Лабораторна робота №3 на тему Створення форм

(для перегляду й уведення даних, із підлеглою формою)

Форми є найважливішим засобом створення інтерфейсу користувача при роботі з базами даних Access.

Ви можете створювати форми в багатьох випадках:

1) Уведення й редагування даних. Ця найбільш відома сфера використання форм. Внесення змін, додавання й видалення даних стає набагато більше простим. Ви маєте можливість працювати з даними з декількох таблиць в одній формі, обчислювати необхідні дані й виводити їх на екран.

2) Керування ходом виконання програми. Для автоматизації виконання деяких дій по обробці даних створюють форми для роботи з макросами й процедурами Visual Basic. Для запуску макросів або процедур у формі розміщають елементи керування, які називають кнопками. Макроси й процедури дозволяють відкривати інші форми, запити й звіти, фільтрувати дані, які виводяться на екран, і виконувати багато інших дій.

3) Виведення повідомлень про хід роботи. За допомогою макрокоманди “Повідомлення” або функції MsgBox Visual Basic можливо вивести на екран повідомлення для користувача (наприклад, про помилку).

4) Друк інформації з бази даних. Ви маєте можливість надрукувати форму з даними, які вона містить. Для висновку форми на екран ви повинні задати параметри печатки. 

3.1 Створення форм для перегляду й уведення даних

Найпростіший шлях для створення форми для роботи з таблицями - це використати інструмент “Автоформа” на вкладці Таблиці. Тоді Access створює форму, у якій можна бачити й редагувати дані з декількох зв'язаних таблиць одночасно. Така форма, створена для таблиці “Читачі”, наведена на малюнку 24. У верхній частині форми ви бачите інформацію про один читача, нижче - інформацію про видані цьому читачеві книги з таблиці “Читкниги”, ще нижче - повну інформацію про книгу з таблиці «Книги».

Але не завжди буває зручно працювати з такими формами, тому на вкладці Форми ви маєте можливість створювати форми за допомогою “Майстра форм” – програми, що у діалозі з користувачем допомагає задавати різноманітні параметри, які змінюють
зовнішній вигляд форми і її можливості.

Малюнок 24. Проста форма для перегляду й уведення інформації

Перейдіть на вкладку Форми й створіть прості форми для кожної з таблиць. Спробуйте кілька різноманітних типів форм (проста, стрічкова, у стовпець) і виберіть для себе найбільш зручну. Уведіть нові дані в таблиці, використовуючи форми.

3.2. Створення форм із підлеглою формою

Форми з підлеглої дозволяють редагувати дані або із двох зв'язаних таблиць, або з таблиці й запиту, які зв'язані типом зв'язків один-до-багатьох. Головна форма в такому випадку показує дані з одного запису, а підлегла з декількох записів, які пов'язані із записом головної форми. Підлеглі форми повинні бути типу стрічкова або таблиця. У таких формах часто створюють обчислюють поля, що, у яких обчислюють підсумкові величини за даними із записів підлеглої форми.

Наприклад, створимо форму, що для кожного читача виводить список книг, які в нього на руках, із вказівкою автора книги, назви книги, дати видачі, дати повернення й поля Пеня, що створена й обчислюється в запиті Список1. Пеня нараховується в розмірі одного відсотка від вартості книги за кожний прострочений день. Підрахуємо також загальну суму пені для кожного читача. Форма буде мати підлеглу форму зі списком книг читача. Дані в підлеглу форму будуть братися із запиту Список1, що уже створений у попередньому пункті.

Початковий макет форми створимо за допомогою Майстра форм, а потім поліпшимо його за допомогою Конструктора.

Виконаєте такі операції для створення форми майстром форм:

1) У вікні бази даних виберіть вкладку «Форми» і клацніть на кнопці Створити.

2) У вікні Нова форма в списку: «Виберіть як джерело даних таблицю або запит» розкрийте список таблиць і виберіть таблицю Читачі. Потім в іншому полі виберіть Майстер форм і клацніть на кнопці ОК.

