Розробка бюджету на заводі безалкогольних напоїв Колібрі

Відшумів ювілей, присвячений річниці існування компанії «Колібрі». Молода компанія гідно пропрацювала свій перший рік, отримавши достатній прибуток, довівши свою життєздатність, чесно завоювавши місце під сонцем на українському ринку безалкогольних напоїв.

Рік тому група підприємливих бізнесменів організувала невеликий завод з виробництва безалкогольних напоїв. Було закуплено обладнання, орендовані виробничі та складські приміщення, офіс. У компанії крім виробничого відділу і бухгалтерії був організований компетентний відділ маркетингу.

Компанія «Колібрі» почала виробництво безалкогольних напоїв трьох видів: «Колібрі», «Лимонад» і «Крем-сода» в пластикових пляшках. Протягом року компанія динамічно розвивалася. Продукція, завдяки сучасним технологіям виробництва і відмінній якості, завоювала серця споживачів. 

Підсумки минулого року

Після ювілею, на загальних зборах менеджерів компанії «Колібрі» обговорювалися підсумки і проблеми минулого року. Весь рік менеджмент зазнавав труднощів у поточній роботі. Компанію лихоманило від нестачі обігових коштів. Раз у раз через несумлінність постачальників і оптових покупців, доводилося шукати нові напрямки реалізації продукції і джерела сировини. До кінця року цей процес вдалося відрегулювати настільки, що були укладені постійні договори на постачання сировини і реалізацію продукції, що враховують труднощі і постачальників і споживачів, пов'язані з сезонністю продукції. Часто, особливо в спекотні періоди літа, у зв'язку з різким зростанням попиту доводилося працювати в авральному режимі, щоб задовольнити потреби покупців. У такі моменти різко зростали витрати на оплату основного персоналу, некеровано зростали накладні витрати. Все це в сукупності призводило до несподіваних «провалів» в коштах. У короткий термін з'являлися потреби в додатковому фінансуванні. Як правило, з часом все влаштовувалося: кредит вдавалося погасити і виплатити відсотки, але через постійні проблеми з поповненням оборотних коштів, джерела кредитування вибиралися далеко не найкращі. Банки видавали кредити для поповнення оборотних коштів під досить високі відсотки і не завжди без проблем. Останній кредит, узятий у вересні 2011 року, ще не вдалося погасити. Він становить 650,000 грн. при процентній ставці 36% річних. Але ж за ним щомісяця доводиться платити відсотки!

Стратегічний інвестор

Кульмінацією на зборах стало повідомлення про те, що компанією зацікавилася велика іноземна фірма, яка бажає інвестувати близько 2,5 млн. доларів США в розвиток виробництва. Це дає перспективи стати великим підприємством і вийти з продукцією на зовнішній ринок. Таку можливість не можна знехтувати. Для початку переговорів інвестора необхідно ознайомити з підприємством, показати перспективи роботи на найближчий рік і прибутковість компанії, розробити бізнес-план, тобто показати «товар обличчям», щоб інвестор зрозумів, що працює з цивілізованими партнерами.
Крім того, виявилося, що проблеми з отриманням кредитів можна вирішити, відкривши у банку кредитну лінію, що дозволяє брати необхідну суму коштів (в межах лімітів лінії) на потрібний час. Відсотки за користування кредитами будуть залежати від величини лімітів кредитної лінії. Банк вимагає 20% річних при ліміті 2 млн. грн., 24% при ліміті 3млн. грн. і 28% при ліміті 4млн. грн. Необхідна умова відкриття кредитної лінії - надання банку обґрунтованого бюджету компанії на рік, як підтвердження спроможності та платоспроможності.

У результаті на зборах одностайно було прийнято рішення - так більше жити не можна! Необхідно скласти річний план, деталізувавши його настільки, щоб можна було розподілити відповідальність за його виконання. По суті треба розробити бюджет компанії, у якому спрогнозувати всі майбутні надходження та витрати грошей, залишаючись платоспроможними і прибутковими. Розроблений бюджет буде представлений інвестору, а також у банк для обґрунтування кредитної лінії. Робота з бюджетування підприємства була покладена на фінансового менеджера Віктора Дудку.

