Теоретична довідка до Практичної роботи 5 на тему Текстовий редактор

Теоретична довідка до Практичної роботи №5 Текстовий редактор (ТР) або текстовий процесор

Текстовий редактор (ТР) або текстовий процесор призначений для виконання введення текстів до запам’ятовуючих пристроїв комп'ютера, редагування та форматування текстів, збереження у зовнішній пам'яті і виведення на друк.

Об’єктом для опрацювання в цьому випадку є текст, який може складатися з розділів, абзаців, символів. Крім того, в тексті можна ще розрізняти сторінки, таблиці, вбудовані графічні об’єкти тощо. При підготовці власного документа користувач виконує такі основні дії:

1. Введення тексту та таблиць.

2. Редагування тексту.

3. Форматування символів.

4. Форматування абзаців.

5. Вставка малюнків, діаграм, фігурного тексту, формул.

6. Вставка зносок.

7. Вставка колонтитулів.

8. Форматування сторінок.

9. Вставка предметного покажчика.

10. Вставка змісту.

11. Оформлення титульного листа.

При комп’ютерному опрацюванні повідомлень під текстом розуміють будь-яку послідовність символів із комп’ютерного алфавіту. Це можуть бути математичні або хімічні формули, номери телефонів, числові таблиці і ін. Головне, щоб всі символи, що використовуються, входили б до комп’ютерного алфавіту, або символьного алфавіту комп'ютера, що  містить 256 знаків.

Структура програмного вікна та вікна документу

Після завантаження текстового редактора відкривається середовище програми, або головне вікно програми, яке має стандартну структуру, тобто рядок заголовка  (системний значок – меню команд для роботи з вікном), рядок  меню програми, панелі інструментів, робоче поле, рядок стану.

Значення зовнішнього виду курсора у середовищі текстового редактора MS Word подано у таблиці :

Слід пам’ятати, що текст, що опрацьовується за допомогою текстового редактора, зберігається в оперативній пам'яті і візуально може бути поданий у вигляді рулону паперу (поділеного на сторінки), довжина і ширина якого в більшості випадків не дозволяють цілком спостерігати текст на екрані. Таким чином, екран можна вважати своєрідним вікном, через яке користувач переглядає текст. Для переміщення цього вікна над текстом використовуються спеціальні клавіші. Сучасні текстові редактори дозволяють відкривати кілька таких вікон для різних текстів.

Крім основної пам'яті, де зберігається текст, використовуються ще ряд додаткових “сторінок” пам'яті, до яких відносяться “сторінка” видалених рядків, буфер («кишеня») для зберігання фрагментів тексту, що копіюються, довідник (підказка або help), словник.

Переміщуючи курсор, можна переміщувати вікно відносно основного тексту. Наявність курсора на робочому полі вказує на те, що текстовий редактор знаходиться в режимі введення та редагування тексту. Координати курсора в тексті (або на сторінці) – номери рядка і стовпчика, де знаходиться курсор – відображаються в рядку стану середовища роботи з текстовим редактором.

Основними об’єктами при роботі з текстовим редактором є: файл, символ, абзац, сторінка, розділ (Рис. 41).

Кожний об’єкт має свої властивості. Наприклад,

Об’єкт Текст:

- вид шрифту (кегль, гарнітура, колір);

- стиль абзацу;

- параметри сторінки.

Об’єкт Фігурний текст має властивості:

- вид шрифту (кегль, гарнітура, колір);

- форма тексту;

- спеціальні ефекти (тінь, нахил, поворот);

- розміщення на сторінці.

Об’єкт Малюнок має властивості:

- формат графічного файлу;

- розмір, масштаб;

- колір;

- розміщення на сторінці.

За допомогою вбудованих до середовища ТР засобів можна виконувати різні операції над його об’єктами. Для кожного з об’єктів в середовищі ТР існує своя система вказівок, кожна з яких викликається одним із способів:   вибором пунктів меню (основного чи контекстного);  за допомогою функціональних і управляючих клавіш.

