Платіжне доручення — це документ, оформлений клієнтом письмово на перерахування визначеної суми коштів із власного рахунку, безпосередньо банком, що його обслуговує.

Така форма розрахунків найбільш поширена і використовується у місцевих і міжміських розрахунках між клієнтами, з бюджетом, органами соціального захисту, позабюджетними структурами.

Платіжні доручення складаються за єдиною формою, установ­леною Національним банком України, яка приведена у додатку 5.

Кількість примірників розрахункових документів відповідає потребам сторін, які беруть участь у розрахунках. Документи готуються в один прийом. Виправлення і підчистки заборонені.

Банк веде облік розрахунків між клієнтами, де повинно бути зазначено:

1. Клієнти одного банку -

Дебет рахунку

№ 2600 "Поточні рахунки" клієнта, або iнші платіжні рахунки;

Кредит рахунку

№ 2600 "Поточні рахунки", або інші платіжні рахунки.

2. Клієнти piзниx банків -

Дебет рахунку

№ 2600 "Поточні рахунки" та дебет інших paxyнків клієнтiв;

Кредит рахунку

№ 1200 "Коррахунок у Національному банку України".

Схема документообігу у розрахунках платіжними дорученнями приведена нижче.

1, Схема документообігу

Де:

1 - укладення угоди-контракту;

2 - відвантаження про­дукциї, товарів, здача робіт, послуг;

3 - передача платіжного доручення на право списання суми платежу;

4 - витяг із поточного (розрахункового) рахунку про списання грошових коштів;

5 - платіжне до­ручення (повідомлення) про зарахування платежу на поточний рахунок отримувача;

6 - витяг із поточного рахунку про зарахування платежу.

Більш детально див. підручник "Облік та аудит у комерційних банках " за редакцією проф. А.М.Герасимовича, глава6, параграф 6.2.

5.1. Форма Проводки

Головним управляючим об'єктом бази даних Банк є складова форма Проводки, побудована на початкових даних таблиці Клієнти. Вибір таблиці Клієнти у якості початкових даних обумовлений тим, що саме за клієнтами, на підставі поданих розрахункових документів, виконуються проводки, причому кожному операційному співробітнику доводиться працювати з розрахунковими документами кількох(багатьох) певних клієнтів.

Побудова форми Проводки.

Форма Проводки побудована, як складова, на основі вкладок Рахунки, Картотека, Коррахунки, Чеки і акредитиви, Закриття та Овердрафт,за якими здійснюються різні форми проводок.

Вкладки складової форми забезпечують виконання проводок за будь-якими розрахунковими документами клієнтів, тобто здійснення будь-яких операцій із різними умовами проводок, як основної суми документа, так і комісійних нарахувань.

Вкладка Рахунки вважається головною, оскільки більшість бухгалтерських проводок мають однакові умови виконання і, тому, потрібно постійно звертатись до поточного рахунку клієнта. Так здійснюються проводки за ЖурналомОперацій.

1. До вкладки Рахунки (рис.5.1) входить основна форма на базі таблиці Клієнти і одна підпорядкована, а саме:

- підпорядкована форма ОпераційнийДеньяка, побудована на основі запиту за таблицею ЖурналОперацій і відображає поточні розрахункові документи клієнтів за останній день.

Рис. 5.1 - Вкладка Рахункиформи Проводки

2. До вкладки Картотека входить основна форма на базі таблиці Клієнти і одна підпорядкована, а саме:

- підпорядкована форма Позабалансові побудована на основі запиту за таблицею Позабалансові і відображає борги клієнта, які свого часу, були занесені на позабалансові рахунки із-за браку коштів на рахунках клієнта, або банку.

3. До третьої вкладки Коррахунки входить основна форма на базі таблиці Клієнти і одна підпорядкована, а саме:

- підпорядкована форма КРахунки побудована на основі запиту за таблицею КорРахунки і відображає розрахункові документи (за винятком чеків і акредитивів), передані клієнтами інших банків на адресу наших клієнтів.

4. Четверта вкладка Чеки та акредитиви також складова і містить дві підпорядковані форми:

а).перша форма - це копія підпорядкованої форми Коррахунки, до якої входять, лише, розрахункові документи чеків і акредитивів наших клієнтів;

б). друга підпорядкована форма побудована на основі запиту за таблицею

Поточні і відображає стан відповідних рахунків за чеками і акредитивами.

Проводки за розрахунковими документами клієнтів.

Прискорений вибір клієнта банку у головній формі здійснюється за допомогою поля со спискомВизначить клієнта >>, яке відкривається натиском кнопки із стрілкою. Виділяючи ім'я клієнта у списку, Ви тим самим передаєте управління полю головної форми, а саме - полю КодКлієнта, записи якого установлюються за даним кодом. Разом з тим, змінюються записи у всіх підпорядкованих формах, де відображається стан поточного рахунку даного клієнта, його поточні розрахункові документи, борги (при їх наявності) і, нарешті, розрахункові документи за кореспондентським рахунками, звісно, якщо вони є.

