Електронна таблиця Microsoft Excel, Практична робота № 6.6 на тему Загальні відомості про електронну таблицю Мicrosoft Excel, НУДПСУ, КФЕК НУДПСУ

ЕЛЕКТРОННА ТАБЛИЦЯ МICROSOFT EXCEL

Практична робота № 6.6

Тема. Загальні відомості про електронну таблицю Мicrosoft Excel

Мета: навчитися виконувати запуск програми Microsoft Excel; ознайомитися з панелями інструментів; ознайомитися з вікнами Книг.

Матеріально-технічне забезпечення:

- Комп’ютери Pentium;

- кодопроектор;

- кодограми.

Для запуску програми Microsoft Excel необхідно виконати команду Пуск\Программы\ Microsoft Excel, після чого на екрані з’явиться стандартне вікно табличного процесора Microsoft Excel. Стандартне вікно Microsoft Excel має такий вигляд.

Excel працює з книгами, кожна книга складається з окремих робочих листів.

Робочий лист електронної таблиці Excel поділений на п’ять ділянок: вікно книги, яка займає більшу частину екрана; рядок меню; дві або кілька панелей інструментів; рядок формул; рядок стану. Усі ці ділянки називають робочим листком Excel. Більшість із перерахованих об’єктів можна вводити або виводити; їх положення на екрані не є сталим і встановлюється користувачем.

Рядки таблиці ідентифікуються числами, а стовпці - літерами латинського алфавіту від A до Z, від AA до AZ, від BA до BZ і від IA до IV та ін.. Комірка (клітинка) таблиці, в якій розміщений курсор, називається активною; тільки в неї можна вводити потрібну інформацію (число, текст або формулу).

За замовчуванням у початкову робочу книгу вставляється 3 листки з іменами “Лист 1”, “Лист 2” і т.д. Їх перегортання виконується за допомогою однойменних кнопок-ярликів, розміщених у нижній частині екрана. Кожному листку можна дати нову назву. Це виконується подвійним клацанням миші на назві (вона виділяється темним фоном) і вводиться нове ім’я або за допомогою контекстного меню.

Смуги прокручування забезпечують переміщення робочого листка по вертикалі та по горизонталі за допомогою спеціальних бігунків і маніпулятора – миші.

Рядок формул

Кожна комірка листка (клітинка таблиці) може містити певну інформацію, в якій можуть бути виконані певні обчислення. Вводити інформацію в комірку можна за допомогою рядка формул. Інформація з комірки завжди відображається в рядку формул. Коли перевести курсор на рядок формул і клацнути мишею, в рядку формул з’являються три кнопки “X”,  “Ö”,  “=” (кнопка відмінити, кнопка ввести, кнопка використання формул). Все, що буде набрано в рядку формул, автоматично перенесеться в активну комірку (туди, де буде стояти курсор).

Закріплення ділянки таблиці 

Робочі листи часто мають заголовки стовпчиків і рядків. При прокручуванні таблиці ці заголовки можуть зникнути з екрана. Для закріплення стовпчика чи рядка потрібно перемістити табличний курсор під рядок і праворуч від стовпчика, який необхідно закріпити і виконати команду Окно / Закрепить область. Excel вставляє темну рамку для виділення закріпленого рядка і стовпчика. Цей рядок і стовпчик залишаються видимими при переміщенні по всьому листку. Для зняття закріплення потрібно виконати команду Окно / Снять закріплення ділянок.

У багатьох робочих листках   заголовки рядків та стовпчиків є тільки  у верхніх рядках і в крайніх лівих стовпчиках. Коли Excel розбиває великий звіт на сторінки, то ці важливі заголовки будуть тільки на першій сторінці друкованого документа. Щоб заголовок і шапка таблиці друкувалась на кожному листку, треба використати вікно діалогу “Параметри сторінки” і відкрити закладку “Лист”. У відповідних рядках ввести номери рядків або літери стовпчиків. Необхідно пам’ятати, що для задання треба ввести номер або літеру двічі з двокрапкою у середині.

