Практична робота 1 на тему Створення та заповнення бази даних

Практична робота №1

Тема: Створення та заповнення бази даних. Введення та перегляд даних за допомогою форм.

Мета: Навчитися створювати бази даних в СУБД Access та виконувати елементарні дії з нею. 

Теоретичні відомості 

СУБД Access розрахована на роботу з базами даних формату MDB, який створений компанією Microsoft. Одночасно Access може працювати тільки з однією активною базою даних, але на одному комп’ютері може бути відкрито стільки екземплярів оболонки СУБД, скільки потрібно.

База даних Access може містити об’єкти різних категорій. Кожній категорії відповідає окремий розділ вікна бази даних: таблиці, запити, звіти, сторінки даних, форми, макроси та модулі. Наявність всіх цих об’єктів в кожній базі даних не є обов’язковим, але більшість з них використовується майже в усіх базах даних. Кожен об’єкт, що створений в базі користувачем, може бути змінений або знищений, що дозволяє швидко коригувати внутрішню будову бази відповідно вимогам. Але створення бази даних – це досить складний процес, тому бажано спочатку скласти схему бази даних на папері.

Таблиці. Це основна категорія об’єктів в реляційній базі даних, оскільки вся інформація зберігається в базі даних у вигляді таблиць. Робота з таблицями виконується в двох основних режимах: режимі конструктора та режимі таблиці.

Запити. Access має розвинуту систему запитів, яка дозволяє отримувати на екрані різні відомості з таблиць. Користувач може задавати умови запиту (критерії), відповідно з якими з бази вибираються дані, що задовольняють даним умовам, чи формується нова таблиця, що містить дані з раніше створених таблиць.

Звіти. Об’єкти звіти призначені для відображення даних у зручному для перегляду вигляді, звіт може бути надрукований чи включений в документ іншого додатку.

Форми. Система Access має засоби, які забезпечують виведення на екран даних не тільки у вигляді таблиць, а й у вигляді форм. Об’єкт форма використовується в основному для зручного введення даних.

Макроси. Макросами називають „макрокоманди”, які створюються користувачем, запускаються натисненням декількох клавіш і швидко виконують найбільш вживані операції, наприклад, відкриття таблиць та форм, виконання команд меню, управління вікнами та ін.

Модулі. Цей тип об’єктів представляє програмні модулі, що написані мовою VBA. Це процедури для обробки подій чи виконання обчислень.

СУБД Access має велику кількість спеціальних програм, що мають назву „майстри”: майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм і т.д. Майстер здійснює діалог з користувачем, у процесі якого визначаються дані, необхідні для розв’язування відповідної задачі.

Робота з таблицями. Одним з основних об’єктів СУБД Microsoft Access, як і будь-якої іншої СУБД, є таблиця. Саме в таблицях бази даних зберігають всю інформацію. При заповненні користувачем форми виконується заповнення даними однієї чи декількох таблиць бази. Коли користувач задає базі деяке питання, тим самим він звертається до деякої сукупності таблиць.

Однак в Microsoft Access поняття таблиці має деякі додаткові риси. Таблиця в Access має два представлення – у вигляді таблиці та в режимі конструктора. Ці два представлення суттєво відрізняються одне від одного. В режимі таблиці ми бачимо вміст таблиці, інформацію, яку вона зберігає, в режимі конструктора здійснюється налагодження таблиці.

При конструюванні таблиць ми працюємо з майстром, що містить п’ять основних елементів. У верхній частині розташовані три стовпчики, що мають назви: "Имя поля", "Тип данных", "Описание". В нижній частині вікна майстра містяться дві вкладки: "Общие" та "Подстановка".

В першому стовпчику користувач задає будь-яке ім’я поля, яке б відображало вміст даних в цьому полі. При цьому треба звернути увагу на те, що стовпчики в таблиці будуть розташовані саме в тому порядку, в якому вони задані. Тому бажано розташовувати стовпчики в такому порядку, щоб надалі з ними було простіше працювати.

Далі треба обов’язково вказати тип даних, які в цьому полі будуть зберігатись. В Access існує 10 базових типів даних, кожен з яких має своє призначення. Правильне вказування типів дозволить раціонально використовувати ресурси комп’ютера, враховуючи те, що Access має межі на об’єм інформації, що зберігається. Крім того, при вказуванні типів треба орієнтуватись на ті операції, які будуть виконуватись з інформацією даного поля, оскільки текстова інформація не може обчислюватись, дані типу МЕМО не можуть бути відсортовані і т.д.

