Подання персоніфікованої звітності до ПФУ

1. Модуль Персоніфікація

1.1. Структура модулю та призначення закладок вікна

Модуль містить декілька закладок, безпосередньо у яких формуються звітні документи. Закладки названі короткою назвою цих документів.

На панелі інструментів розташовані групи кнопок для виклику основних функцій та панель вибору звітного періоду – за замовчанням встановлений період, за який подається персоніфікована звітність – РІК, 2008. Основні операції викликаються також із текстового меню модулю.

Закладки Індані, (СП) Список осіб, Список підстав та БСВ призначені для створення основних документів групи, закладка Підсумки по відомостях за звітний рік містить підсумкові відомості, а в закладці Пачки документів формуються пачки документів згідно з нормативними вимогами ПФУ. Тільки із цієї закладки відбувається гуртовий друк документів, збереження їх на електронному носії та відправлення електронною поштою.

Закладка ІНДАНІ відображає перелік створених чи імпортованих форм ІНДАНІ, у відповідних рядках таблиці містяться дані із цієї форми.

У таблицю закладки (СП) Список осіб автоматично вносяться записи про нових співробітників та тих, у яких у поточному році змінились реєстраційні дані, (тобто ті, у рядку яких у Реєстрі співробітників відсутня позначка "Звітувався до ПФУ"). Із даних у цій закладці формується документ СП ("Список осіб, які працюють або працювали у страхувальника у звітному році").

У таблицю закладки Список підстав заносяться відомості про наявність у роботодавця робочих місць, умови праці на яких відповідно до законодавства зумовлюють право на врахування спеціального стажу при розрахунку пенсії застрахованим особам. У цій закладці заповнюються пільги, які будуть використовуватися у 2-х формах: Індані та БСВ. Із даних цієї закладки формується документ СПП "Список підстав, що дають право на застосування пільг робітникам підприємства при визначенні пенсії".

У таблиці закладки БСВ вносяться відомості про осіб, що мають підстави для зарахування стажу роботи без сплати страхових внесків. Із даних цієї закладки формується документ "Відомості про осіб, що мають підстави для зарахування стажу роботи без сплати страхових внесків" (форма БСВ).

У таблицю закладки Підсумки по відомостях за звітний рік автоматично вносяться відповідні суми, страхові внески та формуються підсумкові дані по мірі заповнення форм Індані для співробітників установи. У цій закладці можна лише переглянути дані, надрукувати та зберегти їх можна із Підсумкової відомості, яка формується із даних закладки та відкривається після збереження документів на диску чи відправленні електронною поштою.

У закладці Пачки документів формуються пачки документів у відповідності з вимогами ПФУ. Із цієї закладки модулю відбувається  друк документів, збереження на електронному носії та відправлення електронною поштою.

Вікно модулю Персоніфікація представлене на рисунку:

1.2. Панель інструментів

На панелі інструментів розташовані кнопки:

Створити (один) звіт ІНДАНІ;

Створити звіти ІНДАНІ для всіх працівників, які внесені у Реєстр співробітників. Для юридичних осіб – присутні тільки 2 перші кнопки.    

- Відкрити документ. Відкриває створений чи імпортований звіт ІНДАНІ для редагування.

- Копіювати. Створюється копія форми ІНДАНІ.

- Вилучити. Вилучає поточний документ ІНДАНІ із таблиці без можливості відновлення.

Також активна у закладках Список підстав та БСВ (аналог -  у меню цих закладок).

- Додати. Активна у закладці Список осіб для додання нового запису та у закладках Список підстав та БСВ (аналог -  у меню цих закладок).

- Зберегти на диск. Збереження комплекту звітів персоніфікації на електронному носії.

- Відправити по e-mail. Підписання ЕЦП та відправлення електронною поштою.

- Гуртовий друк звітів персоніфікації.

- Сформувати пачки. Формування пачок документів.

Останні чотири кнопки активні у закладці Пачки документів

1.3. Послідовність роботи при створенні документів персоніфікованої звітності у програмі

1.3.1. Відкрити картку установи, закладка Пенсійний Фонд. У полі [Наявність підстав для пільг]встановити"галочку", якщо такі підстави існують.

Без встановленої відмітки неможливо заповнити Таблицю 2 у Інданих (відомості про спецстаж).

