Роздрукувати сторінку
Главная \ Методичні вказівки \ Методичні вказівки \ 1483 Лекції на тему Звіт по одній таблиці

Лекції на тему Звіт по одній таблиці

« Назад

Звіт по одній таблиці

Розглянемо технологію створення однотабличного звіту на прикладі одержання списків студентів по групах.

Нехай у результаті проектування макета звіту СПИСКИ СТУДЕНТІВ визначені перераховані нижче вимоги. Макет формованого  звіту повинен мати вигляд у відповідності з рис.8.1. На макеті показане оформлення списку студентів для однієї групи. У звіті повинні послідовно виводитися зі своїми заголовками списки студентів для кожної групи. При формуванні звіту необхідно розрахувати середній прохідний бал для кожної групи і відобразити його у звіті. Записи списку групи повинні виводитися у порядку зростання номера студента в групі. Назва звіту повинна виводиться на кожній сторінці звіту.

Створення однотабличного звіту в режимі конструктора

У пункті меню Создание натискаємо кнопку Конструктор отчетов. В області даних викликаємо контекстне меню, вибираємо пункт Свойства. У вікні, що відкрилося, вибираємо вкладку Данные і заповнюємо відповідне поле ім'ям таблиці СТУДЕНТ, що буде джерелом записів для нашого звіту. У пункті меню Конструктор натискаємо кнопку Добавить поля.

Якщо у вікні, що відкрилося, конструктора відсутній розділ Заголовок звіту, то викликаємо контекстне меню і вибираємо пункт Заголовок/ примечание отчета.

Угруповання і сортування даних звіту

Для виконання вимоги до угруповання і сортування даних, відображених у звіті, натиснемо кнопку Группировка на панелі Группировка и итоги конструктора і задамо необхідні параметри у діалоговому вікні, що відкрилося, Группировка, сортировка и итоги (рис.8.3).

Угрупування по полю. Оскільки загальний список студентів відповідно до проекту звіту повинен бути розбитий по групах, виберемо у вікні Сортировка и группировка (Sorting and grouping) зі списку поле номера групи НГ, задамо угрупування по цьому полю. Для цього в області Свойства группы рядках Заголовок группы (НГ Header) і Примечание группы (НГ Footer) треба вибрати значення с разделом заголовка, с разделом примечания. Сортування для поля встановлюється автоматично.

Сортування по полю. Для виводу відсортованого списку студентів у кожній групі, задамо сортування по полю номера студента НС. Для цього в діалоговому вікні виберемо поряд з полем НГ поле НС. В області Свойства группы цього поля в рядках Заголовок группы (НГ Header) і Примечание группы (НГ Footer) треба вибрати значення без раздела заголовка, без раздела примечания, що і визначає сортування тільки по цьому полю.

Після визначення угруповання у вікні конструктора звітів (рис. 8.4) з'являються додаткові розділи Заголовок группы НГ (НГ Header), Примечание группы НГ (НГ Footer).

Розміщення даних у розділах звіту

Дані у звіті повинні бути розміщені, як показано на проекті макета звіту (див. рис. 8.1).

Розміщення полів з таблиць

Розміщення поля угрупування. Значення номера групи повинно бути представлене один раз у заголовку групи. Для цього розмістимо поле НГ у розділі Заголовок групи НГ (НГ Header).

Натиснемо кнопку панелі інструментів конструктора звітів Добавить поля  і перетягнемо поле НГ у розділ заголовка НГ. Відкоригуємо підпис поля, змінивши його на “Список студентів групи” (рис. 8.4). Установимо потрібний шрифт в елементах. Для установки розміру рамки по розміру текста підпису виконаємо команду контекстного меню Размер|по размеру данных (Size|Size To Fit) або відповідну кнопку панелі інструментів.

