Навчальний посібник Інформаційні системи та інформаційні технології в економіці, Практикум із системи парус-підприємство, НАДУ

7. ПРАКТИКУМ ІЗ СИСТЕМИ ПАРУС-ПІДПРИЄМСТВО

7.1. Можливості комплексної системи Парус-Підприємство

Головна мета корпорації Парус — побудова ефективного управління діяльністю бюджетних організацій і бізнесу клієнтів на базі сучасних інформаційних комплексів. Цій меті підпорядковано і філософію, і організаційну структуру, і стиль роботи компанії.

В умовах, коли зростають вимоги до управління підприємством та його керованості, корпорація Парус зуміла відійти від розв'язання лише облікових завдань (наприклад, бухгалтерського, податкового, виробничого і складського обліку) і створити технологію комплексної автоматизації управління підприємством, що вирішує завдання поточного (бюджетування) й оперативного планування, управління дебеторсько-кредиторською заборгованістю, управління фінансовими ресурсами підприємства та ін. Крім того, компанією здійснюється правова підтримка бізнесу, що знайшло своє відображення в інформаційно-аналітичній системі стосовно законодавства України Парус-Консультант.

Узагальнюючи весь спектр програмної продукції корпорації Парус, можна за галуззю і рівнем застосування згрупувати її в такий спосіб:

- програмні продукти для обліку фінансів приватних підприємців;

- програмні продукти, що автоматизують управління організаціями, утримуваними за рахунок державного бюджету;

- програмні продукти, орієнтовані для роботи в найбільш місткому й активному сегменті ринку — сегменті малих і середніх підприємств. До цієї лінії програмних продуктів належать комплексні системи для автоматизації систем управління підприємств оптової й роздрібної торгівлі, громадського харчування й готельного бізнесу, транспортних і страхових фірм, фармацевтичних компаній та аптек;

- програмні продукти для автоматизації управління великими підприємствами, корпораціями і холдингами, у тому числі підприємствами нафтогазового і паливно-енергетичного комплексу, а також підприємств телекомунікацій і зв'язку.

Корпорацією Парус розроблені такі програмні модулі: Адміністратор, Бухгалтерія бюджетна і господарська, Торгівля і склад, Заробітна плата, Персонал, Менеджмент і маркетинг, Консультант, а також низка спеціалізованих рішень: Ресторан, Готель, Лікувальна установа та ін. (рис. 7.1).

Правова підтримка бізнесу здійснюється за допомогою інформаційно-аналітичної системи із законодавства України Парус-

Консультант. Ця система включає на сьогоднішній день: 130 тис. нормативно-правових документів України; 18 тис. консультацій провідних спеціалістів з оподатковування й бухгалтерського обліку і роз'яснень державних органів; а також довідники з бухгалтерського обліку й аудиту.

Адміністратор є керівним модулем, за допомогою якого генеруються бази даних, реєструються користувачі та призначаються права доступу, а також здійснюється деякий сервіс системи.

Бухгалтерія забезпечує: облік банку і каси; облік основних засобів, МНА, МШП; облік господарських операцій; податковий облік: облік матеріальних цінностей; формування обігових відомостей; формування головної книги; формування відомостей різних типів.

Торгівля і Склад забезпечує: облік і оброблення документів з руху коштів підприємств, ведення особових рахунків контрагентів, а також підготовку аналітичних звітів щодо продажу, заборгованості, прибутковості й рентабельності з побудовою графіків.

За допомогою системи Заробітна плата легко автоматизується процес нарахування заробітної плати на всіх його етапах.

Просту і зручну систему кадрового обліку Персонал призначено для комплексного вирішення завдань управління персоналом на підприємстві. Має різні комплектації: "X" — для комерційних організацій; "Г" — для бюджетних установ.

Система дозволяє формувати і друкувати такі кадрові звіти, як штатний розпис у розрізі посад і співробітників, звіт із руху співробітників, звіт зі стажу роботи, звіт за вакантними посадами, список дітей для надання допоміг.

Система Парус-Персонал дозволяє одержувати користувацькі звіти облікового характеру на запит окремих співробітників щодо тих або інших умов добору. Слід зазначити, що поля, які включають у такий звіт, вибираються користувачем самостійно, і це робить систему більш гнучкою та функціональною. Налаштовані користувачем звіти зберігаються в базі даних, викликаючи їх знову, досить вказати назву звіту для виведення на друк.

Систему Менеджмент і Маркетинг призначено для координації багатосторонніх зв'язків з реальними та потенційними клієнтами та з централізованим управлінням із продажу. Крім того, система дозволяє:

- вести облік робочого часу співробітників з можливістю вводити фахівцеві графік роботи за термінами, датами;

- автоматизувати такі напрямки в роботі маркетингового відділу, як прямий телемаркетинг (предметно орієнтоване телефонування контрагентам із цілевизначенням) і директ-мейл (формування списку адресатів за параметрами, що задаються, з метою адресного розсилання);

- вести облік різних маркетингових заходів (акції, семінари тощо), при цьому за кожним заходом задокументовується інформація про учасників, матеріали, витрати і доходи;

- фіксувати вихідні документи-підстави (договору, рахунку тощо) та їхню оплату за реалізацією власних товарів і послуг.

Комплексну систему автоматизації консолідованого обліку спеціально розроблено для великих підприємств і установ, що мають багато підзвітних структур, які періодично звітують перед головною організацією. Згідно з вимогами ринку створено функціонально гнучку систему, що дозволяє зводити й аналізувати різну інформацію, наприклад: виконувати зведення бухгалтерської звітності, здійснювати збирання й аналіз статистичної інформації з різних напрямків діяльності підприємства, обробляти дані за підзвітними установами тощо.

7.1.1. Спеціалізовані рішення Парус

Система Ресторан — автоматизована система управління для підприємств громадського харчування. Система охоплює автоматизацію бізнес-процесів, що дозволяє вирішувати всі облікові й управлінські завдання, характерні для цього виду бізнесу, наприклад: ведення калькуляцій страв з урахуванням взаємозамінності продуктів і напівфабрикатів, прогнозування закупівель, аналіз щодо завантаження столів, офіціантів, найменувань страв, часу відкриття рахунків, виторгу офіціантів, а також забезпечення інтеграції з бухгалтерським, податковим і складським обліком, розрахунком заробітної плати, управлінням персоналом, готельним господарством.

Відмітними рисами системи Ресторан є можливість інтеграції з системами сенсорного управління, а також інтеграція з кишеньковими персональними комп'ютерами, що дозволяє поліпшити якість обслуговування клієнтів, спростити роботу офіціантів, а також підняти престиж закладу.

Система Готель надає користувачам такі можливості задля автоматизації бізнес-процесів готелів: автоматизація рецепції, управління номерним фондом, автоматизація бронювання, автоматизація реєстрації поселення й виїзду клієнтів, формування вартості наданих послуг, розрахунки з клієнтами.

