1. На вкладці "Таблицы" двічі клацніть на імені таблиці "Описание наборов", щоб відкрити її.

2. Натисніть кнопку "Новая запись" в нижній частині таблиці, щоб перейти до нового запису.

Курсор переміститься в поле "Набор" нового запису в кінці таблиці.

Чорний трикутник в полі маркера показує, який запис обраний в даний момент.

Поле "Набор" містить стрілку, направлену вниз, і є полем підстановки, що дозволяє усунути помилки при введенні. Це можливо за рахунок  вибору одного з варіантів замість введення назви набору з клавіатури.

3. У поле "Наборы" клацніть на стрілці вниз.

4. Прокрутіть список і виберіть "Набор для гурмана".

У поле “Наборы” з'явиться «Набор для гурмана». Поле підстановки дозволяє вам вибрати назву набору з таблиці "Наборы", в яку ви додали «Набор для гурмана» в попередній вправі.

5. Натисніть клавішу TAB, щоб перейти до поля "Фрукты".

У стовпці, що містить маркери виділення запису, з'явиться зображення олівця. Це означає, що поточний запис ще не збережений. Поле "Фрукты" також є полем підстановки, що набуває значень за допомогою запиту.

6. З списку поля "Фрукты" виберіть значення «Черимойа, Свежие» і натисніть TAB.

Курсор переміститься в поле "Количество".

7. Введіть “2” і натисніть TAB.

Тепер доданий вами запис збережений (зображення олівця зникло з поля маркера виділення запису) і новий запис готова до введення інформації.

Тепер вам потрібно ввести дані про фрукти, що залишилися,  щоб отримати повний опис нового набору.

8. Встановіть курсор в поле "Набор" (якщо він там не знаходиться) і натисніть на клавіатурі клавішу Н (російська буква Н).

Перша можлива назва, що починається з «Н», буде автоматично введена в таблицю. У цьому випадку це «Набор для гурмана».

Якби були інші назви на букву «Н», вам, можливо, був потрібен би після «Н» ввести другу букву потрібного слова. Access 97 автоматично намагається поповнити введене значення до правильного значення поля.

9. Завершіть введення цього запису, додавши в поле "Фрукты" значення «красный банан, свежие» і в поле "Количество" значення “2”.

 Ви можете на клавіатурі натиснути клавішу "Р" (російська буква Р), щоб ввести  «красный банан, свежие» в поле "Фрукты".

10. При введенні в поле "Набор" наступного запису натисніть клавіші CTRL+ ' і потім TAB.

Поєднання клавіш CTRL+ ' (апостроф) копіює вміст сусідньої зверху клітинки. Ви можете застосовувати цей спосіб в будь-якому місці будь-якої таблиці.

11. Закінчіть введення складових «Набора для гурмана» відповідно до приведеної на початку цієї вправи запискою.

12. Закрийте таблицю "Описание наборов".

Щоб знищити запис, клацніть в полі маркера виділення і натисніть клавішу DELETE.

Редагування даних в таблиці

Відділ маркетингу попросив вас змінити опис набору «Рог изобилия». Замість слів «вкусных и полезных» вас просять вставити «сочных и свежих».

Якщо ви користувалися іншими програмами Microsoft, такими як Word або Excel, то могли помітити, що редагування тексту в Access 97 проводиться аналогічним способом і полягає у знищенні непотрібних слів (або символів) і додаванні необхідних. Для заміни слова потрібно виділити його подвійним натисненням і набрати нове слово.

1. Відкрийте таблицю "Наборы".

2. У записі, відповідному набору «Рог изобилия», клацніть в поле "Опис".

3. Перетягуючи покажчик миші, виділіть «вкусных и полезных ».

4. Введіть «сочных и свежих».

5. Клацніть в якому-небудь полі іншого запису, щоб зберегти зроблені зміни і закрийте таблицю "Наборы". Щоб відмінити зміни виберіть в меню команду "Правка" "Восстановить запись".

Лабораторна робота № 3

Тема: Пошук певних записів і їх угрупування за допомогою сортування, пошуку і фільтрації

Теоретичні моменти: Сортування записів є основним, перевіреним часом методом організації даних, і. Access дозволяє легко сортувати дані в будь-яких таблицях і запитах. У режимі таблиці ви можете провести сортування по різних полях, щоб спростити використання вашої інформації для різних цілей. Ви також можете відсортувати дані в режимі форми, щоб вони з'являлися в формі у відповідному вашим вимогам порядку.

Щоб знайти групу записів, що задовольняють загальній умові відбору, застосовується фільтр. Оскільки фільтр дозволяє знайти групу записів, потрібно використати його в режимі таблиці. Ви можете фільтрувати таблиці, запити або форми.

Сортування записів по текстовому полю

Необхідно дізнатися, скільки фруктів в кожній категорії. Самий швидкий спосіб отримати цю інформацію полягає у відкритті таблиці "Фрукты", сортуванні записів по полю "Категория" і їх перегляді.

Хід роботи

1. Перевірте, щоб у вікні бази даних була відкрита вкладка "Таблицы" (або перейдіть на неї).

2. Двічі клацніть на імені таблиці "Фрукты". Відкриється таблиця "Фрукты", показана на малюнку.

Таблиця відсортована по полю "Код фрукта".

3. Клацніть в будь-якому осередку поля "Категория".

4. На панелі інструментів натисніть кнопку "Сортирование по возрастанию".

Записи відсортовані по зростанню в алфавітному порядку (А-Я) значень поля "Категория".

Тепер можна полічити кількість записів в кожній категорії.

Сортування записів по числовому полю

Фрукти мають найбільшу і найменшу вартість. Таблиця в даний момент відсортована по полю "Категория", але вам треба відсортувати її по вартості, від більшої до меншої.

1. Клацніть в будь-якому осередку поля "Стоимость".

2. На панелі інструментів натисніть кнопку "Сортирование по убыванию ".

Записи в таблиці тепер відсортовані по убуванню (10-1) значень числового поля "Стоимость", як показано на малюнку.

Ви можете переглянути перший запис, щоб знайти самі дорогі фрукти (вартістю 18 р. за кілограм), і останній запис, щоб знайти самі дешеві фрукти   вартістю 1,20 р. за кілограм.

3. Закрийте таблицю "Фрукты".

4. На питання «Сохранить изменение макета или структуры...» відповідь "Нет".

Пошук певного запису можна проводити як в режимі таблиці, так і в режимі форми. Здійснемо пошук в режимі форми. Процедура пошуку в режимі таблиці нічим не відрізняється від пошуку в режимі форми; крім того, не має значення, проводиться пошук в таблиці, формі або запиті.

Пошук запису

Треба знати повну адресу, щоб частина прізвища замовника починалась на «Клес» 1. Виберіть вкладку "Формы", потім двічі клацніть на імені форми "Покупатели".

2. Клацніть в поле "Фамилия" (поле, що відображає прізвище клієнта).

3. На панелі інструментів натисніть кнопку "Найти".

З'явиться вікно діалогу "Поиск в поле";.

4. У поле "Пример" введіть "Клес".

5. Клацніть на стрілці вниз поля "Совпадение".

Якби вам було відоме прізвище, то слід би з списку поля "Совпадение"  вибрати "Поле полностью".

6. У списку, що з'явився виберіть "С начала поля".

7. Натисніть кнопку "Найти".

У формі з'явиться адреса Ігоря Клесевича.

8. Щоб пересвідчитися, що це саме той покупець, якого ви шукаєте, натисніть кнопку "Найти дальше".

Ви побачите повідомлення, що інформує про те, що таблиця не містить інших прізвищ, що починаються з «Клес». Отже, необхідна адреса знайдена

9. Натисніть кнопку "Закрыть" у вікні діалогу "Поиск в поле".

10. Закрийте форму "Покупатели".

Використання фільтра для пошуку груп записей

фільтрація записів

Потрібні відомості про те, які сушені фрукти включені в набори. Ви скористаєтеся фільтрацією форми "Фрукты" в режимі таблиці. Умовою відбору буде значення «Сушеные» поля "Категория".

1. На вкладці "Формы" двічі клацніть на імені форми "Фрукты".

Відкриється форма "Фрукты" (вона відсортована в алфавітному порядку по назві фрукти).

2. На панелі інструментів натисніть стрілку вниз на кнопці "Вид".

3. Виберіть в списку "Режим таблицы".

Форма "Фрукты" перемкнеться в режим таблиці.

4. Перетягніть нижній правий кут вікна, що з'явилося,  щоб зробити його більшим.

Форма "Фрукты" схожа на таблицю "Фрукты", оскільки вона отримує дані з цієї таблиці. Однак форма відображає тільки чотири поля початкової таблиці. Тому в режимі таблиці ви також бачите тільки ці чотири поля.

Умовою відбору, яка буде використовуватися при фільтрації, є поле "Категория", що містить значення «Сушеные». Застосуйте фільтр

Можна скористатися кнопкою "Поиск", щоб знайти в таблиці інформацію про сушені фрукти.

5. Клацніть в будь-якій клітинці поля "Категория", що містить значення «Сушеные».

6. На панелі інструментів натисніть кнопку "Фільтр по выделенному".

Всі записи, що мають в поле "Категория" значення «Сушеные», відобразяться в таблиці, а інші будуть приховані.

Область управління внизу вікна таблиці повідомляє, що записи відфільтровані,.

Щоб провести фільтрацію, результатом якої були б записи з інформацією про всі фрукти, крім сушених, ви можете клацнути правою кнопкою миші в будь-якій клітинці поля "Категория", після чого вибрати "Исключить выделенное" з меню, що з'явилося.

Фільтрація записів по одній умові “ИЛИ” або іншій

Потрібен список наборів із зацукрованими фрукти і фрукти в шоколаді.

Щоб знайти необхідну інформацію, ви створите фільтр, який буде відбирати записи, що задовольняють одній умові відбору “ИЛИ” або іншій. У цьому випадку вам потрібні записи, що містять в поле "Категория" значення «Сушеные» або «В шоколаде».

Після застосування фільтра кнопка "Использование фильтра" стає кнопкою "Удалить фильтр". Коли ж фільтр видалений, відбувається зворотний процес.

1. На панелі інструментів натисніть кнопку "Удалить фильтр".

Фільтр видалений, і ви знову бачите всі записи таблиці "Фрукты".

2. На панелі управління натисніть кнопку "Изменить фильтр".

форма в режимі таблиці буде замінена на вікно "Фрукты": фільтр.

3. Якщо вікно, що з'явилося містить які-небудь записи, натисніть на панелі інструментів кнопку "Очистить бланк".

Всі умови відбору, які могли залишитися від попереднього фільтра, будуть видалені.

4. Виберіть вкладку "Найти" в нижній частині вікна.

5. У поле "Категория" клацніть на стрілці вниз.

6. Виберіть значення "В шоколаде".

7. У нижній частині вікна перейдіть на вкладку “ИЛИ”.

8. У поле "Категория" клацніть на стрілці вниз і виберіть значення "Засахаренные".

Ще одна вкладка “ИЛИ” була автоматично додана на випадок, якщо ви захочете додати ще одну  “ИЛИ-умову” до вашого фільтра.

9. На панелі управління натисніть кнопку "Использование фильтра".

Фильтр  відібрав записи з даними про зацукровані фрукти і фрукти в шоколаді

Лабораторна робота № 4

Тема: Створення нових таблиць бази даних, визначати поля таблиці і змінювати їх визначення, а також встановлювати зв'язки між ними.

Теоретичні моменти:

Таблиці є сховищем інформації в базі даних і що кожна таблиця складається із записів, що містять інформацію на одну тему (про фрукти, набори або покупців). Зв'язки між таблицями примушують базу даних працювати, оскільки дані окремих таблиць можна обробляти різними способами для отримання потрібної відповіді. Зверніть увагу на особливості типу даних "Счетчик". Саме ці моменти можуть викликати у вас труднощі

Створення нової таблиці Створення таблиці за допомогою майстра таблиць.

Створити нову таблицю в базі даних за допомогою майстра таблиць. Аналогічно майстру створення бази даних, майстер таблиць задасть вам серію питань і використовує ваші відповіді для створення нової таблиці. Майстер таблиць дозволяє створювати таблиці просто і швидко, але, як і майстер створення баз даних, він виконує свою роботу за кулисами, і хоч ви можете відразу користуватися новою таблицею, буде потрібний деякий час, щоб зрозуміти її структуру і зв'язати з іншими таблицями.

Створення таблиць в режимі конструктора

Ми знайомилися тільки з двома простими і швидкими способами створення таблиць: за допомогою майстра таблиць і в режимі таблиці. Але іноді простіше створити нову таблицю старим способом   в режимі конструктора.

Інформація про постачальника кожного вигляду фрукти, повинна включати ім'я представника фірми кожного постачальника і його контактний телефон.

Хід роботи

1. На вкладці таблиці натисніть кнопку "Создать". З'явиться вікно діалогу "Новая таблица".

2. У вікні діалогу "Новая таблица" двічі клацніть на рядку "Мастер таблиц".

Майстер таблиць почне роботу, і з'явиться вікно першого кроку роботи майстра.

3. Пересвідчіться, що встановлений перемикач "Деловое использование" (під списком "Примеры таблиц").

4. Прокрутіть список "Примеры  таблиц" вниз і виберіть "Поставщики".

У списку "Примеры полей" будуть перераховані типові поля для таблиці "Поставщики". Ви можете використати таку кількість полів, яка необхідна.

5. У списку "Примеры полей" двічі клацніть на імені поля "Код Поставщика". Поле "Код Поставщика" буде додане до списку "Поля новой таблицы".

6. Двічі клацніть на іменах полів "Название Поставщика", "Обращаться К" і "НомерТелефона", щоб додати їх в список полів нової таблиці.

7. Натисніть кнопку "Дальше" ->

З'явиться вікно другого кроку роботи майстра. Назва "Поставщики", цілком підходить.

8.. Натисніть кнопку "Дальше" >.

З'явиться вікно третього кроку роботи майстра: пропонуючи вам зв'язати таблицю, що створюється з тими, що вже є в базі даних "Фрукты".

9. Натисніть кнопку "Дальше" >.

З'явиться вікно четвертого кроку роботи майстра: "Непосредственное введенние данных в таблицу установленным".

10. Натисніть кнопку "Готово".

Поля. Властивості полів Майстер таблиць створив нову таблицю, але, оскільки вся пророблена робота була прихована від вас, Кращий  переглянути властивості полів, які містять типи даних, формати і маски введення, підписи і ключі і зрозуміти хоч би основні властивості полів, оскільки вони впливають на зв'язки з іншими таблицями і на введення даних. Атрибути полів включають в себе всі характеристики і властивості полів, такі як тип даних, формат, що використовується при відображенні інформації, ім'я поля і підпис (заголовок стовпця значень поля таблиці).

1. На панелі управління натисніть кнопку "Вид".

Встановиться режим конструктора таблиці

2. Клацніть в будь-якому місці поля "Код Поставщика".

Поле "Код Поставщика" має тип даних "Счетчик", що означає, що Access буде привласнювати новий номер кожного запису, що вводиться і зберігати його в цьому полі., Це гарантує, що всі записи будуть мати різне значення в полі "Код Поставщика".

Поле "Описание" призначено для зберігання ваших зауважень.

3. У рядку з ім'ям поля "Код Поставщика" в поле "Описание" введіть Access привласнює послідовні значення цьому полю.

4. У рядку з ім'ям поля "Номер Телефона" клацніть в стовпці "Тип данных".

Вкладка "Общие" в нижній частині екрана відобразить додаткові відомості про поле "Номер Телефона".

5. На вкладці "Общие" клацніть в поле "Размер поля".

Інформація про властивість "Размер поля" відобразиться праворуч від вкладки "Общие". У цьому випадку розмір даних, що вводяться в полі "Номер Телефона" не може перевищувати 30 символів.

Властивість "Маска" введення визначає формат даних, що вводяться,  полегшуюче і частково контролююче введення інформації в поле.

Властивість "Подпись"   це заголовок поля, який буде використовуватися в таблицях і формах. Підпис може містити пропуски і легше сприймається при відображенні, чому ім'я поля. Підпис не обов'язково повинен нагадувати ім'я поля, але відповідні іменам полів підписи спрощують процес роботи з базою даних. (Запам'ятайте, підписи не те ж саме, що імена. Access розпізнає і використовує імена полів, в той час як користувач бачить підписи полів в таблиці.)

Таблиця "Постачальники"  відкрита в режимі таблиці. Поле "Код поставщика" нового запису виділено, і введений вами опис «Access привласнює послідовні значення цьому полю» відображається в інформаційному рядку.

1. Натисніть клавішу TAB, щоб перемістити курсор в поле "Название".

2. Введіть "Северо-восточные фрукты і орехи".

3. Натисніть клавішу TAB.

Введена вами назва ширше, ніж стовпець, так що ви не зможете побачити його цілком.

4. Наведіть покажчик на межу між заголовками стовпців "Название" і "Обращаться к".

5. Двічі клацніть, коли покажчик перетвориться в двонаправленну стрілку. Ширина стовпця “Название” збільшиться на розмір введених даних.

6. Введіть ім'я представника: Максим Зверятко.

7. Введіть номер телефону: (415)555-1221.

Вам непотрібно вводити дужки або тире; маска введення для поля вставить їх автоматично.

8. Введіть ще два записи:

Екзотические фрукты          Евгения Павлова (213)555-8798

Садовый кооператив     Тарас Мирошник (818)555-1235

9. Закрийте таблицю "Поставщики".

10. Збережіть зміни макета таблиці.

Створення поля підстановки

Ви вводили назви фрукти в таблицю "Описание наборов" за допомогою вибору з списку. Поле підстановки набуло можливих значень з таблиці "Фрукты", що дозволило спростити введення даних. Тепер ми створюємо поле підстановки шляхом додавання поля підстановки в таблицю "Фрукты" для реалізації можливості вибору назв постачальників з таблиці "Поставщики". Використання поля підстановки забезпечує вибір назв з списку замість безпосереднього набору на клавіатурі, що прискорює процес введення і гарантує правильність написання даних.

1. На вкладці "Таблицы" клацніть на імені "Фрукты".

2. Натисніть кнопку "Конструктор".

3. У стовпці "Імя поля" клацніть в першому вільному осередку під клітинкою "Стоимость".

4. Введіть "Поставщик".

5. Натисніть на клавіатурі клавішу TAB.

Вікно таблиці буде виглядати точно так, як показане на вищенаведеній ілюстрації.

6. У стовпці "Тип данных" клацніть на стрілці вниз поруч з виділеним написом "Текстовый".

7. Виберіть в списку, що з'явився "Мастер подстановок".

Майстер підстановок почне свою роботу, і на екрані з'явиться вікно першого кроку роботи майстра.

8. Натисніть кнопку "Дальше" >.

З'явиться вікно другого кроку роботи майстра.

9. У списку таблиць клацніть на імені "Поставщики", потім натисніть кнопку "Дальше"

З'явиться вікно третього кроку роботи майстра

10. Двічі клацніть на заголовку стовпця "Название Поставщика".

11. Натисніть, кнопку Дальше >.

З'явиться вікно четвертого кроку роботи майстра.

12. Двічі клацніть на правому кордоні заголовка стовпця "Название Поставщика".

Стовпець збільшить свою ширину, і ви зможете побачити значення цілком.

13. Натисніть кнопку Дальше >.

З'явиться вікно п'ятого кроку роботи майстра. Введіть "Поставщик" замість назви поля підстановки, що пропонується.

14. Натисніть кнопку "Готово".

15. З'явиться вікно діалогу, яке пропонує вам зберегти таблицю. Кнопка "Так".

16. Натисніть клавішу TAB.

17. У поле "Описание" введіть "Выберите название поставщика".

Важливо, що підстановки, що зберігаються в поле дані мають тип, відповідний типу поля "Код Поставщика" таблиці "Поставщики". Це дозволяє пов'язаним таблицям правильно працювати.

18. Закрийте таблицю "Фрукты". Збережіть її.

Перевірка поля підстановки

1. На вкладці "Таблицы" двічі клацніть на імені "Фрукты". Відкриється таблиця "Фрукты"

2. Клацніть в поле "Поставщик первой записи”.

3. Клацніть на стрілці, що з'явилася вниз і виберіть “Северо-восточные фрукты...”

