ЛАБОРАТОРНА РОБОТА №15

Тема: Microsoft Access. Розробка бази даних. Створення таблиць

Мета роботи: навчитись створювати базу даних, розробляти таблиці, використовуючи засоби СУБД Microsoft Access.

Хід роботи

Завдання 1. Створити базу даних.

Припустимо, що  деяка фірма надає певні послуги , пов’язані наприклад з комп’ютерною технікою, іншим фірмам. Розробити реляційну базу даних, в якій реєструються дані про співробітництво з цими фірмами.

1. У своїй папці на сервері створити папку з ім’ям Access.

2. У створеній папці Acces створіть Приложение Microsoft Office Access. Дайте ім’я створеному файлу БазаНавчальна. Відкрийте файл для роботи.

3. Access виводить вікно БазаНавчальна: База данных (Рис.1), яке містить такі  вкладки: Таблицы, Формы, Запросы, Отчеты, Страницы, Макросы та Модули.

Завдання 2. Створення таблиць бази даних

Таблиці – основа бази даних. Саме в таблицях зберігаються дані. У цьому завданні потрібно створити три таблиці у відповідності до трьох відношень:

1. Фірми (Назва Фірми, Посада, Прізвище, Ім’я, По-батькові)
2. Адреси (Назва Фірми, Місто, Адреса, Телефон)
3. Список (Назва Фірми, Керівник, ПІБ, Телефон, Установчий фонд)

Для створення кожної з таблиць буде застосований один з можливих способів їх створення.

MS Access дозволяє створювати таблиці БД п’ятьма  різними способами:

- в режимі Майстра таблиць;

- в режимі Конструктор;

- в режимі Таблицы;

- в режимі Иморт таблицы;

- в режимі Связь с таблицами.

Режим Майстра таблиць дозволяє практично безпомилково створити потрібну таблицю, але потребує відносно великих часових витрат і тому рекомендується на початкових стадіях роботи з MS Access; режим Конструктора дозволяє точно встановлювати типи і властивості полів, що значно економить дисковий простір; режим Таблиці використовується для швидкого створення відносно невеликих таблиць, режим Импорт таблицы використовується для імпортування існуючої таблиці іншої бази даних MS Access, книги MS Excel  чи іншої реляційної бази даних, створеної іншими СУБД.

В режимі Связать с таблицами за технологією OLE встановлюється зв’язок з  існуючою таблицею іншої бази даних MS Access, книги MS Excel  чи іншої реляційної бази даних, створеної іншими СУБД.

2.1. Створення таблиці в режимі Конструктора

1) У вікні бази даних БазаНавчальна (Рис.1), при активній вкладці Таблицы, натиснути кнопку Создать.

2) У діалоговому вікні Новая таблица (Рис.2) вибрати режим Конструктор і натиснути ОК.

3) У вікні бланку Конструктора таблиці, що відкрилося, послідовно ввести імена полів, тип даних цих полів і опис у верхній частині бланку; у нижній частині бланку встановлюються властивості поля на вкладці Общие та Подстановка (Рис.3).

Спочатку вводиться ім’я поля, потім, у наступних графах вводяться тип даних і опис. При активізації відповідного рядка в графі Тип данных у правій частині вибраного рядку з’являється значвипадаючого списку (квадратик з чорним трикутником вершиною вгору); клацанням Миші по квадратику відкривається список і вибирається потрібний тип поля. У правій графі верхньої частини вікна Конструктора вводиться опис полів.

Ввести імена полів, типи даних, їх описи і властивості у відповідності з наведеними у таблиці 1.

4) Виділіть поле КодЗапису і призначте його ключовим полем таблиці: натисніть кнопку Ключове поле на панелі інструментів або відкрийте контекстне меню виділеного поля і клацніть на команді Ключевое поле.

5) Закрити вікно Конструктора, клацнувши на кнопці  ´  у правій частині рядка заголовку вікна; на запит про збереження змін відповісти Да; у наступному діалоговому вікні  – Сохранение – ввести ім’я таблиці: Фірми і натиснути ОК.