Система Готель має можливість готувати в друкованому вигляді такі документи: візитні картки для постояльців, рахунок на оплату послуг, реєстраційна картка клієнта, анкета постояльця, касовий або фіскальний чек.

Система може надавати інформацію про наявність вільних, зайнятих і заброньованих місць у готелі мережею Internet.

Якщо система використовується разом із модулем Бухгалтерія, можуть реєструватися всі операції відповідно до норм бухгалтерського і податкового обліку і друкуватися всі стандартні бухгалтерські й податкові звіти.

Модуль Лікувальна установа створено спеціально для організацій охорони здоров'я України і призначено для автоматизації обліку пацієнтів лікувальних установ різної спеціалізації — від вузькоспеціалізованих частин клінік до універсальних поліклінік і лікарень, що ведуть прийом і лікування пацієнтів із різними діагнозами.

Облік пацієнтів у лікувальній установі може вестися в розрізі: персональних даних, дати надходження, скарг, діагнозу, призначень, результатів аналізів, перебігу захворювання, обмежень, лікарів-практиків, типів обстеження.

Крім того, модуль дозволяє здійснювати: збір статистичних даних і їхній аналіз, формування звітів, добір персональних карток пацієнтів за необхідною ознакою, друк висновків, довідок і напрямків.

Цей модуль є першим продуктом, інтегрованим із системою управління організацією в цілому. Його використання допоможе істотно полегшити й упорядкувати роботу лікувальних установ із пацієнтами. При використанні модуля Лікувальна установа разом з іншими модулями системи забезпечується ведення єдиної бази даних, можливість її аналізу за різноманітними аспектами. Крім того, набагато спрощується ведення бухгалтерського обліку, процес розрахунку заробітної плати й одержання звітності як окремо за кожною структурною одиницею установи або фізичною особою, так і за організацією в цілому.

Запуск адміністратора може бути здійснений через кнопку Пуск/ Програми / Адміністратор 7.40. В вікні реєстрація (рис. 7.2) вибрати шлях збереження створюваної бази даних: Диск/Назва підприємства. Установити ім'я користувача Supervisor і його пароль admin для первинного входу в програму Адміністратор 7.40. На запит системи: Створити базу в зазначеному каталозі, відповісти: Так (рис. 7.3).

На екрані з'явиться форма Створення бази даних (рис. 7.4). У полі Файл конфігурації вказується шлях до файлу конфігурації системи (*.сгд), який містить налаштування для Вашої організації. Після вибору файлу поля форми будуть заповнені відповідними даними. Створення нової бази даних без файлу конфігурації може бути в режими Демонстраційна конфігурація. Для того, щоб перейти від демонстраційного режиму до повного, необхідно здійснити реєстрацію системи. Задайте потрібну комплектацію госпрозрахунок або бюджет і натискуйте кнопку Почати.

Процес створення бази даних ілюструється в вікні Відкриття-тестування бази даних (рис. 7.5) і включає етапи наставання параметрів устаткування, створення таблиць та тестування бази даних.

Створення бази даних закінчується відкриттям головного вікна Адміністратора (рис. 7.6), яке має такі елементи, як головне меню у верхній частині вікна, панель інструментів і рядок стану.

Для того, щоб користувачі могли працювати в системі, їх необхідно заздалегідь зареєструвати. При реєстрації нового користувача створюється спеціальна карта — Карта користувача системи (рис. 7.7), яка призначена для визначення повноважень і прав доступу користувача до розділів системи.

Відкрити вікно Користувачі системи (меню Розділи /Карти користувачів системи). У контекстному меню вікна Користувачі та групи або на панелі інструментів вибрати команду Розмножити. В вікні завдання користувача (рис. 7.8.) установити Ім'я, Пароль і Підтвердження нового користувача. З натисненням кнопки Записати система виконує зберігання прав доступу створюваного користувача по зразку з користувачем Supervisor. Зміна прав доступу користувача до всіх розділів системи виконується в вікні представленому на рис. 7.9.

Таким чином, права доступу — необхідний елемент упорядкування роботи користувачів у системі. Саме тому права доступу може встановлювати лише той користувач, що має повноваження адміністратора системи. Права доступу можна призначати, на відміну від прав адміністратора системи, як окремому користувачеві, так і групі користувачів.

7.3. Бухгалтерський облік (модуль Бухгалтерія)

7.3.1. Налаштування параметрів системи

Запустити модуль Парус-Бухгалтерія й виконати настройку системи встановити поточну дату 01.02.2010 р.

Під час запуску системи необхідно встановити шлях до бази даних, ім'я користувача і його пароль на вхід у систему (рис. 7.10). В головному вікні модуля вибрати пункт меню Файл/Настройка системи і задати необхідні параметри налаштування системи (рис. 7.11).

Для завдання поточної дати роботи з системою заздалегідь необхідно задати кнопку Встановлення поточної дата в вікні Настройка панелі інструментів і встановити необхідні робочу дату (рис. 7.12), яка автоматично встановлюватися на формованих документах.

7.3.2. Налаштування словників

Перед початком роботи з системою доцільно ввести дані про діяльності підприємства, які надалі багаторазово використовуватимуться в ході виконання господарських операцій. Система Парус допускає введення таких даних як у процесі виконання проводок, так і попередньо на початку роботи з системою за допомогою меню Словники (рис. 7.13). Розгляньмо приклади налаштування словників.

1. Налаштування словника Найменування і курси валют. Ввести такі курси валют для долара США: на 01.02.2010 — 8,0 грн;

10.02.2010 — 8,05 грн.; 25.02.2010 — 8,03 грн. (рис. 7.14).

2. Налаштування словника Номенклатор товарів та послуг.
Додати в номенклатор підрозділ Продукти і зареєструвати в

ньому партії товарів за ціною на 02.02.2010 з урахуванням ПДВ: борошно — 5 грн., цукор — 8 грн. (рис. 7.15).

3. Налаштування словника Контрагенти.

Додати в словник Організації та МВО підрозділ Контрагенти та зареєструвати в ньому ТОВ Діброва і СП Вишня. Створити підрозділ Відповідальні особи і зареєструвати в ньому комірника Шило О. А. (рис. 7.16).

4. Налаштування словника Типи документів (меню Словники / Типи Документів / Первинні фінансові документи).

Додати в словник новий тип документа: Торговельний чек (ТЧ). Зазначити, що цей документ може бути документом-ствердженням у розділі Господарські операціїй документом-підставою (ДП) в розділі Внутрішні документи (рис. 7.17).

Перевірити можливість вибору документа Торговельний чек як ДП в розділі Документи / Внутрішні документи і як документа-ствердження в розділі Облік/Господарські операції.

5. Налаштування словника Зразки господарських операцій (меню
Словники/Зразки/Господарські операції).

У підрозділі словника завести такі зразки господарських операцій: Перерахування постачальникам із проводкою Дт631 — Кт311; Видача готівки підзвіт із проводкою Дт372 — Кт301 з датою відпрацьовування господарської операції в обліку за датою документа (рис. 7.18).

