Методичні рекомендації до лабораторної роботи 11 на тему Інформаційна технологія розв'язку задач бухобліку із використанням засобів програми 1С Підприємство, ХНТУ

Лабораторна робота 11. Інформаційна технологія розв'язку задач бухобліку із використанням засобів програми "1С: Підприємство"

Мета. Проробити на персональному комп'ютері основні питання організації автоматизованої обробки даних засобами програми "1С: Підприємство"

Короткі теоретичні відомості та завдання до лабораторних робіт

Організаційні заходи перед початком роботи

Програма «1С: Бухгалтерія» призначена для автоматизації всіх розділів обліку, підготовки первинних документів і звітності і може бути використана для підприємств будь-якого типу. Вона складається з двох частин — технологічної платформи (яка, у свою чергу, ділиться на три компоненти — бухгалтерський облік, оперативний облік і розрахунок) і прикладних рішень.

Прикладні рішення, створені на основі компонент техно- ! логічної платформи, називаються конфігураціями. Власне, конфігурація — це те, що ви бачите, коли працюєте з програмою. Саме в конфігурації створені документи, звіти, довідники, з якими ви працюєте.

Для однієї і тієї ж програми можуть бути написані різні конфігурації, що враховують особливості обліку конкретної галузі і навіть конкретного підприємства. Для написання конфігурацій програма містить засоби конфігурування.

Встановлення програми відбувається у два етапи:

• Встановлюється система «1С: Підприємство» з компонентою «Бухгалтерський облік». Це робиться за допомогою програми встановлення Зегир.ехе. При цьому створюється нова програмна група в меню Пуск/Программьі — 1С: Предприятие.

• Встановлюється конфігурація. Це — другий етап. У комплект поставки обов'язково входить конфігурація «Бухгалтерский учет для Украиньї» — типова конфігурація.

• Є конфігурації на основі кількох компонент. Такі конфігурації називають комплексними. Типова конфігурація «Бухгалтерский учет для Украинь » використовує одну компоненту — «Бухгалтерский учет».

«1С:   Бухгалтерія   7.7   для   України»   може   бути   запущена (Пуск/Программьі/1С: Предприятие) в таких режимах роботи:

• «1С: Предприятие» призначена для ведення бухгалтерського обліку. Якщо ми спеціально не обумовлюємо режим, то надалі йдеться саме про цей режим.

• Конфигуратор призначений для редагування структур даних, збереження, відновлення даних, формування списку користувачів, закріплення їхніх прав.

• Отладчик кінцевими користувачами не використовується. Призначений для налагодження програмних модулів.

• Монитор призначений для перегляду списку користувачів та історії зміни інформаційної бази. Він дозволяє побачити, коли, як і над якими документами, скільки часу працюють ваші бухгалтери, і контролювати їхню роботу.

Для створення інформаційної бази запустіть «1 С: Підприємство» в режимі Монитор з вашою робочою інформаційною базою. Виберіть меню Монитор/Журнал регистрации.

У вікні Фильтр журнала регистрации, що з'явилося, натисніть кнопку ОК. У журналі ви побачите всі дії, які виконували користувачі останнім часом.

Як й інші програми системи «1С: Підприємство», «1С: Бухгалтерія 7.7 для України» зберігає і накопичує облікову інформацію в окремому каталозі на жорсткому диску. Такий каталог називається інформаційною базою. Під час інсталяції програми створює на диску два каталоги — \1Су77\18ВЦКК і \1Су77\18ВІЖКВ. У них розміщені відповідно робоча (призначена для ведення обліку) і демонстраційна (містить демонстраційний приклад ведення обліку) інформаційні бази (див. рис. 28).

Якщо планується вести роздільний облік за кількома підприємствами, то треба створити додаткові інформаційні бази по одній на кожне підприємство. Найзручніше це робити, копіюючи вже наявні каталоги.

Файли, що містяться в каталозі інформаційної бази, можна умовно розподілити на три групи (див. табл. 43):

Тип і призначення файлів конфігурації «1 С: Підприємство»

«1 С: Підприємство» розглядає каталог інформаційної бази як єдине ціле. Оскільки структура бази даних жорстко визначається її конфігурацією, стороннє втручання (видалення або заміна файлів) — неприпустиме.

Для того щоб «1С: Підприємство» розпізнало нову інформаційну базу, її треба зареєструвати у вікні Запуск 1С: Предприятия.

Під час запуску «1 С: Бухгалтерія» пропонує вибрати режим запуску та інформаційну базу для роботи. У вікні міститься список зареєстрованих баз (дві з них — робоча і демонстраційна — реєструються під час інсталяції). Список баз, що використовуються, можна редагувати. При цьому змінюється тільки список у вікні Запуск, а не каталоги. У нижній частині вікна зазначено повний шлях до вибраної інформаційної бази.

Підключимо до програми створену нами базу. Для цього:

• натисніть кнопку Добавить;

• у вікні Регистрация информационной базьі, що з'явилося, напишіть назву нової інформаційної бази («Добро»);

• зазначте її каталог (\1Су77\ Добро), можна скористатися кнопкою Обзор.

Тепер наша інформаційна база з'явилася у вікні запуску «1 С: Підприємство».

Конфігурація «1С: Бухгалтерія 7.7 для України» передбачає також можливість ведення обліку кількох підприємств в одній інформаційній базі. Такий варіант обліку вибирають у тому випадку, якщо господарська структура складається з кількох юридичних осіб, що мають загальних постачальників і покупців і схожий вид діяльності, або всі підприємства належать одним особам. У цьому випадку можна отримувати інформацію про рух активів і зобов'язань як щодо конкретного підприємства, так і загальну інформацію щодо всіх фірм. Тепер виділимо у списку інформаційних баз рядок «Добро» і натиснемо кнопку ОК.

Під час запуску «1 С: Підприємство» може бути отримане повідомлення «Порядок сортировки, установленньїй для бази динньїх, отличается от системного» — і запуск буде припинено. У такому випадку потрібно привести їх у відповідність — або встановити регіональний (український) стандарт для систем и , або змінити кодову сторінку інформаційної бази.

Щоб встановити регіональний український стандарт, необхідно:

• у меню Пуск/Настройка/Панель управления/Язьік и стандарти вибрати закладку Регион и язьік;

•  встановити Украинский, натиснути ОК і перезавантажити комп'ютер. Після перезавантаження діятиме український стандарт, і ви можете запускати «1 С: Підприємство».

