Навчальний посібник Інформаційні системи та інформаційні технології в економіці, Господарський облік у системі 1С: підприємство 7.7, НАДУ

3. ГОСПОДАРСЬКИЙ ОБЛІК У СИСТЕМІ 1С: ПІДПРИЄМСТВО 7.7

3.1. Засоби автоматизації бізнес-процесів у системі 1С

На сьогодні найпопулярнішим на території СНД і країн Балтії засобом автоматизації управління в організаціях усіх галузей і видів власності є програмні продукти компанії 1С. Станом на середину 2005 р. зареєстровано понад 700 тис. організацій — користувачів програмних продуктів компанії [10].

Компанія 1С випускає тиражні програмні рішення, призначені для автоматизації типових завдань обліку й управління в комерційних підприємствах і бюджетних організаціях. У кожному програмному продукті поєднується використання стандартних рішень і максимальне врахування специфіки завдань конкретної галузі або роду діяльності підприємства.

Відмітною рисою тиражних рішень 1С є ретельне опрацювання складу їхньої функціональності [132]. До типових рішень включаються ті функції, що реально потрібні підприємствам. Це дозволяє забезпечити відповідність типових рішень до вітчизняної специфіки у частині як методології ведення обліку, так і управління діяльністю підприємства.

Система програм 1С надає можливість автоматизації за рахунок як упровадження окремих прикладних рішень, що працюватимуть автономно або інтегруватимуться з використанням різних механізмів інформаційного обміну, так і використання комплексних рішень. Використання відокремлених рішень простіше й ефективніше, якщо окремі завдання автоматизації підприємства мало перетинаються. Комплексні рішення ефективніші за необхідності ув'язування різних завдань автоматизації й готовності підприємства до формування єдиного інформаційного простору.

В основі системи програм 1С лежить єдина технологічна платформа. Вона є підґрунтям для побудови всіх прикладних рішень. Наявність єдиної технологічної платформи і загальної методології побудови прикладних рішень на її основі дозволяє створювати спеціалізовані й індивідуальні рішення на базі стандартних, додаючи до них тільки необхідні відмінності, що враховують специфіку галузі або конкретного підприємства [132].

Технологічна платформа системи програм 1С містить три основних компоненти: Бухгалтерський облік, Оперативний облік і Розрахунок, що мають схожі принципи функціонування й тісно інтегровані один з одним (рис. 3.1). Вони розрізняються наявністю в кожному з них механізмів, що є специфічними для вирішення визначеного типу завдань оброблення облікової інформації.
Компонент Бухгалтерський облік орієнтовано на вирішення завдань бухгалтерського обліку, насамперед, на відображення господарських операцій у системі рахунків бухгалтерського обліку. Компонент Розрахунок орієнтовано на вирішення завдань, що вимагають виконання складних, періодично повторюваних і взаємопов'язаних у динаміці розрахунків (розрахунок заробітної плати і різного роду компенсацій, розрахунок вартості замовлень та ін.). Компонент Оперативний облік є універсальним засобом вирішення завдань обліку наявності й руху різного роду засобів і ресурсів. Компоненти Бухгалтерський облік, Оперативний облік і Розрахунок системи програм 1С можуть використовуватися як автономно, так і в будь-якій їхній сукупності (на рис. 3.1 пунктиром показано найбільш популярні варіанти використання компонентів).

Поряд із перерахованими, до системи програм 1С входять спеціалізовані компоненти:

—  Web-розширення, що дозволяє об'єднати можливості системи 1С в реалізації прикладних рішень і засоби Інтернет;

—  Управління базами, яке призначено для реалізації розподіленого оброблення даних, організації єдиної системи автоматизованого обліку на підприємствах, що мають територіально виокремленні підрозділи.

Перераховані компоненти є технологічною платформою для створення прикладних рішень і різних конфігурацій. Конфігурація — це певна модель предметної сфери, яка побудована засобами системи 1С і забезпечує вирішення визначеної сукупності завдань обліку на основі одного або декількох компонентів цієї системи [10].

Створюючи визначену конфігурацію системи, можна, з одного боку, найбільш повно врахувати специфіку облікової роботи конкретного підприємства, а з іншого — відібрати ті функції, що свідомо не будуть використовуватися. Це істотно відрізняє систему програм 1С від багатьох конкурентних розробок, в яких основні можливості, попередньо закладені розробником, уже не може бути змінено без його особистої участі. Тут же користувач самостійно, без участі розробника, може доповнити або потрібним чином видозмінити ті або інші прикладні функції системи оброблення даних.

З економічної точки зору, поділ системи на технологічній платформі, прикладні рішення й конфігурації дозволяють забезпечити досить низьку вартість галузевих та індивідуальних рішень, тому що витрати на їхнє створення істотно нижче, ніж витрати на розроблення програми з нуля. Крім того, це забезпечує високу швидкість створення й упровадження рішень, тому що максимально використовуються відпрацьована функціональність і методологія, які містяться в типових рішеннях. Важливою перевагою такого підходу є уніфікація навчання користувачів.

Найпопулярнішими прикладними рішеннями, що входять до системи програм 1С, є програми [10]: 1С: Бухгалтерія, 1С: Торгівля і Склад, 1С: Зарплата і Кадри, конфігураці'ї Виробництво + Послуги + Бухгалтерія і Фінансове планування, а також Комплексний облік, що включає в себе можливості перерахованих вище програмних продуктів.

Нині найбільше поширення отримала версія 1С:Підприємство 7.7. Однак на основі аналізу досвіду застосування цієї версії в різних умовах, а також враховуючи численні побажання її користувачів і партнерів, розроблено нову версію 1С: Підприємство 8.0. Реалізовані у 8-й версії механізми відкривають якісно нові можливості для побудови інформаційних систем управління підприємствами.

