Контрольна робота з курсу Кадрове діловодство, ННІЗДН, Навчально-науковий інститут заочно-дистанційного навчання

 МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ І ЗАВДАННЯ ДО ВИКОНАННЯ КОНТРОЛЬНОЇ РОБОТИ

Для студентів дистанційної форми навчання передбачене виконання контрольної роботи, яка складається з двох частин:

-  теоретична, в якій розкривається теоретичні вимоги до складання і оформлення усіх документів, які необхідно скласти студенту в межах особової справи;

-  практична, яка представляє собою окрему особову справу із документами, що регламентують прийняття, переведення та звільнення працівника, а також оформлення документів для отримання пенсії.

Обсяг контрольної роботи – 20 -25 сторінок формату А 4.

В теоретичній частині студенти наводять в описовій формі визначення та пояснення до всіх документів, що входять в особову справу. В цей опис повинні також входити перелік необхідних реквізитів кожного із документів. Важливо, щоб кожен студент рукописним способом навів цю інформацію. Друкованутеоретичну частину не прийматиметься до розгляду.

Практична частина представляє собою окрему особову справу із документами, що регламентують прийняття, переведення та звільнення працівника, а також оформлення документів для отримання пенсії.

Студент сам на себе складає особову справу із складанням уявних (можливо видуманих документів, але за правилами кадрового діловодства). Потрібно придумати чи використати дані якогось конкретного підприємства по якому будуть створюватись усі документи. Документи слід складати з урахуванням хронології дат.

Титульна сторінка особової справи складається із слова «ОСОБОВА СПРАВА №___» та прізвища ім’я і по батькові особи на яку вона складається. Ці документи оформляються у папку окремими файлами. В папку входять такі документи:

1. Резюме.

2. Характеристика.

3. Автобіографія.

4. Особова справа.

5. Особовий листок з обліку кадрів.

6. Заява про прийняття на роботу.

7. Наказ про прийняття на роботу.

8. Заява про переведення.

9. Контракт.

10. Наказ про переведення.

11. Заява про надання щорічної відпустки.

12. Службова записка керівника підрозділу про необхідність відкликання з відпустки.

13. Наказ про відкликання з відпустки.

14. Службова записка про попередження щодо наступного вивільнення працівника.

15. Службовий лист в державну службу зайнятості про наступне вивільнення працівника.

16. Службова записка (подання) у профспілковий комітет щодо отримання згоди на вивільнення працівника.

17. Наказ про звільнення у зв’язку із скороченням чисельності працівників.

18. Документи про призначення пенсії: заява про призначення пенсії, Подання, Довідка про заробіток для обчислення пенсії.

19. Трудова книжка із усіма записами: титульна сторінка та відомості про роботу: призначення, переведення та звільнення.

Вимоги щодо оформлення документів наведені в зразках кожного із документів та самих поясненнях до документів, які наводяться в цих методичних вказівках. Відкрити необхідні зразки документів можна безпосередньо із тексту цих методичних вказівок. Найдені зразки представляють собою уже заповнені документи  чи окремі документи не на бланках. Студентам потрібно у цих зразках змінити інформацію, переробивши документи під свою особову справу. Послідовність документів повинна відповідати наведеному переліку документів. Усі бланки документів потрібно роздрукувати, очистивши від введеної змінної інформації та заповнити їх рукописним способом ручкою.

Особливості складання та оформлення особової справи

Дана особова справа відтворює уявну ситуацію про конкретного працівника. Уявний працівник (може бути сам студент) складає на себе резюме, йому видають характеристику, яку склали на попередньому місці роботи чи навчанні та пише рукописним способом на себе автобіографію.

Дальше «працівник-студент» заповнює особову картку  (розділ 1 особової картки)  та особовий листок з обліку кадрів. Потім потрібно заповнити рукописним способом (від руки на чистому аркуші паперу) заяву про прийняття на роботу. На основі заяви видається наказ про прийняття на роботу. Інформацію про прийняття потрібно занести в особову картку у розділ 3 та трудову книжку.

Після цього, через деякий час, потрібно перевести працівника на вищу посаду на умовах контракту. Тому слід скласти заяву про переведення та контракт.На основі цих документів складіть наказ про переведення. Інформацію про переведення потрібно занести у трудову книжку та особову картку у розділ 3.