Використовують такі типи даних:

Стовпчик "Описание" має допоміжний характер. В ньому бажано записати, за що відповідають дані у вказаному полі. Це особливо часто використовується у випадку, коли складна база розробляється одними особами, а використовується та модернізується іншими.

Після заповнення стовпчиків у верхній частині вікна переходимо до вкладок у нижній частині вікна. На вкладниці „Общие” уточнюються параметри даного поля. В рядку „Размер поля” треба вказати максимальну потрібну довжину для даних поля, оскільки відводити всі 255 символів є зайвим.

У випадку, якщо дані можуть мати певний формат, їх представлення можна вказати в рядку „Формат поля”. Наприклад, для полів типу Дата/Час можна вказувати тільки дату, чи тільки час, чи інші варіанти. Можливі варіанти представлення обираються в залежності від типу даних даного поля.

Рядок „Маска введення” призначений для представлення даних в заданій формі. Наприклад, при введенні номерів телефонів зручно записувати групи цифр, що розподілені тире. Зручно, якщо система дозволяє користуватися шаблоном, в якому треба ввести тільки цифри, а тире будуть проставлені автоматично. Для цього в рядку „маска ввода” задається 000-00-00. Існують маски і для інших типів даних.

В рядку „Подпись” задається пояснення, яке в подальшому використовується як спливаюча підказка для елемента управління. Цю інформацію система буде використовувати  і в тих випадках, коли використовуються дані з цієї таблиці.

Таблиця є жорсткою формою, і вона погано сприймає незаповнені поля. Незаповнене поле як правило не містить ніякої інформації, і це може призвести до збоїв при обробці за допомогою автоматичних функцій. Інколи виникають ситуації, коли значення деякого поля часто повторюються, тоді можна в рядку „Значение по умолчанию” ввести значення, яке зустрічається найчастіше. Тоді при створенні нового запису в заданому полі автоматично буде створено значення по замовчуванню, яке при необхідності можна змінити на будь-яке інше.

Рядок „Условие на значение” призначений для захисту від введення некоректних значень. Наприклад, відомо, що не можна заплатити від’ємну суму, тому треба задати цю умову, та ввести повідомлення в рядок „Сообщение об ошибке”, це повідомлення буде з’являтись в тому випадку, якщо умова на значення не виконалась.

Будь-які дані можуть бути важливими, а можуть бути другорядними. Для того, щоб система могла визначити які дані є важливими, тобто обов’язково повинні бути заповнені, треба задати „Да” в рядку „Обязательное поле”. Тоді запис, в якому одне чи декілька обовязкових полів не заповнені або заповнені значенням по замовчуванню, не буде внесений в таблицю. Обов’язкове поле повинно бути заповнено вручну. Якщо ж поле може бути незаповненим, то в рядку „Пустые строки „ треба це вказати.

База даних зберігає великі об’єми даних, і дозволяє швидко знаходити потрібні дані. Одним з механізмів, який дозволяє підвищити швидкість пошуку, є індекс. Це своєрідна мітка, за допомогою якої Access виконує перегляд вмісту. Спочатку переглядаються ключові поля, потім індексовані, і тільки потім всі інші. Тому якщо передбачається, що до даного поля можливе часте звертання, треба вказати його як індексоване. Що вказується в рядку „Індексоване поле”.

Access використовує також введення даних за допомогою підстановки. Для цього на вкладці „Подстановка” в рядку „тип элемента управления” замість звичайного поля введення вибирають „Список” або „Поле со списком”, тоді в табличному представленні замість звичайного поля введення з’явиться поле з випадаючим списком, з якого користувач вибирає потрібне значення, яке заноситься в таблицю як активне значення.

Після задання структури таблиці треба обов’язково задати ключове поле. Ключовим повинно бути таке поле або декілька полів, які однозначно задають весь запис. Найчастіше для цього використовують нумерацію рядків. Тому першим полем будь-якої таблиці задається поле з типом „Счетчик”, вміст якого автоматично збільшується на 1 при створенні нового рядка. Щоб поле стало ключовим, його требі виділити та натиснути мишкою на кнопці „Ключ” панелі інструментів. Зліва від даного поля з’явиться маленький ключ, який символізує, що дане поле є ключовим. Без обов’язкового заданя одного чи декількох ключових полів Access не дозволить зберегти таблицю. Після збереження таблицю можна відкрити в режимі таблиці для перегляду чи заповнення, а також для внесення змін.