Одним із найістотніших нововведень є реалізація трирівневої архітектури сервер-клієнт-сервер [133], що забезпечує збільшення потужності сервера, спрощення та прискорення роботи користувачів. Якісно новий рівень платформи зумовлюється також розширенням спектра розв'язуваних завдань. Створено універсальний інструментарій, застосування якого сприяє спрощенню реалізації таких складних завдань, як розрахунок заробітної плати.

Одним із прикладів удосконалення механізмів підготовки аналітичної звітності є система інтелектуальної побудови звітів, що дозволяє складати багатовимірні крос-звіти, діаграми, звіти і зведені таблиці.

У новій версії одержали істотний розвиток засоби розроблення прикладних рішень та адміністрування системи, інтеграції з іншими додатками, можливості інтернаціоналізації платформи, став більш зручним користувацький інтерфейс [132].

Типові прикладні рішення компанії 1С призначено для автоматизації вирішення типових завдань обліку й управління підприємством. Під час їхнього розроблення враховувалися сучасні міжнародні методики управління (MRP II, CRM, SCM, ERP та ін.) і реальні потреби підприємств, що не вкладаються в стандартний набір функціональності цих методик.

До прикладних рішень, що існують, включено механізми інтерактивного аналізу ситуації з можливістю одержання детальних розшифровок показників, що цікавлять. Реалізовано можливість одержання й аналізу управлінської інформації на регулярній основі. Наприклад, спеціалізований звіт Рапорт керівникові забезпечує формування й подання огляду поточної ситуації, регулярно, за заданим розпорядком. Значення основних показників, зіставлення результатів роботи менеджерів можна переглянути в Інтернеті.

Порівняно з 1С: Бухгалтерія 7.7, 1С: Бухгалтерія 8.0 має такі переваги [10]:

—  реалізовано можливість ведення обліку декількох організацій в єдиній інформаційній базі;

—  спрощено порівнянність даних бухгалтерського і податкового обліку за рахунок введення окремого плану рахунків податкового обліку;

— реалізовано підтримку партіонного обліку товарів;

—  реалізовано аналітичний облік за місцями зберігання: кількісний і кількісно-сумарний;

—  реалізовано можливість обліку товарів у роздрібній торгівлі за відпускними цінами;

—  підтримується облік діяльності індивідуальних підприємців, що застосовують спрощену систему оподаткування;

—  розширено можливості налаштування типових операцій — засоби групового введення часто використовуваних бухгалтерських проводок.

Істотних змін зазнали й інші прикладні рішення. Флагманським ї беееааі ЄІ б³0 аі І у] ЄЇ І ї аі ³¿ 1С є Управління виробничим підприємством. На його основі може бути сформовано єдиний інформаційний простір фінансово-господарської діяльності, що охоплює основні бізнес-процеси підприємств холдингової структури. За всіма структурами в системі ведеться наскрізний управлінський і регламентований (бухгалтерський і податковий) облік, але регламентована звітність формується окремо за самостійними організаціями. При цьому забезпечується: незалежність даних управлінського, бухгалтерського і податкового обліку; порівнянність даних управлінського, бухгалтерського і податкового обліку; збіг сумарних і кількісних оцінок активів і зобов'язань за даними управлінського, бухгалтерського і податкового обліку.

Найбільший ефект дає упровадження прикладного рішення на підприємствах з чисельністю персоналу від декількох десятків до декількох тисяч осіб, що мають десятки і сотні автоматизованих робочих місць, а також у холдингових і мережних структурах.

 

3.2. Загальна характеристика програми 1С: Бухгалтерія

Програма 1С: Бухгалтерія є універсальною системою, що дозволяє створювати автоматизовані інформаційні системи бухгалтерського і податкового обліку для підприємств різних форм власності.

Програма являє собою сукупність механізмів, призначених для маніпулювання різними типами об'єктів метаданих предметної сфери.

Під об'єктом метаданих розуміють формальний опис якихось сутностей предметної сфери автоматизації з подібними властивостями й однаковим призначенням. Для опису предметної сфери бухгалтерського обліку використовуються такі види об'єктів метаданих (рис. 3.2): константи, довідники, перерахування, документи, журнали, плани рахунків, звіти [131].

Константи призначено для зберігання постійної або умовно постійної інформації. Довідники слугують для зберігання зведень про безлічі однорідних об'єктів. Перерахування призначено для опису наборів постійних значень, не змінюваних користувачем у процесі роботи з програмою, наприклад, для опису груп основних засобів, видів руху грошей, способів руху активів та ін. Документи призначено для відображення інформації про різні факти господарської діяльності організації. Плани рахунків використовуються для опису сукупності синтетичних і аналітичних рахунків, призначених для групування інформації про господарську діяльність організації за певними ознаками. Звіти призначено для одержання результативної інформації з деякого алгоритму, описаного вбудованою мовою системи.

Структурою метаданих зветься сукупність взаємозалежних об'єктів метаданих, налаштованих на зберігання й оброблення визначеної інформації. Користувацьким інтерфейсом зветься сукупність команд головного меню й панелей інструментів, налаштованих на роботу з конкретними об'єктами даних — документами, довідниками, журналами та ін.

Права визначають повноваження користувачів на роботу з інформацією, що обробляється в системі. Процедура призначення прав користувачам вирішує два завдання: з одного боку, забезпечується конфіденційність інформації, з іншого — знижується ризик втрати інформації від несанкціонованих дій.

Більшість об'єктів метаданих має візуальне подання, що дозволяє організувати інтерактивну взаємодію користувача з об'єктом метаданих. У найбільш загальному вигляді візуальне подання включає три частини: екранний діалог, модуль і реквізити [132].

Екранний діалог призначено для введення й редагування інформації, що зберігається в об'єкті метаданих. Модуль форми — це програма вбудованою мовою системи. За її допомоги здійснюється управління реквізитами екранної форми, контроль інформації, що вводиться, виконання допоміжних розрахунків. Реквізити форм — сукупність об'єктів різних типів, що належать формі.