Форматування табличної частини звіту. Послідовно розмістимо поля НС, ПІБ, РІКН, ПБАЛ в області даних, що визначає вміст рядків табличної частини. Поле розміщається разом з підписом, які система бере із властивостей полів таблиці СТУДЕНТ. Підписи полів треба перенести в область заголовка шляхом вирізання і вставки. Якщо вони не збігаються з назвами стовпців у проекті макета, їх треба відкоригувати. Звертаємо увагу, що підписи також можна створити заново, скориставшись кнопкою на панелі елементів Надпись (Lable).

Включення обчисленого поля у звіт

Для включення розрахункового реквізиту Середній прохідний бал групи натиснемо кнопку Поле (Text Box) на панелі елементів і розмістимо елементи Свободный (Unbound) у розділ Примечание группы НГ (НГ Footer) (див. рис. 8.4). Визначимо у властивостях цього елемента вираз для розрахунку середнього значення. Для цього запишемо на вкладці Данные (Data) у рядок Данные (Control Source) функцію =Avg ([ПБАЛ]), у рядок Число десятичных знаков (Decimal Places) – “2”, на вкладці Макет (Format) у рядок Формат поля (Format) помістимо значення “Фіксований”(Fixed). Відредагуємо підпис поля. Для цього виділимо підпис і викличемо його властивості. У властивостях на вкладці Макет (Format) у рядку Подпись (Caption) запишемо: “Середній прохідний бал групи”. Такі дії, як зміна підпису або введення виразу у поле можна виконати, і не звертаючись до властивостей елементів.

Додавання поточної дати до сторінки

Для додавання у звіт поточної дати скористаємося убудованою функцією Now(). Для цього створимо у заголовку звіту вільний елемент, натиснувши кнопку Поле (Text Box), і задамо у вікні його властивостей на вкладці Данные (Data) у рядку Данные (Control Source) вираз =Now(). На вкладці Макет (Format) у рядку Формат поля (Format) виберемо значення Полный формат даты (General Date). Підпис цього поля виділимо і видалимо. Для додавання номера сторінки в нижній колонтитул створимо вільний елемент і задамо в його властивостях на вкладці Данные (Data) рядок Данные (Control Source) виразом =[Page]. Відредагуємо підпис цього поля, записавши в його властивостях на вкладці Макет (Format) у рядку Подпись (Caption) значення “Стор”.

Розглянемо інші способи формування поля дати і номери сторінки.

Поле поточної дати і часу можна додати у звіт, виконавши в режимі конструктора команду Дата и время (Date and Time…). Установка у діалоговому вікні Дата и время (Date and Time) прапорців Формат даты (Include Data) і /або Формат времени (Include Time) дозволяє вставити поточну дату/або поточний час і вибрати потрібний формат (рис. 8.5).

У звіт буде додане поле, у властивостях якого на вкладці Данные (Data) у рядку Данные (Control Source) буде записан відповідний вираз. Якщо у звіті є розділ заголовку, поле додається в цей розділ. У противному випадку поле вноситься у розділ даних. Як вираз записується функція Format, що формує значення на основі заданих їй аргументів - функції Date(), що повертає поточну системну дату, і формат, у якому повинна виводиться дата. Наприклад, при виборі параметрів, відображених на рис.8.5, функція прийме вигляд =Format(Date();”Long Date”).

Поле нумерації сторінок можна додати у звіт, виконавши у режимі конструктора команду Номера страниц (Insert|Page Number). У вікні діалогу Номера страниц (Page Numbers) вибираються параметри, що визначають формат, розташування і вирівнювання номерів сторінок (рис. 8.6). Для друку номера сторінки на першій сторінці встановлюється прапорець Отображать номер на первой странице (Show Number on First Page).

Зауваження. Вираз, що визначає вивід номерів сторінок, записується у властивостях поля на вкладці Данные (Data) у рядку Данные (Control Source). Вираз може мати вигляд: =”Сторінка”&[Page] або: =”Сторінка” & [Page] & ”з” & [Pages], що відповідає вибору Сторінка N (Page N) або Сторінка N з M (Page N of M).