Завдання

1. Створити нову БД у файлі з власним ім’ям (файли повинні зберігатися у папці з ім’ям групи).

2. Створити таблицю БД з ім’ям Викладачі.

3. Визначити поля таблиці у відповідності з таблицею 1:

Таблиця 1

Таблиця даних "Викладачі"

4. Зберегти створену таблицю.

5. Ввести обмеження на дані, які вводяться в поле Посада. В поле повинні вводитись лише слова: Професор,  Доцент, або Асистент.

6. Задати текст повідомлення про помилку, який буде з’являтись на екрані при введенні не вірних даних в поле Посада.

7. Задати значення по замовчуванню для поля Посада у вигляді слова "Доцент".

8. Ввести шаблон у поле Телефон з визначенням міжнародного коду.

9. Ввести обмеження на данні у поле Код; ці данні неповинні повторюватися.

10. Заповнити таблицю "Викладачі" даними у відповідності з таблицею 2 та перевірити реакцію системи на введення не вірних даних у поле Посада.

Таблиця 2

11. Змінити ширину (довжину) кожного поля таблиці у відповідності з довжиною даних.

12. Виконати пошук у таблиці викладача Міронова.

13. Виконати заміну даних: змініть заробітну плату асистенту Серієевій з 450 грн. на 470 грн.

14. Виконати сортування даних у полі Дата народження по спаданню.

15. Виконати фільтрацію даних по полях Посада і Дисципліна(вивести всі записи про викладачів–доцентів кафедри інформатики).

16. Переглянути створену таблицю, як вона буде виглядати на листку паперу при друкуванні.

17. За допомогою Майстру форм створити форму Склад викладачів (тип – форма в один стовпчик).

18. Знайти запис про доцента Міронова, знаходячись у режимі форми.

19. Змінити зарплату асистенту Сергієвій з 470 на 490 грн.

20. Виконати сортування даних у полі Прізвище по спаданню.

21. Виконати фільтрацію даних по полю Посада.

22. Змінити назву поля Дисципліна на Дисципліна, яка викладається.

23. Переглянути форму з точки зору того, як вона буде виглядати на аркуші паперу.

24. Перенести створену базу даних з робочого столу у власну папку.

25. Скласти звіт.

Технологія роботи 

1. Для створення нової бази даних необхідно:

• завантажити Access, у діалоговому вікні вибрати пункт Новая база данных;

• у вікні Файл новой базы данных потрібно задати ім’я файлу (пункт Имя файла) (в нашому випадку іменем файлу буде Ваше власне ім’я), вказати Папку (пункт Папка), де буде зберігатись ваша база даних (збережемо поки що на Робочий стіл) і натиснути кнопку Создать.

2. Для створення таблиці бази даних необхідно:

• у вікні бази даних вибрати вкладку Таблицы, а потім натиснути кнопку Создать;

• у вікні Новая таблица вибрати пункт Конструктор і натиснути кнопку ОК. В результаті виконаних операцій відкриється вікно таблиці у режимі конструктору (рис 1), у якому потрібно визначити поля таблиці.

3. Для визначення полів таблиці необхідно:

• ввести у рядок першого стовпчика Имя поля ім’я першого поля Код викладача;

• в рядок стовпчика Тип данных зі списку вибрати тип даних Счетчик. Поля вкладки Общие залишити такими, які є.

Для визначення всіх інших полів таблиці бази даних Викладачі у відповідності з таб. 1.1, виконайте дії, аналогічні вище вказаним.

4. Для збереження таблиці необхідно:

• вибрати пункт меню Файл команду Сохранить;

• дати ім’я таблиці Викладачі далі ОК.

5. Для задання умови на значення для даних, які вводяться, необхідно:

• увійти в режим Конструктор (меню Вид, команда Конструктор або на панелі інструментів кнопка);

• активізувати поле Посада;

• в нижній частині вікна клацнути по рядку параметра Условие на значение;

• натиснути на кнопку    для визначення умов на значення за допомогою будівельника виразів;

• у вікні, що з’явилося, надрукувати слово Професор, потім клацнути по кнопці <Or> (ця кнопка виконує функцію АБО (ИЛИ)), надрукувати Доцент знову клацнути по кнопці <Or>, надрукувати слово Асистент і клацнути по кнопці ОК (вираз повинен мати вигляд: Професор Or Доцент Or Ассистент). Таким чином введена умова, при якій у поле Посада можуть вводитись лише ці значення.