Сукупність трьох частин візуального подання зветься формою. Під час експлуатації системи користувач безпосередньо взаємодіє лише з однією з трьох частин форми об'єкта метаданих — екранним діалогом. Тому далі ми будемо використовувати термін "екранна форма" або "проста форма", припускаючи екранний діалог.

Програма дозволяє автоматизувати облік: надходження запасів до організації й розрахунків з постачальниками, операцій із розрахунковим рахунком, касових операцій, операцій в іноземній валюті, реалізації товарів, готової продукції, надання послуг, ТМЦ на складах, роздрібних операцій, об'єктів ОЗ і НМА, МШП, розрахунків з ПДВ, виробництва і готової продукції, витрат і фінансових результатів, розрахунків із підзвітними особами, нарахування й виплати заробітної плати.

Програма може працювати в чотирьох режимах:

—  1С: Підприємство — режим бухгалтерського обліку для введення й оброблення інформації;

—  Конфігуратор — режим для завантаження відновлення до програми резервного копіювання даних, редагування списку користувачів і встановлення пароля програми;

— Наладчик — режим для розроблення програмних модулів;

— Монітор — режим для перегляду списку активних користувачів, журналу реєстрації та його архівування.

Користувач-бухгалтер працює тільки в режимах 1С: Підприємство і Конфігуратор.

При запуску режиму 1С: Підприємство у вікні Інформаційні бази зображується список інформаційних баз. Власне, це і є програми бухгалтерського обліку, шлях до яких віддзеркалюється в нижній частині вікна при виділенні відповідної інформаційної бази. У цьому вікні можливе введення режиму роботи з базою, а також управління списком інформаційних баз із використанням кнопок: Змінити, Додати, Видалити.

У режимі Конфігуратор для кожного користувача може бути встановлено пароль на вхід у систему і для підтвердження його повноважень під час роботи з програмою. Для запобігання втратам важливих даних можливе створення архівної копії бази даних і наступне її відновлення з архівної копії. Для правильного функціонування програми важливо, щоб порядок сортування, обраний для таблиць інформаційної бази даних, збігався з прийнятим у системі Windows. Ця відповідність встановлюється у вікні Кодова сторінка таблиць інформаційної бази програми й у вікні Мова і регіональні стандарти панелі управління системи Windows, задаючи відповідну мову кодування даних.

3.3. Документи і журнали документів

У програмі інформація про господарські операції, здійснювані на підприємстві, може вводитися за допомогою документів і зберігатися в журналах документів. Для цього у програмі є пункти меню Документи і Журнали.

Створюючи численні бухгалтерські документи, варто пам'ятати, що є документи:

— котрі не формують бухгалтерські проводки, наприклад: Договір, Рахунок вхідний, Платіжне доручення, Рахунок-фактура.

— котрі можуть автоматично формувати бухгалтерські проводки, що правильно відбивають відповідну господарську операцію в бухгалтерському обліку, наприклад: Банківська виписка, Прибуткова накладна, Видаткова накладна, Нарахування ЗП, Прибутковий і Видатковий касові ордери, Податкова накладна, Калькуляція, Фінансові результати.

Кожен створений документ може відбиватися в різних журналах документів, а кожен журнал документів може використовуватися для зберігання документів різних видів. Крім того, у програмі існує Повний журнал, в якому відбиваються всі введені в систему документи.

При великій кількості документів, що знаходяться в журналі, виникає необхідність їхнього добору за встановлюваним часовим інтервалом видимості. Документ, зареєстрований у журналі, за допомогою спеціальної піктограми може бути позначено як документ:

— записаний, але не проведений (вертикальна паличка чорного кольору);

— проведений (галочка фіолетового кольору);

— позначений на видалення (хрестик червоного кольору). Спеціальною піктограмою в журналі документів позначаються

бухгалтерські операції, уведені вручну.

Документ будь-якого типу має номер, що може бути як текстовим, так і числовим, і дату. Кожен документ має дві частини [131]: шапку (основна частина) і табличну частину (специфікація). У шапці задаються реквізити, що є загальними для документа. Таблична частина документа являє собою список однотипних даних, скажімо, список товарів.

Програма підтримує цілісність посилань бази даних. При цьому безпосереднє видалення об'єктів неможливе. Видалення об'єктів здійснюється в два етапи. Спочатку об'єкт позначається на видалення (які в будь-який час можна відновити в разі виникнення помилки), а потім провадиться власне видалення об'єктів при виконанні команди Видалення позначених об'єктів. Такий процес видалення об'єктів покликано захистити операцію видалення від можливих помилок.

Програма дозволяє копіювати дані з документа-підстави одного виду в новий документ іншого виду з використанням механізму Ввести на підставі. Цей механізм дозволяє прискорити процес підготовки документів і уникнути можливих помилок під час їхнього введення.

Поряд із режимом введення на підставі, у програмі існує можливість створення підпорядкованих документів. Механізм підлеглих документів дозволяє встановити зв'язок між уведеними документами.

Проведенням документа зветься дія, що виконує зміни інших даних програм на підставі інформації документа. Будь-який проведений документ можна зробити непроведеним за допомогою команди Зробити документ непроведеним. Досвід показує, що у великій організації небажано збирати багато непроведених документів, і навіть залишати їх на наступний день.

 

3.4. План рахунків для України

Однією зі стадій облікового процесу є систематизація, узагальнення та групування інформації, отриманої з первинних документів, а також її відбиття на рахунках бухгалтерського обліку.

Перелік синтетичних рахунків, що відбивають систематизоване групування інформації про різні боки діяльності суб'єкта господарювання, зветься планом рахунків бухгалтерського обліку. Його побудова дозволяє одержувати інформацію для цілей управління підприємством, контролю в інтересах власників, органів державної та виконавчої влади.

Відповідно до порядку, встановленого в Україні, господарські суб'єкти використовують єдиний план рахунків [127]. Він є основою програми і подається у вигляді таблиці з кодами рахунків та їхнім найменуванням.

