Теоретична довідка до ПР 8 на тему Побудова інфологічної моделі бази даних та Створення таблиць бази даних

Теоретична довідка до ПР №8 Побудова інфологічної моделі бази даних. Створення таблиць бази даних

При розробці структури БД до уваги  треба брати такі фактори:

- база даних – це модель об’єкта, для якого вона розроблена, тому вона повинна точно і адекватно відображати всі його матеріальні та фінансові ресурси, а також зв’язки між ними;

- забезпечення виконання всіх необхідних робіт та видачі потрібних документів і звітів;

- особливості програмного середовища, в якому розробляється база даних. Як правило, відомі системи управління базами даних (СУБД) забезпечують виконання всіх потрібних функцій, однак кожна з них реалізована по-різному;

- максимальне використання стандартних програмних засобів, виготовлених висококваліфікованими програмістами;

- надійність збереження даних, запобігання втрат інформації (ураження вірусами, захист від несанкціонованого доступу та некваліфікованого користування, стан технічних засобів);

- вигідність обслуговування. На ведення БД повинно затрачатися якомога менше інтелектуальних та технічних ресурсів.

Постановка задачі

Побудувати працездатну базу даних Облік товару для вирішення облікової задачі, коли умовна фірма виробляє деяку продукцію, що реалізується зі складу. Слід забезпечити облік цієї продукції. До того ж у програмі потрібно друкувати накладні, звіти про залишки товару (у стислій та повній формі) і кошти, отримані від реалізації продукції та інформацію про боржників.

Аналіз предметної галузі

При роботі з базою даних Облік товару буде потреба у створенні наступних вихідних форм:

Створення інформаційної моделі бази даних (Визначення таблиць та їх структур)

Маючи ці вихідні форми, можна визначитися з необхідними таблицями бази даних та їх структурою. Структура кожної таблиці складається щонайменше з двох елементів - назви поля і типу даних у ньому. Бажано також додавати опис вмісту поля.

Для даної БД необхідно створити такі таблиці: Клієнти (Klienty), Товари (Tovary), Накладні надходжень (Nadhodjennya), Накладні витрат (Realizaciya), Рух товару (RuhTovary)

Структура таблиці Клієнти:

- Унікальний код клієнта - число;

- Назва фірми клієнта - текст;

- П.І.Б. представника фірми - текст;

- Номер телефону фірми - текст;

- Номер факсу - текст;

- Юридична адреса фірми - текст.

Структура таблиці Товари

- Унікальний код товару - число;

- Назва товарної групи – текст;

- Назва товару – текст;

- Додаткові відомості про товар  - великий текст;

Структура таблиці Накладні надходжень

- Номер накладної надходжень – текст;

- Дата операції –дата;

- Код клієнта – число;

- Відмітка про оплату - «да» або «ні»

Структура таблиці Накладні витрат

- Номер витратної накладної – текст;

- Дата операції - дата

- Код клієнта - число

- Відмітка про оплату - «да» або «ні»

Структура таблиці Рух товару

- Номер запису – число;

- Тип операції – «надходження» або «витрати»;

- Код товару – число;

- Кількість товару, який надійшов або був реалізований – число;

- Ціна за одиницю виміру товару – число;

- Номер накладної надходжень – текст;

- Номер витратної накладної – текст;

- Додаткова інформація - великий текст.

Створення логічної моделі бази даних (Встановлення зв’язків між таблицями)

Під час створення структури таблиць слід пам'ятати про необхідність встановлення зв'язків між ними, тобто про визначення того, як СУБД знов буде об'єднувати відомості з різних  таблиць. Для цього необхідно визначити тип відношення, тобто зв'язку, що встановлюється між спільними полями двох таблиць. Існують зв'язки з відношенням «один-к-одному», «один-ко-многим» і «многие-ко-многим». Після створення зв'язків можна формувати запити, форми і звіти для одночасного відображення відомостей з декількох таблиць.

Тип зв'язку залежить від способу визначення полів, що зв'язуються:

- відношення «один-ко-многим» створюється, коли одне з полів є полем первинного ключа або унікального індексу. Унікальний індекс - порядок роботи, визначений для поля зі значенням Да (Совпадения не допускаются) для властивості Индексированное поле(Indexed). При цьому введення до індексованого поля значень, що повторюються, неможливе. Для ключових полів унікальний індекс створюється автоматично.

У нашому прикладі зв'язки типу «один-ко-многим» будуть створені між таблицями Товари і Рух товару (по полю Код товару), Клієнти і Накладні надходжень (по полю Код клієнта), Клієнти і Накладні витрат (по полю Код клієнта);

- відношення «один-к-одному» створюється, якщо обидва поля, що зв'язуються, є ключовими або мають унікальні індекси.

У нашій базі даних такі відношення будуть встановлені між таблицями Рух товару і Накладні надходжень (по полю Номер накладної надходжень), Рух товару і Накладні витрат (по полю Номер витратної накладної)через те, що поля типу Номер накладної... є первинними ключами у таблицях  Накладні надходжень та Накладні витрат й унікальними індексами в таблиці Рух товару;

- відношення «многие-ко-многим» є комбінацією двох відношень «один-ко-многим» з третьою таблицею, первинний ключ якої складається з полів зовнішнього ключа двох інших таблиць.

Є можливість навіть зв'язати таблицю саму з собою. Це корисно, якщо слід створити поле підстановок зі значеннями з цієї ж таблиці.

В результаті проведеного аналізу  одержимо таку логічну модель нашої  бази даних:

Особливості СУБД Access 2010

Нова стартова сторінка. Зовнішній вигляд Access змінився повністю.

Знайомство з шаблонами

На стартовій сторінці пропонуються шаблони баз даних для завантаження.

При старті Access відображається нова стартова сторінка. Пропоновані шаблони орієнтовані на виконання ряду класичних завдань. Шаблони —це вже готові, орієнтовані на вирішення певного завдання бази даних, котрі можна завантажити і відразу використовувати. Вибір - клік мишкою — і все готово.

Знайомство з новим зовнішнім виглядом

Все, що необхідно, знаходиться перед користувачем. Нові назви елементів:

1 - Стрічка (Лента)

2 - Панель швидкого доступу

3 - Головне меню MS Access

4 - Область переходів

В області переходів відображається те, що використовується в поточний момент в базі даних. Таблиці, форми, звіти, запити — всі вони видимі тут, знаходяться під рукою під час роботи. А безпосередньо робота виконується за допомогою стрічки.

Робота зі стрічкою

На стрічці знаходиться все те, що необхідно користувачеві в першу чергу.

Стрічка — це значно більше, ніж новий зовнішній вигляд, вона є багаторічних удосконалень користувацького інтерфейсу. Розроблена з урахуванням потреб користувача, стрічка відображає засоби Access там, де їх можна відразу помітити без пошуку по всьому меню. І це робить роботу більш ефективною. Стрічка організована на основі стандартних дій. Кожна вкладка стрічки містить команди, необхідні для відповідної дії та об'єднані в логічні групи. Стрічка — це центр управління роботою в Access.

Настройка панелі швидкого доступу

У кожного є улюблені команди. Помістіть свої команди на панель швидкого доступу, і вони завжди будуть під рукою. Достатньо клікнути довільну команду правою кнопкою миші і обрати в контекстному меню пункт Добавить на панель швидкого доступу. Яка б вкладка не була відкрита, ці команди залишаться в зоні ближнього доступу, розміщені під стрічкою або над стрічкою.

Створення бази даних починається зі створення таблиць. Таблиці можна створювати в режимі Конструктора, в режимі майстра та в режимі Таблиць. Створення таблиць в режимі Конструктора здійснюється на спеціальному бланку

За вмістом поля (текст, число, логічні, дата, час) визначається тип даних. Можливі значення типів даних наведені в таблиці:

!Зміна типу поля після введення даних до таблиці зумовить їх перетворення при зберіганні таблиці, що триватиме досить довго. Несумісність існуючих даних з новим типом даних може призвести до втрати інформації.

Коли вказується тип даних Текстовый або Числовой, Access за замовчуванням встановлює розмір даних для цього поля в нижній частині вікна Конструктор таблиц. Наприклад, для текстового поля розмір визначається за замовчуванням в 50 символів, а для числового поля - через довге ціле. Максимальний розмір текстового поля - 255 символів.

