Навчальний посібник Інформаційні системи та інформаційні технології в економіці, Бухгалтерський облік в 1С: Бухгалтерія 8.0, НАДУ

6. БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК В 1С: БУХГАЛТЕРІЯ 8.0

6.1. Генерація інформаційної бази та адміністрування системи

6.6.1. Створення інформаційної бази

Вивчення програми побудоване для вирішення завдань у вигляді крізного прикладу, що включає виконання таких дій: заповнення відомостей про організацію, облікову політику організації з бухгалтерського та податкового обліку, відомостей про ділових партнерів організації, номенклатуру придбаних і проданих товарів, відображення у програмі низки основних господарських операцій, формування звітів для аналізу проводок і бухгалтерського балансу.

Для початку роботи з програмою запустіть її через кнопку Пуск / 1С: Підприємство 8.0 / і виберіть пункт 1С: Підприємство або Конфігуратор.

У вікні (рис. 6.1) можливе управління інформаційними базами системи і режимами запуску програми. Створіть інформаційну базу даних свого підприємства натисненням кнопки Додати. У відкритому вікні (рис. 6.2) треба вибрати режим додавання нової інформаційної бази. На наступному екрані (рис. 6.3) програма пропонує варіант створення інформаційної бази: із шаблону, що існує, — порожній або з демонстраційним наповненням. Виберіть порожній — Бухгалтерія для України. На наступних етапах у вікнах програми (рис. 6.4) вказуємо найменування бази, тип розташування і місце зберігання. Після виконання цих дій у вікні Запуску 1С (рис. 6.4) відображується нова інформаційна база даних під вибраним найменуванням.

Інформаційна модель 1С: Підприємство належить до повністю реконфігурованих систем, що дозволяє створювати будь-які застосування, починаючи з автоматизації окремих розділів бухгалтерського обліку і закінчуючи автоматизацією корпоративних інформаційних систем управління економічним об'єктом. Функціонування системи поділяється на два розподілених у часі процеси (режими): налаштування (режим Конфігуратор) і виконання (режим 1С: Підприємство).

Виконання — це процес оброблення даних предметної сфери, тобто робота користувача з певними об'єктами інформаційної бази даних, який становить основний зміст цього розділу.

Конфігурація — це опис моделі предметної сфери, результатом якого є конфігурація певної моделі предметної сфери. Проектування конфігурації потребує спеціальних знань і доступне фахівцям у галузі автоматизації та програмування. У зв'язку з цим комплект постачання програми включає готове рішення (типову конфігурацію), в якому реалізовано методологію провадження, наприклад, бухгалтерського обліку відповідно до законодавства України. Зі зміною поточного законодавства типова конфігурація оновлюється розробником і надається користувачам у централізованому порядку.

Поряд із цим у процесі роботи з типовою конфігурацією системи виникає необхідність її адміністрування, тобто введення користувачів, обмеження прав їхнього доступу до системи, налаштування конфігурації та призначеного для користувача інтерфейсу.

Для первинного запуску системи в режимі Конфігуратор з інформаційною базою Бухгалтерія для Україні (рис. 6.4) необхідно натиснути на кнопку Конфігуратор, після чого відкриється вікно Конфігуратора (рис. 6.5).

Конфігурація цієї бази даних (меню Конфігурація / Конфігурація бази даних / Відкрити конфігурацію БД) (рис. 6.6) реалізує модель для автоматизованого ведення бухгалтерського і податкового обліку комерційних організацій із можливістю введення призначеного для користувача інтерфейсу для чотирьох груп користувачів: Адміністративний, Бухгалтерський, Загальний і Повний. Призначення об'єктів конфігурації було описано вище (підрозділ 5.3). Розглянемо загальну характеристику програми 1С: Бухгалтерія 8.0.

Відкрийте користувача в системі (меню Адміністрування / Користувачі) під своїм прізвищем із повним доступом до системи і повним інтерфейсом (рис. 6.7). Права в системі задаються за допомогою ролей (меню Конфігурація / Конфігурація бази даних / Відкриті конфігурацію БД /Спільні / Ролі), які привласнюються користувачам (рис. 6.8).

6.2. Підготовка інформаційної бази

6.2.1. Первинне заповнення інформаційної бази

У комп'ютерному процесі ведення бухгалтерського обліку виділяють три етапи: підготовчий, початковий та основний. Під час першого запуску інформаційної бази програма пропонує провести її первинне заповнення безпосередньо з вікна Оновлення інформаційної базі (рис. 6.9), після чого програма інформує про виконані дії. Рекомендації про первинне заповнення включають такі розділи:

- заповнення класифікаторів;

- заповнення довідників;

- налаштування механізму ціноутворення;

- введення відомостей (даних) про підприємство;

- заповнення списку користувачів і налаштування параметрів поточного користувача.

Розгляньмо окремі рекомендації з первинного заповнення інформаційної бази. По-перше, первинне заповнення інформаційної бази може проводитися в довільному порядку або з вікна Оновлення інформаційної базі, користуючись гіперпосиланнями на відповідні елементи, або у процесі роботи з кнопками меню і підменю з головного вікна інформаційної бази.

