Руководство пользователя Business Studio Версия 3.6, Business Studio 3.6 Глава 10 Элементы справочника управление

Элементы справочника «Управление» – это формализованное описание основных механизмов и технологий воздействия на финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

По умолчанию Business Studio позволяет хранить и обрабатывать сведения о следующих подразделах.

Каждый из элементов Раздела «Управление» может быть связан с любым из организационных элементов (Процессом, Субъектом, Объектом) или любой их комбинацией на закладке «Состав».

Задание связи организационного элемента модели с элементом справочника «Управление» описано в п. «Добавление элемента в группу» в разделе 10.2.

1.1. Назначение и виды элементов управления

1.1.1. Цели и показатели

Сбалансированная система показателей (CCП) – это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и не финансовые. Название системы отражает то равновесие, которое было сохранено между краткосрочными и долговременными целями, финансовыми и нефинансовыми показателями, основными и вспомогательными параметрами, а также внешними и внутренними факторами деятельности. Подробнее см. Глава 3 «Сбалансированная система показателей».

1.1.2. Объекты управления

Объекты управления – класс предназначен для описания объектов управления. Для каждого объекта управления указывается его начальное и конечное состояние. Задачей системы управления компании является перевод объектов управления из начального естественного состояния в конечное, необходимое для получения заданных результатов деятельности и достижения целей организации. В соответствии с выделенными объектами управления выделяются бизнес-процессы верхнего уровня.

1.1.3. Направления деятельности

Направление деятельности – бизнес, совокупность или отдельный объект деятельности компании или ее организационных единиц. Используется:

1) для описания направлений деятельности компании;

2) в Ролях в качестве значения параметра «Предмет деятельности» конкретного субъекта роли.

1.1.4. Подсистемы управления

Подсистемы управления – это обособленная область деятельности, определяющая особенности применения конкретных технологий и механизмов управления. Является частью всей системы управления. Например, подсистема управления движением товарно-материальных ценностей.

1.1.5. Бюджетное управление

Бюджетное управление – раздел описывает бюджетную модель компании (структуру центров финансовой ответственности (ЦФО) и бюджетов). Для моделирования иерархии ЦФО используется ветка «Финансовая структура». Для моделирования структуры и иерархии бюджетов – «Бюджетная структура».

Бюджетная структура

Бюджетная структура может быть представлена в виде диаграммы. Чтобы построить диаграмму, выберите пункт контекстного меню «Отчеты –> Иерархическая диаграмма». Принципы работы с диаграммой бюджетной структуры описаны в п. «Формирование диаграммы бюджетного управления».

От корневого объекта класса «Бюджетная структура» можно построить отчет «Положение о бюджетной структуре». Положение о бюджетной структуре описывает структуру бюджетов предприятия: сводных бюджетов (Бюджета доходов и расходов, Бюджета движения денежных средств), функциональных бюджетов и операционных бюджетов центров финансовой ответственности (ЦФО).

Финансовая структура

Финансовая структура может быть представлена в виде диаграммы. Чтобы построить диаграмму, выберите пункт контекстного меню «Отчеты –> Иерархическая диаграмма». Принципы работы с диаграммой финансовой структуры описаны в п. «Формирование диаграммы бюджетного управления».

От корневого объекта класса «Финансовая структура» можно построить отчет «Положение о финансовой структуре». Положение о финансовой структуре описывает состав, права и обязанности центров финансовой ответственности (ЦФО).

Формирование диаграммы бюджетного управления

Для структур бюджетного управления может быть сформирована диаграмма Visio. Открытие диаграммы осуществляется вызовом отчета «Иерархическая диаграмма». Отчет может быть вызван пунктом контекстного меню «Отчеты» либо в списке, открывающемся с помощью кнопки  «Отчеты» на панели инструментов Навигатора.

Если для данной структуры диаграмма создается впервые, то при запуске отчета на экран выводится окно «Формирование новой диаграммы» (Рис. 10.1.1).

