Навчальний посібник Інформаційні системи та інформаційні технології в економіці, Надання звітності до державних органів, НАДУ
« Назад9. НАДАННЯ ЗВІТНОСТІ ДО ДЕРЖАВНИХ ОРГАНІВ
9.1. Завдання програмного комплексу Бест звіт плюс
Підприємства України зобов'язані подавати інформацію про свою діяльність у вигляді звітності визначеної форми в різні органи влади (рис. 9.1). Компанія Інтелект-Сервіс пропонує програмний комплекс Бест звіт плюс, що вирішує завдання підготовки і подання до органів влади звітності в електронному вигляді. Використання цього комплексу забезпечує: — підготовку понад 2000 різних необхідних бланків, навіть найрідкісніших форм звітності; — відстеження всіх змін у нових формах звітності та своєчасне формування відповідних файлів відновлення комплексу звітності; — перебудову програми під себе з використанням зручного інтерфейсу, що дозволяє зробити активними лише потрібні бланки на конкретному підприємстві; — автоматичне заповнення реквізитів бланку після одноразового заповнення реквізитів підприємства; — автоматичний розрахунок за закладеними алгоритмами форм, простежування їхнього зв'язку з іншими формами і перенесення потрібних даних з одних форм до інших, а також проведення розрахунків з підсумком, що наростає; — своєчасність перевірки звітів про зроблені логічні й арифметичні помилки, указуючи при цьому конкретні поля відповідних форм звітності, їхні фактичні (помилкові) і потрібні (правильні) значення; — автоматизоване передання перевіреної звітності в системі клієнт-сервер або просто пересилання за e-mail до органів влади; — автоматизоване формування звітів на бланках первинних документів у розділі Податкова інспекція, причому в разі заповнення Обігово-сальдового балансу програма автоматично сформує Баланс і Звіт про фінансові результати підприємства; — автоматичне нагадування про кінцеві терміни здійснення платежів і подання відповідних форм звітності за допомогою підсистеми Бухгалтерський календар; — автоматичне підключення відповідних Наказів та Інструкцій із правил ведення основних форм звітності; — автоматичне формування квартальних, піврічних або річних Податкових декларацій із ПДВ, а також будь-які інші довідкові форми звітності, використовуючи при цьому спеціальну функцію програми — консолідацію.
9.2. Налаштування програмного комплексуДля ефективного використання програмного комплексу необхідно перед початком експлуатації провести його налаштування, що складається з заповнення Картки підприємства, Реєстру співробітників і налаштування Індивідуального комплекту бланків. Після встановлення програмного комплексу програма-інсталятор пропонує запустити Бест звіт плюс у вигляді таблички Вибір підприємства, на горішній панелі якої необхідно натиснути кнопку + (Додати підприємство), після чого з'явиться віконце Вибір конфігурації підприємства, де за замовчуванням буде обрано пункт Загальна конфігурація (рис. 9.2). Для роботи в звичайному госпрозрахунковому підприємстві необхідно натиснути кнопку ОК, що приведе до появи таблички Картка підприємства, яку потрібно дуже ретельно заповнити, вносячи У разі якщо це бюджетна організація, необхідно мишкою обрати пункт Бюджетна конфігурація і натиснути кнопку ОК, у результаті чого з'явиться Картка бюджетного підприємства. У програмному комплексі також здійснюється розподіл підприємств на Юридичні особи і Фізичні особи з одержанням відповідного комплекту бланків. Якщо у віконці Картка підприємства в поле ЄДРПОУ внесено восьмизначний код ЄДРПОУ відповідного підприємства, у програмному комплексі за замовчуванням буде запропоновано до використання повний комплект бланків, а в разі внесення в це