Назва постачальника «Северо-восточные фрукты и орехи» буде введено в полі.

Якщо назва постачальника не вмістилася в стовпці, потрібно збільшити його ширину, перетягнувши заголовок стовпця “Поставщик” (або двічі клацнувши на правому кордоні заголовка

4. Введіть назви “Екзотические фрукты”

Поле підстановки забезпечує простій і точне введення даних.

5. Закрийте таблицю “Фрукты”.

6. Якщо ви збільшували ширину стовпця “Поставщик”, натисніть кнопку “Да”, щоб зберегти зміни макета таблиці.

Зв'язки між таблицями

Раніше майстер підстановки створив зв'язок між таблицею “Фрукты” і новою таблицею “Поставщики”, що дозволяє вибирати значення з таблиці “Поставщики” і зберігати їх в таблиці “Фрукты”.

Зв'язок просто з'єднує дві таблиці. Використовуючи зв'язок, створюються запити, одержуючі дані з двох або більшого числа таблиць (звідси і взялося назва «реляційна база даних»). Наприклад, встановивши зв'язок між таблицями “Фрукты” і “Поставщики”, можна створити звіт, що містить імена і телефони представників постачальників кожного сорту зацукрованих фруктів, що використовуються в наборах. Зв'язки об'єднують дані, що відносяться один до одного з різних таблиць.

Лічильник і відповідність типів даних

Для скріплення таблиць велике значення має поняття відповідності типів даних: щоб зв'язати дві таблиці, ті, що об'єднуються поля повинні мати відповідні типи даних (можливо, однакові, а можливо, і немає). У зв'язку з особливостями типу “Счетчик” виникають деякі складності, коли одне з полів має цей тип даних.

Лічильник є числовим полем, розміром довге ціле, числа не повторються. Лічильник хороший вибір типу даних для поля “Код” або ключового поля, оскільки гарантується, що кожний запис буде однозначно визначатися значенням цього поля (число, привласнене як значення полю типу “Счетчик”, ніколи не повторюється в цьому полі).

Оскільки значення поля типу “Счетчик” привласнюються автоматично, ви не можете створити зв'язок, що об'єднує два поля типу “Счетчик”. Якби це було можливе, Access намагався б привласнити кожному з полів своє значення, що викликало б нескінченний конфлікт. Однак є прийом, що дозволяє уникнути подібної проблеми: коли ви об'єднуєте два поля при створенні зв'язку, вони повинні мати відповідні (але не обов'язково однакові) типи даних, і єдиний тип даних, відповідний типу “Счетчик-Числовой”, розміром довге ціле.

Усього є три типи зв'язків (відносин): один-до-одного, багато до одного і один-до-багатьох. Відношення один-до-одного, при якому кожному запису в таблиці зіставляється рівне один запис в пов'язаній таблиці, зустрічається рідко, оскільки в такому випадку дані звичайно зберігаються в одній таблиці. Однак іноді розумно застосовувати відношення один-до-одного між двома таблицями; наприклад, в одній таблиці ви зберігаєте загальнодоступну інформацію про співробітників (ім'я, відділ, начальник), а в пов'язаній таблиці, доступ до якої обмежений, приватну інформацію, таку як адреса, телефон і платня.

Відношення один-до-багатьох зустрічається частіше за інших. Приклад такого відношення   зв'язок між таблицями “Фрукты” і “Поставщики”: кожний вигляд фрукти має тільки одного постачальника, але кожний постачальник постачає декілька видів фрукти.

Відношення багато-до-багатьох також зустрічається досить часто. Кожна з таблиць може мати декілька значень в іншій таблиці. Відношення багато-до-багатьох чим трохи більш складне, тому відкладемо його обговорення на кінець цього заняття. Перш ніж розбиратися з більш складним поняттям відношення багато-до-багатьох чим, вам треба як слід освоїти принцип роботи відношення багато-до-багатьох.

При відношенні один-до-багатьох  таблиця, що знаходиться на стороні віднотношення «один» називається головною (що адресується) таблицею. Таблиця на стороні відношення «багато» називається зовнішньої (що адресує),

Зв'язки між таблицями створюються, віддаляються і наочно зображають у вікні “Схема данных”.

Створення і знищення зв'язків меж, таблицями.

1. На панелі інструментів натисніть кнопку “Схема данных.

2. Клацніть правою кнопкою у вікні “Схема данных.

3. Виберіть “Добавить таблицу”.

Відкриється вікно діалогу “Добавление таблицы”.

4. У вікні діалогу “Добавление таблицы” двічі клацніть на імені “Фрукты”.

5. Двічі клацніть на імені таблиці “Поставщики”.

Таблиці “Фрукты” і “Поставщики” з'являться у вікні “Схема данных” у вигляді списків полів кожної таблиці. Між цими таблицями встановлений зв'язок один-до-багатьох чим, створена в одній з попередніх вправ майстром підстановки. Зв'язок зображається лінією, що з'єднує таблиці. Лінія з'єднує поля “Код Поставщика” обох таблиць.

 6. У вікні діалогу “Добавление таблицы” натисніть кнопку “Закрыть”.

Якщо не всі поля таблиці видно, перетягніть нижню межу таблиці вниз, щоб побачити її.

7. Клацніть правою кнопкою на лінії зв'язку.  Виберіть “Уничтожить” в меню, що з'явилося.

9. Натисніть кнопку “Да” у вікні, що з'явилося із запитом підтвердження знищення зв'язку.

Лінія зникне; таблиці більше не пов'язані. Тепер створимо зв'язок наново.

10. Наведіть покажчик на полі “Код Поставщика” таблиці “Поставщики”.

11. Перетягніть його на полі “Код Поставщика” таблиці “Фрукты”.

З'явиться вікно діалогу “Связи”. Пересвідчіться, що в ньому вказані правильні поля.

12. У вікні діалогу “Связи” натисніть кнопку “Создать”.

Таблиці знову пов'язані, на що вказує лінія зв'язку між ними.

Відношення багато-до-багатьох

Відносини багато-до-багатьох між таблицями зустрічаються досить часто і вимагають створення третьої, так званої зв'язуючої, таблиці. Хорошим прикладом відношення багато-до-багатьох є відносини між таблицями “Наборы” і “Фрукты”: кожний набір може містити різні фрукти і кожний вигляд фрукти використовується у безлічі різних наборів.

Таблиці не можуть бути безпосередньо пов'язані між собою відношенням. Відношення багато-до-багатьох розбивається на два відношення один-до-багатьох за допомогою зв'язуючої таблиці; кожна з початкових таблиць зв'язується відношенням один-до-багатьох  зі зв'язуючою таблицею.

Розпізнаємо відношення багато-до-багатьох  у вікні “Схема данных”.

1. На панелі інструментів натисніть кнопку “Очистить макет”.

2. Вікно “Схема данных” очиститься.

3. Клацніть правою кнопкою у вікні “Схема данных”.

4. Виберіть “Добавить таблицу”.

З'явиться вікно діалогу “Добавление  таблицы”.

1. Двічі клацніть на іменах “Фрукты”, “Описание наборов” і “Наборы”.
2. Закрийте вікно діалогу “Добавление таблицы”.

Три таблиці і зв'язки між ними з'являться у вікні “Схема данных”.

Таблиця “Описание наборов” називається зв'язуючою таблицею, тому що вона існує для забезпечення зв'язку між таблицями “Фрукты” і “Наборы”. Зв'язуюча таблиця містить ключові поля обох таблиць, що зв'язуються і поле “Количество”, що містить інформацію про кількість даного вигляду фрукти в певному наборі.

У таблиці “Описание наборов” кожний вид фруктів і кожний набір повторюються декілька разів, але кожна пара, що зустрічається в цій таблиці набір/вид фруктів з'являється тільки один раз. Два ключових поля даної таблиці єдиним образом визначають кожний запис.

Використовуючи зв'язуючу таблицю, яка об'єднує таблиці “Фрукты” і “Наборы”, можна дізнатися, які набори містять певний вид фруктів, які фрукти містяться в певному наборі, або знайти, які набори містять,  свіжі персики, відкривши таблицю “Описание наборов” і застосувавши  фільтр, що виділяє записи, що містять «Персики Свежие» в стовпці “Фрукты”.

7. Закрийте вікно “Схема данных”.

8. Натисніть кнопку “Да” для збереження змін.

Створення відношення багато-до-багатьох

Зараз ви створите таблицю на пустому місці, почавши з чистого листа; самостійно додасте і визначите її поля.

Щоб зберігати повну інформацію про кожне замовлення, зв'яжіть таблиці “Заказы” (містить інформацію про покупців і їх замовлення) і “Наборы” ( назви наборів і їх ціни).

Дані таблиці потрібно зв'язати відношенням багато-до-багатьох   один набір може бути включений в різні замовлення і в одне замовлення можуть входити різні набори.

Вам зажадається створити зв'язуючу таблицю, яка повинна містити як поле “Код заказа”, так і поле “Код набора”, щоб зв'язати таблиці “Заказы” і “Наборы”, і поле “Количество” для зберігання інформації про те, скільки яких наборів включено в дане замовлення.

Створення зв'язуючої таблиці

Створюємо зв'язуючу таблицю в режимі таблиці. Потім додаємо поля, ввівши імена полів і декілька записів в пусту таблицю. Зв'язуюча таблиця повинна включати поле “Код заказа”, відповідне полю “Код заказа” таблиці “Заказ”, поле “Код набора”, відповідне полю “Код набора” таблиці “Наборы”, і поле “Количество”, в якому будуть зберігатися цілі числа.

У таблиці “Заказы” в режимі конструктора, видно, що поле “Код заказа” має тип “Счетчик”, який завжди має розмір довгого цілого; таким чином, поле “Код заказа” зв'язуючої таблиці повинен мати числовий тип і розмір довгого цілого.

Поля двох таблиць, що зв'язуються повинні мати відповідні один одному типи даних (наприклад, обидва текстові), але «відповідні» не обов'язково означає «однакові». Проблема з'являється, коли поля коду двох таблиць зв'язуються між собою, оскільки в головній таблиці поле коду часто має тип “Счетчик” і розмір довгого цілого. Відповідне поле, що зв'язується не може мати тип “Счетчик” внаслідок особливостей цього типу; воно повинно мати числовий тип даних і розмір довгого цілого.

Відкрийте таблицю “Наборы” в режимі конструктора, то побачите, що поле “Код набора” має текстовий тип даних; відповідно поле “Код набора” таблиці, що створюється також повинно мати текстовий тип даних.

Тепер, можна створювати зв'язуючу таблицю.

1. На вкладці “Таблицы” натисніть кнопку “Создать”. З'явиться вікно діалогу “Новая таблица”.

2. У вікні діалогу “Новая таблица” двічі клацніть на рядку “Режим таблицы”.

Пуста таблиця, що має 20 стовпців і 30 рядків.

3. Двічі клацніть на заголовку стовпця “ПолеЧ”.

4. Введіть “Код заказа”.

5. Натисніть клавішу ENTER.

Перше поле таблиці тепер називається “Код заказа”. Ім'я поля може бути до 64 символів довжиною, включаючи пропуски і розділові знаки;  однак воно не може містити точку (.), окличний знак (!), зворотний апостроф З) або квадратні дужки ([]).

6. Змініть назву другого поля на “Код набора”.

7. Змініть назву третього поля на “Количество”.

8. Введіть наступний зразок запису (ви можете стерти цей запис пізніше):

“Код заказа”:      1         “Код набора”:    хххххх     “Количество”:     1

 9. Збережіть запис, клацнувши в будь-якій клітинці, що відноситься до іншого запису.

10. На панелі інструментів натисніть кнопку “Сохранить”.

П. Як ім'я таблиці введіть “Пункти заказов”.

12. Натисніть кнопку ОК.

13. У вікні діалогу запропоновано створити ключове поле

Таблиця збережена, і зайві стовпці і рядки видалені.

14. На панелі інструментів натисніть кнопку “Вид”.

Встановиться режим конструктора таблиці

15. Перевірте тип даних і розмір поля “Код заказа”.

Тип даних - числовий, розмір - довге ціле, так що поле відповідає полю “Код заказа” таблиці “Заказы” і між ними може бути створений зв'язок (запам'ятайте, тип “Счетчик” відповідає числовому типу і розміру довгого цілого). Поле “Код набора” має текстовий тип даних, що відповідає полю “Код набора” таблиці “Наборы”.

16 Виділіть  поля “Код заказа” і “Код набора”.

17. На панелі інструментів натисніть кнопку “Ключевое поле”.

Обидва поля встановлені як ключові; разом вони єдиним образом визначають кожний запис таблиці.

19. Збережіть таблицю, коли вам буде запропоновано.

20. Виділіть запис, в який ви ввели зразки даних.

21. Натисніть клавішу DELETE.

22. Підтвердіть знищення, натиснувши кнопку “Да”.

23. Закрийте таблицю “Пункты заказа”.

Створення відношення багато -до-багатьох

1. На панелі інструментів натисніть кнопку “Схема данных.”

З'явиться вікно “Схема данных”.

2. На панелі інструментів натисніть кнопку “Очистить макет”.

3. Клацніть правою кнопкою у вікні “Схема данных” і виберіть “Добавить таблицу”.

4. Додайте таблиці “Заказы”, “Пункты заказа” і “Наборы” у вікно “Схема данных”.

5. Закрийте вікно діалогу “Добавление таблицы”.

Тепер треба створити відношення один-до-багатьох між таблицею “Наборы” і таблицею “Пункты заказов” (таблиця “Наборы” є головною, тобто знаходиться з боку відношення «один»).

6. Укажіть на поле “Код набора” таблиці “Наборы”.

7. Перетягніть його на поле “Код набора” таблиці “Пункты заказа”. З'явиться показане на малюнку вікно діалогу “Связь”.

8. У вікні діалогу “Связи” вибрані потрібні поля. Натисніть кнопку “Создать”. Між полями “Код набора” з'явиться лінія зв'язку.

9. Створіть зв'язок між полями “Код заказа” (перетягніть поле “Код заказа” з таблиці “Заказы” на поле “Код заказа таблиці “Пункты заказа”).

10. Закрийте вікно “Схема данных”.

11. Натисніть кнопку “Да”.

Лабораторна робота № 5

Тема: Створення запитів.

Запит - це вимога на отримання певної інформації. Запити дозволяють зосередити увагу саме на тих даних, які потрібні для рішення поточної задачі.

Теоретичні моменти: Використовуючи запити, можна перевіряти дані будь-яким чином, який ви можите представити. Можна відібрати таблиці, поля і записи, що містять необхідні для перегляду, підведення підсумків або використання в обчисленнях дані; відсортувати їх; створити звіти і форми для відображення вказаної вами інформації і навіть створити діаграми для наочного представлення даних.

Таблиця служить основою для запиту, записи відбираються  при роботі фільтра, але перевага використання запиту полягає в тому, що при застосуванні фільтра відображаються всі поля відібраних записів, в той час як при створенні запиту ви можете указати, які саме поля відібраних записів відображати.

Результат запиту називається вибіркою. Вибірка не зберігається у вашій базі даних (і, отже, не займає місця на жорсткому диску); вона створюється наново кожний раз при виконанні запиту і знищується при його закритті. Це дозволяє не тільки зекономити місце на жорсткому диску, але і бути упевненим в тому, що ваш запит відображає поточний стан справ.

Використання майстра для створення запитів

Часто буває простіше створити запит з самого початку самостійно, крім того, ви будете знати, як влаштований запит, що згодиться при необхідності змінити його. Якщо ж вам зажадається створити більш складний запит, який, наприклад, буде шукати значення, що повторюються,  обов'язково скористайтеся майстром запитів особливо для створення перехресних запитів для відображення результатів у вигляді перехресної таблиці. Однак спочатку ви навчитеся створювати прості запити самостійно.

Вибір інформації

Потрібно вирішити, яка інформація є необхідною; потім визначити, в яких таблицях вона зберігається. Можливо,  ви захочете переглянути список покупців з Саратова або знайти загальну кількість покупців в кожному місті або країні. Всі необхідні дані знаходяться в таблиці “Покупатели”, і запит, який потрібно створювати в цьому випадку, буде заснований на єдиній таблиці.

З іншого боку, щоб дізнатися, скільки наборів повинне бути відправлено в Тамбов, необхідно скористатися даними з таблиць “Покупатели” (містить інформацію про місто покупця), “Заказы” (містить інформацію про відповідність номерів замовлень покупцям) і “Пункты заказов” (містить дані про те, скільки яких наборів входить в початкове замовлення).

Щоб витягнути інформацію з декількох таблиць, вони повинні бути пов'язані. При створенні зв'язку для виконання запиту вам зовсім не обов'язково встановлювати у вікні Схема даних постійні відносини між таблицями. Таблиці, які будуть використовуватися в запиті, можуть бути пов'язані тільки на час виконання запиту   цю операцію ви проробите при створенні запитів в нижчеприведений пунктах.

Створення найпростішого запиту. Запит на основі однієї таблиці

Потрібний список покупців по містах., тільки ім'я покупця і місто. Потрібно витягнути цю інформацію з таблиці “Покупатели”.

Хід роботи

1. На вкладці “Запросы” натисніть кнопку “Создать”.

З'явиться вікно діалогу “Новый запрос”.

2. У вікні діалогу “Новый запрос” двічі клацніть на рядку “Конструкто”р.

З'явиться вікно нового запиту і вікно діалогу “Добавление таблицы”.

3. У вікні діалогу “Добавление таблиц” двічі клацніть на імені таблиці “Покупатели”.

4. Закрийте вікно діалогу,

Таблиця “Покупатели” (список її полів) з'явиться у вікні запиту.

5. У таблиці двічі клацніть на імені поля “Фамилия”. Поле “Фамилия” додано в бланк запиту.

6. Двічі клацніть на іменах полів “Имя” і “Город”, щоб також додати їх в бланк запиту. (Вам зажадається прокрутити список вниз, щоб знайти ім'я поля “Город”.)

7. На панелі інструментів натисніть кнопку “Сохранить”.

8. Як ім'я запиту введіть: “Покупатели по городам”. Тепер ви зможете виконати запит.

Виконання запиту           

1. На панелі інструментів натисніть кнопку “Вид”.

Запит перемкнеться в режим таблиці.

Записи відображаються в тому порядку, в якому вони були введені в таблицю “Покупатели”, але це незручне, щоб зробити результат більш придатним до використання, вам потрібно відсортувати його.

2. Клацніть в будь-якому осередку поля “Фамилия”.

3. На панелі інструментів натисніть кнопку “Сортировка по возрастанию”.

Тепер список відсортований по прізвищах, але, можливо, краще відсортувати його по назвах міст.

4. Клацніть в будь-якому осередку поля “Город”.

5. На панелі інструментів натисніть кнопку “Сортировка по возрастанию” .

Тепер список відсортований по містах.

6. Закрийте вікно запиту, збережіть його.

Додавання умов відбору в запит

Умова відбору - це правило, або фільтр, вказуюче Access, які саме записи необхідні. Потрібні тільки записи про покупців з Москви і Санкт-Петербурга. Встановіть у вашому запиті умову, що дозволяє обмежити записи у вибірці тільки записами про покупців з цих міст.

1. На вкладці “Запросы”виберіть “Покупатели по городам”.

2. Натисніть кнопку “Конструктор”.

Запит “Покупатели” по містах відкриється в режимі конструктора.

Встановіть умову для пошуку покупців з Москви або Санкт-Петербурга в поле “Город”.

3. У клітинці на перетині рядка “Условие отбора” і стовпця “Город” введіть Москва.

4. У сусідній знизу осередку (рядок “Або”) введіть Санкт-Петербург.

5. Клацніть в іншому осередку.

Коли ви клацнете в іншому осередку, введена вами умова буде взята в лапки. Ваш запит повинен виглядати так, як показано на вищенаведеному малюнку.

6. На панелі інструментів натисніть кнопку “Вид”.

Запит перемкнеться в режим таблиці.

Вибірка буде відображати тільки записи про покупців з Москви або Санкт-Петербурга.

Сортування, проведене раніше, зникло після установки нових умов відбору, але ви можете знову відсортувати дані.

7. Закрийте запит і збережіть зміни.