Завершення оформлення звіту

Для остаточного оформлення введемо у розділ Заголовок отчета (Report Header) розділ Верхний колонтитул (Page Header) і виберемо потрібний шрифт. Далі треба вказати у властивостях звіту на вкладці Макет (Format) у рядку Верхний колонтитул (Page Header):”Без заголовка” (Not with Rpt Hdr). Властивості звіту можуть бути викликані при установці курсору на перетині лінійок.

Створимо лінії відповідно до макета, скориставшись кнопкою панелі елементів Линия (Line).

Перегляд і друк звіту

Перехід з режиму конструктора у режим попереднього перегляду здійснюється натисканням на кнопку Предварительный просмотр (Report View) (див. рис. 6.2). Для перегляду раніше створеного звіту потрібно вибрати його у вікні бази даних на вкладці Отчеты (Reports) і натиснути кнопку Просмотр (Preview). Звіт при перегляді відобразиться на екрані таким, яким він буде надрукован.

У режимі попереднього перегляду є своя панель інструментів (рис.8.7).

Для перегляду потрібних сторінок звіту можна використати стандартне поле номера сторінки В нижньому лівому куті вікна звіту.

Кнопка Печать (Print) панелі інструментів режиму попереднього перегляду дозволяє вивести звіт на друк.

За допомогою команди Файл|Параметры страниц (File|Page Setup…)можна вибрати принтер, задати формат паперу, розмір полів, відстань між рядками, орієнтацію (книжкова, альбомна) і т.д. Команда Файл|Печать (File|Print…)дозволяє вибрати для друку окремі сторінки звіту або виділені записи, роздрукувати задане число копій, вивести звіт у файл, що повинен роздруковуватися іншим часом. На рис. 8.8 наведена перша сторінка розробленого звіту Списки студентів у режимі попереднього перегляду.

Звіти по двох таблицях

Поряд з однотабличними звітами Ассеss дозволяє створювати більше складні звіти, що забезпечують вивід даних з декількох взаємозалежних даних у багатотабличний звіт.

Багатотабличні звіти можуть містити основну частину і підлеглу частину. Для кожної із цих частин джерелом даних вибирається своя таблиця або кілька.

Розглянемо далі побудову звіту для двох таблиць, що перебувають у відносинах одна до багатьох. У цих відносинах одна таблиця є головна, а інша - підлегла.

Багатотабличний звіт з основною частиною на базі головної таблиці

Розглянемо технологію створення багатотабличного звіту на основі таблиць КАФЕДРА і ВИКЛАДАЧІ. Нехай необхідно підготувати звіт, що містить відомості про кафедри і включає списки викладачів по кафедрах.

Проект макета звіту. Припустимо, що макет для звіту зі списками викладачів по кафедрах повинен мати вигляд, показаний на рис. 9.1. Відповідно до проекту макета у звіт передбачається виводити дані по кожній кафедрі, включаючи назву, код і телефон, а також прізвище і фотографію завідувача. Ці дані знаходяться у таблиці КАФЕДРА. У табличній частині по кожній кафедрі необхідно вивести дані про викладача кафедрі, які знаходяться у таблиці ВИКЛАДАЧІ. Проект макета дає підстави вибрати як основну таблицю звіту таблицю КАФЕДРА, а таблицю ВИКЛАДАЧІ - як джерело даних для підлеглого звіту зі списком викладачів.

Створення основної частини звіту

У вікні бази даних Все объекты Access виберемо таблицю КАФЕДРА, що буде джерелом даних для основної частини звіту. Далі виберемо вкладку Создание і натиснемо на кнопку Отчет. Клацаємо правою кнопкою миші по звіту, що з'явився, і вибираємо Конструктор для побудови звіту у режимі конструктора.

В область даних перетягнемо поля таблиці КАФЕДРА: НКАФ, ККАФ, ТЕЛ, ЗАВ і ФОТО з верхнього колонтитула. Розмістимо поля і підписи, а також відредагуємо їх у відповідності до проекту макету на рис. 9.1.

Збережемо звіт під ім'ям «Кафедра» (див. рис. 9.2).

Розробка підлеглого звіту

Для виводу звіту Кафедри списку викладачів з таблиці ВИКЛАДАЧІ підготовимо окремий звіт, що буде включений в основну частину звіту як підлеглий.

