Руководство пользователя Business Studio Версия 3.6, Business Studio 3.6 Глава 8 Контроллинг процессов

Модуль «Контроллинг процессов» предназначен для получения из внешних информационных систем статистических данных по исполнению бизнес-процессов для последующего анализа. Анализ исполнения процессов выполняется при помощи контрольных точек, настраиваемых для процесса.

Контрольная точка – это значимый момент выполнения процесса. Под такими моментами в системе Business Studio понимаются:

• начало выполнения всего процесса или отдельного его шага.

• завершение выполнения всего процесса или отдельного его шага.

По данным, содержащимся в различных информационных системах в виде записей в базах данных или файлов журналов (лог-файлов), можно судить о факте и времени наступления момента, соответствующего некоторой контрольной точке. В Business Studio на основе контрольных точек можно получить информацию о следующих параметрах процесса:

• количество запусков процесса или шага процесса;

• количество завершений процесса или шага процесса;

• длительность (средняя, максимальная, минимальная) выполнения процесса (шага процесса), а также произвольного интервала внутри процесса.

Рекомендации по практическому применению модуля «Контроллинг процессов» приведены в методике «Интеграция Business Studio с ECM-системой DIRECTUM» (файл «Методика Интеграция Business Studio с ECM-системой DIRECTUM.doc» в папке «Документация»).

Функциональность модуля «Контроллинг процессов» поставляется с версией Business Studio Enterprise.

1.1. Пункты меню модуля «Контроллинг процессов»

Пункты меню для работы с модулем «Контроллинг процессов» находятся в Главном меню Business Studio в меню «Сервис» (Рис. 8.1.1): «Контроллинг процессов» и «Шаблоны контрольных точек».

С помощью пункта меню «Контроллинг процессов» открывается окно «Данные контроллинга», которое представляет собой панель с предварительно отобранным набором процессов для контроля их параметров (см. п. 8.2). Пункт «Шаблоны контрольных точек» открывает окно справочника «Шаблоны настройки контроллинга процессов» для просмотра и редактирования шаблонов, применяемых для автозаполнения параметров при настройке контрольных точек процессов (см. п. 8.3) или их шагов.

1.2. Панель контроллинга процессов

Для открытия панели контроллинга процессов необходимо выполнить пункт Главного меню «Сервис –> Контроллинг процессов». Откроется окно «Данные контроллинга» (Рис. 8.2.1).

Для каждого процесса в панели контроллинга для контроля выводятся следующие параметры:

• «Количество запусков» − показывает, сколько раз процесс был запущен в течение рассматриваемого периода;

• «Количество завершений» − показывает, сколько раз процесс завершился, т.е. был выполнен в течение рассматриваемого периода;

• «Средняя длительность» − показывает, какова средняя длительность выполнения данного процесса в рассматриваемом периоде. Значение данного параметра рассчитывается на основе длительностей экземпляров данного процесса, которые и начались, и завершились в рассматриваемом периоде.

Период, в котором рассматриваются указанные параметры, задается в Настройках пользователя Business Studio (пункт Главного меню «Сервис –> Настройки пользователя», гиперссылка Дополнительно). Также окно выбора периода можно открыть нажатием гиперссылки Период в окне «Данные контроллинга».

В панели контроллинга отображаются только те процессы, для которых при настройке контрольных точек была проставлена галочка «Показывать в панели контроллинга» (Рис. 8.3.2). Если процесс разбить на произвольные шаги, и для шагов процесса включить эту галочку, то и шаги будут отображаться в панели контроллинга. Однако чтобы не перегружать панель контроллинга, на ней рекомендуется выводить только интересующие процессы, а информацию по их шагам просматривать при помощи гиперссылки Детализация, которая открывает для выделенного процесса или шага процесса детальную информацию об исполнении данного процесса или шага. Разбиение процесса на шаги при анализе статистики позволяет погружаться вглубь до того уровня, до которого описана модель процессов.

Загрузка статистических данных

В панели контроллинга по гиперссылке Загрузка данных (Рис. 8.2.1) открывается окно «Загрузка статистики», в котором можно запустить загрузку статистических данных для всех процессов, отображенных в панели, в соответствии с настроенными для них контрольными точками. Загрузка статистики выполняется за период, выбранный в данном окне. Если проставить галочку «Заменить существующую статистику за выбранный период» (Рис. 8.2.2), то ранее загруженная статистика за указанный период будет удалена.

Для того чтобы выполнить загрузку статистических данных только для одного процесса в панели контроллинга, необходимо выделить этот процесс, нажать гиперссылку Детализация и в открывшемся окне воспользоваться гиперссылкой Загрузка данных.

Графики параметров процесса

В панели контроллинга по гиперссылке Графики (Рис. 8.2.1) открывается окно (Рис. 8.2.3), в котором в соответствии с выбранным периодом строятся графики по значениям параметров, выводимых в окне «Данные контроллинга».

По графикам можно анализировать динамику исполнения процессов. Видимость каждого графика, построенного по значениям одного из трех параметров, настраивается при помощи галочек, расположенных в разделе «Виды графиков».