Сортування запиту

Встановити порядок сортування при створенні запиту, вибірка буде відсортована правильно можна незалежно від того, як будуть змінюватися умови відбору і більш ніж по одному полю. Наприклад, відсортувати запит “Покупатели” по містах по місту і потім по прізвищу для покупців з одного міста.

1. Відкрийте запит “Покупатели” по містах в режимі конструктора.

2. У бланку запиту клацніть в осередку на перетині рядка “Сортировка” і стовпця  “Город”.

3. Клацніть на стрілці вниз.

4. Виберіть сортування “По возрастанию”.

Результати запиту будуть тепер відсортовані по місту, але ви можете також відсортувати їх по прізвищу.

5. Наведіть покажчик на верхній кордон стовпця “Город” і клацніть, коли покажчик перетвориться у вертикальну стрілку.

Поле “Город” виділено.

6. Укажіть на заголовок стовпця “Город”.

7. Перетягніть стовпець в ліву частину бланка запиту.

8. У клітинці “Сортировка” стовпця “Фамилия” виберіть “По возрастанию”

9. Перемкніться в режим таблиці.

Вибірка тепер відсортована по місту, а записи, відповідні одному місту, відсортовані по прізвищу.

Однак коли ви перемістили поле “Город” в режимі конструктора, це спричинило переміщення даного поля і у вибірці. Щоб поля не мінялися місцями у вибірці, поверніть їх на місце, виконавши приведені нижче інструкції.

10. У режимі таблиці встановите покажчик на заголовок стовпця “Город”.

11. Клацніть, коли покажчик стане стрілкою, направленою вниз. Стовпець тепер виділений.

12. Укажіть на заголовок виділеного стовпця.

13. Перетягніть його праворуч від стовпця “Фамилия”.

Тепер вибірка виглядає так, як вам треба, хоч в режимі конструктора поля розташовані в іншому порядку.

14.Закрийте запит і збережіть зміни.

Настройка запитів

Ви навчилися встановлювати умови відбору для витягання з таблиці тільки потрібних записів, але кожний раз при зміні умови вам доведеться відкривати запит в режимі конструктора і встановлювати нові умови відбору. Якщо ви часто змінюєте умови (наприклад, при відборі покупців з різних міст), то потрібно створити запит з параметрами, який буде запитувати параметри кожний раз при його відкритті. Все, що вам залишиться зробити,   ввести потрібне значення параметра, і вибірка відобразить необхідні записи. Запити з параметрами можуть знаходити все, що можливо визначити за допомогою умов відбору, наприклад замовлення, зроблені в березні, сушені фрукти або покупців з Мінусинська. Параметричні запити більш прийнятні для відбору потрібних записів при роботі користувачів, мало знайомих з Access.

Створення запиту з параметрами

Замість того щоб змінювати умови відбору в режимі конструктора кожний раз при отриманні списку покупців з іншого міста, ви можете перетворити ваш запит в запит з параметрами, який при відкритті буде запитувати назву міста.

Після перетворення запиту “Покупатели” по містах в запит з  параметрами, можна самостійно використати ваш запит для отримання списку покупців з певного міста.

1. Відкрийте запит “Покупатели” по містах в режимі конструктора.

2. Знищіть встановлену для поля “Город” умову відбору.

3. Замість нього введіть [Введіть назву міста].

Не забудьте квадратні дужки!

Кожний раз при виконанні запиту буде з'являтися вікно діалогу, що запитує назву міста; введене значення буде використовуватися як умова відбору.

1. На панелі інструментів натисніть кнопку “Вид”.
2. З'явиться вікно діалогу
3. Введіть Магнітогорськ і натисніть кнопку ОК.
4. На екрані з'явиться вибірка, що містить записи про покупців з Магнітогорська.
5. Закрийте запит і збережіть зміни.
6. Відкрийте запит і введіть Тамбов у вікні діалогу, що з'явилося;  потім натисніть на клавіатурі клавішу ENTER.

Запит відкриється, і ви побачите список покупців з Тамбова.

      10. Закрийте запит “Покупатели” по містах.

Виконання обчислень в запиті

Запити можуть не тільки відбирати записи, що задовольняють певним умовам, але і виробляти обчислення, використовуючи дані цих записів. Наприклад, ви можете дізнатися, скільки замовлень отримано з кожного міста і скільки грошей за них сплачено або загальну вартість кожного набору з урахуванням податку і доставки.

Щоб зробити обчислення, в запит необхідно додати додаткові поля, що обчисляються,  значення яких розраховуються на базі значень інших полів запиту.

Cтворіть запит, заснований на двох таблицях, для підведення підсумків і обчислення збільшених на 10 процентів цін на набори. Потім створіть перехресний запит, який дозволить показати кількість різних фрукти в кожному наборі і перевірити, чи немає переважання якого-небудь вигляду фрукти.

Створення двотабличного запиту

Потрібен список покупців з вказівкою дати останнє замовлення, зробленє кожним з них. Щоб підготувати необхідну інформацію, ви створите запит, заснований на таблицях “Покупатели” і “Заказы”.

Треба встановити тимчасові відносини між таблицями “Покупатели” і “Заказы”. Це можливе, оскільки обидві таблиці містять поле “Код” покупця відповідних один одному типів: в таблиці “Покупатели” -  тип даних “Счетчик”, а в таблиці “Заказы”  числовий тип даних і розмір довгого цілого.

1. На вкладці “Запросы” натисніть кнопку “Создать”. З'явиться вікно діалогу “Новый запрос”.

2. У вікні діалогу “Новый запрос” двічі клацніть на рядку “Конструктор.”. З'явиться вікно нового запиту і вікно діалогу “Добавление таблицы”.

3. У вікні “Добавление таблицы” двічі клацніть на імені таблиці “Покупатели”, а потім на імені “Заказы”.,    

4. Закрийте вікно діалогу.

Таблиці “Покупатели” і “Заказы” додані у вікно запиту. Обидві таблиці мають поле “Код покупателя”; зв'яжіть таблиці, використовуючи це поле.

5. Встановіть покажчик на заголовку “Код покупателя” таблиці “Покупатели”.

6. Перетягніть цей заголовок на заголовок “Код покупателя” таблиці “Заказы”. Між початковими полями з'явиться лінія зв'язку.

Щоб знищити зв'язок або лінію зв'язку, клацніть на ній і натисніть клавішу DELETE.

Цей запит буде призначений для створення списку імен і дат замовлень.

1. Двічі клацніть на рядку “Имя” таблиці “Покупатели”.
2. Двічі клацніть на рядку “Фамилия” таблиці “Покупатели”.
3. Двічі клацніть на рядку “Дата заказа” таблиці “Заказы”

                  Три поля додані в бланк запиту, як показано на малюнку.

1. Перемкніться в режим таблиці (натисніть кнопку “Вид” на панелі інструментів).

Вибірка відобразить список всіх пар покупець/дата замовлення.

Можна покращити зовнішній вигляд  об'єднавши поля “Имя” і ”Фамилия” в одному стовпці. Це називається конкатенацією, однією з операцій Access.

1. Перемкніться в режим конструктора.

2. У бланку запиту клацніть на заголовку стовпця “Имя”, щоб виділити його.

3. Натисніть клавішу DELETE.

Стовпець “Имя” тепер видалений з бланка запиту.

4. У стовпець “Фамилия” введіть “Покупатели”: [Покупатели].  [Имя] &» «& [Покупатели]. [Фамилия].

Частина вираження до двокрапки, тобто “Покупатель”, означає заголовок, який буде даний стовпцю. Імена полів взяті в квадратні дужки і повинні бути написані без помилок. Знак «&» (амперсанд) - це математичний оператор, що об'єднує два поля і пропуск. Не забудьте ввести пропуск між лапки, інакше ім'я і прізвище покупців сполучаться.

Збільшіть ширину стовпця, якщо це необхідне, перетягнувши його праву межу.

5. Перемкніться в режим таблиці.

Збережіть запит під ім'ям “Даты заказов”.

Умова відбору по даті замовлення

Наприклад:   замовлення відповідні датам не раніше 15 листопада

1. Перемкніть запит “Даты заказов” в режим конструктора.

2. У клітинку умови відбору поля “Дата заказа” введіть >14.11.1996.

3. Натисніть клавішу ENTER.

Access автоматично додасть введеному вираженню належний формат.

4. У осередку сортування поля “Дата заказа” виберіть “По возрастанию”.

5. Перемкніться в режим таблиці.

6. Збережіть запит “Даты заказов”.

Створення зведеного запиту

Необхідно знати загальну кількість наборів, замовлених покупцями з кожного міста. Ви можете отримати ці дані з таблиць “Покупатели” і “Заказы” (разом з таблицею “Описание заказов”), але вам не треба створювати новий запит - можна зберегти запит Дати замовлень під новим ім'ям і настроїти його так, щоб отримати зведену інформацію

Запит “Даты заказов” все ще повинен бути відкритий.

Таблиця “Описание заказов” повністю аналогічна таблиці “Пункты заказов”.

1. Виберіть в меню команду Файл > Сохранить как /Экспорт.

2. У вікні діалогу “Сохранение объекта” встановите перемикач “В текущей базе данных”.

3. У стовпець “Новое имя” введіть “Заказы по городам”.

4. Натисніть кнопку ОК. Копія запиту “Даты заказов” тепер збережена під ім'ям “Заказы по городам” .

5. Перемкніться в режим конструктора.

6. Знищить обидва поля з бланка запиту (клацніть на сірому прямокутнику у верхньої межі поля і натисніть клавішу DELETE).

7. Клацніть правою кнопкою у вікні запиту і виберіть в меню команду “Добавить таблицу”.

8. Додайте таблицю “Описание заказов” і закрийте вікно діалогу “Добавление таблицы”.                                                           

Таблиця “Описание заказов” пов'язана з таблицею “Заказы”, і лінія, що зображає цей зв'язок, з'явиться на екрані автоматично.                     

9. Додайте поле “Город” таблиці “Покупатели” в бланк запиту.

10. Додайте поле “Количемтво” таблиці “Описание заказов” в бланк запиту.

Встановлені відносини між цими трьома таблицями дозволяють Access зіставляти набори з таблиці “Описание заказов” з містами, вказаними в таблиці “Покупатели”. Треба знати кількість замовлень з кожного міста, тому вам має бути згрупувати замовлення по містах.

11. Клацніть правою кнопкою в будь-якому місці бланка запиту і виберіть “Групповые операции”. У бланку запиту під рядком “Имя” таблиці з'явиться новий рядок  “Группировка”.

12. Клацніть в осередку “Групировка” стовпця “Количество”.

13. Клацніть на стрілці, що з'явилася вниз і виберіть функцію Sum.

 Вам треба вибрати саме функцію Sum (сума), а не підрахунок. Функція «підрахунок» підрахує кількість значень поля “Количество” для кожного міста, в той  же час як функція «сума» просумує ці значення. Поле “Количество” в замовленні одного покупця може містити 2 (або 3, або 10) набори. Функція полічить це поле не 1 раз, а 2 (або 3, або 10) рази.

Після того як ви вибрали відповідну функцію, потрібно встановити сортування результатів по полю ”Город” в зростаючому порядку.

14. У осередку “Сортировка” поля “Город” виберіть “По возрастанию”. Перемкніться в режим таблиці.

Ваша вибірка буде виглядати так, як належить.

Ім'я поля, яке встановив Access автоматично,  тому ви зміните його в разі потреби

15. Перемкніться в режим конструктора.

16. У бланку запиту клацніть правою кнопкою в стовпці “Количество” і виберіть “Свойства”.

З'явиться вікно діалогу “Свойства поля”.

17. У рядку “Подпись” введіть “Всего наборов”.

18. Закрийте вікно діалогу.

19. Перемкніться в режим таблиці.

20. Закрийте запит і збережіть його.

Обчислення в запиті

Ви можете створивши запит, який обчислює 10-процентну надбавку до вартості кожного набору, вам будуть потрібні дані з таблиці “Наборы”.  

1. На вкладці “Запросы” натисніть кнопку “Создать”.

2. У вікні діалогу “Новый запрос” двічі клацніть на рядку “Конструктор”.

3. Додайте таблицю “Наборы” у вікно запиту, що з'явилося.

4. Додайте поля “Название набора” і “Цена” в бланк запиту.

5. Збережіть запит під ім'ям “Цены, которые  возрасли”.

6. У пустому осередку бланка запиту праворуч від стовпця “Цена” введіть 10% дорожчання: [Цена]*1,1.

7. Перемкніться в режим таблиці.

Інформація стовпця, що містить нову ціну, не дуже зрозуміла, тому ви зміните формат відображення чисел в ньому.

8. Перемкніться в режим конструктора.

9. Клацніть правою кнопкою в новому полі 10% дорожчання, потім виберіть “Свойства”.;                                       

10. У вікні діалогу “Свойства поля” клацніть в рядку “Формат поля”.

11. Виберіть формат “Денежный 1” і закрийте вікно діалогу.

12. Перемкніться в режим таблиці.

13. Збережіть і закрийте запит.

Створення перехресного запиту

Зустрічаються дані, які незручно переглядати у вигляді списку, оскільки обсяг інформації дуже великий. Наприклад, таблиці кредитів традиційно зображаються в перехресному форматі: зліва зверху вниз написані суми позик, зверху   проценти; розмір виплат при вказаній сумі кредиту і заданому проценті може бути знайдений на перетині відповідних рядків і стовпців. Якщо треба представити інформацію в такому вигляді, потрібно створити перехресний запит.

Ви створите перехресний запит,  що показує скільки яких фрукти містить кожний набір; назви наборів будуть розташовуватися зліва зверху вниз, а назви фрукти   зверху праворуч наліво. Створити запит такого вигляду простіше усього за допомогою майстра.

Вам будуть потрібні назви наборів з таблиці “Наборы” і назви фрукти з таблиці “Фрукты”. Ці дві таблиці пов'язані за допомогою таблиці “Описание наборов”. Щоб створити перехресний запит, що об'єднує дані з двох або більшого числа таблиць, спочатку потрібно створити запит, що об'єднує дані; потім ви зможете створити перехресний запит, заснований на цьому запиті. Запит “Фрукты в наборах зпр” вже створений (відкрийте його і погляньте, перш ніж почати виконання завдання).

1. На вкладці “Запросы” натисніть кнопку “Создать.

2. У вікні діалогу “Новый запрос” двічі клацніть на рядку “Перекрестный запрос”.

Майстер перехресних таблиць почне роботу, і на екрані з'явиться показане на малюнку вікно першого кроку роботи майстра.

3. Встановіть перемикач “Запросы”.

4. Виберіть “Фрукты в наборах зпр”, потім натисніть кнопку Дальше >.

З'явиться вікно другого кроку роботи майстра.

5. Двічі клацніть на рядку “Название набора” і натисніть кнопку Дальше >.

З'явиться вікно третього кроку роботи майстра, в якому поле “Название фрукта” вже вибране як заголовок стовпців.

6. Натисніть кнопку Дальше >.

З'явиться вікно четвертого кроку роботи майстра.

7. У списку функцій виберіть Sum, потім натисніть кнопку Дальше >.

З'явиться п'ятий крок роботи майстра. Введіть “Количество фруктов в наборах” як назва запиту.

8. Натисніть кнопку Готово.

З'явиться перехресна таблиця.

9. Збережіть і закрийте запит.

Лабораторна робота № 6

Тема : Створення корисних форм, що  прискорюють введення даних і забезпечують їх правильність.

Теоретичні моменти: Можна легко створити просту форму для введення даних в таблицю, натиснувши  на вкладці “Формы” кнопку “Создать”, потім вибрати в списку, що з'явився “Мастер форм” і дозволивши майстру виконати всю роботу. Однак найбільш корисні форми не можуть бути отримані за допомогою майстра форм, оскільки вони складні і вимагають зусиль з вашої сторони. Основна увага в цій роботі приділена плануванню і створенню складних форм; в той же час ви дізнаєтеся безліч технічних прийомів для розробки як простих, так і складних форм.

Створимо один з найбільш корисних типів форм: форму “Заказы” для прийняття замовлень на “Подарочные наборы”.

Форма “Заказы” повинна дозволяти:

• знаходити покупця по його реєстраційному коду;

• змінювати інформацію про існуючого покупця;

• реєструвати нового покупця в таблиці “Покупатели” і потім додавати його реєстраційний код в таблицю “Заказы”;

• вводити інформацію про відвантаження товарів і платежі в таблицю “Заказы”;

• вводити найменування замовленого товару в таблицю “Описание заказов”;

• обчислювати загальну вартість замовлення.

Ви створите форму !Заказы” як поєднання наступних форм:

œ    головної форми, що дозволяє вводити всю інформацію, необхідну для таблиці “Заказы”, включаючи інформацію про відвантаження товарів і платежі, а також реєстраційний код покупця;

œ    підлеглої форми, що показує ім'я і адресу покупця, щоб ви могли перевірити реєстраційний код і скоректувати його, якщо потрібно;

œ    ще однієї підлеглої форми, що дозволяє вводити інформацію про замовлені “Подарочные наборы” в таблицю “Описание заказов” (ця підлегла форма  повинна показувати загальну кількість замовлених наборів).

На початку розробки складної форми потрібно визначити, яка інформація зажадається і в якому порядку створювати частини форми. Планування скоротить загальну тривалість розробки.

Підлеглі форми і елементи управління

Підлегла форма -  це просто форма всередині форми. Первинна форма називається головною формою, а підлегла форма вкладена, або навантажена, в головну форму. Використання підлеглої форми всередині головної дозволяє бачити і змінювати пов'язані записи з двох різних таблиць всередині однієї і тієї ж форми, що може зекономити значну кількість часу протягом робочого дня.

Підлегла і головна форми зв'язуються за допомогою поля зв'язку. У формі “Заказы”, яку ви побудуєте, головна і підлегла форми “Покупатели” пов'язані за допомогою поля “Код покупателя”, що міститься як в таблиці “Заказы”, так і в таблиці “Покупатели”. Зв'язок між двома формами дозволяє підлеглій формі “Покупатели” відображати інформацію про покупця, реєстраційний код якого введений в головній формі. Підлегла форма “Ассортимент” пов'язана з головною формою за допомогою поля “Код заказа”, що міститься в таблицях “Заказы” і “Подробности заказа”. Цей зв'язок дозволяє підлеглій формі “Ассортимент” відображати інформацію про набір, відповідну коду замовлення, введеному в головній формі.

Існує можливість вмістити в головну форму стільки підлеглих форм, 1            скільки вам хочеться. Крім того, ви можете створювати підлеглі форми з дворівневою вкладеністю.  

Можна за допомогою майстра форм створити комбінацію з форми і підлеглої форми, вибравши дві пов'язані таблиці на першому кроці,   майстер об'єднає всі поля обох таблиць в комбінацію «форма/підлегла форма»   але створення форми самостійно дозволяє краще контролювати отриманий результат.

Форми і підлеглі форми можуть бути засновані як на таблицях, так і на запитах   можна вибрати зручний варіант в залежності від того, що ви маєте намір зробити.

У формі “Заказы”, яку ви створите, головна форма буде підготовлена на базі таблиці “Заказы”, а обидві підлеглі форми будуть засновані на спеціально створених для них запитах.

Будь-яка форма насправді усього лише велика місткість, наповнена елементами управління, якими є поля введення, перемикачі, списки, і т. д. все, на що ви натискаєте або де вводите дані для розміщення їх в таблиці. При розробці зовнішнього вигляду форми ви так розташовуєте її елементи управління, щоб можна було вводити дані просто, правильно і в логічному порядку.

Елементи управління бувають або приєднані - у випадку, коли вони пов'язані з певним полем в певній таблиці, або ще вільні - знаходяться в формі для відображення додаткової інформації. Наприклад, всі написи в формі є вільними елементами. Вільні елементи управління не пов'язані з якими-небудь певними полями і не можуть використовуватися для введення даних в таблиці.

Вільний елемент управління може також містити результат обчислень, заснований на інформації, що відображається іншими елементами управління; наприклад “елемент, що обчисляється” може перемножувати значення полів “Цена” і “Количество” і відображати отриманий результат.

При створенні форми “Заказы” ви використовуєте декілька різних видів елементів управління як приєднаних, так і вільних.