Тепер слід відправити працівника у відпустку. Для цього складіть заяву про надання щорічної відпустки (рукописним способом на чистому аркуші паперу) інаказ про надання щорічної відпустки. Інформацію про відпустку слід внести в особову картку у розділ 4.  Дальше потрібно відтворити ситуацію про необхідність відкликання працівника з відпустки у зв’язку із виробничою необхідністю. Тому складіть службову записку про відкликання з відпусткибезпосереднього керівника директору підприємства чи його заступнику про необхідність відкликання працівника із відпустки. На цій службовій записці повинно бути запис працівника про згоду його на відкликання з відпустки. На основі цієї службової записки складіть наказ про відкликання з відпустки працівника.

Наступним етапом є процедура звільнення працівника із підприємства. Для цього спочатку складіть службову записку про попередження щодо наступного вивільнення керівника відділу кадрів працівнику. На цьому документі повинен бути напис працівника про те, що він повідомлений про його вивільнення не менше як за два місяці до звільнення. Крім того, директор підприємства складає службову записку голові профкому про дачу згоди на звільнення працівника, який є членом профспілки. Також директор підприємства надсилає службовий лист у службу зайнятості з попередженням про наступне вивільнення працівника із його підприємства. В результаті створюється наказ про звільнення працівника із підприємства.

Заключним етапом оформлення документів є питання призначення пенсій. Для цього необхідно заповнити заяву про призначення пенсії,  Подання та довідку про заробіток для обчислення пенсії.

На основі всіх попередніх документів заповніть зазначені документи за наведеними зразками.

Характеристика документів особової справи

РЕЗЮМЕ

Резюме – це документ,в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність, професійні успіхи та досягнення особистості, яка його складає.

Документ складається за довільною формою і повинен містити такі реквізити:

1.  П.І.П., рік народження ( вік), контактні телефони (домашній і/або робочий).

2.  Мета (для чого ви звертаєтеся в дану фірму, яку роботу шукаєте)

3.  Освіта ( у зворотному хронологічному порядку, тобто починаючи з останнього місця навчання) за такою схемою:

·  дата початку навчання – дата закінчення навчання;

·  назва навчального закладу, факультет, спеціальність;

·  присвоєння кваліфікації.

4. Досвід роботи  ( у зворотному хронологічному порядку, тобто починаючи з останнього місця навчання) за такою схемою:   

·  дата початку роботи – дата закінчення роботи;

·  назва фірми, її сфера діяльності;

·  назва вашої посади, кількість підлеглих (якщо були);

·  опис ваших посадових функцій, рівень відповідальності і повноважень;

·  приклади конкретних досягнень.

5.  Додаткова освіта – курси, семінари, тренінги, стажування (за наведеною вище схемою).

6.  Додаткові навички ( ПК, степінь володіння іноземними мовами, наявність а/м, водійського посвідчення, машинопис та інше).

7. Ваші переваги ( вкажіть декілька своїх особистих якостей, які відрізняють Вас від інших і допомагають вам досягати потрібних результатів у роботі).

ХАРАКТЕРИСТИКА

Характеристика - документ,  у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника.

Характеристика подасться при вступі до вузів і технікумів, при висуванні на виборні посади, а також за конкурсом до науково-дослідних інститутів, вузів тощо.

У кожній правильно написаній характеристиці можна виділити чотири частини, що логічно пов'язані між собою.

Перша - анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазначають прізвище, ім'я, по батькові, посаду, вчений ступінь і звання (якщо вони є), рік народження,  освіту, які прийнято розташовувати у стовпчик справа.

Друга - дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи на даному І підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності та ін.).

Третя - власне характеристика, де розглядається ставлення до роботи,  підвищення професійного і наукового рівня, стосунки у трудовому колективі. Тут же містяться відомості про урядові нагороди або заохочення.

Четверта - висновки, де зазначено призначення характеристики.

Текст характеристики викладається від третьої особи. Підписи на І цьому документі посвідчуються круглою гербовою печаткою.

Характеристика видається працівникові на руки або з його відома надсилається  до підприємства, установи (організації), які її запитали.  