Так, для заповнення довідника Валюти заздалегідь потрібно проглянути його зміст, клацнувши мишею в другому рядку розділу Заповнення класифікаторів. Оскільки у первинному налаштуванні довідника Валюти введено вже три валюти: гривня, долар США та євро, то введемо валюту російський карбованець (рубль) як наступну облікову.

Увести у довідник нову валюту можна власноручну, проте краще це зробити через класифікатор валют. Для цього клацанням миші відкрийте форму Відкрийте форму добору валют і виберіть валюти, які необхідні вам для провадження обліку, у вікні Оновлення інформаційної бази та виберіть подвійним клацанням миші необхідну валюту у вікні Класифікатор валют для включення її у список валют обліку (рис. 6.10). Уведіть курси облікових валют за станом НБУ на сьогоднішній день (рис. 6.11). Облік товарно-матеріальних цінностей ведеться не лише у вартісному, але й у натуральному (кількісному) виразі. Для кількісної характеристики об'єкта обліку у програмі використовуються одиниці виміру довідника Класифікатор одиниць виміру.

Якщо підприємство провадить імпортно-експортну діяльність, то заповнюється Класифікатор країн світу. Уведення Класифікатора країн світу і Класифікатора одиниць виміру можливе різними способами, аналогічно описаним для Класифікатора валют.

6.2.2. Уведення відомостей (даних) про організацію

Перейдімо до такого кроку підготовчого етапу роботи з інформаційною базою — це завдання відомостей (даних) про організацію, облік господарської діяльності, яку необхідно вести у програмі.

Зазвичай відомості (дані) про організацію належать до категорії постійної або умовно постійної інформації та зберігаються в константах, та оскільки в цій конфігурації можливий облік декількох підприємств в одній інформаційній базі, основні відомості про кожне з них вказуються в довіднику Організації.

1. Відкрийте список організацій (меню Підприємство / Організації або клацніть у рядку Якщо ваше підприємство складається з декількох організацій, відкрийте й заповніть довідник організацій вікна Оновлення інформаційної бази). У списку вже міститься одна організація з назвою Наша організація (рис. 6.12).

2. Відкрийте форму для введення основних відомостей про свою організацію. Для цього клацніть двічі по рядку Наша організація (або натисніть кнопку Змінити чи виберіть меню Дії / Змінити в командній панелі форми списку). У вікні, яке відкрилося, заповните основні відомості про організацію так, як показано на рис. 6.13.

Усі поля форми даних про організацію поділяються на обов'язкові та необов'язкові для заповнення. До обов'язкових належать поля Найменування і Код. Якщо в інформаційній базі планується вести облік для декількох підприємств, то обов'язково заповнюється поле Префікс (набір символів не більше трьох) для забезпечення наскрізної нумерації документів кожної організації.

На підприємстві облік ведеться відповідно до облікової політики, яка описує застосовану сукупність способів ведення обліку: первинного спостереження, вартісного виміру, поточного групування і підсумкового узагальнення фактів господарської діяльності.

Виконайте налаштування облікової політики в бухгалтерському (меню Підприємство / Облікова політика / Облікова політика (Бухгалтерський облік) ) і податковому обліку відповідно до даних облікових форм, поданих на рис. 6.14. У полі Період вказується дата, починаючи з якої застосовується ця облікова політика. Якщо облікова політика організації зміниться, необхідно ввести новий запис у регістрі відомостей (даних) Облікова політика, вказавши нову дату, з якої вона застосовується.

Важливим етапом підготовки інформаційної бази є налаштування аналітичного обліку матеріально-виробничих запасів (МВЗ) за місцями зберігання і розрахунків з контрагентами в розрізі розрахункових документів.

Задайте налаштування параметрів обліку з правом ведення складського обліку в бухгалтерському і податковому обліках (меню Підприємство / Настроювання параметрів обліку / Автоматичній облік МВЗ) (рис. 6.15).

У процесі ведення фінансово-господарської діяльності підприємства вступають у цивільно-правові відносини з іншими підприємствами, фізичними особами, включаючи індивідуальних підприємців. Усіх їх узагальнює термін "контрагенти", облік яких ведеться в довіднику Контрагенти. Список контрагентів загальний для всіх організацій, облік господарської діяльності яких ведеться в інформаційній базі.

При початковому заповненні інформаційної бази рекомендується описати структуру довідника, тобто ввести групи для кожної категорії контрагентів. У простому варіанті задайте дві групи контрагентів: Постачальники і Покупці (меню Основна діяльність / Контрагенти) (рис. 6.16).

