Програмний продукт для створення систем збалансованих показників BSC Designer, Загальна інформація
« Назад
1. Програмний продуктдля створеннясистем збалансованих показників BSC Designer. Загальна інформація Програмний продукт BSC Designer полегшує процес створення і роботи зі збалансованою системою показників (Balanced Scorecard) (рис. 1). Цей програмний продукт відомий серед топ-менеджерів і консультантів з Balanced Scorecard як один з найбільш потужних і простих у використанні інструментів. Рис. 1. Вигляд основного робочого вікна BSC Designer Програмний продукт представляється у вигляді таких версій: - стандартна версія; - професійна версія; - Light - версія (безкоштовна); - Online версія. BSC Designer допомагає компаніям впровадити і використовувати концепцію Balanced Scorecard належним чином. BSC Designer здійснює підтримку концепції Balanced Scorecard на всіх етапах розробки і впровадження: Стратегічне планування. Створення Balanced Scorecard починається з визначення стратегічних цілей і створення карти стратегії (strategy map). Програмне забезпечення BSC Designer надає користувачеві необхідний функціонал для роботи з картами стратегій. Програма не тільки дозволить намалювати стратегічну карту, але і згенерувати її автоматично на основі ключових індикаторів (Key Performance Indicators ). Створення ключових індикаторів. BSC Designer має всі функції, необхідні для створення ключових індикаторів і роботи з ними. У програмі можна вказувати значення індикаторів для певної дати, а також використовувати зовнішні джерела даних для отримання значень показників Balanced Scorecard. Планування поліпшення показників. Мета використання концепції Balanced Scorecard полягає в тому, щоб допомогти компанії поліпшити показники бізнесу шляхом зв'язування стратегічних цілей компанії з діями персоналу. Використовуючи BSC Designer, користувач може призначити певні цілі на кожен індикатор, прикріпити необхідні вимоги та описи завдань. Користувач також можете контролювати процес роботи над поліпшенням значення індикаторів, використовуючи такі візуальні інструменти як: - стоп-сигнали , - пороги змін значень і - різні діаграми. Більше того, для кожного індикатора можуть бути налаштовані власні формули для розрахунку успішності. Командна робота і каскад scorecard (cascading). Ключовий фактор успішного впровадження концепції Balanced Scorecard - це залучення всіх співробітників компанії, тобто як топ-менеджерів, так і лінійних співробітників. BSC Designer забезпечує необхідний функціонал для командної роботи. У програмі передбачені функції для того, щоб з'єднувати scorecard-и в каскади (cascading), імпортувати або делегувати індикатори. Більше того, для полегшення взаємодії між співробітниками BSC Designer включає різні звіти, такі як HTML, MS Excel, MS PowerPoint, які допомагають користувачеві ділитися своїми ідеями з колегами.
2. Основи роботи з системою BSC Designer 2.1. Запуск системи BSC Designer Для запуску BSC Designer слід активізувати наступну командну послідовність Пуск – Программы - BSC Designer, в результаті чого з’явиться основне робоче вікно системи (рис. 2). Рис. 2. Основне робоче вікно системи BSC Designer Після цього слід або натиснути кнопку Ноый проект та розпочати введення нових категорій та індикаторів. 2.1. Робота з ключовими показниками ефективності (Key Performance Indicators) шляхом використання BSC Designer 2.1.1. Додаввання нової категорії BSC Designer має необхідні функції для управління категоріями і індикаторами Balanced Scorecard. Для того, щоб додати категорію, необхідно вибрати об'єкт-батько в KPIs (Дерево стратегий) і натиснути на панелі інструментів кнопку «Добавить новую подкатегорию» (рис. 3). Рис. 3. Вікно для вибору нової підкатегорії 2.1.2. Додавання нового індикатора Якщо необхідно додати індикатор, слід вибрати в KPIs (Дереве стратегий) категорію і натиснути кнопку «Новый индикатор» (рис. 4). Рис. 4. Вікно для вибору нового індикатору Примітки: - категорії можуть бути додані тільки до кореня Balanced Scorecard або до іншої категорії в якості підкатегорії; - індикатори можуть бути додані тільки в категорії. 2.1.3. Управління елементами В системі існує можливість пересувати індикатори або категорії. Для цього слід використовувати механізм перетягування (drag-and-drop) або кнопки переміщення на панелі задач. Також можна копіювати, вирізати і вставляти категорії або індикатори. 2.1.4. Копіювання як текст Іноді необхідно скопіювати у вигляді тексту індикатор або категорію. Це можна зробити, використовуючи команду «Копировать как текст». У результаті в буфер обміну буде поміщено ім'я елемента, його вага, значення його ефективності. 