6. Налаштування словника Зразки платіжних документів (меню
Словники/Зразки/ Платіжні документи).

Створити зразок П/Д Оплата постачальникам з ДП платежу: Дог (договір), платник — Світоч, ставка ПДВ — 20 %.

7. Налаштування словника Зразки платіжних документів (меню
Словники/Зразки/Платіжні документи).

Створити зразок ВКО (видаткового касового ордера) Видача готівки з каси, з ДП платежу: НАК (наказ), платник — Світоч (рис. 7.19).

7.3.3. Уведення вхідних залишків

1. Уведення малоцінних необігових активів (МНА) (меню Облік/Картотека МНА).

Увести дані про наявність матеріальних цінностей за рахунком №112 у Картотеку МНА на 28.02.2010 за ТОВ Світоч (рис. 7.20):

- годинники настінні — 20 шт. на суму 1260 грн.;

- молоток — 10 шт. на суму 100 грн.;

- лопата — 40 шт. на суму 360 грн.;

- дриль — 10 шт. на суму 529 грн.

Розраховуючи амортизацію, ввести рахунки проводки нарахування амортизаційних відрахувань МНА (Дт832 — Кт132). Створення послідовності однотипних карток МНА доцільно робити за допомогою команди Розмножити з контекстного меню на картотеці МНА.

Виконати операцію приходу МНА (рис. 7.21) (Контекстне меню/ Операції над картками МНА/ Находження на склад). Для зміни карток оприходуваних МНА необхідно виконати команду Контекстне меню / Відкат в Історія руху МНА.

2. Сформувати залишки матеріальних цінностей на перше число наступного місяця 01.03.2010 (рис. 7.22). Для цього клавішею Пробіл виділити всі потрібні позиції картотеки. У контекстному меню панелі Картотека МНА вибрати команду Формування залишків ТМЦ. Перевірити залишки МНА на 01.03.2010 (меню Залишки/Залишки матеріальних цінностей).

3. Зареєструвати 28.02.2010 передання в експлуатацію МНА на ТОВ Світоч із Картотеки МНА (без створення господарської операції): молоток — 10 шт.; лопата — 40 шт.; дриль — 5 шт. (рис. 7.23). У пункті меню Облік./Картотека МНА установити курсор на необхідну картку в панелі Картотека МНА і вибрати з контекстного меню команду Операції над картками МНА /Введення в експлуатацію. Заповнити поля форми, що з'явилася, і забрати прапорець Створювати господарську операцію.

4. Переглянути Відомість руху МНА. Вибрати команду Оборотні відомості / Рух матеріальних цінностей (рис. 7.24).

5. Ввести залишки дебіторсько-кредиторської заборгованості (меню Залишки /Дебіторська та кредиторська заборгованість) на 01.03.2010 (рис. 7.25):

- СП Вишня рах. № 631 — дебетове сальдо 5000 грн. на підставі договору № 126 від 01.03.2010 (попередньо ввести в підставу Договір для документів розділу Господарські операції через меню Словники /

- Типи документів);

- ТОВ Ярославна рах. 631 — дебетове сальдо 350 грн., кредитове сальдо 1260 грн. на підставі договору № 26 від 25.02.2010;

- Авраменко В. В. рах. 372 — кредитове сальдо 54 грн.;

- засновник Мороз А. В. рах. 40 — кредитове сальдо 30 000 грн. (заздалегідь виконайте налаштування рахунку 40 на типову форму обліку — Дебітори/Кредитори).

Під час введення кредитового сальдо рахунку вказується значення зі знаком "мінус".

6. Увести залишки за рахунками (меню Залишки / Залишки коштів за рахунками) на 01.03.2010 р.: Дт112 — 2249 грн; Дт301 — 100 грн; Дт311 — 21 442 грн; Дт631 — 5350 грн; Кт631 — 1260 грн; Кт372 — 51 грн; Кт40 — 30 000 грн (рис. 7.26).

При закритті вікна Залишки коштів за рахунками програма автоматично формує суми залишків за Дт та Кр на початок періоду обчислює не співпадіння за даними сумами (рис. 7.27).

7. Виконати перевірку на збіг сум уведених залишків матеріальних цінностей і залишків за дебіторською / кредиторською заборгованостями з уведеними синтетичними залишками (Оборотні відомості /Рух коштів за рахункуми) (рис. 7.28). Аналітичні залишки — залишки в розділах Залишки матеріальних цінностей і Дебіторська / кредиторська заборгованість. Синтетичні залишки - залишки в розділі Залишки коштів за рахункуми.

7.3.4. Робота з банківськими документами

Система має поділ платіжних документів на банківські й касові. Це пов'язано з поділом прав доступу користувачів до окремих розділів системи і можливістю формування реєстрів документів.

1. Створити платіжне доручення (ПД) № 15 від 02.03.2010 р. за перерахуванням ТОВ Діброва 170 грн, у томучислі 20 % ПДВ за постачання продуктів на підставі договору № 132 від 05.02.2010 р. (рис. 7.29).
Роздрукувати ПД. Клацнути правою кнопкою миші на ПД, яке потрібно роздрукувати. Вибрати пункт контекстного меню Друк документа.

Зробити ПД в господарському обліку з проводкою: Дт371 — Кт311 на суму 170 грн і відбити суму податкового кредиту: Дт641/2 — Кт644 на суму 28,33 грн. Клацнути правою кнопкою миші на ПД, яке треба відпрацювати в обліку. Вибрати пункт контекстного меню Відпрацювати в обліку. У вікні Зразки господарських операцій вибрати необхідний зразок (рис 7.30) і сформувати потрібну господарську операцію (рис. 7.31).

7.3.5. Робота з касовими документами

Створити видатковий касовий ордер (ВКО) № 1 від 03.03.2010 (на основі зразка ВКО) на видачу підзвіт Шило О. А. з каси 70 грн на господарські витрати на підставі наказу № 4 від 01.02.2010 р. (рис. 7.32).

Роздрукувати ВКО і відпрацювати в господарському обліку з проводкою Дт372 — Кт301 (рис. 7.33). Роздрукувати оборотну відомість руху коштів в розрізі проводок (рис. 7.34).

7.3.6. Облік руху матеріальних цінностей

1. Зареєструвати 07.03.2010 р. господарську операцію (розділ Облік/Господарські операції) (Дт201 — Кт371) з оприходування партії продуктів (код партії "партія 1") від ТОВ Діброва на підставі договору № 132 від 05.02.2010 р. за накладною № 324 від 07.03.2010 р.: борошна — 17 кг на суму 46,67 грн, не враховуючи ПДВ; цукру — 16 кг на суму 95 грн, не враховуючи ПДВ; а також відбити розрахунки за податковим кредитом (Дт644 — Кт371) на суму ПДВ 9,33 грн та 19 грн, відповідно, для двох видів продуктів (рис. 7.35).