1.3.2. Створити Реєстр співробітників установи, для чого заповнити всі поля картки Фізична особа (включаючи дати прийняття та звільнення). Зробити 10 записів.

1.3.3. Встановити позначки "Звітувався до ПФУ по даній установі" у картці Фізична особа чи із контекстного меню у Реєстрі співробітників для тих працівників, дані по яких вже надавались у ПФУ у попередньому звітному періоді, тобто за 2007 рік.

1.3.4. Дані у закладку (СП) Список осіб будуть внесені автоматично.

1.3.5. Спочатку заповнити закладки Список підстав та БСВ.

1.3.6. Створити форми ІНДАНІ для всіх співробітників установи у закладці ІНДАНІ (на 10 чоловік).

1.3.7. Сформувати пачки документів для подання до ПФУ у закладці Пачки документів.

2. Створення документів персоніфікованої звітності у програмі

Документи персоніфікованої річної звітності формуються у відповідності до вимог "Порядку формування та подання органам Пенсійного фонду України відомостей про застраховану особу, що використовуються в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування" затвердженого Постановою правління Пенсійного фонду України від 10.06.2004 року №7-6 та зареєстрованого Міністерством юстиції 10.08.2004 року №1000/9599.

Переглянути цей документ можна, викликавши із меню Довідники/ модуль Нормативно-правова база. Відкриється вікно Пошук за реквізитами, із якого за заданими параметрами можна здійснювати пошук нормативно-правових документів, постанов, указів, тощо органів державної влади та міністерств і відомств у спеціальному модулі програми – БЕСТ ЗВІТ КОМЕНТАР. Для пошуку вказаного документу потрібно обрати у групі Видавник вікна - Пенсійний фонд, а у групі Тип документа – постанова та натиснути на кнопку Шукати. У наступному вікні відобразиться список знайдених документів, із якого обрати заданий та відкрити його для перегляду подвійним натисканням лівою кнопкою миші.

2.1. Де встановити позначку "Звітувався до ПФУ"?

Перед створенням документів персоніфікованої звітності необхідно перевірити наявність позначок "Звітувався до ПФУ" у Реєстрі співробітників для тих співробітників, дані по яких вже надавались у ПФУ у попередньому звітному періоді.

Примітка. Ця позначка може проставлятися як у картці Фізична особа (див.Рисунок 5), так і у Реєстрі співробітників із контекстного меню.

Якщо позначка проставлена у картці Фізична особа, вона переноситься у Реєстр співробітників.

2.1.1. Встановити відмітку у Реєстрі співробітників можна із контекстного меню як для окремого запису, так і для групи записів у таблиці.

Вибір записів відбувається звичайним для ОС Windows способом:

- для вибору групи записів, розташованих послідовно, необхідно виділити перший запис лівою кнопкою миші та утримуючи, перетягнути її до останнього запису (аналогічно - при натиснутій клавіші SHIFT клавіатури обрати лівою кнопкою миші перший та останній запис групи). Обраний діапазон буде виділений кольором. Після цього із контекстного меню обрати пункт "Встановити відмітку "Звітувався до ПФУ".

- для вибору окремих записів необхідно при натиснутій клавіші CTRL клавіатури обрати лівою кнопкою миші потрібні записи у таблиці, які послідовно виділятимуться кольором (див. Рисунок 2).

- Після цього із контекстного меню обрати пункт "Встановити відмітку "Звітувався до ПФУ".

В обох випадках після вибору цієї функції у обраних рядках будуть встановлені відмітки.

Формування списку документів персоніфікованої звітності починається із занесення даних у таблицю закладки Список підстав, оскільки довідники із списком обраних підстав для пільг використовуються при створенні документів у закладках БСВ та ІНДАНІ.  

Рекомендується заповнювати закладки у такій послідовності:

1) Список підстав;      2) БСВ;      3) Список осіб;       4) ІНДАНІ;

2.2. Формування документу "Список підстав, що дають право на використання спеціального стажу для призначення пенсії" (форма СПП)"

Форма СПП призначена для щорічного підтвердження страхувальником наявності в нього робочих місць, умови праці на яких відповідно до законодавства зумовлюють право на врахування спеціального стажу при розрахунку пенсії застрахованим особам.

Відкрити закладку Список підстав.

