Практична робота 9 на тему Tекстовий процесор MS Word та Способи введення та редагування тексту

Практична робота №9

Тема: “Tекстовий процесор MSWord. Способи введення та редагування тексту. Перевірка правопису”

Мета: навчитись працювати з прикладною програмою – текстовим процесором  Microsoft Word, створювати найпростіші текстові документи, редагувати їх, зберігати для повторного використання та завантажувати в наступному сеансі.

Хід роботи

Завдання 1. Уважно прочитайте і занотуйте у зошит необхідні теоретичні відомості про  текстовий процесор, його вікно та елементи віконного інтерфейсу, склад та призначення головного  меню програми.

Призначення текстового процесору – підготовка професійно оформлених документів згідно правил сучасного діловодства, використовуючи при цьому не тільки набір тексту, але й можливість застосування різних шрифтів, включення в документ таблиць та графічних зображень (малюнків), перевірку правопису, автоматичне створення змісту та предметних покажчиків, створення складних документів з декількох файлів різних типів та ін. При цьому на екрані користувач бачить зображення, максимально наближене до того, яким воно буде після друку на папері.

Сьогодні текстовий процесор MicrosoftWord – один з найбільш поширених середовищ створення та редагування документів. Це досить могутній програмний продукт, який надає користувачу широкі можливості якісної підготовки документів.

Завантаження текстового процесора MicrosoftWord може бути виконано декількома способами, наприклад:

• з головного меню системи: Пуск /Програми /Microsoft Word;

• клацнувши на значку (піктограмі) текстового процесора MicrosoftWord,  розташованій на панелі Microsoft Office, якщо вона активна;

• клацнувши на  піктограмі текстового процесора Microsoftна панелі Швидкого запуску ;

•  відкривши будь-який файл, створений текстовим процесором Microsoft Word;

• відкривши контекстне меню вільного місця відкритої папки і обираючи з нього команду Создать è Документ Microsoft Word.
  

В результаті виконання будь-якої з цих дій відкривається вікно програми з чистим аркушем документа шаблону Normal (новый документ, обычный), який за замовчуванням має назву Документ 1. При першому запуску з’являється ще і вікно Помічника, який спостерігає за роботою і надає поради про більш ефективне виконання окремої дії користувача, а також надає можливість отримати довідку з якогось питання потрібно клацнути на Помічнику, у діалоговому вікні ввести запитання, далі клацнути на кнопці Найти, кнопка Параметри цього діалогового вікна дозволяє змінити параметри роботи Помічника, а також вибрати його образ з колекції. Щоб приховати Помічника, потрібно відкрити його контекстне меню і вибрати команду Скрыть, або вибрати відповідну команду в меню Справка. Щоб викликати Помічника, потрібно натиснути функціональну клавішу F1 або вибрати з меню Справка команду Показать Помощника.

Вікно програми складається з таких структурних елементів:

• Рядка заголовка з назвою програми та активного документа з кнопками системного меню програми   і кнопками управління вікном програми;

• Рядка головного меню програми з кнопками системного меню;

• Панелей інструментів. За замовчуванням відкриваються дві панелі –Стандартная та  Форматирование;

Якщо підвести вказівник Миші до будь-якої кнопки на панелі і затримати його, біля вказівника з’явиться  підказка з назвою цієї кнопки. Вивчіть назву і призначення кожної кнопки цих панелей.

• Робочої області документа зі смугами прокрутки і кнопками режимів відображення документу (зліва на горизонтальній смузі прокрутки) та браузера документа (внизу на вертикальній смузі прокрутки). Підведіть вказівник Миші до кожної кнопки режимів відображення документу і, трохи затримавши вказівник на кнопці, прочитайте назву режиму для кожної кнопки. Відкрийте меню Вид, повний його склад,  і переконайтесь у наявності відповідних команд способу відображення документа. Переключаючи режими відображення для даного документа, з’ясуйте відмінності і особливості відображення документа  в кожному режимі. Включіть режим Разметка страницы.

• Рядка стану, в якому відображається інформація про положення текстового курсора та обсяг документа, а також містяться спеціальні кнопки, індикатор мови та інші кнопки індикації.