2.1.5. Інші властивості індикаторів Кожен індикатор також має інші властивості, які дозволяють фахівцю з Balanced Scorecard вказати додаткові деталі. Для того, щоб почати працювати з цими властивостями, необхідно вибрати будь-який з індикаторів в KPIs (Дереве Стратегий). Панель властивостей індикатора з'являється нижче. Дана панель включає: - Ім'я елемента. Ім'я індикатора відображається в KPIs (Дереве стратегий), а також у всіх звітах. Бажано використовувати описове ім'я; - Вага. Величина, зазначена в полі ваги, визначає відносну вагу індикатора в порівнянні з іншими індикаторами в цій же категорії; - Опис. Опис - це текстове поле, яке можна використовувати для пояснення методу вимірювання та отримання значення індикатора; - Розмірність. Використовуючи цей список, що випадає, користувач може визначити розмірність або одиниці вимірювання для індикатора. Примітки: Користувач може визначити свої власні одиниці вимірювання. Для цього необхідно вибрати у випадаючому списку «Размерность» останній пункт «<Новый>», після цього з'явиться діалог додавання нового виду одиниць вимірювань. Є спеціальна одиниця виміру «Риск». Для цієї одиниці виміру BSC Designer автоматично перемкне метод оптимізації на “Уменьшение” (оскільки величину ризику потрібно зменшувати), а також програма покаже ризик-діаграму поруч з індикатором. 2.1.6. Опис мети і ініціативи Ці властивості слід використовувати користувачеві для того, щоб визначити свій план дій для індикатора. Якщо план дій досить простий, то його можна ввести в полі Описание цели. Якщо ж у користувача є розгорнутий план дій, то краще використовувати Инициативы, прикріпивши до індикатора потрібні документи.
2.2. Обчислення значення продуктивності і прогресу Одне з ключових завдань BSC Designer - це обчислення продуктивності індикатора, використовуючи поточне значення і вагу індикатора. У режимі перегляду KPIs (Дерева стратегий) в BSC Designer відображаються, серед інших, і два стовпці, які допомагають зрозуміти поточний стан індикатора - це стовпці Производительность та Прогресс (рис. 5). Рис. 5. Вікно KPIs (Дерево стратегий) У нижній частині наведеного вище вікна параметри Мин та Макс - це відповідно мінімальна та максимальна величини індикатора. Ці величини не враховують поточне значення індикатора або історію його змін, вони лише показують можливий діапазон значень. Початкова і цільова величини показують початкове значення індикатора, коли користувач розпочинає спостереження («Начальное»),і значення індикатора, до якого необхідно прийти («Цель»). Стовпець Производительность в KPIs (Дереве Стратегий) показує продуктивність індикатора на шкалі [мін.; макс.]. Стовпець Прогресс показує прогрес зміни значення індикатора за шкалою [початкове значення; цільове значення] (рис. 6). Рис. 6. Стовпці Производительность та Прогресс у вікні KPIs (Дерева стратегий)
2.3. Різниця між продуктивністю та прогресом Производительность показує, як індикатор виконується. Производительность не включає історичні значення показників, вона обчислюється на основі використання тільки мінімального, максимального та поточного значень у відповідності з наступною формулою: (Величина - Начальное)/(Макс – Мин) x 100%. Для значень відповідних параметрів, наведених на рис. 7, Производительностьсягає 16%. На відміну від продуктивності Прогресс фокусується на базовому та цільовому інтервалі, наприклад, Прогресс показує користувачеві, наскільки добре його проект виконується – при цьому враховується початкове значення або базова лінія (Начальное) та кінцеве значення (Цель), що є метою. Для випадку, наведеного на рис. 7, початкове значення складає 15, поточне значення знаходиться в точці 16 (Величина). Тому поліпшити поточне значення вдалося лише на 1 пункт, що відповідає 3% на інтервалі [Начальное; Цель]
2.4. Напрямок оптимізації Якщо бізнес-мета користувача полягає в збільшенні значення індикатора, то тоді необхідно вибрати «Увеличение RP = ...». Якщо ж бізнес-мета користувача полягає в зменшенні значення індикатора (наприклад, мова йде про ризик-індикатор), то потрібно вибрати "Минимизация RP = ...". (рис. 7). Рис. 7. Вибір напрямку оптимізації показника В обох випадках продуктивність індикатора буде залежати від величини індикатора як лінійна функція. Використовуючи редактор формул, користувач може визначити залежність будь-якого типу, включаючи нелінійну або бінарну залежність. Щоб перейти в редактор формул, потрібно вибрати пункт «Редактор» в спадному списку «Оптимизация».
