Практична робота 14 на тему Створення складних форм і звітів, Основи інформатики, НУДПСУ

Практична робота 14 на тему Створення складних форм і звітів

Мета: Засвоїти методику створення складних форм і звітів в СУБД Access, розробити кнопкову форму–меню. 

Теоретичні відомості

Форми в Access. Всі форми в Access створюються, редагуються та зберігаються лише на вкладці Форми робочої області. Форми дозволяють користувачу оперувати даними, що знаходяться в базі та об’єднувати декілька об’єктів бази в один.

Форма обов’язково повинна бути створена на базі якогось джерела, вона може оперувати лише тими об’єктами, які містять фактичні дані. Такими об’єктами є таблиця та запит. Отже, форма може бути створена на основі таблиці, запита, або деякої їх комбінації. В останньому випадку ми отримаємо складні форми.

Процес конструювання нової форми дещо нагадує конструювання таблиці чи запиту – треба почати з натиснення кнопки Создать. При цьому завантажується майстер, який пропонує вибрати на базі яких таблиць чи запитів створювати форму та з переліку вибрати можливі варіанти самої форми. Перший з варіантів – це Конструктор. Його активізація приводить в модуль повністю ручної розробки форми. Другий варіант – Майстер форм, це спеціалізована програма, яка покроково будує зовнішній вигляд форми. Якщо джерелом є один об’єкт (таблиця чи запит), то будуються прості форми різних типів, якщо декілька, то майстер дозволяє будувати складні форми, що містять підпорядковані або зв’язані форми.

Варіанти Автоформа в столбец, Автоформа ленточная, Автоформа табличная дозволяють швидко (за один крок) побудувати відповідні типи форм на базі вибраного джерела.

Передбачені також можливості побудови форм для зведених таблиць та форм діаграм.

Для побудови звичайних форм найзручніше використовувати Майстер форм.

На першому кроці треба вибрати які таблиці чи запити є базовими для побудови форм, при цьому відкривається список доступних полів, які можна помістити на форму, але розташування всіх полів не є обов’язковим. Також можна змінити порядок слідування полів на формі. Тоді при використанні форми для заповнення таблиць даними можна від одного поля до іншого переходити натисненням клавіш Enter або Tab.

Якщо за основу було обрано 2 зв’язані таблиці, то на другому кроці треба вибрати вид представлення даних – у вигляді підпорядкованої форми чи зв’язаної форми.

Наступний крок дозволяє задати зовнішній вигляд форми (або підпорядкованої форми, якщо вибрано 2 джерела) – в столбец, ленточный, табличный, выровненный, сводная таблица, сводная диаграмма. Справа від області вибору постійно оновлюється схематична картинка, яка відображає, який вигляд прийме форма.

Далі задається стиль оформлення форми і при натисненні кнопки Готово задається назва форми і задати майстру подальші дії: відкрити створену форму для перегляду і введення даних чи змінити макет форми – допрацювати її за допомогою конструктора.

Створена форма відображається в стандартному вікні, але крім стандартних елементів, в нижній лівій частині вікна містить елементи для управління записами таблиці – лічильник записів таблиці чи запита, кнопки для переходу на один запис вперед чи назад, кнопки для переходу на перший та останній запис, а також кнопка для створення нового запису.

Кнопкове меню. Кнопкове меню представляє собою форму, на якій розташовані елементи управління — кнопки з пояснюючими назвами. Після натиснення такої кнопки відкриється відповідна таблиця, запит, форма чи звіт. Меню — це дуже зручний інструмент роботи з базою даних, і він практично завжди є в базах, сворених для підприємств чи фірм.

Кнопкове меню можна створити вручну (в режимі конструктору) або скориставшись диспетчером кнопкових форм. Меню, створені вручну, можуть володіти більшими можливостями і виглядати привабливіше, ніж меню, створені диспетчером. Проте для створення красивого меню вручну знадобиться досить багато часу навіть для досвідченого розробника, а створити просте меню за допомогою диспетчера можна за декілька хвилин, крім того потім в режимі конструктора можна доповнити і змінити це меню. Зупинемося на варіанті створення меню за допомогою диспетчера кнопкових форм.

Завдання

1. Розробити складну форму, у якій з назвами дисциплін була б пов’язана підлегла форма Студенти і підлегла форма Оцінки студентів.