Додайте в групу Постачальники контрагента ТОВ Старт (рис. 6.17). Інформація про контрагентів вказується на трьох вкладках Загальні, Контакти і Рахунки й договори. Для кожного контрагента потрібно заповнити відомості (дані), як мінімум, про один договір, оскільки саме в договорі встановлюються умови співпраці з діловим партнером. У списку договорів вже присутній один договір з найменуванням Основній договір і видом договору 3 покупцем (рис. 6.17). Відкрийте форму Договір контрагента для зміни відомостей (даних) про договір з контрагентом. Для цього клацніть двічі по рядку з назвою договору Основний договір. У формі, яка відкрилася, Договір контрагента заповніть значення так, як показано на рис. 6.18.

В аналогічному порядку додайте в групу Покупці контрагента ТОВ Рекорд і заповніть необхідні відомості про нього.

6.3. Формування інформаційної бази 6.3.1. Облік і плани рахунків

Метою облікового процесу є систематизація, узагальнення та групування інформації, отриманої з первинних документів, для подальшого її відображення на рахунках бухгалтерського обліку. Планом рахунків бухгалтерського обліку називають перелік синтетичних рахунків, які відображають систематизоване групування інформації про різні сторони діяльності господарського суб'єкта.

Кінцевою метою побудови і ведення плану рахунків є отримання інформації для управління підприємством, контролю на користь власників, органів державної та виконавчої влади. Господарські суб'єкти України мають єдиний план рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності підприємств.

Рахунки можуть бути введені в режимі Конфігуратор або 1С: Підприємство. У режимі Конфігуратор можуть бути введені рахунки першого і другого рівнів, передбачені Єдиним планом рахунків, а також субрахунки, для яких передбачено спеціальні алгоритми оброблення даних, які на них обліковуються. Такі рахунки називають зумовленими, і вони відображуються в плані рахунків жовтою крапкою поряд із символом рахунку Т (меню Підприємство / План рахунків) (рис. 6.19). Рахунки, введені як незумовлені, відбиваються без жовтої крапки з символом рахунку Т.

Важливу роль у налаштуванні комп'ютерного плану рахунків має реквізит Підлеглій рахунку, який забезпечує зв'язок між рахунком і відкритими до нього субрахунками (рис. 6.20). При цьому для кожного рахунку (субрахунку) комп'ютерного плану рахунків може вводитися його вид по відношенню до балансу Забалансовий, Валютний, Кількісний.

Облік на балансових рахунках ведеться за принципом подвійного запису, відповідно до якого господарська операція одночасно відображується за дебетом одного і кредитом іншого рахунку. Облік же на забалансових рахунках ведеться за допомогою простого запису, без кореспонденції між рахунками. За операціями, які здійснюються в іноземній валюті, передбачено одночасне ведення обліку в іноземній валюті. Ця інформація узагальнюється на окремих рахунках. Якщо рахунок визначено як валютний, то система запрошує валютну суму, а суму в гривнях розраховує за курсом валюти на дату операції. З окремих видів майна, поряд з обліком у грошовому виразі, необхідно вести кількісний облік. У цьому разі система запрошує кількість, а суму проводки розраховує як добуток ціни за одиницю та кількості.

Аналітичний облік у системі ведеться відповідно до використання аналітичного обліку і реалізовується за допомогою об'єктів метаданих Довідники і Перерахування. При цьому Довідник об'єктів аналітичного обліку може бути лінійним або структурованим, а об'єкт метаданих Перерахування містить кінцевий перелік можливих об'єктів аналітичного обліку.

Для позначення групи об'єктів одного виду (позначення типу аналітичного рахунку) використовується поняття види субконто, наприклад: контрагенти, види платежів до бюджету, партії товарно-матеріальних цінностей тощо. Кожному виду субконто відповідає багато конкретних об'єктів одного виду, які утворюють довідник, перерахування або інший набір об'єктів аналітичного обліку.

Для ведення аналітичного обліку в системі використовують просту, ієрархічну, змішану моделі.

Проста модель аналітичного обліку реалізується для тих рахунків, на яких передбачено один аналітичний розріз, тобто кожному синтетичному рахунку може відповідати не більше одного виду субконто типу перерахування чи лінійний довідник (рис. 6.21). Така модель реалізує однорівневий аналітичний облік.

В ієрархічній моделі аналітичного обліку до кожного синтетичного рахунку ставляться у відповідність декілька побудованих ієрархічно класифікаційних ознак об'єкта аналітичного обліку (структурований довідник). Ця модель реалізує багаторівневий аналітичний облік.

У тих випадках, коли необхідний аналітичний облік у декількох розрізах, використовується модель фасетної організації аналітичного обліку, в якій кожному синтетичному рахунку ставляться у відповідність декілька, як правило, незалежних аналітичних ознак (фасет). При цьому перелік аналітичних ознак задається в графах Субконто 1, Субконто 2, Субконто 3 форми опису Плану рахунків (див. рис. 6.19). Модель фасетної організації аналітичного обліку реалізує багаторівневий облік, який дозволяє отримувати бухгалтерські підсумки за рахунком у будь-якому необхідному для аналізу групуванні (рис. 6.22).

Податковий облік за податком на прибуток провадиться в системі з використанням окремого плану рахунків План рахунків податкового обліку (з податку на прибуток). Він побудований за тим же принципом і з використанням тих же об'єктів метаданих, що і план рахунків бухгалтерського обліку. Проте правила бухгалтерського і податкового обліку окремих видів доходів і витрат, активів і зобов'язань різняться.