2.5. Стоп-сигнали та індикатори динаміки в KPIs (Дереве стратегий) BSC Designer надає користувачеві широке коло засобів візуалізації, які допомагають зрозуміти поточний стан Balanced Scorecard. В KPIs (Дереве стратегий) користувач може знайти стоп-сигнали (маленькі круги різного кольору) та індикатори динаміки (стрілочки різних кольорів). Обидва ці інструменти допоможуть зрозуміти, як змінюються показники індикаторів (рис. 8). Рис. 8. Стоп-сигнали та індикатори динаміки Індикатори динаміки показують зміну в продуктивності індикатора. Якщо відносно останньої часової точки величина індикатора збільшилася, то користувач дізнається про це, тому що програма покаже відповідну стрілочку поруч з індикатором. Шляхом використання налаштувань користувач може вказати, чи потрібно показувати стоп-сигнали та індикатори динаміки. Він також може вказати, для яких значень індикаторів які зображення показувати. Для здійснення налаштування слід скористатися командою Опции приложения в меню Инструменты (рис. 9). Рис. 9. Вікно Опции приложения для здійснення налаштувань
2.6. Вид KPIs (Дерева стратегий) Користувачам BSC-конструктора доступні два основних варіанти відображення для KPIs (Дерева стратегий): 1) варіант зі стовпцями; 2) варіант у вигляді простого дерева. Використовуваний варіант можна поміняти в опціях програми. Якщо використовується варіант зі стовпцями, то індикатори користувача будуть структуровані у формі таблиці. Якщо немає потреби відображати деякі стовпці, користувач може їх заховати. Для цього слід клацнути правою кнопкою миші по заголовку стовпця та відключити відображення одного із пунктів (рис. 10). Рис. 10. Вибір варіанту відображення
2.7. Аналогічні звіти Команда “Отчет по дереву стратегии”, яка є доступною в меню Отчеты, дозволить створити графічну копію KPIs (Дерева стратегий) у вигляді HTML-звіту. Користувач також може знайти інші корисні звіти, які може генерувати BSC-конструктор в меню Отчеты.
2.8. Індикатори і часові точки Зазвичай система збалансованих показників (Balanced Scorecard) - це не статичний документ - він змінюється з часом. Величини індикаторів змінюються, їх вага змінюється, загальна продуктивність змінюється. BSC Designer дозволяє створити часові точки для того, щоб допомогти користувачам впоратися з усіма цими змінами. Кожен індикатор в BSC- конструкторі має свою власну величину. Для того, щоб дізнатися значення індикатора, потрібно вибрати індикатор в Дереве индикаторов і результат буде показаний внизу в полі Величина (рис. 11). Рис. 11. Поле Величина Величина індикатора не є фіксованою, вона може змінюватися для кожної часової точки, тобто для кожної дати (рис. 12). Рис. 12. Вікно для вибору часової точки (дати) Якщо дата в календарі позначена жирним форматуванням, то це означає, що для одного з індикаторів проекту для цієї дати була призначена певна величина. Колір текстового поля «Величина» у цьому випадку синій (рис. 13). Рис.13. Вікно з призначеною величиною індикатора Якщо дата в календарі має нормальний стиль, то це значить, що для цієї дати немає індикаторів з певними величинами. Якщо користувач вибере в календарі дату, для якої не призначені величини, то BSC-конструктор все одно покаже значення індикаторів для цієї дати, які успадковуються від останньої відомої величини (спадкування величин) (рис. 14). Рис.14. Успадковування величин Якщо колір текстового поля «Величина» чорний, то це означає, що у проекті Balanced Scorecard-показників поки ще немає часових точок.
2.9. Інші способи введення значень індикатора Для того щоб змінити значення індикатора, необхідно вибрати потрібний індикатор і змінити значення в полі «Величина». Існують також інші способи, які допомагають автоматизувати введення значень.
2.10. Редактор величин Редактор величин дозволяє бачити значення індикаторів для усіх часових точок одночасно. Для того, щоб запустити редактор величин, слід скористатися командою «Редактировать величины» в позиції головного меню «KPIs». Вікно діалогу, що з’явилося, включає інформацію про часові точки і налаштування індикаторів, пов'язаних з цими часовими точками, тобто інформацію про вагу, мінімальну і максимальну величини, початкову і цільову величини, поточну величину індикатора (рис. 15). Рис. 15. Перегляд усіх часових точок одночасно за допомогою редактора Користувач також може використовувати це вікно діалогу для редагування значень індикаторів. Існують також альтернативні способи для введення величин індикаторів, такі як імпортування даних із зовнішніх джерел, імпортування індикаторів, SQL-індикатори.