Установки за замовчуванням не завжди зручні: якщо в текстовому полі зберігаються прізвища клієнтів, то навряд чи знадобиться для цього 50 символів, цілком вистачить і 20, інакше вже при 1000 клієнтів витрачається 30 000 зайвих байт дискового простору - (50 - 20) * 1000. Для великих баз даних, у яких розмір таблиць досягає 100 000 і більше записів, розмір марно витраченого простору стає критичним. Щоб змінити розмір поточного поля, слід внести зміни до властивостей у нижній частині вікна Конструктора.

Якщо  Тип данных має значення Числовой, то властивість Размер поля має такі допустимі  значення:

Перетворення більшого значення властивості Размер поля до меншого в таблиці, яка вже містить дані, може призвести до втрати даних. Наприклад, при зменшенні розміру текстового поля з 255 до 50 всі значення, довжина яких перевищує 50 символів, будуть урізані.

Дані в числовому полі, які виходять за межі діапазону, відповідного новому розміру поля, округлюються або замінюються порожніми значеннями. Наприклад, при заміні значення С плавающей точкой (4 байт) на Целое дробові числа будуть округлені до найближчого цілого числа, а значення поза діапазоном від -32 768 до 32 767 будуть перетворені в порожні значення.

У властивостях встановлюється і Формат поля, у якому будуть відображені дані полів з типом Числовой, Денежный, Дата/время або Логический.

При створенні структури таблиці слід дотримуватися такої послідовності:

1. У колонку Ім'я поля ввести назву першого поля таблиці (в нашому завданні це Назва фірми) і натиснути клавішу <ТаЬ> або <Enter>, щоб перемістити курсор у наступну колонку Тип данных. MS Access практично не накладає жодних обмежень на імена полів: вони можуть бути довжиною до 64 символів, поміж яких припустимі й пробіли. Але краще пробіл замінити на символ підкреслення. Враховуючи подальші можливі складнощі про роботі в середовищі VBA, бажано вводити імена полів латиницею. Можна надати полю ім'я   Накладні надходжень на нашому складі, але працювати з такими довгими іменами не зручно. Доцільним є правило, за яким ім'я поля має бути коротким та інформативним.

2. У колонці Тип данных натиснути кнопку розгортання списку, відкриється список доступних типів полів. Тут визначається, які дані зберігаються в полі: текст, число, логічні, дата, час тощо.

3. Натиснути клавішу <ТаЬ>. Курсор переміститься до колонки Описание.

4. Ввести чіткий стислий опис змісту поля, наприклад, найменування фірми-клієнта. При роботі з таблицею цей опис з'являтиметься в рядку стану і служитиме автоматичною довідкою, що значно підвищує зручність роботи з таблицею. 

5.  Далі слід натиснути клавішу <ТаЬ>. Курсор переміститься до колонки Имя поля в наступний рядок.

Повторюючи пункти 1-5, визначають всі поля майбутньої таблиці. Після цього закрити вікно бланку Конструктора. При зберіганні програма запропонує ввести до таблиці полеКод з унікальними значеннями (якщо це поле не було введено і визначено як ключове), яке і буде ключовим. Слід погодитися з MS Access і перейменувати поле в Код клієнта, щоб у подальшому відрізняти його від ключових полів інших таблиць. За замовчуванням ключовим полям надається тип даних Счетчик з порядковими цілими числами. Далі у  діалоговому вікні, що з'явиться, вказати ім'я таблиці.

Аналогічно слід створити структуру інших таблиць бази даних, використовуючи режим Конструктора та вказуючи послідовно імена полів, типи і розміри даних в них, їх формати тощо.

Типи відношень при зв'язуванні двох таблиць

Під час створення структури таблиць слід пам'ятати про необхідність встановлення зв'язків між ними, тобто про визначення того, як СУБД знов буде об'єднувати відомості з різних  таблиць. Для цього необхідно визначити тип відношення, тобто зв'язку, що встановлюється між спільними полями двох таблиць. Існують зв'язки з відношенням «один-к-одному», «один-ко-многим» і «многие-ко-многим». Після створення зв'язків можна формувати запити, форми і звіти для одночасного відображення відомостей з декількох таблиць.

Тип зв'язку залежить від способу визначення полів, що зв'язуються:

• відношення «один-ко-многим» створюється, коли одно з полів є полем первинного ключа або унікального індексу. Унікальний індекс - порядок роботи, визначений для поля зі значенням Да (Совпадения не допускаются) для властивості Индексированное поле(Indexed). При цьому введення до індексованого поля значень, що повторюються, неможливе. Для ключових полів унікальний індекс створюється автоматично.

• відношення «один-к-одному» створюється, якщо обидва поля, що зв'язуються, є ключовими або мають унікальні індекси.

• відношення «многие-ко-многим» є комбінацією двох відношень «один-ко-многим» з третьою таблицею, первинний ключ якої складається з полів зовнішнього ключа двох інших таблиць.

Є можливість навіть зв'язати таблицю саму з собою. Це корисно, якщо слід створити поле підстановок зі значеннями з цієї ж таблиці.

Порядок встановлення відношень «один-ко-многим» та «один-к-одному» у базі даних Облік товару:

1. На стрічці у закладинці Работа с базой данних знаходимо Схема данных, після чого на екрані з'явиться вікно схеми даних, а в рядку меню - новий пункт Связи.

2. Вибираємо  таблиці, що використовуються для зв'язків.

3. За допомогою миші послідовно обрати таблиці, між якими будуть встановлюватися зв'язки, натискуючи кнопку Добавить.

4. По завершенню клацнути на кнопці Закрыть у вікні додавання таблиць. Наприклад, обрати дві таблиці для встановлення зв'язку Товари і Рух товарів.

5. У вікні кожної з них прокрутити список полів так, щоб було видно обидва поля, що зв'язуються.

6. У першій таблиці встановити курсор миші на полі Код товару - первинному ключі.

7. Утримуючи ліву кнопку, перемістити курсор миші, який набув вигляду прямокутника, до поля Код товару у таблиці Рух товарів - зовнішнього ключа.

8. Коли курсор опиниться над цим полем, звільнити ліву кнопку миші.

9. На екрані з'явиться вікно Изменение связей для визначення зв'язку, що встановлюється.

10. Переконатися, що імена таблиць і полів вказані правильно, після цього клацнути на кнопці Создать. На екрані зв'язок буде відображено лінією.

Щоб визначити зв'язок між іншими двома таблицями, слід повторити пункти 5-10, доки не будуть встановлені всі необхідні зв'язки. Наприкінці буде отримана Схема данных, але поки на графічному зображенні зв'язків немає жодних ознак типу відношення:

Цілісність даних. Цілісність даних - система правил у MS Access для підтримки зв'язків між записами у зв'язаних таблицях, а також для забезпечення захисту від випадкового вилучення або зміни зв'язаних даних.

Встановити цілісність даних можна, якщо виконані такі умови:

• зв'язане поле головної таблиці є ключовим полем або має унікальний індекс.

• Головна таблиця - таблиця на боці «один» при зв'язуванні двох таблиць з відношенням «один-ко-многим». У прикладі головними таблицями є Товари, Клієнти;

• зв'язані поля мають однаковий тип даних. Тут є й винятки. Так, поле типу Счетчик може бути зв'язане з числовим полем, властивість якого Размер поля (FieldSize) має значення Длинное целое;

• обидві таблиці належать до однієї бази даних MS Access; для визначення цілісності даних ця БД має бути відкрита.

Для встановлення цілісності слід:

• установити покажчик миші на графічному зображенні одного із зв'язків між таблицями на Схеме данных;

• виконати пункти меню Связи\Изменить связь;

• встановити  прапорець біля опції Обеспечение целостности связи.

Виконавши послідовно такі дії для усіх зв'язків, отримаємо подану нижче схему даних із позначками 1 і ∞ на кінцях графічних зображень зв'язків. Позначка 1 визначає таблицю з боку «один», ∞ - таблицю з боку «много».

За встановлення цілісності даних неможливо:

• ввести до поля зовнішнього ключа зв'язаної таблиці значення, якого немає в ключовому полі головної таблиці;

• вилучити запис з головної таблиці, якщо існують зв'язані з ним записи у підпорядкованій таблиці з боку «много». Наприклад, неможливо вилучити запис із таблиці Товари, якщо в таблиці Рух товарів є записи з відомостями про цей товар;

• змінити значення первинного ключа в головній таблиці, якщо існують записи, зв'язані з цим записом. Якщо в головній таблиці ключовим полем є поле типу Счетчик, зміни первинного ключа взагалі неможливі. Якби в нашому прикладі поле Код товару в таблиці Товари мало тип даних Числовой, а не Счетчик, неможливо було б змінити значення коду за умови існування в таблиці Рух товарів записів зі згадкою про такий товар.