6) У вікні бази даних БазаНавчальна на вкладці Таблицы відкрити таблицю Фірми ; у вікні таблиці, що відкрилося, ввести дані – значення полів - в поле Назва фірми у відповідності з наведеними у таблиці 2; в поля Посада, Прізвище, Ім’я и По батькові ввести довільні але різні за прізвищами дані.

7) Закрити вікно таблиці, клацнувши по кнопці  ´ у правій частині рядка заголовку вікна; на запит про збереження змін відповісти Да.

2.2. Створення таблиці в режимі Таблиці

1) У вікні БазаНавчальна: база данных активізувати вкладку Таблицы і натиснути кнопку Создать.

2) У діалоговому вікні БазаНавчальна: база данных вибрати режим Таблицы і натиснути ОК; MS Access відкриває вікно заготовки таблиці (10 стовпчиків на 21 рядків) зі стандартними установками імен і типів полів.

3) Перейменувати поля таблиці, для чого в діалоговому вікні Таблица 1: таблица здійснити подвійне клацання кнопкою Миші на заголовку стовпця Поле1; заголовок поля виділяється кольором, у ньому з’являється текстовий курсор; ввести нове ім’я поля: Назва фірми; аналогічним чином перейменувати заголовки стовпців: Поле 2 –Місто; Поле 3– Адреса; Поле 4 – Телефон.

Перехід іменами полів здійснюється за допомогою Миші.

4) Заповнити створену таблицю, використовуючи для поля Назва фірми дані однойменного поля таблиці Фірма, для решти полів ввести довільні дані; у поле Телефон дані не вводити;

5) Зберегти таблицю, клацнувши на кнопці Сохранить панелі інструментів вікна MS Access, або закрити вікно таблиці і на запитання про збереження відповісти „да”, після чого ввести ім’я таблиці: Адреси і натиснути ОК.

6) Відкрити таблицю Адреси в режимі конструктора і встановити властивості полів у відповідності з наведеними у таблиці 3. Призначте поле Назва фірми ключовим полем таблиці, полем первинного ключа.

7) Закрити вікно Конструктора, клацнувши по кнопці  ´ у правій частині рядка заголовку вікна; на запит про збереження змін відповісти Да;

8) Відкрити таблицю Адреси і, використовуючи маску вводу, ввести номери телефонів;

Маска вводу прискорює і спрощує введення однотипних даних; при введенні номерів телефонів у відповідне поле таблиці необхідно вводити лише цифри номера. Для міст з тризначним кодом перші дві цифри коду замінюються пробілами.

9) Закрити таблицю Адреси.

Завдання 3. Імпорт таблиць.

При імпорті таблиць дані переносяться у вже існуючу  таблицю чи у нову таблицю MS Access. В даній роботі таблиця буде  імпортуватись з середовища MS Excel.

1) Створити в своїй папці файл MS Excel, назвавши його Список.

На робочому аркуші Лист 1 створити базу даних з такими полями як на Рис.3.

Призначте для поля Установчий фонд грошовий формат (грн.).

2) Заповнити таблицю даними, використовуючи назви всіх фірм із таблиці Адреси. Інші дані – за власним вибором, але дані повинні бути різними. Зберегти внесені у документ зміни. Закрити документ MS Excel.

3) Відкрити базу даних БазаНавчальна. Перейти на вкладку Таблицы.

4) Меню Файл® Внешние данные®Импорт; у вікні діалогу Импорт вибрати свою папку в списку, відкрити її, вказати Тип файлів – вибрати із списку MS Excel.

5) Виділити  потрібний файл Список і натиснути кнопку Импорт; MS Access відкриває вікно Майстра Импорт електронной  таблицы; встановити альтернативний перемикач в положення Листы, вибрати із списку Лист1,і переглянути дані і натиснути кнопку Далее.

6.) Вказати, встановивши прапорець, що перший рядок джерела даних містить імена полів, потім натиснути кнопку Далее.