поле десятизначного ідентифікаційного коду фізичної особи — приватного підприємця повний комплект автоматично буде скорочено до рівня реальних потреб такого користувача, і цей комплект нараховуватиме лише близько 120 форм звітності. Інформацію в Картці підприємства логічно структуровано і розміщено на декількох закладках. Для переходу на інші закладки можна використовувати комбінацію клавіш ЄШ+ТаЬ або просто обирати заголовки необхідних закладок подвійним натисканням клавіші мишки. Якщо не заповнити хоча б один з обов'язкових реквізитів, програма видасть відповідне попередження і не дозволить вийти з поточної закладки. Для заповнення деяких полів Картки підприємства використовуються вбудовані в систему Довідники, що містять у собі систематизовану інформацію, надану органами статистики і ДПА. Усі поля Картки підприємства, заповнення яких здійснюється шляхом вибору даних з Довідників, мають праворуч кнопку з трьома крапками. Структура всіх довідників комплексу однакова: будь-який напис складається з коду і найменування. Для сортування довідника за алфавітом або за зростанням кодів необхідно клацнути мишкою по найменуванню стовпця. Для полегшення пошуку необхідного запису в довіднику є віконце пошуку: залежно від того, який стовпець активізовано, пошук проводиться або за кодом запису, або за його назвою. Після заповнення Картки підприємства програма відкриває віконце Управління ліцензіями. Надалі воно може бути відкрите з головного вікна програми, використовуючи пункти меню Сервіс/ Управління ліцензіями. Програма пропонує ввести код ліцензії для переведення системи з демонстраційного режиму в робочий. Демонстраційний режим відрізняється від робочого відсутністю режиму підтримки друку документів та експорту їх на дискету. Крім того, у демонстраційному режимі неможливе відправлення звітів електронною поштою. Дата початку експлуатації програмного комплексу Бест звіт плюс визначає місяць, починаючи з якого система буде відраховувати звітні періоди. Встановлення дати здійснюється у вікні Параметри (меню Сервіс/Параметри системи) (рис. 9.4). У цьому ж вікні встановлюють шляхи до файлів обміну інформацією з системами бухгалтерського обліку й управління підприємством, задають захист інформації від несанкціонованого доступу. Можна встановити пароль на вхід у систему: якщо встановити оцінку в поле Запитувати пароль при вході, активізується кнопка Пароль, за допомогою якої можна викликати вікно введення імені користувача і його пароля. Для полегшення ведення персоніфікованого обліку співробітників потрібно в головному вікні програми вибрати пункт меню Довідники / Реєстр співробітників, що приведе до появи віконця з відповідною назвою. У ньому, натискаючи кнопку +, необхідно викликати і заповнити інформаційну табличку на кожного співробітника (рис. 9.5). Для полегшення пошуку необхідних звітів у повсякденній роботі користувачі мають можливість створити і використовувати комплект тільки необхідних звітних форм. Для його формування треба ввійти в Сервіс / Типові комплекти та у віконці Типові комплекти бланків на першій закладці Вибір комплекту бланків визначитися з потрібним комплектом бланків (рис. 9.6). Табличка ліворуч містить перелік комплектів, що існують, а праворуч — навігаційну панель з деревом підключених бланків. Можливе використання комплектів: Повний комплект бланків, Єдиний податок, Мале підприємство й Індивідуальний комплект. Якщо жоден із запропонованих комплектів не задовольняє користувача, він може або відредагувати комплекти, що існують, або створити абсолютно новий на базі Індивідуального комплекту на закладці Налаштування комплекту бланків (рис. 9.7).
