Теоретична довідка до ПР 7 на тему Використання полів у документах MS Word

Теоретична довідка до ПР7 Використання полів у документах MS Word

Призначення полів. Поля — це об'єкти(спеціальні коди), які призначені для автоматичного вставляння в основний документ дат, текстів, рисунків чи інших об'єктів, які можуть набувати значень за певними правилами, а також для організації обчислень у документах. Їх використовують для підготовки типової документації з постійною і змінною інформацією, наприклад, бланків, анкет, ділових листів багатьом адресатам, адресування конвертів тощо.

У програмі Word розрізняють такі три типи полів: стандартні поля, поля злиття і поля форми.

Стандартні поля. Прикладами стандартних полів є поля для автоматичного вставляння поточної дати (назва поля Date), дати створення документа (CreateDate), нумерації сторінок документа (Page), відомостей про  автора документа (Author), адресу (AddressBlock), формул для  обчислень (=формула), вставляння рисунка з файлу (InсludeРicture), тексту з файлу (IncludeText).

Поля вставляють командами Вставка- Экспресс-блоки –Поле…. У діалоговому вікні зі списками назв полів і коротким описом їх призначення (повний опис разом з прикладами можна отримати з Довідкової системи, клацнувши на кнопці зі знаком запитання і на назві конкретного поля). У вікні вибирають потрібну назву і натискають кнопку ОК — назва поля у фігурних дужках або значення поля з'являться в документі в позиції вставки, тобто там, де був курсор. Поле має контекстне меню, яке використову­ють, зокрема, з метою поновлення значення поля.

Кожне поле характеризується кодом і значенням. Код — це деяка послідовність символів у фігурних дужках. Код і значення виділеного поля перемикають комбінацією Shift+F9. Значен­ня полів поновлюють натисканням на клавішу F9.

Поля злиття.Поля злиття — це особливий тип полів, які використовують для створення копій типових документів (листів, конвертів, наклейок) методом злиття двох документів: основного і джерела даних. Поля даних для злиття мають спільну назву MergeField, а конкретні їхні назви придумує користувач.

Основний документ містить незмінну частину тексту і встав­лені користувачем поля злиття для даних, значення яких зміню­ватимуться. Ці значення вставлятимуться в основний документ із джерела даних, яке також створює користувач.

Коди полів даних — це назви полів, які придумує користувач для власних даних, наприклад, Місто, Вулиця, Прізвище тощо.

Кількість полів і їхні коди треба визначити для кожної задачі зазда­легідь згідно з її умовою. Поле даних користувач вставляє спеціа­льною командою Вставить поле слияния…., вибираючи назву поля зі списку назв. Система автоматично поміщає назву поля в основний документ у точку вставляння у подвійних кутових дужках.

Поля {Date} і {Author} є стандартними. Усі інші поля є полями даних для злиття. Назви полів вручнувводити не можна. Цей процес автоматизований.

Джерелом даних може бути заздалегідь створений і записа­ний на диск файл бази даних чи текстовий файл, де дані набрано у вигляді придатному для перетворення в таб­лицю. Робота спрощується, якщо база даних з відповідними назвами полів була створена раніше. Тоді джерело даних створювати не потрібно, залишається його лише використати.

Суть злиття документів полягає в тому, що в результаті злиття отримаємо певну кількість однотипних листів, написаних різним людям (запрошення на банкет, зустріч, весілля тощо). Замість назв полів будуть підставлені їхні конкретні значення, а кутові дужки на друк виводитися не будуть.

Щоб побачити, що листи справді написані різним людям, потрібно вибрати вказівку Посмотреть результаты та поклацати на кнопці-лічильнику або клацнути на кнопці Найти и объединить →Изменить отдельные документы→Все. Після чого можна зберегти файл зі створеними листами.

Конверти та наклейки створюють аналогічним способом.

Поля форми.Поля форми використовують для створення стандартних електронних бланків (форм), анкет, шаблонів документів тощо.