В нем необходимо указать глубину дерева (по умолчанию 5).

После формирования диаграммы открывается окно «Microsoft Visio», в котором диаграмму можно редактировать и сохранить.

Если для данного элемента организационная диаграмма уже была создана, то при вызове отчета выдается диалог: «Построить диаграмму заново?» Действия при выборе ответа:

• ответ «Да» –  построение диаграммы производится аналогично тому, как если бы она для данного элемента строилась впервые. При перегенерации теряются все изменения, сделанные на диаграмме в окне «Microsoft Visio»;

• ответ «Нет» открывает ранее сохраненную диаграмму структуры;

• ответ «Отмена» прекращает вызов отчета.

Сохранение диаграммы

При закрытии окна «Microsoft Visio» выдается окно с вопросом о сохранении диаграммы. Чтобы сохранить диаграмму в базе данных Business Studio, нужно ответить «Да». Если диаграмма структуры была сохранена, то при следующем вызове отчета может быть открыта сохраненная диаграмма или построена новая диаграмма.

Редактирование диаграммы

Для перемещения элемента диаграммы щелкните по нему, «захватите» мышкой и подвиньте в нужное место страницы. Подчиненные узлы перемещаются вместе с родителем.

Для автоматического размещения элементов диаграммы на странице служит пункт «Вписать в страницу» в контекстном меню страницы.

Чтобы скрыть подчиненные элементы узла диаграммы, нужно выбрать пункт «Скрыть подчиненных» в контекстном меню узла диаграммы. Если подчиненные узлы (элементы) были скрыты, в контекстном меню узла появится пункт «Показать подчиненных», выбор которого включает показ подчиненных узлов (элементов).

Выбор пункта «Упорядочить подчиненных» в контекстном меню узла открывает окно, в котором указывается способ размещения подчиненных узлов диаграммы (Рис. 10.1.2).

Настройка диаграммы осуществляется с помощью пунктов меню «Организационная диаграмма» (главное меню Visio). Задать размер шрифта элемента можно в меню «Параметры…» на закладке «Текст».

1.1.6. Проекты

Проекты – это последовательность работ, направленная на получение уникального результата за заданное время при заданном бюджете.

1.1.7. Проблемы и отклонения

Проблемы и отклонения – все существующие (выявленные) проблемы в компании, которые требуют решения, и связаны, в первую очередь, с организацией деятельности.

1.1.8. СМК

Система менеджмента качества (СМК) – это система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству. Объектами менеджмента в СМК являются качество продукции/услуг, качество процессов, выходом которых является продукция, качество управления, среды, в которой организовано выполнение процессов. Подробнее см. Глава 9 «Система менеджмента качества».

1.1.9. Группы

Группы - сервисные элементы системы Business Studio.

Элемент класса «Группа» служит:

• для фильтрации отображения элементов в дереве Навигатора;

• для пакетной выгрузки отчетов по заданному набору элементов;

• для формирования HTML-Навигатора  по заданному набору элементов;

• для экспорта заданного набора элементов в другую базу данных в формате XML;

• в качестве шаблона для заполнения объектов стрелки на диаграммах SADT.

В состав Группы можно включать как конечные элементы справочников, так и папки. Если в Группу включена папка справочника, то в результате работы фильтра в Навигаторе будут показаны все элементы-потомки этой папки. С помощью Группы в Навигаторе могут быть показаны справочники, не включенные в дерево объектов по умолчанию.

Новая Группа создается выбором пунктов «Добавить» или «Добавить от текущего» в контекстном меню справочника «Группа».

Введите название новой Группы и откройте её свойства (кнопка  или клавиши «Ctrl+E»). В окне «Редактирование объекта из: Группы» заполните список «Состав» (Рис. 10.1.3).

