Практична робота №9

Тема: “Текстовий процесор MS Word. Використання засобу „слияние” для автоматизації створення документів. Друк  документів”

Мета: навчитись: використовувати засіб „слияние” для автоматизації створення документів та виконувати друк документів чи певних сторінок документу.

Хід роботи

Запишіть тему і мету роботи. Складіть звіт виконання практичної роботи.

Завдання 1. Використовуючи засіб MS Word „СЛИЯНИЕ” підготувати для розсилки двадцятьом адресатам лист .

1. У своїй папці MS Word створіть папку з ім’ям Практ_№9, відкрийте її і створіть документ MS Word з ім’ям Запрошення.

2. Відкрийте цей документ і створіть текст такого змісту:

Запрошуємо на презентацію нової продукції нашої фірми, яка відбудеться 1 квітня 2011 року о 16⁰⁰ у великій конференц-залі за адресою:

м. Київ, вул.  Васильківська, 4, корпус 2.

З повагою відділ маркетингу

1. Збережіть зміни у документі Запрошення.

2. Виконайте команди СервисªПисьма и рассылкаªМастер слияния.

3. Прийміть за основний документ – поточний документ Запрошення.

4. Створіть джерело даних (список адрес) з двадцяти записів з такими полями:

обращение, имя , название организации, адрес, почтовый индекс, страна. В полі Имя введіть ім’я та по-батькові адресатів.

1. Збережіть джерело даних як файл з ім’ям Джерело у папці Практ_№9

2. У діалоговому вікні Получатели слияния клацніть на кнопці Выделить все, а потім на кнопці Ок. 

3. Встановіть текстовий курсор в документі Запрошення перед наведеним вище текстом,  в окремому рядку з вирівнюванням по центру.

4. Вставте  поля злиття Обращение, Имя далі закрийте діалогове вікно Добавить поле слияния і введіть між полями злиття символ пропуску  і введіть символ ! (знак оклику) за останнім полем злиття. Збережіть зміни у документі.

5. Натисніть кнопку панелі Слияние Слияние в новый документ. Виконайте злиття для всіх записів джерела даних.

6. Перегляньте кожну сторінку злитого документу.

7. Збережіть злитий документ у своїй папці Практ_№9 як файл з ім’ям Слияние.

8. Створіть конверти для створених запрошень і збережіть злитий документ конвертів у своїй папці Практ_№9  як файл з ім’ям Конверти.

Методичні рекомендації

За допомогою засобу „слияние”можна автоматично змінювати певну частину документа, об’єднувати документи, створювати документи, які різняться тільки, наприклад, прізвищем одержувача тощо. Для цього використовують поля.

Поле – це певний набір команд, реалізований спеціальними кодами, що застосовується для вставлення в документ додаткової інформації (наприклад, номера сторінки, поточної дати в колонтитулах).

Для реалізації функції злиття документів необхідно мати два документи:

• основний, де є поля, значення яких змінюються;

• джерело даних – інформацію, яка вставляється в основний документ.

Нехай, наприклад, треба роздрукувати бланки запрошень, в яких змінюється тільки форма звернення та ім’я одержувача. У даному прикладі  основний документ містить текст запрошення, а документ-джерело – перелік  відомостей про адресатів.

Для створення основного документа активізують команди СервисªПисьма и рассылкаªМастер слияния, внаслідок чого в області задач з’являється вікно Майстра слияния, в якому потрібно за допомогою альтернативного перемикача вказати тип створюваного документу.

Після цього потрібно клацнути  гіперпосилання  внизу в області задач.

В наступному вікні Майстра слияния в області задач потрібно обрати за допомогою альтернативного перемикача документ, який буде взято за основний для створення документу злиття.

Далі потрібно клацнути  одне з гіперпосилань внизу в області задач, в залежності від необхідної дії.

Якщо вибір основного документу зроблено правильно і ви клацнули на...., то в наступному діалоговому вікні Мастера слияния потрібно вибрати одержувачів документу за допомогою альтернативних перемикачів.