Наявність у робочій області блимаючого  І -подібного (текстового) курсору означає можливість введення тексту. Однак часто перед першим сеансом користувач готує середовище текстового процесора до роботи.  За допомогою команд головного меню програми або кнопок панелей інструментів, що їх дублюють, задають чи перевіряють ввімкнення потрібних параметрів (режимів) функціонування програми-редактора. Так, наприклад, при створенні документів для друку найчастіше виконують такі підготовчі дії:

• Задають параметри сторінки – розмір і поля. Для цього з меню Файл викликають команду Параметры страницы  та встановлюють на вкладці Поля такі параметри: розміри полів, відступи для переплетення документів, орієнтацію сторінок документа, властивості сторінок, область дії встановлених параметрів. Для встановлення необхідних розмірів полів потрібно клацнути у віконці поля і ввести з клавіатури чи вибрати за допомогою кнопок цього поля необхідне число. Щоб вибрати потрібну орієнтацію сторінки, потрібно клацнути у відповідному полі-віконці. Властивості сторінок вибирають за допомогою кнопки цього поля зі списку.

На вкладці Размер бумаги діалогового вікна Параметры страницы задають розмір паперу, вибираючи його зі списку, чи вводячи ширину і висоту з клавіатури, або за допомогою кнопок  полів Ширина та Высота, якщо такий розмір відсутній у списку; задають спосіб подачі паперу у принтер, область дії заданих параметрів. На цій вкладці є кнопка Параметры печати, яка дозволяє задати зразу і параметри друку всього документа чи певних його сторінок.

На вкладці Источник бумаги діалогового вікна Параметры страницы задають такі параметри документа: початок розділу і його розміщення; чи будуть створюватись колонтитули і, якщо будуть, чи однакові за змістом будуть колонтитули парних і непарних сторінок та першої сторінки; величину відступу до верхнього та нижнього колонтитула; спосіб вирівнювання  тексту по вертикалі; область дії встановлених параметрів; за допомогою кнопки Нумерация строк можна задати спосіб нумерації  сторінок; за допомогою кнопки Границы задати графічне оформлення сторінок розділу чи всього документа.

• За допомогою кнопок інструмента Линейка задають розміри абзацного відступу, перетягуючи  кнопку абзацного відступу лівою кнопкою Миші в потрібному напрямі, якщо це не потребує великої точності. Крім того лінійку можна використовувати для зміни розміру полів, ширини колонок тощо.
  

Вмикають відсутню лінійку та потрібні панелі інструментів за допомогою меню Вид головного меню програми.

• Активізують засоби автоматичної перевірки правопису. Для цього вибирають меню Сервис èЯзыкèВыбрать язык, а потім у відповідному діалоговому вікні – потрібну мову, на якій буде вводитись текст, як наприклад у цьому вікні, та натискають кнопку для однократного застосування при перевірці абзацу) або встановити прапорець По умолчанию та ОК ( (для того, щоб будь-який документ перевірявся за замовчуванням для цією мовою).  Потім в меню Сервіс клацнути на команді Правописание. Для більш докладної інформації клацніть на гіперпосиланні (перевірки правопису) в першому рядку цього абзацу, утримуючи клавішу Сtrl.

• Вмикають засоби автоматичного перенесення слів. Для цього вибирають меню СервисèЯзык èРасстановка переносов, а потім у відповідному діалоговому вікні роблять такі установки:

Щоб докладніше дізнатись про автоматичне перенесення слів клацніть на гіперпосиланні в цьому абзаці.

• Важливі параметри встановлюють у діалоговому вікні команди Параметры, яке викликається з меню Сервис. Це діалогове вікно містить багато вкладок, деякі з них показані нижче. Уважно вивчіть, які параметри встановлюються на цих вкладках за допомогою індикаторних перемикачів та вікон списків і що вони означають. Для зручності встановіть масштаб перегляду 150%. Якщо призначення параметрів вам незрозуміле, зверніться за роз’ясненням до викладача.

Решту вкладок діалогового вікна  Параметры –Исправления, Пользователь,  Совместимость та Расположение вивчіть самостійно, використовуючи у разі потреби меню Справка.

Завдання 2. Уважно прочитайте і занотуйте необхідні теоретичні відомості про створення документів та використання шаблонів і майстрів, відкриття існуючого документа, введення та редагування тексту, переміщення по документу, збереження документа та версій документа.