Словник ділових характеристик:

-  володіє великим досвідом роботи і практичними знаннями

-  досвід роботи і практичні знання не дуже великі

-  володіє добрими професійними знаннями

-  добре орієнтується в проблемах

-  має слабке уявлення про специфіку роботи виробництва

-  чудово знає технологію виробництва

-  погано уявляє технологію виробництва

-  має необхідні знання в галузі організації праці та вміє їх використовувати

-  звичайно перед аудиторією виступає по папірцю

-  добрими словами, оптимізмом та жартом вміє підвищити настрій оточуючих людей

-  уважний до людей, завжди за справою бачить конкретну живу людину з її проблемами та турботами

-  легко може сказати явну неправду

-  має недостатньо хорошу пам'ять

-  надійний у роботі і будь-яких справах, в підстраховці не має потреби

-  має хороші навики керування та оперативного вирішення організаційних питань з великими  масами людей

-  це досить важка людина, з якою далеко не кожний знайде спільну мову

-  багато та охоче займається суспільнкорисною працею

-  завжди чітко відрізняє те то знає, від того, чого точно не знає. цінить таку якість в інших людях

-  здатен проявляти в критичних ситуаціях особисту відвагу, мужність, відповідальність

-  виявляє зайву допитливість до чужих справ, може задати безтактне питання

-  будь-яку справу робить старанно, але довго, витрачає стільки праці, що іноді викликає проблеми

-  все робить абияк, наспіх, тільки б від нього відчепились

-  вміє справити враження заклопотаної людини, хоча це далеко не завжди так

-  має загострене почуття справедливості

-  багато займається дрібницями, часто упускаючи головне

-  дещо боязкий з начальством, боїться його тривожити

-  рішучий, принциповий, ініціативний, працелюбний

-  добре володіє мистецтвом публічної полеміки

-  володіє хорошим почуттям гумору

-  має властолюбний характер, легко підкоряє інших людей

-  занадто добрий до інших, щоб бути хорошим керівником

-  відзиваючись про інших людей, ніколи не скаже поганого слова

-  все робить вчасно ніколи не запізнюється

-  зовнішнє враження добре, тримається впевнено, природно, з гідністю

-  подовгу не приймає необхідних рішень, користуючись будь-приводом

-  володіє явно вираженими якостями лідера, люди охоче йдуть за ним

-  не вміє оперативно вирішувати усілякі організаційні питання, плутається, виявляє безпорадність

-  добре орієнтується в сучасних течіях у політиці, неформальних угрупованнях та соціальних процесах

-  знає українську мову недостатньо

-  працює не надто напружено, явно має резерви

-  чудово володіє будь-якою аудиторією

-  дозволяє собі іноді непродумані і непередбачені вчинки і висловлювання

-  справляє враження людини недостатньо доброзичливої до представника іншої національності

-  добре володіє навиками проведення платівок, нарад, семінарів, зборів, засідань комісій

-  не вміє вести політичну дискусію на достатньо хорошому рівні

-  має широке коло ділових та особистих зв’язків серед господарських керівників

-  хороший сім’янин, турбується про свої рідних і близьких

-  чудово знає свою справу, може дати вичерпну інформацію з будь-якого питання

-  оцінюється оточуючими як перспективний працівник

-  байдужий до людей

-  мало рахується з думкою підлеглих

-  всі питання намагається вирішувати самостійно

-  занадто стурбований отримання нагород, благ, привілей

-  легко змінює свою думку або прийняте рішення

-  зорієнтований на кар’єру, можливість просування є для нього важливим стимулом у роботі

-  це інтелігентна людина в кращому розумінні цього слова…

АВТОБІОГРАФІЯ

-  Автобіографія – це документ, у якому  особа,яка складає його, подає опис свого життя та діяльності. Основна вимога до такого документа – досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

-  Кожне нове повідомлення починається з абзацу. У автобіографію слід включити такі реквізити:

-  а) прізвище, ім’я, по-батькові у називному відмінку;

-  б) дата, місце народження;

-  в) відомості про навчання;

-  г) відомості про трудову діяльність;

-  д) відомості про громадську діяльність;

-  е) короткі відомості про склад сім’ї;

-  є) дата  і підпис автора.

ЗАЯВА

Заява про прийняття пишеться тільки від руки.

Особливості написання деяких реквізитів заяв:

1.  При адресуванні заяв треба вказувати домашню адресу, своє прізвище і повністю ім’я та по батькові ;

2. У тексті заяви формулюється прохання (висновок) і дається обґрунтування прохання (доказ).

НАКАЗИ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ

Накази з особового складу – це кадрові документи,які регламентують питання прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання різних відпусток, стягнення, заохочення, відрядження.