7) Вибрати варіант збереження даних в новой таблице, натиснути кнопку Далее.

8) У наступному вікні Майстра, клацаючи на кожному полі, можна вводити Ім’я поля і Тип даних; обирати для імпортування не всі поля, а тільки певні. Якщо імпортуються всі поля і назви поля не змінюються, то потрібно натиснути кнопку Далее – саме це й зробіть.

9) Клацнути на перемикачі Определить ключ на запит про створення ключового поля; вибрати у списку за ключове поле Назва фірми, натиснути кнопку Далее.

10) В наступному діалоговому вікні ввести ім’я таблиці CПИСОК і натиснути кнопку Готово. Відкрити імпортовану таблицю й пересвідчитися, що дані перенесені вірно.

Завдання 4. Вбудовування  об’єктів OLE в таблиці бази даних.

У якості об’єктів OLE (англомовна аббревіатура, Object Linking and Embedding – зв’язування та вбудовування об’єктів) можуть бути графічні об’єкти (рисунки, діаграми і т.ін.), звукові, текстові документи, відеокліпи, робочі аркуші електронної таблиці  тощо. Для вбудовування цих об’єктів у таблицю бази даних необхідно попередньо створити у цій таблиці поле об’єкта OLE, а потім власне зробити вбудовування об’єкта.

1) Відкрити таблицю Адреси в режимі конструктора; у черговій комірці рядка Поле бланку конструктора ввести ім’я поля ЛОГОТИП, відкрити список Тип данных і вибрати поле объєкта OLE.

2) Закрити вікно конструктора і відповісти "Да" на запит про збереження змін.

3) Відкрити таблицю Адреси в режимі таблиці і перейти в поле об’єкта OLE.

4) У якості логотипів використайте картинки колекції MS Office. Виконайте: меню Вставка®Объект®Документ Microsoft Word®Вставка® Рисунок, Картинки; вибрати категорію, рисунок – за власним баченням; натиснути кнопку Вставить; в полі OLE першого запису з’являється  повідомлення про тип вбудованого об’єкта. 

5) Послідовно для кожної фірми вибрати (або створити власноруч) логотип.

Для перегляду об’єкта OLE необхідно створити звіт чи форму на базі таблиці Адреси, включивши поле OLE і відкрити звіт чи форму (див. подальші практичні роботи).

6) Закрити таблицю Адреси, зберегти внесені зміни. Закрити базу даних.

Завдання 5. Захистіть виконану роботу.

 Перелік питань до захисту практичної роботи

1. Яку базу даних називають реляційною?

2. Які об’єкти існують у реляційній базі даних?

3. Які способи створення таблиць існують в Microsoft Access?

4. Як створити таблицю в режимі таблиці?

5. Як створити таблицю в режимі конструктора?

6. Як виконати імпортування таблиці?

7. Які типи полів можна використовувати в Microsoft Access?

8. Які основні властивості мають текстові поля і як їх задати?

9. Які властивості мають числові поля і як їх задати?

10. Скільки символів можна ввести в поле текстового типу?

11. Які властивості має поле МЕМО? Що зберігається в полі МЕМО?

12. Що таке маска вводу, як її задати?

13. Які поля мають тип даних поле oб’єкта  ОLE?

14. Яке поле таблиці можна вважати унікальним полем?

15. Як надати унікальному полю статусу первинного ключа таблиці?

16. Поле якого типу є ключем в більшості таблиць?

17. За допомогою якої клавіші зручно переміщуватись до наступного поля у записі?

18. Яку назву має запис таблиці реляційної бази даних?

19. Яку назву має поле запису  таблиці реляційної бази даних?

20. Як змінити назву поля у таблиці, його властивості  чи вилучити його з таблиці?

21. Які режими відображення таблиці існують в Microsoft Access і яке їх призначення? Як встановити відповідний режим?

22. Чи потрібно переходити в режим конструктора при вилученні деякого запису в таблиці?

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!