5. Обмін даними між додатками

Фірма Microsoft розробила інтерфейс для роботи в середовищі Windows. Він отримав назву ODBC – Open Database Connectivity (відкритий доступ до даних).

Дані до Access можна імпортувати або зв’язувати. При імпорті дані перетворюються зі свого формату та копіюються до бази даних Access. При зв’язуванні здійснюється підключення до даних іншого додатку. Це дозволяє використовувати одні дані в різних додатках.

Access може здійснювати обмін даними з іншими базами даних, які підтримують стандарт ODBC, з текстовими файлами, електронни­ми таблицями. Дані з Access можна експортувати й до Web-сторінок.

5.1 Експорт даних з БД Access

Для експорту об’єкту БД Access спочатку треба його виділити, далі в меню Файл обрати Экспорт. У вікні, що відкриється, необхідно вибрати папку та потрібний тип файлу зі списку, ввести ім’я файлу і натиснути кнопку Экспорт. Наприклад,

Имя файла: Платежі . xls

Тип файла: Microsoft Excel 97 – 2003 (* . xls)

Якщо експорт здійснюється в іншу БД Access, то спочатку в першому вікні вибирається потрібна база даних, а на другому етапі у вікні вводиться нове ім’я об’єкту (див. рис. 5.1). 

Рисунок 5.1 – Вікно введення імені нового об’єкту

Можна здійснювати експорт до HTML – файлів, до файлів в форматі RTF, до текстових файлів. В результаті утворюються таблиці.

5.2 Імпорт даних з БД Access до БД Access

Для імпорту даних з БД Access потрібно:

• відкрити БД Access, до якої треба здійснювати імпорт;

• вибрати команду Файл – Внешние данные – Импорт;

• у діалоговому вікні Импорт, що відкриється, зі списку Тип файлов вибрати тип Microsoft Office Access, вказати папку, ім’я файлу бази даних і натиснути кнопку Импорт.

У вікні Импорт объектов бази даних (див. рис. 5.2) можна здій­снити водночас імпорт декількох об’єктів на різних вкладках. 

Рисунок 5.2 – Вікно вибору об’єкту

5.3 Імпорт даних з електронних таблиць

Access дозволяє імпортувати з ЕТ Excel як всю таблицю, так і її частину. Після вибору пунктів Файл – Внешние данные – Импорт відкриється вікно, в якому треба вибрати зі списку Тип файлов тип Microsoft Excel і виділити потрібний файл. Майстер відкриває послі­довність вікон, які забезпечують імпорт. Спочатку треба вказати Лист або діапазон, де знаходяться потрібні дані.

Якщо в першому рядку таблиці записані заголовки стовпчиків, то Access може використати їх як імена полів нової таблиці. Для цього треба в наступному вікні встановити прапорець:

Первая строка содержит заголовки столбцов

Далі треба вибрати один з перемикачів:

Данные необходимо сохранить:

• в новой таблице

• в существующей таблице:

Ім’я нової таблиці треба буде ввести на останньому етапі.

Для кожного поля можна змінити ім'я, встановити індекс або взагалі пропустити поле. Можна вказати ключове поле або створити нове поле для ключа типу лічильника, вибравши один з перемикачів:

• автоматически создать ключ

• определить ключ

• не создавать ключ

5.4 Використання MS Word

Вміст таблиць та результати запитів можна вставляти до тексто­вих документів Word декількома способами. Наприклад, в режимі пе­регляду таблиці, в меню Правка вибрати пункт Выделить все записи, потім Копировать. Потім в документі Word вибрати Вставить.

Можна вставити таблицю до документу MS Word ще й іншим способом. Зменшимо розмір вікна бази даних до розміру таблиці, натиснемо клавіші Alt + Print Screen, вставимо рисунок до документу Word та за допомогою кнопки Обрезка панелі інструментів Настройка изображения, зображеній на рисунку, відріжемо зайве. Так можна вставляти фрагменти й з інших додатків.

Рисунок 5.3 – Вміст таблиці tviddily

Таблицю Excel можна виділити, обрати Копировать будь-яким способом, перейти до документу MS Word та вибрати Вставить. 

ЛІТЕРАТУРА 

1. Балтер Элисон. Microsoft Office Access 2007: профессиональное программирование / Элисон Балтер. – Вильямс, 2009. – 1296 с.

2. Биллиг В.А. VBA и Office97. Оффисное программирование / В.А. Биллиг, М.И. Дегтярь. – М.: “Русская редакция”, 1998. – 720 с.

3. Гринченко Н.Н. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access / Н.Н. Гринченко, Е.В. Гусев, Н.П. Макаров, А.Н. Пылькин, Н.И. Цуканова. – Издательство "Горячая линия -Телеком", 2004. – 240 с

4. Карпова Т.С. Базы данных / Т.С. Карпова. – СПБ: БХВ, 2007. – 1280 с.

5. О’Брайен Т. Microsoft Access 97. Разработка приложений / Т. О’Брайен, С. Подж, Дж. Уайт.. – СПБ.:БХВ, 1999. – 640 с.

6. Харитонова И. Microsoft Access 2003 / И. Харитонова. – СПБ: БХВ, 2004. – 1072 с.

7. Методичні вказівки та завдання до лабораторних робіт з курсу “Бази даних та інформаційні системи” за темою “Робота в СУБД Access з використанням SQL” для студентів денної форми навчання спеціальності 7.080203 Системний аналіз і управління / Укл. Кузіна В.М.– Запоріжжя: ЗНТУ, 2006.– 54 с..

8. Методичні вказівки та завдання до лабораторних робіт з курсу “Бази даних та інформаційні системи” за темою “Робота в СУБД Access з використанням VBA (частина 2)” для студентів денної форми навчання спеціальності 6.040303 Системний аналіз / Укл. Біла Н.І., Кузіна В.М., Терещенко Е.В. – Запоріжжя: ЗНТУ, 2007. – 34 с.

Додаток А

Приклад складання реферату 

РЕФЕРАТ 

ПЗ: 35с., 5 табл., 10 рис., 2 додатки, 6 джерел.

Об’єкт проектування – інформаційно – пошукова система для автоматизації зберігання і обробки інформації на підприємстві й ефективного впливу на підвищення якості та продуктивності праці.

Мета роботи – створити інформаційно – пошукову систему для автоматизації роботи певних відділів підприємства.

Метод дослідження – використання СУБД Access для створення бази даних, що забезпечує підвищення ефективності діяльності під­приємства.

Розроблена система дозволяє вирішувати такі задачі:

- ведення обліку клієнтів, продукції, наданих послуг та ін.;

- пошук інформації в системі за різними критеріями;

- доповнення системи новими даними та коригування існуючих;

- автоматичне виконання розрахунків;

- підведення підсумків за певний період та їх виведення у вигляді звітів або форм. 

БАЗА ДАНИХ, ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА, ІНТЕРФЕЙС КОРИСТУВАЧА, СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАНИХ.

З повагою ІЦ "KURSOVIKS"!