Якщо список одержувачів вже існує, то перемикач потрібно встановити в положення Использование списка або Контакты Outlook,  а далі натиснути кнопку Обзор і відкрити файл, в якому міститься список одержувачів документу.

Якщо список одержувачів не існує, то перемикач потрібно встановити в положення Создание списка, а потім натиснути кнопку Создать в області задач.

Після виконання цих дій відкриється діалогове вікно Новый список адресов,

в якому потрібно створити список відомостей про одержувачів документу. Потрібно клацнути у відповідному полі і ввести з клавіатури необхідну інформацію. Після цього натиснути кнопку діалогового вікна Создать запись для створення запису про нового одержувача документу.

Кнопка Настройка діалогового вікна Новый список адресов дозволяє відібрати необхідні поля для списку, використовуючи кнопки Удалить, Переименовать та Добавить, а також розмістити їх у певному порядку, використовуючи кнопки Вверх та Вниз.

Після створення списку потрібно клацнути на кнопці Закрыть діалогового вікна Новый список адресов. Далі потрібно зберегти створений список (файл). Тому в діалоговому вікні, що відкриється, дати ім’я файлу і натиснути кнопку Сохранить.

Надалі створений один раз список адрес Ви зможете використовувати при створенні інших документів злиття і не тільки в MS Word, а й в інших програмах MS Office. Зверніть увагу на тип файлу.

У діалоговому вікні Получатели слияния клацніть на кнопці Выделить все (або відіберіть зі списку лише потрібні, використовуючи при цьому клавішу ctrl), а потім клацніть на кнопці Ок.

Далі потрібно натиснути гіперпосилання.

В документі, який було взято за основний для створення документу злиття, створіть текст, встановіть текстовий курсор в певне місце (у даному прикладі на початку документа) і вставте необхідні поля злиття: обращение, а потім имя.  Для цього у вікні Мастера слияния в області задач потрібно натиснути кнопку Другие элементы.

Відкриється діалогове вікно Добавление поля слияния, в якому потрібно виділити у списку кожне необхідне поле і клацнути на кнопці Вставить. Кожне поле, яке буде автоматично буде взято в лапки. Між полями потрібно передбачити пропуск, а після імені – знак оклику:

«Обращение» «Имя»!

Крім того, можна виділити ці змінні поля і виконати форматування як елементу тексту: задати шрифт, розмір, стиль, колір, забарвлення тощо.

Зауваження! Якщо потрібно вставити блок адреси, то для цього передбачений інструмент Блок адреса (див. вище). Після натискання на цьому гіперпосилання відкривається діалогове вікно, в якому потрібно встановити чи зняти прапорці індикаторних перемикачів та встановити альтернативний перемикач в потрібне положення, а потім клацнути кнопку Ок. Зрозуміло, що вся необхідна для цього інформація повинна міститися у списку адрес.

Таким чином у документ будуть вставлені змінні поля. Після цього натиснути гіперпосилання . Злитий документ являє собою документ, що складається з такої кількості однакових за змістом, але адресованих різним людям, документів, скільки адресатів було обрано зі списку адрес. При перегляді злитого документу зручно використовувати інструменти Мастера слияния в області задач.

Відкоректований основний документ можна зразу всі друкувати, або деякі змінити. Для цього зручно використати інструменти Мастера слияния в області задач.

!!!Злитий документ можна зберегти у файлі з певним ім’ям після натискання кнопки Слияние в новый документ на панелі Слияние, яка активізується зразу після запуску Мастера слияния, і відбору записів у наступному діалоговому вікні.

Підводячи покажчик до кожної кнопки активної панелі Слияние вивчіть назву і призначення кнопки, особливо знайдіть кнопку Добавить поля Слияния, Выделить поле слияния, Получатели, Открыть источник данных, Слияние в новый документ, Слияние при печати, Объединить для отправки.