З чого почати розробку бюджету?

З чого почати? Ось основне питання будь-якої нової справи. Тут сумнівів бути не може - роботу треба почати зі збору вихідних даних. Зрозуміло, що це найбільш трудомістка і громіздка процедура, але все починається з неї. Тому, перш за все, Віктор зажадав спрогнозувати основні показники балансу компанії на початок планованого року і йому представили ці дані.

Агрегований баланс компанії на 1.01.16 року грн. 

Прогноз обсягів реалізації

Для того, щоб оцінити надходження грошових коштів потрібна інформація про планові щомісячні обсяги реалізації продукції, а також про ціни на продукцію в динаміці по місяцях. Відділ маркетингу надав дані щодо очікуваного обсягу реалізації і цінами на ринку (без ПДВ) протягом майбутнього року. 

** - ПОРЯДКОВИЙ НОМЕР СТУДЕНТА У СПИСКУ ВІДПОВІДНО ДО ЖУРНАЛУ ВІДВІДУВАННЯ (01, 02 - …) 

Але цієї інформації Віктору було недостатньо. Адже не всі кошти за продукцію надходили протягом місяця продажів. Частина коштів надходила із запізненням на місяць, що було прийнятно, особливо в осінньо-зимовий період, з метою залучення оптових покупців. З огляду на сильну конкуренцію, про передоплату говорити не доводиться. Віктору потрібна схема розрахунків із споживачами - яка частка оплати надходить протягом місяця продажів, а яка в наступному місяці.

Так як безалкогольні напої товар, що має високу сезонність споживання і, відповідно, попиту, то відділ збуту продукції, базуючись на досягнутих з оптовими покупцями домовленості і досвіді минулого року, прогнозує наступну схему надходження грошових коштів:

- За продажі в першому кварталі компанія отримує 70% оплати протягом місяця продажу та 30% у наступному місяці;

- За продажі в другому кварталі компанія отримує 84% оплати протягом місяця продажу та 16% у наступному місяці;

- За продажі в третьому кварталі компанія отримує 80% оплати протягом місяця продажу та 20% у наступному місяці;

- За продажі в четвертому кварталі компанія отримує 70% оплати протягом місяця продажу та 30% у наступному місяці. 

Маючи сумний досвід «авральною» роботи Віктор Дудка вирішив запланувати запас продукції на випадок різкого зростання попиту. На початок 2016 року оціночні запаси готової продукції складуть 35000 пляшок «Колібрі», 50000 пляшок «Лимонад» та 30000 пляшок «Крем-соди». Щоб уникнути випадків, коли компанія не могла б поставити товар при різкому зростанні попиту (наприклад, у спекотні періоди), необхідний певний запас готової продукції. Маркетологи компанії на підставі досвіду минулого року і передбачуваних коливаннях попиту розрахували, що величина запасу готової продукції повинна бути в розмірі 10 - 15% від обсягу реалізації наступного місяця. На початок січня 2016 року плановані запаси готової продукції повинні скласти 30000 пляшок «Колібрі», 45000 пляшок «Лимонад» та 20000 пляшок «Крем-соди».

Оцінка вартості матеріалів

Для оцінки витрат грошових коштів на закупівлю сировини Віктор зажадав розрахувати вартість прямих матеріалів (без урахування ПДВ), необхідних для випуску одиниці кожного виду продукції. Для цього відділ виробництва оцінив вартість кожного інгредієнта необхідного для виготовлення будь-якого обсягу продукції. Розділивши вартість витрачених на інгредієнт коштів на обсяг виготовленої з нього продукції (в перерахунку на пляшки) отримали вартість даного інгредієнта на одну пляшку напою. Підсумувавши вартість всіх інгредієнтів, що входять в даний напій, визначили вартість прямих матеріалів на пляшку кожного напою:

- 0,395 грн. на одну пляшку «Колібрі»;

- 0,568 грн. на одну пляшку «Лимонад»;

- 0,563 грн. на одну пляшку «Крем-соди».

