Лабораторна робота №6 на тему Створення звітів, Бази даних та інформаційні системи, ЗНТУ

Лабораторна робота №6 на тему Створення звітів

Мета роботи: навчитися створювати звіти в Access за допомо­гою майстра та конструктора.

1.1 Робота з майстром звітів

Звіти дозволяють виводити зміст таблиць та запитів у зручному вигляді, робити підсумки для груп даних, підраховувати відсотки для проміжних підсумків відносно загального.

Майстер звітів дозволяє обирати поля з декількох таблиць або запитів. Але дуже часто буває зручніше спочатку створити запит з потрібними обчислювальними полями, а потім створювати звіт.

Розглянемо роботу з майстром звітів на прикладі.

Завдання. Створити звіт роботи, в якому для кожного кварталу підрахувати загальну та середню заробітну плату для кожного підроз­ділу і робітника. Обчислити відсотки від загальної заробленої суми.

На вкладці Отчеты викличемо майстра для створення звіту. Ви­беремо поля tviddily.tel, tvidom.pidrozdil, tvidom.fio, tzarobitok.dat та tzarobitok.zar і перейдемо до наступного етапу роботи майстра. 

Рисунок 1.1 – Вибір рівнів угруповання

Встановимо рівні угруповання за датою, за підрозділом та за прізвищем (див. рис.1.1). Кнопка Группировка відкриває вікно (див. рис.1.2), в якому для поля dat вибираємо зі списку варіант угруповання – по кварталам. 

Рисунок 1.2 – Вибір інтервалів угруповання

На наступному етапі роботи майстра вкажемо поле dat для сор­тування, а кнопкою Итоги відкриється вікно, в якому ми встановимо потрібні прапорці (див. рис.1.3). 

Рисунок 1.3 – Вибір підсумкових функцій

На наступних етапах виберемо приблизний варіант зовнішнього вигляду звіту та його ім’я. Після редагування в Конструкторі звіт ма­тиме такий вигляд, як на рисунку 1.4. 

Рисунок 1.4 – Фрагмент звіту

1.2 Робота з Конструктором звітів

Відкриємо створений звіт в режимі Конструктора (див. рис.1.5). Замінимо запропонований формат виведення кварталу на такий:

=Format$ ( [dat] ; "Квартал " & " q , yyyy " & " рік" )

Замінимо англійські підписи українськими, вилучимо зайві під­сумки, змінимо розмір шрифтів, тощо.

Заголовок використовується для розміщення підписів. Їхнє роз­ташування залежить від користувача. Група може навіть не мати заго­ловку. Примечание группы використовується для виведення підсумків.

Щоб добавити (вилучити) Заголовок / примечание отчета, треба в меню Вид встановити (зняти) позначку на цьому пункті.

Для того, щоб у звіті (див. рис.1.4) прізвище одного робітника не виводилось багато разів, можна перенести це поле з області даних до заголовку групи fio, або залишити поле на місці, але встановити для нього у вікні властивостей Не выводить повторы значення Да. 

Рисунок 1.5 – Конструктор звіту

Конструктор дозволяє відміняти та добавляти рівні угруповання. Для цього треба в меню Вид обрати пункт Сортировка и группировка. Відкриється вікно (див. рис.1.6). Щоб добавити рівень угруповання, треба вибрати поле зі списку або ввести вираз і встановити значення Да для однієї або обох властивостей Заголовок та Примечание группы. Для кожного рівня вказується поря­док сортування.

До розділів звіту можна вставляти рисунки з файлів. Для цього використовують меню Вставка, пункт Рисунок. 

Рисунок 1.6 – Рівні угруповання звіту

Меню Файл – Экспорт дозволяє здійснювати експорт звітів до MS Word в форматі rtf(richtext format), до текстових файлів, до фай­лів HTML із вибором кодування. Проте для розміщення інформації в мережі Internet можна створювати й Сторінки доступу до даних.

