Теоретична довідка до ПР 8 на тему Робота з великими документами, використання посилань в текстових документах та надбудов

Теоретична довідка до ПР №8 Заголовки та підзаголовки в MS Word. Правила роботи із заголовками та підзаголовками

Для організації роботи з великими документами, що складаються з кількох частин, наприклад книги, що розділені на глави, у середовищі  текстового процесора  MS Word використовується «Головний документ», або документ-контейнер, що об’єднує декілька окремих файлів (вкладених документів), тобто він дозволяє документ великого обсягу поділити  на декілька документів для спрощення роботи з ними. Головний документ містить посилання на набір зв’язаних вкладених документів.

Для створення головного документа необхідно створити структуру, а потім в цій структурі зробити заголовки вкладеними документами.

В головному  документі можна створити зміст, предметний покажчик, перехресні посилання і колонтитули  для всіх вкладених документів.

Для роботи з головним документом використовують режим структуры.  (Режим структуры –це режим,  у якому заголовки документа зміщені в залежності від  відповідного їм рівня в структурі документа).

В данному режимі  можна виконувати наступні дії.

• Розгорнути або згорнути вкладені документи чи змінити режим перегляду.

• Швидко змінити структуру документа, додаючи, видвляючи, об'єднуючи, перейменувавши чи впорядкувавши вкладені документи.

Активізувати режим перегляду структури документа можна командою Видª Структура, або натиснути кнопку цього режиму зліва від горизонтальної смуги прокрутки. В результаті на екрані дисплея з’являється панель інструментів Структура, що  містить такі кнопки.

Кнопки Повыситьуровень,  Понизить уровень,  Понизить уровень до обычного   дають змогу змінити встановлений стиль заголовків (пріоритет тексту змінюється, якщо, встановивши курсор у потрібному абзаці, клацнути Мишею на кнопках з зображенням стрілок);

- кнопка Свернуть дає змогу згорнути весь текст документа, після чого на екрані залишаться лише заголовки, що зручно для роботи з документами великих обсягів;

- кнопка Развернуть розгортає визначений абзац під заголовком;

- кнопки 1, 2,3, 4, … Показать Заголовок активізують лише заголовки вказаного рівня.

Після форматування заголовків існує можливість використання їх для створення змісту документа.

Правила роботи із заголовками та підзаголовками

1. Заголовки в тексті пишуть прописними літерами.

2. Перенесення слів в заголовку не дозволяються.

3. Великий заголовок ділиться за змістом на кілька рядків.

4. У кінці заголовку точка не ставиться, інші розділові знаки зберігаються.

5. Заголовок завжди розташовується на одній сторінці з тим текстом, до якого він відноситься. Якщо заголовок розташовується у кінці сторінки, то після нього повинно бути не менше трьох рядків тексту. Якщо заголовок попадає на початок сторінки, але не на перший рядок, то перед ним повинно бути не менше чотирьох рядків попереднього тексту.

6. Текст від заголовка пишуть через два-три інтервали.

7. Підзаголовки пишуть маленькими літерами без підкреслення. Правила розташування підзаголовків такі самі, як і заголовків. Відстань між підзаголовком і заголовком, як правило, становить два інтервали.

Створення змісту

Зміст є списком заголовків документу. Він використовується для перегляду тем, висвітлених в документі і  для спрощення переміщення від однієї теми до іншої безпосередньо зі змісту документу. Найбільш простим способом створення змісту є спосіб, що базується на використанні стилів заголовків.

Для створення змісту всі заголовки, що складають зміст, спочатку мають бути визначені стилем Заголовок. Заголовок може бути створений тільки з цілого абзацу (абзацом може бути також окреме слово).

Цей процес здійснюється так. Текст заголовку, що ввійде у зміст, виділяють. Виділеному тексту надають стиль Заголовок 1, Заголовок 2 … Може бути створено до дев’яти рівнів заголовків. Після форматування заголовків для створення змісту документа встановлюють текстовий курсор у тому місці документу, де буде розміщуватись зміст. Зазвичай зміст розташовують на початку документу.

