Практична робота на тему Створення картки установи у Бест-звіті і заповнення карток співробітників

УВАГА!  Для звітності до Пенсійного фонду обираємо пункт «Загальна конфігурація», незважаючи на те яким є підприємство: госпрозрахунковим чи бюджетним.

Для подальшої роботи необхідно натиснути кнопку «ОК», що призведе до появи таблички «Картка підприємства» (Мал. 1-17), яку потрібно дуже ретельно заповнити, вносячи всі необхідні реквізити підприємства. Після цього програма буде автоматично заповнювати  «шапки» всіх форм звітності.

Інформація в Карточці логічно структурована та розміщена на кількох закладках. Для переходу на інші закладки можна використовувати комбінацію клавіш «Ctrl+Tab», або просто обирати заголовки необхідних закладок клацанням лівої клавіші мишки.

Головне меню картки установи містить наступні закладки:

|______Підприємство (Мал. 3)

|______Пенсійний фонд (Мал. 4)

|______Адреси (Мал. Мал. 5)

|______Рахунки (Мал. 6)

|______Керівництво(Мал.7)

|______Засновники (Мал.7)

|______Додатково (Мал. 9) 

В «АРМ-Звіт Страхувальника» для того, щоб додати запис, на панелі інструментів натисніть кнопку .

Для того, щоб редагувати існуючу інформацію, натисніть кнопку .

Вилучення непотрібних, або помилкових даних також здійснюється при натисненні відповідної кнопки  на панелі інструментів.

У формах біля деяких полів розміщено кнопку відкриття відповідного довідника . Викликати довідник також можливо, клацнувши мишкою в полі та натиснувши F4.

УВАГА!  Деякі реквізити Картки є обовязковими для заповнення. Поля цих реквізитів позначені жовтим кольором. Якщо Ви не заповните хоча б один з обов’язкових реквізитів, поля реквізитів позначено жовтим кольором, програма видасть відповідне попередження та не дозволить Вам вийти з поточної закладки.

Закладка «Підприємство»

Правила заповнювання та редагування полів картки установи у розділі Підприємство Мал 3.

У цій закладці міститься основна інформація про установу - її коротка та повна назва, код за ЄДРПОУ, дані про державну реєстрацію установи та реєстрацію її у податковій інспекції.

Даними із основних полів цієї закладки заповнюються всі звітні документи.

Картка містить поля:

[ЄДРПОУ] – код установи за ЄДРПОУ, числовий запис у це поле вводиться із клавіатури, починаючи з першої позиції поля вводу.

[Коротка назва] – у цьому полі вказується коротка назва установи. Запис вноситься із клавіатури.

[Латиною] –  у це поле автоматично додається текст із поля [Коротка назва] латинською мовою.

[Повна назва] –  у це поле автоматично додається текст, вказаний в полі Коротка назва, після чого запропоновану назву можна змінити (наприклад, додати форму власності або розшифрувати абревіатуру). 

[Номер свідоцтва], [Номер платника ПДВ], [Статутний капітал] та [Держ. частка в статутному фонді (%)] - у ці поля числові записи вносяться із клавіатури.

[Дата] - у цих полях дата обираєься із підключеного календаря або вводиться із клавіатури.

Значення у рештах полів закладки обирається із підключених довідників.

Закладка Адреси

Перейдіть у закладку картки, що стосуються Пенсійного фонду Мал.4.

Даними із полів цієї закладки заповнюються документи, що надаються до цього органу (персоніфікована звітність та звіти про доходи).

[Код управління ПФУ] - Це поле обов'язкове для заповнювання. Код обирається із підключеного до цього поля довідника.

[Реєстраційний код в ПФУ] - Поле, обов'язкове для заповнювання. Дані у це поле вносяться із клавіатури.

[Категорія платника] - Поле, обов'язкове для заповнювання. Категорія платника обирається із підключеного до цього поля довідника.

[Система оподаткування] - У цьому полі із підключеного довідника обирається система оподаткування. Дані із цього поля автоматично переносяться у відповідне поле у Додатку 23.

[Код філії за реєстрацією в ПФУ] - Дані у це поле вносяться із клавіатури         Персоніфікація

[Наявність підстав для пільг] - У цьому полі проставляється позначка, якщо в установі існують підстави для застосування пільг. Використовується при створенні документів персоніфікованої звітності.

[Відповідальна особа] - У цьому полі із списку обирається посадова особа (директор чи бухгалтер), відповідальна за формування документів персоніфікованої звітності.

Закладка «Адреси»

Закладка «Адреси» призначена для відображення інформації про адреси установи Мал.5..

Кожна установа може мати декілька адрес: юридичну та фізичні. Адреси у картці можна додавати, редагувати та вилучати.