Створення автозвіту

Підлеглий звіт створюється як звичайний однотабличний звіт. Для автоматичного створення звіту у вкладці Создание/Отчет виберемо опцію Мастер отчетов. Як джерело даних цього звіту виберемо таблицю ВИКЛАДАЧІ. Створення автозвіту завершується виводом на екран звіту, у якому як заголовок фігурує ім'я таблиці (рис. 9.3). У звіт включені всі поля таблиці, а заголовками стовпців є підписи цих полів, задані у властивостях таблиці.

Доопрацювання підлеглого звіту в режимі конструктора

Для того щоб підлеглий звіт можна було включити в основну частину звіту у потрібному виді відповідно до проекту макета, доробимо його у режимі конструктора.

Верхній колонтитул, у якому після роботи майстра виявилися розміщеними записи полів, і нижній колонтитул, де розміщаються дата і номер сторінки, не відобразяться при вбудовуванні звіту як підлеглого. Для відображення у повному звіті заголовків стовпців табличної частини перенесемо назву стовпців з верхнього колонтитула в заголовок підлеглого звіту.

Для цього розширимо розділ заголовка звіту, виділимо всі підписи полів у верхньому колонтитулі і перетягнемо їх. Оскільки звіт буде використано тільки як підлеглий, можна видалити обидва колонтитули. Для цього натиснемо правою кнопкою миші на Верхний або Нижний Колонтитул і виберемо Колонтитулы страницы. Після цього у вікні, що відкрилося, натискаємо Да.

Видалимо елемент поля ККАФ і його напис «Код кафедри», тому що у підлеглому звіті значення цього поля буде повторюватися у всіх рядках про викладачів, а однократне відображення коду кафедри передбачено в основній частині звіту.

Остаточно сконструйований підлеглий звіт наведений на рис. 9.4. Збережемо підлеглий звіт під ім'ям «Викладачі».

Включення підлеглого звіту

Скористаємося найпростішим способом включення підлеглого звіту в основний. Розмістимо на екрані вікно бази даних поруч із вікном звіту Кафедри у режимі конструктора, що представлений вище на рис. 9.1. Перейдемо у вікно бази даних. Виберемо з переліку імен звітів підлеглий звіт Викладачі і перетягнемо його в область даних звіту Кафедри. Видалимо елемент напису підлеглого звіту, виділивши його і натиснувши <Del>. Звіт Кафедри після впровадження підлеглого звіту показаний на рис. 9.5.

На рис. 9.5 підлеглий звіт відображений усередині звіту Кафедри і доступний для редагування, як і основний звіт. Для того щоб підлеглий звіт при відображенні не був узятий у рамку, виділимо його, як видно на цьому рисунку, відкриємо його властивості і на вкладці Макет у рядку Тип границы виберемо значення Отсутствует.

Переглянемо вміст звіту Кафедри (див. рис. 9.6.), натиснувши на нього 2 рази лівою кнопкою миші, і переконаємося, що його вид відповідає проекту макета звіту на рис. 9.1.

Сортування записів. Для виводу записів звіту у потрібному порядку задається критерій сортування. Для цього в режимі конструктора треба натиснути кнопку Итоги. При необхідності сортування і угруповання записів підлеглого звіту необхідно виконати для нього такі ж дії.

Багатотабличні звіти

Розглянемо технологію розробки звіту, основним джерелом якого є підлегла таблиця, коли дані головних таблиць щодо цього джерела теж включаються у відповідь. Майстер звітів дозволяє побудувати багатотабличний звіт для взаємозалежних таблиць, вибрати з них потрібні поля в заданій послідовності і указати, яка таблиця у звіті, буде основним джерелом даних. Крім того, майстер надає можливість визначити групування і сортування записів звіту різних полів, підрахувати підсумкові значення.