Каскадне оновлення і вилучення даних у зв'язаних таблицях

Для зв'язаних таблиць, для яких встановлена цілісність даних, можна визначити, чи слід автоматично виконувати операції каскадного оновлення зв'язаних полів і каскадного вилучення зв'язаних записів. Якщо в діалоговому вікні Изменение связи встановити  прапорець біля відповідних опцій Каскадное обновление связанных полей та Каскадное удаление связанных записей, стануть можливими ті операції, які інакше заборонені умовами цілісності даних. Щоб все ж таки існувала цілісність даних при вилученні записів чи редагуванні значень первинного ключа в головній таблиці, необхідні зміни автоматично вносяться й до зв'язаних таблиць.

Якщо при визначенні зв'язку між двома таблицями встановити  прапорець Каскадное обновление связанных полей, будь-яка зміна у значенні первинного ключа головної таблиці призведе до автоматичного оновлення відповідних значень в усіх зв'язаних записах. MS Access виконує каскадне оновлення без попереджувальних повідомлень.

Якщо ж встановити  прапорець Каскадное удаление связанных записей, будь-яке вилучення запису в головній таблиці призведе до автоматичного вилучення зв'язаних записів у підпорядкованій таблиці. Так, у нашому прикладі при вилученні з таблиці Клієнти запису про певного клієнта будуть автоматично вилучені всі зв'язані записи, наприклад, у таблиці Реалізація. Якщо записи вилучаються при встановленому прапорці Каскадное удаление связанных записей, MS Access виводить попередження про можливість вилучення зв'язаних записів.

Теоретична довідка до ПР №9 Створення структури таблиць

Після створення структури таблиць і встановлення зв'язків між ними можна вводити дані: клацнувши мишею у вікні БД на назві певної таблиці, відкрити порожній табличний бланк, куди послідовно ввести вхідні дані.

Об'єкти бази даних Access можна експортувати в зовнішні файли багатьох форматів. Для цього при відкритому об'екті необхідно обрати меню.

Виконавши вимоги майстра, отримуємо вихідний html-файл.

Теоретична довідка до ПР №10 Формування запитів. Запити на вибірку

За допомогою запитів можна проглядати, аналізувати і змінювати дані з декількох таблиць. Вони також використовуються як джерело даних для форм і звітів. Найчастіше використовується запит на вибірку. При його виконанні дані, які задовольняють умовам відбору, вибираються з однієї або декількох таблиць чи інших запитів і виводяться у певному порядку на екран монітора. Більш складними вважаються запити на оновлення даних полів, створення нової таблиці, додавання записів, їх вилучення в таблицях. Останні запити призначені для внесення значних змін до відомостей баз даних.

Щоб спростити створення запитів, слід користуватися Мастером запросов. Цей програмний засіб автоматично виконує основні дії залежно від відповідей користувача на певні запитання в діалогових вікнах. Мастер запросов можна також використовувати для швидкого створення структури запитів, а потім для їх настроювання переключатися до режиму Конструктора запитів.

Мастер запросов на вибірку використовується для створення запитів для відтворення даних з полів однієї або декількох таблиць або запитів. За допомогою того ж майстра можна розраховувати суми, середні для усіх записів або їх певних груп, знаходити максимальне і мінімальне значення в полі тощо. Відтворення записів можна обмежити, встановивши прості або складні умови відбору.

Процес створення запиту можна розбити на кроки, на яких, зокрема, визначаються:

• поля, які повинні бути включені до запиту;

• порядок сортування, або упорядкування, даних;

• умови відбору, які мають бути використані в запиті.

Покрокові інструкції зі створення за допомогою Мастера запросов звичайного запиту на вибірку Клієнти, що відображає усі записи таблиць Клієнти і Реалізація за полями Код клієнта, НазвФірми, Телефон, №НаклВитратп, Дата, Відмітка про оплату

1. у вікні бази даних перейти до стрічки створення, обрати Мастер запросов;

2. у діалоговому вікні Новый запрос вибрати майстра Простой запрос;

3. натиснути кнопку <ОК>;

4. вказати ім'я таблиці або запиту, на якому має базуватися створюваний запит, а потім вибрати поля, з яких відбираються дані. Спочатку слід вказати на таблицю Клієнти і вибрати з неї поля Код клієнта, НазвФірми, Телефон;

5. якщо необхідно, вказати додаткові таблиці або запити, а потім вибрати з них поля. Повторювати ці дії доти, доки не будуть відібрані всі необхідні поля. Скажімо, у нашому прикладі слід вказати додатково на таблицю Реалізація і відібрати поля №НаклВитрат, Дата, Відмітка про оплату;

6. якщо серед вибраних до запиту полів є числові, для них можна розрахувати підсумки за функціями SUM(), AVG(), MAX(), MIN() й іншими, а також підрахувати загальну кількість записів, які запит виведе на екран. Доступ до цих дій можна отримати, натиснувши в діалоговому вікні кнопку Итоги. Якщо числових полів у запиті немає, таке діалогове вікно в Мастере запросов не з'явиться;

7. в останньому діалоговому вікні користувачеві пропонується надати ім'я запиту, у нашому прикладі - Klienti, і вибір: виконати запит чи переглянути його структуру в режимі Конструктора запросов.

Увага! У базі даних не можна, щоб різні об'єкти - таблиці, запити, форми тощо - мали однакові назви.

Результати запиту на вибірку виводяться на екран у вигляді таблиці.

Якщо одержаний запит не відповідає вимогам користувача, можна знову звернутися до Мастера запросов або внести зміни до запиту в режимі Конструктора запросов.

Перейти до режиму можна, обравши запит Klienti на вкладці Запросы у вікні відкритої бази даних натиснувши кнопку Конструктор на панелі інструментів вікна.

При залученні до запиту інформації декількох таблиць або запитів слід переконатися на Схеме данных чи в Конструкторе запросов, що списки їхніх полів з'єднані лінією об'єднання, що дозволяє MS Access визначити його тип. Якщо користувачем раніше вже були створені зв'язки між таблицями, то в бланку Конструктора запросов при підключенні інформації додаткових таблиць до запиту лінії об'єднання виводяться на екран автоматично. Якщо встановлений режим цілісності даних, то над лінією об'єднання відображається цифра 1 з боку головної таблиці і знак ∞ з боку підпорядкованої таблиці.

Розрахункові поля

У режимі Конструктора запросов можна доповнити запит розрахунковими полями та сформованими користувачем умовами відбору окремих записів таблиць.

Створивши заздалегідь запит на вибірку Рух товарів з усіма полями однойменної таблиці, слід сформувати розрахункове поле Вартість та вибрати записи для товарів, вартість партії яких перевищує 50 000 грн. Для цього:

• у вікні відкритої БД до стрічки створення, обрати запит Рух товарів, натиснути кнопку Конструктор. З'явиться вікно, у верхній частині якого відображена структура таблиці Рух товарів. Нижня частина - бланк запиту - містить опис запиту в табличній формі. Кожний стовпчик у ньому відповідає одному полю. Рядки Поле та Имя таблицы мають списки, що випадають, за допомогою яких і визначають потрібні для запиту поля;

• для створення розрахункового поля Вартість слід:

• встановити курсор у бланку запиту після поля Ціна, вставити порожній стовпчик через пункти меню Вставка\Столбцы та натиснути піктограму Построитель выражений на панелі інструментів;

• у полі Построителя выражений набрати розрахунковий вираз: =[Ціна]*[ Кількість], для цього:

- вибрати в переліку полів, вибраних до запиту, поле Ціна та натиснути кнопку Вставить;

- натиснути кнопку знака множення у вікні Построителя выражений;

- вибрати в переліку полів запиту Кількість та натиснути кнопку Вставить;

- натиснути <ОК>.

• У бланку запиту замість слова Выражение!, запропонованого програмою для підпису розрахункового поля, ввести Вартість;

• наприкінці сформувати умову відбору окремих записів, заповнивши рядок Условия отбора для стовпчика Вартість умовою > 50 000.

Для перегляду створеного запиту достатньо переключити режим його перегляду за допомогою кнопки зі списком Вид на панелі інструментів Конструктора запросов.