2. Змінити розтушування елементів у формі у такій відповідності: Код, Прізвище, Ім’я, По батькові, Номер групи, Оцінки.

3. Вставити у форму діаграму, яка графічно відображає оцінки студентів.

4. Відредагувати вигляд осей діаграми.

5. Створити запит, на основі якого буде сформовано звіт. У запиті повинні бути: з таблиці Студенти — поля Прізвище, Ім’я, По батькові і Номер групи, з таблиці Дисципліни — поле Назва дисципліни, з таблиці Оцінки — поле Оцінки.

6. Створити звіт за результатами сесії. У звіті оцінки студентів повинні бути згруповані за номерами груп і дисциплінам. Для кожного студента повинна розраховуватися середня оцінка за сесію, а для кожної групи — середнє значення оцінок по всіх предметах.

7. Розробити кнопкову форму-меню для роботи з базами даних, в якій повинні бути створенні Вами форми і звіт.

8. Скласти звіт.

9. Для створення складної форми необхідно: 

Технологія роботи

• на вкладці Формы вибрати команду Создать;

• вибрати Мастер форм і, не вибираючи таблицю або запит натиснути кнопку ОК;

• у таблиці Дисципліни вибрати поле Назва дисципліни;

• у таблиці Студенти вибрати поля Код студента, Прізвище, Ім’я, По батькові, Номер групи;

• у таблиці Оцінки вибрати поле Оцінки і натиснути кнопку Далее;

• у вікні, що з’явилося , варіант побудови форми нас задовольняє, тому потрібно натиснути кнопку Далее;

• залишимо табличний варіант підлеглої форми і натиснемо кнопку Далее;

• вибрати потрібний Вам стиль оформлення форми і натиснути кнопку Далее;

• дати назву формі Дисципліни та оцінки;

• натиснути кнопку Готово і переглянути отриману форму;

Нас не влаштовує розташування полів на екрані. Потрібно змінити їх, залишивши місце для діаграми. Для цього необхідно:

• перейти у режим конструктора;

• стандартними засобами Windows (технологія drag-and-drop) змінити розміри підлеглої форми так, щоб були видні всі дані. Для цього потрібно (як правило, багатократно) переключатися з режиму конструктора в режим форми, дивитися на отриманий результат і, якщо він не підходить, знову корегувати в режимі конструктора. Ширину стовпців у підлеглій формі можна змінити лише в режимі форми.

Для того щоб вставити в форму діаграму оцінок студентів за заданими дисциплінами необхідно:

• переключитись у режим конструктора;

• виконати команду Вид, Панель элементов;

• на цій панелі натиснути кнопку Аа;

• створити прямокутник для надпису заголовка діаграми. Для цього потрібно перевести курсор в лівий верхній кут майбутнього прямокутника, натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, довести до правого нижнього кута, після чого відпустити кнопку;

• ввести надпис Діаграма оцінок;

• виконати команду Вставка, Диаграмма;

• на вільному місці форми розтягнути прямокутник для діаграми (натиснути ліву кнопку миші в лівому куту і, не відпускаючи її, розтягнути прямокутник до правого нижнього кута, після чого відпустити кнопку;);

• вибрати таблицю Оцінки і натиснути кнопку Далее;

• вибрати поля Код студента і Оцінки;

• натиснути кнопку Далее;

• вибрати вид діаграми Гистограмма (за замовченням він і стоїть) і натиснути кнопку Далее;

• двічі клацнути по надпису Сума_оцінки, вибрати Отсутствует і натиснути кнопку Ок;

• натиснути кнопку Далее;

• знову натиснути кнопку Далее, так як у рядку Поля форми і у рядку Поля діаграми за замовченням знаходиться Код дисципліни (що нам і потрібно);

• стерти назву діаграми Оцінки (оскільки ми вже задали назву діаграми) і натиснути кнопку Далее.