6.3.2. Уведення початкових залишків

Ведення обліку в інформаційній системі має на меті суцільну, безперервну, документовану реєстрацію взаємопов'язаних господарських операцій. Під суцільним відображенням господарських операцій розуміють обов'язковий облік усього майна, усіх видів зобов'язань, усіх господарських операцій підприємства. Безперервність мають на увазі постійне в часі спостереження й документування фактів господарської діяльності. Під документуванням розуміють оформлення первинних облікових документів, які фіксують факт здійснення господарських операцій. Первинні документи оформлюються згідно з встановленими формами. Взаємопов'язаність відображення зумовлена залежністю здійснюваних фактів між собою. Наприклад, після перерахування податків зменшиться не лише заборгованість перед бюджетом, але і залишок грошей на розрахункових рахунках.

Відповідно до базових принципів у системі реалізовано модель автоматичного генерування бухгалтерських проводок на основі документів конфігурації. Проте на практиці така модель не завжди економічно вигідна, наприклад, коли господарські операції одиничні або рідко повторюються. У цьому випадку, найбільш прийнятний механізм ручного введення проводок з використанням спеціального документа Операції (меню Проводки). Цей механізм найбільш допустимий на етапі початкового формування інформаційної бази (другий етап — введення початкових залишків).

Уведіть в інформаційну базу початкові залишки за рахунками бухгалтерського і податкового обліку (рис. 6.23). Операції, введені усіма способами, відбиваються в журналі операцій (меню Проводки / Журнал операцій). У нижній частині журналу операцій показуються проводки, включені у виділену операцію. Проводки бухгалтерського обліку відбиваються на закладці Бухгалтерський облік, проводки податкового обліку — на закладці Податковий облік. Проводки бухгалтерського обліку і проводки податкового обліку доступні до перегляду окремо через спеціалізовані журнали: меню Проводки / Журнал проводок (бухгалтерський облік), Журнал проводок (податковий облік).

Відкрийте список номенклатури організації (меню Основна діяльність / Товари (матеріали, продукція, послуги) / Номенклатура) і виконайте заповнення відомостей (даних) про товари: вентилятор, кондиціонер, телевізор (рис. 6.24), які придбаються і реалізуються підприємством.

6.4.1. Купівля товарів

У процесі господарської діяльності підприємство вступає з іншими господарськими суб'єктами в договірні відносини, які регулюють придбання матеріально-виробничих запасів, робіт і послуг, а також продаж продукції, робіт, послуг і перепродаж товарів. У підприємства виникають зобов'язання перед постачальниками за поставлені товари, перед персоналом — з оплати праці, перед бюджетом — з податків.

Надходження товарів від постачальника в системі відображується документом Надходження товарів і послуг (меню Основна діяльність / Купівля) з видом операції купівля, комісія. У цей документ вводяться дані з прибуткової накладної, отриманої від постачальника.

Створіть документ Надходження товарів і послуг від 26.02.2008 за видом операцій купівлі, комісії на Основній склад від ТОВ Старт згідно з договором № 1 таких товарів: вентилятор, кондиціонер, телевізор по 10 шт. і за ціною 150, 600, 900 грн відповідно (рис. 6.25). Для швидкого заповнення табличної частини документа можна викликати список номенклатури в режимі добору (кнопка Добір над табличною частиною документа). Двічі клацаючи мишею по вибраних записах, можна перенести ці дані в табличну частину документа.

Із форми документа Надходження товарів і послуг зареєструйте вхідний податковий документ. Для цього скористайтеся функцією Введення на підставі — натисніть на кнопку панелі інструментів (або меню Дії / На підставі) і виберіть зі списку, який з'явився, пункт Реєстрація вхідного податкового документа (рис. 6.26).

Щоб проглянути бухгалтерські проводки, сформовані документом, натисніть кнопку Проводки БО у командній панелі форми документа (або меню Проводки / Журнал проводок) (рис. 6.27).

Для отримання друкованої форми прибуткової накладної (рис. 6.28) натисніть на кнопку Прибуткова накладна в документі Надходження товарів і послуг.

6.4.2. Виставлення рахунку на оплату покупцеві

Продаж товарів здійснюється з оформленням рахунку на оплату товарів і отриманням його друкованої форми для надання покупцеві з використанням документа Рахунок на оплату покупцеві (меню Основна діяльність / Продаж).

Створіть документ Рахунок на оплату покупцеві від 27.02.2008 для ТОВ Рекорд згідно з договором № 2 на придбання таких товарів: вентилятор — 5 шт., кондиціонер — 4 шт., телевізор — 4 шт. за ціною 200, 800, 1200 грн, відповідно (рис. 6.29). Друкована форма рахунку на оплату (рис. 6.30) формується натисненням кнопки Рахунку на оплату в документі Рахунок на оплату покупцеві.

