Архівування електронних документів;

-  Пошук електронних документів;

-  Передача документів на постійне зберігання.

• Управління версіями внутрішньовідомчих регулюючих документів.

Управління вхідною кореспонденцією

Управління вхідною кореспонденцією у паперовому вигляді

Уся кореспонденція, що надходить до органу державної податкової служби (далі - ДПС) поштою, кур'єром тощо, або особисто від платників податків, приймається централізовано протягом робочого дня. При отриманні кореcпонденції перевіряється правильність адреси доставленої кореспонденції, цілісність пакета і, в разі необхідності, відповідальні особи органів ДПС за отримання кореспонденції, розписуються за її одержання, зазначаючи дату і час одержання. За вимогою платника податків друкується довідка про прийняття документів та надається платнику податків. Проводиться попередній розгляд кореспонденції і визначається необхідність її реєстрації. Кореспонденція, що не потребує реєстрації, відкладається до комірки відповідного кореспондента.

По кожному документу (включаючи додатки) до системи заноситься тип, вид, код документа та дата його відправлення (зазначена на штампі поштового відділення). Якщо документи подаються пакетом, то для кожного документа з пакету проставляється ознака пакету. Документ реєструється (присвоюється документу реєстраційний номер, який формується за єдиними правилами для відповідної групи/підгрупи документів вхідної кореспонденції), формується ярлик на підставі наявних атрибутів реєстраційної картки документа, який містить необхідну інформації для ідентифікації документу в системі (наприклад, штрих-код). Зареєстрована та промаркована кореспонденція відповідно до типу, виду, коду документу розглядається та визначається необхідність сканування кореспонденції. Документи, які відповідно до свого типу, виду, коду мають свої правила обробки та не призначені для сканування, відкладається до відповідної комірки для подальшої передачі зареєстрованої вхідної кореспонденції на обробку. Вся інша зареєстрована та промаркована кореспонденція сканується та електронний образ заноситься до ЦБД. Відбувається заповнення реєстраційної картки атрибутами, які дозволять розпізнати електронний образ документа в системі діловодства і в архіві електронних документів.

При необхідності у реєстраційній картці документа визначається зв'язок із документом, на який є посилання в даному документі (відповіді на запити ДПС, поштове повідомлення про вручення тощо).

Паперові документи оформлюються відповідним чином для передачі та передаються для зберігання до архіву паперових документів.

Групи/підгрупи документів вхідної кореспонденції, для яких розроблені системи маршрутизації, направляються конкретному виконавцю.

У разі неможливості автоматичного направлення вхідної кореспонденції, інспектор вручну здійснює перенаправлення кореспонденції адресату (безпосередньому виконавцю чи керівнику відповідного підрозділу).

Управління вхідною кореспонденцією в електронному вигляді

Уся кореспонденція, що надходить до органу державної податкової служби (далі - ДПС) електронною поштою приймається централізовано протягом дня. Документ в електронному вигляді може бути поданий на магнітних носіях, надісланий електронною поштою, у режимі On-line або будь - яким іншим, рекомендованим ДПА України, способом у форматі, визначеному ДПА України. До системи заноситься тип документа та здійснюється реєстрація. Номер документа генерується за єдиними правилами для відповідної групи/підгрупи документів вхідної кореспонденції.

По кожному документу відкривається реєстраційна картка документа, яка заповнюється реквізитами, які дозволять розпізнати електронний образ документа в системі діловодства і в архіві електронних документів. При необхідності, у реєстраційній картці документа визначається зв'язок із документом, на який є посилання в даному документі (відповідями на запроси ДПС тощо). До системи заносяться атрибути вхідної кореспонденції, які формуються за єдиними правилами для відповідної групи/підгрупи документів вихідної кореспонденції.

По закінченні реєстрації вхідного документа отриманого по електронній пошті, за адресою кореспондента (зовнішнього абонента) автоматично надсилається повідомлення, що містить присвоєний реєстраційний номер та дату реєстрації. Тим самим виключається можливість втрати документа.