3. Командна робота, зовнішні джерела даних 3.1. Різні способи введення даних у Balanced Scorecard У BSC-конструкторі є кілька способів для того, щоб отримати доступ до зовнішніх джерел даних. Дані можуть бути імпортовані як величини, дані можуть бути доступні як «Импортированные индикаторы» або як «SQL- индикаторы». Важливо розуміти різницю між цими підходами. 3.1.1. Експорт-імпорт даних в BSC-конструкторі Зазвичай проект Balanced Scorecard розробляється з застосуванням різних засобів. Деякі дані вводяться в ручну, доступ до деяких даних здійснюється через корпоративну базу даних, деякі дані імпортуються у вигляді таблиці, наприклад, з Excel. Іноді постає і протилежна задача, коли потрібно експортувати дані з Balanced Scorecard в сторонній додаток. 1) Експорт величин Експорт величин на практиці здійснюється просто. Потрібно натиснути правою кнопкою миші на індикаторі, вибрати команду «Экспортировать величины» і слідувати інструкціям Мастера по Экспорту, який дозволить вказати, які дані експортувати і в якому форматі. 2) Імпорт величин У більшості випадків користувачеві потрібно буде імпортувати дані в Balanced Scorecard з будь-яких зовнішніх джерел, наприклад з MS Excel. Далі приведено короткий посібник з імпорту даних в цьому випадку. Крок 1 - вибір об'єкта-приймача Спочатку потрібно вибрати індикатор або категорію, виконати правий клік на цьому об'єкті і вибрати пункт «Импортировать величины» в меню (рис. 16). Рис. 16. Вибір функції імпортування величин Крок 2 - вибір джерела даних Після цього потрібно вибрати джерело даних, яке може бути CSV- файлом, MS Excel-файлом або даними, що вводяться вручну (шляхом копіювання і вставки даних). Якщо користувач вводить дані вручну, то він може вказати, які роздільники програма повинна використовувати для того, щоб обробити ці дані (рис. 17). Рис. 17. Вибір джерела вхідних даних Крок 3 - Вибір типу імпорту Якщо на першому кроці в якості приймача для імпорту було обрано Категорию, то в цьому випадку користувач зможе: - імпортувати дані для цієї категорії (тобто ім'я, вагу, опис); - створити новий індикатор в категорії та імпортувати дані в цей індикатор; - імпортувати дані для декількох індикаторів. Якщо на першому кроці було обрано вибрали індикатор, то в цьому випадку користувач зможе: - використовувати першу опцію «Импортировать данные для индикатора»; - створити новий індикатор, якщо обрано «Импортировать данные для нового индикатора/категории»; - імпортувати величини для декількох індикаторів. 3) Імпорт кількох величин Найбільш складний варіант – це імпорт величин для кількох індикаторів. Якщо необхідно імпортувати кілька індикаторів, то програмі потрібно буде знати, де необхідно шукати ім'я індикатора та ім'я його батьківської категорії. Імена батьківської категорії і індикатора можуть бути в різних стовпцях. У цьому випадку потрібно вибрати першу опцію. Інша можливість полягає в тому, що імена індикатора і його категорії можуть бути в одному і тому ж стовпці, наприклад у форматі "Категория/ Индикатор". У цьому випадку потрібно вибрати другу опцію, і вказати роздільник у полі нижче (рис. 17). 4) Асоціювання стовпців у вхідних даних з властивостями індикаторів На наступному кроці користувачу потрібно “пояснити” BSC-конструктору значення стовпців в імпортованому наборі даних. Наприклад, потрібно пояснити, що стовпець 1 відповідає імені батьківського категорії індикатора, стовпець 2 повинен бути асоційований з ім'ям індикатора, стовпець 3 повинен бути асоційований з величиною індикатора і т.ін (рис. 18). Рис. 18. Асоціювання стовпців у вхідних даних з властивостями індикаторів Також користувач може указати BSC-конструктору, що один із стовпців в даних містить інформацію про дати. Таким чином, BSC-конструктор імпортуватиме величину індикаторів в часові точки відповідних дат. Якщо має місце імпорт індикаторів для однієї часової точки, то слід вибирати опцію “Использовать текущую дату из календаря” (рис. 19). Рис. 19. Вікно з опцією Использовать текущую дату из календаря Імпортування та експортування даних може бути складним завданням. Коли маємо справу з «імпортуванням величин», то копіюємо дані в проект Balanced Scorecard. Якщо вхідні дані будуть оновлені, то оновлення не торкнеться вже проімпортірованних даних. Потрібно буде повторювати операцію імпорту знову. 