6.4.3. Реєстрація оплати від покупця

Надходження коштів на розрахунковий рахунок підприємства відбивається документом Платіжне доручення (вхідне) (меню Банк і каса).

Створіть документ Платіжне доручення вхідне (рис. 6.31) із зазначенням статті Надходження від покупця за даними рахунку на оплату, виписаного на попередньому етапі.

У нижній частині документа автоматично заповнюються рахунки бухгалтерського обліку — це рахунки розрахунків з контрагентами, які кореспондують з рахунком 311 за кредитом. Якщо вказано рахунок авансів, наприклад, рахунок 6811 Розрахунки за авансами, отримані в національній валюті, то при проведенні документа буде визначено стан розрахунків за договором, і оплата, яка надійшла, автоматично поділиться на оплату й аванс. Якщо рахунок авансів не вказано, то всю суму оплати буде віднесено на рахунок розрахунків, наприклад рахунок 361 Розрахунки з вітчизняними покупцями. Заповнимо обидва рахунки. Показати або приховати в документі бухгалтерські рахунки обліку і статтю руху можна за допомогою кнопки Показати / сховати рахунки в командній панелі форми документа.

У горішній правій частині документа Платіжне доручення вхідне встановіть прапорець Оплачено. Дата праворуч від прапорця — це дата, якою буде зареєстрована в інформаційній базі господарська операція.

6.4.4. Виписка податкової накладної

У системі передбачено можливість оформлення податкових документів. Виписати податкову накладну можна або за допомогою спеціалізованого оброблення Формування податкових документів (меню Основна діяльність / Продаж), або використовуючи функцію Введення на підставі (контекстне меню / На підставі / Податкова накладна) документів Платіжне доручення вхідне або Рахунки на оплату покупцеві (рис. 6.32).

Сформований документ (рис. 6.33) можна буде знайти у списку Податкові накладні (меню Основна діяльність / Продаж). Для того щоб отримати друковану форму податкової накладної, натисніть кнопку Податкова накладна в нижній частині документа Податкова накладна.

У системі автоматизовано облік операцій оптового, роздрібного та комісійного продажу товарів. Розгляньмо відображення операцій продажу товарів на прикладі оптової реалізації.

Оптова реалізація товарів оформлюється документом Реалізація товарів і послуг з операцією продаж, комісія за умовами договору з контрагентом. Документ Реалізація товарів і послуг можна ввести на підставі документа Рахунок на оплату покупцеві (Основна діяльність / Продаж).

У системі можна побудувати не лише рахунки обліку номенклатури, але і різні схеми реалізації. У табличній частині на вкладці Товари вікна Реалізація товарів і послуг (рис. 6.34) для кожної позиції, що продається, можна вказати схему реалізації товарів: рахунок обліку витрат за списаного собівартістю товарів (закладка Собівартість реалізації), рахунок доходів від реалізації (закладка Доходи від реалізації), рахунок вирахувань із доходів під час повернення товарів (закладка Вирахування з доходів). Схеми реалізації товарів можна встановити за умовчанням з різною деталізацією в рахунках обліку номенклатури (меню Основна діяльність / Товари (матеріали, продукція, послуги) / Рахунки обліку номенклатури).

Для підготовки видаткової накладної натисніть кнопку Видаткова накладна в нижній частині вікна Реалізація товарів і послуг (рис. 6.35).

6.4.6. Перерахування грошей

У процесі господарської діяльності підприємства особливу роль відіграють гроші як найбільш ліквідна частина активів підприємства. Розрахунки грошей можуть здійснюватися в безготівковій і готівковій формах.

Безготівковий порядок розрахунків передбачає перерахування грошей між розрахунковими рахунками підприємства і контрагентів. Готівкові розрахунки здійснюються з персоналом з оплати праці і з підзвітними особами.

Списання коштів з розрахункового рахунку організації відбивається документом Платіжне доручення (вихідне).

Створіть документ Платіжне доручення (вихідне) на підставі документа Надходження товарів і послуг. Для цього в списку документів Надходження товарів і послуг виділіть створений раніше документ і в контекстному меню натисніть кнопку На підставі. Виберіть у запропонованому списку Платіжне доручення вихідне.

Автоматично буде створено новий документ Платіжне доручення. У документі на підставі даних документа Надходження товарів і послуг заповнені усі основні реквізити. Заповніть бракуючи реквізити (Банківський рахунок і Стаття руху коштів) так, як показано на (рис. 6.36).

Із документа Платіжне доручення (вихідне) виводиться форма платіжного доручення для друку і передання його в банк (рис. 6.37).

6.5. Кадровий облік і оплата праці персоналу

6.5.1. Кадровий облік

Облік розрахунків із персоналом з оплати праці являє собою складне і трудомістке завдання, і такий облік доцільно вести у спеціалізованій програмі 1С: Зарплата і Управління персоналом. Але у програмі 1С: Бухгалтерія 8.0 можна вести мінімальний кадровий облік, облік нарахованої заробітної плати, розрахунок утриманого податку, облік виплачених сум і депонентів, формувати підготовку відомостей (даних) для здачі звітів у податкову інспекцію і до ПФУ. Такий набір функцій зазвичай достатній для організацій, які застосовують спрощені схеми оплати праці та мають невеликий чисельний склад персоналу.