Крім цього Віктору, потрібна була інформація про порядок розрахунків з постачальниками за сировину. Виявилося, що розрахунки за поставляються матеріали компанія здійснює без передоплати протягом двох місяців з оплатою протягом місяця постачань 70% від суми закупівлі. Імовірно, таке ж становище з вартістю і поставками прямих матеріалів збережеться і в наступному році.

Щоб застрахуватися від зупинки виробництва або гарячкових пошуків сировини при виникненні проблем у постачальників, необхідний щомісячний запас прямих матеріалів. За оцінками технологів, запас сировини повинен бути в розмірі 20 - 25% від потреб наступного місяця, що дасть можливість працювати протягом тижня на власних запасах у разі збоїв з постачаннями інгредієнтів. За оцінками заводських фахівців на кінець першого місяця 2016 запаси матеріалів повинні скласти: 30000 грн. по «Колібрі», 55000 грн. по «Лимонад» і 30000 грн. по «Крем-соді».

Прогноз прямої оплати праці

Для оцінки щомісячних витрат на заробітну плату основного персоналу Віктору потрібні дані про систему оплати праці, трудомісткості продукції і розміри заробітної плати. Компанія використовує змішану оплату праці:

- Частина персоналу (в основному постійні штатні працівники) має почасову оплату праці (в залежності від часу витраченого працівником);

- При залученні додаткових працівників у випадку термінових великих замовлень, а також при понаднормової роботи праця оплачується в залежності від випуску продукції;

- Частина персоналу, безпосередньо не випускає продукцію має постійну оплату (за постійним окладу).

Відділ кадрів та заробітної плати розрахував, що на виробництво однієї пляшки напою в минулому році припадало

- Для «Колібрі» - 0,002 години праці основних виробничих робітників;

- Для «Лимонад» - 0,0017 години;

- Для «Крем-соди» - 0,0009 години.

Середня оплата однієї години праці основного персоналу складає:

- 4 грн. при виробництві «Колібрі»;

- 4,5 грн. при виробництві «Лимонад»;

- 4,3 грн. при виробництві «Крем-соди».

Персонал з відрядною оплатою праці отримує 0,09 грн. за виробництво 1 пляшки «Колібрі», 0,13 грн. за одну пляшку «Лимонад» і 0,10 грн. за «Крем-соду».

Щомісячна постійна зарплата робітників становить 3000 грн. по «Колібрі», 3200 грн. по «Лимонад» і 2970 грн. по «Крем-соді».

Накладні витрати підприємства

Тепер настав час розібратися з накладними витратами. Ці витрати теж необхідно запланувати. На жаль, компанія ще не має високоефективної системи гнучкого планування накладних витрат з використанням декількох параметрів базової активності. У бухгалтерії Віктору пояснили, що всі накладні витрати поділяють на змінні та постійні. Змінні накладні витрати розподіляються по продукції по одному параметру базової активності - прямому праці.

Бухгалтерія розрахувала такі нормативи змінних накладних витрат на одну годину роботи основного персоналу: 0,03 грн. по «Колібрі» (в т. ч. ПДВ 0,0020 грн.), 0,04 грн. по «Лимонад» (в т. ч. ПДВ 0,0017 грн.) і 0,01 грн. по «Крем-соді» (в т. ч. ПДВ 0,0009 грн.). До складу змінних витрат входять непрямий праця, витрати на електроенергію для обладнання та витрати непрямих матеріалів.

За досвідом минулого року щомісячні постійні накладні витрати складають:

Крім того, компанія «Колібрі» також несе значні витрати, пов'язані з реалізацією продукції та управлінням підприємством (що виправдовується зростанням реалізації та кваліфікованим управлінським персоналом). Вивчивши досвід минулого року, Віктор Дудка за участю маркетологів компанії розпланував майбутні витрати, пов'язані з реалізацією і управлінням. Змінна частина цих витрат залежить від обсягу реалізації продукції. Було встановлено, що на одиницю реалізованої продукції припадає:

• 0,2 грн. по «Колібрі» (в т. ч. ПДВ 0,02 грн.),

• 0,05 грн. по «Лимонад» (в т. ч. ПДВ 0,001 грн.)