Методика розрахунку сум проводок, формованих документами, алгоритми побудови різних звітів визначаються за властивостями конкретних рахунків, що входять до програми [133]. Тому, щоб уникнути порушення цілісності, немає можливості коригувати властивості даних рахунків або виключати їх із плану бухгалтерії.

З іншого боку, якщо методика, прийнята на підприємстві, вимагає додаткових рахунків, то можна ввести нові рахунки і задати їм властивості на свій розсуд. Крім того, можна додати свої субрахунки до рахунків, що знаходяться у програмі. При цьому властивості доданих субрахунків визначатимуться властивостями цього рахунку програми.

Перший стовпчик плану рахунків — це піктограма у вигляді літери Т. Колір цієї літери позначає:

— жовтий — облік за цим рахунком ведеться тільки в розрізі субрахунків;

— синій — субрахунок рахунку.

Якщо піктограму відзначено червоним прапорцем, то рахунок або субрахунок можна редагувати тільки в режимі Конфігуратор.

Наступний стовпчик плану рахунків Код означає повний код рахунку або субрахунку. Додаткові забалансові рахунки, що починаються з 0, знаходяться в горішній частині таблиці. У нижній частині таблиці розміщено окремі літерні забалансові рахунки (НА1, 031), що їх призначено для податкового обліку.

Наступні стовпчики відбивають призначення рахунків: Вал. — валютний; Кіл. — кількісний облік; 3аб. — забалансовий; Акт. — ознака активності рахунку стосовно балансу (А — активний, П — пасивний, АП — активно-пасивний).

Характеристика ознака активності використовується програмою для контролю залишків. Неправильне сальдо за рахунком (субрахунком) показується червоним кольором зі знаком "мінус", що послуговує сигналом користувачеві для перевірки записів на рахунках.

Характеристика забалансовий визначає принцип відбиття облікової інформації на рахунку або субрахунку і розподіл її на балансові та забалансові. Облік на балансових рахунках побудовано за принципом подвійного запису, відповідно до якого господарська операція одночасно відбивається за дебетом одного рахунку і кредитом іншого. Облік же на забалансових рахунках ведеться за допомогою простого запису, без кореспонденції між рахунками.

Якщо за рахунком (субрахунком) ведеться кількісний облік, то при введенні проводки система запитує кількість, а суму проводки розраховує як добуток ціни за одиницю та кількості.

Значення стовпчиків Субконто визначають ведення аналітичного обліку за цими рахунками. Субконто використовується на позначення групи об'єктів одного виду (контрагенти, види платежів у бюджет, партії ТМЦ). У програмі кожному виду довідника відповідає вид субконто. Склад видів субконто визначається, з одного боку, нормативними документами, а з іншого — можливістю одержання бухгалтерських підсумків у розрізі об'єктів аналітики субконто.

Чинне законодавство України передбачає, що залишки й обіги за синтетичними й аналітичними рахунками повинні збігатися. Цю вимогу закладено у програму через налаштування рахунків.

 

3.5. Організація бухгалтерського обліку

Ведення обліку в автоматизованій інформаційній системі має на увазі суцільну, безперервну, документально обґрунтовану і взаємозалежну реєстрацію всіх упроваджуваних на підприємстві господарських операцій [132].

Під суцільним відображенням господарської діяльності розуміється обов'язковий облік усього майна, усіх видів зобов'язань, усіх видів господарських операцій. Безперервність має на увазі постійне спостереження й документування фактів господарської діяльності. Під документуванням розуміється оформлення первинного документа, що фіксує факт здійснення господарської операції. Взаємозв'язок відображення зумовлений залежністю проваджуваних фактів між собою.

Принципово важливо спроектувати документи, котрі будуть автоматично генерувати проводки за всіма операціями, що фіксують факти господарської діяльності підприємства. Але на практиці іноді виникає необхідність ручного введення господарських операцій. Для відбиття таких операцій у програмі є спеціальний документ Операція, за допомогою якого проводки можуть бути введені вручну.

Організацію програми налаштовано таким чином, що під час заповнення будь-якого документа необхідними даними заборонено вводити основну частину цих даних вручну з клавіатури, і їхнє введення можливе з використанням попередньо заданої інформації в результаті:

—  налаштування програми під потрібне підприємство;

—  введення констант програми;

— заповнення основних довідників Валюта, Рахунки вашої фірми, Співробітники, Фірми;

— введення початкових даних про підприємство.

На рис. 3.3 показано, що користувач-бухгалтер має можливість заповнювати Довідники і Константи. Причому їх можна заповнювати як до початку, так і під час роботи з документами.

Перш ніж розпочати роботу з документами, необхідно визначитися з робочою датою створення документів, тому що код дати буде автоматично встановлюватися в усі створювані документи.

Оскільки програма автоматично генерує проводки й автоматично підраховує підсумки за кожним рахунком за квартал, то необхідно забезпечити умову входження робочої дати й інтервалу підсумків, що задаються з меню Сервіс/ Параметри / Бухгалтерські підсумки, в інтервал, виставлений у меню Операції / Управління бухгалтерськими підсумками. Якщо цих умов входження дат не буде дотримано, то програма не генеруватиме проводки, а значить, вона не зможе проводити документи і підраховувати правильно підсумки за рахунками.

Якщо у процесі використання програми виявлено деякі недоліки, то для виправлення їх можна скористатися ручним способом уведення документа через меню Документи/ Операції. При цьому варто пам'ятати, що проводка такого документа не супроводжується перевіркою її коректності, і вся відповідальність за використання документа Операція лягає на користувача-бухгалтера.

За результатами виконаних проводок можна переглянути звіти за конкретним рахунком або обіги за період, наприклад, за квартал, місяць або тиждень.

Для заповнення констант послуговує програма Помічник заповнення констант, що запускається автоматично під час відкриття бази даних або з меню Допомога. Помічник дозволяє задати реквізити організації, правила ведення облікової політики, прийняті в організації, значення за замовчуванням, що автоматично встановлюватимуться під час підготовки документів. Помічник також дозволяє встановити службові параметри і параметри, що визначають інтерфейс користувача.