Полів форми є три: текстові (FormText), списки (Form-DropDown) і  перемикачі (FormCheckBox).

Поля форми можна вставити за допомогою елементів управління на вкладниці Разработчик,

Поля-списки автоматизують введення стандартних даних, зібраних у список.

Перемикачі використовують в анкетах для організації відповідей на зразок «так» чи «ні» тощо.

Текстове поле використовують для введення звичайного тексту або числа на етапі використання електронного бланка.

Поля рекомендують затінювати. Якщо полів багато, їх варто розташовувати на бланку в таблицях.

Коли форма створена повністю, її потрібно захистити і зберегти на диску як документ або як шаблон (dot-файл) для створення типових бланків. Щоб захистити форму, потрібно клацнути на кнопці із зображенням замка. Тепер можна заповнювати електронний бланк поточними даними.

Перевага форми: у захищеній формі дані можна вводити лише в поля форми, що автоматизує роботу над заповненням бланків даними, виписуванням рахунків, накладних тощо. Змі­нити захищену інформацію на бланку неможливо. Щоб внести зміни у незмінювану частину форми, потрібно зняти з неї захист. Для цього треба ще раз клацнути на кнопці із зображенням замка.

Значення полів можуть змінюватися автоматично при кожному відкриванні документа, якщо встановлено відповідний параметр. Для заборони зміни значення поле виділяють, натискують на клавіші CTRL+F11, після чого команда Обновить поле (контекстного меню) стає неактивною. Для зняття блокування зміни натиснути  CTRL+SHIFT+F11.

Створення шаблону бланків

Щоб заощадити час при створенні документів, які часто використовуються, наприклад презентацій, заяв, звітів, рахунків, зручно використовувати файл, який уже має необхідне оформлення із полями для заповнення, зміст яких можна змінювати в залежності від потреб. Цей файл і є шаблон, в якому складну роботу вже зроблено і не треба починати з нуля.

Для додаткової гнучкості шаблону можна додати елементи керування, такі як поля форматованого тексту, малюнки, списки, що розкриваються, поле з вибором дати з календаря.

Для додавання елементів управління вмістом необхідно відобразити вкладинку «Разработчик». Для цього:

1. Відкрийте вкладинку Файл.

2. Нажміть кнопку Параметры.

3. Відкрийте вкладинку Настройка ленты.

4. У списку Настройка ленты виберіть пункт Основные вкладки.

5. Встановіть у списку прапорець Разработчик і натисніть кнопку ОК.

На вкладниці Разработчик у групі Элементы управления натисніть кнопку Режим конструктора, а потім вставте необхідні елементи управління.

В елементі управління «форматированный текст» можна застосовувати різні параметри форматування. Щоб обмежити можливість для користувачів додавати параметри форматування,  вставте елемент управління звичайним текстом.

У полі зі списком можна вибирати елементи зі  заповненого списку, а також вводити власні дані. Додавши цей елемент «поле со списком» або «раскрывающийся список» , виділіть його і натисніть кнопку Свойства.

Щоб створити список значень, натисніть кнопку Добавить у групі Свойства поля со списком або Свойства раскрывающегося списка та введіть значення у вікні Краткое имя, наприклад Да, Ні,  Можливо і т.д..

Якщо встановлено прапорець у полі Содержимое нельзя редактировать, користувачі не зможуть вибрати значення.

Для додавання елемента управління «выбора даты» клацнути потрібне місце і натиснути кнопку «выбор даты».

Для заборони змін у шаблоні до окремих елементів можна додати захист. Можна також захистити весь шаблон паролем. Для цього на закладці Рецензирование у групі Защитить вибрати команду Защитить документ. У розділі Включить защиту клацнути Да, включить защиту. Ввести пароль у поле Новый пароль (необязательно), та підтвердити його.  Якщо пароль не використовується, то змінити обмеження на редагування може будь-який користувач.

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!