• 0,15 грн. по «Крем-соді» (в т. ч. ПДВ 0,009 грн.) таких витрат.

Витрати на реалізацію та управління

Вивчивши систему реалізації продукції і ознайомившись з організацією управління компанією, Віктор з'ясував, що щомісячні постійні витрати на реалізацію та управління у середньому зводяться до наступного. 

Податкові платежі і дивіденди

Нарешті, залишилося врахувати податкові платежі. Відповідно до прийнятих законів про оподаткування.

Інші місцеві податки і збори становлять 15000 грн. щомісяця. У четвертому кварталі 2016 року компанія повинна сплатити податок на нерухомість - 18150 грн.

Президент компанії нагадав, у бюджеті Віктор повинен врахувати рішення, прийняті на зборах менеджерів. Був прийнятий план планомірного розвитку компанії, згідно з яким у 2016 році передбачається закупівля нового обладнання на суму 1 550 000 грн., З розрахунком у січні – 900 000 грн. і в лютому – 650 000 грн. Крім того, необхідно було врахувати рішення останніх зборів акціонерів виплатити дивіденди в розмірі 60 000 грн. за рік, рівними частинами по кварталах з виплатою у січні, квітні, липні та жовтні.

Більше того, цілком очевидно, що з відкриттям кредитної лінії раціонально погасити наявний дорогий кредит як можна швидше.

Можливі сценарії подій 

Зібравши всю необхідну інформацію, Віктор вирішив ще раз переглянути всі вихідні дані. Його мучили сумніви: а чи все він передбачив, не допустив чи немає яких-небудь неточностей, які можуть внести спотворення до бюджету. Віктор пройшов по відділах, що готував для нього інформацію, прогнози та оцінки, і скрізь однаковий задавав питання: де у вихідних даних «тонкі» місця, найбільш оціночні показники? У результаті Віктор з'ясував, що маркетологи допускають зниження обсягу продажів на 5 - 10%, а також ймовірне зниження цін на продукцію на 5% від планованих значень, особливо при холодному весняно-літньому періоді. Відділ закупівель повідомив, що у випадку введення нових акцизів на імпортні інгредієнти і зростання цін на компоненти вітчизняного виробництва можливе підвищення на 3 - 5% вартості прямих матеріалів в одиниці продукції.

Можлива також ситуація, коли постачальники вимагатимуть повного розрахунку за сировину протягом місяця поставки.

Після складання бюджету по «базових» вихідними даними необхідно передбачити кілька сценаріїв за несприятливих варіантах розвитку подій і оцінити, наскільки сильно впливають ці зміни на прибутковість і фінансову стійкість компанії. Не виключено, що треба буде домовлятися про більш високий ліміт кредитної лінії, якщо при несприятливих ситуаціях знову виникатиме брак оборотних коштів. Запас грошових коштів на рахунку повинен бути не менше 40 000 грн.

При опрацюванні та аналізі різних сценаріїв розвитку подій необхідно було враховувати наступні взаємозв'язки:

1. У залежності від погодних умов (холодне або жарке літо) змінюється попит і ціни на продукцію. Але, одночасно, з ростом або звуженням ринку збуту змінюються ціни на прямі матеріали: при зростанні попиту і цін на прохолодні напої ростуть ціни на концентрати для їх приготування і навпаки. Це пояснюється тим, що ринок концентратів спеціалізований і має всього декількох постачальників - зміна попиту веде до зміни цін.

2. Незалежно від погодних умов, але в залежності від законодавства, при зростанні цін на імпортні концентрати, викликаному, наприклад, збільшенням митних зборів, автоматично піднімаються ціни на все прохолодні напої.

3. Така ж залежність існує і від цін на енергоносії. При зростанні цін на енергоносії, наприклад, електроенергію (зростання змінних накладних витрат), відбувається автоматичне збільшення цін на продукцію. Характерно, що через високу конкуренцію на ринку безалкогольних напоїв, при зниженні цін на енергію спостерігається зниження цін на продукцію.

4. Хороша рекламна кампанія завжди призводить до зростання обсягу реалізації. При зростанні витрат на рекламу збільшується обсяг реалізації (зростання щомісячних витрат на рекламу на 20% призводить до 5% росту обсяг реалізації) і навпаки. 