У порівнянні з наказами з основної діяльності складання і оформлення наказів по особовому складу має деякі особливості. У заголовку такого наказу пишуть: «з особового складу». Конституційна  частина може опускатися. У розпорядчій частині пункти розміщують у певній послідовності:

1.  Призначення на посаду;

2.  Переведення;

3.  Надання відпустки;

4.  Звільнення з займаної посади;

5.  Зміна прізвища тощо.

Накладання дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень оформлюють, як правило, окремими наказами.

За формою накази повинні бути однаковими. Це полегшує використання їх з метою довідки. Кожний пункт наказу починається з дієслова в наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити подяку та ін.). І пишеться великими літерами. Великими літерами також з нового рядка зазначається прізвище особи, ім’я і по батькові маленькими, а потім іде текст пункту. Наприкінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання.

ОСОБОВА КАРТКА

Для узагальнення інформації з кадрів використовують облікові документи, зокрема особову картку та особову справу. Ці документи належать до первинних облікових документів.

Особові картки ведуться на всіх працівників, суб’єктів господарювання незалежно від форм власності, їх контролюють відповідно до штатного розкладу за структурними підрозділами. А в середині структурного підрозділу -  за прізвищами працівників в алфавітному порядку .

Картка має дві сторони – лицьову і зворотну.  На лицьовій розміщуються  загальні відомості про працівника та відомості про військовий облік ( розділ 1, розділ 2). На зворотній стороні – про призначення, переведення і відпустки за весь період роботи ( розділи 3, 4).

Особова картка заповнюється  чорнилом або кульковою ручкою, за винятком пунктів 11 та 12 (типова форма П-2) та пункти 12,13,14 (типова форма Т-2). Ці пункти (паспортні дані, домашня адреса, телефон) заповнюють олівцем у зв’язку з можливими змінами.

КОНТРАКТ

Контрактна система найму працівників дозволяє закріпити трудові відносини з окремим виконавцем. Трудовий контракт – це узгодження між організацією і працівником, згідно з яким працівник зобов’язується виконувати роботу відповідно до своєї спеціальності, кваліфікації чи посади з  підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку ,а організація зобов’язується виплачувати заробітну плату та забезпечувати умови праці.

ПОРЯДОК ОФОМЛЕННЯ ЗВІЛЬНЕННЯ

Заява про звільнення з роботи за власним бажанням складається аналогічно заяві про переведення на іншу роботу.

Звільнення з роботи повинно бути офіційним наказом про припинення трудового договору або заповнено форму П-8 (Т-8), що має силу наказу.

У разі звільнення працівника за ініціативою власника, він зобов’язаний в день  звільнення видати працівникові копію наказу.

В іншому випадку звільнення копія наказу видається на вимогу працівника.

В день звільнення з працівником проводиться повний розрахунок і на руки йому видається належно оформлена трудова книжка.

Звільнення працівника реєструється в «журналі обліку припинення трудових договорів», де вказується прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, освіта, табельний номер, цех, відділ, професія, посада, дата прийняття на роботу, дата і номер наказу про звільнення і підстава звільнення.

Працівники можуть бути звільненні з підприємств у випадку зміни організації, виробництва і праці, реорганізації і злиття, приєднання, виділення, перетворення, перепрофілювання, скорочення чисельності або штату працівників. У такому випадку працівника  в обов’язковому порядку персонально у письмовій формі попереджають про наступне вивільнення не пізніше ніж за 2 місяці до звільнення. 

ОФОРМЛЕННЯ ТА ВЕДЕННЯ ОСОБОВИХ СПРАВ

Особова справа – сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біологічні, біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце в системі персонального обліку працівників оскільки на підставі документів, що в ній групуються проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління.

Особові справи заводяться на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально-відповідальних осіб, спеціалістів тощо.

Оформляються особові справи після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особових справ заносять документи, що відображають процес прийняття на роботу, потім – всі основні документи, які виникають упродовж діяльності працівника в установі. Систематизуються особові справив алфавітному порядку або за структурними підрозділами. Справи на матеріально-відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до штатно-алфавітній книзі і цей номер записується в алфавітну книгу.

До особової справи вносять такі документи:

1) особовий листок з обліку кадрів (фото 4×6 см.);

2) додаток до особового листка з обліку кадрів;

3) автобіографія;

4) копії документів про освіту, науковий ступінь, підвищення кваліфікації;

5) перелік наукових праць (для працівників, які мають науковий ступінь);

6) характеристики чи рекомендаційні листи;

7) документи на підставі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (заява, службові записки – подання, трудовий контракт, гарантійний лист (листи про переведення));

8) копії наказів (розпоряджень про прийняття (призначення, переведення і звільнення) працівника) або витяги з них;

9) матеріали проведеної атестації;

10) внутрішній опис документів.

Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення можуть ґрунтуватися у самостійну справу тимчасового зберігання окремо від особової справи або розміщуватись у «кишеньці» на зворотному боці особової справи. Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення в відрядження, на курси підвищення кваліфікації (ФПК).

Оформлення обкладинки особової справи

На обкладинці розташовується заголовок в якому вказують:

- повну назву підприємства у Н.в.;

- номер справи;

- прізвище, ім`я, по батькові особи на яку заведена;

Обов`язково протиставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (дата звільнення) особової справи.

Оскільки справа є документом тривалого зберігання та її вкладають у тверду обкладинку.  Після звільнення працівника його заяву, копію наказу або витяг з нього підшивають в особову справу і записують в опис. Після цього справа зберігається у відділі кадрів упродовж двох років, потім надається в архів на зберігання на 73 роки.

Загальний термін зберігання особової справи 75 років.

Особові справи є секретними документами і доступ до них повинен бути обмежений, тому як правило їх розміщують в сейфах ( в окремих випадках в залізних шафах, що замикаються). Відповідальний за збереження начальник відділу кадрів, фахівець з персоналу, секретар.

Видача особових справ для службового користування здійснюється лише особам, яких визначив керівник установи.

Не дозволяється затримувати особову справу більше ніж на 1 день та виносити за межі підприємства. Не дозволяється видавати особові справи особі на яку заведена.

При видачі особової справи у відділі кадрів залишається контрольна картка на період видачі особової справи з метою запобігання втрати особової справи . Після повернення у контрольній картці ставиться дата повернення. Після передачі особової справи у архів контрольна картка знищується.

Складання опису документів особової справи

Опис документів особової справи містить такі дані:

1) номер;

2) найменування документів;

3) дата включення документа в особовій справі;

4) кількість аркушів;

5) дата вилучення документа;

6) ким вилучений, причина вилучення.

ТРУДОВА КНИЖКА

Трудова книжка – це найважливіший документ з інформацією про роботу та трудовий стаж працівника. Заповнення трудової книжки вперше проводиться власником не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

До трудової книжки вносяться:

- відомості про працівника: ПІБ, дата народження;

- відомості про роботу, переведення  на іншу постійну роботу, звільнення;

- відомості про нагородження і заохочення;

- відомості про відкриття на які видано дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди;

Стягнення до трудової книжки не заносяться. Записи у трудову книжку проводяться у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Усі записи у трудову книжку про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення вносяться власником після видання наказу, але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу.

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним орга­ном за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) із посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Запис відомостей про роботу

Записи, які характеризують трудову діяльність працівника, вносяться до розділу "Відомості про роботу" в такому порядку:

а) у графі 3 як заголовок пишеться повне найменування підприємства, установи, організації;

б) у графі І підзаголовком пишеться порядковий номер запису;

в) у графі 2 зазначається дат а прийняття на роботу;

г) у графі 3 записується найменування структурного підрозділу, а та­кож роботи, професії або посади відповідно до найменування профе­сій і посад, зазначених у "Єдиній державній класифікації професії! всіх категорій працівників на підставі міжнародних стандартів";

д) у графі 4 зазначається номер і дата наказу (розпорядження). Нижче наведено зразок записів у трудовій книжці.

До занесення відомостей про прийняття на роботу в разі необхід­ності у графі 3 окремим рядком (до найменування підприємства, установи, організації) з посиланням на дату, номер і найменування відпо­відних документів записуються такі відомості:

- про час служби у Збройних Силах України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

- про час навчання з відривом від роботи у вищих навчальних закла­дах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробни­чій практиці та під час виконання науково-дослідної господарсько-договірної тематики), про час перебування в аспірантурі й клініч­ній ординатурі (коли трудова книжка видається під час прийняття на роботу після закінчення навчального закладу);

- про час навчання в професійних навчально-виховних та інших за­кладах, в навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

- інші подібні записи.

До розділу «Відомості про роботу» заносять всі записи, що свідчать про пересування працівника по службі, а також про його звіль­нення.