Створення необхідних запитів

Перш ніж почати створювати форми, вам потрібно створити всі запити, на яких вони будуть засновуватися.

Для форми “Заказы” головна форма буде заснована безпосередньо на таблиці “Заказы”, але обидві її підлеглі форми будуть засновані на запитах, і створення цих запитів   це те, з чого потрібно почати.

Створення запитів для форм

Підлеглі форми, які будуть створені вами, повинні бути засновані на спеціально підготовлених для них запитах.

Підлегла форма “Покупатели” і відповідний їй запит будуть відображати велику частину полів таблиці “Покупатели”. Запит повинен також включати в себе поле Реєстраційний код з таблиці “Заказы”, щоб підлегла форма могла бути потім пов'язана з головною формою.

Підлегла форма “Ассортимент” і відповідний їй запит повинні дозволяти вводити назви “Подарочных наборов” і їх кількість, замовлену покупцем, і відображати ціну кожного набору. Вони також повинні містити елемент “Вместе”, що перемножує ціну набору на замовлену кількість. Ви додасте це поле в запит в цій роботі.

Створіть запит для підлеглої форми “Покупатели” і потім запит для підлеглої форми “Ассортимент”.

Хід роботи

1. На вкладці “Запросы” натисніть кнопку “Создать” і виберіть “Конструктор”.

2. Додайте таблиці “Заказы” і “Покупатели” у вікно запиту, потім закрийте вікно діалогу “Добавление таблицы”. 

3. Об'єднайте ці таблиці, перемістивши за допомогою миші поле “Код покупателя” з таблиці “Покупатели” на однойменне поле таблиці “Заказы”.

4. Додайте поле “Код покупателя” таблиці “Заказы” в бланк запиту.

5. Додайте в бланк запиту всі поля таблиці “Покупатели”, крім полів “Код покупателя” і “Каталог”.

Ваш запит повинен виглядати так, як показано на малюнку.

Важливо використати поле “Код покупателя” саме з таблиці “Заказы”, а не таблиці “Покупатели”, щоб реєстраційний код, який ви введете в форму “Заказы”, заносився в таблицю “Заказы”.

6. Збережіть запит під ім'ям “Покупатели подчиненная форма зпр! і закрийте його.

Тепер побудуємо запит для підлеглої форми “Ассортимент”.

7. На вкладці запити натисніть кнопку “Создать”.

8. Виберіть рядок “Конструктор”.

9. Додайте у вікно запиту таблиці “Описание заказов” і “Наборы”. Ці дві таблиці вже об'єднані постійним зв'язком.

10. Додайте поля “Код заказа”, “Код набора” і “Количество” таблиці “Описание заказов” в бланк запиту.

11. Додайте поле “Цена” таблиці “Наборы” в бланк запиту.

Додавання в запит поля, що обчисляється

У підлеглій формі “Ассортимент” створіть поле “Вместе” щоб, наприклад, ввівши замовлення на три набори «Свежие фрукты на іменины», ви могли б негайно побачити його загальну вартість. Поле “Вместе” буде що обчисляється, що містить перемножені значення полів “Цена” і “Количество”.

Можна створити текстове поле в підлеглій формі, в якому б вироблялися обчислення, замість того, щоб виконувати обчислення в запиті і передавати підлеглій формі готовий результат. Але потрібно зазначити, що пізніше вам зажадається створити поле, що обчисляється в формі “Заказы”, в якому б підсумовувалися значення поля “Вместе” для всіх замовлень. Елемент управління для підсумовування “Значений, которые считаются” полів “Вместе” не може використати значення іншого елемента, що обчисляється при розрахунках, але здатний підсумовувати значення, отримані із запиту. Отже, ви створите в запиті поле, що обчисляється “Вместе”, значення якого він буде передавати підлеглій формі; потім створите текстове поле в формі “Заказы” для підсумовування всіх значень поля Разом, що відображаються в підлеглій формі.

У цій вправі ви створите поле, що обчисляється “Вместе” в запиті “Ассортимент подчиненная форма зпр”. Цей запит повинен бути все ще відкритий.

1. Клацніть в першому пустому осередку бланка запиту.

2. Введіть в неї “Вместе”: [Цена] * [Количество]

3. Натисніть клавішу ENTER.

4. Перемкніться в режим таблиці, щоб перевірити поле, що обчисляється.

Запит повинен показувати всі записи з таблиці “Описание заказов” і ціну для кожного набору з списку; якщо “Количество” більше, ніж 1, то поле “Вместе” показує загальну ціну замовлених наборів.

5. Збережіть запит і закрийте його.

Створення форм

Ваші підлеглі форми будуть засновані на запитах, які ви створили в попередніх вправах, і ваша головна форма буде заснована на таблиці “Заказы”. Скористайтеся майстром форм, щоб швидко створити ці форми.

Створення форм за допомогою майстра

Призначення підлеглої форми “Покупатели” просто відображати інформацію про “Покупателя”. Це допоможе вам пересвідчитися, що ви ввели вірний реєстраційний код покупця в таблицю “Заказы”, а також відредагувати дані про клієнта, якщо його ім'я або адреса змінилися.

Призначення підлеглої форми “Ассортимент” - введення інформації про замовлення, зробленого покупцем, в таблицю “Описание заказов”. Ця форма також відображає ціни на “Наборы” і поле “Вместе”, щоб бачити загальну ціну

Призначення форми “Заказы” полягає в безпосередньому введенні даних в таб-лицю “Заказы”.

1. На вкладці “Таблицы” клацніть на імені таблиці “Заказы”, щоб вибрати її

2. На панелі інструментів натисніть кнопку “Новый объєкт”: автоформат.

Майстер форм створить найпростішу форму з одного стовпця, що містить всі поля з таблиці “Заказы”

3. Закрийте нову форму

4. Збережіть її під ім'ям “Заказы”, коли буде запропоновано. Тепер ви створите підлеглу форму “Покупатели”.

5. На вкладці “Формы” натисніть кнопку “Создать”.

6. Двічі клацніть на рядку “Мастер форм”.

З'явиться результат першого кроку роботи майстра.

7. Розкрийте список “Таблицы/запросы”.

8. Виберіть запрос “Покупатели подчиненная форма зпр” (вам зажадається прокрутити список вниз, щоб знайти цей рядок).

Поля запиту “Покупатели подчиненная форма зпр! з'являться в списку доступних полів; вам потрібно додати в форму всі поля, крім поля “Код покупателя”.

9. Натисніть кнопку із зображенням подвійної стрілки праворуч. Всі доступні поля перемістяться в список вибраних полів.

1. Прокрутіть список полів верх і виберіть поле “Код покупателя”., 

11. Натисніть кнопку із зображенням одинарної стрілки ліворуч.

Поле “Код покупателя” переміститься зворотно в список доступних полів.

12. Натисніть кнопку Дальше >.

13. Макет, що пропонується в один стовпець підходить для ваших цілей. Натисніть кнопку Дальше >.

14. Виберіть стиль Звичайний і натисніть кнопку Дальше >.

15. Назвіть вашу форму “Покупатели подформа” і натисніть кнопку “Готово”.

Потім збережіть і закрийте форму.

Пізніше ви зміните її макет, щоб вона могла бути включена в форму “Заказы”.

16. Закрийте форму “Покупатели подформа”.

Тепер вам має бути створити підлеглу форму “Ассортимент”.

17. На вкладці “Формы” натисніть кнопку “Создать”; потім двічі клацніть на рядку “Мастер форм”.

18. Створіть нову форму, засновану на запиті “Ассортимент подчиненная форма зпр”.

19. Додайте в форму поля “Код набора”, “Количество”, “Цена” і “Вместе”.

20. Встановіть табличний макет і звичайний стиль для форми.

21. Назвіть форму “Ассортимент подформа”.

Зміна макета форми

У цій вправі ви зміните макет форми “Покупатели подформа” так, щоб вона стала компактною і зрозумілою.

1. Відкрийте форму “Покупатели подформа”. Поля введення невідповідно великі.

2. Перемкніться в режим конструктора.

3. Розверніть вікно форми, щоб були видні всі елементи управління.

4. Клацніть на поле “Телефон”, щоб вибрати його.

5. Тепер перетягніть його нижній кордон вгору так, щоб висота поля приблизно співпала з висотою одного рядка тексту (порівняйте з висотою написи).

Ви можете прискорити процес, змінюючи розмір відразу декількох елементів управління.

6. Клацніть в одному з текстових полів, що залишилися.

7 По черзі перетягнете його правий кордон,. Теперь натисніть на клавіатурі клавішу SHIFT і, не відпускаючи її, клацніть в інших дуже високих полях.

Тепер усі поля, які ви вибрали, виділені, при перетягненні кордону одного з полів інші змінять розмір точно так само.

1. Зробіть всі текстові поля однакової висоти
2. Виділить кожне поле окремо і перетягніть його праву межу
3. Клацніть в середині форми так, щоб не залишилось виділених елементів
4. Наведіть вказівник на поле “Фамилия”  і натисніть ліву кнопку миші не відпускаючи її. Вказівник прийняв вигляд  руки.

13. Почавши з правого нижнього кута, перетягніть покажчик, щоб відмітити прямокутник, який обводить усі елементи управління. Потім відпустіть ліву кнопку миші. Тепер всі елементи управління вибрані.

14. Перемістіть всю групу приблизно на три сантиметри праворуч (клацніть всередині групи і перетягніть її (покажчик повинен бути у вигляді руки)).

15. Клацніть на пустому місці форми, щоб зняти виділення з елементів форми.

16. Клацніть в поле “Имя”, щоб вибрати його.

17. Наведіть покажчик на чорний квадратик в лівому верхньому кутку поля. Покажчик перетвориться в зображення вказівного пальця.

Ви можете переміщувати напис окремо від текстового поля, перетягуючи верхній лівий чорний квадратик.

8. Перетягніть підпис “Имя” ліворуч приблизно на 1,5 см.

9. Почавши з правого нижнього кута групи підписів, перетягніть покажчик, намалювавши прямокутник так, щоб він накладався на всі підписи, але не накладався на текстові поля.

20. У меню “Формат” виберіть команду “Выравниваниепо левому краю”.

21. Всі написи ще виділені; в меню “Формат” виберіть команду “Размер по размеру данных”.

Написи змінять розмір, який буде відповідати розміру включеного в них тексту.

22. Всі написи ще виділені; в меню “Формат” виберіть команду “Выравнивание  по правому краю”.

23. Перемістіть виділені написи впритул до лівого краю форми (всі елементи управління будуть переміщатися разом).

24. Клацніть в формі на пустому місці.

25. Перемістіть текстове поле “Имя” впритул до відповідного йому напису.

Можете переміщувати елемент управління окремо від пов'язаного з ним напису, перетягуючи квадратик верхнього лівого кута елемента управління аналогічно тому, як ви переміщували окремо напис (пункт  11).

26. Перетягніть покажчик, щоб виділити всі текстові поля (але не написи), і в меню “Формат” виберіть команду “Выравнивание по левому краю!.

Текстові поля і відповідні ним написи точно вирівняні.

27. Наведіть покажчик на верхній кордон смуги “Примечание формы” так, щоб покажчик перетворився в двонаправленну стрілку, і перетягніть її наверх під елементи управління

28. Встановіть покажчик на правий кордон форми. Після того як він перетвориться в двонаправленну стрілку, перетягніть правий кордон форми впритул до елементів управління.

29. Перемкніться в режим форми.

30. Відновіть колишній розмір вікна форми, натиснувши кнопку Відновити в його правому верхньому кутку.

31. Виберіть в меню команду “Окно  по размеру формы”.

32.Збережіть і закрийте форму “Покупатели подформа!.

Створення і зв’язування головної і підлеглої форм

Включення підлеглих форм в головну форму

Тепер, коли ви створили головну форму і дві підлеглі форми, можете перетягнути підлеглі форми в головну, встановити їх на потрібні місця і зв'язати з головною формою.

1. Відкрийте форму “Заказы” в режимі конструктора.

2. Розверніть вікно форми.

3. Перетягніть правий нижній кут форми праворуч і вниз, щоб збільшити розмір форми (вам знадобиться місце для підлеглих форм).
4. Пересуваючи, змінюючи розмір і вирівнюючи елементи управління, зробіть форму схожою на зображену на малюнку.

5. Відновіть розмір вікна.

Запам'ятаєте: щоб переміщувати елемент управління окремо від пов'язаного з ним напису (або навпаки), перетягуйте маленький квадратик лівого верхнього кута елемента. Покажчик при цьому повинен зображати вказівний палець.

6. Клацніть у вікні бази даних, щоб воно виявилося зверху вікна форми (вам може знадобитися злегка посунути вікно форми, щоб клацнути у вікні бази даних).

7. У вікні бази даних на вкладці “Формы” наведіть покажчик на ім'я форми “Покупатели подформа”.

8. Перетягніть цю форму у вікно форми “Заказы”.

Білий прямокутник, що зображає підлеглу форму “Покупатели подформа”, називається елементом управління підлеглої форми/звіту.

9. Перемістіть білий прямокутник, що зображає підлеглу форму, під текстове поле “Код покупателя”.

10. Клацніть у вікні бази даних.

11 Перетягніть форму “Ассортимент подформа” у вікно форми “Заказы”.

12. Розмістіть її під підлеглою формою “Покупатели подформа”.

13. Розверніть вікно форми “Заказы”.

14. Клацніть правою кнопкою на елементі управління, який пов'язаний з формою “Покупатели подформа”.

15. Виберіть команду “Свойства”.

З'явиться вікно діалогу “Подчиненная форма/отчет”

Необхідно використати це вікно діалогу, щоб встановити відносини між підлеглою формою і головною формою за допомогою зв’язування підлеглого поля (в підлеглій формі) і основного поля (в головній формі).

16. Клацніть в полі “Подчиненные поля”.

17. Потім натисніть кнопку “Построителя” (маленьку кнопку з крапки, яка з'явилася праворуч від поля “Подчиненные поля”, а не кнопку на панелі інструментів).

З'явиться вікно діалогу “Связь” з полями підлеглої форми, в якому Access самостійно вибрав відповідні для зв'язку поля - в цьому випадку поле “Код покупателя” в обох формах.

18. Натисніть кнопку ОК.

Пов'язані поля з'являться у вікні діалогу “Подчиненная форма/отчет”, і форми тепер пов'язані.

19. Аналогічно пунктам 14-18 зв'яжіть підлеглу форму “Ассортимент подформа” з головною формою.

20. Закрийте вікно діалогу “Подчиненная форма/отчет”.

21. Збережіть форму.

22. Перемкніться в режим форми.

Форма “Заказы” придатна для роботи, але вона не забезпечує перевірки даних. Якщо ви будете натискати кнопку “Следующая запись” внизу головної форми, то побачите інформацію про покупця і набори, що відповідає даному замовленню. Підлеглі форми показують тільки записи, відповідні замовленню, що відображається в головній формі.

23. Закрийте форму “Заказы”.

Додавання зображення в форму. (При скороченому вивчені цю частину роботи можна пропустити)

Вивчаємо новий тип елемента управління, так званий малюнок, який призначений для відображення зображень.

Фотографії співробітників можуть бути відскановані і збережені як растрові зображення, після чого додані в таблицю “Служащие”.

Для виведення використовуються елементи управління малюнок і рамка об'єкта. Рамка об'єкта може бути приєднаною, пов'язаної з полем таблиці (це підходить для фотографій службовців), або вільної, що означає, що зображення залишається постійним і не може змінюватися від запису до запису (це те, що треба для логотипа компанії). Для таких картинок, як логотип компанії, краще підходить елемент управління малюнок, оскільки він працює значно швидше, ніж вільна рамка об'єкта. Для зображень, що зберігаються в таблиці, таких як фотографії співробітників, ви будете використовувати елемент управління приєднана рамка об'єкта, оскільки він дозволить вам переглядати і змінювати зображення в формі.

Спочатку ви додасте нове поле в таблицю “Служащие”, потім створите автоформу для цієї таблиці і введете фотографію. Access автоматично створить приєднану рамку об'єкта для нового поля при побудові автоформы. Нарешті, додасте в форму елемент управління малюнок і вставите логотип компанії.

1. Відкрийте таблицю “Служащие” в режимі конструктора.

2. Додайте нове поле з ім'ям “Фото”.

3. Задайте як тип даних “Поле объекта OLE”.

4. Збережіть таблицю.

5. Закрийте таблицю.

6. На вкладці “Таблицы” клацніть на рядку “Служащие”, щоб вибрати відповідну таблицю.

7. На панелі інструментів натисніть кнопку “Новий объект: автоформа”.

Майстер форм створить нову форму з ім'ям “Служащие”.

Велике поле, надписане «фото», є рамкою об'єкта, приєднаною до поля “Фото” таблицы “Служащие”. Ви можете вставити фотографію співробітника компанії «Фрукти» в таблицю “Служащие” за допомогою цього елемента управління. Хоч зображення буде видно тільки в формі, інформація, насправді,  буде зберігатися в таблиці.

8. Збережіть нову форму під ім'ям “Служащие”.

9. Перейдіть до запису номер 2.

10. Клацніть правою кнопкою в полі “Фото”.

11. Виберіть команду “Добавить объект”.

12. У вікні діалогу “Вставка объекта” встановите перемикач “Создать из файла.

13. Натисніть кнопку “Просмотр”.

14. Виберіть папку, що містить учбові матеріали.

15. Двічі клацніть на імені файла Gilbert.bmp.

16. У вікні діалогу “Вставка объекта” натисніть кнопку ОК.

Зображення вставлене в рамку, і відповідна інформація введена в таблицю “Служащие”. Однак розмір картинки не співпадає з розміром рамки, і вам доведеться змінити розмір рамки.

17. Перемкніться в режим конструктора.

18. Перетягніть правий нижній кут рамки ліворуч і вгору, як показано на малюнку, щоб зменшити її розмір.

19. Перемкніться зворотно в режим форми.

Тепер ви можете додати в форму елемент управління малюнок і вставити логотип компанії.

20. Перемкніться в режим конструктора.

21. Клацніть правою кнопкою на прямокутнику з написом “Область данных”.

22. Виберіть “Заголовок/примечание формы”.

До форми буде додано заголовок і примітка.

23. Перетягніть верхню межу прямокутника “Область данных” так, щоб над ним залишалося біля 3 см.

24. На панелі елементів клацніть на значку “Рисунок”.

25. Клацніть на заголовку форми.

Майстер елементів розмістить елемент управління малюнок в заголовку форми і відкриє вікно діалогу “Выбор рисунка”.

26. Відкрийте папку з учбовими матеріалами і двічі клацніть на імені файла Logo.bmp.

27. Перетягніть малюнок в потрібне місце, зверху зліва.

28. Прокрутіть форму вниз.

29. Перетягніть нижню межу форми впритул до прямокутника “Примечание”. Ви повинні це зробити, оскільки ваша форма не має примітки.

30. Перемкніться в режим форми.

31. Виберіть в меню команду “Вікно”  “По размеру формы”. На екрані зображення форми з надписом ФРУКТЫ та фотографією співробітника.

Якщо ваша форма дуже велика, то перемкніться в режим конструктора і перетягнете її кордони, щоб зробити форму меншою.

Вам потрібно запустити Access 97 і відкрити базу даних “Фрукты” - використайте базу даних “ФрЧастьЗ”.

Точна настройка форми

Зміни, які ви зробите при виконанні завдання, включають в себе:

• Зміна тексту написів на більш зрозумілий.

• Видалення кнопок управління двох підлеглих форм, щоб запобігти випадковому внесенню змін, які можуть зіпсувати існуючі замовлення (вашій формі “Заказы”не потрібні кнопки управління ні на одній з підлеглих форм).

• Створення групи перемикачів для введення типу кредитної картки.

• Створення в головній формі текстового поля, в якому обчислюється загальна вартість замовлення.

• Створення кнопки, що відкриває форму “Покупатели” для додавання нових покупців.

• Поле “Код заказа” буде зроблено неактивним, так щоб воно не могло бути вибране (оскільки це поле типу “Счетчик”, ви не можете вводити в нього дані, і можливість вибору такого поля заплутує процес введення даних).

• Заміну поля “Название набора” в підлеглій формі “Ассортимент подформа” на поле зі списком, що дозволяє вибрати назву набору з списку.