6. У рядку Сообщение об ошибке ввести речення "Такої посади немає, правильно введіть дані".

7. У рядку Значение по умолчанию ввести слово "Доцент".

8. Ввести шаблон для введення даних в поле Телефон:

9. Ввести обмеження на дані у поле Код. Тут обмеження потрібно вводити не зовсім звичайним способом. Справа в тому, що коди викладачів не повинні повторюватися, а також повинна бути забезпечена можливість їх змін (із-за останньої умови, неможливо використовувати тип даних Счетчик, в якому дані не повторюються, але змінити їх не можливо). Для виконання другої умови полю Код потрібно змінити тип на Числовой, а для виконання першої умови зробити наступне:

• В властивостях поля, у рядку Маска ввода активізувати майстра створення масок;

• Активізувати команду Список;

• У поле Описание набрати Телефон;

• У поле Маска ввода - !(999) 000-00-00;

• У поле Заполнитель -  _ (підкреслення) – ОК.

• клацнути в рядку параметра Индексированное поле;

• вибрати з списку пункт Да (совпадения не допускаються);

• перейти в режим Таблиця, клацнувши по кнопці          на панелі інструментів або меню Вид, Режим таблицы. На запитання про збереження таблиці потрібно клацнути по кнопці Да.

10. Ввести дані у таблицю у відповідності з таблицею 2. Спробувати ввести у поле Посада будь-якого запису слово Лаборант. Що получилось?

11. Для зміни ширини (довжини) кожного поля таблиці, у відповідності з шириною (довжиною) даних необхідно:

• клацнути в будь–якому рядку поля Код;

• виконати команду Формат, Ширина столбца;

• у вікні, що з’явилося клацнути по кнопці По ширине данных, або встановити курсор миші на границю поля і двічі натиснути на ліву кнопку миші. Довжина поля зміниться.

12. Для пошуку у таблиці викладача Міронова необхідно:

• встановити курсор у перший рядок поля Прізвище;

• активізувати меню Правка, команду Найти;

• у діалоговому вікні у параметр Образец ввести Міронов;

• у рядку параметра Просмотр повинно бути слово ВСЕ (тобто шукати по всім записам);

• у рядку параметра Совпадение вибрати із списку С любой частью поля.

• у рядку параметра Только в текущем поле встановити прапорець (повинна стоять "галочка");

• клацнути по кнопці Найти. Курсор перейде до другого запису і виділитися слово Міронов;

• клацнути по кнопці Найти далее. Курсор перейде на сьомий запис і також виділиться слово Міронов;

• для виходу з режиму пошуку клацніть по кнопці Закрыть.

13. Для зміни заробітної плати асистенту Сергеевій з 450 на 470 грн. необхідно:

• встановити курсор у першому рядку поля Зарплата;

• виконати команду Правка, Заменить;

• у діалоговому вікні, що з’явилося, у рядку Образец ввести 450 грн;

• у рядку Заменить на ввести 470. Зверніть увагу на інші опції – потрібно виконати пошук по всім записам цього поля;

• клацнути по кнопці Найти далее. Курсор перейде на четвертий запис, але тут не потрібно нічого міняти, тому потрібно знову клацнути по кнопці Найти далее. Курсор перейде на дев’ятий запис — це те, що нам потрібно;

• клацніть по кнопці Заменить. Дані будуть змінені;

Примітка. Щоб замінити зразу всі дані, потрібно скористатся кнопкою Заменить все;

• клацніть по кнопці Закрыть.

14. Для сортування даних у полі Рік народження по спаданню необхідно:

• встановити курсор на будь-якому записі поля Рік народження;

• натиснути кнопку на панелі інструментів, або виконати команду меню Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию.

15. Для фільтрації даних по полях Посада і Дисципліна необхідно:

• встановити курсор на запис Доцент поля Посада;

• натиснути на кнопку або виконати команду меню Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблиці залишаться лише записи про викладачів–доцентів.

• встановити курсор на запис Інформатика поля Дисципліна;

• натиснути на кнопку або виконати команду меню Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблиці залишаться записи про викладачів–доцентів кафедри інформатики;

• для відміни фільтрації необхідно натиснути кнопку на панелі інструментів або виконати команду меню Записи, Удалить фильтр. У таблиці з’являться всі дані.