Допоможіть Віктору Дудці скласти бюджет на 2016 рік і кілька сценаріїв бюджету у разі несприятливих обставин роботи компанії, а також передбачити фінансування компанії при тимчасовій недостачі оборотних коштів, щоб заздалегідь визначити мінімально достатній ліміт кредитної лінії.

Цілком очевидно, що складання та оформлення бюджету діяльності - традиційно дуже трудомісткий процес, що вимагає високої уваги, точності й акуратності, віднімає багато сил, нервів і часу. На щастя компанія придбала сучасний програмний пакет case_bgt, створений для полегшення роботи менеджера та підвищення ефективності планування.

Опис пакета розміщено у додатку

З використанням програми робота піде набагато ефективніше і веселіше. Можливо її вдасться завершити протягом декількох днів. Так чи інакше - за комп'ютер! Спочатку буде важкувато. Потім Ви освоїтесь і зріднитися з програмою. Через деякий час Ви виявите, що вона Вас не повністю задовольняє, оскільки не дозволяє врахувати всіх особливостей Вашого бізнесу. Це нічого. Ви завжди зможете підправити програму, тому що вона є відкритою, тобто допускає зміни. Зрештою, допрацьована Вами програма стане ще більш цінною для фірми і стане її внутрішнім стандартом бюджетування.

ДОДАТОК

Керівництво користувача програми case_bgt

Програма case_bgt призначена для фінансових менеджерів, директорів і керівників підприємства. Вона ставить своєю метою полегшення процедури розробки, оформлення, реалізації і контролю бюджету діяльності підприємства протягом року. Програма дозволяє працювати при виробництві від одного до шести продуктів (видів продукції).

Програма написана в середовищі електронної таблиці Excel і складається з сімнадцяти аркушів.

Перші п'ять аркушів призначені для введення вихідних даних. Вашу початкову інформацію треба ввести у відповідні поля таблиці, виділені синім кольором і поміщені в рамочки (комірки вводу даних). У вихідних даних передбачається введення балансу компанії на початок планованого періоду на аркуші «Вих. Бал. », Прогнозу з реалізації продукції і розрахунків з покупцями на аркуші « Збут & Ціна », прогнозу по споживанню матеріалів, розрахунків з постачальниками і прогнозу з оплати праці на аркуші« Матеріали & Праця », прогнозу по накладних витратах на аркуші« Накладні» , прогнозу по видатках на реалізацію та управління і прогнозу за фінансової діяльності та фінансового клімату протягом планованого періоду на аркуші «Управ. & Фін.».

Збір і введення вихідних даних - найбільш трудомістка робота.

Для нормальної роботи програми повинен сходиться баланс у вихідних даних - про це покаже напис «ОК» внизу балансу.

Блок даних по продукції передбачає введення прогнозу збуту продукції, прогнозу цін реалізації і прогнозу розрахунків з покупцями в динаміці по місяцях, а також плану запасів готової продукції. Слідкуйте, щоб сума надходжень грошових коштів становила 100%

У блоці даних за матеріалами і праці вводять кількість праці на одиницю виробу, вартість години праці, коефіцієнти відрядної оплати (якщо вона застосовується) за одиницю продукції, постійну щомісячну зарплату, наведену вартість матеріалів на одиницю продукції, прогноз розрахунків з постачальниками і план запасів матеріалів. Слідкуйте, щоб сума витрат грошових коштів становила 100%

Блок даних за накладними витратами передбачає введення коефіцієнтів змінних накладних витрат і постійних накладних витрат, а також ПДВ входить в накладні витрати. Розподіл накладних витрат на змінні і постійні можна здійснити вручну, але зручніше скористатися вбудованими функціями Excel.

У блоці даних по витратах на реалізацію та управління планують коефіцієнти змінних витрат і постійні витрати на реалізацію та управління, а також ПДВ входить до них. Змінні витрати прив'язуються до обсягу реалізованої продукції. Поділ можна зробити вручну, але легше і зручніше скористатися вбудованими функціями Excel.