Нехай необхідно одержати звіт, у якому виводяться у вигляді списку дані про заняття, проведених у кожній групі. Рядки звіту повинні бути впорядковані по коду предмета. При виводі даних у звіті повинні також формуватися розрахункові сумарні ГОДИНИ по заняттях для кожної групи.

Проект макета звіту наведений на рис. 10.1.

Вибір таблиць для звіту і варіанта його створення

Основні відомості про заняття, проведених у групах, містить підлегла таблиця НАВЧАННЯ. З таблиці НАВЧАННЯ можна одержати перелік ідентифікаторів занять, проведених у кожній групі, з вказівкою годин по заняттю. Ця таблиця є основним джерелом записів для створення звіту. Найменування предметів містить таблиця ПРЕДМЕТ, а прізвища викладачів - таблиця ВИКЛАДАЧІ. Обидві ці таблиці є головними стосовно таблиці НАВЧАННЯ.

Починаючи створення звіту у вкладці Создать, виберемо Мастер отчетов.

У вікні Создание отчетов (див. рис. 10.2.) виберемо з  таблиці НАВЧАННЯ поля: НГ, ВИДЗ, ГОДИНИ.

З таблиці ПРЕДМЕТ виберемо поле з найменуванням предмета НП, а з таблиці ВИКЛАДАЧІ поле ПІБ.

На рис. 10.2. представлене вікно Створення звіту після вибору всіх полів, які використовуються у звіті.

У наступному сеансі вікна майстра в рядку Выберите тип представления данных. Далі задаються рівні угруповання, які дозволяють вивести записи, об'єднані по різним полям. Задамо один рівень угруповання по полю НГ. При цьому у вікні відображається загальна структура формованого макета звіту.

У наступному сеансі діалогового вікна майстра Создание отчета задається порядок сортування записів (рис. 10.3).

Майстер дозволяє провадити сортування по чотирьох полях у порядку зростання або спаданню значень поля. Виберемо поле НП (Назва предмета), по якому потрібно зробити сортування по зростанню. Щоб зробити підрахунок підсумкових значень, натиснемо кнопку Итоги. Для числових полів у вікні, що  відкрилося,  можна вибрати статистичну функцію (Sum, Avg, Min, Max) для підрахунку значень у підсумковому рядку групи. Відповідно до проекту макета звіту (див. рис. 10.1) повинно бути виведене сумарне число годин у поле звіту Разом по групі. Тому виберемо для поля ГОДИНИ функцію Sum.

Зауваження. Якщо необхідно підрахувати частку сумарних годин групи від загальних годин всіх груп, потрібно відзначити прапорець Вычислить проценты.

В наступному сеансі вікна майстра (рис. 10.4) виберемо вид макета звіту  Ступенчатый з Книжной орієнтацією. Встановимо прапорець Настроить ширину полей для размещения на одной странице.

Потім задамо ім'я звіту – «Вивчення предметів у групах», що також відобразиться в заголовку звіту. Під цим ім'ям майстер автоматично зберігає звіт у базі даних. Для того щоб доробити звіт, виберемо подальші дії – Изменить макет отчета. Звіт відобразитися на екрані в режимі конструктора (рис. 10.5).

Цей звіт по основних параметрах відповідає проекту макета звіту (див. рис. 10.1). У нього включені поля із трьох взаємозалежних таблиць. Причому користувачеві не потрібно задавати зв'язки між таблицями і включати у звіт поля КП (код предмета) і ТАБН (номер викладача), що є полями зв'язку.

Відзначимо, що на основі інформації, що зберігається в схемі даних, і заданих користувачем полів при створенні макета звіту, майстер сам будує необхідний запит. По цьому запиту формуються записи з полів декількох взаємозалежних таблиць. У властивостях звіту (рис. 10.6) як джерело записів майстер записує інструкцію SQL, що реалізує запит і визначає вибірку заданих полів з різних таблиць.

Запит, створений майстром при підготовці макета звіту, можна переглянути і при необхідності відкоригувати. Щоб відобразити запит на екрані, потрібно в діалоговому вікні властивостей звіту в рядку Источник записей натиснути кнопку Построитель. Вікно, що відкривається, представлене на рис. 10.7.