Якщо хочете зберегти російський стандарт (в основному це стосується користувачів мережних версій), то слід:

• запустити інформаційну базу в режимі Конфигуратор;

• у меню Администрирование вибрати Кодовая страница ИБ;

• вибрати  кодову  сторінку  Русский,   белорусский,  болгарский  и сербский язики, натиснути ОК;

• після цього закрити Конфигуратор і запустити ІБ у режимі «1С: Підприємство».

У програмі передбачено досить обґрунтовану і вагому систему допомоги та довідки. Одним зі способів подачі інформації для користувача є Путівник.

Розкрийте вікно Путеводитель по конфигурации. Перегляньте зміст розділів. Перейдіть у розділ Начало ведения учета. Клацніть по піктограмі Начало ведения учета. Буде викликаний Помощник заполнения констант.

Тепер «1 С: Підприємство» запуститься успішно. Якщо для цієї конфігурації  був  заведений  список  користувачів,  ви  побачите  діалог авторизації, в якому ви повинні вибрати своє ім'я і ввести пароль (або натиснути кнопку ОК, якщо пароль не встановлений). Якщо такого списку немає, то вхід у програму відбувається відразу.

Для самостійного освоєння конфігурації спеціально створений помічник — Путеводитель по конфигурации. Його вікно автоматично відкривається при першому запуску. Це довідкова система, інформація в якій структурована за ділянками обліку. Ви можете ознайомитися з:

• основними об'єктами обліку (розділ Структура конфигурации);

• початком ведення обліку (розділ Начало ведения учета);

• послідовністю введення інформації в інформаційну базу;

• способами аналізу наявної облікової інформації.

Вікно Путеводитель по конфигурации можна відкрити також за допомогою кнопки або командою Путеводитель по конфигурации меню Помощь.

Путівник дуже зручний тим, що дозволяє не тільки прочитати потрібні відомості, але й перейти безпосередньо до виконання описаних дій подвійним натисненням на піктограму, розташовану зліва вгорі кожного розділу. Так само з меню Помощь можна викликати і вікно Совет дня. Якщо ви хочете відмовитися від порад, зніміть прапорець Показьвать при запуске.

При початковому настроюванні програми слід зробити первинне настроювання програми за допомогою системи констант. Константи відповідають за узгодження між веденням обліку в програмі, прийнятої облікової політики підприємства, діючих ставок оподаткування, нормативних показників, прийнятих на підприємстві.

Настроювання програми треба починати із заповнення констант. У програмах системи «1 С: Підприємство» в константах зберігається загальна інформація   про   підприємство   і   навколишнє   середовище,   яка   рідко змінюється. Подавши певні значення констант, можна настроїти програму на ту чи іншу поведінку, тому цей етап називають первинним настроюванням програми. Відкрити список констант можна через меню Операции/Константь . Якщо поставити курсор у рядок з константою і натиснути кнопку Справка, отримаєте її опис.

Для кожної константи задають три параметри — код, най­менування (служить коментарем для користувачів) і значення константи. При введенні значень константи ви побачите кнопку вибору зі списку. Це може бути або перелік, або значення довідника (наприклад, значенням багатьох констант відповідають рядки декларації про прибутки з довідника Валові доходи/витрати).

За впливом значень констант на дії, що виконуються програмою, константи можна умовно поділити на чотири групи.

Перша група — це константи, значення яких впливають на формування проведень. їх небагато, але це, мабуть, найважливіші константи. Перемиканням значення константи Использовать счета расходов ви можете вибрати метод обліку витрат, і всі документи програми формуватимуть проведення, використовуючи або не використовуючи 8-й і 9-й клас рахунків відповідно до П(С)БО 16 «Витрати».

Ввести або відредагувати — подвійне натиснення мишею або натиснути клавішу ЕІМТЕК.

Зберегти зміни — натиснути клавішу ЕІМТЕК або кнопку Записать.

Змінити ширину стовпчика — натиснути мишею (вибрати) і перемістити в потрібне місце, перетягуючи праву межу.

Константа Метод партионного учета дозволяє вибрати метод списання запасів — реалізувати методи РІРО або середньозваженої собівартості відповідно до П(С)БО 9 «Запаси». Ви можете вибрати значення по средневзвешенной цене, і тоді під час вибуття запасу автоматично буде визначатися його середньозважена ціна, або по партиям — тоді буде вестися список партій з датою надходження і собівартістю запасу. Під час вибуття можна реалізувати метод ПРО, списуючи відповідно останні або перші партії товарів. Щоб урахувати це, константа Метод партионного учета періодична. Таку властивість можна задати константі під час конфігурування. Для періодичних констант у списку зберігається не тільки її останнє значення, але й історія — усі значення, що раніше існували, з датами їх уведення.

Встановити індивідуальні значення для робочого місця, зазначивши працівника, який відпускає товар і виписує податкові накладні.

Константа Проводку по НДС делать по налоговой накладной використовується, щоб відносити до податкового кредиту тільки суми ПДВ, за якими отримані податкові накладні.

Константа Проводки по кассе только кассовьми ордерами забороняє будь-яким документам, крім касових ордерів, робити проведення з рахунком «Каса».

Друга, найчисленніша група констант, — це константи, значеннями яких автоматично заповнюються рядки документів або значення яких використовуються як аналітика в проведеннях. У константі Единицьі измерения будуть підставлятися штуки. Якщо ж ваша фірма займається, наприклад, торгівлею нафтопродуктами, зручніше змінити значення цієї константи на л (літри).

Третя група констант — це константи-перемикачі. Вони можуть мати значення Да/Нет або 0/1, і залежно від значення виконуються або не виконуються певні дії. Наприклад, якщо константа Использовать список корректньх проводок має значення Да, то при виборі кореспондуючого рахунка буде запропоновано вибір рахунків зі списку коректних проведень. Ви можете відключити його при виборі і отримати повний план рахунків. Якщо значення цієї константи Нет — завжди буде з'являтися повний план рахунків.

До четвертої групи належать службові константи. Вони визначаються розробниками, і користувачі їх не редагують, за винятком однієї — Дата запрета редактирования. Змінюючи цю дату, ви можете заборонити доступ до вже відпрацьованих, «закритих» періодів.