Для кадрового обліку у програмі є документи Прийняття на роботу в організацію, Кадрове переміщення організацій і Звільнення з організацій (меню Зарплата / Кадровий облік).

В інформаційній базі факт прийняття фізичної особи на роботу відображується низкою форм, поданих на рис. 6.38.

Прийняття на роботу в організацію

Документом Кадрове переміщення організацій у програмі реєструється зміна посадового окладу співробітника, переведення на роботу в інший підрозділ або переведення на іншу посаду. Виконаймо зміну окладу працівника.

Для внесення змін відкриваємо регістр відомостей (даних) Працівники, виділяємо працівника курсором і на командній панелі вибираємо піктограму для введення документа Кадрове переміщення організацій (рис. 6.39).

Для відображення факту розірвання з працівником трудових відносин призначено документ Звільнення з організації. Перш за все необхідно ввести причину розірвання трудового договору в довідник Підстави звільнень (меню Зарплата / Кадровий облік) кнопкою Добір зі списку можливих підстав звільнення відповідно до трудового законодавства України.

Після цього відкривається регістр відомостей (даних) Працівники організації і для виділеного працівника вибирається документ Звільнення з організацій (рис. 6.40). Для припинення нарахування працівникові заробітної плати у зв'язку з його звільненням при проведенні документа відповідні дані вводяться і в регістр Планові нарахування працівників організацій (рис. 6.41).

6.5.2. Нарахування заробітної плати

Нарахуйте заробітну плату працівникам організації за 20 робочих днів у лютому 2008 р. виходячи з їхніх посадових окладів.

Проведімо нарахування платні в інформаційній базі Бухгалтерія для Україні навчальна (демо). Для цього запустіть 1С: Бухгалтерія 8.0 з указаною базою. Додайте новий документ Нарахування зарплати працівникам організацій (рис. 6.42) у вікні Нарахування зарплати співробітникам організацій (меню Зарплата / Нарахування зарплати). Вкажіть номер і дату створення документа 29.02.2008 (заробітна плата нараховується в останній день місяця) і дату початку місяця, за який нараховується заробітна плата, — 01.02.2008, а також задайте кількість робочих днів у місяці — 20.

Для заповнення документа списком співробітників натискуйте на кнопку Заповнити в командній панелі документа. Документ буде заповнений за даними регістра відомостей Планові нарахування працівників організацій натискайте кнопку Розрахувати в командній панелі форми для виконання всіх нарахувань. Перевірте наявність усіх розрахунків і проведіть їхній аналіз.

Зверніть увагу на те, що редагована форма документа дозволяє виконувати заповнення і розрахунки нарахувань з використанням відповідних команд табличної частини документа, а також проводити ручний добір співробітників організації (кнопка Добір) для подальшого нарахування платні.

Виконуючи процедуру провадження роблять записи в Регістрах нагромадження (меню Операції): Взаєморозрахунки за Внесками у фонди, Взаєморозрахунки за ПДФО, Взаєморозрахунки з працівниками організацій.

6.5.3. Виплата заробітної плати

Підготовка платіжних відомостей і реєстрація проведених за нею виплат проводиться за допомогою документа Зарплата до виплати організацій (меню Зарплата / Зарплата до виплати) (рис. 6.43). Формування документа здійснюється командою Заповнити / За заборгованістю на кінець місяця або Заповнити / Списком працівників з подальшим натисненням кнопки Розрахувати з командної панелі форми. Другий режим використовується під час складання відомості на аванс, виплати допоміг, оскільки передбачається, що сума до виплат може вводитися вручну. Якщо платіжна відомість складається для кількох працівників, то можна скористатися кнопкою Добір.

Платіжна відомість формується у друкованому вигляді з натисненням кнопки Платіжна відомість.

Реєстрація виплачених за відомістю сум після її закриття залежно від способу виплати проводиться документом Видатковий касовий ордер з операцією Виплата заробітної плати за відомостями (рис. 6.44) або документом Платіжне доручення вихідне з операцією Перерахування заробітної плати.

Вибір режиму реєстрації здійснюється з вікна Зарплата до виплати організацій командою зі списку Ввести на підставі.

6.5.4. Відрахування та відбиття результатів розрахунку в обліку

Крім податку з доходу фізичних осіб (ПДФО), із нарахованої заробітної плати проводяться відрахування: внески на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування, внески на соціальне страхування з тимчасової втрати працездатності (соцстрах), на випадок безробіття тощо, а також проводяться нарахування на фонд заробітної плати, крім вищеназваних загальнообов'язкових фондів, ще на загальнообов'язкове страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань (меню Зарплата / Облік ПДФО і внесків / Внески у фонди) (рис. 6.45).