Запити з параметрами

Запит з параметрами - це запит, при виконанні якого в діалоговому вікні відображається пропозиція для користувача ввести певні дані, наприклад, умову для повернення записів з таблиць чи інших запитів. Можна розробити запит, що виводить пропозицію на введення декількох одиниць даних, наприклад, двох дат. Потім СУБД поверне всі записи, які відповідають інтервалу часу між цими датами.

Запити з параметрами є гнучким універсальним засобом виведення різних записів таблиць чи інших запитів, кожного разу інших, за умовами, що вводяться користувачем у діалоговому вікні запрошення.

Запити з параметрами також зручно використовувати як основу для форм, звітів і сторінок доступу до даних. Наприклад, на базі запиту з параметрами можна створити звіт про рух товарів за певні періоди часу. При роздрукуванні цього звіту MS Access виводить на екран запрошення ввести початок і кінець періоду, рух товарів за який має бути наведений у звіті. Після введення цих даних MS Access виконає роздрукування відповідного звіту.

Наприклад, слід створити запит з параметрами, що виводить записи про оплачену реалізацію за певний період з усіма полями таблиці Реалізація бази даних Облік товарів. Дати початку і кінця періоду повинні вводитися під час виконання запиту у вигляді параметру. Послідовність дій:

• створити запит у режимі Мастера запросов, включивши всі поля таблиці Реалізація. Дати запиту назву Oplaty_realizacii (Оплачена реалізація);

• відкрити запит у режимі Конструктора запросов. У рядку Условие отбора для поля Відмітка про оплату ввести умову True (Истина), тобто дати завдання програмі виводити запити з встановленим  прапорцем у полі;

• у рядку Условие отбора для поля Дата, у якому відображаються дати, ввести запрошення такого вигляду [Введіть дату початку періоду:] і [Введіть дату кінця періоду:], щоб визначити межі діапазону значень, об'єднані операторами BETWEEN (укр. - «між») і AND (укр. - «і»);
  

• переглянути запит у режимі таблиці.

Таким чином, у цьому прикладі параметр для одного поля складений з двох частин за допомогою з'єднувального оператора AND.

У найпростішому запиті з одним параметром для обраного для параметру поля слід ввести за рядком Условие отбора вираз з текстом запрошення у квадратних дужках. Наприклад, у запиті з параметром, який має вивести записи таблиці Рух товарів із записами для товарів, ціна яких менше визначеного рівня, у полі Ціна за рядком Условие отбора вводиться вираз: <[Введіть рівень цін у гривнях:].

Якщо створюється запит з декількома параметрами, для кожного поля, що буде використовуватися як параметр, слід ввести до рядку Условие отбора окремий вираз з текстом пропозиції у квадратних дужках. Наприклад, для виведення відомостей про великі партії дешевих товарів можна ускладнити попередній запит другим параметром, якщо для поля Кількість сформувати параметр: >[Введіть кількість партії товарів:].

Корисним є використання параметрів із символами підстановки. Для кожного поля, яке буде застосовуватися як параметр, слід вводити до рядка Условие отбора вираз з текстом запрошення у квадратних дужках. Щоб запитати у користувача один чи декілька знаків для пошуку записів, що починаються з цих знаків або містять їх, слід створити запит з параметрами, який використовує оператор LIKE, і знак підстановки «зірочка» - *.

Наприклад, наступний вираз виконує пошук клієнтів у таблиці Клієнти, назви яких починаються з введеної користувачем у вікні запрошення літери:

LIKE [Введіть першу літеру назви клієнта: ] та при введенні запиту використати знак «*» після введення першого символ

Теоретична довідка до ПР №11 Формування запитів - дій. Запити на зміну

 Існує 4 типи запитів на зміни:

• для створення нової таблиці;

• для оновлення даних полів: використовується для швидкого оновлення великого масиву даних;

• для добавлення записів до таблиці;

• для вилучення записів з таблиці.

Через те, що запити на зміни здатні внести значні корективи до відомостей бази даних, рекомендується:

• якщо не впевнені в результаті, зробити копію своїх таблиць під іншим ім'ям;

• створити запит на вибірку, перш ніж намагатися вирішити завдання за допомогою запитів на зміни;

• виконувати команди Вид\Режим таблицы для попереднього перегляду дії запиту на зміни, перш ніж виконати команди Запрос\3апуск (запиту на зміни), що призведе до незворотних результатів.

Запит на створення нової таблиці БД

Наприклад, слід підготувати за даними БД запит на створення нової таблиці, яка покаже список усіх клієнтів за певним параметром. Для цього:

• відкрити БД;

• створити новий запит;

• у діалоговому вікні Добавление таблицы вибрати таблицю Кліентів, клацнути на кнопці Добавить, а після цього - на кнопці Закрыть;

• клацнути на стрілці списку, що розгортається, біля кнопки Тип запроса на панелі інструментів. Слід виконати команду Создание таблицы, ввести ім'я таблиці, наприклад, Нові кліенти, натиснути кнопку <ОК>;

• вибрати необхідні поля таблиці Кліентів;

• вказати необхідні параметри відбору;

• клацнути на кнопці Запуск на панелі інструментів. Якщо на екрані з'явиться діалогове вікно з повідомленням «В новую таблицю будет помещено следующее число записей: ##», клацнути на кнопці Да, щоб виконати запит;

• закрити вікно бланка запиту. Зберегти запит під обраним ім'ям. Результати запиту - у таблиці Новые клиенты;

• переглянути результати.

У цьому разі запит утворює нову таблицю даних, на відміну від традиційного способу, коли таблиці формуються користувачем.

Запит на оновлення поля таблиці. Наприклад, слід додати нове поле Податки до таблиці Нових клієнтів, що створений запитом на створення таблиці з попереднього прикладу, потім ввести його певне значення і поновити його значення на інше для певних клієнтів.

Запит на добавлення записів до таблиці. Наприклад, слід додати записи про клієнтів з певної фірми у таблиці Кліентів до таблиці Нових кліентів.

Запит на вилучення записів таблиці. Наприклад, слід вилучити записи про певних клієнтів з таблиці Нових кліентів.

Теоретична довідка до ПР №12 Форми в СУБД Access. Методи розробки форм в СУБД Access

Форма - це об'єкт бази даних, якому можна використати для уведення, зміни або відображення даних з таблиці або запиту. Форми можуть застосовуватися для керування доступом до даних: з їхньою допомогою можна визначати, які поля або рядки даних будуть відображатися. Наприклад, деяким користувачам досить бачити лише кілька полів великої таблиці. Якщо надати їм форму, що містить тільки потрібні їм поля, це полегшить для них використання бази даних. Для автоматизації часто виконуваних дій у форму можна додати кнопки й інші функціональні елементи.

Форми можна розглядати як вікна, через які користувачі можуть переглядати й змінювати базу даних. Раціонально побудована форма прискорює роботу з базою даних, оскільки користувачам не потрібно шукати те, що їм потрібно. Зовні приваблива форма робить роботу з базою даних більше приємної й ефективної, крім того, вона може допомогти в запобіганні невірного уведення даних. В Microsoft Office Access передбачені нові засоби, що допомагають швидко створювати форми, а також нові типи форм і функціональні можливості, завдяки яким база даних стає більше практичною.

Створення форми за допомогою інструмента «Форма»

За допомогою інструмента «Форма» можна створити форму одним щигликом миші. При використанні цього засобу всі поля базового джерела даних розміщаються у формі. Можна відразу ж почати використання нової форми або при необхідності змінити її в режимі макета або конструктора.

Використання інструмента «Форма» для створення нової форми

1. В області переходів клацніть таблицю або запит з даними, які повинні відображатися у формі.

2. На вкладці Створення в групі Форми виберіть команду Форма.

Додаток Access створить форму й відобразить її в режимі макета. У режимі макета можна внести зміни в структуру форми при одночасному відображенні даних. Наприклад, при необхідності можна настроїти розмір полів відповідно до даних.

Якщо Access виявляє одну таблицю, зв'язану відношенням «один-ко-многим» з таблицею або запитом, що використався для створення форми, Access додає таблицю даних у форму, засновану на зв'язаній таблиці або запиті. Наприклад, якщо створюється проста форма, заснована на таблиці «Співробітники», і між таблицями «Співробітники» й «Замовлення» визначене відношення «один-ко-многим», те в таблиці даних будуть відображатися всі записи таблиці «Замовлення», що ставляться до поточного запису співробітника. Якщо таблиця даних у формі не потрібна, її можна видалити. Якщо існує кілька таблиць, зв'язаних відношенням «один-ко-многим» з таблицею, що використалася для створення форми, то Access не додає таблиці даних у форму.