Робота з періодичними константами передбачає такі дії:

1) перегляд і редагування історії значень:

- встановити курсор у рядок з новою константою;

- натиснути на панелі інструментів вікна Список констант кнопку История або натиснути клавішу Р5, або в меню Действия вибрати команду История значения;

2) зміна дати введення або значення константи:

- двічі клацнути по змінному параметру;

3) введення нового значення:

- команда Новая строка або клавіша

4) видалення запису з історії:

-  команда Удалить або клавіша ББЬ.

Якщо з «1 С: Бухгалтерією» працюють кілька осіб і для них заведено список користувачів, наприклад, у мережному варіанті може виявитися зручним настроїти деякі константи окремо для кожного з них.

Через меню Сервис/Индивидуальная настройка можна викликати список констант (тільки ті константи, які можуть бути для різних користувачів різними), що підставляються програмою автоматично у новостворені документи і елементи довідників. Наприклад, працівнику, який оформляє експортні операції, як ПДВ за замовчуванням зручно вибрати значення 0% (експорт). Якщо не використати цю настройку, будуть використані загальні значення зі списку констант.

Змінювати значення констант можна безпосередньо в списку констант, однак, якщо вам треба змінити значення багатьом (саме на початку обліку), зручно скористатися спеціальним помічником. «Помічник заповнення констант» доступний через меню Помощь/Помощник заполнения констант (ще одну можливість викликати цей помічник — через Путеводитель по конфигурации — ви побачили вище). Він дозволяє послідовно задати значення всіх констант зі списку. Користувачів більш ранніх версій конфігурації дивує, що у списку констант в явному вигляді не містяться відомості про організацію. Оскільки тепер організацій в інформаційній базі може бути кілька, щ інформація міститься в довіднику Фирмьі.

Під час роботи з програмою слід передбачити розрахунок бухгалтерських підсумків для складання звітності. До моменту складання звітності підсумки за період, у якому складаються звіти, вже повинні бути розраховані.

У процесі роботи програма автоматично підтримує в актуальному стані підсумки за поточний і всі попередні квартали. Після закінчення чергового кварталу потрібно встановити розрахунок підсумків так, щоб він включав новий квартал. Це робиться за допомогою команди Управление бухгалтерскими итогами меню Операции.

Потрібно встановити новий квартал (за умовчанням — наступний за останнім розрахованим) і натиснути кнопку Установить расчет. Повний перерахунок підсумків доводиться виконувати досить рідко, наприклад при збої в роботі програми, втраті даних або при змінах у плані рахунків. Такий перерахунок може зайняти тривалий час.

«1С: Бухгалтерія для України» розрізняє стандартні, спеціалізовані і регламентовані звіти.

Таблиця 44

Класифікація звітів програми «1С: Підприємств»

Звітність до різних фондів, податкових і статистичних органів регламентується законодавством і постійно змінюється. 11,я група звітів включається до поставки програми, але не є частиною конфігурації, а групою зовнішніх файлів. Після вибору пункту Регламентированньїе отчетьі в меню Отчетьі відкривається вікно зі списком звітів. Ці форми розробник готує щоквартально і в програмі групує за кварталами.

Натисніть кнопку Довідка. Прочитайте опис до звіту. Такою довідковою інформацією супроводжується кожний документ і звіт.

Відповідні зовнішні файли містяться в каталозі ЕхіРогтв, у підкаталозі, ім'я якого відповідає періоду звітності. КрО^З містить звітність за III квартал 2001 року.

Інформацію про останні версії конфігурації і форм звітності, а також список партнерів 1С можна знайти на сайті лулулу.іс.сот.ііа.

Форми звітності за новий квартал постачаються у вигляді файлу, що сам розархівується. Отриманий вами файл грО^З.ехе збережіть на диску (в будь-якому місці).

Для встановлення нових форм звітності потрібно:

• Відкрити меню Отчетьі, вибрати команду Регламентированньїе отчетьі.

• Натиснути кнопку Загрузить. У вікні, що з'явилося, вкажіть шлях до файлу з новими звітами.

• Натисніть кнопку Открьть. Відбудеться завантаження нових форм звітності. У папці ЕхіРогтз з'явиться папка КрОЦЗ, що містить набір файлів з розширенням *. егі;.

• У списку звітів з'явиться нова група Отчетность за З квартал 2001 года.

У новій папці серед файлів *. егі містяться два текстові файли: Иііві.гхі містить перелік звітів та інформацію про те, в якому файлі який звіт міститься. КрНівІ.гхІ включає інформацію для користувачів про останні зміни у звітах. Переглянути цей файл можна, відкривши у списку регламентованих звітів рядок «Информация для пользователей».

Усі звіти можна відкрити через меню Файл, вибравши команду Открьть.

Для того щоб почати роботу зі звітом, треба виділити його у списку і натиснути кнопку Открьть. На наступному рисунку зображено відкритий звіт про нарахування збору на обов'язкове державне пенсійне страхування.

Регламентований звіт зазвичай складається з двох частин: панелі з кнопками керування і вікна з таблицею, що являє зразок типової форми.

Кнопки в діалоговій частині допомагають виконати такі дії:

• Закрити — закрити вікно;

• Зберегти — зберегти введені дані на диску. Це дозволяє припинити роботу зі звітом без втрати введених даних. Якщо ви провадите облік за кількома підприємствами в одній інформаційній базі, дані зберігаються для кожного підприємства окремо;

• Відновити — заповнити комірки збереженими раніше даними цього звіту за цей квартал;

• Бланк — надрукувати чистий бланк звіту, який заповнюється вручну;

• Заповнити — автоматично заповнити форму на основі даних інформаційної бази за вибраний звітний період;

• Розкрити — подивитися, як розраховується поточна комірка звіту. Тут же можна зазначити підприємство, для якого готується звіт, формат виводу, а також змінити період, за який виводиться інформація (див. рис. 29).

Комірки звіту, в яких передбачено виведення числових значень, — кольорові. Жовті можна відредагувати — потрібні цифри ввести вручну. Натиснення клавіші ЕІЧТЕК або подвійне натиснення миші дозволить «увійти» і змінити їх зміст. Зелені комірки обчислюються за вбудованим алгоритмом. При відкритті форми звіту числових даних немає, після натиснення кнопки Заполнить комірки заповняться автоматично розрахо­ваними показниками.