Далі активізують команди ВставкаªСсылкаª Оглавление и указатели. В результаті цієї дії на екрані дисплея з’являється діалогове вікно Оглавление и указатели (див. мал.. нижче), в якому потрібно перейти на  вкладку Оглавление, на якій вибрати:  стиль змісту із переліку Форматы; різновид заповнювача зі списку Заполнитель; кількість рівнів заголовків, що  ввійдуть у зміст, зі списку Уровни; встановити прапорці у віконцях індикаторних перемикачів для відображення у змісті номерів сторінок, на яких розміщуються у документі відповідні заголовки. Після цього клацнути кнопку ОК і зміст буде відображений у вказаному місці документа.

Створення гіперпосилання

1 спосіб: також можна використовувати гіперпосилання для впровадження або перегляду потрібного об'єкта, створеного в іншому файлі Microsoft Word, іншій програмі Windows, або з Ін-тернету. Треба скопіювати потрібний фрагмент і викликати пункт меню Правка/Вставить как гиперссьілку, або викликати пункт меню Вставка/Гиперссьшка...

Потім записати або вибрати специфікацію файла, якщо потрі­бно, визначити об'єкт і натиснути на Ok.

Гіперпосиланям називають кольоровий підкреслений текст або графічний елемент, вибір якого дозволяє швидко виконати перехід на інший файл або фрагмент файла.

Вставка колонтитулів

Колонтитул — це текст і/або номер сторінки, дата ство­рення або назва документа, ім'я файла, прізвище автора тощо. Текст колонтитула видруковується внизу або вгорі кожної сторінки документа і при перегляді документа показаний сві­тлим кольором. Існує можливість використати один і той же колонтитул для всього документа або визначити різні колон­титули для різних частин документа, тобто можна створити унікальний колонтитул для першої сторінки документа або взагалі не показувати колонтитули з першої сторінки. Можна також створювати колонтитули, що відрізняються за текстом, для парних і непарних сторінок всього документа.

Для   створення   колонтитула   викликається   пункт   меню Вид/Колонтитулы:

За допомогою панелі інструментів Колонтитули можна вставляти додаткову інформацію: номер поточної сторінки, за­гальну кількість сторінок, дату та час створення документа, еле­менти автотексту тощо. Також можна змінювати параметри сто­рінки, перемикатися між верхнім та нижнім колонтитулами. Для створення колонитулів парних/непарних сторінок, першої сто­рінки тощо потрібно натиснути на кнопку Параметри страници, вибрати необхідні характеристики і натиснути Ok. По закін­ченню роботи з колонтитулами натискається кнопка Закрить.

Якщо потрібно відредагувати вже створений колонтитул, можна знову викликати пункт меню Вид/Колонтитулы (або про­сто двічі клацнути мишкою у зоні колонтитула) і виконати зміни.

 Вставка зносок

Зноски бувають двох типів:

• звичайні — розташовуються у кінці сторінки;

• кінцеві — розташовуються у кінці тексту.

Для   створення   зноски курсор встановлюєтьтся пра­воруч від слова чи фрази, на яку буде посилання, і вибирається пункт меню Вставка/Ссылка/Сноска...

Потім вказується тип зноски і, якщо потрібно, параметри, а потім натискається Ok.

Курсор розташується або внизу   сторінки   (звичайна зноска), або у кінці всього тексту (кінцева зноска), треба набрати текст зноски і по закінченні набору клацнути мишкою будь-де в основному тексті. Для перегляду змісту зноски не обов'язково переходити в текст зноски — можна просто підвести мишку до номера зноски і текст з'явиться замість номера. Двічі клацнувши мишкою на номері зноски, можна відредагувати її текст. Для швидкого переходу на потрібну зноску можна використати пункт меню Правка/Перейти..., вибрати потрібний об'єкт переходу (зноска, номер сторінки тощо) і натиснути на кнопку Перейти.

Створення предметного покажчика

Предметний покажчик містить перелік термінів документу і розташовується в кінці документу.

Для створення предметного покажчика необхідно спочатку позначити ті слова або словосполучення в тексті, які ввійдуть до предметного покажчика. Для цього виділяють перше словосполучення, яке ввійде до складу предметного показчика, а далі натискають одночасно клавіші Alt+Shift+X.