Встановлення розмірів стовпчиків і рядків таблиці

Програма Excel за принципом замовчування встановлює ширину стовпчика, що дорівнює  8.43 символу, а висоту – за розміром найвищого шрифту у рядку. Команди Формат / Строка / Высота строки і  Формат / Столбец / Ширина відкривають діалогові вікна, в яких можна встановити ширину виділених стовпчиків і висоту виділених рядків. Зручніше змінювати розміри колонок і рядків за допомогою миші. Для цього потрібно встановити курсор миші на праву межу стовпчика і перемістити до потрібних розмірів при натиснутій лівій кнопці.

Обрамлення виділеного діапазону комірок здійснюється встановленням параметрів закладки “Рамка” вікна діалогу “Формат ячеек”. Також для виділення заголовку в таблиці у вікні “Формат ячеек” при використанні закладок “Шрифт”, “Рамка”, “Вид” можна встановити рамку, тип і колір лінії, візерунок комірки, орієнтацію надпису.

Форматування вмісту комірок таблиці

Команда “Ячейки” з меню “Формат” контролює більшість форматів, які можна застосувати до кожної комірки робочого листка. Щоб виконати форматування заданої ділянки, потрібно:

- виділити потрібний діапазон;

- у меню “Формат” вибрати команду “Ячейки”;

- клацнути мишею на потрібній закладці (наприклад, “Число”);

- у списку форматів обрати потрібний (наприклад, “Числовой формат”);

- встановити  в  полі  кількість десяткових знаків (якщо треба);

- натиснути “ОК”, щоб повернутися на робочий листок.

Форматування можна виконати за допомогою панелі інструментів, на якій є відповідна кнопка “Формат по образцу”.

Панель інструментів “Форматирования” може задавати:

- шрифт;

- розмір літер;

- стиль написання (жирний, курсив, з підкресленням);

- розміщення тексту (по лівому краю, по центру, по правому краю, об’єднати і помістити у центрі);

- задати формат чисел (грошовий, процентний, збільшити або зменшити розрядність);

- збільшити або зменшити відступ;

- встановити границі;

- вибрати колір “заливки”;

- вибрати колір шрифта.

Автоформатування

Щоб зберегти час на створення таблиць у Excel, треба використовувати меню “Формат” і команду  “Автоформат”. Автоматичні формати Excel – це визначені сполучення числового формату, шрифти, вирівнювання, границі, узори, ширина стовпців і висота рядків. Щоб виконати автоформат, потрібно:

- Увести на робочому листку дані (у вигляді звичайної таблиці).

- Виділити конкретний діапазон комірок для форматування (діапазон повинен бути обмежений пустими стовпчиками і пустими рядками).

- У меню “Формат” вибрати команду ”Автоформат”. Відкриється діалогове вікно.

- У вікні діалогу “Автоформат” натисніть кнопку “Параметри”, щоб вивести на екран список “Изменить”. Усі зміни будуть відтворюватися в секції “Образец”.

- Виберіть потрібний формат у списку і натисніть “ОК”.

- Виділіть комірку поза таблицею, щоб зняти виділення, і з’явиться результат форматування.

Перевірка слушності формул

Якщо при обчисленні формули сталася помилка, то в комірку вводиться повідомлення про помилку, яке починається символом “#”. Excel виводить такі повідомлення про помилки:

- # ИМЯ ? – формула використовує неіснуюче ім’я;

- # дел 0 – спроба поділити на нуль чи на порожню комірку;

- # н/д – формула посилається на комірку з невизначеними даними;

- # число! – помилка у числі, число неможливо подати в Excel;

- # ссыл ! – формула посилається на неіснуючу комірку;

- # знач ! – помилка при обчисленні функції;

- # пусто ! – у формулі вказано кілька діапазонів, але ці діапазони не мають спільних комірок.

Питання до теми „Загальні відомості про електронну таблицю Мicrosoft Excel”

1. Які функції виконує електронна таблиця Microsoft Excel?