Створення документів

Новий файл може бути створений за допомогою кнопки Создать  панелі інструментів Стандартная. У цьому випадку документ буде створений із шаблоном NORMAL(новый документ или обычный).

Додаткові можливості створення документів з іншими шаблонами (бланками), а також підключення Майстрів  створення документів певних типів використовуються при виборі команди ФайлèСоздать. Це призводить до відкриття Області задач, в якій відкривається панель Создание документа. Якщо потрібно створити документ на основі існуючого в програмі шаблону, треба клацнути на значку з назвою Общие шаблоны панелі Создание документа, після чого відкриється діалогове вікно Шаблоны, яке містить багато вкладок з шаблонами документів та Майстрами створення документів на основі цих шаблонів.

Перейшовши на потрібну вкладку, вибрати певний шаблон чи Майстра створення документу на основі цього шаблону.

Відкриття документів. Існуючий файл можна відкрити за допомогою кнопки Открыть панелі інструментів Стандартная або меню ФайлèОткрыть. У будь-якому випадку відкриється діалогове вікно, за допомогою якого можна знайти і відкрити (вивести на екран) необхідний файл:

У полі Папка відкрити необхідну папку, якщо у лівій панелі її немає,  і відкрити необхідний документ. Меню Сервис містить команду Найти, яка дозволяє здійснити пошук необхідного файла.

Нижня частина вікна дозволяє вибрати тип документа та вказати мету відкриття документа. 

Введення тексту в документ. Існує декілька способів введення тексту в документ:

1. Безпосередньо з клавіатури.

2. Використовуючи буфер обміну.

3. Вставка елемента Автотексту та використання Автозаміни.

4. Вставкою фрагментів інших документів.

5. Зв’язуванням з іншим файлом.

6. Перетягуванням тексту безпосередньо в межах одного документа чи між різними документами з метою переміщення чи копіювання тексту.

При введенні тексту з клавіатури використовуються усі цифрові і символьні клавіші, а також клавіша Shift (однократне використання верхнього регістру) і CаpsLock (постійне використання верхнього регістру). Клавіша Enter використовується тільки для закінчення абзацу. Верстка рядків і сторінок - автоматична.

Для примусового утворення нової сторінки потрібно натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Enter, для переходу на новий рядок без утворення абзацу Shift + Enter.

За допомогою буфера обміну можна копіювати або переміщувати фрагменти тексту після його виділення в потрібне місце такими способами:

• Перетягуванням правою кнопкою Миші з уточненням дії;

• Викликом Мишею контекстного меню, вибором команди Вырезать або Копировать, і викликом команди Вставить в новому місці;

• Використовуючи кнопки панелі інструментів Вырезать, Копировать або  Вставить.

• За допомогою клавіатури:

Ctrl + X -  Вырезать,

Ctrl + C -  Копировать

Ctrl + V -  Вставить

Автотекст - це текст, що зберігається у спеціальному словнику, і використовується для   полегшення багаторазовогоо введення повторюваних фраз, виразів, довгих речень. Нижче розглянуті засоби його створення, використання, видалення і запам’ятовування. 

1. Створення елемента Автотексту.

• Введіть текст, що необхідно зробити елементом Автотексту.

• Виділіть підготовлений текст.

• Далі меню Вставка è Автотекст è Создать. З’явиться діалогове вікно.

• Натиснути Добавить в діалоговому вікні. Текст буде доданиий до списку автотексту. 

!!!Перші два кроки цього алгоритму можна не виконувати, а виконати послідовність команд Вставка è Автотекст è Автотекст, на вкладці Автотекст діалогового вікна  ввести елемент автотексту в поле Имя элементацього діалогового вікна, натиснути кнопку Добавить. 

2. Вставка елемента Автотексту

Щоб використати елемент автотексту, потрібно скористатись одним із способів:

• набрати перші чотири букви і,  після появи підказки, натиснути клавішу Enter (це функція автозавершення);

• меню Вставкаè Автотекст è Автотекст, далі вибрати зі списку потрібний елемент автотексту.

• Видалення  елемента Автотексту.

• меню Вставкаè Автотекст è Автотекст, з’явиться діалогове вікно.