Для внесення змін до тексту в середовищі ТР існують вказівки (послуги):

- вставляння та вилучення символів;

- перехід з верхнього до нижнього режиму та навпаки;

- зміна розкладок клавіатур (російська, українська, англійська тощо).

Створення, збереження, пошук, відкриття документів

Операції, які дозволяється виконувати з файлами в середовищі ТР подані на схемі:

Пошук документів

За аналогією з правилами пошуку файлів в середовищі операційної системи існують і правила пошуку потрібного файлу-документу за допомогою середовища текстового редактора. Пошук документів можливий за  заголовком, змістом або властивостями файлів.

1 спосіб

В меню Файл вибрати пункт Поиск файлов.

Можна знайти файл, що містить текст в заголовку, змісті або властивостях  або за однією чи кількома властивостями (В  тексті для пошуку  можна використовувати знак питання (?) замість будь-якого одного знаку або зірочку (*) замість  бідь-якої кількості знаків).

2 спосіб

Пошук файлів з діалогового вікна «Открытие документа», натиснувши кнопку Сервис вибрати команду Найти.

Редагування, виправлення, перевірка правопису

Редагування тексту означає перевірку та виправляння тексту при підготовці до друку. Редагування можна виконувати вручну та використовуючи відповідні вбудовані засоби текстового редактора.

За замовчуванням Microsoft Word перевіряє орфографію і граматику автоматично при введенні тексту, виділяючи можливі орфографічні помилки червоною хвилястою лінією, а можливі граматичні  помилки— зеленою хвилястою лінією. Також можна перевіряти орфографію і граматику відразу всього тексту.

Для автоматичної перевірки орфографії і граматики при введенні потрібно:

В меню Сервис вибрати команду Параметры, а потім відкрити закладку Правописание і  встановити прапорці Автоматически проверять орфографию і Автоматически проверять грамматику.

Для перевірки орфографії і правопису відразу всього тексту потрібно на панелі інструментів Стандартная натиснути кнопку Правописание.

При автоматичній перевірці орфографії до середовища текстового процесора підключається словник, за допомогою якого і здійснюється перевірка. Такий словник слід підключати до ТР відповідно для кожної мови. Разом з тим обсяг та вміст словника обмежені, якщо слово відсутнє у словнику, то система його буде виділяти, як слово з помилками і його слід додати до словника.

Враховуючи особливості перевірки українського тексту, існують спеціальні програми, призначені для перевірки українського правопису, які доповнюють текстовий процесор. Прикладом такої програми є програма Рута.

Розстановка перенесень здійснюється через меню Сервис ® Язык ® Расстановка переносов….

Для редагування тексту треба переміщуватися по тексту.

Для цього можна використовувати клавіші переміщення кур­сора, вертикальну лінійку прокрутки та спеціальні сукупності клавішів:

На один символ ліворуч                                        ←

На один символ праворуч                                     →

На одне слово ліворуч                                            CTRL+ ←

На одне слово праворуч                                         CTRL+ →

На один абзац вгору                                               CTRL+↑

На один абзац униз                                                 CTRL+↓

До попереднього рядка                                          ↑

До наступного рядка                                              ↓

У кінець рядка                                                         END

На початок рядка                                                    HOME

На початок екрана                                                  ALT+CTRL+PAGE UP

У кінець екрана                                                 ALT+CTRL+PAGE DOWN

На один екран угору                                              PAGE UP

На один екран униз                                                PAGE DOWN

На початок наступної сторінки                              CTRL+PAGE DOWN

На початок попередньої сторінки                          CTRL+PAGE UP

На кінець документа                                              CTRL+END

На початок документа                                            CTRL+HOME

До попереднього виправлення                             SHIFT+F5

До позиції курсора, яка була по-                           CTRL+F5

точною при останньому закритті до­кумента

Форматування документів: символів, абзаців, сторінок

Під форматуванням тексту розуміють процес оформлення символу (слова, речення), абзацу, сторінки, розділу, тобто при форматуванні змінюється не сам текст, а його зовнішній вид.