Зареєструвати 11.03.2010 р. господарську операцію: Дт201 — Кт371, Дт644 — Кт371 з одержання партії цукру — 80 кг на суму 140 грн, не враховуючи ПДВ, і 28 грн ПДВ (код партії "партія 2") від ТОВ Діброва на підставі договору № 132 від 05.02.2010 р. за накладною №395 від 11.03.2010 р. (рис. 7.36).

Зареєструвати 14.03.2010 р. внутрішній документ (меню Документи / Внутрішні документи) № 52 з обігової відомості за матеріальними цінностями на передання: борошна — 12 кг (з "партії 1"); цукру — 20 кг (з "партії 1") у виробництво. Відпрацювати документ в обліку господарських операцій 14.03.2010 проводками: Дт230 — Кт201; Дт801 — Кт230 (рис. 7.37).

7.3.7. Реєстрація господарських операцій у валюті

1. Зареєструвати на дату 01.03.2010 господарські операції: з перерахування банкові 2025 грн для придбання $ 250 по курсу 8,00 грн за $ 1, у тому числі 25 грн — комісійна винагорода банкові (Дт334 — Кт311); нарахування і включння до складу витрат комісійної винагороди банкові в розмірі 25 грн (Дт377 — Кт334; Дт949 — Кт377); зарахування на валютний рахунок $ 250 (Дт312 — Кт334).

Виконати переоцінку валютного рахунку № 312 за станом на 28.03.2010 з курсом 8,3 грн (меню Залишки/Переоцінка валютних активів та пасивів). У закладках Прибуток і Збиток необхідно встановити рахунки, на які буде списано доходи й витрати від операційної курсової різниці (рахунки 714 і 945, відповідно). За переоцінкою в розділі Облік / Господарські операції в заданому вами каталозі буде створено господарську операцію Нарахована курсова різниця (рис. 7.39).

Сформувати обігову відомість за рахунками (меню Оборотні відомості/Рух коштів за рахунками) (рис. 7.40). Переглянути господарські операції за рахунками 312, 714 і 334. У сформованій відомості встановити курсор на рядок потрібного рахунку і вибрати з контекстного меню команду Перегляд ГО. Переглянути в каталогах господарські операції.

7.3.8. Реєстрація наявності йруху основних засобів

Розрізняють реєстрацію і рух основних засобів у бухгалтерському і податковому обліку, тому необхідно ведення двох інвентарних карток.

1. Зареєструвати інвентарну картку на шліфувальний верстат (МВО Шило O.A.) з первісною вартістю 5000 грн, очікуваною ліквідаційною вартістю 1000 грн, справедливою вартістю 5000 грн і терміном корисного використання чотири роки (меню Облік/ Інвентарна картотека/ Бухгалтерський облік).

Ікоштів за ращнками за п^іщ m Ш2010 - 31.03.2010 рр.. Поч.(Д 29141.00 К 31311.00] 06 (Д 4S11.14 К 4811.14) Кін.ІД 29579.0

Верстати й устаткування в бухгалтерському обліку належать до 4-ї групи ОЗ: рахунок 104 Машини й устаткування. Амортизація нараховується щомісяця, наприклад, кумулятивним методом, проводкою Дт831 — Кт131.

Під ліквідаційною вартістю основних засобів розуміють суму коштів (або вартість інших активів), що їх підприємство очікує одержати від реалізації об'єктів основних засобів після закінчення терміну їхнього продуктивного використання, за винятком витрат, пов'язаних із реалізацією цих засобів. Під справедливою вартістю розуміють суму, у результаті якої може бути зроблено обмін активу або оплату зобов'язань у результаті операцій між інформованими, зацікавленими і незалежними сторонами.

2. Відпрацювати в обліку 01.02.2010 введення ОЗ в експлуатацію в бухгалтерській картотеці. Верстат отримано за прибутковим ордером №434 від 01.02.2010 на підставі договору № 126 від 01.02.2010 на ТОВ Світоч від СПВишня.

Вибрати команду Контекстне меню / Операції над картками / Оприбуткування і задати необхідні параметри, а також установити прапорець Створювати господарську операцію, для того щоб система одночасно зареєструвала введення в експлуатацію і створила в обліку господарську операцію за зразком. Прапорець знімають у разі, коли господарська операція реєструється іншим шляхом (наприклад, шляхом відпрацьовування деякого документа в обліку).

3. Нарахувати знос на верстат на березень 2010 р. в бухгалтерському обліку.

Вибрати команду Контекстне меню/Розрахунок амортизаційних відрахувань. У вікні Розрахунок амортизаційних відрахувань (рис. 7.43) указати місяць, рік, на які буде зроблено розрахунок амортизації.

Клацнути на кнопку Встановити, на екрані з'явиться вікно Нарахування амортизаційних відрахувань (рис. 7.44), де можна побачити суму зносу ОЗ за зазначений термін. Виконати запис результату командою з контекстного меню на результатах розрахунку.

4. Виконати 05.04.2010 р. ремонт об'єкта на суму 200 грн (Дт910 — Кт230) (команда Операції над картками/ Витрати на підтримання об'єкта) (рис. 7.45).

5. Клацнути правою кнопкою миші на рядку заведеної інвентарної картки і вибрати команду Операції над картками/Переоцінка. У вікні Інвентарна картотека: Переоцінка поставити прапорець у полі Автоматичний розрахунок індексу переоцінки для автоматичного розрахунку і заповнити необхідні поля.

6. Виконаєте аналіз проведених господарських операцій над інвентарним об'єктом операцій, а також відображення їх в Історії операцій вікна Інвентарна картотека (рис. 7.47).

7.4. Складський облік (модуль Торгівля та склад)

7.4.1. Початок роботи з програмою

Запустити програму Торгівля та склад. Під час запуску необхідно встановити шлях до бази даних, ім'я і пароль користувача (рис. 7.48). Установити поточну дату 01.02.2010 за допомогою інструмента Встановлення поточної дати та виконаєте налаштування системи по аналогії з модулем Бухгалтерія.

7.4.2. Уведення словників

1. Налаштування словника Одиниці виміру.

Додати в словник одиницю виміру: Ящик — категорія кількість (1ящ. — 20кг)(рис. 7.49).

Кожна з шести категорій (гроші, довжина, кількість, маса, об'єм, площа) має свою одну еталонну одиницю виміру. Кількість одиниць виміру, похідних від еталонної, для кожної з категорій є необмеженою. Виняток — це категорія Кількість. Вона може мати кілька еталонних одиниць виміру. У категорії Кількість усі одиниці виміру вважаються еталонними, і похідна одиниця виміру від цієї категорії не може бути зареєстрована.

2. Налаштування словника Номенклатор товарів та послуг.

Додати в розділ номенклатора товари номенклатурні позиції яблуко Білий налив і груші Бера з одиницею виміру ящик (рис. 7.50).