3.1.2. Імпортовані індикатори Коли використовуються "Импортированные индикаторы”, то процедура копіювання даних не має місця - замість цього створюється зв'язок між двома проектами scorecard. Якщо величини у вхідному scorecard будуть оновлені, то вони автоматично будуть оновлені і поточному проекті. " Импортированные индикаторы” створені для того. щоб отримати доступ до даних інших проектів BSC-конструктора. Мета Balanced Scorecard - зв'язати стратегічні цілі високого рівня з діями лінійного рівня. Ключове правило, якому потрібно слідувати для досягнення цієї мети, це залучення людей. Необхідно залучати людей, коли створюється Balanced Scorecard, а також потрібно залучати людей, коли використовується Balanced Scorecard. BSC Designer дозволяє зв'язуватися з індикаторами з інших проектів, створених в BSC-конструкторі. Якщо індикатор у вхідному проекті буде оновлений, то його значення буде оновлено і в вихідному проекті також (проекті користувача). Це ефективний спосіб організувати командну роботу і створити каскади Balanced Scorecard. Наприклад, кожний бізнес-підрозділ може мати свій власний scorecard. Scorecard-и окремих підрозділів будуть поєднані в один scorecard топ-менеджменту шляхом використання імпортованих індикаторів. За допомогою імпортованих індикаторів користувач може отримати доступ до даних для індикаторів з інших проектів balanced scorecard. Для того щоб імпортувати індикатори, користувач повинен вибрати команду “Импортировать индикатор” в меню “KPIs” (рис. 20). Рис. 20. Вікно вибору команди для імпорту індикатора На наступному кроці потрібно вказати проект-джерело. Тут є кілька можливостей – проект-джерело може бути розташований на тому ж комп'ютері, в локальній мережі або на віддаленому http- або ftp-сервері. Як тільки проект був вибраний, BSC Designer прочитає імена доступних в проекті індикаторів. Далі потрібно вибрати один з цих індикаторів і натиснути «ОК» для того, щоб створити новий імпортований індикатор. Тепер, якщо величина індикатора зміниться у вхідному проекті, то вона зміниться і в поточному проекті теж. Імпортовані індикатори оновлюються автоматично, коли користувач відкриваєте проект. Або ж користувач може оновити індикатори вручну, вибравши команду «Обновить импортированные индикаторы» в позиції головного меню Инструменты. Інший спосіб створити імпортовані індикатори - це використання команди «Делегировать как проект». Якщо робота здійснюється з Balanced Scorecard високого рівня, наприклад з Balanced Scorecard топ-менеджменту компанії, то може часто виникнути потреба делегувати роботи на більш низький рівень. У цьому випадку користувачеві потрібно вибрати одну з категорій в KPIs, виконати праве клацання миші на категорії і вибрати пункт «Делегировать как проект».
3.2. Вибір місця розташування нового проекту Наступний крок - це вибір місця розташування нового проекту Balanced Scorecard. Найкраща можливість для забезпечення командної роботи - це делегувати проект на ftp-сервер, до якого мають доступ інші співробітники. Після цього новий проект буде створений у вказаному місці. Новий проект буде пов'язаний з батьківським проектом автоматично. Коли співробітники будуть працювати над проектом, результати такої роботи можна побачити у balanced scorecard високого рівня. Якщо потрібно, то можна заглибитися в одну з гілок проекту до індикатора більш низького рівня, який впливає на продуктивність категорії на високому рівні.
3.3. Доступ до проектів на FTP Для того, щоб отримати доступ до проектів розташованим на ftp-сервері, потрібно скористатися командами «Check in» та «Check out» у позиції головного меню меню Файл. Для початку потрібно зробити «check in» для проекту, за який відповідає користувач. Для цього слід вибрати команду «Check in проект» в позиції головного меню Файл, в результаті чого буде отримана локальна копія проекту. Після цього можна оновити індикатори або категорії. Після внесення необхідних змін потрібно зберегти проект на ftp-сервері. Для цього слід вибрати команду «Check out проект» в позиції головного меню Файл.
3.4. Заходи безпеки Один із способів забезпечити безпеку даних при командній роботі - це використання відповідних інструментів безпеки сервера. Наприклад, кожен користувач може мати свій власний пароль для ftp. Це питання вирішується системним адміністратором. Використовуючи BSC-конструктор, також можна призначити пароль на проект. Для цього необхідно вибрати та активізувати команду “Свойства документа” в меню Файл. Далі слід прейти на закладку «Пароль», де користувач може призначити пароль для читання і запису.