І, нарешті, блок з фінансів містить інформацію з планованим закупівель основних фондів, виплатах дивідендів, сплаті постійних податків, а також інформацію про ставки оподаткування та кредитування.

Після введення даних програма автоматично розробляє бюджет на планований період.
На шостому аркуші «Прог. Вир.»Розраховується прогноз виручки за реалізовану продукцію до графіків надходження грошових коштів. Розрахунки проводяться на основі прогнозу збуту і цін, а також плану розрахунків за продукцію.

На сьомому аркуші «Пл. Вип. Пр. »Розраховується план випуску продукції виходячи з прогнозів продажів і необхідних запасів продукції.

На восьмому аркуші «Пл. Пот. Мат. »Розраховується план закупівель матеріалів з графіками розрахунків з постачальниками. Для розрахунків використовуються плани випуску продукції, наведена вартість матеріалів, необхідні запаси матеріалів.

На дев'ятому аркуші «Пл. Опл. Пер. »Розраховується план витрат праці та витрат на заробітну плату основного персоналу. Передбачена можливість погодинною, відрядною і постійної оплати праці або будь-якої їх комбінацією. План розраховується за планом випуску продукції і даних про оплату праці основного персоналу.

На десятому аркуші «бюд. Нак. Зат. »Розраховується план накладних витрат. Програма дозволяє використовувати прив'язку накладних витрат до витрат праці основного персоналу та (або) до обсягу випуску продукції. Розрахунок ведеться на основі плану випуску продукції, витрат праці основного персоналу та ставок накладних витрат.

На одинадцятому листі «бюд. Зап. Пр. »Розраховується прогнозна собівартість одиниць продукції і плановані запаси продукції на кінець періоду. У розрахунках використовується вартість сировини, затрат праці, накладних витрат.

На дванадцятому аркуші «Зат. Реал. & Упр. »Розраховується план витрат на реалізацію та управління на основі прогнозу реалізації та оцінок витрат на реалізацію та управління.

На тринадцятому аркуші «Податки» розраховується план нарахування податків до виплати. У першому місяці сплата заборгованості перед бюджетом. Всі податки сплачуються до 20-го числа наступного місяця, крім податку на прибуток, який сплачується поквартально за підсумками кварталу. Податки розраховуються за ставками оподаткування.

На чотирнадцятій аркуші «ПДВ» розраховується план перерахувань сум податку на додану вартість. Враховується ПДВ отриманий при реалізації продукції та сплачений при закупівлі матеріалів, обладнання, накладних витратах, витрати на реалізацію та управління.

На п'ятнадцятому аркуші «Прог. Приб. »Розраховується щомісячний запланований звіт про прибуток. Тут зводяться всі доходи та витрати підприємства і визначаються розміри податку на прибуток і чистого прибутку. Якщо в будь-якому місяці виникли збитки, то вони зменшують оподатковуваний прибуток у наступному місяці.

На шістнадцятому аркуші «бюд. Ден. СР »розраховується бюджету грошових потоків. Тут буде видно можливі тимчасові нестачі грошових коштів. На цьому листі необхідно передбачити фінансування, щоб мати можливість заздалегідь провести переговори про надання кредитів. Суми фінансування і виплати відсотків вносяться в комірки, виділені синім кольором і обведені рамками. На аркуші підсумовуються з доходів і витрат грошей по всіх операціях підприємства.

Нарешті на останньому аркуші «Прог. Баланс »розраховується прогнозний баланс підприємства на кінець періоду. Показник правильного введення вихідних даних та правильної роботи програми - значок «ОК» знизу балансу.

Кожен з перерахованих вище листів можна надрукувати.

Перевагою програми є можливість гнучко планувати майбутні події - змінюючи один або декілька компонентів у вихідних даних отримують новий варіант розвитку подій. Цінна особливість програми - її відкритість, тобто можливість внесення змін з метою врахування особливостей бізнесу користувача. Однак слід остерігатися непрофесійного зміни робочих осередків програми (окрім осередків введення даних), тому що це потягне за собою псування програми і необхідність установки.

З повагою ІЦ "KURSOVIKS"!