 

3.6. Основні завдання обліку

У технологічному процесі ведення бухгалтерського обліку з використанням засобів автоматизації виділяють два етапи: підготовчий і основний. На першому етапі провадиться підготовка інформаційної бази до експлуатації: заповнення класифікаторів і довідників, введення відомостей про підприємство, налаштування окремих механізмів, заповнення списку користувачів і налаштування поточного користувача, введення залишків на рахунках і операцій за поточною датою, якщо до моменту встановлення програми підприємство уже вело фінансово-господарську діяльність. Основний етап роботи з програмою полягає в організації обліку всіх засобів господарської діяльності підприємства, а також у наданні необхідної звітності зацікавленим особам і організаціям.

Основними завданнями обліку є введення початкових залишків, облік приходу, облік витрат, облік заробітної плати, облік основних засобів і МШП, облік роздробу, облік виробництва і робота зі звітністю.

Особливістю завдань обліку є те, що їхнє вирішення вимагає створення не одного або двох документів, а цілого ланцюжка документів, що залежать один від одного і створюються у визначеному порядку.

Розрізняють такі основні завдання обліку та ланцюжки документів, рекомендованих при вирішенні цих завдань [131]:

1. Введення початкових залишків. Фіксуються залишки коштів, товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), залишки взаєморозрахунків, основних засобів (ОЗ) або малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП), заробітна плата (ЗП) й ін.

2. Облік приходу — ланцюжок документів: рахунок вхідний, платіжне доручення, банківська виписка, прибуткова накладна.

3. Облік витрати — ланцюжок документів: рахунок-фактура, банківська виписка, податкова накладна, видаткова накладна.

4. Облік заробітної плати — ланцюжок документів: нарахування ЗП, виплати ЗП.

5. Облік ОЗ і МШП — ланцюжок документів: прибуткова накладна, введення в експлуатацію, модернізація, нарахування зносу, ліквідація (списання).

6. Облік роздробу — ланцюжок документів: переміщення (основний склад — магазин), видаткова роздрібна накладна, прибутковий касовий ордер.

7. Облік виробництва — ланцюжок документів: попередня калькуляція (матеріали і нематеріальні витрати), фінансові результати (закриття елементів витрат — рахунок класу 8), фінансові результати (закриття загальновиробничих витрат — рахунок 91), незавершене виробництво, остаточна калькуляція (за допомогою помічника), фінансові результати (визначення фінансового результату наприкінці місяця).

8. Робота зі звітами: Обігово-сальдова відомість, Обігово-сальдова відомість за рахунком, Аналіз рахунку, Головна книга, Регламентні звіти.

Таким чином, завдання обліку господарської діяльності підприємства реалізуються послідовністю взаємозалежних документів.

 

3.7. Введення початкових залишків

Введення залишків здійснюється на початок звітного періоду. Якщо підприємство нове і бухгалтерські операції ще не проводилися, то вводити початкові залишки не треба. Найзручніше розпочинати ведення обліку з початку року (це дозволить потім одержувати баланс за будь-який період цього року). Можна також розпочинати облік з початку кварталу або навіть місяця. Наприклад, датуючи введення вхідних залишків 31 грудня 2006 р., поточні бухгалтерські операції вводитимемо 1 січня 2007 р.

Можливі такі залишки й відповідні їм документи:

Гроші                                                  Ручні операції

ТМЦ                                                   Залишки ТМЦ

Залишки взаєморозрахунків    Залишки взаєморозрахунків

03 або МШП                                      Ручні операції

Заробітна плата                                  Нарахування ЗП (внесення залишків)

Інші                                                     Ручні операції

Аналіз введених залишків проводиться за Обігово-сальдовою відомістю. У першому рядку звіту в рахунку 00 Додатковий для дотримання умови балансу необхідно, щоб сума обігу за Дт дорівнювала сумі обігу за Кт. Якщо ця умова не виконується, то первісний баланс залишків був некоректний. Необхідно знайти помилку і підкоригувати суми введення залишків за кредитом, щоб компенсувати розбіжності.

 

3.8. Прибуткові операції ТМЦ

Прибуткові операції ТМЦ дозволяють деталізувати взаєморозрахунки організації з її контрагентами (постачальниками) за документами-замовленнями.

Документ-замовлення — це перший документ ланцюжка — зв'язаної за змістом послідовності документів. Як правило, взаєморозрахунки з основними постачальниками ведуться в розрізі договорів, а з разовими постачальниками — у розрізі рахунків вхідних / прибуткових накладних. Та якщо вибрано варіант обліку взаєморозрахунків з постачальниками за договорами, то зберігається можливість ведення обліку приходу ТМЦ за рахунками вхідної / прибуткової накладної. Якщо ж облік приходу ТМЦ за рахунками вхідної / прибуткової накладної — то документ-договір не може бути обраний як документ-замовлення. За одним замовленням може бути кілька грошових сплат за постачання ТМЦ, але не можна виконати оплату за декількома документами-замовленнями.

Кожна організація володіє визначеним запасом ТМЦ: товарів, матеріалів, послуг, палива, запасних частин, продукції та МШП. Основна маса ТМЦ такого роду надходить в організацію від постачальників.

У будь-якому разі господарська операція придбання ТМЦ може містити етапи створення документів (табл. 3.1).

Придбані за передоплатою ТМЦ зараховуються на баланс організації за їхньою первісною вартістю, що складається із закупівельної ціни і витрат, пов'язаних із придбанням. Витрати на придбання включають витрати з транспортування і страхування вантажів, суми ввізного мита, непрямі податки, що не відшкодовуються організації.

Для обліку розрахунків з постачальниками у програмі використовується рахунок 63 Розрахунки з постачальниками і підрядчиками, за яким передбачено ведення аналітичного обліку в розрізах субконто довідника Контрагенти і документа Замовлення.