При наведении курсором мыши на точку графика, соответствующую определенной дате, появляется подсказка со значениями параметров для данной точки (Рис. 8.2.3).

По гиперссылке Подробнее открывается окно «Статистика» с таблицей, содержащей перечень всех экземпляров процесса (Рис. 8.2.4) на эту дату. В данном окне для количества запусков или средней длительности показываются экземпляры процессов, начавшиеся в указанный день, а для количества завершений – экземпляры процессов, завершившиеся в этот день.

Названия экземпляров процессов, отображаемые в этом окне, загружаются вместе со статистическими данными в соответствии с контрольными точками, настроенными для процесса (см. п. 8.3). Если в статистических данных названия экземпляров процессов не заданы, различать экземпляры процессов можно при помощи их идентификаторов, которые выводятся в колонке «Идентификатор», скрытой по умолчанию. Для отображения этой колонки в данном окне необходимо в меню «Опции списка» (кнопка «Действия») воспользоваться пунктом «Настройка колонок» (подробное описание настройки колонок в списке дано в п. 2.4.6).

Для каждого экземпляра процесса по гиперссылке Детализация открывается подробная информация по его шагам (Рис. 8.2.5).

Для каждого шага также можно открыть окно с нумерованным перечнем его шагов, если они определены в настройках контрольных точек. В противном случае, при нажатии на гиперссылку Детализация выдается сообщение о том, что дальнейшая детализация отсутствует.

Гистограммы длительности и времени запуска процесса

В панели контроллинга по гиперссылке Гистограмма длительности (Рис. 8.2.1) для выбранного процесса можно вывести гистограмму (Рис. 8.2.6), построенную по значениям длительностей экземпляров данного процесса. Масштаб отображения гистограммы можно изменять.

Средняя длительность выполнения процесса, отображаемая в параметре Среднее время, и данные о разбросе значений могут быть использованы для задания параметров ФСА процесса (см. п. 7.2.2).

В панели контроллинга по гиперссылке Гистограмма времени запуска (Рис. 8.2.1) для выбранного процесса можно вывести гистограмму (Рис. 8.2.7) распределения времени запуска процесса в течение суток. Масштаб отображения гистограммы можно изменять.

Удаление статистических данных

В панели контроллинга по гиперссылке Удаление данных (Рис. 8.2.1) открывается окно «Удаление статистики» (Рис. 8.2.2), в котором можно запустить удаление статистических данных для всех процессов, отображенных в панели. Удаление статистики выполняется за период, выбранный в данном окне.

Для того чтобы выполнить удаление статистических данных только для одного процесса, отображаемого в панели контроллинга, необходимо выделить этот процесс, нажать гиперссылку Детализация и в открывшемся окне воспользоваться гиперссылкой Удаление данных.

1.3. Настройка контрольных точек

В системе Business Studio для загрузки из внешней системы статистических данных исполнения бизнес-процесса нужно настроить его контрольные точки.

Для настройки контрольных точек процесса необходимо заполнить ряд параметров в окне, которое открывается по гиперссылке Контроллинг, находящейся в окне свойств процесса. Окно свойств процесса вызывается для элемента класса «Процессы» нажатием кнопки . В открывшемся окне на закладке «Статистика» (Рис. 8.3.1) отображается информация об исполнении процесса, а также информация об исполнении шагов процесса, если процесс был разбит на произвольные шаги.

На закладке «Настройка контрольных точек» (Рис. 8.3.2) для текущего процесса выполняется настройка контрольных точек «Начало» и «Завершение». Контрольная точка «Начало» определяет начало выполнения процесса или его шага, а контрольная точка «Завершение» − окончание выполнения процесса или его шага.

Параметры контрольных точек могут быть заполнены вручную непосредственно в данном окне. Также для заполнения также могут использоваться специальные шаблоны, которые создаются в справочнике «Шаблоны настройки контроллинга процессов» (пункт Главного меню «Сервис –> Шаблоны контрольных точек»). Автозаполнение параметров настройки контрольных точек выполняется при помощи гиперссылки Автозаполнение параметров по шаблону.

Описание параметров контрольных точек

Параметр «Источник данных» определяет базу данных, таблицу и параметры подключения к базе данных.

Параметр «Ключ процесса и его значение» необходим для идентификации процесса или шага процесса. Ключом является набор полей таблицы. Ключ может задаваться как интерактивно в виде значений полей, так и вручную в виде произвольного условия SQL-запроса. Окно с перечнем полей открывается по кнопке  в строке параметра «Ключ процесса и его значение». В значение ключа может быть добавлен GUID любого объекта Business Studio при помощи перетаскивания (Drag&Drop) объекта в поле.

Параметр «Ключ экземпляра процесса» необходим для идентификации экземпляра процесса. Экземпляр процесса – это сущность, соответствующая однократному выполнению процесса. Ключ экземпляра процесса может задаваться как интерактивно, так и вручную в виде произвольного списка полей, составляющих ключ.

Параметр «Название экземпляра процесса» необходим для указания имени поля источника данных, в котором хранится название экземпляра процесса.