В текстовому редакторі MS Word існують два способи форматування тексту:

- пряме форматування виділених фрагментів;

- стильове форматування, за допомогою якого можна ере форматувати відразу кілька абзаців без попереднього їх виділення.

Основна графічна одиниця тексту – це символ. Форматування символів – зміна параметрів символів. Можливості форматування символів подано в таблиці :

Таблиця

Параметри форматування символів задаються в меню Формат ® Шрифт….

Після вибору шрифта слід задати розміри аркуша Файл – Параметри сторінки

Застосування гіперпосилань дозволяє переміщатися по тексту документа, а також звертатися до інших документів, створюючи ієрархію. Приклади використання гіперпосилань - зміст документа, виноски, перехресні посилання і ін. Сукупність текстів, зв'язаних між собою гіперпосиланнями, називається гіпертекстом.

Всі дії по форматуванню тексту в текстовому редакторові проводяться над виділеними фрагментами.

Для того, щоб виділити повний рядок, досить пересувати покажчик миші до лівої межі рядка до тих пір, поки він не перетвориться на стрілку, направлену в правий верхній кут. Після цього треба натиснути ліву кнопку.

Для виділення слова досить підвести до нього покажчик миші і двічі натиснути ліву кнопку.

Виділити абзац можна, поставивши курсор усередині нього і тричі натиснувши ліву кнопку миші.

Важливим етапом форматування  тексту є форматування заголовків і абзаців.

Заголовки бажано оформляти з використанням вбудованих спеціальних стилів Заголовок!, Заголовок2 і т.д. При необхідності користувач має можливість створити власні стилі на основі тих, що є. Виконати цю процедуру можна за допомогою послідовності команд Формат/Стиль.

Правила форматування абзацу

Абзац – це фрагмент тексту, що закінчується натисненням клавіші Enter. Параметри форматування абзацу: відступи, тип вирівнювання, інтервал між рядками, положення на сторінці тощо задаються в меню Формат ® Абзац…..

Для форматування абзаців виконується послідовність команд Формат/Абзац. Після цього на екрані з'явиться вікно, представлене на мал. 5.10. У вікні Абзац можна задати відступ абзацу справа і зліва від меж документа. Користувач може мати в своєму розпорядженні абзац різний чин у межах тексту. Для цього в полі Вирівнювання задається спосіб вирівнювання Вліво, Вправо, По центру (абзац вирівняний по лівому краю тексту, по правому краю, по лівому і правому краях відповідно).

Для завдання відстані між рядками в абзаці слід скористатися полем Міжрядковий, де можна встановити одинарний, полуторний, подвійний інтервали або задати множник значення.

Для абзацу істотна наявність першого червоного рядка. Для її завдання в полі Перший рядок вибирається Відступ і указується величина відступу - опція на:

Текст документів може містити:

• списки;

• символи, яких немає на клавіатурі;

• колонки;

• автотекст;

• номери сторінок;

• кінець сторінки, розділу тощо;

Списком у Microsoft Word називають перелік певних еле­ментів, які супроводжуються спеціальними символами (марке­рами) або цифрами (римськими або арабськими).

Списки розрізняють за типами:

• з маркерами;

• нумеровані;

• багаторівневі.

Маркировані та нумеровані списки можна створювати за допомогою як кнопок на панелі інструментів, так і за допомо­гою пункту меню Формат/Список..., а багаторівневі списки створюються здебільшого за допомогою пункту меню Фор­мат/Список...

Для створення маркированого списку можна натиснути кнопку Маркерований список по умолчанию, або викликати пункт меню Фор­мат/Список.../ закладинка Маркированный:

Потім із запропонованих типів маркерів вибрати потрібний і натиснути на Ok.

Вибраний маркер з'явиться на початку абзацу, тепер мож­на поступово вводити кожний елемент списку, натискаючи після введення чергового елементу на клавішу Enter. По за­кінченні формування списку знову натискається кнопка Мар­кери, або натискається клавіша Enter без уведення нового елементу списку.