1.3 Створення діаграм

Для створення діаграм в звіті або формі використовується дода­ток Microsoft Graph, який повинен бути встановлений на комп’ютері. Діаграми можуть бути глобальними, тобто містити всі дані, або відо­бражувати тільки окремий запис і змінюватись при переході на інший.

Завдання. Створити діаграму для відображення заробітків робіт­ників по місяцях.

Cтворимо підсумковий запит з полями tvidom.fio, tzarobitok.dat та tzarobitok.zar. Підрахуємо заробітки кожного робітника щомісяця.

SQL – інструкція матиме такий вигляд:

SELECT DISTINCTROW tvidom.fio,

Format$ (tzarobitok.dat, ' mmmm  yyyy ' ) AS Місяць,

Sum(tzarobitok.zar) AS Усього

FROM tvidom INNER JOIN tzarobitok ON tvidom.tn = tzarobitok.tn

GROUP BY tvidom.fio,

Format$(tzarobitok.dat , ' mmmm yyyy ' ),

Year (tzarobitok.dat)*12+DatePart( ' m ' ,tzarobitok.dat)–1

ORDER BY Year(tzarobitok.dat)*12+DatePart('m',tzarobitok.dat)–1;

Вираз для ORDER BY забезпечує упорядкування результатів саме за датою, а не за назвою місяця (див. рис. 1.7). 

Рисунок 1.7 – Результати запиту

Тепер запустимо Майстра діаграм з вкладки Отчеты, кнопка Создать. Створений запит вкажемо як джерело даних і виберемо з нього усі поля. Вкажемо тип діаграми – Объемная гистограмма. Роз­містимо поля діаграми як на рисунку 1.8. 

Рисунок 1.8 – Розміщення полів на діаграмі

Майстер створить перехресний запит, а для нього – діаграму. Відкриємо створену діаграму в режимі Конструктора і в меню Вид знімемо позначку Колонтитулы. Для редагування діаграми в кон­текстному меню виберемо пункти Объект диаграмма – Изменить. В головному меню з’явиться пункт Диаграмма та таблиця даних. Далі її можна коригувати як діаграми в Excel. Остаточно діаграма може мати такий вигляд, як на рис. 1.9. 

Рисунок 1.9 – Діаграма в режимі перегляду

Діаграму можна розмістити в потрібному розділі існуючого звіту або в новому.

1.4 Сторінки доступу до даних

Сторінки доступу до даних – це спеціальний тип веб-сторінок, призначений для перегляду й роботи в мережі з даними, які знахо­дяться в базах даних Microsoft Access або в базах даних Microsoft SQL Server. Завдяки їм можна здійснювати перегляд, введення, вилучення та редагування даних, навіть не викликаючи Microsoft Access, а тільки використовуючи MS Internet Explorer.

Сторінки доступу до даних зберігаються в окремому файлі типу .htm. У вікні бази даних на вкладці Страницы знаходяться тільки по­силання на сторінки.

Завдання. Створити сторінку доступу до даних з повною інфор­мацією про робітників та їхні заробітки.

Створимо сторінку за допомогою майстра та конструктора. На вкладці Страницы викличемо майстра та виберемо всі поля з таблиці tvidom. На наступному етапі добавимо рівень угруповання за полем pidrozdil. Потім вкажемо поле для сортування – fio, збережемо сторін­ку та змінимо її макет в конструкторі.

В режимі конструктора розмістимо поля таблиці tvidom в два стовпчики і введемо заголовок сторінки. Потім зі списку полів пере­тягнемо мишкою таблицю tzarobitok та створимо новий розділ під розділом tvidom. Вкажемо вид макету розділу – ленточный. 