Групи/підгрупи документів вхідної кореспонденції, для яких розроблені системи маршрутизації, перенаправляються конкретному виконавцю.

У разі якщо документ не знаходиться в межах компетенції призначеного виконавця, то реєстраційна картка документа після розгляду документа виконавцем повертається до попередньої інстанції (керівник, інший орган ДПС) з відповідним поясненням.

Управління вихідною кореспонденцією

Кореспонденція, яка виходить з органу державної податкової служби реєструється в обов’язковому порядку, тобто документу надається реєстраційний номер, який формується за єдиними правилами для відповідної групи/підгрупи документів вихідної кореспонденції.

За визначеним у реєстраційній картці видом відправлення документів, здійснюється відбір документів для відправлення електронною поштою або надсилання через поштове відділення чи надання безпосередньо платнику податків. При цьому у реєстраційній картці фіксується дата і час фактичного відправлення, спосіб відправлення документа.

В разі визначення виду відправлення документу в паперовому вигляді, відбувається друк документа (друк здійснюється за єдиними правилами для відповідної групи/підгрупи документів). Додатково відповідно до виду відправлення, здійснюється розподіл кореспонденції на певні групи (кореспонденція, яка надсилається через поштове відділення та кореспонденція, яка надається безпосередньо платнику податків).

Кореспонденція передається адресату.

При отриманні кореспонденції в органах ДПС особисто платником податків, особа пред'являє документ що посвідчує його особу та при отримані документу (документів) проставляє підпис та дату у журналі видачі вихідної кореспонденції.

Управління внутрішньовідомчою кореспонденцією

Здійснюється отримання вхідної кореспонденції та готується завдання на виконання відповідним виконавцям. Виконавець отримує документи на виконання від підрозділу управління документами, або від керівника підрозділу з відповідною резолюцією. Вивчає наданий документ. У разі якщо документ не знаходиться в межах компетенції виконавця, то реєстраційна картка документа після розгляду документа виконавцем повертається до попередньої інстанції (керівник, інший орган ДПС) з відповідним поясненням. При створенні електронного документа підтримується технологія електронного підпису виконавця. Готовий документ реєструється згідно з затвердженими правилами реєстрації певного типу документа.

Контроль за виконанням документів

Для здійснення контролю за виконанням документів здійснюється запит на отримання інформації про стан, історію руху, виконання документа та причин невиконання документу (у разі невиконання). У запиті вказуються параметри звіту.

Звіти умовно можна розділити на дві великі групи:

• оперативні - виводяться щодня або щотижня. Основне їх призначення - одержати об'єктивну інформацію для оперативного керування;

• аналітичні - служать для аналізу загальної картини документообігу.

Дані звітів використовуються для прийняття управлінських рішень та контролю за виконанням завдань.

Контроль за виконанням робіт над документами включає:

• постановка документу на централізований, децентралізований контроль (з формуванням контрольних карток),

• зняття документу з контролю,

• облік даних про хід та результати виконання документу,

• відстеження виконання документу по суті та в установленні терміни,

• автоматичне нагадування про строки виконання (розсилка повідомлень),

• нагадування про завершення строку виконання завдання (візуальна сигналізація про документи по яких строки виконання прострочено),

• автоматичне формування статистичних даних про хід виконання документу та стану виконавської дисципліни,

• зворотній зв’язок виконавця та контролера.

Архівування

Архівування паперових документів

Згідно з описом підготовлені документи отримуються для зберігання. Визначається адреса зберігання паперових документів (визначається вільна шафа, полиця тощо) та документи за визначеною адресою зберігання розміщуються в сховищі паперових документів. До реєстраційної картки кожного документа заноситься номер пачки паперових документів та адреса зберігання.

При зберіганні документів в сховищі забезпечуються:

• умови, необхідні для зберігання документів;

• контроль за станом документів та своєчасним їх поновленням;

• організація використання документів, видача у встановленому порядку довідок, копій, витягів;

• відбір документів, їх підготовка та передача (у разі необхідності) на довгострокове зберігання.