Редагування макета звіту в режимі конструктора. У звіт, побудований майстром (див. рис. 10.5), у заголовок групи автоматично було включене поле номера групи НГ. У примітку групи майстром включені підсумки по групі: поле для підрахунку числа записів у групі і полі для підрахунку суми годин по групах. Відредагуємо надписи цих полів.

Помістимо поле з виразом =Date(), що означає поточну дату, у заголовок звіту.

Елементи заголовків стовпців розміщені у верхньому колонтитулі звіту будуть друкуватися на кожній сторінці звіту. Щоб заголовки друкувалися в кожній групі, як передбачено у проекті макета звіту на рис. 10.1, перемістимо їх у заголовок групи.

Якщо необхідно, щоб відомості про кожну групу друкувалися на окремій сторінці, вставте в примітку групи розрив сторінки. Для цього скористайтеся кнопкою Разрыв страницы на панелі Конструктора звітів.

Відредагуємо текст заголовків відповідно до проекту макета. Звіт у режимі перегляду після доробки представлений на рис. 10.8.

Зауваження. У звітах можна вивести значення поля запису або підсумкового поля групування наростаючим підсумком. Наприклад, можна накопичувати суму годин від групи до групи. Так, якщо у першій групі сумарне число годин дорівнює 262, у другий - 150, а в третій – 130, то задавши властивість поля Сумма с накоплением  = Для  всего, можна одержати значення: для першої групи 262, для другий 412, для третьої 542. Щоб накопичувати суму значень поля для записів у групі, потрібно встановити властивість Сумма с накоплением  = Для группы. Ця властивість розміщена на вкладці Данные.

Розробка звіту на основі запиту

Запит є потужними і зручним засобом вибірки  взаємозалежних даних. Тому за допомогою запиту можна підготувати дані для складного звіту.

Розглянемо технологію створення складного звіту з використанням запиту на прикладі формування бланка “Екзаменаційна відомість” для групи студентів по заданому предмету.  Бланк “ Екзаменаційна відомість”  повинен виводитися з бази даних у режимі перегляду і друку звіту.

Розглянемо підготовку запиту, що забезпечує вибірку інформації, необхідної для формування бланка екзаменаційної відомості.

Створення запиту для підготовки даних у звіт

Таблиці джерела даних.  Для вводу у шапку бланка екзаменаційної  відомості значень реквізитів Вид складання, Група необхідні дані з полів ВИДЗ, НГ таблиці НАВЧАННЯ. Для виводу значень реквізитів з загальним написом Викладач (прізвище, вчене звання) необхідні дані з полів ПІБ, ЗВ таблиці ВИКЛАДАЧІ. Для вводу реквізиту Назва предмета необхідні дані з поля НП таблиці ПРЕДМЕТ.

Для вводу у табличну частину бланка екзаменаційної відомості значень реквізитів Номер студента, Прізвище І.Б. необхідні дані з полів НС, ПІБ таблиці СТУДЕНТ.

Таким чином, запит для вибірки цих взаємозалежних даних повинен бути побудований на основі таблиці НАВЧАННЯ, ВИКЛАДАЧІ, ПРЕДМЕТ, СТУДЕНТ.

Зв'язки  між  таблицями  запиту.  При створенні запиту зв'язки між таблицями встановляться автоматично. Зв'язки таблиць НАВЧАННЯ, ПРЕДМЕТ, ВИКЛАДАЧІ визначаються у відповідності зі схемою даних БД.

При створенні запиту між таблицями СТУДЕНТ і НАВЧАННЯ автоматично встановиться зв'язок по однойменному полю НГ (номер групи). Цей зв'язок є зв'язком – об'єднанням, якого нема в схемі даних бази. Зверніть увагу, що ці таблиці перебувають у відносинах багато-до-багатьох, оскільки один студент вивчає багато предметів, і один предмет вивчається багатьма студентами. Зв'язок, установлений між таблицями СТУДЕНТ і НАВЧАННЯ, визначає операцію симетричного об'єднання. При цьому записи з цих таблиць поєднуються і додаються у результат тільки в тому випадку, якщо зв'язані поля містять однакові значення.