Параметр «Время» необходим для указания имени поля источника данных, в котором хранится дата и время начала или завершения процесса.

Параметр «Тип события» − необязательный параметр, который предназначен для указания дополнительного условия для идентификации записи в таблице источника данных, которая соответствует началу или завершению процесса. Задается в виде произвольного условия SQL-запроса. Например, EventType="Start".

Параметр «Ключ экземпляра родительского процесса» − необязательный параметр, который предназначен для идентификации экземпляра родительского процесса. Ключ экземпляра родительского процесса может задаваться как интерактивно в виде значений полей, так и вручную в виде произвольного условия SQL-запроса. Значения заданного выражения должны совпадать со значениями ключей экземпляров процесса-родителя. Ключ экземпляра родительского процесса используется для подробного анализа выполнения процесса (перехода к шагам экземпляра процесса) и задается в настройках контрольных точек шагов процесса.

Перечисленные параметры заполняются как для контрольной точки «Начало», так и для контрольной точки «Завершение». В случае если данные о начале и завершении процесса хранятся в одной таблице, то часть параметров для контрольной точки «Завершение» можно не задавать. Для этого предусмотрена галочка «Использовать данные контрольной точки «Начало», которая определяет, что в качестве значения параметра контрольной точки «Завершение» будет использован соответствующий параметр контрольной точки «Начало».

Настройка источника данных

Статистика о ходе исполнения процессов ведется в различных внешних информационных системах и сохраняется в таблицах баз данных. В качестве баз данных  могут быть использованы таблицы в одном из стандартных форматов (xls, csv, dbf и т.д.) или таблицы из промышленной базы данных. База данных, необходимые таблицы и параметры подключения указываются в параметре «Источник данных» (Рис. 8.3.2).

Для его заполнения нужно нажать кнопку  в поле данного параметра. В открывшемся окне необходимо заполнить параметры: «База данных», «Таблица» и «Формат даты». Для заполнения параметра «База данных» нужно его выделить и нажать кнопку . Примеры заполнения параметра «База данных» будут рассмотрены ниже.

Пример настройки подключения к базе данных Microsoft SQL Server

Если источником данных является база данных SQL, то в открывшемся окне «Свойства связи с данными» на закладке «Поставщик данных» необходимо выбрать «Microsoft OLE DB Provider for SQL Server» (Рис. 8.3.3).

На закладке «Подключение» необходимо указать сервер и базу данных, из которой будет загружаться статистика, а также тип авторизации для входа на сервер. После заполнения параметров на указанных закладках в окне «Свойства связи с данными» необходимо нажать кнопку «ОК». Затем нужно указать таблицу, из которой будут загружаться данные для текущей контрольной точки (Рис. 8.3.4).

Пример настройки подключения к текстовому файлу формата CSV

Если источником данных является csv-файл, то в открывшемся окне «Свойства связи с данными» (Рис. 8.3.5) на закладке «Поставщик данных» необходимо выбрать «Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider». На закладке «Подключение» необходимо указать папку, в которой находится файл со статистикой. После заполнения параметров на указанных закладках в окне «Свойства связи с данными» необходимо нажать кнопку «ОК».

Затем нужно указать в параметре «Таблица» файл, из которого будет загружаться статистика, и при необходимости указать формат даты (Рис. 8.3.6).

После заполнения всех необходимых параметров источника данных окно редактирования параметра «Источник данных» можно закрыть.

Заполнение шагов процесса

По умолчанию для процесса в качестве шагов задаются его подпроцессы при помощи гиперссылки Автозаполнение списка шагов, расположенной на закладке «Шаги процесса». Откроется окно «Заполнение подпроцессов» (Рис. 8.3.7), в котором будет предложено выбрать режим заполнения параметров загрузки контрольных точек.

Если выбрать режим «Без шаблона», то на закладку «Шаги процесса» будут просто добавлены подпроцессы рассматриваемого процесса. Далее необходимо будет заполнить данные контрольных точек для каждого шага с помощью гиперссылки Детализация.

Если выбрать режим «По шаблону» и при помощи кнопки  выбрать шаблон настройки контрольных точек, то на закладку «Шаги процесса» добавятся подпроцессы с заполненными данными контрольных точек. В случае, когда все подпроцессы в качестве шагов рассматриваемого процесса не нужны, то для анализа оставляются только наиболее важные шаги процесса, а остальные удаляются из списка.

После того, как для процесса настроены контрольные точки, можно выполнять загрузку данных по гиперссылке Загрузка данных на закладке «Статистика».

Работа с шаблонами контрольных точек

Создание специальных шаблонов, применяемых для автозаполнения параметров при настройке контрольных точек процессов, осуществляется в справочнике «Шаблоны настройки контроллинга процессов» (пункт Главного меню «Сервис –> Шаблоны контрольных точек»). При создании шаблона в данном справочнике необходимо указать наименование шаблона, а также заполнить параметры контрольных точек «Начало» и «Завершение». Описание параметров, заполняемых при настройке контрольных точек, приведено в п. «Описание параметров контрольных точек».

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!