Встановіть курсор на будь-яке біле поле і натисніть Раскрьть. Тепер деталізуйте будь-який ненульовий показник.

Автоматично розраховані показники можна розшифрувати. Встановіть курсор у потрібну комірку і натисніть кнопку Раскрьіть або клавішу Р5. Кожний показник у ній можна деталізувати далі (подвійним натисненням миші ви отримаєте стандартний звіт на вибір або журнал проведень). Деталізувати звіт можна до операції або проведень документа. Якщо виявили помилку, можете виправити проведення операції або реквізити документа, для цього попередньо відкривши його. Якщо ви змінили реквізити документа або проведення операції, його потрібно провести і знову сформувати потрібний звіт.

Якщо курсор перебуває у комірці, для якої не передбачено індивідуальної деталізації (будь-яке біле поле і деякі з кольорових полів), буде запропоновано деталізувати всі показники звіту.

Деякі звіти, наприклад, «Довідка 8ДР» і «Довідка про сумісників (Форма № 2)», передбачають редагування сформованого звіту. При відкритті такого звіту з'явиться інструментальна панель Редактор таблиць.

Можете натиснути кнопку перемикання Просмотр/Редактирование і відредагувати потрібні поля. Інші звіти не дозволяють цього зробити. Усі поля (крім жовтих) у них для редагування закриті. Але ви можете зберегти звіт у форматі таблиці *.тх1 і змінити його пізніше. Для цього слід здійснити такі дії:

• Відкрити меню Файл, команда Сохранить как (при цьому ваш звіт повинен бути сформований).

• У вікні Сохранить как вибрати формат Таблицьі (**.тх1) і зберегти звіт.

• У меню Файл командою Открьіть відкрийте щойно збережений файл. З'явилася панель Редактор таблиц, тепер можете пікети зміни. Файл у форматі *.тх1 доступний для редагування і може бути збережений у форматі Місго80й Ехсеї.

При автоматичному складанні звітності інформація, що міститься в інформаційній базі, інтерпретується вбудованими її алгоритмами. Правильність інтерпретації залежить від дотримання користувачами певних правил провадження комп'ютерного обліку. Програма «1С: Бухгалтерія для України» дозволяє я автоматичному режимі перевірити дотримання цих правил.

У списку звітів міститься обробка Технологический анализ бухгалтерского учета. Цей звіт перевіряє дотримання технології обліку — стан залишків за рахунками, структуру аналітичного обліку, коректність проведень.

Виявлені помилки не завжди означають отримання некоректного балансу, але завжди потребують уваги. Інформація у цьому звіті також може бути деталізована. Там, де курсор приймає форму лупи, ви можете зробити подвійне натиснення і потрапити у стандартний звіт, який уточнить інформацію. V випадку, наведеному на рисунку 18, вам буде запропоновано Анализ счета для рахунку 84.

Завдання 1. Створення робочої бази даних

Для одночасного ведення бухгалтерського обліку на декількох підприємствах, для навчання кількох студентів за одним комп'ютером є можливість створення кількох інформаційних баз програми «1 С: Бухгалтерія ».

Для цього запустіть програму Пуск — 1С: Предприятие 7.7. У вікні запуску   програм   1С:   Предприятие   активізуйте   інформаційну   базу «Бухгалтерский учет для Украиньї», де вказано шлях до зберігання інформаційної бази: С:/Ргодгат Ше/ 18ВІЛКК. У вікні «Інформаційні бази» натисніть кнопку Добавить. На екрані з'явиться діалог Регистрация Информационной бази.

Введіть у поле Название ім'я нової інформаційної бази (Прізвище студента).

Натисніть кнопку Путь, і на екрані з'явиться діалог Вьбор каталога.

Знайдемо папку 18ВТЛЖ, натискуємо ПКМ на дану папку і в контекстному меню обираємо функцію Копировать, далі на білому фоні вікна натискуємо ПКМ і в контекстному меню необхідно вибрати функцію Вставить. У результаті таких дій має з'явитися папка Копия 18ВІЖК. Далі перейменуємо створену папку Копия 18ВІЖК, наприклад, на Прізвище студента.

Подвійним натисканням ЛКМ на імені папки відкрийте її і натисніть кнопку Вьбрать. Діалог Вьбор каталога буде закритий, а в комірку введення Путь діалога Регистрация Информационной базь з'явиться шлях до створеної папки.

Відкрийте створену базу в режимі Конфігуратора. У меню програми Конфігуратор необхідно вибрати Администрирование/Пользователи. За допомогою піктограми «Создать новий злемент» вікна «Пользователи» (клавіші Ішегі) зареєструємо нового користувача. Для цього заповніть комірки у вікні користувача на закладці «Атрибуть »: вкажіть ім'я, повне ім'я користувача. У комірці «Рабочий каталог» створимо, а далі виберемо нову директорію (папку), в якій будуть фіксуватися дії користувача. На вкладці «Роль» виберемо Права/Администратор; Интерфейса Основной. Далі натиснути клавішу ОК і на запит про збереження відповісти ДА.

Далі запустимо новостворену базу в режимі користувача (1 С: Предприятие) і перевіримо, чи всі компоненти встановлені.

Ознайомтеся з робочим меню програми «1 С: Підприємство».

Перегляньте список довідників, констант.

Налагодження інтерфейсу програми «1 С: Підприємство» здійснюється через меню Сервис/Параметрь . До настроювань програми можна віднести інтервал перегляду документів, яке здійснюється на закладці «Журнали».

Завдання 2. Основні терміни і поняття автоматизованої форми обліку під час використання програми «1С: Бухгалтерія»

Присвоєні значення функцій рахунків:

В — можливість ведення валютного рахунку — +;

К — можливість ведення кількісного обліку — +;

З — забалансовий рахунок — +;

А — активний рахунок;

П — пасивний;

АЛ— активно-пасивний.

Субконто — це елемент аналітичного обліку, або власне аналітичний облік в автоматизованій програмі. У програмі допускається ведення трьохрівневого субконто. Кожне субконто пов'язане (визначається) із довідником.

Перед початком роботи з програмою необхідно заповнити довідники та встановити відповідні значення констант. Цей етап можна проводити через компонент «Помічника заповнення констант і довідників». Але краще настроювання констант і заповнення довідників на початковому етапі рекомендується проводити поетапно, шляхом введення основних реквізитів підприємства (фірми).