Конструювання запиту для  підготовки макета звіту

У рядку бланка запиту Условие отбора визначимо параметри запиту [Номер групи], [Назва предмету] для аналогового введення їх значень при виконанні запиту.

Це дозволяє одержати дані для конкретної відомості.

У звіті необхідно виводити значення реквізиту Вид складання:  Іспит, Залік, яких немає безпосередньо в таблицях БД, але вони можуть бути отримані на основі значень поля ВИДЗ таблиці НАВЧАННЯ. Два значення реквізиту Вид складання: ”Іспит” і  ”Залік” відповідають двом можливим значенням поля ВИДЗ: ”лек” і ”np”. Фактично потрібно замість значення ”лек” формувати слово ”Іспит”, а замість ”пр” - слово “Залік”. Для цього треба в запит увести нове поле. Це поле повинно містити вбудовану функцію керування.

Выражение 1 : Iif ( [ВИДЗ] = «лек»; «Іспит»; «Залік»)

Відповідно до формату цієї функції, якщо виконується умова (ВИДЗ)= «лек», то результатом буде «Іспит». У противному випадку, тобто якщо   (ВИДЗ) = «пр» результатом функції буде слово «Залік».

Цей запит збережений під ім'ям «Відомість».

Формування записів результатів у запиті

У процесі формування записів результату з таблиці СТУДЕНТ послідовно вибираються записи з заданим номером групи (НГ).

З кожним записом таблиці СТУДЕНТ поєднуються зв'язані по номеру групи НГ записи з таблиці НАВЧАННЯ. З таблиці НАВЧАННЯ в цьому об'єднанні беруть участь тільки записи з заданим найменуванням предмета.

Якщо по заданому предмету проводиться не одне, а два види занять: лекції і практика, то число формованих записів подвоюється. У цьому випадку повинні бути сформовані дві відомості - одна для складання іспиту, інша для складання заліку.

Зверніть увагу, що таблиця результатів запиту містить дані, які повторюють значення у стовпцях ГРУПА, НАЙМЕНУВАННЯ ПРЕДМЕТ, ПІБ ВИКЛАДАЧА, ВЧ. ЗВАННЯ, ВИД ЗАНЯТЬ і ВЫРАЖЕНИЕ1. Тому дана таблиця не відповідає проекту макета звіту Екзаменаційна відомість і не може використовуватись як вихідний документ.

Використання засобів Access для підготовки звіту забезпечує перетворення отриманої таблиці результатів запиту у вихідний документ потрібної форми відповідно до проекту макета звіту.

Конструювання звіту на основі запиту

Розглянемо технологію звіту на основі запиту Відомість підготовленого вище. Для конструювання звіту у вкладці Создать у групі Отчет натиснемо кнопку Конструктор Отчетов . У вікні Новый отчет виберемо запит Відомість, що буде джерелом даних для звіту.

Розміщення даних у розділах звіту

Результати запиту містять багато полів з повторюваними значеннями НГ, НП, ПІБ викладача, ВЗ, ВИДЗ, Выражение 1. Дані у звіті повинні бути розміщені, як показано  на макеті звіту Екзаменаційна  відомість. Значення кожного з цих полів повинно бути представлене у звіті у заголовку один раз.

Оскільки по предмету може бути два види занять і для кожного виду занять передбачається вивід окремої відомості, необхідно виконати групування по полю ВИДЗ. Для групування по виду заняття натиснемо кнопку Сортировка и группировка на панелі інструментів конструктора звітів і заповнимо поля вікна, що відкрилося.

Після визначення групування у вікні конструктора звіту з'являться розділи Заголовок групи «ВИДЗ» і Примітка групи «ВИДЗ» .

Щоб кожне групування могло бути оформлене як самостійна екзаменаційна відомість, будемо формувати шапку макета відомості, у заголовку групи ВИДЗ, а рядок про підведення підсумків складання іспиту (або заліку) у примітці групи ВИДЗ.