16. Для перегляду створеної таблиці необхідно:

• натиснути на кнопку на панелі інструментів або виконати команду меню Файл, Предварительный просмотр.

17. Для створення форми Склад викладачів необхідно:

• відкрити вкладку Формы у вікні БД;

• натиснути кнопку Создать;

• у діалоговому вікні, що з’явилося, вибрати пункт Мастер форм;

• натиснути по значку списку в нижній частині вікна;

• з списку, що з’явився вибрати таблицю Викладачі;

• натиснути кнопку Ок;

• у вікні, що з’явилося, вибрати поля, які будуть присутні у формі. У даному випадку вибрати потрібно всі поля, тому потрібно натиснути на кнопку;

• натиснути кнопку Далее;

• у вікні, що з’явилося, вже вибрано вид Форма в один столбец, тому потрібно натиснути кнопку Далее;

• у вікні, що з’явилося, потрібно вибрати стиль оформлення (довільний);

• натиснути кнопку Далее;

• у вікні, що з’явилося, потрібно задати ім.’я форми, надрукувавши на клавіатурі Склад викладачів. Інші параметри потрібно залишити без змін;

• натиснути кнопку Готово. Відкрилася форма в один стовпчик. Стовпчик зліва — це назва полів, стовпчик справа — дані першого запису (в нижній частині вікна в рядку Запись стоїть цифра „1”). Для переміщення по записам потрібно натискати кнопку (в сторону записів з більшими номерами) або  (в сторону записів з меншими номерами). Кнопка  — це перехід на перший запис, кнопка  — це перехід на останній запис.

18. Для пошуку доцента Міронова, знаходячись у режимі форми необхідно;

• встановити курсор у перший рядок поля Прізвище;

• активізувати меню Правка, команду Найти;

• у діалоговому вікні у параметр Образец ввести Міронов;

• у рядку параметра Просмотр повинно бути слово ВСЕ (тобто шукати по всім записам);

• у рядку параметра Совпадение вибрати із списку С любой частью поля.

• у рядку параметра Только в текущем поле встановити прапорець (повинна стоять "галочка");

• клацнути по кнопці Найти. Курсор перейде до другого запису і виділитися слово Міронов;

• клацнути по кнопці Найти далее. Курсор перейде на сьомий запис і також виділиться слово Міронов;

• для виходу з режиму пошуку клацніть по кнопці Закрыть.

19. Для зміни зарплати асистенту Сергієвій з 470 на 490 грн. необхідно;

• встановити курсор у першому рядку поля Зарплата;

• виконати команду Правка, Заменить;

• у діалоговому вікні, що з’явилося, у рядку Образец ввести 470 грн;

• у рядку Заменить на ввести 490. Зверніть увагу на інші опції – потрібно виконати пошук по всім записам цього поля;

• клацнути по кнопці Найти далее. Курсор перейде на четвертий запис, але тут не потрібно нічого міняти, тому потрібно знову клацнути по кнопці Найти далее. Курсор перейде на дев’ятий запис — це те, що нам потрібно;

• клацніть по кнопці Заменить. Дані будуть змінені;

• клацніть по кнопці Закрыть.

20.  Для сортування даних у полі Прізвище по спаданню необхідно:

• встановити курсор на будь-якому записі поля Прізвище і виконати дії, які описані у пункті 13.

21. Для фільтрації потрібно виконати дії аналогічно пункту 14.

22. Для зміни назви поля Дисципліна на Дисципліна, яка викладається, необхідно:

• перейти у режим конструктора, натиснувши на кнопці на панелі інструментів або виконавши команду Вид, Конструктор;

• встановити курсор на полі Дисципліна і натиснути праву кнопку миші, у контекстному меню вибрати Свойства;

• у рядку з ім.’ям Подпись змініть слово Дисципліна на слово Дисципліна, яка викладається;

• для перегляду результатів перейти у режим форми, виконавши команду Вид, Режим формы.

23. Для перегляду створеної форми необхідно:

• виконати дії аналогічно пункту 15.

24. Закрити Аccess. Перенести створену базу даних з власним іменем з робочого столу у власну папку.

25. Скласти звіт, у якому відобразити послідовність дій і результатів.

З повагою ІЦ "KURSOVIKS"!