На практике не редки случаи, когда к разным стрелкам привязываются одни и те же объекты, составляющие некую устойчивую группу, например, пакет документов: накладная, доверенность, счет и т.п. Механизм включения в группу объектов позволяет делать такую привязку «одним движением», перетаскивая группу из Навигатора в окно свойств стрелки диаграммы. Подробнее см. п. «Привязка группы объектов» в разделе 4.10.3.

1.2. Возможности элементов «Управление» и «Группы»

Добавление элемента в группу

Новый элемент добавляется в группу «Управление» перетаскиванием из Навигатора или формы справочника объектов на закладку «Состав» в окне «Редактирование объекта из: <Название Группы>». Подробнее о «перетаскивании» элементов из Навигатора см. п. 2.5.

В список объектов группы «Управление» могут быть добавлены элементы или группы элементов любого справочника. Помимо элементов, показанных в дереве Навигатора, можно перетащить также элементы из любого окна справочника.

Другим способом задания состава группы является заполнение списка «Группы объекта» из окна свойств объекта. Для этого в окне свойств необходимо выбрать пункт контекстного меню «Списки –> Группы объекта». В открывшемся окне «Группы объекта» в столбце «Группа» выбрать элемент из справочника «Управление», или перетащить элемент на область списка (Рис. 10.2.1).

Удаление элемента из группы

Для удаления элемента из списка Группы нужно установить на него курсор и выбрать в контекстном меню команду «Удалить из группы».

1.2.1. Фильтрация элементов в дереве по группе

Для фильтрации элементов в дереве по Группе «Управление» установите на неё курсор и нажмите кнопку  на панели инструментов либо выберите в контекстном меню команду «Фильтровать по группе».

Фильтрация осуществляется по элементам, входящим в группу. В фильтр включаются потомки элементов и весь уровень иерархии от конечного элемента до верхнего уровня.

Если требуется, например, включить все Объекты деятельности, то в Группу «Управление» нужно включить сам справочник «Объекты» (весь справочник целиком обозначается папкой с названием «Объекты»).

Чтобы выключить фильтр, отожмите кнопку , щелкнув по ней мышкой.

Задать группу фильтра по умолчанию можно в Настройках пользователя Business Studio с помощью параметра «Группа фильтра» (пункт Главного меню «Сервис –> Настройки пользователя»).

1.2.2. Экспорт элементов группы

Для экспорта элементов группы используется гиперссылка Экспортировать по составу в окне свойств группы (Рис. 10.1.3). В файл будут выгружены данные элементов, находящихся в списке «Состав». Подробнее об экспорте данных см. п. 14.4. Затем данные можно импортировать в другую базу с помощью пункта Главного меню «Файл –> Импорт из файла…».

1.2.3. Пакетное формирование отчетов по группе

Для пакетного формирования отчетов по элементам группы используется гиперссылка Пакетное формирование отчетов в окне свойств группы (Рис. 10.1.3). Будут сформированы отчеты по элементам, входящим в Состав группы. Подробнее см. п. 12.7 «Пакетное формирование отчетов».

1.2.4. Формирование HTML-навигатора по группе

По составу группы можно сформировать HTML-навигатор. Это осуществляется с помощью гиперссылки Формирование HTML-навигатора в окне свойств группы (Рис. 10.1.3). Будет сформирован HTML-навигатор по элементам, которые входят в Состав группы. Глава 15 «HTML-Навигатор» содержит подробное описание.

1.3. Отчеты по элементам «Управление» и «Группы»

Отчеты вызываются выбором пункта «Отчеты» в контекстном меню элемента в Навигаторе или щелчком по кнопке  на панели инструментов. Щелчок по стрелке справа от принтера открывает перечень отчетов элемента «Управление».

Отчет «Иерархическая диаграмма» выводит в MS Visio графическое отображение иерархической структуры дерева справочника, корнем дерева является элемент «Управление», от которого был вызван отчет. Перед построением отчета выдается диалоговое окно для выбора количества уровней иерархии, которые будут представлены на диаграмме.

Стандартные отчетыописывают справочную информацию по параметрам элементов «Управление» и «Группы».

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!