Теоретична довідка на тему Робота із списками даних

Робота із списками даних в Excel

Списком називають набір рядків таблиці, що містить пов'я­зані між собою дані.

Списком - базою даних називають набір даних, що містить інформацію про певні об'єкти. У Microsoft Excel такою базою даних є таблиця, рядки в якій, починаючи з другого, називають записами, стовпчики – полями. Перший рядок списку містить назви полів (стовпчиків).

Під час створення списку – бази даних у середовищі Microsoft Excel слід дотримувати певних правил:

– на одному робочому аркуші не можна розміщувати більше одного списку;

– список не може містити порожніхрядків (стовпчиків); 

– заголовки полів мають бути унікальними, тобто не може бути повторів назв заголовків полів;

– бажано, щоб формати заголовків полів відрізнялися від форматів записів;

– не може бути порожнього рядка або навіть порожньої комірки між заголовками полів і записами;

– в усіх рядках списку в однакових стовпчиках мають бути однотипні дані.

Наприклад, наведена таблиця може бути списком – базою даних:

Назви полів знаходяться у другому рядку робочого аркуша, а самі записи бази містяться в рядках з 3 по 12.

СОРТУВАННЯ ДАНИХ

Для сортування даних таблиці слід виділити таблицю або клацнути в неї курсором. Далі командисортування в порядку зростання або спадання можна знайти:

– на вкладці Дан­ные в групі Сортировка и фильтр, або

– на вкладці Главная в групі Редактирование.

ПОШУК ДАНИХ

Пошук числових або текстових даних, а також формул, приміток, констант, комірок з умовним форматуванням можна провести за допомогою команди Найти и выделить, яка знаходиться на вкладці Главная в групі Редактирование.

СТВОРЕННЯ ЗАПИТІВ ДЛЯ ПОШУКУ ДАНИХ ЗА ДОПОМОГОЮ ФІЛЬТРІВ

У разі роботи з базою даних слід пам’ятати, що стовпці називають полями, а рядки називають записами.

За допомогою фільтрів можна вибрати записи, що містять потрібні для пошуку дані. Фільтри бувають двох типів: Автофільтр і Розширений фільтр.

Автофільтр може працювати з простими критеріями (одна умова), складними критеріями (максимум дві умови за одним полем) і складеними критеріями, які можуть містити стільки умов, скільки полів у списку, але при цьому використовують максимум дві умови за одним полем. Критерії заносяться під час роботи Автофільтра, а результати запиту для подальшого збереження користувач може самостійно скопіювати в інше місце поточного робочого аркуша або на новий аркуш.

Розширений фільтр може працювати з усіма перераховани­ми типами критеріїв, при цьому кількість умов у складних і складених критеріях необмежена, а результати запиту за ба­жанням користувача можуть бути автоматично скопійовані у вказане місце поточного робочого аркуша.

Використання Автофільтра

Виділяється список, вибирається вкладкаДан­ные,далікомандаФильтр. Тоді в усіх назвах полів списку розташується кнопка зі стріл­кою: .

При натисненні на цю кнопку у вибраному полі списку відкривається меню:

– пункт «(Выделить все)» виводить усі значення з позначеного поля;

– пункт «Числовые фильтры» пропонує деякі прості критерії для відбору числових даних;

– пункт «Текстовые фильтры» пропонує деякі прості критерії для відбору текстових даних;

–  в пунктах «Числовые фильтры», «Текстовые фильтры» є також команда «Настраиваемый фильтр», яка дозволяє створювати складений критерій по вказаному полю, де можна зазначити одну умову – тоді заповнюється тільки перший рядок, або дві умови – заповнюється і перший, і другий рядок.

Кнопка "И" використовується, коли потрібно одночасне виконання обох введених умов, а кнопка "ИЛИ" – у випадку, коли має виконуватися одна з двох умов. При виборі одного з наведених значень список буде відфільтрований за простим кри­терієм – вказаним значенням.

При занесенні умов можна використовувати знаки ? і *. Знак ? замінює під час пошуку один будь-який текстовий сим­вол, а знак * – будь-яку кількість будь-яких текстових симво­лів.

Після встановлення фільтра стрілка на кнопці набуває вигляду фільтра – це ознака того, що дані у списку відфільтровані.

Для відновлення показу всіх записів списку можна поступо­во із меню кнопки зі стрілкою у полях, де визначався критерій, вибирати пункт "Все", або одразу вибрати на вкладціДан­ные повторнокомандуФильтр.

Кожен отриманий результат запиту можна скопіювати у ви­значене місце робочої книги, зробити відповідні підписи, а в основній таблиці скасувати результати запитів і за необхідності продовжити створювати нові запити для пошуку даних.

Приклад: У таблиці нижче треба відшукати дані про Фірми, в яких кількість груп більше ніж 20 або менше ніж 10.

1. Спочатку треба встановити курсор у таблицю і виконати на вкладціДан­ные командуФильтр.

2. Натиснути кнопку  у полі"Кількість груп" і вибрати пункт «Числовые фильтры», «Настраиваемый фильтр». Встановити наступні умови:

3. Після натиснення кнопки [Ok] будуть показані результати запиту:

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!