2.2.1. До рядка Код підстав. ід-р підключений довідник Підстави для пільг страхувальника, в якому необхідно обрати потрібну пільгу, та натиснути на кнопку ОК. Це призведе до перенесення даних у цю та наступні 3 колонки таблиці, де розшифровується восьмирозрядний код підстави. Довідник також викликається із інших колонок, у яких розшифровується код підстави.

2.2.2. У цій закладці заповнюються пільги, які будуть використовуватися у 2-х формах: Індані та БСВ.

З версії 8.63 Довідник Підстави для пільг страхувальника впорядкований за категоріями пільг: за умовами праці, за вислугою років та без сплати внесків (БСВ) – це відображено у колонці Найменування довідника.

Інші колонки у рядку заповнюються самостійно: початок та кінець дії підстави у відповідних колонках може обиратися із підключеного календаря чи вводитись вручну із клавіатури, починаючи з першої позиції вводу у форматі дати ДДММРР (день, місяць, рік).

У останній колонці обов’язково вноситься інформація щодо обґрунтування підстави (нормативний акт,  наказ по підприємству). Якщо в цю колонку не буде внесена інформація, вона виділяється червоним кольором.

Додаються рядки до таблиці за допомогою кнопки  ( ), видаляються кнопкою  ( ) .

Для збереження даних таблиці потрібно додати новий порожній рядок.

2.3. Формування документу "Відомості про осіб, які мають підстави для зарахування стажу роботи без сплати страхових внесків до ПФУ" (форма БСВ)

Форма БСВ призначена для обліку періодів стажу застрахованих осіб, протягом яких страхові внески до Пенсійного фонду не сплачувались.

2.3.1. У цій закладці додана можливість вибору типу форми із списку у полі Тип форми (початкова, коригуюча, скасовуюча чи призначення пенсії). Це поле розташоване на панелі інструментів цієї закладки.

2.3.2. Для зручності заповнення до таблиці цієї закладки підключені два довідники – Співробітники та Підстави для пільг страхувальника.  

Довідник Співробітники викликаєтьсяувсіх перших 4-х колонках, у які заносяться дані працівників (Ном. Картки, Прізвище, Ім’я, По батькові). Для перенесення даних у ці колонки необхідно обрати запис співробітника у довіднику та натиснути на кнопку ОК.

Довідник Підстави для пільг страхувальника викликається у всіх наступних 4-х колонках, у яких розшифровується восьмирозрядний код підстави. У цьому довіднику відображаються ті  підстави, які були обрані у закладці СПП для пільги БСВ (містять у колонці Найменування перед назвою БСВ). Для перенесення даних у ці колонки потрібно у довіднику обрати потрібну пільгу та натиснути на кнопку ОК.

2.3.3. Дані у колонках Місяців, Днів необхідно заповнити самостійно.

У таблиці закладки можна додавати та видаляти рядки за допомогою відповідних кнопок.

2.4. Формування документу "Список осіб, які працюють або працювали у страхувальника у звітному році" (форма СП)

Цей документ формується у закладці (СП) Список осіб.

Документ за формою СП призначений для реєстрації застрахованих осіб в СПОВ.

При першому звітуванні страхувальника до ПФУ документ "Список осіб, які працюють або працювали у роботодавця у звітному році" (далі – список працюючих) повинен включати всіх осіб, які працюють або працювали у страхувальника впродовж звітного року.

В звіті за кожний наступний звітний рік список працюючих повинен включати відомості лише про нових осіб та осіб, у яких упродовж звітного року змінились прізвище, ім’я, по батькові або ідентифікаційний номер.

Якщо жодних змін не було, надавати цей звіт в ПФУ не потрібно.

2.4.1. Якщо Реєстр співробітників установи заповнений та правильно встановлені позначки "Звітувався до ПФУ", дані у закладку Список осіб будуть внесені автоматично, тобто у таблиці будуть присутні записи лише нових співробітників та тих, у яких змінились дані у поточному звітному періоді.

2.4.2. Із цієї закладки також існує можливість додати запис нового співробітника до Реєстру, заповнивши картку Фізична особа, яка відкривається кнопкою . Після заповнення картки запис нового співробітника автоматично додається у таблицю Реєстру співробітників.