Рисунок 1.10 – Конструктор сторінки доступу до даних

Щоб добавити підсумки для робітника, розкриємо список право­руч від Заголовку tvidom та поставимо позначку Нижний колонтитул. В макеті сторінки з’явиться розділ Примечание tvidom. Зі списку полів перетягнемо туди поле zar. Буде створено поле Сумма_zar та напис.  За замовчанням обчислюється сума заробітків. Щоб змінити підсум­кову функцію, треба у вікні властивостей поля вибрати потрібну зі списку властивості TotalType (наприклад, dscAvg – середнє значення). Властивість Format визначає вигляд результату. Можна вибрати Fixed з двома знаками після коми або Local Currency (грошовий, встановле­ний  для даної ЕОМ). Потім можна замінити текст напису та добавити поле fio, щоб отримати сторінку, як на рис. 1.11. Остаточний вигляд конструктора сторінки – на рис. 1.10.

В конструкторі можна встановити такі властивості групи tvidom:

DataPageSize = 1, щоб на сторінці відображувались дані тільки для одного підрозділу,

ExpandedByDefault = Истина, щоб після вибору підрозділу, автоматично розгортався список з відомостями про одного зі співробітників та його заробітки. 

Рисунок 1.11 – Сторінка доступу до даних в режимі перегляду

1.5 Зведені таблиці

Завдання. Створити зведену таблицю та діаграму для відобра­ження заробітків робітників по кварталах.

Спочатку створимо запит з полями tvidom.fio, tvidom.pidrozdil, tzarobitok.dat та tzarobitok.zar. Відкриємо пустий бланк сторінки досту­пу до даних в режимі конструктора. Перетягнемо мишкою на сторінку створений запит. Відкриється вікно Мастер макета, відзначимо в ньому перемикач Сводная таблица. Або можна розмістити на макеті елемент управління Сводная таблица Office та перетягнути на неї запит. В макеті сторінки з’являться всі поля запиту.

За допомогою мишки відкриємо вікно Список полей сводной таблицы. В цьому вікні, крім всіх полів запиту, з’являться нові пункти dat по неделям та dat по месяцам. Можна перетягувати мишкою поля у відповідні області макету зведеної таблиці, але є й зручніший спосіб.

У вікні Список полей сводной табли­цы відзначимо поле pidrozdil, в ниж­ньому рядку вікна із поля зі списком виберемо Фильтр і натиснемо кноп­ку „ Добавить в” (див. рис. 1.12).

Далі поле fio добавимо в Строки. Розкриємо групу dat по месяцам, від­значимо Годы, а потім Кварталы та добавимо їх в Столбцы.

Якщо поле zar добавити в Детали, то можна буде побачити всі заробітки, натиснувши кнопку Згорнути / Роз­горнути. Якщо поле zar добавити в  Данные, то для кожного робітника добавиться новий рядок, в якому будуть підсумовані їхні заробітки.

Рисунок 1.12 – Список полів зведеної таблиці

Щоб змінити тип підсумків, треба виділити в конструкторі стовпчик з підсумками та у вікні властивостей PivotTotal для власти­вості Function вибрати зі списку потрібну функцію (наприклад, для підрахунку кількості записів – PlFunctionCount). Можна задати потріб­ний  числовий формат (NumberFormat). Текст заголовку (Caption) утворюється автоматично, але його можна змінити. 

Рисунок 1.13 – Зведена таблиця з діаграмою

Зведена таблиця в режимі перегляду сторінки (див. рис. 1.13) дуже схожа на її конструктор. Добавимо до сторінки діаграму, зв’яза­ну з даними зведеної таблиці, тобто всі зміни фільтрів, встановлені в таблиці, будуть відображуватись і в діаграмі та навпаки.

Для цього розмістимо під зведеною таблицею елемент управлін­ня Диаграмма Office. Відкриється вікно Команды и параметры, в яко­му встановимо перемикач Елемент веб-сторінки – Сводная таблица. На вкладці Тип можна вибрати тип діаграми. Після того, як діаграма побудована, те саме вікно використовується для коригування. В ньому з’являються нові вкладки. Наприклад, на вкладці Общие зі списку Элемент можна вибрати потрібний Ряд і змінити його вигляд за допомогою вкладки Границы и заливка.

1.6 Контрольні питання

1) Що може бути джерелом даних для звітів та сторінок доступу до даних?