Записи про тимчасові переведення або переміщення на іншу робо­ту у разі простою, виробничої потреби, інших випадках, передбачених законодавством, до трудової книжки не заносяться.

У розділі «Відомості про роботу» робляться ще й такі записи:

- про відновлення в установленому порядку безперервного стажу роботи (для визначення допомоги з державного соціального стра­хування);

- про підсумування періодів сезонної роботи та збереження безпе­рервного трудового стажу (в трудових книжках працівників, які зайняті на сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумування періодів сезонної роботи та збереження трудового стажу при поверненні у встановлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви);

- про роботу осіб, які відбули виправні роботи без позбавлення волі (записи вносять до трудової книжки після закінчення фактичного строку відбування покарання за довідками органів МВС України).

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ДЛЯ ПРИЗНАЧЕННЯ ПЕНСІЇ

Порядок оформлення документів для призначення пенсій регулюється законом України «Про пенсійне забезпечення».

Працівники, що досягли пенсійного віку подають заяву про призначення пенсій за місцем роботи. А не працюючі – в органи Пенсійного фонду України за місцем проживання.

Після одержання заяви від працівника власник або уповноважений ним орган зобов`язаний заповнити Подання на призначення пенсії.

Відповідальність за правильність заповнення Подання несуть працівники суб`єкта господарювання на яких покладено обов`язок підготувати цей документ.

Подання заповнюється згідно трафаретного тексту, а саме:

Розділ 1−  заповнюється у випадку втрати годувальника або якщо до пенсії нараховується надбавка на непрацездатних членів сім`ї. У розділі 2−проводяться записи з трудової книжки заявника (померлого годувальника). При відсутності трудової книжки виробничий стаж встановлюється на підставі інших документів, які видані за місцем роботи, служби чи навчання, а також архівними установами. У розділі 3− вказують документи,дата і номер їхньої видачі на підставі яких визначається стаж, тривалість стажу з урахуванням пільгового. У розділі 4− визначається тривалість усіх видів стажу працівника: загального, на пільгових умовах,за вислугу років, за роботу в районах Крайньої півночі (РКП) і місцях прирівняних до районів Крайньої півночі (МКП).

Після ознайомлення з заповненим Поданням ставиться дата і підпис особи, що звернулася за пенсією.

Крім заяви і Подання оформляється довідка про заробітну плату для обчислення пенсії. Такий документ видається працівнику підприємством на підставі особових рахунків, платіжних відомостей та інших документів.

У випадку якщо підприємство ліквідоване, то довідка видається його правонаступником або державним архівом.

Інші документи, де може бути зафіксований розмір заробітної плати (виписки із штатного розкладу, дані профспілкового квитка) не можуть служити документами, що підтверджують фактичний заробіток.

Пакет документів направляється в органи, що призначають пенсії за місцем проживання працівника. Згідно законодавства звертання за призначенням пенсії може здійснюватись в будь-який час після виникнення права на пенсію.

Днем звертання за пенсією вважається день прийому заяви про призначення пенсії з додаванням необхідних документів.

Залежно від виду пенсії в органи, що призначають пенсії можуть подаватися ще й інші документи.

Документи можуть бути представлені як в оригіналах так і в копіях. В оригіналі подаються документи про виробничий стаж, вік і заробітну плату.

Однак у випадках, коли підтвердження стажу є трудова книжка,то представляється виписка з неї завірена печаткою.

Готувати документи для призначення пенсії рекомендується заздалегідь, особливо, коли  в працівника відсутні ті або інші документи,а їхнє отримання пов`язане із тимчасовими визначеними проміжками.

Працівнику відділу кадрів доцільно на початку кожного року на всіх працівників, що у наступному році досягають пенсійного віку (або виникає право на пенсію) на підставі особистих особових карток працівника і їхніх трудових книжок скласти спеціальні списки у хронологічному порядку. У такі списки вносяться наступні дані:

1)  назва таблиці: список працівників у яких у поточному році виникає право на пенсію;

2)  номер порядку;

3)  прізвище, ім`я, по батькові;

4)  рік народження;

5)  посада;

6)  найменування структурного підрозділу;

7)  підстава для призначення пенсії;

8)  загальний стаж;

9)  спеціальний трудовий стаж;

10)  місяць в якому працівник матиме право на пенсію;

Працівники кадрових служб повинні пам`ятати, що за кожним документом є конкретна людина і потрібно забезпечити вирішення проблем працівників якнайкраще і якнайшвидше.

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!