Також при редагуванні даних співробітника у рядках цієї закладки, зміни вносяться одразу і до Реєстру співробітників. Редагування даних у рядку відбувається звичайним для ОС Windows способом.

Примітка. При скасуванні пачок документів також коректно оновлюється Реєстр співробітників, тобто інформація у ньому повертається до тієї, коли були виставлені позначки: для тих осіб, дані яких подавались в ПФУ у 2007 році буде присутня позначка "Звітувався в ПФУ", для нових – вона знімається після скасування пачок.

2.5. Формування документів "Індивідуальні відомості про застраховану особу" (ІНДАНІ)

Примітка. Якщо у полі [Ознака фізичної особи СПД] картки Фізична особа (див. Рисунок 5) встановлена позначка, то при створенні документів персоніфікованої звітності створюється форма
"Індані-СПД". Для найманих працівників створюються форми ІНДАНІ.

Документи ІНДАНІ формуються у однойменній закладці.

2.5.1. За невеликої кількості співробітників можна почергово створювати та заповнювати звіти по кожному працівнику - функція "Створити звіт" викликається із текстового меню Індані /Створити, контекстного меню та кнопкою .

2.5.2. Також можна одразу створити звіти для всіх працівників, внесених до Реєстру співробітників,за допомогою функції "Створення звітів по реєстру працівників" – викликається із текстового меню Індані /Створити, контекстного меню та кнопкою . У відкритому вікні можна відмітити окремих працівників або ж із контекстного меню обрати "Виділити всі" (чи "Зняти виділення") та натиснути на кнопку Створити.

Всі створені документи поміщаються у таблицю закладки, вони мають статус Новий та будуть позначені шрифтом сірого кольору (див. Рисунок 1), їх потрібно відкривати та заповнювати.

У закладці Індані існує можливість одночасно виділити декілька записів звичайним чином (для одночасного видалення, копіювання) та доступне сортування записів у колонках.

У закладці ІНДАНІ модулю різні типи форм Індані будуть мати різний колір піктограми (значка у безіменній першій колонці – див. Рисунок 1).

Заповнення форми ІНДАНІ

2.5.3. Якщо документи створюються послідовно по кожному працівнику, у відкритому вікні форми необхідно спочатку заповнити поля з основними відомостями про застраховану особу (Номер облікової картки, Прізвище, Ім’я, По батькові). До цих полів підключений довідник Фізичні особи, що представляє Реєстр співробітників, із якого обирається потрібний запис.

Якщо ж одразу створюється комплект звітів ІНДАНІ по всьому реєстру працівників, ці поля у відкритому документі вже будуть заповнені по кожному співробітнику.

2.5.4. При внесенні даних про заробіток у таблицю форми надається можливість копіювати суми помісячно. Для цього потрібно викликати одну із вбудованих програм на спеціальній панелі, обрати її та запустити, натиснувши на кнопку  (див. Рисунок 7).

2.5.4.1. Якщо обрана програма "Виконати копіювання з 1 по 12 місяць", дані з першої колонки будуть скопійовані в усі інші 11 колонок.

2.5.4.2. Якщо обрана програма "Виконати копіювання сум помісячно", суми будуть скопійовані тільки у обрані місяці, які задаються у окремих діалогових вікнах:

2.5.4.3. Якщо заповнені всі поля картки Фізична особа, дані у полях про початок і кінець трудових відносин та стаж заповнюються  автоматично при внесенні даних про доходи у відповідних рядках.

Із підключеного довідника також потрібно обрати код типу ставки страхового збору.

2.5.5. Дані у другу таблицю заносяться у випадку, якщо працівник має підстави для обліку спеціального стражу, код підстави обирається із підключеного довідника Список підстав для застосування пільг, інші колонки заповнюються внесенням даних із клавіатури.

2.5.6. Після заповнення форми необхідно обов’язково перевірити її, натиснувши на кнопку  (F4), оновити дані, натиснувши на кнопку (F5) та зберегти.

2.6. Створення  звіту В_РОБ – Відомості про роботодавця

Ця форма містить дані про роботодавця.

Подається при першому звітуванні страхувальника до Пенсійного фонду та у випадку, якщо впродовж року змінились реєстраційні дані роботодавця.