2) Елементи конструктора звіту та їхнє призначення.

3) Для чого використовується угруповання даних?

4) Створення нових груп даних в конструкторі звіту.

5) Обчислення підсумків. Підсумкові функції.

6) Структура зведеної таблиці та призначення її розділів.

1.7 Індивідуальні завдання

Варіант 1

1) Створити звіт, який для кожного господарства – замовника виводить всі замовлення і підраховує загальну кількість поставлених добрив та їх вартість за кожен квартал поточного року.

2) Для кожного господарства створити діаграму загальної кіль­кості поставлених добрив за кожен квартал та розмістити її у звіті.

3 Створити сторінку доступу до даних, в якій виводяться всі замовлення для кожного господарства – замовника та підраховується їх загальна вартість.

4) Створити сторінку доступу до даних зі зведеною таблицею та діаграмою середньої кількості поставлених добрив щомісяця для кож­ного господарства та виду добрива.

Варіант 2

1) Створити звіт, який для кожного замовника виводить інфор­мацію про всі замовлення і підраховує загальну вартість перевезень та середню відстань для кожного виду транспорту.

2) Створити діаграму загальної вартості перевезень для кожного виду транспорту та розмістити її у звіті.

3) Створити сторінку доступу до даних, в якій виводяться всі замовлення для кожного замовника та підраховується їх кількість.

4) Створити сторінку доступу до даних зі зведеною таблицею та діаграмою максимальної маси перевезеного ван­тажу для кожного виду транспорту та кожного замовника.

Варіант 3

1) Створити звіт, який виводить всі замовлення і підраховує для кожного рівня сервісу та для кожного готелю кількість замовлень і за­гальну сплачену суму за проживання.

2) Створити діаграму сплачених сум за проживання для кож­ного готелю та розмістити її у звіті.

3) Створити сторінку доступу до даних, в якій виводяться всі замовлення для кожного готелю та вказуються  назва і адреса готелю, прізвище гостя, тип номеру, дата посе­лення та кількість діб.

4) Створити сторінку доступу до даних зі зведеною таблицею та діаграмою кількості мешканців кожного типу номеру для кожного го­телю щомісяця.

Варіант 4

1) Створити звіт, який виводить всі замовлення і підраховує для кожного постачальника загальну та середню вартість замовлених мате­ріалів за кожен місяць.

2) Для кожного постачальника створити діаграму вартості за­мовлених матеріалів та розмістити її у звіті.

3) Створити сторінку доступу до даних, в якій для кожного постачальника виводяться всі замовлення та підраховується їх загаль­на вартість.

4) Створити сторінку доступу до даних зі зведеною таблицею та діаграмою максимальної замовленої кількості кожного матеріалу для кожного постачальника щокварталу.

Варіант 5

1) Створити звіт, який для кожного споживача виводить інфор­мацію про всі платежі та підраховує загальну сплачену суму за кожен квартал поточного року та їх відсотки відносно загальної суми.

2) Створити діаграму сплачених сум споживачами за кожен квартал та розмістити її у звіті.

3) Створити сторінку доступу до даних, в якій для кожного спо­живача виводиться перелік всіх його платежів та підраховується їх кількість.

4) Створити сторінку доступу до даних зі зведеною таблицею та діаграмою спожитої електроенергії кожною категорією споживачів за кожен квартал та місяць.

Варіант 6

1) Створити звіт, який для кожного магазину виводить інформа­цію про всі замовлення і підраховує загальну кількість партій постав­леної продукції та її вартість по місяцях.

2) Для кожного магазину створити діаграму вартості поставле­ної продукції та розмістити її у звіті.

3) Створити сторінку доступу до даних, в якій для кожного ма­газину виводяться всі замовлення із зазначенням назви продукції та підраховується їх вартість.

4) Створити сторінку доступу до даних зі зведеною таблицею та діаграмою середнього обсягу замовленої продукції для кожного мага­зину та виду продукції щотижня.