•  далі вибрати зі списку елемент автотексту, який потрібно вилучити, і натиснути кнопку Удалить діалогового вікна. 

Автозаміна - це спеціально створений текст, що має умовне позначення (псевдонім) для полегшення багаторазовогоо введення повторюваних фраз, виразів, довгих речень. Нижче розглянуті засоби його створення, використання, видалення і запам’ятовування.  

3. Створення елемента Автозаміни.

• Введіть текст, що необхідно зробити елементом Автозаміни.

• Виділіть підготовлений текст.

• Далі меню Вставка è Автотекст è Автотекстèперейти на вкладку Автозамена. З’явиться діалогове вікно, в якому текстовий курсор знаходиться в полі Заменить:

• Ввести в це поле  (коротку сукупність символів, без пропусків).

• Натиснути кнопку Добавить в діалоговому вікні. Текст буде доданиий до списку автозаміни.

• Переконайтесь у тому, що в віконці індикаторного  перемикача Заменять при вводе встановлений прапорець, встановіть його, якщо він не встановлений (див.малюнок нижче). 

!!!Перші два кроки цього алгоритму можна не виконувати, а ввести елемент автозаміни в поле на: цього діалогового вікна. Перегляньте список існуючих елементів автозаміни і запам’ятайте найважливіші з них.

4. Вставка елемента Автозаміни

Щоб використати елемент автозаміни, потрібно ввести у текст псевдонім і натиснути пропуск. Псевдонім буде замінено при введенні відповідним текстом. Звичайно можна вибрати

5. Видалення  елемента Автотозаміни

• Меню Вставкаè Автотекст è Автотекст, з’яґвиться діалогове вікно.

• Перейти на вкладку Автозамена.

• Далі вибрати зі списку елемент автозаміни, який потрібно вилучити, і натиснути кнопку Удалить діалогового вікна. 

Для вставки  фрагментів з інших документів необхідно відкрити поряд із поточним і документ, з якого буде потрібно взяти текст, за допомогою меню Окно  вибрати команду Новое, потім відкрити в новому вікні потрібний документ, впорядкувати вікна за допомогою меню Окно  вибрати команду Упорядочить все і далі використовувати буфер обміну, або пряме перетягування лівою або правою кнопками Миші з уточненням дії: переміщення чи копіювання з вікна в вікно.

Пряме перетягування фрагментів тексту можливе і в межах одного документу з метою його копіювання чи переміщення. При цьому слід пам’ятати, що при копіюванні перетягуванням лівою кнопкою Миші потрібно утримувати клавішу Ctrl, в противному випадку фрагмент тексту буде переміщено у вказане місце.

Збереження документу. Зберегти відкритий документ можна, використовуючи кнопку  Сохранить     панелі інструментів Стандартная або команди меню Файл - Сохранить, Сохранить как або Сохранить как веб-страницу . 

Кнопка Сохранить   Стандартної панелі викликає дії,  тотожні двом різним командам меню Файл/Сохранить, або  Сохранить как...,  причому ці дії залежать від того, який файл зберігається - вперше створений або такий, що вже існував раніше.

Якщо кнопка Сохранить  використовується для зберігання вперше створеного документа, то виконується команда Сохранить как...,  що викликає діалогове вікно Сохранение документа, за допомогою якого можна дати файлу конкретну назву і зазначити місце його збереження:

Якщо ж кнопка Сохранить  використовується для збереження документа, що вже існував, то виконується команда Сохранить, що автоматично (без участі користувача) зберігає документ під тим же ім'ям і на тому ж місці, де він знаходився до завантаження в редактор. Природно, що попередній варіант документа (до внесення в нього виправлень) при такому режимі зберігання буде загублений. Тому, якщо необхідно зберегти і попередню редакцію цього документа, краще скористатися командою Сохранить как і дати документу інше ім'я і (або) записати його в іншій папці.

Друга можливість уникнути втрати попередньої редакції документа - зберегти його як версію командою меню Файл/Версии/натиснути кнопку Сохранить.

Надається можливість встановити прапорець опції Автоматически сохранять версию при закрытии в цьому діалоговому вікні. До кожної весії можна додати Заметки (коментарі). Для цього потрібно натиснути кнопку Заметки, з’явиться діалогове вікно, в якому потрібно ввести з клавіатури текст. По завершенні натиснути кнопку ОК, а якщо передумали створювати Заметки, то Отмена.