Настройка підлеглої форми Покупці

Призначення даної підлеглої форми  дозволити перевірити інформацію про покупця, щоб бути упевненим в правильності введеного коду покупця і мати можливість відредагувати інформацію про покупця, якщо, наприклад,  у нього змінилася адреса. У цій формі стовпець виділення записів, смуги прокрутки і кнопки управління формою  непотрібним, тому ви знищіть його.

Як працює форма “Заказы”

Форма “Заказы” відкриває перший запис таблиці “Заказы”; якщо ви зробите в ній які-небудь зміни, то зміните існуючий запис. Щоб ввести новий запис, вам потрібно натиснути кнопку “Новая запись” в нижній частині форми. При цьому форма “Заказы” повинна бути відкрита в режимі форми.

1. Відкрийте форму “Заказы” в режимі конструктора.

2. Двічі клацніть на імені підлеглої форми “Покупатели подформа”.

 Форма “Покупатели” подформа відкриється в режимі конструктора. Перетягніть її правий нижній кут, щоб зробити її вікно більшим, якщо це необхідне.

3. Клацніть правою кнопкою в сірій області поза формою.

4. Виберіть в меню “Свойства”, що з'явилося.

З'явиться вікно властивостей форми; воно буде називатися “Форма”.

5. У вікні діалогу “Форма” відкрийте вкладку “Макет”.

6. У полі “Полосы прокрутки” виберіть «Отсутствуют».

7. У полі “Область виделенния” виберіть «Нет».

8. У полі “Номера записи” виберіть «Нет».

9. У полі “Разделительные линии” виберіть «Нет».

10. Закрийте вікно властивостей форми.

11. Збережіть підлеглу форму “Покупатели подформа”.

12. Закрийте підлеглу форму “Покупатели подформа”.

Форма “Заказы” всі ще відкрита в режимі конструктора.

13. Перетягніть нижній кордон підлеглої форми “Покупатели подформа” вгору на 7-8 мм, щоб злегка зменшити її висоту (вам може бути потрібні декілька разів перемкнутися між режимами форми і конструктора, змінюючи розмір, поки він не стане правильним).

14. Виберіть напис “Покупатели подформа” і натисніть клавішу DELETE. Напис знищено.

15. Перемістіть підлеглу форму так, щоб вона розташовувалася точно під полем “Код покупателя”.

16. Перемкніться в режим форми. Збережіть форму “Заказы”.

Зміна формату текстового поля

Майстер форм створив текстові поля в підлеглій формі “Покупатели подформа” з смугами прокрутки в правій частині поля. Вам не потрібні ці смуги прокрутки, тому знищіть їх.

1. Відкрийте форму “Заказы” в режимі конструктора.

2. Двічі клацніть на імені підлеглої форми “Покупатели подформа”, щоб відкрити її в режимі конструктора.

3. Перетягніть покажчик миші, щоб виділити всі текстові поля в формі “Покупатели подформа”.

Вибрана група елементів управління повинна виглядати так, як показано на приведеному малюнку (може показатися, що написи також вибрані, але це не так: вибрані елементи управління виділені чорними квадратиками вздовж всієї межі).

Виберіть всі текстові поля як групу, ви можете змінити їх формат за один крок.

4. Клацніть правою кнопкою всередині вибраної групи і виберіть в меню “Свойства”, що з'явилося.

З'явиться вікно діалогу “Несколько элементов управления”.

5. У вікні діалогу “Несколько элементов управления” відкрийте вкладку “Макет”.

6. У полі “Полосы прокрутки” виберіть «Отсутствуют».

7. Закрийте вікно властивостей.

8. Збережіть і закрийте підлеглу форму.

9. Перемкніть форму “Заказы” в режим форми.

Тепер текстові поля в підлеглій формі “Покупатели подформа” не мають смуг прокрутки, коли ви їх вибираєте.

Настройка підлеглої форми “Ассортимент”

Підлегла форма “Ассортимент подформа” вимагає тієї ж настройки, що і підлегла форма “Покупатели подформа”, - вона містить непотрібні елементи, які потребує зміни розмірів. Однак в даній підлеглій формі можна зберегти смугу прокрутки, оскільки список замовлених наборів може бути досить довгим і вертикальна смуга прокрутки в такому випадку дозволить вам побачити їх все, не збільшуючи висоту підлеглої форми.

1. Перемкніть форму “Заказы” в режим конструктора.

2. Двічі клацніть на імені підлеглої форми “Ассортимент подформа” щоб відкрити її в режимі конструктора.

3. Клацніть правою кнопкою в сірій області поза формою.

4. Виберіть в меню “Свойства”, що з'явилося.

З'явиться вікно властивостей форми; воно буде називатися “Форма”.

5. У вікні діалогу “Форма” відкрийте вкладку “Макет”.

6. У полі “Область виделенния” виберіть «Нет».

7. У полі “Номера записи” виберіть «Нет».

8. Закрийте вікно “Свойства формы”.

9. Перемкніться в режим таблиці.

10. У формі “Ассортимент подформа” двічі клацніть на правій межі кожного

стовпця, щоб змінити ширину стовпця по розміру даних.                           

11. Закрийте форму “Асортимент подформа”.

12. У формі “Заказ”ы у режимі конструктора змінити розмір  підлеглої форми “Ассортимент подформа” щоб вона стала вужче та вище

13. У режимі конструктора видалите слово  "подформа" з напису, зв’язаной з

підлеглою формою.

14. Перемістіть підлеглу форму “Асортимент подформа”, ближче до підлеглої формі “Покупатели подформа”.

15. Перемкніться в режим форми.

16. Збережіть (але не закривайте) форму “Заказы”.

Додавання в форму поля зі списком

Було б значно простіше вибирати назву набору з списку, тому змініть текстове поле “Код набора” на поле зі списком, яке дозволить вибирати назву набору в таблиці “Наборы” і вводити його в таблицю “Описание заказов”.

Таблиця “Описание заказов” ідентична таблиці “Пункты заказов”, але заповнена записами, щоб можна було створювати   на її основі форми і звіти.

Майстер елементів управління допоможе вам в створенні поля зі списком.

1. Перемкніться в режим конструктора.

2. Двічі клацніть на елементі управління “Ассортимент подформа”, щоб відкрити відповідну форму в режимі конструктора.

Перетягніть правий нижній кут вікна, що з'явилося,  якщо необхідно збільшити його розмір.

3. Виберіть текстове поле “Код набора”.

4. Натисніть клавішу DELETE.

Текстове поле “Код набора” видалене з форми.

5. Пересвідчіться, що кнопка “Мастера” на панелі елементів натиснена.

Кнопка “Мастера” повинна бути виділена ясно-сірим кольором

6. На панелі елементів натисніть кнопку “Поле со списком!.

7. Потім у вікні “Ассортимент подформа”: форма клацніть в центрі пустого місця, що залишилося від текстового поля “Код набора”.

Нове поле зі списком буде вміщене у вікно форми, і майстер створення полів зі списком почне роботу.

8. У першому кроці роботи майстра залиште перемикач “Поле” зі списком значення з таблиці або запиту встановленим. Натисніть кнопку Дальше >.

З'явиться вікно другого кроку роботи майстра.

9. Пересвідчіться, що встановлений перемикач “Таблицы”.

1. Клацніть на імені таблиці “Наборы” і натисніть кнопку Дальше >. З'явиться вікно третього кроку роботи майстра.

11. Двічі клацніть в полі “Название набора”, щоб додати його в список вибраних полів; потім натисніть кнопку Дальше > .

З'явиться вікно четвертого кроку роботи майстра.

12. Двічі клацніть на правому кордоні стовпця, щоб збільшити його широчіні ну по розміру даних, потім натисніть кнопку Дальше >.

З'явиться вікно п'ятого кроку роботи майстра.

13. Встановіть перемикач “Сохранить в поле”.

14. Виберіть “Код набора” в полі зі списком праворуч від перемикача і натисніть кнопку Дальше >.

З'явиться вікно шостого кроку роботи майстра, що пропонує задати текст для напису, але, оскільки її все одно доведеться знищити, неважливо, що ви введете.

15. У вікні шостого кроку роботи майстра натисніть кнопку Готово.

Майстер завершить створення нового поля зі списком.

16. Клацніть на новому написі і натисніть клавішу DELETE, щоб видалити її.

17. Перемістіть поле зі списком в один ряд з іншими елементами управлення.

18. Перемкніться в режим таблиці.

Ваша форма буде виглядати так, як показана на малюнку; вам зажадається переставити стовпці і дати новому полю більш відповідне ім'я.

19. Клацніть на заголовку нового стовпця, щоб виділити його, і перетягніть заголовок стовпця на саму ліву позицію в таблиці.

20. Двічі клацніть на правому кордоні заголовка кожного стовпця, щоб встановити ширину стовпців по розміру даних.

21. Перемкніться в режим конструктора; потім клацніть правою кнопкою в новому полі зі списком і в меню, що з'явилося виберіть “Свойства”.

22. У вікні властивостей поля зі списком відкрийте вкладку “Другие”.

23. У поле “Имя” введіть “Набор”.

24. Закрийте вікно властивостей і збережіть підлеглу форму; потім перемкніться в режим таблиці.

Ви можете вибирати назви наборів з списку, і відповідний код набору буде автоматично введений в таблицю “Описание заказов”. Стовпець “Цена” буде відображати ціну вибраного набору, а стовпець “Количество” - показувати, скільки наборів замовлено. Коли ви відкриєте форму “Заказы”, підлегла форма “Ассортимент” буде відповідно коду заказа,  вказаному в головній формі.

Додавання поля, що обчислюється

У формі “Заказы” потрібно створити текстове поле, що показує загальну ціну замовлення. Створення такого поля - процедура, що складається з двох кроків: створення в підлеглій формі “Асссортимент подформа” текстового поля, обчислюючого загальну кількість наборів  в даному заказі і створення в формі “Заказы” поля, відображуючого обчислене значення.

• Не можна підсумовувати значення полів, кожне з яких обчислюється як результат множення  значення “Цена” на значення “Количество”.

• Тому вам потрібно створити поле в запиті, лежачому в основі форми яке буде обчислювати загальну вартість кожного типу замовлених наборів, перемножуючи ціну на кількість. Ви назвете це поле “Вместе”

• Так як  поле “Вместе” в підлеглій формі є полем, що обчисляється, то можна використати поле, що обчисляється в примітці підлеглої форми, щоб підсумовувати всі його значення.

• Ви можете вмістити вільний елемент управління, що відображає значення з прихованого поля, в форму “Заказы”.

Додавання обчислювального поля в примітку форми

Додамо вільний елемент управління, поле “Вместе”, у примітку форми “Ассортимент подформа”.

1. Перемкніть форму “Ассортимент подформа” в режим конструктора.

2. Наведіть покажчик на нижній кордон смуги “Примечание формы”, і коли він перетвориться в двонаправленну стрілку, перетягніть межу вниз приблизно на 1,5 см.

3. На панелі елементів натисніть кнопку “Поле”.

4. Клацніть в області примітки форми. З'являться нове текстове поле і його напис.

5. Видаліть напис (виберіть її і натисніть клавішу DELETE).

6. Клацніть два рази в текстовому полі (з достатньою затримкою, щоб не вийшло подвійне натиснення).

Текст в полі зникне, і з'явиться блимаючий курсор, так що ви тепер можете ввести що-небудь в поле.

7. Введіть =Sum([Итого]).

8. Натисніть клавішу ENTER.

Перевірте, чи не забули ви круглі і квадратні дужки.

9. Клацніть правою кнопкою в текстовому полі і виберіть “Свойства” у меню, що з'явилося

10. На вкладці “Все” в поле “Имя” введіть “СтоимостьЗаказа”.

11. Закрийте вікно властивостей.

12. Збережіть і закрийте форму “Ассортимент подформа”.

Оскільки примітка форми прихована, ви не побачите результатів обчислень, поки не виведете їх в текстовому полі в головній формі “Заказы”. Зробите це в наступній вправі.

Додавання обчислювального елементу управління

Щойно створений вами елемент управління, що обчисляється прихований в примітці форми. У цій вправі ви створите вільне текстове поле в головній формі “Заказы”, яке буде відображати значення текстового поля (загальну вартість замовлення) в примітці підлеглої форми “Ассортимент подформа”.

Форма “Заказы” повинна бути відкрита в режимі конструктора.

1. Розверніть вікно форми.

2. Розмістіть вільне текстове поле в нижній правій частині форми “Заказы”;

почніть, клацнувши на кнопці “Поле” на панелі елементів.

3. Тепер клацніть у вікні форми.

4. Клацніть в полі правою кнопкою, відкрийте вікно властивостей поля, потім:   

в ньому відкрийте вкладку “Все”.

5. У поле “Имя” введіть “Заказ Итого”.                                     

6. У поле “Данные” введіть                                                     

=[Ассортимент подформа].[Form] ! [СтоимостьЗаказа].       

Це вираження визначає елемент управління, значення якого необхідно відобразити в текстовому полі. Вираження використовує синтаксис прихованої мови програмування, але якщо ви не маєте часу або бажання вивчити Visual Basic,  то можете створити вираження за допомогою “Построителя выражений”..                                                        

8. У полі “Формат поля” клацніть на стрілці вниз і виберіть грошовий формат.                                                        

9. Закрийте вікно властивостей і збережіть форму “Заказы”.

10. Перемкніться в режим форми.

Нове поле “Стоимость заказа” показує загальну вартість замовлення.

Побудова виразів

Построитель виражений допоможе вам написати вирази для елемента управління (в тому числі і при створенні полів запиту), що обчисляється,  вставляючи правильно написані імена полів і дотримуючи правильний синтаксис.

Щоб запустити “Построитель выражений” для елемента управління, клацніть на цьому елементі правою кнопкою і виберіть “Свойства” в меню, що з'явилося.  На вкладці “Данные” клацніть в полі “Данные” і потім на кнопці “Построителя” - маленькій кнопці з трьома точками в правій частині поля.

Велике поле вікна “Построитель выражений”, що вгорі з'явилося називається полем вираження і відображає вираз по мірі його створення. Ви можете змінювати цей вираз безпосередньо в даному полі або видаляти його частини. Кнопки під полем виразу дозволяють вставляти математичні і логічні оператори. Можна натиснути кнопку, щоб вставити оператор (такий, як «+» або «Not»), або просто набрати на клавіатурі.

Три віконця під полем виразу містять елементи вираження, включаючи імена всіх об'єктів (форм, звітів, таблиць, елементів управління і , які були збережені у вашій базі даних.

Щоб побудувати вираз для елемента управління “СтоимостьЗаказа” за допомогою “Построителя”, виконайте наступні пункти:

1. Відкрийте вікно “Построителя” виразів для текстового поля “ Стоимость заказа”.

2. У лівому віконці двічі клацніть на рядку Forms.

3. Тепер двічі клацніть на рядку “Загрузка формы”.

4. Виберіть “Заказы”.

5. Потім виберіть “Ассортимент подформа”.

Імена всіх елементів форми “Ассортимент подформа” з'явилися в середньому віконці.

6. У середньому віконці двічі клацніть на імені елемента “СтоимостьЗаказа”.

Access запише вираз для отримання значення поля “СтоимостьЗаказа” в полі вираження з дотриманням правильного (доведеться замінити [Форма] на [Form]') синтаксису.

7. Натисніть кнопку ОК.

Побудований вираз, включаючи знак «=», буде введений в полі “Данные” вікна властивостей текстового поля, і побудова виразу на цьому завершиться.

Для отримання подальшої інформації про “Построитель виражений” виберіть в меню команду  “Вызов справки”; потім відкрийте вкладку “Предметный показатель” і введіть “Построитель”. Двічі клацніть на темі “Построитель выражений” і шукайте потрібну інформацію в різноманітних файлах довідки.

Додавання перемикачів і кнопок

Існують і інші типи елементів управління для більше за швидкого і точного введення даних, і майстер елементів управління дозволяє легко їх створювати. Зараз ви створите додаткові елементи управління в формі “Заказы”: групу перемикачів для вказівки типу кредитної картки і кнопку, що дозволяє відкрити іншу форму.

Спочатку ви створите групу перемикачів, яка є набором перемикачів, вміщеним в загальну рамку. Рамка дозволяє перемикачам працювати злагоджено і відрізнятися від будь-яких інших перемикачів форми.

Перемикачі призначені для введення числового значення з списку, починаючи з 1. Наприклад, якщо ви створите групу з чотирьох перемикачів, вони будуть вводити одне з чисел 1, 2, 3 або 4 у відповідне групі поле таблиці. Коли користувач встановлює один з перемикачів, його значення вводиться в таблицю. Перевага перемикачів полягає в тому, що користувач обмежений в своєму виборі однієї із запропонованих можливостей і не повинен запам'ятовувати, які числові значення вводити. Це значно зменшує можливість помилки.

У формі “Заказы” заміните текстове поле для введення типу кредитної картки на групу перемикачів, що дозволяє користувачеві просто клацнути на потрібному типі.

Інший тип елементів управління, який ви додасте в форму “Заказы”, - кнопка. Кнопки запускають макроси, що виконують для вас які-небудь операції з базою даних, наприклад відкриття і закриття форм, введення і видалення записів, збереження, друк і  т.д. Макроси, (автоматизовані процедури) розглядаються у наступній лабораторній роботі. Вони не можуть зробити те, що робите ви за допомогою клавіатури і миші, але за допомогою макросів можна автоматизувати ряд процедур обробки даних. Наприклад, замість того, щоб шукати і відкривати потрібну форму, ви можете просто натиснути одну кнопку.

Кнопки спрощують процес введення даних, а майстер елементів управління дозволяє спростити створення кнопок.

У формі “Заказы” ви створите кнопку, що відкриває форму “Покупатели”.

Додавання в форму групи перемикачів

Слід використати майстер елементів управління (це самий простий спосіб) для створення групи перемикачів, призначених для вибору типу кредитної картки. Група перемикачів замінить текстове поле “Номер кредитной карточки”, яке майстер форм вмістив в форму “Заказы”.

Форма “Заказы” повинна бути відкрита.

1. Перемкніться в режим конструктора.

2. Видаліть текстове поле “Номер кредитной карточки! і його напис (виберіть кожний з цих елементів і натисніть клавішу DELETE).

3. На панелі інструментів натисніть кнопку “Список полей”.

Список полів таблиці, на якій заснована форма “Заказы”, з'явиться в окремому вікні. (Збільшіть розмір цього вікна, щоб бачити всі поля.)

4. На панелі елементів натисніть кнопку “Группа переключателей”.

Коли ви натискаєте кнопку на панелі елементів і потім перетягуєте поле з списку полів, то повідомляєте Access, що хочете створити елемент управління, приєднаний до даного поля таблиці.

5. Наведіть покажчик на поле “Номер кредитной карточки” в списку полів.

6. Перетягніть його на пусте місце в формі.

Майстер елементів управління почне свою роботу, і з'явиться вікно першого кроку роботи майстра, показане на малюнку.

7. Введіть “КостКард”.

8. Натисніть клавішу TAB.

9. Введіть “ННН Кард”.

10. Натисніть клавішу TAB.

11. Введіть “Аутком Кард”.

12. Натисніть клавішу TAB.

13. Натисніть кнопку Дальше > .

Підписи для перемикачів введені. З'явиться вікно другого кроку роботи майстра.

14. Встановіть перемикач “Нет” і натисніть кнопку Дальше >.

15. У вікні третього кроку роботи майстра Access привласнює перемикачам значення 1, 2 і 3. Ці значення вам підходять, тому натисніть кнопку Дальше >.

16. На четвертому кроці роботи майстра Access пропонує зберегти значення

в полі “Номер кредитної карточки” таблиці “Заказы”, натисніть кнопку Дальше >.                                         

З'явиться вікно п'ятого кроку роботи майстра.

Ви можете вибрати формат групи перемикачів. Якщо будете вибирати різні формати, майстер покаже вам, як кожний з них буде виглядати.                                                 

17. Встановіть перемикач “Переключатели”.

18. Встановіть представлення (вид) перемикача “Утопленное”; потім натисніть кнопку Дальше >.

19. Замість підпису  введіть кредитна картка потім натисніть кнопку Готово

20. Закрийте вікно зі списком полів і збережіть форму.