Створення розділеної форми за допомогою інструмента «Розділена форма»

Розділена форма - це нова можливість в Microsoft Office Access, що дозволяє одночасно відображати дані у двох поданнях - у режимі форми й у режимі таблиці.

Ці два подання пов'язані з тим самим джерелом даних і завжди синхронізовані один з одним. При виділенні поля в одній частині форми виділяється те ж поле в іншій частині. Дані можна додавати, змінювати або видаляти в кожній частині форми (за умови, що джерело записів допускає відновлення, а параметри форми не забороняють такі дії).

Робота з розділеною формою дає переваги обох типів форми в одній формі. Наприклад, можна скористатися табличною частиною форми, щоб швидко знайти запис, а потім переглянути або змінити запис в іншій частині форми.

Щоб створити розділену форму за допомогою інструмента «Розділена форма», треба виконати наступні дії.

1. В області переходів клацніть таблицю або запит з даними, які повинні відображатися у формі, або відкрийте таблицю або запит у режимі таблиці.

2. На вкладці Створення в групі Форми клацніть Розділити форму.

Додаток Access створить форму й відобразить її в режимі макета. У режимі макета можна внести зміни в структуру форми при одночасному відображенні даних. Наприклад, при необхідності можна настроїти розмір полів відповідно до даних.

Створення форми, у якій відображається кілька записів за допомогою інструмента «Кілька елементів»

У формі, створеної за допомогою засобу «Форма», одночасно відображається тільки один запис. Якщо потрібна форма, у якій відображається відразу кілька записів, і при цьому потрібні більше широкі можливості настроювання, чим у таблиці, можна скористатися інструментом «Кілька елементів».

1. В області переходів клацніть таблицю або запит з даними, які повинні відображатися у формі.

2. На вкладці Створення в групі Форми клацніть Кілька елементів.

Додаток Access створить форму й відобразить її в режимі макета. У режимі макета можна внести зміни в структуру форми при одночасному відображенні даних. Наприклад, можна настроїти розмір полів відповідно до даних.

Створена за допомогою інструмента «Кілька елементів» форма зовні нагадує таблицю. Дані розташовані в рядках і стовпцях, і одночасно відображається кілька записів. Однак форма «Кілька елементів» надає більше можливостей настроювання, ніж таблиця. Наприклад, до неї можна додавати графічні елементи, кнопки й інші елементи керування.

Створення форми за допомогою майстра форм

Для одержання більшої волі вибору полів, відображуваних на формі, замість згаданих вище інструментів можна скористатися майстром форм. Крім того, можна вказати спосіб угруповання й сортування даних, а також включити у форму поля з декількох таблиць або запитів, за умови, що заздалегідь задані відносини між цими таблицями й запитами.

1. На вкладці Створення в групі Форми клацніть Інші форми, а потім у списку клацніть пункт Майстер форм

2. Додержуйтеся інструкцій на сторінках майстра форм.

ПРИМІТКА. Для додавання до форми полів з декількох таблиць або запитів не натискайте кнопки Далі або Готово після вибору полів з першої таблиці або запиту на першій сторінці майстра форм. Повторіть кроки для вибору іншої таблиці або запиту й клацніть всі додаткові поля, які потрібно включити у форму. Для продовження натисніть кнопку Далі або Готово.

3. На останній сторінці натисніть кнопку Готово.

Створення форми за допомогою інструмента «Порожня форма»

Якщо майстер або інструменти для створення форм не підходять, можна скористатися інструментом «Порожня форма», щоб створити форму. У такий спосіб можна дуже швидко побудувати форму, особливо якщо в ній буде лише кілька полів.

1. На вкладці Створення в групі Форми клацніть Порожня форма Access відкриває порожню форму в режимі макета й відображає область Список полів.

2. В області Список полів клацніть знак плюс (+) поруч із таблицею або таблицями, що містять поля, які потрібно включити у форму.

3. Щоб додати поле до форми, двічі клацніть його або перетягнете його на форму. Щоб додати відразу кілька полів, клацніть їх послідовно, утримуючи натиснутої клавішу CTRL. Потім перетягнете обрані поля на форму.

ПРИМІТКА. Порядок таблиць в області Список полів може змінюватися залежно від того, яка частина форми обрана в даний момент. Якщо не вдається додати поле у форму, спробуйте вибрати іншу частину форми та повторити спробу.

Користуючись інструментами групи Елементи керування на вкладці Форматування, можна додати у форму емблему компанії, заголовок, номери сторінок або дату й час.

4. Якщо потрібно додати до форми велика кількість елементів керування, треба переключитися в режим Конструктора, клацнувши форму правою кнопкою миші й потім вибравши пункт Конструктор  . Потім можна скористатися інструментами в групі Елементи керування на вкладці Конструктор.

Елементи керування

Елементами керування називаються поліпшуючий інтерфейс користувача об'єкти, які використаються для відображення даних або виконання інших дій і дозволяють переглядати дані й працювати з ними, наприклад написи й малюнки. Найбільше часто використовуваний елемент керування - поле. Крім того, використаються такі елементи керування, як напису, прапорці й елементи керування підлеглих форм і звітів.

Елементи керування можуть бути приєднаними, вільними та обчислювальними.

Приєднаний елемент керування — елемент керування, джерелом даних якого служить поле таблиці або запиту, називається приєднаним елементом керування. Приєднаний елемент керування служить для відображення значень полів бази даних. Значення можуть бути текстовими, числовими, логічними, датами, малюнками або діаграмами

Вільні елементи керування — елементи керування, що не мають джерела даних (наприклад, полючи або вираження). Вільні елементи керування використаються для виводу на екран відомостей, ліній, прямокутників і малюнків. Прикладом вільного елемента є напис, що відображає заголовок форми.

Елементи керування, що обчислюють - елементи керування, джерелом даних яких є вираження, а не поле. Для завдання значення, що повинне втримуються в такому елементі керування, необхідно задати вираження, що служить джерелом даних елемента. Вираження — це сполучення операторів (таких як = й +), імен інших елементів керування, імен полів, функцій, що повертають єдине значення, і констант. Наприклад, у наступному виразі ціна виробу розраховується з 25% знижкою шляхом множення значення поля «Ціна за одиницю» на константу (0,75).    = [Ціна за одиницю] * 0,75

У виразі можуть використовуватися  поля з базової таблиці або запиту форми або дані з іншого елемента керування форми.

При створенні форми рекомендується спочатку додати й розмістити всі приєднані елементи керування, особливо якщо вони переважають у формі. Потім можна додати вільні й обчислювальні елементи за допомогою інструментів групи Елементи керування вкладки Конструктор у режимі конструктора.

Елемент керування приєднується до поля шляхом вказівки поля, з якого цей елемент керування одержує дані. Щоб створити елемент керування, приєднаний до обраного поля, перетягніть поле з області Список полів у форму. В області Список полів відображені поля базової таблиці або запиту. Для відображення області Список полів натисніть сполучення клавіш ALT+F8 або на вкладці Конструктор у групі Сервіс натисніть кнопку Додати існуючі поля. При подвійному клацанні поля в області Список полів Access додає для цього поля елемент керування відповідного типу у форму.

Як альтернатива можна приєднати поле до елемента керування, увівши ім'я поля в самому елементі керування або вказавши його як значення властивості Дані (Control Source) у вікні властивостей елемента керування. У вікні властивостей визначаються характеристики елемента керування, наприклад ім'я, джерело даних і формат. Щоб відкрити вікно властивостей, натисніть клавішуF4.

Використання області Список полів — найкращий спосіб створити приєднаний елемент керування по двох причинах.

Приєднане текстове поле має пов'язану з ним напис, і цим написом за замовчуванням стає ім'я поля (заголовок, певний для цього поля в базовій таблиці або базовому запиті), тому вводити текст цього заголовка не потрібно.

Додаток Access автоматично набудовує багато властивостей елемента керування, присвоюючи їм значення у відповідності із властивостями поля в базовій таблиці або запиті (наприклад, із властивостями Формат (Format), Число десяткових знаків (Decimal Places) і Маска уведення (Input Mask)).