Пошук паперових документів за запитом

Для отримання паперового документа із сховища паперових документів подається запит щодо необхідності отримання паперового документа із сховища паперових документів. За наданими атрибутами здійснюється пошук адреси зберігання необхідного документа і в разі незнаходження документа, користувачу (виконавцю) надається повідомлення про відсутність відповідного паперового документа в сховищі паперових документів. У разі знаходження документа формується та друкується замінник документа (далі - замінник).

Замінник містить:

• реквізити користувача документа (виконавець);

• ціль використання документа;

• дату вилучення.

За адресою зберігання здійснюється пошук необхідного документа та заміна вилученого документа замінником. До реєстраційної картки документа заноситься інформація про нове місцезнаходження цього документа. Після заміни паперового документа замінником здійснюється підготовка документа-відповіді про задоволення запиту та передача документа користувачу (виконавцю).

Архівування електронних документів

У залежності від стадії обробки вхідних електронних документів та документів, які створені у процесі діяльності, електронним документам присвоюється відповідний статус (наприклад: на резолюції, на виконанні, на підписі, до справи тощо). В регламентному режимі електронні документи, які мають статус документа "до справи" заносяться до сховища електронних документів. При цьому до реєстраційної картки заноситься інформація про місцезнаходження даного електронного документа.

Електронні документи, у яких термін перебування в активному стані закінчився, архівуються. Після проведення архівування до реєстраційної картки заноситься дата та час архівування, інформація про периферійний пристрій (наприклад, накопичувач на жорстких магнітних дисках, On-Line оптична стійка, CD-ROM пристрій, накопичувач на магнітній стрічці), на який здійснено архівування, місцезнаходження даного периферійного пристрою та виконавець архівування.

Пошук електронних документів

Пошук електронного документа здійснюється за сформованим користувачем (виконавцем) запитом щодо необхідності отримання електронного документа із сховища електронних документів або поточної картотеки. При цьому перевіряється права доступу відповідного користувача (виконавця) до даного типу документа та визначається адреса зберігання даного документа. В разі відсутності права доступу або вказаного документа в сховищі користувачу (виконавцю) надається повідомлення (відповідь) щодо відсутності права доступу до даного типу документа у відповідного користувача (виконавця) або відсутність даного документа в електронному архіві. В разі можливості оперативного отримання електронного документа користувачу (виконавцю) надається електронний документ, інакше здійснюється формування запиту на отримання документа з жорсткого архіву та виконавця повідомляють про необхідність вилучення електронного документа з архіву електронних документів. Після отримання запиту та проведення відповідних дій щодо надання електронного документа виконавцю (вилучення електронного документа з архіву електронних документів, надання електронного документа виконавцю) виконавцю надається електронний документ.

Предача документів на постійне зберігання

Після закінчення строків тимчасового зберігання паперових документів здійснюється експертиза їх цінності експертною комісією. До складу експертної комісії включаються фахівці служби діловодства і архівного підрозділу, досвідчені працівники інших структурних підрозділів. Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі типового, відомчих (галузевих) переліків документів, типових і примірних номенклатур справ із зазначенням строків їх зберігання шляхом поаркушного перегляду кожного документа.

Принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій здійснюються відповідно до вимог, встановлених центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та нормативними документами ДПС регулюючими данні питання.

Документи, відібрані експертизою для включення до складу Національного архівного фонду, описуються відповідно до чинних правил. Якщо експертною комісією та типовими переліками документів не встановлено цінність документа здійснюється підготовка документів до списання та знищення. На підставі рішення експертної комісії відбувається:

• підготовка переліку документів для передачі на постійне зберігання;

• підготовка переліку документів для передачі на довготривале зберігання;

• підготовка переліку документів для списання та знищення паперових документів.

При підготовці переліку документів використовують зв'язки із документами, на які є посилання в даних документах.Передача справ документів на постійне зберігання відбувається відповідно до чинних правил.

До процедури знищення документів залучаються працівники та відповідні служби, на які покладено ці обов'язки. Знищення документів відбувається у порядку, встановленому відповідними законодавчими та нормативними актами.

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!