9.3. Підготовка звітностіДля створення нового документа необхідно в головному вікні програмного комплексу натиснути кнопку Створити документ або обрати пункт меню Документ/ Створити. Відкриється вікно Створення документа (рис. 9.8). Воно побудоване за принципом роботи Провідника і складається з двох панелей: ліва панель подає дерево розділів звітності й груп бланків, права — відбиває перелік бланків, що належать до виділеної групи. Перелік містить два стовпці: зі службовими кодами і найменуваннями звітних форм. Для правильного формування звітів дуже важливо правильно встановити звітний період, для чого в панелі інструментів необхідно обрати рік і період. При цьому варто пам'ятати, що, з погляду програмного комплексу, календарні місяці та квартали — це різні звітні періоди, звіти за які можуть формуватися й подаватися майже одночасно. Після вибору звітного періоду потрібно знайти в реєстрі необхідний бланк і двічі клацнути по ньому лівою кнопкою миші або натиснути клавішу Enter, у результаті чого відкриється вікно формування документа (рис. 9.9). Шапки звітних форм за даними формі Картка підприємства, а також розрахункові поля заповняться автоматично. Для зручності роботи користувачів у програмі реалізували механізм формування груп зв'язаних форм. Форми звітності на екрані мають такий же вигляд, як і на папері. При цьому існує можливість змінювати масштаб зображення. Достатньо просто клацнути на формі правою кнопкою миші, що приведе до відкриття меню масштабування з діапазоном від 10 до 150 %. Програмний комплекс пропонує користувачеві у процесі підготовки звітності користуватися новим функціональним модулем — базою даних Бест звіт плюс коментар, призначеної для істотного полегшення процесу заповнення більш ніж 300 основних форм звітності, оскільки він містить у собі професійні коментарі щодо заповнення конкретних полів цих форм звітності з обов'язковим посиланням на відповідні закони України й інші нормативно-правові акти органів державної влади України. Крім відображення документа на екрані монітора у вигляді паперового бланка, його можна відобразити також як електронну форму. У такому разі він має вигляд таблиці, в якій перераховано описи та найменування ідентифікаторів полів документа і де знаходяться поля для введення їхніх значень. При формуванні звіту виконуються вбудовані програми оброблення документа. Так, під час створення документа обов'язково запускається програма відкриття документа, у процесі виконання якої здійснюється зчитування системних полів з Картки підприємства, за необхідності переносяться дані з попередніх звітних періодів або з підпорядкованих документів, тобто здійснюються крос-підстановки. У процесі заповнення звіту після введення чисел здійснюється програма модифікації, що обробляє розрахункові поля, а під час збереження сформованого звіту — виконується програма його перевірки. За наявності помилок, у нижній частині екрана відкривається вікно з протоколом, що містить перелік знайдених помилок. Якщо встановити курсор на термінові протоколу, поле документа з помилковим значенням підсвітиться ясно-червоним кольором. У процесі формування документа програму автоматичного перерахунку можна відключити. Для цього потрібно в меню Виправлення обрати пункт Авторозрахунок. Повторне натискання повертає початковий стан. Після збереження створений документ потрапляє до Реєстру документів. Щоб його відкрити надалі, необхідно в головному вікні обрати Документ / Відкрити або на панелі інструментів натиснути кнопку Відкрити документ.
9.4. Експорт звітностіНаступний етап роботи з комплексом — формування пакетів звітності в електронному вигляді та надсилання їх у відповідний державний орган. Сформовані пакети можуть бути експортовані на електронні носії або надіслані електронною поштою. У разі надсилання звітності електронною поштою, документи можна або відсилати відразу ж після формування по одному, або формувати пакет звітності й надсилати звіти загальним пакетом. Експорт звітності на електронні носії здійснюється тільки пакетом. Для створення пакету звітності необхідно натиснути кнопку Реєстр пакетів. У Реєстрі пакетів міститься систематизована за звітними періодами інформація про статуси пакетів звітності, їхню кількість, властивості та склад. Тільки створені пакети одержують статус Вихідні. В одному звітному періоді можна створювати кілька вихідних пакетів. Пакети, що їх було надіслано електронною поштою або експортовано на електронні носії, одержують