Якщо у формі вже є вільний елемент керування, якому необхідно зв'язати з полем, задайте ім'я поля як значення властивості Дані (Control Source) цього елемента керування. Для одержання додаткових відомостей про властивість Дані (Control Source) натисніть клавішу F1, установивши курсор у список, що розкривається, властивості.

Макети елементів керування

Макети елементів керування - це напрямні, по яких вирівнюються елементи по вертикалі й горизонталі для однакового оформлення форми. Можна представити макет елемента у вигляді таблиці, у кожному осередку якої втримується елемент. Наступні процедури показують, як додати, видалити або переставити елементи в макетах елементів.

Макети елементів керування мають два різновиди: табличний макет і макет у стовпчик.

У табличних макетах елементи розташовані по рядках і стовпцям, як в електронній таблиці, з написами вгорі. Табличні макети елементів завжди охоплюють два розділи форми; розділ з написами завжди розташований вище розділу з елементами.

У макетах у стовпчик елементи розташовуються по вертикалі, як на паперовому бланку, з написом ліворуч від кожного елемента. Макети в стовпчик завжди втримуються усередині одного розділу форми.

У формі може бути кілька макетів елементів керуванню обох типів. Наприклад, один табличний макет для створення рядка даних для кожного запису, і внизу один або кілька макетів у стовпчик для додаткових даних з того ж запису.

Створення нового макета елемента керування

Access автоматично створює макети в стовпчик у наступних випадках.

При створенні нової форми натисканням кнопки Форма  у групі Форми на вкладці Створення.

При створенні нової форми натисканням кнопки Порожня форма в групі Форми на вкладці Створення, з наступним перетаскуванням поля з області Список полей в форму.

В існуючій формі можна створити новий макет елемента керування в такий спосіб.

1. Виберіть елемент керування, якому потрібно додати до макета.

2. Якщо потрібно додати інші елементи керування в той же макет, виберіть ці елементи, утримуючи натиснутої клавішу SHIFT.

3. Виконаєте одну з наступних дій:

На вкладці Впорядкувати в групі Макет елемента керування натисніть кнопку Табличний    або в  стовпчик  

Клацніть правою кнопкою миші обраний елемент або елементи, наведіть покажчик на Макет і виберіть пункт Табличний    або в  стовпчик  

Access створює макет елемента керування й додає в нього обрані елементи керування.

Перемикання макета елемента від табличного до макета в стовпчик або навпаки

Перемикання типу всього макета.

Виберіть макет елемента, клацнувши жовтогарячу область виділення макета в лівому верхньому куті макета. При цьому вибираються всі осередки макета.

Виконаєте одну з наступних дій.

• На вкладці Впорядкувати в групі Макет елемента керування клацніть потрібний тип макета

• Клацніть макет елемента правою кнопкою миші, наведіть покажчик на Макет і потім виберіть потрібний тип макета.

Access перебудовує елементи керування відповідно до обраного типу макета.

Режим макета й режим конструктора

Режим макета Режим макета являє собою найбільш наочний режим для зміни форм. Його можна використати для внесення практично будь-яких змін у форму в Office Access. У режимі макета форма фактично виконується, тому можна переглядати дані майже в такому виді, у якому вони відображаються в режимі форми. Але в цьому ж режимі можна змінювати й структуру форми. Оскільки при внесенні змін можна переглядати дані, у цьому режимі дуже зручно задавати розміри елементів керування й виконувати інші завдання, пов'язані із зовнішнім виглядом і зручністю форми.

Деякі завдання неможливо виконати в режимі макета; у цьому випадку необхідно перемкнутися в режим конструктора. У певних випадках в Access відображається повідомлення про те, що для внесення змін варто перемкнутися в режим конструктора.

Режим конструктора Режим конструктора дозволяє більш докладно переглянути структуру форми. Можна переглядати розділи колонтитулів і даних форм. У цьому режимі форма не виконується, тому при внесенні змін неможливо переглядати базові дані. Однак деякі завдання зручніше виконувати в режимі конструктора, а не макета, зокрема наступні:

Додавати у форму різні елементи керування, такі як написи, малюнки, лінії й прямокутники.

Змінювати джерело елемента керування «Поле» безпосередньо в поле без використання вікна властивостей.

Змінювати розміри розділів форми, таких як «Заголовок форми» або «Область даних».

Змінювати властивості форми, які недоступні для зміни в режимі макета (наприклад, Подання за замовчуванням (Default View) або Режим форми (Allow Form View)).

Доробка форми в режимі макета

Створивши форму, можна легко доробити її в режимі макета. Орієнтуючись на фактичні дані форми, можна змінити розташування елементів керування й підібрати їхні розміри. Можна додати у форму нові елементи керування, а також задати властивості форми й вхідних у неї елементів керування.

Щоб переключитися в режим макета, клацніть правою кнопкою миші ім'я форми в області переходів і виберіть команду Режим макета . Форма буде відкрита в режимі макета.

Змінити властивості форми, її розділів і вхідних у неї елементів керування можна за допомогою вікна властивостей. Для відображення вікна властивостей натисніть клавішу F4.

З області Список полів можна додати в макет форми поля базової таблиці або базового запиту. Для відображення області Список полів виконаєте одну з наступних дій.

На вкладці Форматування в групі Елементи керування виберіть команду Додати існуючі поля

Натисніть сполучення клавіш ALT+F8.

Можна перетягнути поля безпосередньо з області Список полів у форму.

Щоб додати одне поле, двічі клацніть його або перетягнете його з області Список полів у той розділ форми, де воно повинне відображатися.

Щоб додати відразу кілька полів, клацніть їх послідовно, утримуючи натиснутої клавішу CTRL. Потім перетягнете обрані поля у форму.

Доробка форми в режимі конструктора

Доробити форму можна також у режимі конструктора. Можна додати у форму нові елементи керування й поля, розмістивши їх на сітці макета. Вікно властивостей дозволяє за допомогою зміни безлічі властивостей форми настроїти її зовнішній вигляд.

Щоб переключитися в режим конструктора, клацніть правою кнопкою миші ім'я форми в області переходів і виберіть команду Конструктор  . Форма буде відображена в режимі конструктора.

Змінити властивості форми, її розділів і вхідних у неї елементів керування можна за допомогою вікна властивостей. Для відображення вікна властивостей натисніть клавішу F4.

Додавання елементів керування у форму

Деякі елементи керування створюються автоматично, наприклад, приєднаний елемент керування, створюваний при додаванні у форму поля з області Список полів. У режимі конструктора можна створити безліч інших елементів керування за допомогою інструментів групи Елементи керування на вкладці Конструктор.

ПРИМІТКА. Багато інструментів у групі Елементи керування доступні тільки тоді, коли форма відкрита в режимі конструктора. Щоб переключитися в режим конструктора, клацніть правою кнопкою миші ім'я форми в області переходів і виберіть команду Конструктор . При наведенні покажчика миші на інструмент з'явиться назва інструмента.

Використання майстра елементів

Для допомоги при створенні кнопок, списків, підлеглих форм, полів зі списком і груп перемикачів можна скористатися майстрами. На вкладці Конструктор у групі Елементи керування натисніть кнопку Використати майстра, якщо вона не виділена.

Створення елемента керування за допомогою інструментів групи «Елементи керування»

1. Натисніть кнопку, що дозволяє додати елемент керування потрібного типу. Наприклад, щоб створити прапорець, натисніть кнопку Прапорець.

2. На сітці макета форми клацніть там, де повинен перебувати верхній лівий кут елемента керування. Щоб створити елемент керування стандартного розміру, клацніть один раз. Щоб створити елемент керування іншого розміру, клацніть сітку й виберіть потрібний розмір, перетаскуючи покажчик миші.

3. Якщо виділено кнопку Використати майстра, а з елементом, що додає у форму, керування зв'язаний майстер, то при перетаскуванні елемента на форму цей майстер запускається й допомагає настроїти параметри елемента керування.

4. Якщо з першої спроби не вдасться встановити елемент керування точно в потрібне місце, його можна перемістити. Для цього виконаєте наступні дії:

• Клацніть елемент керування, щоб виділити його.

• Наведіть покажчик миші на елемент керування так, щоб покажчик прийняв форму чотиринаправленної стрілки.

• Клацніть і перетягніть елемент керування в потрібне місце.