Для заповнення довідників використаємо наступні вихідні дані:

1. Елемент — Основне підприємство:

Повна   назва:    Виробничо-торгівельне   підприємство    «ДНІПРО»

Юридична адреса: 04037 Київ, пр. Корольова, 6 Поштова адреса: 04037 Київ,

Розрахунковий рахунок 26002300103

НБУ м. Києва, МФО 300001, код 20055032

Реєстраційний рахунок: № 0102555/1

Свідоцтво про реєстрацію платника ПДВ № 36456700

тел. 252-52-52     Щ

2. Довідник контрагенти

Необхідно    ввести    до    довідника    «Контрагенти»    інформацію використовуючи багаторівневу систему груп (папок):

1. Постачальники

2. Покупці

3. Засновники

3.1. Юридичні особи

3.2. Фізичні особи

Необхідно в довідник «Сотрудники» ввести (створити) такі Групи (Папки):

1. Працівники адміністрації;

2. Працівники виробництва.

Приклад вихідних даних щодо заповнення елементів Сотрудники:

ПІБ: Рубашов Володимир Петрович

Посада: директор, працює з 12.02.96

Оклад: 300/150 грн, витрати адміністративні, рах.2.

Паспортні дані: ВМ № 012365, виданий 01.03.98 Печерським УМВС

Податкові дані: інд. код 1234567890, Печерська ДПА, м. Києва

Адреса: 00054 Київ-54, вул. Щорса, 2, кв. 101

Телефон: 212-21-21

ТЕМА 13 ОБЛІК ВИТРАТ НА ОПЛАТУ ПРАЦІ

Загальні положення автоматизації обліку витрат на оплату праці.

Етапи нарахування оплати праці.

Аналіз інформації про оплату праці.

Загальні положення автоматизації обліку витрат на оплату праці

Працівникам підприємства заробітна плата має нараховуватись відповідно до затверджених норм виробітку і розцінок, місячних окладів за фактично відпрацьований час, а також прийнятих положень про преміювання і норми оплати. З іншого боку, витрати на оплату праці (разом із витратами на обов'язкові внески до страхових фондів) мають бути, відповідно до П(С)БО 16, враховані в складі собівартості.

Для розрахунку заробітної плати на підприємствах зі складною системою оплати праці зазвичай використовують спеціалізовані програми, наприклад, «1 С: Зарплата і Кадри для України». Для організацій з невеликою кількістю працівників, де застосовується погодинна оплата (посадові оклади), для обліку заробітної плати можна використати можливості типової конфігурації «1 С: Бухгалтерія для України».

Облік витрат з оплати праці в програмі організовано відповідно до Інструкції № 291. Він ведеться на рахунку 66, за кредитом якого відображаються нарахування заробітної плати; а за дебетом — виплати, а також суми утриманих податків, зборів та інших утримань. Аналітичний облік на рахунку 66 ведеться в розрізі персоналу («Працівники») і періодів (« Місяць нарахування »).

Для нашого завдання розглядатимемо роботу швейного підприємства «Добро». На ньому є п'ять працівників, яким ми нарахуємо і виплатимо заробітну плату за листопад 2001 р. Початкові дані наведено в таблиці 45.

Таблиця 45

Початкові дані для нарахування заробітної плати

Етапи нарахування оплати праці

Облік бухгалтерських операцій з нарахування і виплати заробітної плати в програмі «1 С: Бухгалтерія для України» відбувається в кілька етапів.

Етап 1. Заповнення довідників

При нарахуванні заробітної плати використовується інформація з таких довідників (меню Справочники, сотрудники, видь затрат). Зручніше, щоб вони були заповнені до початку роботи з документами нарахування і виплати зарплати.

Побудова довідника може бути різною. Однорівневий довідник є простим списком елементів. Зазвичай структура довідника «Працівники» відповідає структурі підприємства.

Внесемо інформацію про наших працівників. Для формування на підприємстві «Добро» однорівневого довідника Сотрудники, відкрийте довідник Сотрудники (меню Справочники/Сотрудники) і натисніть клавішу ПЧ8 (або виберіть кнопку «Новьій злемент»). Ви побачите елемент довідника Сотрудники, який має чотири закладки: Общие, Данньїе по ЗП, Паспортнье даннье, Налоговье даннье.

На рис. 30 наведена закладка Даннье по ЗП для працівника Адасюка (для інших працівників заповнюється аналогічно).

Поле Количество льгот заповнюється для працівників, які мають право на зменшення сукупного оподатковуваного доходу на суми в розмірі 5, 10 або 15 нмдг. У цьому полі треба поставити числа, відповідно 4, 9, 14 (тобто кількість нмдг, на які додатково зменшується сукупний оподатковуваний дохід таких працівників понад 1 нмдг, вже включений у шкалу розрахунку прибуткового податку для кожного громадянина). У полі Количество детей зазначається кількість дітей віком до 16 років. Основне місце роботи працівника зазначається в реквізиті Основной на закладці Общие.

Якщо на вашому підприємстві облік витрат організований з використанням рахунків класу 9, на закладці Общие заповніть реквізит Счет затрат. Тут вибирають рахунок 23, 91, 92 або 93, на який буде відносна заробітна плата працівника.

Підприємства, на яких облік організований з використанням 8-го класу рахунків (або 8-го і 9-го класів), цей реквізит ні заповнюють.

А ось реквізит Вид затрат обов'язковий — це аналітичний об'єкт, на який, відповідно до П(С)БО 16 «Витрати» та облікової політики підприємства, будуть віднесені витрати на заробітну плату. Відповідно до облікової політики підприємства «Добро», зарплату директора і бухгалтера відносять на адміністративні витрати/зарплату адміністративного апарату; конструктора-технолога — на загальновиробничі витрати; зарплата інших працівників — це прямі виробничі витрати/зарплата виробничого персоналу.

У реквізиті Вид деятельности зазначається вид діяльності, на який будуть відноситися витрати на зарплату відповідного працівника. Якщо на підприємстві не ведеться розмежування видів діяльності, слід вибирати Общая. Якщо облік організований у розрізі видів діяльності, треба зазначити, до якого виду діяльності відноситимуть зарплату того чи іншого працівника.