3.5. SQL-індикатори Використовуючи SQL-індикатори, користувач може встановлювати зв'язок між поточним проектом і зовнішнім джерелом даних. SQL-індикатори подібні імпортованим індикаторам. Різниця полягає в тому, що SQL- індикатори створені для того, щоб отримати доступ до зовнішніх джерел даних шляхом використання SQL-запитів. Зазвичай проект Balanced Scorecard включає величини з різних джерел даних. Більша частина даних, що відносяться до індикаторів, вводиться вручну. Деякі дані - такі як величини для фінансових індикаторів - можуть бути введені безпосередньо з корпоративної бази даних ERP- або CRM- системи. SQL-індикатори використовуються в BSC-конструкторі для того, щоб отримати доступ до величин із зовнішніх джерел даних. Для того, щоб створити SQL-індикатор, користувач повинен вибрати пункт «Новый SQL индикатор» в меню «KPIs». Після активізації такої командної послідовності відкриється відповідне вікно діалогу (рис. 21), в рамках якого необхідно буде указати джерело даних. Рис. 21. Вікно для формування SQL-індикаторів На другому кроці буде необхідно вказати SQL-запит, які повинен бути використаний для того, щоб отримати дані. Мета SQL-запиту - отримати дані, використовуючи певні параметри і повернути відповідну величину індикатора. Типова задача полягає в тому, що як параметр запиту передається дата, а в якості результату повертається величина, відповідна цій даті. Робота з SQL-індикаторами - це комплексне завдання, яка вимагає широких знань SQL і протоколів з доступу до даних. Покрокова процедура формування та використання SQL-індикаторів наведена за адресою: http://www.bscdesigner.com/sql-indicators-with-bsc-designer.htm
4. Діаграми, звіти, стратегічні карти 4.1. Діаграми в BSC Designer Сьогодні діаграми і графіки - це стандартні інструменти бізнесу. Якісне візуальне представлення даних економить час менеджерів і дозволяє спростити процес прийняття рішень. BSC-конструктор може будувати діаграми для індикаторів і категорій Balanced Scorecard. Якщо відкритв проект в BSC-конструкторі і вибрати будь-який індикатор або категорію, то для цього елемента будуть показані релевантні діаграми. У головному вікні BSC-конструктора можна виявити лише маленькі діаграми. Для того, щоб відобразити діаграми в більшому розмірі, необхідно виконати подвійне клацання миші по одній з маленьких діаграм. Окрім цього в BSC-конструкторі доступні і інші діаграми, мова про які піде нижче. 4.1.1. Діаграма «Оптимизация» Графік «Оптимизация» допомагає зрозуміти поточний стан продуктивності індикатора. Графік складається з двох важливих елементів - величин і лінії функції (рис. 22). Рис. 22. Графік Оптимизация Величина дорівнює початковій величині, яким є поточне значення продуктивності і яке значення продуктивності має бути досягнуто, тобто яке значення продуктивності буде, коли поточна величина буде дорівнювати цільовый. Лінія - це функція оптимізації. За умовчанням - це лінійна функція, але користувач може змінити її відповідно до вимог. Наприклад, створити бінарну функцію або якусь комплексну функцію. Ця функція показує, як зміниться продуктивність, коли користувач змінить поточне значення індикатора. Для того, щоб змінити функцію оптимізації, необхідно обрати один з індикаторів і в випадаючому списку «Оптимизация» вибрати пункт «Редактор…» (рис. 7). 4.1.2. Діаграма «Доли» Цей вид діаграм показує відносну продуктивність кожного з індикаторів в обраній категорії (рис. 23). Діаграма допоможе з'ясувати, який з індикаторів успішний, а який вимагає більше уваги. Рис. 23. Діаграма Доли 4.1.3. Діаграма «Вес» Ця діаграма показує абсолютну вагу індикаторів (рис. 24). Абсолютна вага індикатора - це вага, яка враховує абсолютну вагу батьківської категорії і відносну вагу індикатора. Іншими словами, абсолютна вага показує, як індикатор впливає на загальне значення продуктивності Balanced Scorecard у порівнянні з іншими індикаторами. Рис. 24. Діаграма Вес 4.1.3. Діаграма «Шкала» Ця діаграма показує поточне значення індикатора, а також початкове і цільове значення (рис. 25). Початкове значення показано у вигляді червоної стрілочки, поточне значення у вигляді великої стрілочки, цільове значення у вигляді чорної стрілочки. Більш того, шкала цієї діаграми оформлена згідно колірній схемі з налаштування стоп-сигналів. Рис. 25. Діаграма Шкала 4.1.5. Діаграма «Ромб» Діаграма «Ромб», також відома як діаграма «Радар» - це візуальне подання поточної величини індикатора, а також початкової і цільової величини (рис. 26). Діаграма зручна для того, щоб знайти найкращий або найгірший індикатор в категорії. Рис. 26. Діаграма Ромб 4.1.5. Діаграма «Время» Діаграма «Время» показує зміни величин категорій і індикаторів з плином часу (рис. 27). У випадку з індикатором діаграма покаже зміни величини, початкової величини, цільової величини. У випадку з категорією діаграма покаже зміни продуктивності категорії і величини продуктивності відповідно початковому і цільового значення індикатора. Рис. 27. Діаграма Время 4.1.6. Діаграма «Риск» Діаграма «Риск» - це спеціальний тип діаграм, створений виключно для ризик-індикаторів (рис. 28). Ця діаграма показує вплив і ймовірність ризику. Фон діаграми пофарбований у кольори відповідно кольоровій схемі стоп-сигналів. Рис. 28. Діаграма Риск Якщо користувачеві не потрібна яка-небудь з діаграм в BSC-конструкторі, то він може приховати цю діаграму. Для цього слід виконати клацання правою кнопкою миші на будь-який з діаграм і відключити відображення. 