Відредагувати вигляд осей діаграми. Для цього необхідно:

• двічі клацнути по діаграмі;

• двічі клацнути по значенням вертикальної осі;

• вибрати вкладку Шкала;

• прибрати "галочку" у надписі Минимальное значение, а в комірці справа від цієї назви ввести значення 1;

• прибрати "галочку" у надписі Максимальное значение, а в комірці справа від цієї назви ввести значення 5;

• прибрати "галочку" у надписі Цена основных делений, а в комірці справа від цієї назви ввести значення 1 і натиснути кнопку Ок;

• розширити область діаграми, перетягнувши праву межу вікна діаграми дещо правіше;

• закрити вікно Microsoft Graph (меню Файл, Выход ивозврат в дисципліни і оцінки:форма);

• перейти в режим форми і переглянути форму для різних дисциплін (натискаючи кнопку переходу до наступного запису в нижній частині форми). Ви побачите зміну назв дисциплін, а також оцінок студентів по цим дисциплінам і зміну діаграм, які відображають ці оцінки;

• закрити форму.

Для створення складного запиту необхідно:

• на вкладці Запиросы натиснути кнопку Создать;

• вибрати Простой зарос і натиснути кнопку Ок;

• з таблиці Студенти вибрати поля Прізвище, Ім’я, По батькові і Номер групи, з таблиці Дисципліни — поле Назва дисципліни, з таблиці Оцінки — поле Оцінки і натиснути кнопку Далее;

• ще раз натиснути кнопку Далее;

• ввести назву запиту Сесія і натиснути кнопку Готово;

• закрити запит.

Для створення підсумкового звіту необхідно:

• на вкладці Отчеты натиснути кнопку Создать;

• вибрати Мастер отчетов, з списку — запит Сесія і натиснути кнопку Ок;

• вибрати всі поля запиту і натиснути кнопку Далее;

• тип представлення даних нас влаштовує, тому потрібно натиснути кнопку Далее;

• добавити рівень групування за номером групи, вибравши в лівому вікні Номер групи і перенести його в праве вікно, натиснувши кнопку ;

• натиснути кнопку Далее;

• клацнути по кнопці Итоги, оскільки потрібно обрахувати середній бал;

• встановити "галочку" в комірці поля AVG (ця функція обраховує середне) і натиснути кнопку Ок;

• натиснути кнопку Ок, оскільки сортування не вимагається, тому що даними є назви дисципліни і оцінки, порядок яких не є важливим;

• вибрати макет звіту. Рекомендовано ступеневий, оскільки він займає менше місця і в ньому наочно представлені дані. Натиснути кнопку Далее;

• вибрати стиль звіту і натиснути кнопку Далее;

• ввести назву звіту Підсумки сесії і натиснути кнопку Готово. На екрані з’явиться звіт. Його можна переглянути, змінюючи масштаб і перегортаючи сторінки (в нижній частині екрану). Його можна роздрукувати. Після завершення роботи потрібно закрити вікно перегляду звіту.

Для створення кнопкового меню необхідно:

• виконати команду Сервис, Надстройки, Диспетчер кнопочных форм;

• підтвердити створення кнопкової форми, натиснувши кнопку Да;

• Access запропонує Вам працювати з головною кнопковою формою або створити додатково нову. Потрібно створити свою форму, виконавши команду Создать;

• ввести ім’я Меню і натиснути кнопку Ок;

• у вікні вибрати Меню і натиснути кнопку Изменить;

• створити елементи даної кнопкової форми натиснувши кнопку Создать;

• у рядку Текст ввести пояснюючий надпис до першої кнопки, що створюється, — Викладачі;

• у рядку Команда вибрати зі списку Открытие формы в режимі редагування;

Примітка. Диспетчер напряму може зв’язати кнопку з відкриттям форми або звіту. Щоб відкрити таблицю або запит, потрібно створити відповідний макрос і вказати це в диспетчері.

• у рядку Форма вибрати зі списку форму Викладачі і натиснути кнопку Ок;

• ввести в меню всі створенні форми і звіти, повторюючи п. 6–9;

• закрити вікно кнопкової форми, виконавши команду Закрыть;

• натиснути кнопку По умолачанию;

• закрити диспетчер кнопочних форм, виконавши команду Закрыть;

• на вкладці Форми підвести курсор миші до надпису Кнопочная форма, клацнути правою кнопкою миші, вибрати пункт Перейменувати і ввести нове ім’я — Форма меню, потім натиснути клавішу Enter;

• відкрити цю форму та переглянути можливості відкриття форм і звітів з меню.

Примітка. Для повернення з довільної відкритої форми або звіту в меню досить закрити їх.

Скласти звіт, в якому відобразити послідовність дій і результати цих дії.

З повагою ІЦ "KURSOVIKS"!