Майстер елементів може містити дії, що допомагають приєднати елемент керування до поля. У противному випадку ця процедура створює вільний елемент керування. Якщо тип створеного елемента керування дозволяє йому відображати дані (наприклад, поле або прапорець), необхідно ввести ім'я поля або вираз в поле властивості Дані (Control Source) цього елемента, тільки тоді можливе відображення даних. Для відображення властивостей елемента керування виберіть елемент керування й натисніть клавішу F4.

Теоретична довідка до ПР №13 Звіти

Звіти – це кінцевий продукт бази даних. Вони містять статичні дані з бази даних, а також достатню кількість  пояснювальної інформації і подають результати в реальному вигляді. Крім того, звіти ідеально підходять для форматування та друку даних, а також для розрахунку підсумкових значень. Наприклад, можна згрупувати активи по постачальнику і обчислити проміжні підсумки для кожної групи даних, а також загальний підсумок для всіх груп.

У додатку Access звіт складається з розділів:

- Розділ Заголовок отчета може відображатися у верхній частині звіту; Розділ заголовка сторінки відображається у верхній частині кожної сторінки звіту. В заголовках звітів, як правило, відображаються назви і  зображення, наприклад, логотип компанії. В заголовках сторінок за звичай відображаються заголовки стовпців. Якщо треба згрупувати дані у звіті, треба перейти до Заголовка группы. В цьому розділі відображають  поля, за якими групуються дані.

- Розділ Верхний колонтитул  містить назви полів звіту.

- У розділі Область данных міститься основний текст звіту — всі важливі дані. Розділ даних  обов’язковий у всіх звітах.У цьому розділі створюються додаткові розрахункові поля.

- Розділ Примечание группы містить підсумки у групах, зазначених при створенні звіту.

приміток можуть відображатися у кількох місцях. Наприклад, можна створити примітки груп, в яких будуть відображатися підсумки, підрахунки або середні значення для групи даних.

Розділ Нижній колонтитул  містить поточну дату(функція  NOW), номери сторінок звіту.

-     Розділ Примечание отчета містить загальний підсумок звіту.

Способи створення звіту

Звіти створюють різними способами:

• Конструктор;

• Майстер звітів;

• Автоотчет: у стовпець;

• Автоотчет: стрічковий;

• Майстер діаграм;

• Поштові наклейки.

Дизайн звітів

• Табличний макет нагадує електронні таблиці. Використовують, коли  необхідно подати дані у простому форматі списку.

• Макети «в столбик» схожі на форми, які заповнюють у банках або при здійсненні покупок через Інтернет. Використовують такий тип макетів, якщо звіт містить занадто багато полів для відображення у табличному вигляді.

• У мішаних макетах використовують елементи і табличного макета, і макета «в столбик». Наприклад, в межах одного  звіту частина полів може бути розміщена вздовж рядка, а інша частина  — у столпчик. У додатку Access 2010 мішані макети створюються вручну у режимі макета або у режимі конструктора.

Створення простого звіту

1. В області навігації вибрати таблицю або запит, який треба використати як джерело даних для звіту.

2. На вкладинці Создание у групі Звіти натиснути кнопку Звіт.

   Access створить звіт з усіма полями джерела даних. У звіті автоматично буде використано табличний макет, и якщо полів буде забагато, то Access створить звіт з альбомною орієнтацією.

   Звіт відкриється у режимі макета, у який можна вносити зміни. Можна переключатися у режим звіту для перегляду внесених змін.

Групування даних у звіті

1. Відкрити звіт у режимі макета, а потім на вкладинці Конструктор у групі Группировка и итоги натиснути кнопку Группировка. Під звітом з’явиться область Группировка, сортировка и итоги.

2. У цій області натиснути кнопку Добавить группировку і вибрати поле, за яким треба згрупувати дані.

3. Якщо треба виконати сортування даних, натиснути кнопку Добавить сортировку та вибрати поле – внесені зміни також відобразяться у режимі  макета. У звіт можна додати 10 рівнів групування та виконати сортування для кожного з них.

Додавання підсумків у звіт

Щоб додати підсумки, звіт повинен містити не менше одного групування.

1. Відкрити звіт у режимі макета.

2. На вкладинці Конструктор у групі Группировка и итоги натиснути кнопку Группировка.

   Під звітом з’явиться область Группировка, сортировка и итоги.

3. Вибрати рівень групування, а потім натиснути кнопку Больше.

4. Знайти поле «с итогами» і клацнути стрілку поряд з ним.

5. У діалоговому вікні Итоги вибрати поле, яке треба обчислити і тип обчислень (Наприклад, сума або середнє значення), а також настроїти параметри, такі як  общий итог і промежуточние итоги.

Створення звіту з нуля

1. На вкладинці Создание у групі «Звіти» натиснути кнопку Пустой отчет.

   Access створить порожній звіт та відобразить область задач Список полей.

2. В області задач Список полей відкрити таблицю, яка буде джерелом даних, а потім перетягнути поля у звіт. Aвтоматично  буде використано табличний макет.

3. Для зміни макету треба виділити поля у звіті, клацнувши хрестик у лівому верхньому кутку макету та  на вкладниці Упорядочение у групі Таблица натиснути кнопку В столбик.

Використання режиму конструктора для додавання підписів

Проміжні підсумки та процентні значення більш зрозумілі, якщо до них додано підписи. Їх можна додати у режимі макета або у режимі конструктора:

1. Відкрити звіт у режимі Конструктора.

2. Знайти елемент управління, до якого треба додати підпис, відкрити вкладинку Конструктор і у групі Элементи управления натиснути кнопку Надпись.

При цьому курсор матиме вигляд великої букви «A» зі  знаком плюс. Знак плюсає вказівником при створенні підпису, як на рисунку:

3. Клацнути область, у яку треба додати підпис, і розтягнути для введення тексту, як показано на рисунку:
   

4. Після введення тексту клацнути поза областю підпису для прийняття змін та зберегти зміни.

Додавання підписів у режимі макету

Щоб додати підписи у режимі макету, треба:

1. Переключити відкритий звіт в режим макету.

2. На вкладинці Конструктор у групі Элементи управления натиснути кнопку Надпись.

   Курсор набуде вигляду  великої букви «A» зі знаком плюса.

3. Навести курсор на порожню клітинку, в яку треба додати напис,клітинка заповниться кольором:

4. Клацнути один раз, щоб додати підпис у клітинку. Access додасть підпис до кожного Розділу звіту і зберегти зміни.

Використання майстра звітів

1. На вкладинці Создание у групі Звіти натиснути кнопку Мастер отчетов.

2. Виконати вказані майстром дії.

Теоретична довідка до ПР №14 Керування додатком користувача

Для об'єднання об'єктів у єдиному діалоговому додатку можуть бути створені кнопкові форми. Кнопкова форма є панеллю керування. Кнопки такої форми забезпечують виклик інших кнопкових форм, а також окремих об'єктів: Звітів, форм, макросів, модулів, з яких починається рішення завдання.

Виклик головної кнопкової форми - панелі керування додатком при відкритті бази даних дозволяє користувачеві відразу почати роботу в середовищі додатка і приступити до виконання завдань.

В Access є засоби автоматизованої розробки форми по керуванню додатків, назва -  диспетчер кнопочных форм.

Створення кнопкової форми за допомогою диспетчера

Користувач має можливість за допомогою диспетчера кнопкових форм створювати кнопкову форму стандартного виду.

Диспетчер кнопочных форм може бути отриманий наступними діями:

На  вкладці  Файл  вибираємо  Параметры.  Відкриється  вікно  Параметры  Access  (див.рис. 12.1). Далі вибираємо Настройка ленты. У списку праворуч вибираємо  Работа с базами данных і натискаємо на кнопку Создать группу. У лівому списку вибираємо Диспетчер кнопочных форм і натискаємо кнопку Добавить.

У результаті вікно діалогу повинно змінитися так, як показано на рис. 12.2.

Тепер на вкладці Работа с базами данных у групі Работа с базами данных натисніть кнопку Диспетчер кнопочных форм (див. рис. 12.3).

У вікні Диспетчер кнопочных форм підтвердимо створення кнопкової форми (рис. 12.4).

З'явиться вікно з рядком Главная кнопочная форма (рис. 12.5), у якому формується список кнопкових форм різних рівнів.

Створення підлеглих кнопкових форм додатка

Створимо три кнопкові форми для комплексів завдань деканату, кафедр і навчального відділу.