Додати в розділ номенклатора товар номенклатурні позиції дискети з одиницею виміру упаковка (1уп. — 10шт).

7.4.3. Прихід товарів на склад

1. Підготувати прибуткові ордери (меню Документи/Прихід товару):

— № 1 від 05.02.2010 р. на фрукти, що надійшли на Склад № 1 від ТОВ Ярославна на підставі договору № 3 від 25.01.2010 р. яблук Білий налив 10 ящиків на суму 200 грн і груш Бера — 5 ящиків на суму 150 грн (рис. 7.51);

— № 2 від 07.02.2010 р. на дискети 1, що надійшла на Склад № 1 від ТОВ Електрон на підставі договору № 2 від 21.01.2010 р. у кількості 100 упаковок на суму 1000 грн;

2. Переглянути запаси товарів у складському обліку (меню Облік/ Товарні запаси).

3. Відпрацювати створені прибуткові ордери № 1, 2 у бухгалтерському обліку (Парус — Бухгалтерія / меню Документи / Товарні документи / Прихід товару / Контекстне меню/ Відпрацювати в обліку) з такими проводками:

- Дт281 — Кт631 — сума товарів без урахування ПДВ;

- Дт641/2 — Кт631 — сума ПДВ.

4. Створити вхідні податкові накладні на підставі господарських операцій відпрацювання прибуткових ордерів № 1, 2 у бухгалтерському обліку (Парус-Бухгалтерія / меню Документи / Вхідні податкові накладні / Контекстне меню / Створення накладних на підставі ГО) при завданні параметру проводок Коригування податкового кредиту, для ГД. Перевірити наявність створених податкових накладних у розділі Документи/Вхідні податкові накладні (рис. 7.54).

7.4.4. Відпрацювання процесу реалізації товару

1. Призначити ціни реалізації на товари (меню Облік/Ціни реалізації) на 10.02.2010 р. (рис. 7.55):

- яблуко Білий налив — 2,40 грн за 1 кг;

- груша Бера — 3,60 грн за 1 кг;

- дискети 1 — 18,00 грн за 1 уп.;

- дискети 2 — 24,00 грн за 1 уп.

Якщо для цього товару з часом необхідно буде призначити нову ціну, то треба встановити покажчик поточного запису на рядок цього товару в панелі Перелік товарів та послуг вікна Ціни реалізації та вибрати команду контекстного меню Додати в панелі Ціни реалізації. У вікні Ціна реалізації: Додавання, що з'явилося, призначити нову ціну для цього товару на нову дату.

2. Підготувати рахунки на оплату (меню Документи/Вихідні рахунки на оплату):

— № 1 від 16.02.2010 р. на оплату АндрєєвуН. В. 35 кг яблук Білий налив і 40 кг груш Бера (рис. 7.56);
3. Перевірити резервування товару за вихідними рахунками (меню Облік / Товарні запаси) (рис. 7.58).

4. Підготовити платіжні документи на прихід оплати 18.02.2010 р. від Андрєєва Н. В. та Петрова І. І. на підставі вихідних рахунків (меню Документи / Вихідні рахунки на оплату/Контекстне меню / Підготовка документів / Платіжний документ) (рис. 7.59) і перевірити реєстрування їх в журналі Платіжні документи (меню Документи / Платіжні документи).

Виконати відмітку у вихідних рахунках на оплату (Вихідні рахунки на оплату/ Контекстне меню / Оплата) (рис. 7.60).

5. Відпрацювати в господарському обліку платежі Андрєєва Н. В. та Петрова 1.1. (Парус — Бухгалтерія/ меню Документи/ Платіжні документи/ Контекстне меню/ Відпрацювання в обліку) (рис. 7.61) за проводками:

- Дт311 — Кт681 на всю суму платежу;

- Дт643 — Кт641/2 на суму ПДВ.

6. Підготувати документи на відпуск товару для Андрєєва Н. В. та Петрова 1.1. (меню Документи/Вихідні рахунки на оплату/ Контекстне меню / Підготовка документів / Накладна на відпуск) (рис. 7.62).

7. Створити вихідні податкові накладні для Андреева Н. В. і Петрова 1.1. (меню Документи / Накладні на відпуск/ Контекстне меню / Підготовка документів / Податкова накладна) (рис. 7.63).

8. Перевірити наявність на складі резерву товарів (меню Облік/ Товарні запаси) (рис. 7.64) та порівняти з даними рис. 7.58.

9. Відпрацювати в господарському обліку операції реалізації товарів Андрєєву Н.В. з проводками (Парус — Бухгалтерія/ меню Документи / Товарні документи/Накладні на відпуск/Контекстне меню/Відпрацювання в обліку/Реалізація ТМЦ) (рис. 7.65):

- Дт681 — Кр702 — сума товарів з урахуванням ПДВ;

- Дт702 — Кр643 — сума ПДВ.

10. Виконати звіти про розрахунки з контрагентами, продаж товарів і за результатами реалізації товарів за рахунком 681 (Парус — Бухгалтерія/ меню Оборотні відомості/ Розрахунки з дебіторами та кредиторами). Порівняти ваші дані з даними відомості рис. 7.66.

11. Провести аналіз виконання господарських операцій на основі Головної книги і Касової книги та оцінити товарні запаси.

7.5. Автоматизація нарахування заробітної плати (модуль Заробітна плата)

7.5.1. Налагодження модуля й підготовка його до роботи

Модуль дозволяє автоматизувати процес нарахування заробітної плати на всіх його етапах, починаючи від ведення особових рахунків співробітників і закінчуючи розрахунком заробітної плати і всіх супутніх їй податків, виплат і утримань, із формуванням і друком усіх необхідних документів.

Перш ніж розпочати роботу з модулем, необхідно провести його налагодження. Це дозволяє врахувати специфіку нарахування заробітної плати на підприємстві, а також вимоги чинних законодавчих актів та дійові інструкції.

Перед нарахуванням заробітної плати необхідно налаштувати список виплат і утримань у словнику Налаштування видів оплат з урахуванням специфіки підприємства.

Кожен вид виплат і утримань у програмі ґрунтується на якому-небудь методі розрахунку. При цьому кожному виду оплати у програмі відповідають свої реєстраційні номери: 1 — 699 — нарахування, 700 — 899 — утримання, 900 — 999 — підвищення до основного окладу.

У кожному методі розрахунку існують параметри, які можна вводити, налаштовуючи види нарахувань і утримань; але є й такі, котрі потрібно вказати, визначаючи список постійних нарахувань і утримань конкретного співробітника, або під час щомісячного нарахування заробітної плати.

Звернімо увагу на те, що, налаштовуючи параметри видів оплат, потрібно дотримувати такої послідовності: спочатку налаштовуємо підвищення до окладу, потім — оклад з іншими нарахуваннями.