Додавання кнопки           

Свій код можна ввести його в форму “Заказы”, тоді ім'я і адреса покупця будуть показані в підлеглій формі “Покупатели подформа” і ви зможете їх перевірити

У випадку, коли невідомий код, вам  потрібно відкрити форму “Покупатели”, засновану на таблиці “Покупатели” і або знайти код покупця на його ім'я, або ввести відомості про нового покупця в базу даних і привласнити йому номер. Потім ви зможете ввести код покупця в форму “Заказы”, натиснути клавішу F9, перевірити, що відображається правильна інформація про покупця, і продовжити прийом замовлення.

Після того як ви введете дані про нового покупця в таблицю “Покупатели”, вам треба перезапустити запит, на якому заснована форма “Покупатели подформа“, щоб оновити дані в ній. Після введення коду покупця в форму “Заказы” натисніть клавішу F9. Натиснення клавіші F9 повідомляє Access про необхідність перезапустити запит.

Щоб користувач міг легко відкрити форму “Покупатели”, ви можете додати в форму “Заказы”, що відкриває форму “Покупатели”.

1. На панелі елементів натисніть кнопку “Кнопка”.

2. Клацніть у вікні форми “Заказы” поруч з полем “Код покупателя”.

Майстер керуючих елементів почне роботу. 

3. У списку категорій виберіть “Работа з формой”.

Список “Действия” покаже набір макросів, що відносяться до роботи з формами.

4. У списку дій натисніть на рядку “Открытие формы”, потім  кнопку Дальше >.

5. У вікні другого кроку роботи майстра виберіть “Покупатели”, потім натисніть кнопку Дальше >.

6. У вікні третього кроку роботи майстра залиште перемикач “Открыть форму” і показати всі записи встановленим, потім натисніть кнопку Дальше >.

7. У вікні четвертого кроку роботи майстра встановите перемикач “Текст”.

8. Потім змініть текст в полі поруч з перемикачем на “Новый покупатель”.

9. Натисніть кнопку Дальше >.

10. У вікні п'ятого кроку роботи майстра дайте новій кнопці ім'я “Открыть По-купатели”, потім натисніть кнопку Готово

11. Перемкніться в режим форми.

Форма “Заказы” повинна виглядати так.

Перевірка введених даних

Для цілісності ваших даних, дуже важливо, щоб значення, що вводяться в кожне поле були коректними. Наприклад, якщо будь-хто при прийомі замовлення введе «ц» замість «2» в поле,  що вказує кількість наборів, це не буде помилковим значенням. Аналогічно, якщо будь-хто вводить інформацію про прострочену кредитну картку, вам хотілося б бути дізнатися про це до того, як ви приймете замовлення!

Access автоматично перевіряє відповідність типів даних, наприклад, для поля Кількість таблиці Опису замовлень встановлений числовий тип даних, тому, якщо ви спробуєте ввести букву замість числа в це поле (безпосередньо в таблиці “Описание заказов” або за допомогою підлеглої форми “Ассортимент подформа” форми “Заказы”), то з'явиться повідомлення про помилку, що повідомляє вас, що введене значення неприйнятне для даного поля.

Для того, щоб пересвідчитися, що термін дії кредитної картки покупця ще не закінчився  можна встановити умову на значення   або для поля таблиці, або для елемента управління в формі.

Якщо ви встановите умову на значення для поля таблиці, то кожний елемент управління, 1 приєднаний до цього поля, автоматично буде мати ту ж умову на значення; однак ви також можете встановити умову на значення для елемента управління, яке буде пов'язане тільки з даним елементом управління, але не з полем таблиці і не з будь-яким іншим елементом управління, приєднаним до цього поля.

Встановлення умови на значення

Встановлення умови на значення для текстового поля Термін придатності картки форми Замовлення, а також створення свого власного повідомлення про помилку у разі введення простроченої дати.

1. Перемкніть форму “Заказы” в режим конструктора.

2. Клацніть правою кнопкою в текстовому поле “Термин действия карточки” і виберіть “Свойства” в меню, що з'явилося.

3. У вікні властивостей текстового поля відкрийте вкладку “Данные”.

4. У поле “Условие на значение” введіть >Date ().

Вираз >Date() є комбінацією знаку «більше» («>») і функції Date(), що повертає поточну дату; таким чином, умова означає, що дата, що вводиться повинна бути після поточної.

 Ви можете використати “Построитель выражений” для створення умови на значення   натисніть кнопку “Построителя” (маленьку кнопку з трьома точками),

5. У поле “Сообщение про ошибку” введіть “Термин  действия  карточки закончился.”

Введення дати, що співпадає з поточною або до поточної, повідомлення про помилку “Термин действия карточки закончился” з'явиться на екрані і дані не будуть введені в таблицю.

6. Закрийте вікно властивостей і збережіть форму.

Остаточна настройка форми

Необхідно: встановити послідовність переходу (порядок, в якому натиснення клавіші TAB буде переміщувати фокус введення з поля в полі) і тестування форми “Заказы”. Не треба змінювати оформлення, доки не протестуєте форму і не пересвідчитеся, що вона працює належно.

Встановлення послідовності переходу

Встановимо логічну послідовність переходу в формі “Заказы”.

1. Перемкніться в режим конструктора.

2. Виберіть в меню команду “Вид” > “Последовательность перехода”.

З'явиться вікно діалогу “Последовательность перехода”.

 Послідовність переходу всередині підлеглої форми встановлюється окремо але; для цього треба відкрити її в режимі конструктора і встановити необхідну послідовність переходу.

3. Клацніть на сірому квадратику поруч з написом “Код покупателя”, для виділення його.

4. Перетягніть виділений квадратик вгору.

5. Вмістіть його самим першим в списку.

6. Перетягуючи назви полів, встановіть наступний порядок:

7. Натисніть кнопку ОК.

8. Перемкніться в режим форми.

Форма “Заказы” відкриється в режимі форми, відображаючи запис про замовлення номер 1. Фокус введення знаходиться в першому елементі управління, вказаному в послідовності переходу,   текстовому поле “Дата заказа”.

9. Натискайте клавішу TAB, щоб перевірити послідовність переходу підлеглої форми, чергове натиснення клавіші TAB перемістить його в наступний запис підлеглої форми. Щоб повернути фокус управління в головну форму, натисніть клавіші CTRL + TAB.

Коли ви досягнете текстового поля “Номер телефона”, натисніть CTRL+ TAB,  щоб повернутися до чергового елемента управління головної форми - до кнопки “Новый покупатель”.  Щоб повернутися з підлеглої форми “Ассортимент подформы” в головну форму - теж CTRL+ TAB.

Блокування елементів управління

Існує і інша проблема, що заважає швидкому і акуратному введенню даних: деякі поля, такі як “Код заказа” і “Стоимость заказа”, не мають потребу у введенні даних. Щоб виключити ці елементи управління з процесу введення даних, треба змінити їх властивості тобто заборонити введення даних в ті елементи управління, які в ньому не мають потребу.

1. Перемкніть форму “Заказы” в режим конструктора.

2. Клацніть в поле “Код заказа” правою кнопкою.

3. Виберіть “Свойства” в меню, що з'явилося.

4. У вікні діалогу “Поле”: “Код заказа” відкрийте вкладку “Данные”.

5. У поле “Доступ” виберіть “Нет”.

Установка значення «Нет» в цьому полі виключає елемент управління з послідовності введення.

6. У поле “Блокировка” виберіть “Да”.

Блокування елемента управління забороняє користувачеві вводити або змінювати дані за допомогою цього елемента.

Не закриваючи вікно властивостей, клацніть в поле “Стоимость заказа”, і вікно властивостей покаже властивості вибраного поля.

7. Аналогічно пунктам 5 і 6 забороніть доступ і включіть блокування поля “Стоимость заказа”.

8. Виконавши ті ж самі дії по  блокуванню полів “Цена” і “Вместе” в підлеглій формі “Ассортимент подформа”.

9. Збережіть і закрийте підлеглу форму “Ассортимент подформа” і головну форму “Заказы”.

Тепер, вводячи назви наборів в підлеглу форму “Ассортимент подформа”, ви не зможете випадково вибрати поле “Цена” або “Вместе”.

Закінчена побудова функціональної форми. Тепер треба протестувати її і потім поліпшити зовнішній вигляд, змінивши оформлення.

Тестування нової форми

Щоб протестувати нову форму “Заказы” зробимо замовлення одного з старих покупців:

1. Відкрийте форму “Заказы”.

Форма “Заказы” відобразить перший запис таблиці “Заказы” - не вводьте дані, доки не відкриєте новий запис.

2. У області управління формою (в нижній частині форми “Заказы”) натисніть кнопку “Новая запись”.

Відкриється новий запис. Фокус введення знаходиться в полі “Дата заказа”, оскільки цей елемент перший у встановленій вами послідовності переходу.

3. Введіть сьогоднішню дату.

4. Введіть код покупця (33).

Коли ви натиснете клавішу TAB, код покупця буде введений в таблицю Замовлення і відповідні дані відобразяться в підлеглій формі “Покупатели подформа”.

5. Якщо адреса покупця змінилася, модифікуйте її в підлеглій формі “Покупатели подформа”.

6. Натисніть кнопку “Новый покупатель”.

7. Введіть інформацію про покупця  (будь яку).

8. Запам'ятайте, який код привласнив Access покупцеві.

9. Закрийте форму “Покупатели”

10. Введіть код покупця в поле “Код покупателя”.

11. Натисніть клавішу F9, щоб оновити інформацію в підлеглій формі. Інформація про нового покупця відобразиться в підлеглій формі.

Щоб запам'ятати, яку клавішу треба натискати, ви можете створити напис-нагадування. Розмістіть її в формі “Заказы” або в підлеглій формі “Покупатели подформа”.

12. Введіть ім'я і адресу людини, якій повинен бути відправлений заказ “ Какой-нибудь”.

13. Введіть замовлення в підлеглу форму “Ассортимент подформа”   наприклад, з набори «Легкая закуска».

Перевірте, що в підлеглій формі, відображаються правильна ціна набору і правильна вартість трьох наборів.

14. Введіть інформацію про кредитну картку.

15. Перевірте, чи правильно вказана загальна вартість замовлення, потім натисніть клавішу TAB, щоб перейти до нового запису.

Перевірте в таблицях “Заказы” і “Описание заказа” нові записи, відповідні щойно введеному вами замовленню.

Можна знищити тестові записи безпосередньо з таблиць або за допомогою форми.

• Щоб видалити тестові замовлення з форми “Заказы”, виберіть в меню “Правка” команду “Удалить запись”.

• Щоб видалити тестові замовлення з таблиць, запам'ятайте номер замовлення і, відкривши кожну з таблиць по черзі, видаліть з них записи, що містять цей номер замовлення.

Після видалення запису номер замовлення даного запису не буде використовуватися в подальшому.

16. По закінченню тестування форми, збережіть її і залиште відкритою в режимі форми.

Оформлення форми

Пересвідчившися в правильності роботи форми, можна змінити її зовнішній вигляд.

1. Перемкніться в режим конструктора.

2. Клацніть на пустому місці всередині форми.

3. Натисніть на панелі інструментів стрілку вниз поруч з кнопкою “Цвет заливки/фона”.

З'явиться вікно палітри кольорів.

4. Виберіть, наприклад, блідо-голубий колір.

Фон форми “Заказы” стане блідо-голубим (хоч підлеглі форми залишаться сірими).

5. Виберіть поля “Фамилия”, “Имя”, “Адрес”, “Город”, “Индекс” і “Страна” як групу.

6. Тепер на панелі інструментів виберіть шрифт MS Serif (або будь-який інший, який вам сподобається). Шрифт написів змінився.

7. Клацніть в поле “Код заказа”.

8. Виконайте наступні дії:

• Виберіть прозорий колір фону в палітрі кольорів.

• За допомогою кнопки “Оформление! на панелі інструментів виберіть утоплене оформлення.

9. Клацніть на написі “Кредитна карточка”.

10. Виберіть блідо-голубий (той же колір, що і для фону форми.) як колір залиття.

11. На панелі елементів натисніть кнопку “Ндпись” і створіть над полем “Фамилия” напис з текстом “Отправить”.

12. Зробіть фон нового напису прозорим, текст жирним і оформлення утопленим.

13. Працюйте над формою “Заказы”, доки не буде готовою до використання.

14. Збережіть форму “Заказы”.

Лабораторна робота № 7

Тема: Створення друкарських звітів

Теоретичні моменти. Друкарські звіти відображають ваші дані найкращим чином, включаючи угрупування і сортування записів і обчислення посередніх і повних підсумкових результатів.

Звичайно, можна просто надрукувати таблицю або запит в режимі таблиці, але в цьому режимі виводиться море даних без розподілу на розділи і підсумкові рядки, і тому інформація погано сприймається. Коли ж ви створюєте звіт, то зможете включити в нього тільки ті поля, які вам потрібні, об'єднати їх в логічно пов'язані групи, відсортувати ці групи в тому порядку, який необхідний, підрахувати підсумки по кожній групі і по всьому звіту. Крім того, можна змінити оформлення звіту (шрифти, колір, розташування даних на листі, додаткові елементи) для більш легкого сприйняття і придання професійного вигляду.

З метою спрощення роботи всі звіти, будуть засновані на вже існуючих запитах. Вам рекомендується відкрити ці запити і подивитися їх склад, щоб створювати схожі звіти в інших базах даних.

Швидке створення і друк звіту

Самий швидкий спосіб створити звіт   використати кошти створення “Автоотчета”, хоч результати часто виявляються незадовільними. Проте іноді “Автоотчет” виявляється дуже до речі.

Створення “Автоотчета”

При створенні “Автоотчета” немає можливості що-небудь вибирати, зате він створюється дуже швидко. Можна створити звіт на основі або таблиці, або запиту, але останній спосіб має ту ж перевагу, що і створення форми на базі запиту,   більш швидке завантаження і простіше побудова, оскільки використовуються тільки потрібні поля таблиці.

Швидке створення звіту за допомогою засобу формування “Автоотчета”.

1. На вкладці “Запросы” виберіть запит “Количество фрукты в наборах” (але не відкривайте його).

2. На панелі інструментів клацніть на стрілці вниз поруч з кнопкою “Новый объект”.

3. Виберіть в меню, що з'явилося “Автоотчет”. Звіт створений.

Швидкий друк звіту

1. Відкрийте звіт в режимі попереднього перегляду.

Ви можете просто вибрати ім'я звіту на вкладці “Отчет” і надрукувати, не відкриваючи.

2. На панелі інструментів натисніть кнопку “Печать”.

Звіт буде повністю відісланий на принтер, не вимагаючи від вас введення якої-небудь додаткової інформації.

Друк звіту з вказівкою параметрів друку

Вам може знадобитися контролювати процес друку, наприклад, при необхідності надрукувати звіт в книжковій орієнтації, а не в альбомній, або якщо потрібна тільки одна сторінка з великого звіту.

1. Відкрийте звіт в режимі попереднього перегляду і в меню “Файл” виберіть команду “Печать” або ж виділіть назву звіту на вкладці “Отчеты” (не відкриваючи його) і в меню “Файл” виберіть команду “Печать”. З'явиться вікно діалогу “Печать”.

2. Встановіть параметри друку так, як вам треба: певні сторінки, кількість копій

3. Натисніть кнопку ОК вікна діалогу “Печать”.

Звіт буде надрукований з використанням встановлених вами параметрів.

4. Закрийте звіт, не зберігаючи його.

Використання майстра звітів

Найпростіший спосіб створення звітів полягає у використанні майстра звітів для підготовки основи, щоб потім модифікувати результат роботи майстра відповідно до ваших бажань і вимог. Основна перевага майстра звітів полягає в тому, що він задає вам питання при створенні звіту, дозволяючи визначити багато  параметрів на відміну від майстра Автоотчетов.

Створення докладного звіту за допомогою майстра звітів

Створіть докладний звіт, що являє собою просто список записів без угрупування або підведення підсумків. Докладний звіт добре підходить для рішення такої задачі, як створення звіту, що містить назви наборів і їх ціни.

Ви створили запит, що показує ціни на набори у разі збільшення їх на 10 процентів (запит “Цены, которые возрасли ” ). 

Звіти найкраще засновувати на запитах. Запити містять тільки ті дані, які ви хочете вивести в звіті, і створений звіт буде завантажуватися швидше.

1. На вкладці “Отчеты” натисніть кнопку “Создать”. З'явиться вікно діалогу “Новый отчет”.

2. Двічі клацніть на рядку “Мастер отчетов”.

З'явиться вікно першого кроку роботи майстра

3. У полі “Таблицы/запросы” клацніть на стрілці вниз.

4. Виберіть запрос “Цены, которые возрасли”.

Імена полів запиту “Цены, которые возрвсли” з'являться в списку “Доступные поля”.

5. Натисніть кнопку із зображенням подвійної стрілки праворуч, щоб перемістити всі три поля в список “Выбранные поля”.

6. Натисніть кнопку Дальше >.

З'явиться вікно другого кроку роботи майстра.

7. Натисніть кнопку Дальше >.

З'явиться вікно третього кроку роботи майстра.

На цьому кроці ви можете вибрати порядок сортування записів - розташуєте їх в алфавітному порядку по назві набору.

8. У полі 1 натисніть стрілку вниз.

9. Клацніть на імені “Название набора”.

Кнопка сортування поруч з полем 1 показує зростаючий порядок (А-Я), оскільки він є порядком сортування за умовчанням.

10. Натисніть кнопку Дальше > .

З'явиться вікно четвертого кроку роботи майстра, пропонуючи вам вибрати макет звіту. Макет за умовчанням (табличний, книжкова орієнтація) підходить для цього звіту.

11. Натисніть кнопку Дальше >.

З'явиться вікно п'ятого кроку роботи майстра, пропонуючи вам вибрати один з шести стилів звітів.

12. Виберіть “Строгий стиль”.

13. Натисніть кнопку Дальше >.

З'явиться вікно шостого кроку роботи майстра, пропонуючи вам задати ім'я звіту. Ім'я  “Цены, которые возрасли” цілком підійде.

Назва “Цены, которые возрасли” з'явиться як вгорі надрукованого звіту, так і в заголовку вікна звіту на екрані. Щоб змінити назву звіту, що виводиться на друк,  відкрийте звіт в режимі конструктора і змініть текст напису в області “Заголовок отчета”.

14. Натисніть кнопку Готово.

15. Клацніть в будь-якому місці звіту, щоб побачити всю сторінку цілком. Закрийте звіт.

Створення звіту з угрупуванням

Докладні звіти корисні, але іноді вам треба більше, ніж просто список:

підрахувати посередні і повні підсумки.

Потрібно спланувати як повинен виглядати звіт, перш ніж приступати до його створення.

Ваш звіт буде заснований на запиті “Продажа по місяцам зпр”. Запит використовує наступне вираження для знаходження сумарної вартості замовлень кожного набору кожний день:

Sum(([Описание заказов].[Количество]*[Наборы].[Цена])).

Потім запит групує записи за допомогою цього виразу. Вираз вказує Access перемножити значення поля “Количество” (з таблиці “Описание заказов”) і значення поля “Цена” (з таблиці “Наборы”) для кожного запису в запиті і потім просумувати отримані добутки для всіх записів, що відображаються в запиті. У звіті вираження покаже суму для кожного набору протягом місяця.

1. На вкладці “Отчет” натисніть кнопку “Создать”.

2. Виберіть майстер звітів.

Майстер звітів почне роботу, і з'явиться вікно першого кроку роботи.

3. У вікні першого кроку роботи майстра натисніть стрілку вниз в полі “Таблицы/запросы”; виберіть запрос “Продажа по месяцам зпр”.

4. Натисніть кнопку із зображенням подвійної стрілки праворуч, щоб перемістити всі три поля в список “Выбранные поля”; потім натисніть кнопку Дальше > .

З'явиться вікно другого кроку роботи майстра, як показано на малюнку.

Наступний крок може вас злегка заплутати. Вам потрібно згрупувати записи по даті замовлення, щоб їх можна було розділити на групи по місяцях.

5. У лівій частині вікна двічі клацніть на напису “Дата заказа”.

У правій частині вікна макет зміниться, виділивши “Дата заказа по місяцам” як рівень угрупування.