Для відображення результатів розрахунків заробітної плати в обліку призначено документ Відображення зарплати в регламентованому обліку (меню Зарплата). Для автоматичного заповнення документа необхідно натиснути кнопку Заповнити (рис. 6.46). При проведенні документа за кожним рядком табличної частини формується запис у відповідному регістрі бухгалтерії у вигляді журналу проводок в бухгалтерському обліку (рис. 6.47) і податковому обліку.

6.6. Аналіз результатів і формування звітності

6.6.1. Класифікація звітів

Важливим результатом роботи з інформаційною базою є узагальнення облікових даних і формування різних форм звітності. Інформація, отримана в результаті оброблення даних під час здійснення господарських операцій, зветься результативною інформацією. Засіб отримання результативної інформації в комп'ютерній бухгалтерії — це звіти.

За призначенням усі звіти поділяються на дві групи (рис. 6.48):

Звіти, призначені для контролю, аналізу облікових даних і складання різного виду облікових регістрів, серед яких можна виділити підгрупи:

1) стандартні;

2) спеціалізовані;

3) інші.

Регламентовані звіти призначено для отримання результативної інформації про різні сторони діяльності підприємства і надання їх державним органам.

Стандартні звіти призначено для отримання бухгалтерських підсумків і обігів за певний період за синтетичними й аналітичними рахунками у вартісному і натуральному виразах. За допомогою стандартних звітів аналізують повноту відображення фактів господарської діяльності, стан розрахунків, формують регістри бухгалтерського обліку в синтетичних і аналітичних облікових регістрах (рис. 6.49). Регістри — це документи, в яких відбивається введена в систему і рознесена за рахунками облікова інформація. Регістри класифікуються за призначенням — хронологічні, систематичні й комбіновані; способом узагальнення — інтегровані та диференційовані; виглядом — книги, картки-листи.

Спеціалізовані звіти призначено для отримання результативної інформації за розділами бухгалтерського обліку. До них належать: касова книга, книга продажу, книга купівель та ін.

6.6.2. Завершення періоду Й отримання даних щодо залишків та повернень

Процедура завершення періоду виконується документом Закриття місяця (меню Основна діяльність). Створіть новий документ Закриття місяця і вкажіть у документі останню дату місяця 29.02.2008 (рис. 6.50).

Для отримання й аналізу даних щодо залишків і оборотах рахунків бухгалтерського і податкового обліку в 1С: Бухгалтерії 8.0 використовуються стандартні звіти (меню Звіти). Для кожного виду обліку (бухгалтерського і податкового) передбачено свої набори стандартних звітів. Будь-який звіт може бути сформований для певної організації та для певного періоду. Розгляньмо на прикладі звіту обігово-сальдова відомість процедуру формування стандартних звітів.

Звіт обігово-сальдова відомість містить для кожного рахунку бухгалтерського обліку інформацію про залишки на початок і кінець періоду та обіги за дебетом і кредитом за встановлений період (рис. 6.51). Для встановлення необхідного періоду звіту натисніть кнопку праворуч від поля Період у вікні налаштування, яке відкрилося, встановіть період звіту — лютий 2008. Переглядаючи обігово-сальдову відомість, можна отримати більш детальну інформацію за рахунком, який цікавить. Якщо двічі клацнути мишею по рядку із записом рахунку, то на екран комп'ютера буде виведено список на вибір одного з кількох звітів, які можуть бути сформовані для цього рахунку, наприклад для звіту обігово-сальдова відомість за рахунком (рис. 6.52).

За допомогою кнопки Налаштування командної панелі форми звіту в спеціальному діалоговому вікні можна вводити різні умови деталізації звіту.

6.6.3. Формування звітності: бухгалтерський баланс

У 1С: Бухгалтерії 8.0 автоматично складаються форми бухгалтерської звітності, податкові декларації, звіти для органів статистики і державних фондів та інші регламентовані звіти — це звіти. їхні порядок заповнення, терміни і порядок надання визначаються різними державними органами.

Відкриття списку регламентованих звітів здійснюється через меню Звіти. Для формування бухгалтерського балансу за І квартал 2008 р. двічі клацніть мишею по рядку з найменуванням Бухгалтерський баланс (рис. 6.53) та у відритому вікні Баланс встановіть потрібний квартал.

Відкриється форма бухгалтерського балансу (рис. 6.54). Для автоматичного заповнення звіту за даними інформаційної бази натисніть кнопку Заповнити в горішній командній панелі форми звіту. Заповнена форма бухгалтерського балансу, яку подано у вигляді таблиці, частково доступна для редагування.

Для форм звітності, які можуть заповнюватися автоматично за даними інформаційної бази, існує можливість показати алгоритм формування скриньок звіту. Такий режим зветься розшифровкою значення показника звіту. Якщо в командній панелі форми звіту присутня кнопка Розшифрування, то такий режим для нього доступний. Розшифрування доступне після того, як звіт автоматично заповнений за даними інформаційної бази. Якщо для виділеної скриньки можна отримати розшифрування, то після натиснення кнопки Розшифрування або клавіші буде виведено вікно, що містить опис алгоритму заповнення вічка.