Внесіть у довідник Сотрудники докладну інформацію про всіх працівників, у тому числі інформацію про їхні паспортні дані та ідентифікаційні номери.

У багаторівневому довіднику (така властивість задається довіднику під час  конфігурування)  елементи  об'єднані  в  групи.   Такими  групами  є підрозділи і відділи, а кінцеві елементи — це, власне, працівники. Якщо працівників на підприємстві небагато, зручно використовувати однорівневий довідник. Однак його завжди можна перетворити на багаторівневий. Для того щоб перетворити довідник Сотрудники підприємства «Добро» на бага­торівневий, відкрийте його і додайте нові групи, наприклад «Швейний цех» і «Адміністрація», натиснувши клавіші СТКЬ 4- К

Перенесіть рядки з даними директора і бухгалтера в групу «Адміністрація», інших працівників — у групу «Швейний цех». Для цього виділіть у списку праворуч елемент, який буде переноситися, а зліва — групу, куди його слід перенести. Після цього натисніть кнопку «Перенести в групу». Тепер довідник Сотрудники ТзОВ «Добро» має ієрархічну структуру.

Відкрийте довідник Сотрудники. Вимкніть режим Иерархический список. Виберіть у меню Действия/Сортировка. У підменю, що відкрилося, виберіть По наименованию.

У довіднику можливий «швидкий пошук» потрібної вам людини. Для цього відкрийте довідник Сотрудники і вимкніть режим Иерархический список. Встановіть покажчик на будь-який запис у колонці Наименование. Наберіть перші букви прізвища «Бабич». Курсор буде встановлений на потрібне прізвище. Якщо знов увімкнути режим Иерархический список, ви потрапите в групу, де міститься вибрана вами особа. Режим «швидкого пошуку» особливо часто використовується при роботі з великими багаторівневими довідниками, наприклад Номенклатура або Контрагенти.

Інші довідники, що розглядаються в даному випадку вже заповнені розробниками програми.

Довідник Видь затрат має дворівневу структуру і постачається заповненим відповідно до П(С)БО 16 «Витрати».

Кожен елемент містить найменування статті витрат і бухгалтерський рахунок, як об'єкт аналітики рахунків класу 8, на який наприкінці місяця списуватимуться суми витрат за цією статтею (якщо на підприємстві застосовуються тільки рахунки класу 8, то рахунок можна не заповнювати).

Під час конфігурування цей довідник оголошений трирівневим, але залежно від завдань аналізу витрат, що стоять перед вашим підприємством, ви можете створювати інше групування витрат.

Довідник Валовьіе доходьі/расходьі постачається заповненим згідно із Законом про прибуток. Його структурі відповідає статтям Декларації про прибуток. Така організація дозволяє вести облік валових доходів і витрат на позабалансовому рахунку і надалі складати звіт «Декларація про прибуток».

Довідник Налоги и отчисления постачається заповненим для загальної системи оподаткування і включає застосовувані ставки податків і зборів та галузі їх застосування. Податки, що стосуються розрахунку зарплати, зібрані в групах «Налоги и отчисления с фонда з/п» і «Налоги и отчисления по з/п с сотрудников».

У довіднику Налоги и отчисления відкрийте групу Налоги и отчисления по з/п сотрудников/Соцстрах, на случай врем, нетрудоспособности сотрудника.

Підприємствам, що сплачують єдиний податок, потрібно встановити в групі Налоги и отчисления с фонда з/п цього довідника нульові ставки нарахувань на фонд оплати праці (крім нарахувань страхування на випадок тимчасової непрацездатності і страхування від нещасного випадку на виробництві) з дати переходу на сплату єдиного податку. Оскільки ставки податків і відрахувань є періодичними реквізитами, тобто зберігають історію змін значень по датах, програма «знає», коли й які ставки діяли.

Етап 2. Нарахування зарплати

Для нарахування працівникам заробітної плати передбачений документ через меню Документьі/Зарплата. Документ може вводитися и кількох режимах (визначається реквізитом Вид виплати): Аванс, Ввод начальних остатков і Основная заработная плата.

Режим Аванс призначений для формування відомості нарахування авансу (Форма П-53). Передбачено автоматичне заповнення суми авансу з реквізиту Аванс довідника Сотрудники. Сума авансу доступна для коригування вручну. Бухгалтерських проведень ця дія не формує.

Зверніть увагу: при отриманні коштів на виплату авансу мають бути сплачені збори на обов'язкове державне пенсійне страхування і на обов'язкове соціальне страхування, в тому числі збір на обов'язкове соціальне страхування на випадок безробіття. Нараховані вони будуть при розрахунку в режимі Основная заработная плата.

Режим Ввод начальних остатков призначений для введення початкового сальдо за розрахунками з оплати праці. Для коректного автоматичного формування регламентованого звіту «Форма 8-ДР» сальдо вноситься за кожний місяць попереднього періоду окремим документом «Начисление ЗП». При цьому відстежується рух заборгованості по розрахунках з персоналом в розрізі місяця. Якщо внести всю заборгованість, що накопичилася по заробітній платі одним документом, «Форма 8-ДР» не буде автоматично формуватися коректно доти, доки вся внесеним таким чином заборгованість не буде погашена.

У режимі Основная заработная плата документ «Начисление ЗП» розраховує для кожного працівника величину заробітної заробітної плати, суму податку фізичних осіб, утримання до Пенсійного фонду і Фонду обов'язкового страхування на випадок безробіття, формує нарахування на фонд оплати праці і розраховує комунальний податок. У цьому режимі формуються проведення бухгалтерської операції нарахування заробітної плати.

Форма документа містить такі кнопки:

Провести — генерує проводки без закриття документа.

Заполнить — таблична частина заповнюється даними про працівників підприємства; у графі Начислено проставляється сума окладу, визначена в довіднику Сотрудники пропорційно до відпрацьованого часу. Цю суму також можна коригувати вручну. Суму додаткових нарахувань (відпускні, що припадають на місяць розрахунку, лікарняні, матеріальну допомогу) вносять до відповідних граф табличної частини документа.

Печать — можна сформувати і надрукувати такі форми:

• розрахунково-платіжна відомість (форма П-49);

• платіжна відомість (форма П-53);

• розрахункові листки;

• зведення відрахувань до фондів.