Методи розрахунку попередньо визначено в модулі, і їхня зміна користувачем неможлива. Для налаштування нарахування використовуються такі основні методи розрахунку: Основний оклад, Відсоток від суми, Надбавка до окладу, Готова сума.

Метод розрахунку Основний оклад припускає нарахування суми, що залежить від "виробітку", тобто кількості відпрацьованих днів або годин з табеля обліку робочого часу в поточному місяці або кількості випущеної продукції.

Метод розрахунку Відсоток від суми припускає нарахування суми, що визначається як відсоток від суми зазначених нарахувань і утримань. Використовуючи цей метод, можна, наприклад, розраховувати премії, що нараховуються у відсотках від заробітку поточного місяця.

Метод розрахунку Надбавки до окладу призначено для нарахування надбавок і доплат, що задаються у відсотках до основного окладу або підвищень до нього.

Метод розрахунку Готова сума припускає нарахування готової суми з урахуванням коефіцієнта збільшення або зменшення цієї суми.

Метод розрахунку Прибуткового податку призначено для розрахунку прибуткового податку, а також будь-яких утримань, що розраховуються за шкалою, наприклад відрахувань до ПФУ.

Аванс можна нараховувати або сумою, або як відсоток від тарифного окладу чи попередньо нарахованої суми.

Після налагодження програми розпочинають введення початкових даних, що містить у собі такі операції:

- введення списку підрозділів;

- введення списку особових рахунків і даних про співробітників в особові рахунки;

- введення вихідних даних на початок періоду автоматизованого нарахування заробітної плати (введення нарахувань, що є постійними для кожного співробітника).

7.5.2. Реєстрація особових рахунків та їхнє заповнення

Особові рахунки в системі групуються за підрозділами. Підрозділи, у свою чергу, групуються у структуру більш високого рівня. Вкладаючи один підрозділ в інший, можна вибудувати багаторівневу структуру, що відповідає штатній структурі підприємства, а в особовому рахунку вказати, в якому підрозділі працює співробітник.

Доступ до роботи з особовими рахунками співробітників здійснюється в такий спосіб: вибирається підрозділ, потім у ньому

— внутрішній підрозділ, після чого на екрані розкривається вікно зі списком особових рахунків, зареєстрованих в обраному підрозділі.

1. Створити підрозділи організації, співробітників і їх особові рахунки (меню Облік/ Особові рахунки): Відділ "Адміністрація":

—  Іванов 1.1. — табельний номер — № 1, зарахований 01.01.2007 р., посада — генеральний директор, статус — основний, схема роботи — стандартна, 5 днів по 8 годин (5x8).

Відділ "Бухгалтерія":

— Сорокіна С. С. — табельний номер — № 2, зарахована 02.01.2002 р., посада — головний бухгалтер, дата народження — 01.05.1970 р., статус — основний, схема роботи — 5x8.

Відділ "Навчально-методичний":

Грищенко С.П. — табельний номер № 3, зарахована 02.01.2003 р., посада - викладач, статус — основний, схема роботи — 5 + 8;

Свірідова А. Ю. — табельний номер № 4, зарахована 05.01 .2003 р., посада — викладач, статус — основний, схема роботи:

- 5+8.

У кожному особовому рахунку задаються постійні виплати й утримання — низка виплат і утримань, що мають постійний характер, наприклад оклад, прибутковий податок та ін. Ті виплати й утримання, що не мають постійного характеру (наприклад, разові премії, оплата лікарняного листка тощо) можна додати вручну при нарахуванні конкретному співробітникові заробітної плати.

1. Створити види нарахувань у списку постійних виплат таким
співробітникам:

Іванов 1.1. — основний оклад, тарифний оклад (5000 грн), підвищення тарифного окладу за керівництво 25% (рис. 7.68);

Сорокіна С. С. — основний оклад, тарифний оклад (3000 грн), надбавка за знання офісної техніки 10%;

У списку постійних виплат створити для співробітників Грищенко С. В., Свірідова А. Ю. види нарахувань — викладацький тарифний оклад (2500 грн).

Усім співробітникам у постійних виплатах зареєструвати утримання: Аванс, Прибутковий податок, Пенсійний фонд, Профспілковий внесок (рис. 7.68).

2. У цьому місяці зареєструвати святковий неробочий день 8 березня.

Відкрити Словники / Святкові дні. На екрані відобразиться вікно перегляду святкових / неробочих днів в обраному році.

Словник складається тільки з однієї таблиці, у полі якої Дата вказується дата свята, а в полі Коментар — назва свята (рис. 7.70).

7.5.5. Нарахування заробітної плати

Розрахунок заробітної плати в системі можна поділити на два етапи:

- автоматичне нарахування заробітної плати на основі інформації, що міститься в постійних виплатах і утриманнях особового рахунку. На цьому етапі система створює такі постійні виплати й утримання, як оклад, надбавка, постійні допомоги, прибутковий податок, пенсійний внесок та ін., що задані в постійних виплатах і утриманнях особових рахунків співробітників;

- внесення нарахувань і утримань, зумовлених особливостями заробітної плати цього місяця (лікарняні листки, відпустки, зміни у відпрацьованому часі, разові премії та допомоги).

1. Автоматично нарахувати види оплат, зазначені в постійних виплатах усім співробітникам (меню Функції/ Автоматичний розрахунок).

Система передбачає можливість автоматичного розрахунку заробітної плати співробітників. Автоматичний розрахунок включає:

- розрахунок з минулого місяця — за зразком нарахувань попереднього розрахункового місяця;

- розрахунок з постійних виплат — на основі інформації з постійних виплат і утримань особового рахунку;

- розрахунок з наказів — додавання нарахувань, відзначених у зареєстрованих системою наказах, до попередніх нарахувань цих співробітників;

- розрахунок нарахувань / утримань — на основі інформації, що не входить у постійні виплати й утримання особового рахунку;

- розрахунок з табеля — використовуються дані про відпрацьований час згідно з табелем.

Методи розрахунку заробітної плати відрізняються один від одного вихідними параметрами, на основі яких провадиться розрахунок. Та попри це принцип заповнення форм для введення параметрів розрахунку практично однаковий для всіх методів.

2. Вручну додатково нарахуйте одноразову премію в розмірі 100 % вхідних виплат для співробітника Грищенко С. В., використовуючи функцію Автододання виплат (рис. 7.72).

3. Віддрукувати відомість за видами оплат.

Цю відомість призначено для друку докладного списку видів оплат за кожним співробітником:

вибрати розділ Друк звіту/Відомість за видами оплат в контекстному меню над особовим рахунком співробітника;

заповнити поля у вікні формування відомості й натиснути кнопку вікна Почати (рис. 7.73).

Віддрукована відомість за видами оплат представлена на рис. 7.74.

7.5.6. Розрахунок відрядної оплати праці

Цей метод розрахунку припускає нарахування суми, що залежить від виробітку окремих працівників або бригади. Перед розрахунком у словнику Налаштування видів оплат повинно бути попередньо зареєстровано види оплат на основі методу Відрядний оклад (рис. 7.75). Потрібно також мати інформацію про виробіток окремих працівників або бригади, коефіцієнт трудової участі (КТУ) кожного працівника.