Синтетичний облік ТМЦ організації ведеться у програмі на рахунках: 20 Виробничі запаси, 22 МШП, 26 Готова продукція, 28 Товари в розрізах їхніх місць зберігання і видів ТМЦ у кількісному та вартісному вимірах.

На рис. 3.4 показано схему послідовності введення документів у програмі під час купівлі ТМЦ з передоплатою. Стрілка в схемі означає команду Ввести на підставі. Наприклад, на підставі документа Договір можна створити документ Рахунок вхідний, а також документи Платіжне доручення, Прибуткова накладна, Доручення.

Вирішення завдання придбання ТМЦ без передоплати здійснюється відповідно до схеми, поданої на рис. 3.5. Як видно зі схеми, для вирішення завдань такого типу можуть застосовуватися ще два типи документів: Списання ТМЦ і Повернення постачальникові. Оплата отриманого товару, як правило, провадиться після його одержання й оприбуткування. Для цього створюється Платіжне доручення.

Придбання ТМЦ можливе і через посередника (рис. 3.6), і через підзвітну особу. Під час роботи з закордонними постачальниками придбання ТМЦ здійснюється за Державною митною декларацією (ДМД) за валюту.

3.9. Видаткові операції (реалізація) ТМЦ

Під реалізацією розуміється продаж ТМЦ однією організацією іншій для наступних перепродажу або придбання. У будь-якому разі облік реалізації ТМЦ може включати такі етапи [131]:

1. Укладання договору з контрагентом-покупцем на постачання ТМЦ, надання визначеного набору послуг.

2. Виставляння рахунку-фактури контрагентові — покупцеві або замовникові.

3. Надходження попередньої оплати від покупців ТМЦ (документи Банківська виписка, Прибутковий касовий ордер з видом операції Оплата замовлення покупцем).

4. Надходження оплати від покупців за вже відвантажені ТМЦ, виконані послуги (документи, перелічені в п. 3).

   1. Відвантаження ТМЦ покупцеві (документ Видаткова накладна).

   2. Виписка податкової накладної покупцеві. Якщо постачання ТМЦ було виконано в рамках договору з ознакою формування підсумкових накладних наприкінці місяця, то податкову накладну варто вводити наприкінці місяця в режимі введення на підставі договору або видаткової накладної. Таку податкову накладну буде сформовано на загальну суму за першою подією в рамках цього договору. В усіх інших випадках податкова накладна генерується або автоматично при проведенні документів Видаткова накладна, Надання послуг (якщо константу Автоматичне створення податкових накладних встановлено в значенні — Так,), або вноситься на підставі цих документів. На підставі виписаних податкових накладних будується звіт Книга продажу.

   3. Повернення ТМЦ від покупця (документ Поворотна накладна, який зручно вводити на підставі відповідного документа Видаткова накладна).

   4. Виписка додатків до податкової накладної (документи Додаток № 1 і Додаток № 2 вводяться на підставі документа Податкова накладна).

   5. Повернення грошей покупцеві (документи Банківська виписка і Видатковий касовий ордер).

Облік про реалізацію ТМЦ ведеться на відповідних субрахунках рахунку 70 Доходи від реалізації: 701 Дохід від реалізації готової продукції, 702 Дохід від реалізації товарів, 703 Дохід від реалізації робіт і послуг. За дебетом рахунку 90 Собівартість реалізації відображується виробнича собівартість реалізованої продукції, робіт, послуг, фактична собівартість реалізованих товарів. Якщо ж облік витрат у програмі ведеться без використання рахунків класу 9 (константа тільки клас 8), то собівартість реалізації буде списуватися відразу на рахунок 791 Результат основної діяльності. Облік взаєморозрахунків із покупцями і замовниками ведеться у програмі на рахунку 36 Розрахунки з покупцями і замовниками в розрізі покупців або замовників (субконто Контрагенти) і документів-замовлень (субконто Замовлення).

На рис. 3.7 наведено схему послідовності введення документів у разі реалізації з передоплатою. На підставі документа Договір можна ввести документи: Рахунок-фактура, Податкова накладна, Видаткова накладна, Надання послуг. На підставі документа Рахунок-фактура — документи Видаткова накладна та Надання послуг. На підставі документа Видаткова накладна — документ Надання послуг.

На рис. 3.8 надано схему послідовності реалізації ТМЦ, послуг без передоплати. Відповідно до схеми, є можливість створити відразу документ Видаткова накладна як документ-замовлення, пропускаючи створення документів Договір і Рахунок-фактура. Це залежить від ознаки покупця в довіднику Контрагенти.

3.10. Фінансові операції з банком і касою

Для зберігання коштів і здійснення всіх видів розрахункових, кредитних і касових операцій юридичним і фізичним особам банки відкривають рахунки. На розрахунковому рахунку акумулюються вільні грошові кошти організацій: виторг за реалізовану продукцію, виконані роботи, надані послуги, авансові платежі, касовий виторг.

З розрахункового рахунку банк видає готівку на виплату заробітної плати, оплачує рахунки постачальників організацій, робить платежі до бюджету, ПФУ, Фонду соціального страхування та ін.

Прийом і видачу грошей, а також безготівкові перерахування банк робить за розрахунково-грошовими документами у встановленій формі. Виконання фінансових операцій з банком у програмі ведеться за такими документами [131]:

1. Платіжне доручення — доручення підприємства своєму банкові про перерахування відповідної суми зі свого розрахункового рахунку на рахунок одержувача.

2. Платіжна вимога — розрахунковий документ, що його видає підприємство банкові на безперечне списання (стягнення) грошей з контрагента.

3. Платіжна вимога — Доручення — розрахунковий документ, що складається з двох частин. Верхня частина містить вимогу постачальника до покупця стосовно оплати вартості поставленої йому продукції (послуг). Нижня являє собою доручення платника своєму банкові на перерахування з його розрахункового рахунку суми, зазначеної в графі до сплати.