Щоб вивести на екран комп'ютера бланк бухгалтерського балансу для друку, натисніть кнопку Друк у нижній частині форми звіту. У цьому меню виберіть Показати бланк. Звіт буде виведено у вигляді табличного документа для перегляду й редагування. Для друку звіту слід натиснути кнопку Друк у нижній частині форми отриманого табличного документа — бланка бухгалтерського балансу.

Регламентовані звіти зберігаються в інформаційній базі. Список збережених звітів відбивається в журналі звітів. З журналу можна відкрити будь-який раніше сформований звіт, внести до нього зміни і знову зберегти з уже внесеними змінами.

6.7. Індивідуальні завдання

Міні-склад. Потрібно створити найпростішу систему складського обліку для кількох складів, що дозволить оприбутковувати і відпускати матеріали, а також формувати звіт щодо залишків матеріалів.

Система працевлаштування. Потрібно створити найпростішу інформаційно-довідкову систему для працевлаштування. Система повинна містити список роботодавців і здобувачів. У кожного роботодавця може бути кілька вакансій. У кожного здобувача може бути кілька резюме. Система повинна дозволяти роботодавцям добирати співробітників, а здобувачам — допомагати знаходити місце роботи.

Пошта локальної мережі. Потрібно створити найпростішу поштову систему для локальної мережі підприємства. Система повинна дозволяти відправляти листи і повинен бути загальний чат. У кожного користувача може бути чорний список його недругів, від яких він не бажає одержувати листи. Треба мати можливість додавати до аркуша різні об'єкти бази 1С: Підприємство, наприклад: товари, накладні та ін.

Сімейній бюджет. Необхідно створити найпростішу систему обліку сімейних доходів і витрат. Система повинна показувати поточний залишок у гаманці кожного члена родини і загальні сімейні заощадження. Система повинна надавати можливість довідатися про дохід і витрати родини в заданий період із групуванням за учасниками або статтями доходів і витрат.

5. Міні-бібліотека. Необхідно створити найпростішу систему обліку для бібліотеки, що дозволити видавати книги читачам, відстежувати заборгованості читачів і формувати звіти за виконаними в заданий період операціями.

Конфігурація повинна містити довідник Книги. У кожної книги є унікальний бібліотечний номер (код). Слід зазначити, що може бути кілька примірників того самого видання.

У конфігурації повинен бути довідник Читачі. Кожному читачеві видається читацький квиток з особистим номером. У програмі повинні фіксуватися такі дії: видача книг читачеві з бібліотеки на певний строк, подовження терміну, повернення книги читачем до бібліотеки, втрата книги читачем.

Для кожної дії в конфігурації необхіден відповідний документ. Правила роботи в бібліотеці такі:

- читач може взяти в бібліотеці лише певну кількість книг (задається завідувачем бібліотеки);

- читач бере книги, як правило, на місяць, але може відразу взяти книгу на більший термін, якщо заявити про це;

- читач може продовжувати тримати в себе книгу, повідомляючи про те, що він поверне її пізніше зазначеного терміну;

- у разі прострочення терміну повернення книги, читач одержує застереження;

- коли застережень у читача назбирається понад певну межу, то його на один місяць позбавляють права користування бібліотекою;

- у разі втрати книги читач позбавляється права користування бібліотекою на один місяць, незалежно від кількості застережень.

У програмі повинна бути можливість сформувати бібліотечну виписку, яка показує всі виконані операції за попередній період. Необхідно мати можливість вибрати операції тільки за конкретним читачем та / або конкретною книгою.

Програма повинна містити інформацію про борги в розрізі читачів на певний момент — які книги в них на руках і терміни повернення книг.

Магазин з доставкою додому. Необхідно створити просту облікову систему для магазину з доставкою додому. Система повинна враховувати залишки товарів, оформляти замовлення від клієнтів і формувати дорожні листки для кур'єрів.

Кадровій облік. Необхідно розробити автоматизовану систему, за допомогою якої можна буде проводити основну роботу з кадрового обліку в будівельній організації.

Функції відділу кадрів: прийняття на робочі місця нових працівників, звільнення працівників, кадрове переміщення, військовий облік, оформлення відпусток, оформлення листків непрацездатності, ведення штатного розпису, звітність.

8. Господарський облік.

Ввести початкові залишки основних засобів, матеріалів, фінансових коштів, зобов'язань підприємства Світоч, використовуючи дані табл. 6.1 на 31.12.2008.

Скласти обігово-сальдову відомість підприємства Світоч станом на 31.12.2008, використовуючи дані табл. 6.1.

Скласти баланс підприємства Світоч станом на 2010 р., використовуючи дані табл. 6.1.

Відбити документально здійснення господарських операцій підприємства Світоч за січень 2011 р., використовуючи дані табл. 6.2.

Скласти обігово-сальдову відомість підприємства Світоч станом на 31.01.2009, використовуючи дані табл. 6.2.

Скласти баланс підприємства Світоч за І квартал 2011р. і провести його аналіз.