Лабораторна робота №4 на тему Створення звітів для виведення даних на принтер, Організація баз даних і знань, НУДПСУ

Лабораторна робота №4 на тему Створення звітів для виведення даних на принтер

4.1. Перейдіть на вкладку Звіти й створіть звіт про наявні в бібліотеці книги, упорядкований по році видання за допомогою майстра.

4.2. Тепер створимо простий звіт, що виводить на принтер список книг, згрупованих по видавництвах, і підраховує загальну вартість книг кожного видавництва. Для цього виконаєте дії:

1. Відкрийте у вікні бази даних закладку Звіти й клацніть на кнопці Створити (Малюнок 27).

2. У наступному вікні виберіть як джерело даних таблицю Книги й укажіть, що будете створювати звіт Майстром звітів. Клацніть на кнопці Далі.

3. Далее необхідно відібрати поля, які будуть відображені у звіті. Виберіть всі поля таблиці «Книги». Помітимо, що на цьому кроці можна вибирати поля не тільки із зазначеної вище таблиці, але з будь-яких таблиць і запитів поточної бази даних. Для цього у вікні Таблиці/запити розкриваєте список таблиць і запитів і вибираєте потрібний об'єкт. Список полів обраної таблиці з'явиться у вікні Доступні поля й у вас з'явиться можливість перенести потрібні поля у вікно Відібрані поля.

4. На цьому кроці необхідно визначити чи хочете ви групувати дані у звіті за значенням якого-небудь поля. Access часто сам пропонує поля, по яких виконувати угруповання. Виберіть поле «Видавництво».

5. Наступний екран пропонує вам вибрати порядок сортування й обчислення, які необхідно виконати для записів. Сортування можна виконувати по чотирьох полях. Виберіть у першому вікні поле «Шифр», а в другому «Рік». Це означає, що для будь-якого видавництва книги будуть упорядковані по шифрі, а для кожного шифру - по році видання. Клацніть на кнопці Підсумки…,щоб організувати обчислення підсумкових значень для потрібних полів. Access запропонує вам всі числові поля серед відібраних у звіт. У нашому випадку будуть запропоновані поля “Рік” й “Вартість”. Для поля “Вартість” відзначте прапорці під написами Sum й Avg, щоб прорахувати сумарну й середню вартості книг для будь-якого видавництва й по бібліотеці в цілому. Відзначте перемикач Показати дані й результати й прапорець Обчислити відсотки, якщо це потрібно.

6. Виберіть вид макета для звіту. Макет показується на екрані, і ви можете вибрати його по своєму смаку.

7. Виберіть стиль звіту серед тих, які пропонуються у вікні.

8. Назвіть ваш звіт 

   «Список книг

   » і клацніть на кнопці Готово

   .

Переглянете створений звіт і переконаєтеся, що він задовольняє всім вимогам.

4.3. Створимо звіт, що виводить список читачів бібліотеки, згрупованих по кафедрах, список книг кожного читача, уважається пеня й обчислюється загальна сума пені для кожного читача й по всіх читачах. Для створення такого звіту використається таблиця «Читачі» і запит «Список1», створений у попередній роботі, у якому є обчислює поле, що, «Пеня». Звіт має вигляд, аналогічний формі, але його можна друкувати. Приклад такого звіту наведений на малюнку 27. У створеному звіті текстові поля були малі для назви книги, ми збільшили розмір поля у висоту, назву книги виводиться в кілька рядків.

Малюнок 27. Створений звіт “Книги”.

Для створення звіту виконаєте такі дії:

Виберіть Майстер звітів і таблицю Читачі.

Виберіть із таблиці Читачі поля Прізвище, Кафедра й Телефон. Виберіть запит «Список1» і всього його поля.

Тип зображення даних - «по Читачі».

Додайте рівні угруповання - по полю Кафедра.

Сортувати по полю «Дата видачі», а підсумки підводити по полю «Пеня», обчислювати суму значень (sum) і середнє значення (avg). Підсумки можна підводити й по текстових полях, наприклад по полю “Автор”. Для таких полів використайте підсумкову функцію Count, що обчислює кількість значень у групі, а в цьому прикладі буде обчислювати кількість книг у читача.

Виберіть вид макета й стиль.

Дайте звіту ім'я «Читачі» і Готовий.

Відкрийте створений звіт у режимі конструктора й збільште розміри текстових полів для назви книг й анотації.

Зверніть увагу, що в створеному звіті угруповання зроблені по двох полях, тобто існують дві групи, для кожної з яких обчислюються підсумкові значення по зазначених полях. Заголовок кожної із груп виділений шрифтом.

Відкрийте звіт у режимі конструктора. Ви бачите такі елементи керування у звіті:

- Напису, які виводять тексти, що пояснюють;

- Текстові поля, які виводять дані з таблиць. Такі поля називаються зв'язаними;

- Текстові поля, які містять формули. Такі поля називаються що обчислюють. Для того, щоб обчислити підсумкові значення з використанням підсумкових функцій, що обчислюють поля розташовують в області “Примітка групи”. 

Малюнок 28. Звіт "Читачі".

З повагою ІЦ "KURSOVIKS"!