Якщо ви хочете згрупувати записи всередині іншого інтервалу - тиждень, або квартал, або рік, натисніть кнопку “Группировка” і виберіть потрібне значення в полі “Интервали группировки”.

6. Натисніть кнопку Дальше > .

З'явиться вікно третього кроку роботи майстра, пропонуючи вам встановити параметри сортування і підведення підсумків.

7. У полі 1 виберіть з списку “Дата заказа” і встановите “Сортировка по возрастанию”.

Вікно третього кроку роботи майстра буде виглядати так, як показане на малюнку.

8. Натисніть кнопку “Итоги”.

9. У вікні діалогу “Итоги” встановите прапорець Sum.

10. Натисніть кнопку ОК, потім натисніть кнопку Дальше > .

11. У вікні четвертого кроку роботи майстра залиште встановленими перемикачі “Ступенчатый” групи “Макет” і “Книжная” групи “Ориентация”; натисніть кнопку Дальше >.

12. У вікні п'ятого кроку роботи майстра виберіть стиль “Выделенный; натисніть кнопку Дальше > .

13. У вікні шостого кроку роботи майстра введіть ім'я звіту “Продажа по місяцям”; натисніть кнопку Готове.

 Отриманий звіт не зовсім такий, як вам треба, але ви зможете справитися з цією проблемою, провівши його настройку. Замість суми продажу по кожному набору за день потрібно показувати суму продажу по кожному набору за місяць. Крім того, краще, щоб підсумки виводилися в грошовому форматі.

Настройка звіту

Деякі із звітів будуть добре виглядати відразу ж після створення майстром, але в тих випадках, коли майстер створив не зовсім те, що вам треба, можна змінити і настроїти звіт, що вийшов під ваші потреби.

Необхідно зробити деякі зміни в звіті “Продажа по месяцям”, щоб він показував підсумки по кожному набору за місяць, а не за день. Треба додати новий рівень угрупування для імен наборів і перемістити написи і текстові поля. Перейдемо в режим конструктора.

Треба видалити записи за окремі дні і просумувати дані про кожний набір за місяць. Щоб це зробити, потрібно створити рівень угрупування “Название набора” і потім перемістити текстові поля “Сумма” і “Название набора” з області даних в новий розділ, оскільки текстове поле в області даних завжди буде відображати всі записи (в цьому випадку всі окремі замовлення для кожної дати), але те ж поле в групі буде групувати записи і відображати отримане підсумкове значення.

Деякі зміни можуть поліпшити зовнішній вигляд звіту: загальний і проміжні підсумки повинні виводитися в грошовому форматі, добре б вмістити дані за кожний місяць на окрему сторінку; крім того, назви місяців будуть виглядати більш привабливо, якщо ви приберете навколо них рамку і зміните шрифт на жирний курсив.

Виконання обчислень в звіті

Щоб обчислити проміжні підсумки в звіті ”Продажа по месяцам”, потрібно використати обчислення, що виконуються в запиті, на якому заснований звіт. Можна також виконувати обчислення безпосередньо в звіті, створивши в ньому вільне текстове поле і записавши потрібне вираження. Операція підсумовування діє на значення, відповідно тому розділу, в якому знаходиться створене текстове поле (наприклад, операція підсумовування, вміщена всередину групи, підсумовує значення записів всередині групи, а будучи вміщеною в примітку звіту, вона просумує значення всіх записів в звіті).

Створення нового рівня угрупування  •

Звіт має бути відкритим в режимі конструктора.

1. Клацніть правою кнопкою на пустому місці звіту.

2. У меню, що з'явилося виберіть “Сортировка и группировка”.

З'явиться вікно діалогу “Сортировка и группировка”.

3. Знищіть другий і третій рядки, що містять напис “Дата заказа” (вони перешкодять вам створити нову групу).         

Тепер дані згруповані і підсумки підведені так, як ви цього хотіли: для кожного місяця приведені підсумки продажу кожного набору. Крім того, загальна сума продажу полічена для кожного місяця і обчислена загальна сума продажу, яка приведена в кінці звіту (на стор. 5 звіту).

Зміна зовнішнього вигляду звіту

Потрібно зробити ще декілька змін у зовнішньому вигляді звіту:

• Підсумки по місяцях і загальний підсумок повинні виводитися в грошовому форматі.

• Інформація за кожний місяць повинна знаходитися на окремій сторінці.

• Назви місяців повинні бути написані жирним курсивом без рамки навколо них.

1. Перемкніться в режим конструктора.

2. Клацніть правою кнопкою в полі в правій частині примітки групи “Дата заказа”, що містить вираження «=Sum...», і виберіть в меню “Свойства”.

3. У вікні властивостей поля на вкладці “Макет” в поле “Формат” поля виберіть з списку “Денежный”.

4. Не закриваючи вікно властивостей, клацніть в полі, що обчисляється в правій частині примітки звіту.

Вікно властивостей тепер відображає властивості вибраного поля.

5. Встановіть грошовий формат поля.

6. Закрийте вікно “Свойства”.

7. Збільшіть ширину поля, що обчисляється в примітці звіту. Ширина в 5 см буде більш ніж досить.

Коли ви змінили формат поля на грошовий, ширина даних цього формата ширша тепер треба роширити поле

8. На панелі інструментів конструктора звітів натисніть кнопку “Сортировать и группировать”.

9. Клацніть в клітинці з написом “Дата заказа”.

10. Виберіть в полі “Не разрывать“в нижній частині вікна діалогу значення “Полную группу”.

11. Закрийте вікно діалогу “Сортировать и группировать.

12. Клацніть в текстовому полі заголовка групи “Дата замовлення” (це поле відображає назву місяця) і зміните його оформлення таким чином:

• Клацніть на стрілці вниз поруч з кнопкою “Цвет линии/границы” на панелі інструментів і виберіть “Прозрачный”.

• На панелі інструментів натисніть кнопку “Полужирный”.

• На панелі інструментів натисніть кнопку “Курсив”.

• У поле “Размер” на панелі інструментів введіть 12 і натисніть клавішу ENTER.

 13. Перемкніться в режим попереднього перегляду.

14. Збережіть і закрийте звіт.

Інші корисні види звітів

Access містить ще два майстри, які створюють різні типи звітів:

Майстер діаграм, що формує діаграми на основі даних, і майстер поштових наклейок, що створює поштові наклейки.

У цій вправі ви створите поштові наклейки за допомогою майстра поштових наклейок, використовуючи інформацію з таблиці “Покупатели”.

Створення поштових наклейок

Ви можете створити наклейки, що задовольняють стандарту Avery J8160, і надрукувати їх на вашому лазерному принтері. (Якщо використовуються наклейки іншого розміру або принтер іншого типу, потрібно зробити відповідні зміни при роботі майстра.)

Ви легко можете створити поштові наклейки для всіх покупців, дані про яких містяться в таблиці “Покупатели”, але не всі з них хочуть отримувати каталог, тому ви створите поштові наклейки з адресами тільки тих покупців, яким потрібен каталог. Запит відбере записи, що містять «Да» в поле “Каталог”, і послужить основою для звіту, що створює поштові наклейки.

Щоб зрозуміти, як працює запит, що відбирає потрібні вам записи,  відкрийте його в режимі конструктора і вивчіть.

1. На вкладці “Отчеты” натисніть кнопку “Создать”.

2. У нижній частині вікна діалогу “Новий отчет” в полі зі списком розкрийте список і виберіть “Конверты зпр”.

3. У списку майстрів двічі клацніть на рядку ”Почтовые наклейки”.

Майстер поштових наклейок почне роботу, і з'явиться вікно першого кроку роботи майстра.

4. У списку номерів Avery залиште J8160 вибраним і натисніть кнопку Дальше > .

З'явиться вікно другого кроку роботи майстра. Шрифт, що пропонується за умовчанням цілком годиться для цих наклейок.

5. Натисніть кнопку Дальше >.

6. У списку “Доступные поля”  натискаємо на поле “Индекс”.

7. Натисніть клавішу ENTER.

8. Двічі клацніть на імені поля “Страна” і натисніть клавішу ENTER

9. Двічі клацніть на імені поля “город”.

10. За допомогою клавіатури введіть кому і пропуск

11. Двічі клацніть на імені поля “Адрес” і натисніть клавішу ENTER.

12. Двічі клацніть на імені поля “Фамилия”, натисніть клавішу ПРОПУСК, двічі клацніть на імені поля “Имя” і натисніть клавішу ENTER.

13. Натисніть кнопку Дальше >.

14. У вікні четвертого кроку роботи майстра двічі клацніть на імені поля “Город” в списку “Доступные поля”. Тепер етикетки для простоти розсилки будуть відсортовані по назві міста. Натисніть кнопку Дальше >.

15. У п'ятому кроці майстра введіть “Рассылка каталога” як назва звіту і натисніть кнопку Готово.

Майстер створить поштові наклейки. .

16. Надрукуйте звіт “Рассылка каталога” і закрийте його.

Створення звіту-діаграми

За допомогою майстра діаграм створіть діаграму, що показує кількість проданих до теперішнього часу наборів. Цей звіт буде  лінійчатою (полосковою) діаграмою, заснованою на існуючому запиті “Продажа по месяцам зпр”.

1. На вкладці “Отчеты” натисніть кнопку “Создать”.

2. У нижній частині вікна діалогу “Новый отчет” в полі зі списком виберіть “Продажа по місяця зпр.

3. У списку майстрів двічі клацніть на рядку Майстер діаграм.

Майстер діаграм почне роботу, і у вікні першого кроку роботи майстер вам буде запропоновано вибрати, які поля запиту ви хочте включить в звіт. Оскільки звіт повинен підводити підсумки по всіх продаж:

до поточного моменту, не треба включати поле “Дата заказа”.

4. Двічі клацніть на іменах полів “Название набора” і “Сумму “в списку доступних

полів і натисніть кнопку Дальше >.

З'явиться вікно другого кроку роботи майстра, в якому вам треба вибрав тип діаграми.

5. Виберіть лінійчату діаграму (сама ліва кнопка у другому ряду) i натисніть кнопку Дальше >.

Третій крок майстра пропонує вибрати тип відображення даних на діаграмі. “Категории данных” (поле “Название набора”) розташовані по вертикальній осі, а дані (поле “Сумма”) - по горизонтальній. На горизонтальній осі написане «Сумма_Сумма», оскільки Access 97 за умовчанням підсумовує дані (значення поля “Сумма”), що вам і треба в даній діаграмі.

Щоб використати іншу функцію (наприклад, мінімум або середнє значення), двічі клацніть на кнопці поля макета діаграми і виберіть потрібну  функцію з списку, що з'явився.

6. Натисніть кнопку Дальше >.

З'явиться вікно четвертого (і останнього) кроку роботи майстра, в якому вам потрібно вибрати назву діаграми і вказати, чи показувати умовні позначення.

7. Встановіть прапорець “Нет” під питанням “Показать условные обозначения”?; натисніть кнопку Готово.

Access створить звіт з діаграмою, але її розмір буде дуже маленьким. Тепер вам необхідно змінити звіт, щоб він став зрозумілим.

8. Натисніть кнопку “Вид” на панелі інструментів, щоб перемкнутися в режим конструктора.

Ваш звіт містить діаграму в області даних. Вам потрібно зробити діаграму досить великою, щоб заповнити лист, додати більш відповідний заголовок і вставити дату друку в примітку звіту. Також вам потрібно змінити формат горизонтальної осі на грошовий.

9. Двічі клацніть в будь-якому місці діаграми.

Відкриється вікно Microsoft Graph,  що містить зразок таблиці з даними, і вікно діаграми.

Щоб розмір діаграми відповідав розміру сторінки звіту, вам потрібно змінити розмір вікна діаграми. Спочатку зменшіть масштаб, а потім збільшіть розмір вікна.

10. У меню виберіть команду “Вид” > “Масштаб”.

11. Встановіть перемикач 50% і натисніть кнопку ОК.

12. Двічі клацніть на заголовку вікна Microsoft Graph,  щоб розвернути його на весь екран.

13. Перетягніть правий нижній кут вікна діаграми, щоб збільшити висоту вікна.

14. Клацніть у вікні діаграми на її заголовку “Продажа по місяцам зпр”, щоб вибрати його, і натисніть клавішу DELETE.

Заголовок діаграми видалений.

15. Двічі клацніть на горизонтальній осі в нижній частині вікна діаграми.

З'явиться вікно діалогу “Формат оси”.

16. Перейдіть на вкладку “Число”.

17. Виберіть грошовий формат.

18. Перевірте, щоб поле “Число десятичных знаков” містило нуль, і натисніть кнопку ОК.

19. У меню “Файл” виберіть команду “Обновить”.

20. У меню “Файл” виберіть команду “Выход” і повернення в “Отчет П: звіт”.

На екрані з'явиться звіт в режимі конструктора. Розмір діаграми був змінений, тому вам тепер треба змінити розмір рамки, щоб вся діаграма була видна. Крім того, треба буде змінити орієнтацію сторінки на книжкову, оскільки ваша діаграма висока і вузька, а не низька і широка.

21. У меню “Файл” виберіть команду “Параметры страницы”.

22. На вкладці “Страницы” встановите перемикач “Книжная” групи “Ориентация”;

потім натисніть кнопку ОК.

23. Перетягніть правий кордон звіту до відмітки 21 см на верхній лінійці.

24. Перетягніть верхній кордон смуги “Нижний колонтитул” до відмітки 18 ci на лівій лінійці (так, щоб загальна висота області даних стала близько  23 см).

25. Перетягніть рамку діаграми так, щоб вона заповнила всю обгавкувати] даних.

26. Натисніть кнопку “Вид”, щоб перемкнутися в режим попереднього перегляду.

27. Перевірте розмір діаграми.

Кожний раз після зміни розміру вікна діаграми не забудьте в меню “Файл” вибирати команди “Обновить” і “Выход “,і повернення в “Отчет1”:

28. Тепер, коли діаграма має правильний розмір, перемкніться в режим конструктора .

29. На панелі елементів натисніть кнопку “Написание”.

30. Клацніть в області верхнього колонтитула звіту.

31.Введіть “Объем продажи” і натисніть клавішу ENTER. Заголовок звіту створений.

32. На панелі інструментів виберіть розмір шрифту 16.

33. У меню “Формат” виберіть команду “Размер” > “По размеру данных”.

34. Розмістіть напис в центрі області верхнього колонтитула.

35. Виберіть в меню команду “Вставка” > “Дата и время”.

36. У вікні діалогу “Дата и время” зніміть прапорець “Формат времени”, потім натисніть кнопку ОК.

Текстове поле, що містить вираження, що виводить поточну дату, з'явиться в лівому верхньому кутку області даних.

37. Перетягніть текстове поле з датою в центр області нижнього колонтитула.

38. Клацніть в текстовому полі з вираженням праворуч від знаку рівності.

39. Введіть “Объем продажи” на &.

Вираження в текстовому полі тепер повинно виглядати так:

="0бъем продажи на" & Format(Date(); "Длинный формат даты").

40. Перемкніться в режим попереднього перегляду. Створення звіту завершене. Збережіть звіт, давши йому назву “Объем продажи”, і закрийте його.

Створення звіту “Наборы”

Спочатку ви за допомогою майстра звітів створите звіт “Наборы”, а потім настроївши його так, щоб розбиття на сторінки було узгоджене з угрупуванням.

1. На вкладці “Отчеты” натисніть кнопку “Создать”.

2. У вікні діалогу “Новый отчет” двічі клацніть на рядку “Мастер отчетов”.

3. Створіть звіт, заснований на запиті “Фрукты в наборах зпр” і включає усі його поля.

4. Встановіть угрупування по полю “Название набора”.

5. Встановіть сортування по полю “Название фрукта”.

6. Виберіть ступінчастий макет і книжкову орієнтацію.

7. Виберіть стиль, який вам сподобається, і назвіть звіт “Наборы”.

8. Перемкніться в режим конструктора.

9. Натисніть на панелі інструментів кнопку “Сортировка и группировка”.

10. Встановіть в полі “Не разрывать” значення “Полную группу” для назви набору.

11. Закрийте вікно діалогу “Сортировка и группировка”

12. Збережіть і закрийте звіт.

Лабораторна робота № 8

Тема: Створення макросів

Теоретичні моменти. Макроси - це другорядні елементи бази даних, які спрощують і прискорюють роботу з нею. Якщо ви знайомі з Microsoft Excel або Microsoft Word,  то, можливо, користувалися макросами, хоч в Access вони не зовсім такі. Наприклад, Access не може записувати макроси, тому вам доведеться створювати їх крок за кроком (це не так складне, як звучить)., Крім того, макроси Excel або Word призначені для відтворення послідовності команд, що вводяться з клавіатури або за допомогою миші.

Макроси Access 97 виконують конкретні певні вами кроки без необхідності запису всі натиснення кнопок і натиснення миші.

При виконанні вправ заняття 8 ви додали в форму “Заказы” кнопку. Ця кнопка запускала процедуру Visual Basic,  що відкриває форму “Покупатели”. Вам не треба було знати Visual Basic,  оскільки майстер елементів управління записав для вас потрібну процедуру. Однак можна з легкістю створити макрос, що виконує ті ж дії, не вивчаючи Visual Basic. У складних додатках програмування на Visual Basic буває необхідним, оскільки є більш могутнім і корисним інструментом, чим макроси, хоч і поглинає масу часу. Перевага використання макросів полягає в тому, що вони дозволяють швидко і просто автоматизувати безліч процедур для роботи з вашою базою даних, наприклад, відкриття і закриття будь-якого об'єкта бази даних, друк звітів або експорт їх в іншу програму (таку, як Word або Excel), виконання запитів, запуск послідовності інших макросів, установку значень елементів управління, застосування фільтрів, перемикання режиму відображення і перейменування об'єктів.

Заміна кнопки

У цій вправі ви відкриєте форму “Заказы” і заміните в ній кнопку “Новый покупатель” (що використовує команд» Visual Basic) на кнопку, що запускає макрос для виконання тієї ж задачі.

Перш ніж видалити існуючу кнопку, подивіться на процедуру Visual Basic,  яку створив майстер керуючих елементів.

1. На вкладці “Формы” клацніть на формі “Заказы”.

2. Натисніть кнопку “Конструктор”.

Форма “Заказы” відкриється в режимі конструктора.

3. Натисніть правою кнопкою миші на кнопці “Новый покупатель”.

4. Відкрийте вікно властивостей кнопки.

5. У вікні властивостей кнопки відкрийте вкладку “События”.

Події  -   це певні дії, як правило, здійснені користовачем, які об'єкт здатний розпізнати і після цього яким-небудь образом відреагувати. Кожен об'єкт бази даних реагує на певну безліч подій,

6. Клацніть в поле “Нажатие кнопки”.

Кнопка построителя (кнопка з трьома точками) з'явиться в правій частині поля.

7. Натисніть кнопку построителя.

Відкриється вікно модуля класу. У вікні відображається процедура. Visual Basic,  створена майстром керуючих елементів. Модулі містять процедури на мові Visual Basic.

8. Закрийте вікно модуля класу.

9. Закрийте вікно властивостей кнопки.

Форма “Заказы” всі ще відкрита в режимі конструктора, і кнопка як і раніше вибрана.

10. Натисніть клавішу DELETE, щоб видалити кнопку “Новый Покупатель”.

11. На панелі елементів натисніть кнопку “Мастера”, щоб вимкнути її (вона не повинна бути підсвічена у вимкненому стані).

Коли кнопка ^“Мастера” вимкнена, ви можете створювати елементи управління без       допомоги майстра керуючих елементів.

12. Натисніть кнопку “Кнопка”.

13. Клацніть на тому місці в формі, де раніше розміщувалася кнопка.

З'явиться нова кнопка. Напис на кнопці буде складатися з слова “Кнопка” і якогось числа.

14. Двічі клацніть на написі на кнопці, щоб виділити її.

15. Введіть новий напис Новий покупець, і натисніть клавішу ENTER.

Ви можете змінити розмір кнопки.

16. Клацніть правою кнопкою миші на кнопці “Новый покупатель” і відкрийте вікно властивостей.

17. У вікні властивостей відкрийте вкладку “Другие”.

18. У поле “Имя” введіть “Новый покупатель”; потім закрийте вікно властивостей.