Друковані форми заповнюються українською мовою і відповідають наказу № 144 Міністерства статистики України.

Рассчитать — розрахунок сум основних утримань відповідно до їх ставок, поданих у довіднику Налоги и отчисления. Після натиснення кнопки в графах «Начислено», «Удержано», «К виплате» відобразяться суми нарахувань, утримань і сума до виплати. На рис. 110 наведено екранну форму документа в режимі Основная з/п.

У документі автоматично розраховуються суми нарахувань та утримань відповідно до чинних ставок.

При натисканні кнопки Провести або ОК створений нами документ «Начисление ЗП» сформує бухгалтерську операцію нарахування заробітної плати. Нарахована заробітна плата розподіляється за субрахунками 81-го рахунка відповідно до вимог Інструкції № 291. Комунальний податок розраховується за зазначеною середньосписковою чисельністю і списується на рахунок, зазначений у закладці Дополнительние документа «Начисление зарплати».

Проведення, сформовані документом, ви можете побачити, натиснувши кнопку проведень у вікні документа. Те ж можна зробити в журналі Зарплата (Журнальї/Зарплата), натиснувши таку ж кнопку або кнопку Печать движений.

До валових витрат, що потрапляють у рядок Ж16 «Оплата праці» додатка «Ж» Декларації про прибуток, відносять виплати за окладами, відпускні і допомогу з тимчасової непрацездатності, виплачені за рахунок підприємства (у нашому прикладі: 2079,00 + + 280,00 + 182,00).

До валових витрат, що потрапляють у рядок Ж21 «Виплати на обов'язкове соціальне страхування», віднесено тільки нарахування на виплати за окладами і лікарняними листками [(2079,00 + 280,00) х 37%]. Хоча виплати матеріальної допомоги (мається на увазі оподатковувана матеріальна допомога) входять у базу обкладання зборами на обов'язкове страхування, їх не відносять до валових витрат і, отже, не відносять до валових витрат нарахування.

Ви можете легко пересвідчитися у правильності нарахованих сум. Наведена далі таблиця 46 показує, як документом «Начисление ЗП» визначається база для розрахунку необхідних нарахувань і утримань: до Фонду обов'язкового державного пенсійного страхування [32,3% і 1% (2%)]; до Фонду обов'язкового соціального страхування [2,5% і 0,25% (0,5%)]; обов'язкового соціального страхування на випадок безробіття (2,5% і 0,5%); страхування від нещасного випадку на виробництві — залежно від класу ризику підприємства.

Також у таблиці показано включення/невключення нарахованих сум до валових витрат.

Крім обов'язкових утримань, податків і зборів, із заробітної ] плати працівників можуть утримуватися інші суми. Ці утримання, що здійснюються за бажанням працівників (погашення отриманих позичок, вартість куплених у підприємства товарів, внески з добровільного страхування) та утримання, що здійснюються на підставі виконавчих документів. Найпоширеніші — суми завданого підприємству матеріального збитку й аліменти на утримання неповнолітніх дітей. Більшість з цих утримань мають регулярний характер для підприємства, але документами типової конфігурації вони не передбачені. Для них доцільно створити типову операцію.

Напишемо таку операцію для найбільш поширеного випадку — аліментів. Нам слід на підставі виконавчого листа щомісяця утримувати з Адасюка В. С 25% заробітку на користь Адасюк А. А. на утримання неповнолітньої дитини.

1. У меню Операции виберіть пункт Типовьіе операции. Відкриється вікно зі списком, який наразі пустий.

2. Натисніть клавішу ГК8 і введіть назву типової операції — «Утримання аліментів Адасюк».

3. Закрийте редагування клавішею ЕКТЕК. У результаті в списку з'явилася операція з такою назвою.

4. Подвійним натисненням або кнопкою на панелі вікна викликається Шаблон типовой операции. Візуально він складається з двох частин —
нижньої (ділянки реквізитів типової операції) і верхньої (ділянки правил,
якими описується заповнення цих реквізитів).

Шаблон типової операції:

• обраний реквізит;

• назва обраного реквізиту;

• формула обчислення обраного реквізиту вбудованою мовою;

• підказка щодо заповнення реквізиту;

• реквізити, що мають постійне значення.

Змініть типову операцію так, щоб, крім аліментів з Адасю-ка В. С, утримувати 25% і з Бабича А. В. Для цього аналогічно введіть друге проведення. Формула суми утримання повинна мати вигляд:

БИ.СКК(«661»,,,Пров(2).Дебет.Субконто(1),Пров(1).Дебет.Субконто(2) ))*0.25.

5. Натиснемо клавішу ГК8 і почнемо вводити проведення. Введемо рахунок дебету — 661, перше субконто дебету — Адасюк В.С. Ці елементи у нас матимуть постійне значення, їх можна ввести безпосередньо в комірку. Друге субконто дебету — це місяць нарахування заробітної плати, з якої утримуються аліменти. Документ «Начисление ЗП» визначає його як початок місяця нарахування заробітної плати. З огляду на те, що типову операцію ми збираємося вводити відразу після документа Начисление ЗП, введемо в поле Формула у верхній частині вікна НачМесяца(РабочаяДата()). Така формула поверне нам дату 01.11.01, якщо дата введення типової операції (робоча дата) — будь-яке число листопада.

У поле Подсказка введіть, наприклад, «визначення місяцц нарахування аліментів» або іншу підказку, що визначає для вас роботу формули. Далі вводиться рахунок кредиту — 3771 і субконто кредиту — Адасюк А. А. (внесіть його у довідник 1 Контрагенти).

6. Перейдемо до поля Сумма. Визначимо суму проведення⁷⁴ У нашому випадку це 25% від суми до видачі. Введемо в полі Формула (БИ. СКК («661», Пров (1). Дебет. Субконто(І), Пров(1). Дебет. Субконто(2)))*0.25. Під час роботи цієї формули ми спочатку одержуємо суму, що належить Адасюку В. С. до сплати в листопаді (кредитове сальдо за 661-м рахунком (згорнуте, тобто суму до видачі), за субконто, зазначеним у дебеті проведення 1 (тобто Адасюк В. С. і 01.11.01). Множимо її на 0,25 й одержуємо суму аліментів. Для побудови формул ви можете скористатися синтаксичним помічником, натиснувши кнопку на панелі інструментів вікна. Формули помічника зручно згруповані, наведена вище міститься в розділі Бухгалтерские итоги/Остатки и обороти. Далі заповніть поле фирма, виберіть фірму, де працює працівник (у нас вона одна — «Добро»). Тепер можна натиснути ОК — шаблон готовий, і ми можемо ним користуватися.