4. Банківська виписка — це документ для відображення операцій, пов'язаних із рухом грошей за розрахунковими рахунками у гривні та в іноземній валюті.

5. Заява на акредитив — це спеціальна форма безготівкових грошових розрахунків між підприємствами, коли для здійснення платежів завчасно бронюються гроші платника на рахунку в банку-емітенті або банку-виконавцеві.

6. Інкасове доручення — це розрахунковий документ, що видає підприємство банкові на безперечне списання (стягнення) грошей з контрагента.

Для здійснення розрахунків готівкою кожна організація повинна мати касу і вести касову книгу за встановленою формою. Готівка може надходити в касу організації з банку, що обслуговує, або від покупців. Видача грошей підзвіт здійснюється, як правило, з каси організації за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими підзвіт сумами грошей. Готівка видається співробітникам організації на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, у межах сум грошей, встановлених окремими постановами Кабінету Міністрів України, а також на поточні виробничі видатки [130].

Особи, що одержали готівку підзвіт, зобов'язані надати в бухгалтерію організації звіт про витрачені суми грошей. Основними документами з руху грошей каси є прибуткові й видаткові касові ордери.

Для обліку наявності й руху грошей у програмі використовується рахунок 30 Каса в розрізі субрахунків 301 Каса в національній валюті і 302 Каса в іноземній валюті та в розрізі субконто Наші гроші, що мають тип довідника Рахунки нашої фірми.

Для складання звіту за касовими операціями у програмі призначено звіт Касова книга, сформований на підставі проводок за рахунком 30 Каса.

 

3.11. Облік розрахунків за ПДВ

Документ Податкова накладна, що надається продавцем покупцеві та складається в момент виникнення податкових зобов'язань продавця, є єдиним документом, що надає право на включення в податковий кредит сум податку на додану вартість (ПДВ), сплачених у зв'язку з придбанням ТМЦ покупцем.

У разі ввезення (імпортування) ТМЦ в Україну документом, що засвідчує право на одержання податкового кредиту, вважається документ Митна декларація, що підтверджує сплату ПДВ.

Облік розрахунків за ПДВ ведеться у програмі на рахунку субрахунку 6415 ПДВ у розрізі субконто Податки і відрахування, що має тип довідника Податки і відрахування.

Облік грошових сум ПДВ, визначених виходячи з сум отриманих авансів (у разі передоплати) за ТМЦ, необігові активи, а також роботи (послуги), що підлягають відвантаженню (виконанню), ведеться на субрахунку 643 Податкові зобов'язання в розрізі двох видів субконто: Контрагенти і Замовлення.

На субрахунку 644 Податковий кредит у розрізі субрахунків 6441 Податковий кредит і 6442 Неотриманні податкові накладні та двох видів субконто Контрагенти і Замовлення ведеться облік сум ПДВ, на які організація має право зменшити свої податкові зобов'язання.

Документами, що реалізують облік розрахунків за ПДВ, у програмі є Податкова накладна, Додаток № 1, Додаток № 2 до неї, Запис книги придбання.

Для реалізації автоматичного режиму формування податкових накладних константа Автоматичне формування податкових накладних повинна бути встановлена в значенні — Так. Це може бути за таких ситуацій:

1. У разі здійснення покупцем передоплати за реалізацію ТМЦ і проведення документів Банківська виписка і Прибутковий касовий ордер.

2. У разі відвантаження ТМЦ покупцеві, якщо сума відвантаження перевищує суму попередньої оплати покупцем або попередня оплата покупцем узагалі не мала місця при проведенні документа Видаткова накладна, документів Ліквідація необігових активів, Надання послуг.

Для підбиття підсумків за місяць може бути створено Підсумкову податкову накладну в разі безперервної реалізації ТМЦ покупцеві.

 

3.12. Розрахунок із підзвітними особами

Підзвітними особами є співробітники організації, що одержують авансом наявні суми грошей із кас підприємства на операційні й господарські видатки або витрати на відрядження.

Видача наявних коштів підзвіт провадиться, як правило, на підставі службової записки підзвітної особи з зазначенням мети витрати грошей та їхньої суми. Цільове використання грошей відбивається в Авансовому звіті підзвітної особи, до якого додаються виправдальні документи (чеки, квитанції, квитки).

Облік розрахунків із підзвітною особою ведеться на активно-пасивному рахунку 372 Розрахунки з підзвітними особами в розрізі субрахунків 3721 Розрахунки з підзвітними особами в національній валюті, 377 Розрахунки з підзвітними особами в іноземній валюті і субконто Співробітники.

Факт видачі наявних коштів підзвіт регулюється документом Видатковий касовий ордер, а повернення невикористаних коштів підзвітною особою в касу оформлюється Прибутковим касовим ордером.

Документ Авансовий звіт є у програмі багатофункціональним документом. За його допомогою можна оформляти як операцію — розрахунок із підзвітною особою, так і господарську операцію оприбуткування ТМЦ, об'єктів основних засобів, інших матеріальних і нематеріальних активів у національній валюті від підзвітної особи.

Документ Прибуткова накладна з включеним прапорцем Через підзвітну особу і документ Авансовий звіт, що реєструє прихід ТМЦ й інших об'єктів від підзвітної особи, відбивають дві різні господарські операції, що оформлюються двома різними блоками проводок. У першому разі відбувається часткове або повне закріплення взаєморозрахунків з постачальником через списання сум, виданих підзвітній особі, а в другому — просто списання суми з підзвітної особи.

 

3.13. Нарахування й виплата заробітної плати

На кожному підприємстві, в організації в Україні потрібна реальна й достовірна інформація про трудомісткість, вироблену продукцію (послуги), про нарахування заробітної плати.

Основними показниками праці й заробітної плати, що підлягають обліку, є такі: чисельність працівників, їхні професії, кваліфікація, витрати робочого часу в людино-днях, кількість виготовленої продукції, розмір фонду оплати праці за категоріями працівників, розмір відрахувань за їхніми видами [130].