4.1.7. Вигляд «Обзор» BSC Designer можна переключити в режим «Обзор», в якому всі підтримувані діаграми будуть показані в одному місці (рис. 29). Для того, щоб перейти в режим «Обзор», необхідно клацнути на однойменний ярлик внизу вікна. Рис. 29. Подання (режим) Обзор
4.2. Стратегічна Карта (Strategy Map) Процес створення системи збалансованих показників (Balanced Scorecard) починається з визначення стратегічних цілей. Топ-менеджери використовують різні методи аналізу для того, щоб отримати список можливих бізнес-цілей і проблем. Результатом такого аналізу є стратегічна карта. Стратегічна карта - це відмінний спосіб візуалізувати бізнес-цілі і способи їх досягнення. BSC Designer має вбудований функціонал, що відповідає за стратегічні карти. Для переходу в модуль стратегічних карт необхідно вибрати закладинку “Стратегические карты” внизу выкна програми (рис. 30). Рис. 30. Вікно із закладинкою Стратегические карты 4.2.1. Побудова стратегічної карти Для побудови стратегічної карти в BSC-конструкторі передбачено «Мастер расстановки». Його можна запустити, скориставшись командою «Мастер расстановки» у позиції головного меню «Стратегическая карта». Майстер розстановки має кілька визначених стилів розстановки (типів карти) (рис. 31). За його допомогою слід обрати один із стилів, що найбільш відповідає бізнес-цілям користувача. Рис. 31. Вікно Мастер расстановки За допомогою майстра розстановки також можна налаштувати кольорову схему об’єктів, що будуть розміщені на стратегічній карті (рис. 32). Слід зазначити, що кожен об'єкт там є не просто текстовим об'єктом - він включає деяку інформацію з KPIs (Дерева Стратегий), таку як вага індикатора, поточна і цільова величини. Якщо при цьому двічі клацтути мишею на індикаторі або категорії на стратегічній карті, то BSC-конструктор переключиться в режим KPIs і поставить фокус на вихідний об'єкт. У режимі перегляду KPIs можна виконати клацання правою кнопкою миші на індикаторі і вибрати пункт «Найти на карте» для того, щоб знайти об'єкт на стратегічній карті. Ці автоматично згенерувані об'єкти пов'язані з об'єктами в KPIs. Якщо при цьому видалити індикатор або категорію з KPIs Дерева, то відповідний об'єкт буде автоматично видалений і з Стратегической Карты. Але ця залежність одностороння, тобто видалити щось із стратегічної карти, то це не вплине на індикатори або категорії в KPIs. 4.2.2. Доопрацювання Стратегической Карты Стратегічна карта може бути створена «Мастером расстановки» на основі індикаторів, які є у збалансованій системі показників користувача; окрім цього можна також додати інші об'єкти та зв'язки в стратегічну карту, використовуючи для цього відповідну панель інструментів (рис. 33). Рис. 33. Вікно панелі інструментів для доповнення стратегічної карти різними об’єктами BSC Designer також дозволяє міняти властивості об'єктів, переміщати, обертати їх, створювати різні зв'язки між об'єктами. 4.2.3. Зміна кольорової схеми Для зміни схеми кольорів потрібно вибрати команду «Редактировать шаблон карты» в меню «Инструменты». BSC-конструктор відкриє проект "template.bsc". Кольори з цього проекту використовуються як кольори за замовчуванням для будь-якого нового об'єкта , який додається на стратегічну карту. Далі користувач може зробити потрібні зміни і зберегти шаблон. Увага! Ці налаштування не впливатимуть на схему кольорів, що використовується Мастером расстановки. В Мастере расстановки є своя власна схема кольорів, яку можна налаштувати на закладці Цветовая схема. Ця схема кольорів використовується при автоматичному розміщенні об'єктів. 4.2.4. Інші корисні функції стратегічної карти Є також інші корисні функції для стратегічної карти: 1) за допомогою команди «Экспорт» у меню Стратегическая карта можна здійснювати експорт графічної копії стратегічної карти. Це зручно для презентацій’ 2) команда «Распечатать» в меню Стратегическая карта призначена для того, щоб роздрукувати карту стратегій. 3) команда «Отчет по карте стратегий» в меню «Отчеты» дозволяє автоматично згенерувати HTML-звіт, який включатиме всі підтримувані типи розстановок, даючи тим самим можливість вибрати найкращий спосіб подання.