Аналогічно створюється нумерований список за допомогою квідповідної кнопки на панелі інструментів або вибирається пункт меню Формат/Список.. ./закладинка Нумерованньй.

Багаторівневий список схожий за парамерами на ну­мерований список, проте відрізняється тим, що може міс­тити підпункти — рівні та підрівні, як, наприклад, склад­ний план. Для створення багаторівневого списку викликає­ться пункт меню Формат/Список.../закладинка Многоуровневий:

Вибирається потрібний тип багаторівневого списку, натискає­ться клавіша Ok і вводиться перший елемент, який супроводжує­ться символом (цифрою) головного рівня, а потім натискається клавіша Enter. З'являється новий символ (цифра) головного рівня, і, якщо потрібно перейти на підпорядкований рівень (підрівень), натискається клавіша ТАВ, уводиться елемент підрівня і знову натискається Enter. Подальше введення провадиться вже у межах підрівня і для переходу на новий підпорядкований рівень знову натискається ТАВ, а для повернення на рівень вище — натискаю­ться клавіші SHIFT+TAB. Для завершення роботи зі списком дві­чі натискається клавіша Enter без уведення чергового елементу.

Також можна спочатку ввести всі елементи майбутнього списку, виділити їх і вибрати тип списку одним з вищезапропонованих способів.

У вже створених списках можна додавати нові елементи, натискаючи Enter у потрібному місці списку і заносячи текст елементу, або видаляти непотрібні елементи, виділивши по­трібний елемент як рядок і натиснувши клавішу DELETE. У будь-якому випадку нумерація буде автоматично змінена згідно з новим змістом списку.

Нижче показані різні типи списків:

Маркерований:

° перший пункт,

° другий пункт,

° третій пункт.

Нумерований:

1. Перший пункт.
2. Другий пункт.
3. Третій пункт.
   

Багаторівневий (з підпунктами):

1. Перший рівень

1.1. Пункт першого рівня

1.1.1. Підпункт першого пункту

2. Другий рівень

2.1. Перший пункт другого рівня
2.1.1. Підпункт першого пункту

2.2. Другий пункт другого рівня

2.3. Третій пункт другого рівня

3. Третій рівень

3.1. Пункт третього рівня

3.1.1. Підпункт третього рівня

4. Четвертий рівень

Вставка символів, яких немає на клавіатурі

Так можна впроваджувати грецькі літери, спеціальні симво­ли і т.ін. Викликається пункт меню Вставка/Символ...

Закладинка Символы дозволяє вставляти символи: треба мишкою вибрати потрібний символ, а потім натиснути на кно­пку Вставить, після чого натиснути на кнопку Закрыть.

Для вставляння спеціальних символів вибирається вкладин-ка Специальные символы:

Вибирається потрібний символ, кнопка Вставить, потім кнопка Закрыть.

Також можна впроваджувати спеціальні символи та елемен­ти за допомогою комбінацій клавішів, що подані нижче:

Корисна особливість редактора Word - можливість ділити текст на колонки. Якщо текст вже набраний, редактор дозволить переформатувати його в колонки. Існує і можливість відразу набирати текст в колонках. Причому число колонок також може задаватися. Щоб розбити набраний текст на колонки, необхідно: виділити фрагмент; натиснути кнопку Колонки на стандартній панелі інструментів і задати число колонок, або виконати вказівку Формат – Колонки.

Текстовий редактор Word має засоби, що дозволяють редагувати документи декільком користувачам і потім об'єднати зроблені виправлення в початковому документі. До таких засобів відносяться примітки, виправлення і розсилка документів.

Примітки - це позначені ініціалами і пронумеровані коментарі, які записуються і відображаються в спеціальному вікні приміток і не зачіпають текст документа. Перш ніж вставити примітку, має сенс виділити фрагмент тексту, який слід прокоментувати. В цьому випадку при перегляді примітки текст, до якого воно відноситься, підсвічуватиметься.

Для вставки приміток в текст документа потрібно виконати команди Вставка/Примітка; а для  їх перегляду - Вид/Примітки.

