Лекція на тему Діловодство з курсу Інформаційні системи та технології, НУДПСУ

Діловодство - це діяльність, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності, а також раціональної організації і планування робочого процесу керівником, менеджером або рядовим виконавцем. Особливістю сучасного діловодства є широке застосування комп’ютерних технологій для опрацювання і друку документів згідно з вимогами діючих стандартів в даній галузі. Дотримування стандартів в роботі органів управління допомагає встановленню чіткого порядку і викоренення бюрократії.

Оволодіння прийомами раціональної роботи з документами скорочує час на їх створення, обробку і пошук.

Правильно підготовлений і оформлений документ – це свідоцтво культури виконавця.

Класифікація службових документів

Документ – це об’єкт, який містить інформацію, оформлений у потрібному порядку, має юридичну силу і відповідає діючому законодавству.

Документи класифікують за такими ознаками:

1. спосіб фіксації;

2. за змістом;

3. назва;

4. вид;

5. складність;

6. місце складання;

7. термін виконання;

8. походження;

9. гласність;

10. юридична сила;

11. стадія виготовлення;

12. термін зберігання;

13. рід діяльності.

Розглянемо детальніше

За способом фіксації:

• письмові ­ рукописні, машинописні та інші, що виконані За допомогою печатної і розмножувальної техніки;

• графічні – графіки, карти, схеми, плани;

• фото і кінодокументи;

• фонодокументи – створенні За допомогою системи звукозапису і відтворюють звукову інформацію;

За змістом:

• організаційно-розпорядні;

• фінансово-розрахункові;

• постачально - збутові;

За назвою:

• накази;

• правила;

• устави;

• положення;

• ордери;

• звіти;

За видом:

• типові;

• трафаретні (бланки, шаблони) ;

• індивідуальні (пояснювальні Записки) ;

За складністю:

• прості (містять інформацію по одному питанню) ;

• складні (містять інформацію по декількох питаннях) ;

За місцем складання:

• внутрішні (внутрішніх питань підприємства);

• зовнішні (вхідна і вихідна кориспонденція);

За терміном виконання:

• термінові (виконуються в термін встановлені Законом, керівником);

• не термінові;

За походженням:

• службові (діяльність підприємства);

• офіційно-особові (заяви, скарги на окремих людей);

За гласністю:

• звичайні ( для служебного користування) ;

• конфіденційні;

За юридичною силою:

• ті, що готуються по всіх Законах (істинні);

За стадією виготовлення:

• фальшиві;

• оригінали;

За терміном зберігання:

• документи постійного зберігання;

• документ довгого зберігання (більше 10 років);

• документ тимчасового зберігання;

За видом діяльності:

• органіЗаційно-розпорядкові;

• стандартів і технічних умов;

• планова;

• звітно-статистична;

• конструкторська;

• розрахунково-грошова.
  

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!