Руководство пользователя Business Studio Версия 3.6, Business Studio 3.6 Глава 13. Рассылки по электронной почте

Рассылки по электронной почте используются для создания сообщений с помощью Business Studio и отправки их по электронной почте, указанной в контактах объекта.

1.1. Создание рассылки

Создание рассылки осуществляется в справочнике «Рассылки». Справочник открывается из пункта Главного меню «Справочники –> Все справочники». Пример создания рассылки приведен в п. «Сбор значений показателей» в разделе 3.1.3.

1.1.1. Текст рассылки

При выполнении рассылки текст письма подставляется из отчета, указанного в поле «Отчет» рассылки. Подробное описание создания отчетов содержит Глава 12 «Отчеты».

Чтобы в текст письма подставить статический текст, необходимо создать статический отчет, в шаблоне отчета набрать нужный текст и выбрать данный отчет при создании рассылки.

Чтобы в текст письма подставить данные объекта (например, фамилию физического лица, которому отправляется письмо), необходимо создать динамический отчет, настроить привязки и шаблон.

При выполнении рассылки динамический отчет сформируется для объекта, от которого идет рассылка, и будет подставлен в текст письма.

1.1.2. Вложения рассылки

Вложения рассылки создаются в справочнике «Файлы рассылок» (Главное меню «Справочники –> Все справочники –> Классы –> Файлы рассылок»). В рассылку можно вложить несколько файлов на закладке «Файлы» в окне свойств рассылки.

Вложение статических файлов

Предположим, требуется вложить созданный ранее файл «test.txt» в рассылку. Откроем справочник «Файлы». По кнопке «Новый» на панели инструментов создадим новый файл. В окне свойств файла введем название «Тест». В поле «Файл» выберем файл «test.txt».

Теперь откроем окно свойств рассылки. На закладке «Файлы» нажмем кнопку   в новой строке. Выберем файл «Тест». Сохраним рассылку.

При выполнении данной рассылки в письмо будет вложен статический файл «test.txt».

Вложение динамических файлов в виде таблицы MS Excel

Предположим, необходимо вложить в письмо таблицу, построенную на основе динамически формируемого фильтра. Для этого откроем справочник «Хранимые фильтры» (Главное меню –> Отчеты –> Хранимые фильтры). Создадим новый фильтр в виде «Формы таблицы», подробнее см. п. 11.3 «Хранимые фильтры».

Откроем справочник «Файлы», создадим новый файл. В поле «Фильтр» выберем созданный фильтр. Сохраним изменения.

При выполнении рассылки заданный фильтр будет выполнен и сохранен в виде таблицы MS Excel. Полученный файл будет вложен в письмо.

Если необходимо наложить ограничения (например, подставить физическое лицо, от которого выполняется рассылка в фильтр), используется «Настройка соответствий для файла рассылки».

Вложение динамических файлов в виде выполненного отчета

Предположим, необходимо вложить в письмо отчет, сформированный на основе имеющихся данных. Для этого можно создать новый отчет или использовать любой из существующих отчетов. В качестве вложения может быть подставлен любой статический отчет или динамический отчет, который может быть сформирован от объекта рассылки.

Откроем справочник «Файлы», создадим новый файл. В поле «Отчет» выберем созданный отчет. Сохраним изменения.

При выполнении рассылки заданный отчет будет сформирован и сохранен в формате, указанном в отчете. Полученный файл будет вложен в письмо.

Если в качестве отчета для рассылки используется динамический отчет (например, отчет от физического лица, для которого выполняется рассылка), то должна быть указана Настройка соответствий для файла рассылки.

Настройка соответствий для файла рассылки

Настройка соответствий для файла рассылки осуществляется в окне соответствий. Окно соответствий открывается выбором пункта меню «Действия –> Списки –> Соответствия» из свойств Файла. Настройка соответствий аналогична настройке соответствий фильтра в отчете. Подробнее о настройке соответствий см. п. «Настройка динамического фильтра» в разделе 12.4.11.

1.1.3. Опции рассылки

Опции рассылки настраиваются в справочнике «Настройки рассылки» (Главное меню «Справочники –> Все справочники»).

При создании рассылки в поле «Настройки» выбирается необходимая настройка рассылки.

Необходимую информацию для настройки рассылки (адрес и порт SMTP-сервера, необходимость аутентификации) можно узнать у почтового администратора сети компании или у Интернет-провайдера.

1.2. Выполнение рассылки

Выполнение рассылки осуществляется из справочников, у которых есть контакт электронной почты, например «Физические лица», по гиперссылке Рассылка по выбранным или из справочника «Выполненные рассылки» по гиперссылке Выполнить рассылку. Рассылка из справочников производится для выделенных элементов, подробнее о выделении элементов см. п. 2.4.1. Для отбора объектов, по которым будет выполняться рассылка, рекомендуется использовать фильтр элементов, подробнее о работе с ним см. п. 2.4.2. После фильтрации элементов необходимо выделить все элементы списка с помощью сочетания клавиш Ctrl+A и произвести рассылку.

При выполнении рассылки из справочников, будет предложено выбрать рассылку из справочника «Рассылки». Затем появится окно свойств объекта «Выполненные рассылки» (объект создается автоматически). Рекомендуется убедиться, что в «Список рассылки» попали все нужные объекты. После этого нажатием гиперссылки Выполнить рассылку начать выполнение рассылки. При необходимости аутентификации будет выдано окно для ввода логина и пароля (см. п. 13.1.3 «Опции рассылки»).

1.2.1. Продолжение рассылки

В случае прерывания рассылки или ошибки отправления можно продолжить рассылку. Для этого открыть справочник «Выполненные рассылки» (Главное меню «Справочники –> Все справочники –> Выполненные рассылки»). Выбрать нужную выполненную рассылку, открыть окно свойств. На закладке «Список рассылки» при необходимости изменить Статус рассылки «Ошибка отправления!» на «Не выполнялась». По гиперссылке Выполнить рассылку запустить процесс рассылки.

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!