Створення макроса, що відкриває форму

Тепер створимо макрос, який буде використовувати кнопку для відкриття форми.

Форма “Заказы” повинна бути відкрита в режимі конструктора.

1. Клацніть на новій кнопці правою кнопкою миші і виберіть “Обработка событий”  в меню, що з'явилося.

Відкриється вікно “Построитель”.

2. У вікні “Построитель” клацніть на рядку “Макросы”.

3. Натисніть кнопку ОК.

Відкриється порожнє вікно макросів і вікно діалогу “Сохранение”.

1. Назва макроса слідуюча: “Открыть форму покупатели”.
   1. Натисніть кнопку ОК.

6. Клацайте на цій клітинці по стрілці вниз

7. Прокрутіть список та оберіть “Открыть форму”.

Макрокоманда “Открыть форму” введена в стовпчик “Макрокоманда”, а її аргументи з’явились в нижній частині вікна.

 8. Клацніть в поле “Имя формы” в області “Аргументы макрокоманды”.

9. Клацніть на стрілці вниз в полі ім'я “Формы” і виберіть в списку “Покупатели”

10. Клацніть в поле “Режим данны”х і розверніть список.

11. Виберіть в списку значення “Изменение”.

Коли ви клацнете в поле “Режим данных”, в правій частині області “Аргументы макрокоманды” з'явиться підказка (для більш докладного опису аргументу натисніть клавішу F1), яка пояснює, що режим “Изменение” призначений для зміни існуючих або введення нових даних.

12. На панелі інструментів натисніть кнопку “Сохранить”.

13. Закрийте вікно макроса.

Але створена кнопка автоматично вміщена в самий кінець послідовності переходу, а вам треба, щоб вона отримувала фокус введення відразу після поля “Код покупателя”.

14. Виберіть в меню команду “Вид” > “Последовательность перехода”.

15. Виберіть елемент управління “Новий покупатель” (в самому низу списку).

16. Перетягніть його вгору і вмістите після поля “Код покупателя”.

17.Натисніть кнопку ОК, щоб закрити вікно діалогу “Последовательность перехода”.

1. Встановіть режим форми.

Тестування  нового макроса

1. Натисніть копку “Новый покупатель” в формі “Заказы”. Відкриється форма “Покупатели” з першим записом        

2. Закрийте форму “Покупатели”.

3. Збережіть і закрийте форму “Заказы”,.

Створення макроса, що виводить повідомлення

Коли ви створювали підлеглі форми в формі “Заказы”, то дізналися, що треба натиснути комбінацію клавіш CTRL + TAB,  щоб повернути фокус введення з підлеглої форми в головну форму. Для простішої роботи створіть макрос, який буде виводити повідомлення-підказку при переході фокуса введення до підлеглої форми. Повідомлення буде складатися з рядка «Чтобы вернуться в главную форму, нажмите CTRL + TAB.» і мати кнопку ОК, щоб користувач міг просто натиснути клавішу ENTER для видалення з екрана повідомлення.

1. У вікні бази даних виберіть вкладку “Макросы”.

Вкладка макроси містить поки тільки один макрос. Він був автоматично пов'язаний з кнопкою форми “Заказы”. Тепер ви створите новий макрос і зв'яжете його з підлеглими формами форми “Заказы”.

2. На вкладці “Макросы” натисніть кнопку “Создать”. Відкриється порожнє вікно макроса.

3. Клацніть в першій клітинці стовпця “Макрокоманда”.

4. Клацніть на стрілці вниз, розвертаючи список, і виберіть “Сообщение”.

Аргументи макрокоманди “Сообщение” з'являться в області аргументів макрокоманди.

5. У області аргументів макрокоманди клацніть в поле “Сообщение”.

6. Введіть “Чтобы вернуться в главную форму, нажмите CTRL + TAB”.

7. Клацніть в поле “Сигнал”, розверніть список.

8. Виберіть з списку “Нет”; потім клацніть в поле “Заголовок”.

9. Введіть заголовок “Совет”.

10. На панелі інструментів натисніть кнопку “Зберегти”.

11. У вікні “Сохранения” введіть  ім'я макроса “Совет по переходу”;

потім натисніть кнопку ОК.

12. Закрийте вікно макроса.

Створення макроса закінчене. Тепер вам слідує протестувати макрос, щоб пересвідчитися, що він працює, і потім зв'язати його з двома підлеглими формами форми “Заказы”.

Тестування нового макроса безпосередньо на вкладці Макроси

Протестувати макрос відразу після його створення - хороша ідея, і ви можете зробити це безпосередньо на вкладці “Макроси” вікна бази даних.

1. На вкладці “Макросы” виберіть макрос “Совет по переходу”.

2. Натисніть кнопку “Запуск”.

Вікно з введеним вами повідомленням з'явиться на екрані.

3. Натисніть клавішу ENTER (або кнопку ОК), щоб закрити окно'сообщения.

Зв’язування макроса з елементом управління

Ви пересвідчилися, що створений макрос працює, і можете зв'язати його з підлеглими формами форми “Заказы”.

1. У вікні бази даних відкрийте вкладку “Формы”;

2. Відкрийте форму “Заказы” в режимі конструктора.

3. Клацніть правою кнопкою на імені підлеглої форми “Покупатели подформа” і виберіть в меню “Свойства”.

4. У вікні “Свойства” відкрийте вкладку “События”.

Вкладка “События”  показує, які події може розпізнавати даний елемент управління. Цей набір сильно відрізняється від набору подій для кнопки, створеної при виконанні першої вправи даного заняття.

5. Клацніть в поле “Выход” і натисніть на стрілці вниз, яка з'явиться в правій частині поля. Розкриється список, що містить макроси вашої бази даних.

6. Виберіть макрос “Совет по переходу”.

Тепер вибраний макрос пов'язаний з підлеглою формою “Покупатели подформа”.

7. Не закриваючи вікно, клацніть на підлеглій формі “Ассортимент подформа”.

Вікно “Свойства” тепер відображає властивості підлеглої форми “Ассортимент подформа”.

8. Повторіть пункти 5 і 6, щоб зв'язати макрос “Совет по переходу” з цією підлеглою формою.

9. Закрийте вікно властивостей.

10. Перемкніться в режим форми.

11. Збережіть форму “Заказы”.

12. Переміщуйте фокус введення, натискаючи клавішу TAB.

Коли фокус введення досягне підлеглої форми “Покупатели подформа”, вікно з введеним вами повідомленням з'явиться на екрані.

Натисніть клавішу ENTER, щоб закрити вікно повідомлення; потім натисніть CTRL + TAB,  щоб повернутися в головну форму.

13. Закрийте форму “Заказы”.

Створення ще одного макроса

Створити макрос для друку звіту “Рассылка каталога! і зв'язати його з певною комбінацією клавіш, щоб надрукувати звіт, просто натиснувши декілька кнопок на клавіатурі.

Макроси, пов'язані з клавіатурою, мають одну особливість. Їх назви відповідають тим комбінаціям клавіш, з якими вони пов'язані (наприклад, ALT+З або CTRL+Р), і зберігаються разом в групі макросів, що має спеціальне ім’я.

Ви створите макрос, що запускається при натисканні на  клавіатурі CTRL+L

1. На вкладці “Макросы” натисніть кнопку “Создать”. Відкриється порожнє вікно макроса.

2. Виберіть в меню “Вид” > “Имена макросов”.

У вікні макроса з'явиться новий стовпець – “Имя макроса”.

3. У першому осередку стовпця “Имя макроса” введіть ^i.(^ - слід натиснути Shift+6)

4. У клітинці  “Макрокоманда” виберіть “Открыть Отчет”.

Лабораторна робота № 9

Тема: Створення головної кнопкової форми

Теоретичні моменти. Ваша база даних “Фрукты” повністю функціональна, але вона по суті являє собою набір непов'язаних об'єктів, придатних до використання будь-ким, знайомим з Access, але для звичайного користувача незрозуміла.

Ви зв'яжете об'єкти бази даних разом в один додаток, систему організації бази даних, що дозволяє користувачеві зосередити увагу на інформації, а не на тому, як працює Access. Найважливішою складовою частиною кожного додатку Access є головна кнопкова форма, що являє собою форму, що служить відправною точкою при роботі з об'єктами бази даних.

Головна кнопкова форма   це форма, що містить кнопки, що запускають макроси, які виконують різні задачі, такі як відкриття форм і звітів. Користувач не повинен шукати потрібні йому форми і звіти в базі даних, оскільки всі вони можуть бути відкриті з головної кнопкової форми.

Натиснення кнопки в головній кнопковій формі інтуїтивно значно зрозуміло, ніж відкриття вкладки “Формы” у вікні бази даних і пошук в списку форм і підлеглих форм необхідної користувачеві форми.

 Для побудови головно кнопкової форми відкриємо базу даних “Фрукты” і спробуємо навчитися декільком прийомам, що дозволяють прискорити роботу по створенню кнопок і макросів.

Ви отримаєте головну кнопкову форму, додавши кнопки, макроси і графічні об'єкти в пусту форму,  створите і збережете чисту форму, потім встановите її розмір і вставите в неї логотип компанії.

1. На вкладці “Формы” натисніть кнопку “Создать”.

2. У вікні діалогу “Новая форма” двічі клацніть на рядку “Конструктор”. Нова, чиста форма, з'явиться на екрані.

3. Пересвідчіться, що кнопка “Мастера” на панелі елементів віджата

4. На панелі елементів натисніть кнопку “Рисунок”.

5. Клацніть в середині форми, що створюється.  З'явиться вікно діалогу “Вибор рисунка”.

6. У вікні діалогу “Вибор рисунка” слід вибрати потрібну папку з малюнками.

7. Двічі клацніть на імені файла Logo.bmp.

Логотип компанії «Фрукти» з'явиться в формі.

8. Перетягніть логотип компанії так, щоб розмістити його по центру у верхній частині форми.

9. Перетягніть нижню межу форми так, щоб висота форми стала біля 8 см.

10. Клацніть правою кнопкою на пустому місці у вікні форми.

11. У меню, що з'явилося виберіть “Свойства”.

12. У вікні “Свойства формы” відкрийте вкладку “Макет” і забороніть смуги прокрутки, область виділення і поле номера запису.

13. Закрийте вікно властивостей форми.

14. Збережіть форму під ім'ям “Главная кнопочная форма”.

15. Перемкніться в режим форми.

16. У меню “Окно” виберіть команду “По размеру формы”.

17. Закрийте головну кнопкову форму.

Створення макросів, що відкривають форми

Тепер треба створити групу схожих макросів, що відкривають всі важливі форми в базі даних. Оскільки ці макроси схожі, ви збережете їх в групі макросів, що спростить процес пошуку і роботу з ними.

Макроси, що відкривають об'єкт, особливі   це єдиний тип макроса,  який ви можете створити, перетягши об'єкт бази даних у вікно макроса.

1. На вкладці “Макросы” натисніть кнопку “Создать”. З'явиться нове вікно макросів.

2. Збережіть новий макрос як “Кнопочную Форму”.

3. Відкрийте меню “Вид”.

4. Виберіть “Имена макросов”.

У вікні макросів з'явиться стовпець “Имя макроса“.

5. Відкрийте меню “Окно”.

6. Виберіть команду “Слева направо”.

Вікно бази даних і вікно макросів будуть  розташовані поруч один з одним.

Використання команди “Слева направо” (або “Сверху вниз”)   найпростіший спосіб розмістити вікна на екрані без перекриття (накладення одного на одне), щоб перетягувати об'єкти з одного вікна в інше.

7. У вікні бази даних відкрийте вкладку “Формы”.

8. Наведіть покажчик на назву таблиці “Фрукты” у вікні бази даних.

9. Перетягніть назву в першу клітинку стовпця “Макрокоманда” вікна макросів.

Була створена нова макрокоманда “ОткрытьФорму”, аргументи якої автоматично заповнені для відкриття форми “Фрукты”.

10. Повторіть пункти 8 і 9, щоб створити макрокоманди “ОткрытьФорму” для форм “Покупатели”, “Заказы”, “Сотрудники” і “Наборы”.

Всі створені макроси мають одне і те ж ім'я  -  “Кнопочная форма”. Тепер вам треба дати їм індивідуальні імена в стовпці “Имя макроса”.

Якщо вікно макросів містить єдиний макрос, ви можете звертатися до ньогобезпосередньо на ім'я макроса (наприклад, макрос “Открыть форму Покупатели”. Якщо ж макрос є елементом групи макросів, подібної тій, яку ви зараз створюєте, при посиланні на нього треба вказувати не тільки ім'я групи, але і індивідуальне ім'я макроса, наприклад “Кнопочная форма.Фрукты” або “Кнопочная форма.Заказы”.

11 У стовпці “Имя макроса” введіть для кожного макроса ім'я, співпадаюче з назвою форми, яку він буде відкривати.

12. Збережіть макрос “Кнопочная форма”.

13. Закрийте вікно макросів.

Тепер ви можете створити кнопки, яким будуть призначені створені макроси.

Створення кнопок в головній кнопковій формі

Ви створювали кнопки двома різними способами: за допомогою майстра (який записував процедуру Visual Basic) і без допомоги майстра (створювалася кнопка, пов'язана з макросом). Тепер ви дізнаєтеся, як швидко створити кнопку, пов'язану з певним макросом, просто перетягнувши макрос у вікно форми.

1. У вікні бази даних відкрийте вкладку “Формы”, після чого відкрийте головну кнопкову форму в режимі конструктора.

2. У вікні бази даних відкрийте вкладку “Макросы”.

Список макросів містить групу макросів “Кнопочная форма”

3. Наведіть покажчик на назву групи макросів “Кнопочная форма”.

4. Перетягніть цю групу у вікно форми під логотип компанії

Нова кнопка з написом  “Кнопочная  форма” з'явиться в головній кнопковій формі.

5. Розверніть вікно форми на весь екран (натисніть кнопку “Развернуть” в його правому верхньому кутку).

6. Розмістіть нову кнопку так під логотипом “Фрукты”. Створіть копії цієї кнопки і потім призначите їм власні імена і макроси.

7. Клацніть на новій кнопці, щоб вибрати її.

8. Натисніть на панелі інструментів кнопку “Копировать”.

9. Натисніть на панелі інструментів кнопку “Вставить” чотири рази.

Чотири копії початкової кнопки з'являться під нею. Тепер форма містить п'ять кнопок.

 Копіювання і вставка  - це простий спосіб створити декілька схожих елементів управління в формі. Замість натиснення кнопок на панелі інструментів можна використати клавіатуру CTRL + C для копіювання, CRTL + V і CTRL для вставки.

10. Двічі клацніть на верхній кнопці.

11. Відкрийте вкладку  “События” у вікні “Свойства”.

Поле “Нажатие кнопки” містить назви груп макросів, “Кнопочная форма”. Необхідно змінити значення цього поля, щоб зв’язати кнопку з певним макросом, а також змінити напис на кнопці.

12. Натисніть в полі “Нажатие кнопки”.

13. Розкрийте список.

14. Виберіть “Кнопочная форма Фрукты”.

16. Змініть підпис на “Фрукты”.

17. Повторіть пункти 12 та 16 для кожної кнопки

18. Закрийте вікно свойств.

19. Додайте над всіма копками напис “Открыть форму”.

Щоб додати напис, натисніть кнопку “Написание” на панелі елементів; потім натисніть в формі над кнопками, введіть текст напису і натисніть клавішу ENTER.

20. Встановіть режим форми.

21. Натисніть кнопку “Установить” в правому верхньому кутку вікна форми.

22. Виберіть в меню “Окно” > “По размеру формы”.

Ваша головна кнопкова форма повинна виглядати так, як показано на рисункуї.

Тестування головної кнопкової форми              

1. Натисніть кнопку фрукти. Відкриється форма “Фрукты”.

2. Закрийте форму “Фрукты”.

3. Перевірте чи відповідають написи на інших  кнопках формам, що відкриваються

4. Збережіть головну кнопкову форму.

5. Закрийте головну кнопкову форму.

Зв'язок з даними

Якщо будь-хто у вашій компанії зберігає таблицю з інформацією в іншому файлі і вам потрібний періодичний доступ до цієї інформації, можна створити зв'язок з даною таблицею замість того, щоб імпортувати її. Зв'язок дозволяє використати дані іншого файла без їх копіювання. Перевага такого підходу полягає в тому, що ви завжди маєте доступ до інформації в її поточному стані, в той час як копія таблиці, імпортованої у вашу базу даних, не оновлюється при зміні початкових даних.

Зв'язок з таблицею іншого файла

 Список вибраних компаній зберігається в таблиці Microsoft Excel і постійно оновлюється. Вам необхідно мати доступ до поточного списку при реєстрації замовлень, і найкращий спосіб доступу до потрібної інформації   створити зв'язок з таблицею Excel.

Ви створите у вашій базі даних зв'язок з таблицею, що міститься в файлі Транспортіровка.х1з.

1. Виберіть в меню “Файл” > “Внешние данные” > “Связь с таблицами”. З'явиться вікно діалогу “Связь”.

2. Якщо у вікні діалогу “Связь”  не відкрита папка, в яку ви скопіювали учбові файли з прикладеного до книги диска, відкрийте її зараз.

3. У поле “Тип файлов” виберіть Microsoft Excel.

У вікні діалогу з'явиться список файлів Microsoft Excel,  що містяться у відкритій папці.

4. Двічі клацніть на імені файла “Транспортировка”.

Майстер зв'язку з електронною таблицею почне роботу.

5. Встановіть прапорець “Первая строка” містить заголовки стовпців.

6. Натисніть кнопку Дальше >.

З'явиться вікно другого кроку майстра, що показує встановлення зв'язку з таблицею Sheetl.

7. Натисніть кнопку Готово.

Майстер створить зв'язок з таблицею файла Microsoft Excel і повідомить про завер шення роботи. Зображення створеного зв'язку знаходиться на вкладці Таблиці вікна вашої бази даних.

Пов'язана таблиця Sheetl зображається за допомогою спеціального значка, що показує, що зв'язок встановлений з файлом Excel. Потрібно дати більш осмислену назву даній таблиці.

8. У вікні бази даних клацніть (один раз!) на імені пов'язаної таблиці. Ім'я виділене. Клацніть ще раз.

9. Введіть ім'я “Транспортировка”.

10. Натисніть клавішу ENTER.

Пов'язана таблиця перейменована. Тепер треба подивитися на нову таблицю.

11. Двічі клацніть на імені “Транспортировка” на вкладці “Таблицы”.

Пов'язана таблиця відкриється, як якби вона була звичайною таблицею Access 97, і буде містити поточні дані з відповідної таблиці Excel. Всяка зміна інформації в таблиці Excel негайно відобразиться в пов'язаній таблиці, оскільки насправді пов'язана таблиця не є справжньою таблицею даних, а являє собою просто зв'язуючу ланку з файлом Excel.

12. Закрийте таблицю “Транспортировка”.

Експорт даних

Access добре підходить для зберігання великої кількості записів і таблиць інформації, але в певних ситуаціях краще застосувати Excel   наприклад, при чисельній обробці даних, виконанні умовних операцій, складних обчислень. Існує простий спосіб зберігати дані в Access, а обробляти їх в Excel, ви можете експортувати копію записів Access 97 в файл Excel.

Експорт даних в файл Excel

Необхідно експортувати інформацію про набори в файл Excel.

1. На вкладці “Таблицы” клацніть на імені “Наборы”, щоб вибрати таблицю (але не відкривайте її).

2. Виберіть в меню команду “Файл” > “Сохранть как/Экспорт”. З'явиться вікно діалогу “Сохранения объекта”.

3. Пересвідчіться, що перемикач “Во внешнем файле или базе данных ”  встановлений.

4. Натисніть кнопку ОК.

З'явиться вікно діалогу “Сохранение объекта”: таблиця “Наборы”.

5. У поле Тип файла виберіть Microsoft Excel 97.

Ім'я файла зміниться на “Наборы.хls”, ім'я файла Excel, співпадаюче з ім'ям початкової таблиці.

6. Натисніть кнопку “Экспорт”.

Таблиця Excel створена і містить інформацію з таблиці “Наборы”. Зверніть увагу де зберігається таблиця Excel з потрібною інформацією.

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!