Оскільки цей документ, зазвичай, подається один раз, його формування відбувається не у модулі Персоніфікація, а у Реєстрі документів у звітному періоді Рік, 2008.

Для створення форми виконати - Реєстр/Створити у Реєстрі документів та у відкритому вікні бланків обрати групу Пенсійний фонд/Персоніфікація/бланк В_РОБ та натиснути Створити.

Більшість полів даної форми при відкритті автоматично заповнюються даними із картки установи. Необхідно лише внести із клавіатури дані у деякі поля (обов’язково - [Кількість працюючих] та [Відомості про наявність робочих місць, що зумовлюють використання підстав для пільгового забезпечення]. Вигляд форми наведений на рисунку.

Перевірити та зберегти створену форму. Із Реєстру документів звіт можна лише роздрукувати. Цей звіт не приймається Пенсійним фондом по електронній пошті та на дискеті.

2.7. Формування пачок документів

Після створення всіх документів персоніфікованої звітності необхідно сформувати пачки документів у однойменній закладці.

2.7.1. Формування пачок відбувається за допомогою функції Пачки/Сформувати чи викликається за допомогою кнопки  на панелі інструментів закладки.

Пачки формуються у відповідності з вимогами, які викладені у документі. При формуванні пачок документів також створюються ярлики-розписки. По закінченні формування пачок з’явиться відповідне повідомлення.

Записи про сформовані пачки, документи, які входять до цих пачок, та ярлики поміщаються у таблицю закладки, як наприклад, на рисунку 10. Розкриваються пачки, якщо натиснути лівою кнопкою миші на групі записів, що містять позначку .

Відмітити пачку можна, натиснути лівою кнопкою миші у відповідній групі записів.

Збереження документів на електронному носії для подання до ПФУ, друк звітів та відправлення їх електронною поштою відбувається тільки із цієї закладки – див далі.

Експорт "старими" способами (із меню Документ/Експорт/Даних персоніфікації (ПФУ) головного вікна та із Реєстру документів /меню Сервіс/Експорт звітів персоніфікації) неможливий. Неможливий також і гуртовий друк документів "старим способом".

Після внесення змін в будь який документ вже переданої в ПФУ пачки необхідно створювати нову пачку.

2.7.2. Скасування пачок (до відправлення в ПФУ).

Якщо виникли помилки (у документах, при заповненні закладок, із яких формуються документи), потрібно скасувати створені пачки та створити їх знову після виправлення помилок.

Документи із закладок при скасуванні пачок НЕ ВИДАЛЯЮТЬСЯ!

2.7.2.1. Для скасування створених пачок необхідно відмітити "галочкою" і виділити лівою кнопкою миші пачки та обрати Пачки/Скасувати (аналогічно у закладці Пачки документів із контекстного меню Скасувати).

2.7.2.2. Після скасування пачок оновлюється інформація у закладках модулю та у Реєстрі документів.

У закладках у відповідних колонках скасовуються номери пачок та змінюється статус із "Переданий" на "Перевірений". У формах Індані також скасовуються номери пачок у полі [Реєстраційний номер пачки документів у роботодавця].

2.7.2.3. Дані у Реєстрі співробітників також оновлюються - інформація у ньому повертається до початкової, коли були виставлені позначки: для тих осіб, дані яких подавались в ПФУ у 2007 році буде присутня позначка "Звітувався в ПФУ", для нових – вона знімається після скасування пачок.

3. Подання документів персоніфікованої звітності до ПФУ

На поточний момент, документи персоніфікованої звітності можуть надаватися до СПОВ на електронному носії (дискеті), в паперовому вигляді та відправлятися електронною поштою.

УВАГА!

3.1. Підсумкова відомість

Після збереження на електронному носії чи відправленні електронною поштою також відкривається Підсумкова відомість із загальними підсумками у звітному періоді (цей документ формується із даних закладки Підсумки по відомостях за звітний рік). Цю відомість можна роздрукувати, зберегти або ж відкрити як документ Word.

3.2. Друк звітів персоніфікації

Друк звітів персоніфікації виконується із закладки Пачки документів.

3.2.1.   Якщо потрібно роздрукувати окремі звіти чи ярлики, це можна зробити із вікна відкритого документу, натиснувши на кнопку  на панелі інструментів вікна.

З повагою ІЦ "KURSOVIKS"!