Робочий зошит з основ інформатики та комп’ютерних технологій, Тема 8 Практичні роботи зі створення та використання бази даних, НУДПСУ, КФЕК НУДПСУ

Тема 8. Практичні роботи зі створення та
використання бази даних “Навчальний заклад”

8.1. Практична робота №8.1

Тема. Знайомство з персональною СУБД  Microsoft Access. Створення та заповнення таблиць

Мета: ознайомитися з вікном СУБД Microsoft Access. Навчитися заповнювати таблицю, переміщатися по таблиці, видаляти дані.

Матеріально-технічне забезпечення: Комп’ютер з процесором 486 (і вище) і з об’ємом оперативної пам’яті не менше 12 МБайт, операційна система Windows 98/2000/XP-2000.

Теоретичні відомості

Персональна СУБД Microsoft Access — це засіб управління базами даних що, як інші програмні продукти цієї категорії, зберігає і видобуває дані, представляє інформацію в зручному для користувача вигляді, автоматизує рутинні задачі (такі як введення платіжних документів, карток обліку, складання розкладу і т.д.). Використовуючи Microsoft Access, можна створювати зручні вихідні форми, обробляти дані і складати різноманітні звіти.

Microsoft Access має нові інструментальні засоби створення та тиражування баз даних, аналізу їх продуктивності, забезпечуючи одночасно досить простий інтерфейс.

Microsoft Access дозволяє використовувати одночасно декілька таблиць в БД. Це полегшує процес структурування даних і виконання завдань. Програма забезпечує повне управління реляційними базами даних. Вона передбачає визначення первинних і зовнішніх ключів і повністю реалізує підтримку цілісності даних. Крім того, Microsoft Access має засоби  для попередження введення некоректних даних.

Після запуску програми Microsoft Access на екрані з’являється вікно додатка, a також діалогове вікно, в якому користувач має вибрати один із наступних варіантів роботи: створення порожньої бази даних (перемикач Нова база даних), створення бази даних за допомогою майстра  (перемикач Запуск майстра), відкриття однієї з існуючих баз даних (перемикач Відкрити базу даних).

У результаті вибору перемикача Нова база даних утворюється порожня база даних, в яку згодом можна помістити таблиці, форми, звіти, запити і т.д. Якщо ж ви зупините свій вибір на перемикачі Запуск майстра, то після натискання клавіші ОК почнеться процес створення нової бази даних на основі однієї з баз колекції Access. Якщо виникла потреба у відкритті існуючої бази даних, необхідно установити перемикач Відкрити базу даних. У результаті, після натискання клавіші ОК, з’явиться список для вибору бази, яку потрібно відкрити.

У вікні бази даних систематизовані об’єкти бази даних: таблиці, запити, форми, звіти, макроси і модулі. Спочатку  вікно нової бази даних є порожнім (рис.5).

У реляційних базах даних вся інформація зберігається у вигляді таблиць. Кожний рядок таблиці являє собою запис, а стовпчик — поле. Запис містить набір даних про один об’єкт (наприклад, назва фірми, її адреса і спеціалізація), а поле — однорідні дані про всі об’єкти (наприклад, адреси всіх занесених у таблицю фірм).

До створення нової таблиці можна приступити відразу після відкриття бази даних.

Завдання для виконання (з коментарями)

Створення таблиці

1. У вікні бази даних активізуйте вкладку Таблиці.

2. Клацніть мишею по кнопці Створити. На екрані з’явиться вікно Нова таблиця, у правій частині якого перераховуються способи створення таблиці.

3. Виберіть спосіб Конструктор (рис.7).

4. Після натискання клавіші ОК ви потрапите у вікно Конструктора таблиці (рис.8).

5. Вікно конструктора таблиці складається з трьох стовпчиків: Ім’я поля, Тип даних і Опис.

6. Введіть у перший рядок стовпчика Ім’я поля  назву першого поля — Номер запису і натисніть Enter.

7. У списку Типів даних виберіть тип Лічильник. Після цього курсор переміститься у стовпчик Опис.