Зауваження. Можна виконувати  злиття документів і  без Мастера слияния, послуговуючись лише панеллю Слияние.

Завдання 2. Уважно вивчіть методичні рекомендації стосовно створення завдання на виконання  друку документів на мережному принт-сервері.

Перед друкуванням документ варто переглянути на екрані у режимі Предварительный просмотр. В цьому режимі документ має такий вигляд, який він матиме на папері. Включити цей режим можна трьома способами:

• виконавши команду меню ФайлªПредварительный просмотр;

• клацнувши на кнопці  Предварительный просмотр Стандартної панелі;

• одночасно натиснувши клавіші Сtrl + F2.

Включіть режим попереднього перегляду для цього документу і вивчіть назву і призначення кнопок панелі інструментів Предварительній просмотр, підводячи покажчик Миші до кожної кнопки і трохи затримуючи його.

Кнопка Подгонка страницы використовується тоді, коли документ потрібно вмістити на одній сторінці, а він має трохи більший розмір. Для виходу з режиму попереднього перегляду потрібно клацнути на кнопці Закрыть.

Якщо потрібно надрукувати весь документ, причому кожну сторінку на окремому аркуші, то це можна здійснити і з режиму попереднього перегляду, якщо параметри друку, встановлені за замовчуванням влаштовують. Для цього потрібно клацнути на кнопці з зображенням принтера  на панелі інструментів Предварительный просмотр. Або це можна зробити з режиму розмітки, клацнувши на такій же кнопці   на Стандартній панелі інструментів.

Але дуже часто потрібно друкувати лише деякі сторінки документу, чи потрібно друкувати на одному аркуші дві сторінки документу ( «двухсторонняя печать»), чи потрібно декілька копій. В такому випадку потрібно задати умови друкування у діалоговому вікні Печать (меню Файл ª Печать). Якщо є необхідність роздрукувати певні сторінки документу, то потрібно альтернативний перемикач поставити в положення Номера і у текстовому полі вказати:

1. номер цієї сторінки і поставити далі дефіс,  якщо друкуються сторінки ,  починаючи з певної і до кінця документу, наприклад: 7- ;

2. номери вказуються через дефіс, якщо сторінки, призначені для друку є суміжними, наприклад: 3-15;

3. якщо сторінки, призначені для друку є несуміжними, то їх номери вказуються через кому, наприклад: 5,7,11.

Якщо потрібно роздрукувати поточну сторінку (ту, яка відображається на екрані монітора, то потрібно активізувати альтернативний перемикач текущая.

За замовчуванням активізовано режим -- друкувати всі сторінки (альтернативний премикач знаходиться у положенні все).

Уважно вивчіть  це діалогове вікно. З’ясуйте призначення  кожного перемикача та кнопки. У разі потреби запитайте викладача. Зверніть увагу на те, як вказуються номери сторінок для друку.

Завдання 3. Складіть звіт. Захистіть виконану роботу.

Перелік питань до захисту практичної роботи

1. В чому полягає функція «слияние» в MS Word?

2. Який документ називається основним, а який – джерелом даних?

3. Як виконати злиття документів за допомогою Мастера слияния?

4. Як створити джерело даних?

5. Як використати вже існуюче джерело даних?

6. В якій папці за замовчуванням зберігаються джерела даних в MS Word?

7. Як додати в основний документ поля злиття?

8. Який вигляд мають поля злиття?

9. Чи можна вибрати з джерела даних лише деякі записи?

10. Як активізувати панель Слияние?

11. Які способи злиття існують і чим вони відрізняються?

12. Чи можна зберегти злитий документ у файлі у зовнішній пам’яті і як це виконати?

13. Який спосіб злиття більш надійний: злиття у новий документ чи злиття при друкуванні?

14. До якого різновиду документів застосовується команда Объединить при отправке?

15. Як додати блок адреси для злиття документів, наприклад при створенні конвертів?

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!