Розмір заробітної плати залежить від складності й умов виконання роботи, професійно-ділових якостей працівників, результатів їхньої праці й господарської діяльності підприємства. Регулюють заробітну плату форми і системи оплати праці. Основними формами оплати і, відповідно, обліковими показниками є відрядна і погодинна форми.

За відрядної оплати праці заробітна плата працівників прямо залежить від кількості виконаної роботи й розміру розцінки. Відрядна оплата праці складається з таких систем: прямої, прогресивної, акордної та преміальної.

За погодинної форми оплати праці заробіток працівника залежить від відпрацьованого ним часу і визначається двома системами оплати: простою погодинною і почасово-преміальною.

Форми і системи оплати праці на підприємстві регулює керівник підприємства. Держава здійснює регулювання оплати праці шляхом установлення мінімальної заробітної плати і неоподатковуваного мінімуму.

Облік використання робочого часу, а також контроль стану трудової дисципліни на підприємствах здійснюються за допомогою табельного обліку.

Фонд оплати праці (ФОП) складається з основної й додаткової, стимулівної та компенсаційної виплат на місяць.

Основна заробітна плата встановлюється у вигляді тарифних ставок (окладів) і відрядних розцінок для робочих і посадових окладів для службовців. До фонду основної заробітної плати належать такі виплати:

1. Заробітна плата, що нараховується за виконану роботу відповідно до встановлених норм праці та посадових окладів незалежно від форм і систем оплати праці, прийнятих на підприємствах.

2. Суми відсоткових або компенсаційних відрахувань залежно від обсягів доходів (прибутку), отриманих від реалізації продукції (робіт, послуг), у разі якщо вони є основною заробітною платою.

3. Суми авторського гонорару працівникам редакцій газет, інших підприємств, оплата праці яких здійснюється за ставками авторської винагороди, що нараховується на цьому підприємстві.

Додаткова заробітна плата включає доплати, надбавки, гарантійні та компенсаційні виплати, передбачені чинним законодавством, премії за виконання виробничих завдань і функцій. До фонду додаткової заробітної плати належать:

1. Надбавки і доплати до тарифних ставок і посадових окладів у розмірах, передбачених чинним законодавством.

2. Премії робітникам, керівникам, фахівцям, службовцям за виробничі результати, включаючи премію за економію конкретних видів матеріальних ресурсів.

3. Винагороди (відсоткові надбавки) за вислугу років, стаж роботи, передбачені чинним законодавством.

4. Оплата праці працівників, що не значаться в штаті підприємства, за виконання робіт за договорами суспільно-правового характеру, включаючи договір підряду, за умови, що розрахунки виконуються цим підприємством (дані суми відбиваються у статистичній звітності у фонді оплати праці працівників поза обліковим складом і не враховуються в обчисленні середньої заробітної плати штатних працівників облікового складу підприємства).

5. Оплата праці у вихідні та святкові (неробочі) дні, у понаднормовий час за розцінками, установленим законодавчими актами.

6. Оплата вимушеного прогулу, виконання нижче оплачуваної роботи у випадках, передбачених чинним законодавством.

7. Виплати різниці в окладах працівникам, працевлаштованим з інших підприємств зі збереженням протягом деякого часу розміру посадового окладу за попереднім місцем роботи, а також при тимчасовому заступництві.

Стимулівні компенсаційні виплати — це винагороди за підсумками роботи в році, премії за спеціальними системами і положеннями, компенсаційні й інші грошові та матеріальні виплати, не передбачені актами чинного законодавства або здійснювані поза межами встановлених законодавством норм.

До виплат, що не входять до фонду заробітної плати, належать:

1. Суми вихідної допомоги, передбачені чинним законодавством.

2. Надбавки за пересувний, роз'їзний характер робіт. Розрахунок середньої заробітної плати для оплати часу щорічної

відпустки, додаткових відпусток, додаткової відпустки працівникам, що мають дітей, або для виплати компенсацій за невикористані відпустки здійснюється, базуючися на виплатах за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки або виплати компенсації за невикористані відпустки.

Працівникові, що працює на підприємстві менше року, середня заробітна плата нараховується, базуючися на виплатах за фактичний час роботи.

Для нарахування заробітної плати, що підлягає виплаті кожному працівникові, розраховують заробіток за місяць і з цієї суми роблять необхідні відрахування.

Нарахування заробітної плати здійснюється на підставі відповідних первинних документів. Для нарахування основної заробітної плати працівникам з погодинною оплатою праці необхідно мати: відомість про посадові оклади і дані табельного обліку фактично відпрацьованого ними часу за відповідний період (місяць). Для нарахування основної заробітної плати працівникам, яким установлено відрядну оплату праці, необхідно мати обсяг їхнього виробітку за відповідними розцінками.

Облік розрахунків за всіма видами оплати праці: заробітна плата, премії, виконання суспільних доручень здійснюється на рахунку 66 Розрахунки з оплати праці. Для обліку розрахунків з оплати праці використовується два субрахунки:

—  661 Розрахунки із заробітної плати для відображення за кредитом субрахунку нарахувань заробітної плати всьому персоналові підприємства, а за дебетом субрахунку — виплаченої заробітної плати, депонованої заробітної плати, утриманого прибуткового податку з заробітної плати, відрахувань до ПФУ та інших відрахувань (аліменти, профспілка, безробіття, Фонд соціального страхування);

—  662 Розрахунки з депонентами для відображення сум своєчасної заробітної плати, премій, допоміг співробітникам підприємства.

Заробітна плата є складовою витрат виробництва й однією з важливих статей собівартості продукції. Щоб включити її до складу витрат, уся нарахована в Розрахунково-платіжних відомостях заробітна плата групується за напрямками витрат (цехів, ділянок) у спеціальній відомості.

Послідовність господарських операцій з нарахування заробітної плати й утримань із заробітної плати можна переглянути на рис. 3.9 [131].