1. У словнику Налаштування видів оплат зареєструвати види нарахувань:

— відрядний оклад — метод розрахунку відрядний оклад, тариф для розрахунку — погодинний тариф, у налагодженні поставити відповідний код премії та надбавку відрядника;

премію відрядника — метод розрахунку відсоток від суми, надбавка 10 % відрядного окладу;

надбавку відрядника — метод розрахунку відсоток від суми, надбавка 15 % відрядного окладу.

У вікні перегляду видів оплат зареєструвати вид оплати на основі методу Відрядний оклад. Потім обрати цей метод. На екрані з'явиться форма Відрядний оклад. Параметри методу. Заповнити поля форми.

2. Створити підрозділ Будівельний — категорія підрозділу Позаштатний.

3. У підрозділі Будівельний створити особові рахунки співробітників Власенко С. П. з анкетними даними: посада — будівельник, схема роботи — 5x8 (усі інші анкетні дані — на ваш розсуд).

4. Задати дані в розділі Відрядна оплата праці (меню Облік) список
виконаних робіт (рис. 7.76):

ремонтні роботи — норма — 1000 м, розцінка — 300 грн, фактично виконана — 1000 м (наряд № 100 від 05.03.2010 р.);

будівельні роботи — норма — 2000 м, розцінка — 500 грн, фактично виконано — 2000 м (наряд № 102 від 11.03.2010 р.).

5. Відредагувати дані в списку відрядних працівників відповідно до табл. 7.1 (рис. 7.77).

7.5.7. Розрахунок виплат за лікарняним листком

Для того щоб провести розрахунок виплат за лікарняним листком, треба налаштувати відповідний вид оплат у словнику Налаштування видів оплат.

Автоматично розрахувати заробітну плату за квітень усім співробітникам організації. Розрахунок зробити з минулого місяця.

Вручну додатково нарахувати виплати за лікарняним листком: Сорокіній С. С. — термін лікарняного листка з 01.04.2010 р. по 15.04.2010 р. (рис. 7.79, 7.80).

7.5.8. Розрахунок відпускних виплат

Для того щоб провести розрахунок виплат на відпустку, налаштувати відповідний вид оплат у словнику Налаштування видів оплат.

Нарахувати відпускні директорові Іванову 1.1. — термін відпустки з 01.05.2010 по 25.05.2010 (рис. 7.83, 7.84).

7.6. Організація зв'язків із клієнтами (модуль Менеджмент і маркетинг)

Парус-менеджмент і маркетинг це перша українська CRM-система управління взаєминами з клієнтами. CRM — це стратегія компанії, що визначає взаємодію з клієнтами у всіх організаційних аспектах: вона стосується реклами, продажу, доставки і обслуговування клієнтів, виробництва нових продуктів, виставляння рахунків і тому подібне. Ця стратегія заснована на виконанні наступних умов:

- наявність єдиного сховища інформації і системи про всі випадки взаємодії з клієнтами;

- синхронізірованість управління множинними каналами взаємодії;

- постійний аналіз зібраної інформації про клієнтів і ухвалення відповідних організаційних рішень, наприклад, про ранжирування клієнтів виходячи з їх значущості для компанії, виробленню індивідуального підходу до клієнтів згідно з їх специфічними потребами і запитами.

Система вирішує таки завдання:

- збір і обробка інформації про контрагентів в єдиній базі даних;

- автоматизація роботи менеджерів;

- контроль і аналіз роботи менеджерів по збуту і обслуговуванню клієнтів, аналіз результативності діяльності компанії;

- збір і обробка інформації для ведення маркетингової діяльності компанії.

Розглянемо основні етапи роботи з системою. 7.6.1. Робота зі словниками модуля

1. Налаштування словника Одиниці виміру (ОВ). Додати ОВ:

базова — штука (похідні: упакування на 1000 шт., упакування на 5000 шт., упакування на 10 шт.) (рис. 7.85);

базова — кілограм (похідні: ящик на 20 кг, ящик на 10 кг, пачка на 0,5 кг).

2. Налаштування словника Номенклатор товарів і послуг. Задати
розділи і відповідні їм товари і послуги:

поліграфія: виготовлення листівок формату А4 (упакування на 1000 шт.), А5 (упакування на 5000 шт.), плакатів (шт.) (рис. 7.86);

сувеніри: ручки кулькові (упакування на 10 шт.), запальнички (шт.), брелоки (шт.);

прапори: прапор 20x40 (шт.), прапор 210x480 (шт.);

послуги: роздача листівок (блок на 500 шт.), складання рекламного слогана (шт.).

Задати ціни реалізації на 15.03.2010: виготовлення листівки А4 — 22 коп., запальничка — 56 грн.

3. Налаштування словника Співробітники. Створити структуру розділів, підрозділів (меню Словники / Персони / Співробітники) (рис. 7.87) із наявністю в ній співробітників (попередньо перед розміщенням співробітників необхідно створити аналогічну структуру в Журналі обліку робочого часу).

7.6.2. Планування Й облік робочого часу співробітників

Розділ модуля Журнал обліку робочого часу дозволяє вести графік робочого часу співробітників, що дає можливість раціонально використовувати робочий час. Розділ дозволяє відстежувати кількість відпрацьованого часу в офісі або на виїзді у клієнта, а також характер виконаних співробітником робіт. Також цей розділ може використовуватися для планерування завантаження співробітників.

1. Побудувати графік робочого часу співробітників (меню Облік/
Журнал обліку робочого часу). Ввести інформацію:

менеджер Ільїн С. К. прибув в офіс 15.03.2010 р. о 9.00, о 10.25 вибув до клієнта ТОВ Ромікс, щоб відвезти замовлення на продукцію, повернувся в офіс о 14.15, пішов додому о 18.10;

оператор відділу поліграфії Перова О. П. прийшла в офіс 15.03.2010 р. о 8.30 і пішла з нього о 17.30;

директор Розанов В. П. у відрядженні в Парижі у фірмі Etoile Ko з 15.03.2010 р. по 20.03.2010 р. (робочий день з 9.00 до 18.00).

2. Робота з журналом обліку робочого часу:
визначити, чим займався співробітник Розанов В. П. 15.03.2010 р. (меню Облік./Журнал обліку робочого часу/Розділи/ Контекстне меню/ Від поточної все/ Контекстне меню/ Відібрати);

визначити, хто саме зі співробітників і з якою метою перебував у фірмі Ромікс 15.03.2010 р. (меню Облік/Журнал обліку робочого часу / Розділи/ Контекстне меню / Від поточної все / Контекстне меню/Відібрати) (рис. 7.88).