Створення  текстових елементів звіту

Для створення у заголовку і примітці групи ВИДЗ текстових елементів за виключенням назв реквізитів виведених полів, використаємо кнопку Надпись. Для оформлення тексту можна скористатися кнопками панелі форматування. Крім того, можна задавати параметри написів у вікні властивостей цих елементів. Вікно властивостей елемента відкривається кнопками панелі інструментів Свойства. Елемент попередньо повинен бути виділений.

При розміщенні елементів може знадобитися розширити розділ звіту. Для цього встановіть курсор миші на його нижню границю так, щоб з'явилася двонаправлена стрілка, і перемістити цю стрілку вниз.

Оформлення  табличної частини звіту

Для розміщення у звіті полів викличемо вікно списку полів запиту Відомість, натиснувши на панелі конструктора звітів кнопку Добавить поля.

В область даних розмістимо поля НС і ПІБ, на основі даних яких будуть формуватися рядки табличної частини звіту відповідно до проекту макета звіту. Для цього з списку полів перетягнемо поля НС (номер студента) і СТУДЕНТ. ПІБ в область даних.

Кожне поле представляється двома елементами: властивість поля і його підпис. Використаємо команду меню Формат |Размер| по размеру данных для встановлення розмірів елемента відповідно до розміру тексту підпису.

Підпис поля з табличної частини перенесемо у розділ Заголовок групи «ВИДЗ» для формування заголовка стовпця. Для цього виділимо підпис поля. Потім виріжемо його. Активізуємо розділ Заголовок групи «ВИДЗ» і вставимо підпис у цей розділ.

Оформимо елементи відповідно до вимог проекту макета звіту. Зокрема, замінимо підпис поля «Номер студента на N п/п». Для того щоб у бланку екзаменаційної відомості були порожні стовпці для оцінок і підпису, додамо в рядок з заголовками стовпців нові текстові елементи «Оцінка про складання» і «Підпис викладача».

Розміщення полів у заголовку

Значення полів НГ, НП, ПІБ викладача, ВЗ, Выражение 1 (іспит, залік) повторюються у всіх записах групування. Тому вони повинні розміщатися у заголовку групи. Перетягнемо ці поля зі списку полів у розділ Заголовок групи «ВИДЗ».

Додавання поточної дати і номера сторінки

Для  додавання у звіт поточної дати скористаємося вбудованою функцією Now (). Для цього створимо незв'язаний елемент, натиснувши кнопку Поле на панелі елементів і розташуємо його у потрібному місці. Задамо у вікні його властивостей на вкладці Данные у рядку Данные вираз = Now (), а на вкладці Макет у рядку Формат поля виберемо значення – Средний формат даты.

Для  додавання номера сторінки в розділ Нижний колонтитул створимо незв'язаний елемент і заповнимо в його властивостях рядок Данные виразом = «Сторінка» @ [Page]. Створимо горизонтальні і вертикальні лінії відповідно до макета, скориставшись кнопкою Линии. Установимо потрібну товщину ліній у властивостях цього елемента. Збережемо звіт під ім'ям «Екзаменаційна відомість».

Попередній перегляд звіту

При підготовці до перегляду звіту, побудованого на базі запиту з параметрами, Acceess попередньо виконує запит і виводить діалогові вікна введення параметрів звіту. Для відображення звіту Екзаменаційна відомість на екрані в тім вигляді, у якому він буде надрукований, вийдемо з режиму конструктора звітів, натиснувши кнопку Вид. Послідовно з'являються діалогові вікна для введення параметрів запиту, які є в той же час параметрами звіту.

Уведемо значення параметра «Номер групи» – «101» і значення параметра «Найменування предмета» – «Інформатика». Для даних значень параметрів звіт буде складатися із двох сторінок, на першій з яких буде представлена екзаменаційна відомість для екзамену з інформатики, на другий – для складання заліку. Перша сторінка звіту Екзаменаційна відомість наведена нижче.

З повагою ІЦ "KURSOVIKS"!