4.3. Звіти в BSC Designer Концепція Balanced Scorecard полягає у встановленні зв'язків між стратегічними цілями і діями лінійного рівня. Взаємодія між топ-менеджерами та лінійними співробітниками не можлива без визначення чітких каналів і способів комунікацій. У цьому випадку звіти BSC- конструктора відіграють значну роль. BSC Designer підтримує широке коло звітів. Звіти - це відмінний спосіб поділитися інформацією, зробити професійну презентацію і проаналізувати інформацію з Balanced Scorecard. Вибір варіантів звітів здійснюється за допомогою команди готовного меню Отчеты (рис. 34). Рис. 34. Вікно з переліком видів звітів при активізації команди головного меню Отчеты Звіти доступні в декількох форматах: 1) HTML-звіти використовуються для цілей аналітики та командної роботи; 2) звіт в PowerPoint і звіт по стратегічних картах використовується для презентацій; 3) Excel-звіт використовується для створення «живої» копії збалансованої системи показників. 4.3.1. HTML-звіти HTML-звіти можуть бути згенеровані за допомогою команд «Экспортировать в HTML» та “Отчет для выбранного элемента” із меню Отчеты. При створенні такого звіту користувач може вибирати часовий діапазон та рівень деталізації звіту. Найдетальніший звіт – це звіт під назвою “Полный” (рис. 35). Рис. 35. Вікно для вибору типу HTML-звіту HTML-звіт може бути автоматично опублікований он-лайн. Для цього користувачеві необхідно буде вказати параметри до ftp-серверу. Окрім того, такі звіти можуть містити діаграми та графіки, які також можуть бути налаштовані. Для цього потрібно вибрати команду «Опции отчета» в меню «Отчеты» (рис. 33). Рис. 35. Вікно Опции отчета 4.3.2. Оглядовий звіт Цей звіт представляє собою HTML-файл, який виглядає як класична система збалансованих показників, тобто включає 4-ри або більше категорій з індикаторами верхнього рівня. Кількість категорій верхнього рівня в цьому звіті обмежено 8-ма. 4.3.3. Звіт про ризик-індикатори Використовувати цей тип звіту доцільно тоді, коли у показників користувача є ризик-індикатори. Ризик-індикатори - це спеціальні індикатори, які в якості одиниці вимірювання використовують одиницю «ризик». Даний звіт буде згенеровано для ризик-індикаторів і міститиме спеціальні види ризик-діаграм. Звичайні індикатори не будуть включені до цього звіту. 4.3.4. Звіт про ключові показники Цей звіт в точності такий же, як і HTML-звіт, але він включає інформацію про індикатори та категорії тільки для обраного користувачем дня. Таким чином, цей тип звіту дає користувачеві всю необхідну інформацію про стан збалансованої системи показників на певний день. 4.3.5. Експорт в MS Excel Використовуючи цей тип звіту, користувач може створити "живу" копію показників в MS Excel. Ця система показників буде містити всі індикатори і категорії з Balanced Scorecard. Користувач може змінювати величини індикаторів у файлі Excel, і як результат величини продуктивності будуть обчислені заново. Звіт Excel - це відмінний засіб, якщо користувачу потрібно передати колезі збалансовану систему показників, але у колеги не встановлений BSC-конструктор. 4.3.6. Експорт в MS PowerPoint Цей тип звіту допоможе створити професійну презентацію для збалансованої системи показників. Звіт включає основні об'єкти, діаграми, таблиці з даними. З невеликими змінами цей звіт може бути використаний для цілей презентації топ-менеджерам, генеральному директору або інвесторам. 4.3.7. Звіт по дереву Це HTML-звіт, який містить графічну копію стратегічного дерева. Користувач може вибрати один з двох видів представлення дерева. Використовувати цей тип звіту слід тоді, коли користувачу необхідна графічна копія дерева у власній презентації. 4.3.8. Звіт по карті стратегії Цей звіт включає копії всіх доступних способів розстановки об'єктів для карти стратегій. Звіт зручний, коли користувачу потрібно вибрати відповідний візуальний засіб представлення стратегічної карти для власної презентації. З повагою ІЦ "KURSOVIKS"! |