Встановити режим створення резервної копії файла можна за допомогою команди меню Сервис/Параметры/вкладка Сохранение -встановити прапорець опції всегда создавать  резервную копию.  Див. мал. нижче.

Переміщення по тексту, виділення тексту, виправлення помилок та вихід з процесора. Найчастіше для переміщення використовують Мишу на смугах прокрутки з бігунками, але у великих документах часто більш зручним є застосування окремих клавіш на клавіатурі.

Використання цифрової клавіатури при вимкнутому режимі Numlock або клавіш групи стрілок (клавіш управління курсором)

Використання цифрової клавіатури або клавіш групи стрілок (клавіш управління курсором), що дублюють її, із натиснутою клавішею Ctrl

Виділення окремих фрагментів тексту - це одна з операцій, яка постійно застосовується при роботі з текстом. Вона потрібна, щоб вказати, з яким об’єктом виконується наступна дія.

!!!Виділення фрагменту тексту завжди передує роботі з ним!

Текст може виділятись із застосуванням клавіатури або Миші. За допомогою клавіатури: Shift + будь-яка клавіша управління курсором.

Можливо поширення виділення клавішею F8 або індикатором ВДЛ у рядку стану: символ, слово, речення, абзац, весь документ.

Розглянемо найвживаніші способи виділення тексту.

Виділення тексту за допомогою Миші:

Слово – двічі клацнути на ньому

Рядок – клацнути зліва на полі від рядка

Речення - Ctrl + клацнути всередині речення

Абзац – двічі клацнути  зліва від абзаца

Увесь документ - потрійний натиск зліва від тексту або  Ctrl + один натиск ліворуч від тексту.

Виділити весь текст можна також комбінацією клавіш Ctrl+A або меню Правка/ Выделить все. 

Щоб виділити несуміжні фрагменти тексту, потрібно виділити перший фрагмент, потім утримувати клавішу Ctrl і по черзі виділяти необхідні фрагменти тексту.

Виділений текст можна:

• перетягувати Мишею в інше місце в межах одного документа або в інший документ (при цьому потрібно уважно слідкувати за блідою вертикальною рискою, яка показує, куди саме попаде виділений фрагмент),

• знищувати клавішею Delete,

• копіювати або переміщувати за допомогою буферу обміну,

• переміщувати або копіювати, використовуючи його контекстне меню.

Щоб зняти виділення тексту, потрібно клацнути десь у будь-якій частині робочої області вікна документа.

Виділення тексту за допомогою клавіатури

Якщо утримуватиклавішу Shift і використовувати клавіші групи стрілок, можна дуже зручно виділяти фрагменти тексту.

Якщо двічі клацнути на кнопці ВДЛ у рядку стану або натиснути функціональну клавішу F8, можна включити режим виділення, при цьому можна застосовувати для виділення тексту клавіші групи стрілок або Мишу. Щоб відмінити режим виділення, треба двічі клацнути на кнопці ВДЛ у рядку стану.

Спробуйте виділяти фрагменти тексту цієї лабораторної роботи, застосовуючи наведені вище способи.

Завдання 3. Застосуйте набуті теоретичні знання до виконання наступних завдань.

1. Створіть в своїй папці з ім’ям MS Word, яка є вкладеною папкою вашої папки на сервер, файл – документ  Microsoft Word, застосувавши описаний в завданні1 спосіб 5.

• змініть назву створеного файлу – замість назви, отриманої “по замовчуванню”, введіть Практ_ №9;

•  відкрийте створений файл.

2. Задайте параметри сторінки.

• Встановіть всі чотири поля (верхнє, нижнє, ліве та праве) рівними 2 сантиметрам.

• Встановіть розмір сторінки А4 210 х 297 мм, а її орієнтацію – книжкова.

3. Змініть шрифт та його розмір.

• Користуючись панеллю інструментів Форматирование, встановіть шрифт Courier New Cyr.

• Встановіть розмір шрифту 15.

• Кнопки жирний,  курсив   та підкреслений  шрифт повинні бути ненатиснуті.

6. Задайте спосіб вирівнювання тексту.