Для відстежування власних виправлень, а також щоб рецензенти могли вносити зміни до документа, текстовий редактор пропонує використовувати маркери виправлень. Позначка виправлень включається послідовністю команд Сервис/ Исправления/Выделить исправления. Потім слід встановити маркер в полі Записувати виправлення.

Маркери виправлень допомагають побачити, які зміни були внесені до документа в порівнянні з його останньою версією. Для зображення редагованого тексту використовується спеціальний формат, наприклад підкреслення або перекреслювання символів. За допомогою маркерів і виправлень можна зберегти запис про кожне зроблене виправлення і надалі або прийняти його, або відмовитися. Виправлення позначається повним ім'ям його автора, датою і часом створення.

Якщо під час редагування документа маркер виправлень не був включений, то внесені зміни можна знайти, порівнявши нова і стара версії документа. Два порівнювані документи повинні мати різні імена файлів або різні місцеположення. Для порівняння версій документа застосовуються команди Сервис/Исправления или Сравнить исправления. На екрані відображається відредагований документ і вставлений, видалений і виправлений текст з маркерами виправлень.

Для того, щоб дозволити користувачам коментувати текст без внесення змін до документа, його потрібно захистити з правом ввода*примечаний. Можливість вносити зміни в документ дозволить захист з правом введення виправлень. Для максимальної ефективності захисту використовується пароль.

Для установки захисту документа потрібно виконати команди Сервис/Установить захист з вказівкою режиму (заборонити вставку приміток, запис виправлень, введення даних в поля форм). Захист можна зняти командами Сервис/Снять захист, при необхідності задавши пароль.

Якщо в редагуванні документа беруть участь декілька користувачів, то є можливість об'єднати всі виправлення і примітки в початковий документ для перегляду відразу всіх змін. Як початковий файл задається документ, в якому передбачається об'єднати виправлення. Виправлення, зроблені в документі, не можуть бути об'єднані, якщо вони не були помічені.

Щоб злити виправлення і примітки, виконуються команди Сервис/Исправления/Объединить виправлення.

Користувач має можливість прийняти або відхилити зроблені виправлення, виконавши команди Сервис/Исправления/ Принять/Отклонить виправлення.

 Робота з Автотекстом

Автотекстом називають фрагменти тексту або графічні елементи, які можуть вставлятися у документ стільки ра­зів, скільки потрібно користувачу. На відміну від буфера обміну, зміст якого втрачається після закінчення сеансу ро­боти з комп'ютером, елементи автотексту зберігаються постійно під унікальними короткими іменами і можуть ви­кликатися за своїм іменем будь-коли під час роботи з Microsoft Word.

Для створення Автотексту - виділяється фрагмент, вибирається пункт меню Встав-ка/Автотекст/Создать..., або просто натискаються клавіші ALT+F3: Замість запропонованого імені набирається нове, коротке ім'я і натискається Ok.

Вставка Автотексту

1  спосіб: набирається ім'я Автотексту і натискається клавіша F3.

2  спосіб: викликається пункт меню Вставка/Автотекст/Автотекст... із запропонованого списку імен елементів Автотексту вибирається потрібне і кнопка Вставить.

Для видалення вже непотрібного елементу Автотексту його ім'я вибирається зі списку і натискається кнопка Удапить.

Автотекст здебільшого використовується для прискорення набору тексту і є аналогічним використанню скоропису в сте­нографії.

Одним із різновидів Автотексту є Копилка, ку­ди можна переміщувати за допомогою клавіш CTRL+F3 усі видалені з тексту фрагменти. Потім її вміст можна вставити у будь-який відкритий документ, натискаючи клавіші CTRL+SHIFT+F3. Також можна викликати пункт меню Вставка/Автотекст/Автотекст..., зі списку елементів Автоте­ксту вибрати Копилка і натиснути на кнопку Вставить.

Вставка номерів сторінок

Вибирається пункт меню Вставка/Номера страниц...