2. Яку структуру має електронна таблиця Microsoft Excel?

3. Який рядок, стовпчик або комірка називаються активними?

4. Як зробити запис в комірці електронної таблиці Microsoft Excel?

5. Скільки стовпчиків і рядків ЕТ Microsoft Excel користувач бачить на екрані комп’ютера і як можна побачити всі інші?

6. Як можна змінити ширину стовпчика?

7. Як можна обчислити суму значень по стовпчиках або по рядках?

8. Який знак відокремлює цілу частину числа від дробової в ЕТ?

Упорядкування (сортування)

Програма Excel являє собою різноманітні засоби впорядкування робочого листа, списку, таблиці. Дані можна впорядковувати (сортувати) таким чином:

- по одному стовпчику;

- по кількох стовпчиках одночасно;

-  по частині даних у середині таблиці;

- впорядковувати стовпчики, залишаючи рядки на місці.

Для цього використовують такі команди:

Меню Дані / Впорядкування (сортування) / умову + ОК, а для впорядкування стовпчиків вибираємо “Параметри…”

При впорядкуванні стовпчиків потрібно пам’ятати, що Excel не розпізнає заголовок рядка.

Виконати сортування можна за допомогою кнопок на панелі інструментів – це набагато простіше, ніж за допомогою команди “Сортировать”. Щоб виконати сортування за зростанням чи спаданням, потрібно:

- виділити мишею потрібний діапазон;

- натиснути на панелі інструментів відповідну кнопку (сортування за зростанням чи спаданням).  У виділеному діапазоні рядки змінюють своє розташування.

Автофільтр

Програма Excel має дві команди фільтрації:

- для простих умов “Автофільтр”;

- для більш складних умов  “Розширений автофільтр”.

Для фільтрації виконують такі команди:

Меню Дані / Фільтр / Автофільтр + ОК або

Меню Дані / Фільтр / Розширений фільтр/ Діапазони + ОК.

Команда “Автофільтр” дозволяє використовувати оператори порівняння (<, >, ≤, ≥) і логічні поєднання “і” та “або”.

Щоб виконати простий автофільтр, потрібно поставити курсор на довільну комірку шапки таблиці (на назву стовпця). Вибрати Данные / Фильтр / Автофильтр, біля кожного стовпчика з’явиться кнопка. Якщо клацнути на кнопці, то автофільтр розгорне список значень, який можна використовувати для задання умов фільтрації. Після фільтрації списку програма Excel виведе в рядку стану кількість відібраних рядків і загальну кількість записів у списку. По якому стовпчику відбувалася фільтрація, та кнопка буде синього кольору. Щоб повернути таблицю в попередній стан, треба знову відкрити активну кнопку і вибрати параметр “все” або просто відмінити автофільтр.

Розширений фільтр

Розширений фільтр дозволяє задавати:

- фільтрацію з умовою для кількох стовпчиків;

- задавати 3 і більше умов для конкретного стовпчика;

- задавати обчислювальний фільтр з використанням формул.

Для задання розширеного фільтра потрібно, щоб перед таблицею були вільними принаймні два рядки. Для того, щоб накласти умови на два стовпці, треба:

- у комірку з адресами А1, В1 поставити назви відповідних стовпців, скласти діапазон умов (наприклад, у комірці за адресою А2 “>=2500” та за адресою В3 “>50”);

- вибрати в меню “Фільтр” команду “Розширений фільтр”, у вікні “Обработка” поставити перемикач на “фильтровать список на месте” або на “скопировать результаты в другое место”, задати “исходный диапазон” і натиснути “ОК”.

Команда “Розширений фільтр” прибере всі зайві рядки, а залишить тільки ті, які відповідають обраним умовам.

Необхідно  пам’ятати, якщо помістити умови в один рядок, наприклад у А2 і В2, то Excel відфільтрує таблицю так, щоб виконувались ці дві умови одночасно.

З повагою ІЦ “KURSOVIKS”!