Створити в каталозі Клієнти та потенційні клієнти підрозділи контрагентів: Телефонування, Переговори, Клієнти на поліграфію, Клієнти на сувеніри, Партнери, Автоматично створено;

Створити у розділі Клієнти на поліграфію організацію СП Віола, в якій виготовляли макет листівки А5 (у період з 2.04.2010 р. по 12.04.2010 р.), і друкували листівки (у період з 13.04.2010р. по 16.04.2010 р.). Обслуговує цього клієнта менеджер відділу поліграфії Ільїн С. К.;

Створити організацію ТОВ Євроіндекс (організація виставок). Наша компанія брала участь у виставці REX-2010, що проходила з 16.04.2010 р. по 19.04.2010 р. Керував організацією участі у виставці начальник відділу маркетингу Мороз В. В.;

Переглянути хроніку контактів менеджера відділу поліграфії Ільїна С. К. з СП Віола (рис. 7.89);

Вивести на друк звіт за всіма організаціями, що зберігаються в розділі Клієнти і потенційні клієнти.

7.6.4. Управління маркетингом і збутом

Розділ Маркетинг і збут призначений для організації роботи з потенційними клієнтами. У розділі фіксуються попередні контакти, здійснюються адресні розсилки. Зазвичай з цим розділом працюють телефоністи, які працюють з первинною базою даних підприємств і організацій. Мета телефоніста: з'ясувати правильну контактну інформацію (адреса, телефон, адреса електронної пошти, ім'я і посада потенційного замовника (клієнта, партнера, конкурента і ін.)), а також налагодити первинний контакт і викликати інтерес (залежно від поставлених цілей). Якщо в компаніях немає спеціальних співробітників для налагодження первинних контактів з потенційними клієнтами по телефону, то заповненням цього розділу займаються безпосередньо менеджери по продажах і обслуговуванні.

Створити підрозділи в дереві каталогу: Телефонування, Переговори, Клієнти, Партнери, Конкуренти (меню Облік/Маркетинг і Збут).

Задати в розділі Телефонування організацію ТОВ Поле, з якою ведуться переговори з приводу замовлення сувенірних кулькових ручок менеджером відділу сувенірів Кругловою О. В. Переговори ведуться з менеджером з маркетинг ТОВ Поле Ісаєвим Д. С. Зареєструвати такі контакти (рис. 7.90):

— 05.04.2010 р. — ІсаєвД. С. у відрядженні, буде 07.04.2010 р. (треба зателефонувати 07.04.2010 р.);

—  07.04.2010 р. — відіслала прайс ел. поштою, передзвонять;

— 09.04.2010 р. — зацікавився ручками, призначили зустріч на 10.04.2010 р. у 15.00 у них в офісі.

Перевірити наявність створеної в попередньому завданні організа­ції ТОВ Поле в розділі Клієнти і потенційні клієнти. Перенести цю орга­нізацію з підкаталогу Телефонування в підкаталог Клієнти на сувеніри.

Відобразити в системі таку інформацію: ТОВ Поле після проведення переговорів зробило перше замовлення на виготовлення сувенірних ручок. Обслуговує замовлення також менеджер відділу сувенірів Круглова О. В. (рис. 7.91).

Внести докладну контактну інформацію про ТОВ Поле (повне найменування, поштова адреса, адреса лтеЬ-сайта компанії, електронна адреса, маршрут та ін.).

Зробити розсилання електронною поштою з повідомленням про проведення нової акції.

Розсилку можна формувати з розділів Клієнти і потенційні клієнти, Маркетинг і збут, Маркетингові акції, Журнал сервісного обслуговування, Контактні особи.

Відкрийте розділ Облік / Маркетинг і збут. Активізуйте потрібний підкаталог в дереві каталогу. Відберіть потрібні організації шляхом установки параметрів відбору або відзначте необхідні організації. Виберіть з контекстного меню команду Підготувати розсилку і заповните поля форми (рис. 7.92). З натисненням на кнопку Почати відкриється вікно Журнал доставки, де задайте розділ реєстрації акції.

Розділ Журнал доставки дозволяє організувати розсилку і доставку поштою — електронною, звичайною, кур'єром, а також дозволяє друкувати листи, конверти, етикетки, завдання для відправки факсу, списки доставки, відображує вміст доставки.

Відкрийте Журнал доставки і через контекстне меню задайте команду на розсилку акції в вікні рис. 7.93.

7.6.5. Реєстрація й облік звернень

Розділ Журнал обліку звернень дозволяє організувати облік вхідних звернень клієнтів, що необхідне для зменшення вірогідності втрати звернення клієнта (партнера і ін.) з того або іншого питання. З цим розділом в компанії зазвичай працюють секретарі і диспетчери, на яких в першу чергу виходять вхідні телефонні дзвінки.

Зареєструвати такі підкаталоги в дереві каталогу розділу Журнал обліку звернень: Дирекція, Відділ поліграфії, Відділ сувенірів, Особисті звернення.

Зареєструвати звернення:

- диспетчером Федорчук М. В. 10.04.2010 р. було прийняте звернення на адресу Ільїна С. К. з відділу поліграфії від фірми Ромікс із проханням передзвонити Коновалову Дмитрові за тел. 710-69-01 (рис. 7.94);

- секретарем Костенко Л. П. 15.04.2010 р. було прийняте звернення на адресу Павлова Юрія з відділу маркетингу з проханням передзвонити додому;

- менеджер відділу маркетингу Ільїн С. К. вийшов на роботу після триденного відрядження, він хоче подивитися, чи були на його адресу якісь звернення в період його відсутності з 09.04.2010 р. по 11.04.2010 р.

3. Перевірити наявність звернень у розділі Клієнти і потенційні клієнти.

7.6.6. Проведення маркетингових акцій

Розділ Маркетингові акції призначений для ведення і перегляду записів про різного роду заходах, які проводить Ваша організація.

Створити в дереві каталогу такі підкаталоги: Виставки, Акції, Презентації.

Зареєструвати участь нашої компанії у виставці ЯБХ-2010, що проходила в період з 16.04.2010 р. по 19.04.2010 р. Відповідальний — начальник відділу маркетингу Мороз В. В. (рис. 7.95).

Зареєструвати матеріали, що були використані на виставці (як правило, це поліграфія й інші роздавальні матеріали).

Зареєструвати витрати на участь у виставці: оренда виставкової площі (21м) — 2500 грн, оренда виставкового устаткування — 1500 грн, листівки А4 (2000 шт.) — 800 грн, календарі (250 шт.) — 400 грн, оренда проектора (1 шт.) — 120 грн. (рис. 7.96).

Зареєструвати доходи від проведення виставки: укладено договір на 5000 грн із ТОВ Олімп; отримано замовлення на поліграфію на 12 000 грн з АТ Україна; укладено договір на 4500 грн на постачання сувенірної продукції МД Еверест.

Вкладка Запитання містить перелік питань анкети. Додати питання можна за допомогою команди контекстного меню Додати (рис. 7.99).