Потім визначається майбутнє розташування номерів сторі­нок: ліворуч, праворуч або по центру внизу чи вгорі сторінки. Якщо номер на першій сторінці тексту непотрібний, знімається покажчик Номер на первой странице. У випадку, коли номери сторінок мають починатися не з одиниці, натискається кнопка Формат... і вибираються потрібні параметри, а потім натискає­ться Ok.

Вставка кінця сторінки або розділу

Microsoft Word автоматично розбиває текст на сторінки згід­но з вибраним параметрами сторінки. Якщо ж треба примусово закінчити поточну сторінку і перейти до нової сторінки, можна просто натиснути клавіші CTRL+Enter, або викликати пункт меню Вставка/Разрыв..., потім вибрати показчик Новая стра-ница або Новий раздел і натиснути Ok.

Для скасування впровадженого кінця сторінки або розділу треба відобразити символи, що недрукуються, (кнопка ¶), виділити рядок з назвою Разрыв странщы (раздела) і натисну­ти на клавішу DELETE.

Форматування тексту за допомогою стилю

Стиль – характерний вид, який виражається у деяких особливих ознаках, властивостях художнього оформлення. Існують два види стилю (Рис. 54): стиль символу та стиль абзацу.

Оформлення тексту за певним стилем означає призначення певних параметрів для подання символів або абзаців.Стильове форматування значно спрощує форматування документів. Зміст цієї операції полягає в тому, що абзацам певного зовнішнього вигляду (в тому числі заголовкам) або словам призначається певний стиль, який зберігає в собі дані про всі параметри об’єкта. При необхідності зміни стилю всіх однотипних об’єктів достатньо змінити параметри стилю, при цьому всі ці об’єкти будуть автоматично переформатовані.

Використання стилів дозволяє уникнути необхідності вручну змінювати формат кожного об’єкта окремо, та суттєво економить час підготовки документу. Особливо зручно застосовувати стильове форматування у великих за обсягом документах. Невеликі документи можна оформити прямим форматуванням.

Можна вибрати стиль із списку всіх, що використовуються в документі. В цьому випадку стилі можна розглядати як об’єкти, які мають властивості та з якими можна виконувати певні операції.

Для створення власних стилів можна використати певні алгоритми, які можуть розглядатися як орієнтовна основа дій.

Наприклад для створення стилю символів такий алгоритм буде мати вигляд:

1. Звернутись до послуги Формат/Стиль.

2. Натиснути кнопку Створити.

3. У списку Стиль вибрати пункт Символ.

4. У списку Заснований на стилі вибрати потрібний стиль.

5. Натиснути кнопку Формат

6. Внести зміни до відповідних параметрів.

7. В полі Ім’я задати ім’я стилю.

8. Натиснути кнопку Ок для повернення до діалогового вікна Стиль.

9. Натиснути кнопку Закрити.

Використання вбудованої довідки

При необхідності одержання довідки під час роботи можна використати один з ресурсів:

1) Поле Введите вопрос

Це поле в рядку меню служить для швидкого доступу до довідкової системи програми MS Word.

Щоб швидко знайти потрібну відповідь, ввести в це поле запитання. Наприклад, щоб одержати довідку про колонтитули, введіть как создать колонтитулы. Відповіді виводяться в порядку релевантності, тобто першою відображається найбільш підходяща відповідь на запитання.

2) Область задач Справка <Название_программы>

Щоб відобразити область задач Справка <Название_программы>, треба в  меню Справка, вибрати команду Справка по Microsoft <Название_программы>.  Щоб одержати список можливих відповідей на запитання, ввести в поле Поиск слово або фразу чи клацнути посилання Оглавление для вибору визначеної  теми. Крім того, якщо встановлено підключення до Інтернету, в області задач Справка <Название_программы> відображаються оновлені розділи довідки і шаблонів, що найбільш відповідають введеному запитанню, а також посилання на навчальні курси, оновлені програми, картинки і інші ресурси на веб-вузлі Microsoft Office Online.

3) Щоб використати помічника по Office для одержання довідки і поради під час роботи, в меню Справка виберіть команду Показать помощника.

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!