Уведемо типову операцію «Утримання аліментів».

1. Виберіть Операции/Типовье операции.

2. Натисніть кнопку на панелі списку операцій (або Действия/Ввести типовую). З'явиться вікно, у заголовку якого відображається назва типової операції, у наступному рядку видається підказка, які дані слід вводити в це поле. Відповідно, текст підказки змінюється при переміщенні курсору. Ви бачите, що в типовій операції всі реквізити і сума вже заповнені (для більш універсальних операцій буде заповнена частина реквізитів). Можете пересвідчитися, що сума аліментів обчислена правильно (799,14 х 0,25 = 199,79).

3. Натисніть ОК. Аліменти утримано. Програмою сформовано відповідну операцію.

Подібним же чином ви можете створити ти поп І оііі'імщп для інших регулярних утримань з працівників. Формули ти мои их операцій з прикладами застосування описані в розділі «Типові операції» книги «1С: Підприємство 7.7. Посібник користувача».

Етап 3. Виплата заробітної плати

Для оформлення виплати працівникам заробітної плати передбачено документ Виплата ЗП, який можна ввести через меню Документьі/Зарплата/Вьіплата ЗП. Він призначений для оформлення видачі заробітної плати. Формується цей документ за визначений місяць і дозволяє виплатити відсоток від нарахованої заробітної плати. Документ створює необхідні проведення і друковану форму платіжної відомості (форма П-53).

Документ має три режими роботи, аналогічних документу «Начисление ЗП», що визначаються реквізитом Вид вьплать . При виборі режимів Аванс і Внесение остатков пропонується заповнити табличну частину на підставі одного з документів Начисление ЗП, введених у такому ж режимі в обраному (у реквізиті Период) періоді виплати зарплати. У режимі Основная з/п таблична частина заповнюється поточним сальдо взаєморозрахунків за кожним працівником.

Оформимо   виплату   заробітної   плати   працівникам   документом «Вьплата ЗП» (меню Документь /Зарплата/Вьплата ЗП).

При натисканні кнопки Заполнить вона заповнюється поточними сальдо за кожним працівником. Зверніть увагу, що сума до видачі Адасюку В. С. враховує утримані аліменти (799,14 - 199,79). Після натискання кнопки Печать буде сформована платіжна відомість (форма П-53). Під час проведення (кнопка ОК) створюється бухгалтерська операція виплати заробітної плати з каси підприємства.

Щоб документ формував бухгалтерські проведення, константа Проводки по кассе только кассовьми ордерами повинна мати значення Нет. Для коректного формування касової книги на суму виплаченої заробітної плати має бути зроблений видатковий касовий ордер, у якому слід зазначити реквізит Только зарегистрировать.

Якщо зарплата виплачується за кілька місяців, варто сформувати кілька документів, обравши період, за який вона виплачується. Якщо ви виплачуєте заробітну плату вроздріб, слід вибирати відсоток виплати і формувати кілька документів за один період. Документи Вьплата ЗП зберігаються в журналі Зарплата.

Аналіз інформації про оплату праці

Загальну інформацію про стан розрахунків з оплати праці переглядають в Оборотно-сальдовой ведомости. Кредитовий оборот рахунка 661 показує суму нарахованої заробітної плати, дебетовий — суми виплат і утримань.

Конкретизувати цю інформацію дозволяє Анализ счета 661, що містить синтетичну інформацію про стан заборгованості за розрахунками з персоналом за обраний період. У цьому звіті зазначають суму виплаченої заробітної плати, утриманих аліментів, прибуткового податку, утримань на соціальне страхування, лікарняних і загальну суму, віднесену на рахунок витрат.

Одержати аналітичний розріз цієї інформації дозволяє звіт Аналіз рахунка по субконто, інші звіти для аналізу інформації із заробітної плати використовуються рідко. На підставі введених даних про оплату праці формуються такі звіти (Отчетьі/Регламентированньїе) :

• Форма 8-ДР;

• Розрахункова відомість щодо коштів фонду державного соціального страхування;

• Розрахункова відомість про нарахування і перерахування зборів на обов'язкове соціальне страхування на випадок безробіття;

• Звіт про нарахування збору на обов'язкове державне пенсійне страхування й інших надходжень та витрачання коштів Пенсійного фонду.

Відображати витрати підприємства, у тому числі й витрати на оплату праці, можна трьома способами — з використанням рахунків класу 8 (малими і неприбутковими підприємствами), з використанням рахунків класу 9 і з використанням рахунків класів 8 і 9. Оскільки в бухгалтерії, що ведеться на комп'ютері, використання класів рахунків 8 і 9 не становить технічних труднощів, але дозволяє одержати максимальну інформацію для Звіту про фінансові результати, то найкраще організувати облік з використанням 8-го і 9-го класів рахунків. Така схема показана на рис . 31.

Розподіл витрат і закриття рахунків організується ті прикінці періоду документом Финансовье результать , різні режими роботи якого дозволяють організувати облік із заото суванням рахунків тільки класу 8, тільки класу 9 або із застояу ванням одночасно рахунків 8-го і 9-го класів.

Контрольні питання

1. На якому етапі облікової роботи допускається введенні інформації в довідники?

2. Для яких цілей використовується дерево груп, розміщені у вікні довідника?

3. Чи можна у формі документа виконати сортування рядкіі табличної частини документа? Якщо так, то за якими реквізи­тами?

4. Які функції реалізуються за допомогою об'єкта програми «Документ»?

5. Чи можна з його допомогою роздрукувати доку­мент?

6. Чи зміняться підсумки, якщо стосовно документа, що створив проведення, виконати операцію «Сделать непроведен-нмм»? Що відбудеться з його проведеннями?

7. При виході з режиму коригування раніше проведеного документа було виконано відмову від його повторного проведення. Які будуть наслідки таких дій?

8. Чи передбачений режим копіювання при введенні типової операції? Які операції можна брати за зразок для копіювання при введенні типової операції?

9. Як виконується сортування елементів ієрархічного довідника?

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!