3) Появилось вікно Створення форм. Зі списку Доступні поля перенесіть у список Обрані поля поля NB, Прізвище, Кафедра й Телефон. Потім у списку, що розкривається, розташованому вище, розкрийте список таблиць і запитів, виберіть запит Список1. Його поля з'являться в списку Доступні поля, перенесіть у список Обрані поля всі поля запиту.

4) У наступному вікні необхідно вибрати тип зображення даних. Виберіть «по Читачі», тому що головною формою буде форма, що показує відомості про читачів. Відзначте перемикач Підлеглі форми, щоб інші дані були вставлені в підлеглу форму, і клацніть на кнопці Далі.

5) У наступному вікні виберіть вид підлеглої форми. Тому що нам зручніше за все було б бачити дані про книги, які читаються, представленими у вигляді таблиці, відзначте перемикач «стрічковий» і клацніть на кнопці Далі.

6) Виберіть стиль для головної форми. Стиль показується у вікні вибору відразу ж, як тільки ви відметете один з них. Клацніть на кнопці Далі.

7) У наступному вікні необхідно задати імена форм - головної й підлеглої. Access створив дві форми, зв'язані одна з однієї. Але ви можете коректувати їх у режимі конструктора незалежно одну від інший, а також користуватися підлеглою формою не залежно від головної. Дайте головній формі ім'я Читачі, а підлеглої – Список1. Клацніть на кнопці Готове й ви побачите на екрані створену форму.

На наступному кроці поліпшимо створену форму за допомогою Конструктора форм.

Додамо тепер у форму Список1 поле, у якому обчислюється загальна сума пені для кожного читача. Приклад такої форми в режимі конструктора наведений на малюнку 25, Конструктором форм додане поле “Усього пені”, що обчислюється, і розташовано в області “Примітка форми”.

Малюнок 25. Приклад форми Список1 у режимі Конструктора форм

Далі йде докладний опис перерахованих дій.

Відкрийте підлеглу форму Список1 у режимі конструктора. В області Примітка форми створіть нове поле, що обчислюється. Дайте йому ім'я “Усього пені”, і у вікні Властивості для графи Дані задайте формулу: =Sum([Пеня]) , по якій буде обчислюватися сума пені. Зміните текст перед цим полем, і ваша нова форма готова. Збережете зроблені зміни й відкрийте форму для перегляду. Ви побачите у формі запису про всі видані книги й унизу в поле загальну суму пені по всіх читачах. Зверніть увагу на змінені розміри полів, у яких виводиться інформація про книги. Це зроблено, щоб автори й назва книги виводилися в кілька рядків, щоб більш повно бачити зміст поля.

Поліпшимо тепер вид форми Читачі. Для цього відкрийте форму Читачі в режимі конструктора й виконаєте такі дії:

а) розтягніть мишею область “Заголовок форми”, додайте елемент керування Напис і напишіть текст «Інформація про читачів і видані книги» (малюнок 26). Зміните шрифт і його розмір для кращого виду.

б) перемістите поля Кафедра й Телефон вправо, щоб звільнити більше місця для підлеглої форми.

в) розтягніть підлеглу форму на все вільне місце.

Малюнок 26. Форма з підлеглої в режимі конструктора.

Відкрийте форму для перегляду.

Унизу кожної форми розташований елемент керування, що називається “Кнопки переходу”. Вони дозволяють переміщатися по записах, створювати нові порожні записи й заповнювати їх. Цей елемент керування з'являється у формі, якщо властивість форми “Кнопки переходу” має значення “Так”. Якщо змінити значення цієї властивості на “Ні”, то цього елемента не буде у формі. У підлеглій формі цей елемент не потрібний. Тому, знову відкрийте форму Список1 у режимі конструктора, відкрийте вікно “Властивості” для форми, знайдіть властивість “Кнопки переходу”, зміните на “Ні” значення.

Малюнок 27. Форма Читачі в робочому режимі.

З повагою ІЦ "KURSOVIKS"!