Записи у закладці представлені у вигляді таблиці (реєстру), кожний рядок якої містить основні дані про адреси установи. Більш повна інформація міститься у окремій формі Адреса, яка відкривається при додаванні нової чи редагуванні вже існуючої адреси.

У таблиці цієї закладки доступні основні сервісні функції - зміна послідовності відображення колонок та регулювання ширини колонок.

Закладка  «Рахунки»

Закладка Рахунки призначена для відображення інформації про банківські рахунки установи. Мал.6.

Кожна установа може мати декілька рахунків, один із яких повинен бути позначений як основний.

Рахунки  на закладці можна додавати, редагувати та вилучати. Ці операції виконуються аналогічно додаванню, редагуванню та вилученню адрес установи.

Записи у закладці представлені у вигляді таблиці (реєстру), кожний рядок якої містить всі дані про рахунки установи.

Функція додавання запису нового рахунку викликається за допомогою кнопки  на панелі інструментів. Додавання запису нового рахунку чи його редагування відбувається у спеціальній формі "Банківський рахунок", яка відкривається при натисканні на кнопки .У поле [Номер]  вводиться номер рахунку безпосередньо з клавіатури, в інших полях записи обираються із підключених довідників, або ж створюються нові записи.

Вилучення рахунку відбувається за допомогою кнопки   на панелі інструментів

Для основного рахунку обов'язково треба проставити відмітку в полі "Основний".

У таблиці цієї закладки доступні основні сервісні функції - зміна послідовності відображення колонок та регулювання ширини колонок.

Закладка «Керівництво»

Закладка Керівництво містить інформацію про керівників установи Мал.7.

У цій закладці всі дані заносяться безпосередньо у поля із клавіатури.

Обов’язковими для заповнювання є поля [ПІБ] (прізвище, ім’я по-батькові) та [Код] (ідентифікаційний код) керівника установи та бухгалтера.

Дані керівника та бухгалтера вносяться у відповідні поля для підпису звітних форм.

Поле БУХГАЛТЕР заповнюється даними керівника установи, якщо він офіційно виконує його обов‘язки.

У випадку, якщо в установі відсутня посада бухгалтера, у відповідному полі дані не вносяться. 

З А У В А Ж Е Н Н Я !!!

При прийманні електронних ПОДАТКОВИХ звітів виконується контроль на заповнення системних полів, в тому числі поля БУХГАЛТЕР, тому у формах звітності це поле повинно бути обов'язково заповненим.

Якщо поле БУХГАЛТЕР в картці установи не заповнено, відповідне поле у формах податкової звітності автоматично заповнюється фразою " НЕ ВИЗНАЧЕНО".

Закладка містить інформацію про засновників установи, їх внесок у грошовому еквіваленті у статутному фонді, адреси та телефони засновників. Дані цієї закладки носять інформаційний характер та не обов'язкові для заповнювання.

Записи про засновників установи на закладці представлені у вигляді реєстру (таблиці), кожний рядок якого містить основні дані про засновника. Записи у реєстр можна додавати, вилучати та редагувати.

Більш повна інформація про засновників міститься  у спеціальній формі Інформація про засновника, яка викликається при додаванні нового чи редагуванні існуючого запису. 

Адреси засновників додаються та редагуються у окремому вікні Адреса. Заповнення картки адрес засновників відбувається аналогічно заповненню адрес установи.

Закладка містить додаткові дані, що стосуються реєстрації установи в фонді соціального страхування, фонді по безробіттю, в територіальному органі ДКЦПФР, тощо.

Дані у поля цієї закладки вносяться безпосередньо із клавіатури чи обираються із підключених довідників.

Обов'язковими для заповнювання є поля [Код території за КОАТУУ] та [Основний вид діяльності за КВЕД].

Рекомендується заповнити всі поля цієї закладки, оскільки дані із закладки використовуються при формуванні документів у різні контролюючі органи.

Закладка «Засновники»

Закладка «Засновники» містить дані про засновників установи. Мал 8. Дані цієї закладки носять інформаційний характер.

Закладка «Додатково»

Закладка «Додатково» містить інші додаткові реєстраційні дані Вашої установи. Мал. 9.

Після заповнення картки треба натиснути ОК. Система готова для роботи.

Заповнення реєстру співробітників

Заповнення та редагування реєстру

Реєстр співробітників (Мал. 9) містить інформацію про працівників Вашої установи. Ці дані застосовуються для спрощення заповнення деяких звітних форм, зокрема 1-ДФ, подання персоніфікованого обліку до Пенсійного Фонду і т.д.