В результаті цих дій  на екрані дисплея з’являється діалогове вікно Определение элемента указателя, в якому в полі основной  зазначено виділене словосполучення.

Альтернативний перемикач текущая страница активізують у більшості випадків (він встановлений активним і за замовчуванням) для вказання розміщення елемента предметного покажчика.

Альтернативний перемикач диапазон страниц  активізують для вказання розміщення елемента з вказанням ім’ям закладки.

Після встановлення альтернативного перемикача з групи Параметры у відповідне положення і задання формату номера сторінки за допомогою відповідних індикаторних перемикачів натискають кнопку Пометить.

Далі в документі виділяють наступне слово або словосполучення  і знову активізують діалогове вікно Определение элемента указателя шляхом натискання одночасно клавіш Alt+Shift+X. Таким чином виділяють та помічають інші слова всього документу. Так створюються елементи предметного покажчика.

При цьому під час виділення після зазначених для предметного покажчика слів та словосполучень до них автоматично приписуються службові символи -  коди полів ХЕ, які мають вигляд{ ХЕ "Текст [Ключі ] "}

За допомогою цих полів система розпізнає елементи предметного покажчика. Ці службові символи можна переглянути після активізації кнопки Напечатаемые знаки Стандартної панелі. Якщо визначений термін не потрібно додавати у предметний покажчик, то ці службові символи виділяють і вилучають з документу.

Далі встановлюють текстовий курсор у місці розміщення предметного покажчика. Потім можна створити заголовок Предметний покажчик. Після цього виконують такі команди: меню ВставкаªСсылкаªОглавление и указатели, переходять на вкладку Указатель.

У діалоговому вікні Оглавление и указатели на вкладці Указатель обирають: стиль предметного покажчика зі списку Форматы (або натискають кнопку Изменить і створюють власне форматування); встановлюють прапорець у віконці індикаторного перемикача Номера страниц по правому краю (в більшості випадків це потрібно робити); обирають різновид заповнювача зі списку Заполнитель; задають кількість колонок, в яких будуть розміщені терміни за допомогою списку Колонки; за допомогою альтернативних перемикачів Тип задають наявність відступу; задать мову терміну, вибираючи її зі списку Язык Після цього натискають кнопку Ок цього діалогового вікна.

Автоматично буде створений предметний покажчик. Щоб його вилучити у разі потреби, потрібно виділити його і натиснути клавішу delete.

Створення списку ілюстрацій

Список ілюстрацій – це список, елементами якого є назви, розміщувані під рисунком, таблицею, формулою.

Для автоматичного створення списку ілюстрацій в документі мають бути створені назви вище перелічених об’єктів. Для їх створення потрібний об’єкт виділяють і виконують такі команди: меню ВставкаªСсылкаªНазвание.

У діалоговому вікні Название, що з’являється після цих дій на екрані дисплея, відкривають перелік подпись, вибирають потрібну назву, вказують положення назви зі списку положение і натискають кнопку ОК.

Після назви підпису ввести текст, в якому пояснюється зміст об’єкта, наприклад:

При натисканні кнопки Нумерація відкриється діалогове вікно Нумерация названий  , в якому встановлюють спосіб нумерації назв, якщо встановлений за замовчуванням спосіб не влаштовує користувача,  після чого натискають Ок.

При натисканні кнопки Создать відкривається діалогове вікно Новое название, в якому можна створити нову назву об’єкта (крім встановлених за замовчуванням рисунок, таблица,  формула), наприклад, діаграма. Цю можливість можна використати для створення українських назв об’єктів.

Після цього встановлюють текстовий курсор у місці розміщення списку ілюстрацій у документі (зазвичай у кінці документа). Далі можна створити заголовок Список рисунків, чи Список таблиць, чи Список формул, чи Список діаграм.

Потім виконують такі команди: меню ВставкаªСсылка ªОглавление и указатели, переходять на вкладку Список иллюстраций, вибирають вид списку, встановлюють необхідні параметри за допомогою перемикачів та списків і натискають кнопку ОК.

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!