Для створення кнопкової форми у вікні диспетчера кнопкових форм натиснемо кнопку Создать. У вікні Создание (рис. 12.6) у поле Имя страницы кнопочной формы ввести ім'я кнопкових форм відповідно до імен таблиць.

Кожну з кнопкових форм можна зробити стартовою, яка буде відкриватися за замовчуванням при відкритті бази даних. Для цього варто вибрати її ім'я у вікні диспетчера кнопкових форм і натиснути кнопку По умолчанию. Залишимо головну кнопкову форму стартовою кнопковою формою. Ця кнопкова форма буде перебувати на верхньому рівні ієрархії взаємозалежних кнопкових форм у відповідності з структурою створюваного додатка.

Редагування імені і формування елементів кнопкової форми

Елементами кнопкових форм є кнопки з підписами. Підпис задається користувачем і повинен по можливості коротко і точно називати дії, які будуть виконуватись при натисканні кнопки. Для формування елементів головної кнопкової форми у вікні Диспетчер кнопочных форм виділимо відповідний їй рядок і натиснемо кнопку Изменить.

У вікні діалогу Изменение страницы кнопочной формы (рис. 12.8) головну кнопкову форму перейменуємо в «Додаток «Облік товару», увівши це ім'я в поле Название кнопочной формы..

Елементи в кнопковій формі можуть бути розділені на два основних типа:

• Елементи, призначені для організації виклику інших кнопкових форм.

• Елементи, що забезпечують відкриття форми, звіту, запуск макросу програми, вихід з додатка з закриттям бази даних або переходу у режим продовження розробки кнопкової форми диспетчером кнопкових форм.

Формування елементів для виклику кнопкових форм

Для формування в головній кнопковій формі кнопки виклику підлеглої кнопкової форми натиснути кнопку Создать.

У вікні Изменение элемента кнопочной формы  урядку Команда виберемо Переход к кнопочной форме (рис. 12.9)

У рядку Кнопочная форма вибирається форма, перехід до якої повинна забезпечувати створювана кнопка поточної форми. У рядку Текст ввести підпис для цієї кнопки.Для завершення формування елемента натиснути ОК. Елемент відобразитися в списку Элементы данной кнопочной формы.

Аналогічно створюються кнопки виклику інших підлеглих форм.відділу».

Щоб змінити або видалити кнопку, треба вибрати ім'я цієї кнопки в списку Элементы данной кнопочной формы і натиснути кнопку Изменить (Edit) або Удалить. При необхідності зміни порядку кнопок у списку треба вибрати елемент і натиснути кнопку Вгору або Вниз.

Для переходу до редагування створених кнопкових форм створимо в головній кнопковій формі кнопку Зміна кнопкової форми, вибравши для неї команду Конструктор приложения. Надалі це дозволить у будь-який момент викликати диспетчер кнопкових форм і за його допомогою внести необхідні зміни.

Для завершення роботи з додатком потрібно створити кнопку, вибравши для неї команду Выйти из приложения, і присвоїти їй ім'я Вихід з додатку.

Закінчивши створення сторінки кнопкової форми, натиснемо кнопку Закрыть. Це дозволить повернутися до списку всіх кнопкових форм додатка.

У підлеглих кнопкових формах варто створити кнопку для повернення до головної кнопкової форми, заповнивши поля у вікні Изменение элемента кнопочной формы.

Таким чином, можуть бути встановлені   всі необхідні зв'язки між кнопковими формами, представленими у списку вікна диспетчера кнопкових форм.

Формування елементів для відкриття об'єктів додатка

Для формування кнопок, що забезпечують виконання завдань користувача, необхідно, щоб вони були пов'язані з одним з об'єктів додатка. Диспетчер кнопкових форм забезпечує зв'язок з формами, звітами, макросами і модулями. Для зв'язку кнопки з потрібним об'єктом треба вибрати у рядку Команда (рис. 12.13) одну з команд:

• Відкрити форму для додавання.

• Відкрити форму для зміни.

• Відкрити звіт.

• Виконати макрос.

• Виконати програму.

У третьому рядку вікна Изменение элемента кнопочной формы, що буде відповідати команді, обраної у другому рядку, виберемо конкретний об'єкт.

Наприклад, якщо вибрати у рядку Команда команду – Открыть отчет, з'явиться третій рядок – Отчет, де можна буде вибрати ім'я звіту. Якщо вибрати у рядку Команду Открыть форму для изменения, з'явиться рядок Форма.

Таким чином можуть бути створені всі необхідні в кнопкових формах кнопки для виклику форм, звітів, макросів і програм користувача.

Після завершення роботи з диспетчером кнопкових форм у списку форм бази даних з'являється форма з ім'ям Кнопочная форма.

Головна кнопкова форма може запускатися при відкритті бази даних.

Для цього натисніть кнопку Файл, а потім виберіть команду Параметры. У діалоговому вікні Параметры Access клацніть елемент Текущая база данных.

Зауваження.

Ця команда доступна при відкритій бази даних. Параметри запуску визначають вид вікна додатка при його відкритті. Ці параметри дозволяють змінити заголовок вікна додатка, вибрати власне меню, контекстне меню, а також указати форму, що відкриває базу даних за замовчуванням.

За допомогою параметрів запуску можна заборонити користувачеві роботу у вікні бази даних, і тоді він зможе виконувати тільки ті роботи, які передбачені в кнопкових формах додатка.

Диспетчер кнопкових форм Access створює таблицю Елементи кнопкової форми, яка містить описи кнопок форми і виконуваних ними дії.

Спроба змінити кнопкову форму в режимі конструктора форми може привести до того, що додаток перестане працювати. Однак вставка в кнопкову форму рисунків не приводить до таких наслідків.

Додавання рисунка у кнопкову форму

У стандартну кнопкову форму можна вставити рисунок. Такий елемент може  бути створений у будь-якій формі за допомогою кнопки панелі елементів Рисунок.

Скориставшись кнопкою , переключити кнопкову форму у  режим конструктора. Клацнути кнопкою миші на області форми ліворуч і  натиснути праву кнопку миші. У вікні властивостей на вкладціМакет у  рядкуРисунок указати шлях і ім'я файлу з розширенням одного із графічних додатків, формати яких підтримуються.

Якщо шлях або ім'я файлу невідомі, можна вибрати рисунок за допомогою Построителя рисунков, що викликається натисканням кнопки Построителя в кінці рядка Рисунок. У вікні, що відкрилося, Вибір рисунка вибратипотрібний файл. За замовчуванням тип рисунка визначається як – Внедренный. Якщо змінити цю властивість на Связанный, то рисунок у формі буде відповідати вмісту зв'язаного файлу.

Конструювання кнопкової форми

Головна і підлеглі їй кнопкові форми можуть бути створені користувачем самостійно у режимі конструктора. У цьому режимі може бути створена панель управління додатком нестандартного виду.

Для створення кнопкової форми необхідно у вікні бази даних на вкладці Создание натиснути  кнопку Конструктор форм. При цьому не повинно указуватися джерело даних. Відкривається форма в режимі конструктора. У цій формі можна створити кнопки для виклику кнопкових форм або виконання будь-яких об'єктів додатка. Кнопкова форма може бути збережена під будь-яким ім'ям і у будь-який момент відредагована в режимі конструктора. Таким чином можуть бути створені всі необхідні кнопкові форми додатків. Кожна створена кнопкова форма буде окремим об'єктом і буде представлена у списку форм у вікні бази даних.

Користувач має можливість створити кнопку самостійно або за допомогою майстра. Майстра значно прискорює процес побудови кнопки і зв'язування її з потрібними діями, автоматично виконуючи всю необхідну роботу. Майстер веде діалог з користувачем і на основі його відповідей створює кнопку.

Запуск Access з відкриттям додатка користувача

Якщо в параметрах запуску встановлене посилання на кнопкову форму, то ця форма відкривається автоматично при відкритті бази даних. Якщо на робочому столі Windows створити ярлик для запуску Access з автоматичним відкриттям бази даних, то користувачеві, для того щоб відразу потрапити в середовище свого додатка, досить буде двічі клацнути на цьому ярлику мишею.

Для запуску Access з автоматичним відкриттям бази даних створити ярлик для Access або ярлик для бази даних.

Створення ярлика для бази даних

Відкрити папку, у якій зберігається файл бази даних. Установити курсор на значок файлу бази даних, натиснути праву кнопку миші і у контекстному меню вибрати команду Создать ярлык. Перетягнути створений ярлик на робочий стіл.

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!