Для полегшення ведення персоніфікованого обліку співробітників потрібно в Головному вікні програми обрати пункт меню «Довідники» / «Реєстр співробітників», що призведе до появи віконця з відповідною назвою. В ньому, натискаючи кнопку  - «Додати», необхідно викликати та заповнювати інформаційну табличку на кожного співробітника (Мал.10). Надалі така інформація частково буде використовуватись у формах звітності.

Прізвище, Ім’я, По батькові вносяться відповідно до ураїномовної сторінки паспорта працівника.

Дані реєстру можуть бути також імпортовані з попередніх версій програмного комплексу.

УВАГА! Дані реєстру співробітників підтримувати в актуальному стані. Обов’язково заповнюйте поле «Прийнято». Якщо Ваше підприємство є основним місцем роботи працівника обов’язково заповнюйте поле «Наявність трудової книжки». Заповнюйте поле «Без сплати вневків», якщо працівник має підстави зарахування стажу без сплати снесків згідно довідника «Підстави для пільг страхувальника», який можна передивитись в Переліку довідників. Своєчасно заповнюйте дату звільнення. В багатьох документах, що надаються до Пенсійного фонду, здійснюються крос-підстановки з реєстру співробітників.

В КАРТКАХ СПІВРОБІТНИКІВ:

Це нові параметри, додані у картку співробітника (Довідники/Реєстр співробітників/Фізична особа):

• Громадянин України;

• Спецстаж.
  

Ці дані потрібно внести в картку співробітника лише один раз і надалі вони будуть автоматично підтягуватися у відповідні таблиці звіту. Якщо не внести ці дані в картку, потрібно буде кожного разу заповнювати їх у таблицях.

Рисунок 11

Для працівників - СПД потрібновстановити відмітку у полі [Ознака фізичної особи СПД].

ФО-СПД, які виконують роботи за цивільно-правовими договорами, не включаються до звітності з єдиного внеску, і при встановленій відмітці у відповідному полі вони не попадатимуть у таблиці, але такі ФО-СПД будуть присутні у формі 1ДФ.

2.  Перевірити, чи заповнені поля  у картці Фізична особа:

• Прийнято

• Звільнено

НАСТІЙНО РЕКОМЕНДУЄМО ПІДТРИМУВАТИ РЕЄСТР СПІВРОБІТНИКІВ У АКТУАЛЬНОМУ СТАНІ, і вносити одразу всі зміни в картки фізичних осіб.

ЗА ДАНИМИ ІЗ РЕЄСТРУ АВТОМАТИЧНО ФОРМУЮТЬСЯ ТАБЛИЦІ 5, 6 та 7 звіту.

Імпорт даних до реєстру співробітників

Імпорт реєстру співробітників може бути проведеним із програмного комплексу «БЕСТ-ЗВІТ» версії 4.00.006 або вище. Для перенесення реєстру необхідно виконати такі дії:

У програмному комплексі «БЕСТ-ЗВІТ»:

• Зайти в модуль «Реєстр фізичних осіб»

• Натиснути комбінацію клавіш «CTRL-E»

• Вибрати пристрій та  каталог, в якому буде збережено файл експорту фізичних осіб, ввести найменування файлу та вибрати тип файлу (фізичні особи *.fzl).

• Натиснути кнопку  «ОК». У обраному каталозі буде сформовано файл з даними про співробітників установи.

У програмному комплексі «АРМ Звіт страхувальника»:

• В головному вікні вибрати меню «Довідники» – «Реєстр співробітників».

• У «Реєстрі співробітників» на панелі інструментів натиснути кнопку  - «Імпорт з попередніх версій ЗВІТу».

• Вибрати пристрій та каталог, в якому було збережено файл експорту фізичних осіб.

• Вибрати сформований файл з даними про співробітників установи, та натиснути кнопку «Відкрити». Відбудеться процес імпорту реєстру співробітників.

З метою виключення можливості дублювання реєстру співробітників, після імпорту файл з даними автоматично вилучається.

Експорт даних реєстру співробітників в файл

Для збереження інформації та експорту реєстру співробітників необхідно виконати такі дії:

У програмному комплексі «АРМ Звіт страхувальника»:

• В головному вікні вибрати меню «Довідники» – «Реєстр співробітників».

У «Реєстрі співробітників» на панелі інструментів натиснути кнопку  - «експорт співробітників в файл».

• Вибрати пристрій та каталог, в якому було збережено файл експорту фізичних осіб.
  

Для ефективного використання програмного комплексу, необхідно перед початком експлуатації провести його настроювання, яке полягає у заповненні Картки підприємства, Реєстру співробітників, настроюванні Індивідуального комплекту бланків тощо.

З повагою ІЦ "KURSOVIKS"!