Варіант 7

1) Створити звіт, який для кожного постачальника виводить перелік замовлених вузлів, підраховує їх загальну кількість та вартість для кожного місяця і для кожного постачальника.

2) Створити діаграму загальної вартості замовлених вузлів для кожного постачальника та розмістити її у звіті.

3) Створити сторінку доступу до даних, в якій для кожного по­стачальника виводяться всі замовлення, вказуються назви вузлів та підраховується їх загальна кількість.

4) Створити сторінку доступу до даних зі зведеною таблицею та діаграмою загальної кількості замовлених вузлів для кожного вузла та постачальника щокварталу.

Варіант 8

1) Створити звіт, який для кожного рейсу виводить інформацію про продані квитки та підраховує загальну кількість проданих квитків і середній розмір пільг щомісяця та для кожного рейсу.

2) Створити діаграму кількості проданих квитків для кожного рейсу та розмістити її у звіті.

3) Створити сторінку доступу до даних, в якій для кожного рей­су вказуються аеропорт вильоту й аеропорт при­значення і виводиться інформація про продаж квитків та підраховується їх загальна вартість.

4) Створити сторінку доступу до даних зі зведеною таблицею та діаграмою максимальної кількості проданих квитків для кожної кате­горії пільг до кожного аеропорту призначення щотижня.

Варіант 9

1) Створити звіт, який для кожного хірурга виводить інформа­цію про його пацієнтів, підраховує щомісяця їх кількість та загальну вартість лікування без пільг.

2) Для кожного хірурга створити діаграму кількості прооперо­ваних пацієнтів та розмістити її у звіті.

3) Створити сторінку доступу до даних, в якій для кожного хі­рурга виводиться прізвище, перелік його пацієнтів із зазначенням діаг­нозу та підраховується кількість пацієнтів.

4) Створити сторінку доступу до даних зі зведеною таблицею та діаграмою загальної кількості прооперованих пацієнтів для кожної ка­тегорії пацієнтів та кожного хірурга щомісяця.

Варіант 10

1) Створити звіт, який для кожного магазина – замовника виво­дить перелік поставлених книг, підраховує загальну кількість та вар­тість поставлених книг по місяцях і для кожного магазину.

2) Створити діаграму загальної вартості поставлених книг для кожного магазину та розмістити її у звіті.

3) Створити сторінку доступу до даних, в якій для кожного ма­газина – замовника виводиться інформація про замовлені книги та під­раховується їх загальна кількість.

4) Створити сторінку доступу до даних зі зведеною таблицею та діаграмою середньої кількості книг в одному замовленні для кожного магазину та кожної назви книги щокварталу.

Варіант 11

1) Створити звіт, який для кожного цеху та для кожного виду продукції виводить відомості про поставки на склад, підраховує за­гальний обсяг продукції та її вартість.

2) Створити діаграму загальної вартості продукції для кожного цеху та розмістити її у звіті.

3) Створити сторінку доступу до даних, в якій для кожного цеху виводиться інформація про поставки на склад та під­раховується їх загальна вартість.

4) Створити сторінку доступу до даних зі зведеною таблицею та діаграмою загального обсягу продукції по ґатунках для кожного цеху щомісяця та щодня.

Варіант 12

1) Створити звіт, який для кожного абонента виводить його прізвище, номер телефону, назву пільгової категорії; відсоток сплати та суми платежів із зазначенням дати, підраховує загальну сплачену суму, кількість платежів та середню суму, сплачену одним абонентом.

2) Створити діаграму загальної сплаченої суми для кожної піль­гової категорії та розмістити її у звіті.

3) Створити сторінку доступу до даних, в якій для кожної пільгової категорії виводиться перелік платежів та їх загальна вартість.

4) Створити сторінку доступу до даних зі зведеною таблицею та діаграмою загальної кількості хвилин розмов по кожному з видів для кожної пільгової категорії щодня.

З повагою ІЦ "KURSOVIKS"!