Призначення кнопок  - вирівнювання виділеного тексту, підведіть вказівник Миші до кожної кнопки і з’ясуйте спосіб вирівнювання тексту.

Задайте вирівнювання по ширині.

7. Перевірте правильність встановлення параметрів перевірки орфографії та граматики.

• Порівняйте встановлені в вашій програмі параметри перевірки з запропонованими у теоретичній частині вкладки Правописание.

• Встановіть українську мову перевірки.

8. Задайте час автозбереження документу – 10 хвилин.

• Встановіть цей параметр з меню Сервис /Параметры/ вкладка Сохранение/встановіть прапорець опції Автосохранение каждые../у списку вкажіть 10 хвилин.

9. Задайте режим перенесення слів.

• Меню Сервис/Расстановка переносов/у діалоговому вікні встановіть прапорець Автоматическая расстановка переносов/вкажіть ширину зони переносу 0,5см.

10. Задайте абзацний відступ 1,5 см (червоний рядок).

• Виконується за допомогою горизонтальної лінійки. Підведіть вказівник Миші до бігунка на лінійці, натисніть і утримуйте натиснутою ліву кнопку Миші, перемістіть повзунок у вказану позицію на лінійці.

11. Збережіть документ на диску у своїй папці MS Word.

12. Створіть елемент автозаміна з псевдонімом, що містить символи ваших ініціалів:

Ваше прізвище і ім’я, назва групи, назва курсу, назва факультету
У відкритому файлі, застосовуючи отримані знання і використовуючи створені елементи автотексту і автозаміни,  надрукуйте текст на тему „ Я – студент назва начального закладу”, нехай це буде заголовок тексту. Створіть 20 – 30  речень. Підпис – елемент створеної автозаміни.

13. Збережіть цю версію документа з нотаткою:1_варіант.

14. Перевірте правопис у документі української мови. Перегляньте результати перевірки та усуньте помилки у разі їх наявності.

• Для цього виділіть фрагмент тексту з помилкою, натисніть клавішу F7, у діалоговому вікні прийміть рішення стосовно виявлених помилок, або перевірте правильність встановленої для перевірки мови.

• Або відкрийте контекстне меню підкресленого і прийміть рішення.

15. Зніміть статистику з створеного документу: меню Сервіс èСтатистика.

16. Сфотографуйте вікно статистики і вставте у текстовий документ.

17. Збережіть нову версію документа з нотаткою: 2_варіант-зі_статистикою.

• Скільки слів, символів, абзаців та речень є у набраному тексті? 

Завдання 4. Складіть звіт. Захистіть виконану роботу.

Перелік питань до захисту практичної роботи

1. З яких елементів складається вікно програми МS Word ?

2. Які різновиди документів можна створювати в МS Word?

3. Що таке шаблон? Який шаблон використовують найчастіше в МS Word?

4. Які режими відображення документа існують в МS Word і яке їх призначення?

5. Як закрити вікно відкритого документа?

6. Яку стандартну назву має вікно програми?

7. Який стандартний вигляд має текстовий курсор?

8. Як мінімізувати вікно документа?

9. Як можна відмовитись від щойно зроблених змін?

10. Як увімкнути потрібну панель інструментів?

11. Яке призначення має меню Окно?

12. Як розділити поточне вікно на два вікна? З якою метою це потрібно робити?

13. Що таке абзац у текстовому документі?

14. Які панелі інструментів Вам відомі?

15. Яке призначення лінійки?

16. Як вимкнути панелі інструментів?

17. Як відкрити існуючий на жорсткому диску документ?

18. Як задати параметри сторінки?

19. Як задати розмір шрифту?

20. Як задати одиниці вимірювання на лінійці?

21. Як зберегти документ з новою назвою?

22. Чим відрізняється команда Сохранить від команди Сохранить как?

23. Як змінити тип (назву) шрифту?

24. Як задати режим перенесення слів?

25. Як задати мову для перевірки правопису?

26. Як виправити помилки, знайдені при перевірці правопису?

27. Як створити копію документу?

28. Як зберегти 2 версії документа?

29. Кожна версія документа зберігається в окремому файлі чи всі версії знаходяться в одному файлі?

30. Що таке статистика документа?

31. Як визначити кількість абзаців, речень, слів і букв у документі?

З повагою ІЦ "KURSOVIKS"!