статус Надіслані. Дані про статуси пакетів наведено в горішній панелі вікна. Середня панель містить дані про властивості пакетів: дату і час створення, звітний період, а для відісланих пакетів — найменування адресата і адресу електронної пошти. У нижній панелі утримується перелік звітних форм, що входять до складу сформованого пакета. Для формування нового пакету необхідно обрати потрібний звітний період і натиснути кнопку Створити новий пакет. Відкриється вікно Створення нового пакета (рис. 9.10), в якому необхідно установити розділ і групу звітності, а також обрати ті форми звітності, які потрібно помістити в новий пакет. Для формування пакета необхідно установити курсор на потрібний документ і натиснути кнопкуДодати, і цей документ відразу ж з'явиться в панелі Вибрані документи. Якщо в пакет помилково було додано зайвий документ, то його видалення робиться кнопкою Видалити. Після формування складу пакета необхідно натиснути кнопку ОК, що приведе до формування пакета і його відображення в Реєстрі пакетів (рис. 9.11). 9.5. Практикум підготовки звітності Завдання 1. Підготовка Форми № 1ДФФорма № 1 ДФ повинна містити дані про співробітників, що працюють на підприємстві. Частково ці дані зберігаються у програмному комплексі Бест звіт плюс у спеціальному Реєстрі співробітників. Під час створення форми до неї переносяться деякі дані з Реєстру співробітників. Тому перед початком формування цього документа необхідно переконатися, що Реєстр співробітників заповнено. У процесі створення Форми № 1 ДФ у ній автоматично заповниться стовпець, призначений для розміщення ідентифікаційних кодів співробітників. Крім того, для зручності заповнення форми, у робочій таблиці буде розміщено і стовпець із прізвищами всіх співробітників. Залишається лише внести для кожного з них необхідні суми й інші дані, перевірити і зберегти документ. Для встановлення програми Бест звіт 1ДФ запустіть файл Setup1DF.exe. У діалоговому вікні виберіть каталог, де буде встановлена програма. По завершенні встановлення програми перейдіть до відповідного каталогу і запустіть Zvit1DF.exe. Після запуску програми, у першу чергу, необхідно заповнити картку підприємства (рис. 9.12). Для комфортної роботи з формою документа, рекомендується заповнити реєстр співробітників, дані з якого будуть підтягуватись у бланк Форми № 1 ДФ (рис. 9.13). Для створення документа необхідно увійти в Реєстр документів (рис. 9.14) уведенням команди Звітність / Реєстр документів. Виконати формування документа даними, наведеними на рис. 9.15. Податкові інспекції приймають Форму № 1ДФ в електронному вигляді з використанням внутрішнього спеціального формату (*.аЪг), відмінного від формату файлів експорту Бест звіт плюс, однак у цьому програмному комплексі реалізовано можливість формування таких файлів. Для цього необхідно зайти в меню Документ/ Експорт / У формат ДПА (рис. 9.16). Завдання 2. Підготовка персоніфікованої звітності Для підготовки річної звітності до ПФУ необхідно в Головному вікні програми натиснути кнопку Створити документ. Відкриється вікно Створення документа (рис. 9.17), в якому встановлюють рік — 2008, період — Рік та в колонці ліворуч необхідно вибрати розділ Цільові фонди, а в ньому — Пенсійний фонд. Це приведе до появи в колонці праворуч переліку бланків, що відносяться до цієї групи. У цьому переліку необхідно знайти та створити форму звітності з кодом ФПЕН4 для першого співробітника, та у відкритому звіті в меню Правка обрати Виклик довідника, унаслідок чого з'явиться віконце Реєстр співробітників, в якому необхідно обрати конкретного співробітника для перенесення його деяких особистих даних до цієї форми (рис. 9.18). Аналогічно в цьому ж періоді створюється по одній формі ФПЕН4 для всіх інших співробітників. Після цього створюються ще дві форми: ФПЕН5 та ФПЕН6 — для всього переліку співробітників. Завдання 3. Підготовка звітності бюджетних установ Звітність бюджетних установ, що подається до Державного казначейства, слід готувати в окремо створеному підприємстві бюджетної конфігурації. Для цього необхідно після запуску програмного комплексу Бест звіт плюс у віконці Вибір конфігурації підприємства (див. рис. 9.2) обрати пункт Бюджетна конфігурація, що приведе до появи таблички Картка підприємства для бюджетної установи (рис. 9.19), яку потрібно дуже ретельно заповнити, вносячи всі необхідні реквізити установи, і після цього програма буде автоматично заповнювати форми всіх документів. З повагою ІЦ “KURSOVIKS”! |