8. У стовпчик Опис, що служгує для запису інформації про призначення поля, введіть такий опис “Служить для однозначної ідентифікації адреси”.

На перший погляд, описи можуть здаватися непотрібними. Але описи забезпечують користувача довідковою інформацією, яка з’являється у рядку стану, коли курсор знаходиться у відповідному полі.

9. У другий рядок стовпчика Ім’я поля введіть назву другого поля —“Код учня” і натисніть Enter.

Поле “Код учня” варто оголосити ключовим полем. Для цього потрібно його виділити, а потім Правка => Ключове поле.

Ключове поле однозначно ідентифікує записи в таблиці, а також збільшує швидкодію. Для ключового поля потрібно використовувати дані, які ніколи не повторюватимуться (наприклад, номери покупців, страховок, рахунків, фондів, накладних).

10. Зробіть описи даних для другого поля, а також створіть інші поля відповідно до  даних, наведених  в таблиці 1.

Таблиця 1

Поле з ідентифікаційними кодами учнів ми оголосили полем первинного ключа (ключовим полем). При цьому для властивості Індексоване поле програма автоматично встановила значення ТАК (Збіги не допускаються). Завдяки цьому два різних записи в базі даних не можуть мати однакові ідентифікаційні номери.

Заповнення таблиці

Щоб заповнити таблицю,  потрібно перейти з вікна Конструктора на листок даних, натиснувши кнопку Вид на панелі інструментів (перша зліва).

11. Заповніть базу даних відповідно до таблиці 2:

Таблиця 2

12. Виконайте пошук елемента в таблиці. Для цього зробити активним те поле, у якому здійснюється пошук, а потім вибрати пункт меню Правка/Знайти.

З’являється вікно пошуку та заміни (рис. 9).

13. Зберегти таблицю під назвою “Учень”. Це буде перша таблиця бази даних “Навчальний заклад”.

Післямова:

Під час виконання першої частини практичної роботи (завдання з коментарями) ми навчилися створювати таблицю в режимі конструктора таблиць та вводити дані в режимі відкритої таблиці. Можна також створити таблицю за допомогою Майстра таблиць або шляхом імпортування таблиці, створеної іншим додатком Windows (наприклад, Excel). Заповнити таблицю можна не тільки в режимі відкритої таблиці, але й шляхом заповнення форми. Таблиці “Предмет”, “Викладач”, “Клас” створюються аналогічно. А ось таблицю “Оцінка” таким чином створювати не доцільно. Тому що для кожного учня необхідно виконати перебір всіх предметів. Тому таблиця “Оцінка” створюватиметься в результаті запиту на створення таблиці, а заповнюватиметься автоматично.

Те саме можна сказати і про таблицю “Предмет-Клас” (ці таблиці створюватимуться в практичній роботі №2).

Завдання для самостійного виконання

1. Створити таблицю “Клас” в режимі конструктора таблиць.

2. Заповнити таблицю в режимі відкритої таблиці.

Таблиця 3

3. Зберегти під назвою “Клас”. Це буде друга таблиця бази даних “Навчальний заклад”.

4. Створити таблицю “Викладач” за допомогою Майстра таблиць.

5. Заповнити таблицю в режимі відкритої таблиці.

Таблиця 4

6. Зберегти під назвою “Викладач”. Це буде третя таблиця бази даних “Навчальний заклад”.

7. Створити таблицю “Предмети”.

8. Заповнити таблицю “Предмети”.

Таблиця 5

9. Зберегти таблицю під назвою “Предмети”. Це буде четверта таблиця бази даних “Навчальний заклад”.

Питання для захисту практичної роботи

1. Управління якими базами даних забезпечує програма Microsoft Access?

2. На основі якої моделі даних будується реляційна база даних?

3. Які типи зв’язків між даними підтримуються в реляційній моделі даних?

4. Яким чином інтерпретуються об’єкти в реляційній базі даних?

5. Які існують способи створення таблиць в Microsoft Access?

6. З якою метою одне з полів таблиці оголошується ключовим?

7. Як відбувається заповнення таблиці?

8. Як можна виконати пошук елемента в таблиці? Що таке “маска”?

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!