5. П’ята вкладка Закриття має поле со списком Закриття,в якому може бути відібрано клієнта, поточний рахунок якого закривається, або заарештовано. Після того, як КодКлієнта відібрано, форма переходить до запису за даним клієнтом і виводить кнопку Меморіальний.Натиск кнопки відкриває Меморіальний ордер,до якого автоматично заносятся усі дані клієнта та сума кредитної суми за його поточним рахунком.

6. Шоста вкладка Овердрафт має одну підпорядковану форму, яка представляє собою копію підпорядкованої форми ЖурналОперацій.

У разі необхідності використання права на овердрафт, перехід від вкладки Рахунки на вкладку Овердрафт, приведе до перенесення записів у даній підпорядкованій формі, які, через відсутність коштів на поточному рахунку клієнта, не були опрацьовані.

5.2. Оновлення даних

Для проведення робіт за темою Операційний День необхідно імпортувати деякі об’єкти основної бази даних:

1. Відкрийте базу даних Name.mdb, а потім натисніть на вкладку Таблицы.

2. Виділіть таблицю ЖурналОперацій і видаліть її натиском клавіші <Delete>.Так само видаліть таблиці Поточні, Позабалансові і Клієнти.

3. Установіть курсор на заголовку бази даних Name.mdbі натисніть правукнопки миші,відкриваючи контекстне меню, або зверніться до команди меню ØФайл (File) ØВнешние данные (Get External Data) ØИмпорт (Import).

4. У діалоговому вікні Импорт виділіть із списку путь та ім’я файла основної бази даних \\Сетевое окружение \Server-403(5)\Bank \Base\Bank.mdb

5. У другому діалоговому вікні Импорт объектов відкрийте вкладку Таблицы. Виділіть таблиці ЖурналОперацій, Поточні,ПозабалансовітаКлієнти, а потім натисніть на кнопку o ОК.

6. Ще раз зверніться до процедури Импорт (Import), у другому діалоговому вікні Импорт объектов(Import).відкрийте вкладку Формы (Forms) і виділіть формиПроводки, Меморіальний, Балансові, Картотека, Разом, Рахунки, подчиненная форма ОпераційнийДень, подчиненная форма Овердрафт, подчиненная форма Позабалансові, подчиненная форма Крахунки і форма КРахунки,а потім натисніть на кнопку o ОК (рис.5.2).

Рис. 5.2 - Діалогове вікно Импорт объектов

За допомогою кнопки Параметры, перевірте основні установки параметрів імпорту, відповідно:

- Импорт: Схема данных;

- Импорт таблиц: структура и данные;

- Импорт запросов: как запросы.

7. Ще раз зверніться до процедури Импорт, відкрийте вкладку Запросы основної бази даних Bank. mdb і виділіть запити: 290ЗД, 290ЗК, Count, Комісійні, КомісійніО, Поточ, Прибуток, Разом, Рахунки, Рахунки1200, Рахунки 9803, Рахунки 9804, Рахунки 9804К, Рахунки 9911, РахункиКР, РахункиОД, РахункиПБ, РахункиПБ1, РахункиПБК РахункиПлД, РахункиПлК, DateКР, DateО і DateП, а потім натисніть на кнопку o ОК.

8. На даному етапі, у процедурі Импорт (Import) відкрийте вкладку Макросы(Macro) основної бази даних NAU.mdb і імпортуйте макрогрупу Рахунки.

З метою виконання практичної роботи необхідно оновити поточні дані, а саме, таблиці ЖурналОперацій, КорРахункиі Позабалансові.

Натисніть на вкладку Макросы і запустить макрос Оновлення, який послідовно відкриває запити DateО, DateКР і DateП (рис.5.3).

Рис. 5.3 - Запит оновлення таблиці Журнал Операцій

Для того, щоб файл Вашої бази даних не набув безмежних розмірів, після кожної лабораторної та семінарської работи не забувайте звертатись до процедури стискання бази даних.

1. Знаходячись у базі даних, зверніться до команди меню

ØСервис ØСлужебные программы ØСжать базу данных.

5.3. Умови відбирання набору записів

У комерційних банках існує практика обслуговування численних клієнтів певним операційним бухгалтером, тобто закріплення певного бухгалтера за певними клієнтами. У такому разі необхідно забезпечити відбирання записів за підмноженням клієнтів. Перелік записів у формі, як завжди, визначається умовами, приведеними у рядку Источник записей властивостей форми. Але у нашому випадку ми можемо використати рядок Источник строк властивостей поля со списком Визначить клієнта >>,оскільки саме з його допомогою навігація у записах форми Проводки стає зручною.

1. Відкрийте фому Проводки врежимі Конструктора (Form Design)і натисніть на вкладку Рахунки.

2. Натиском правої клавіші миші, відкрийте властивості поля со спискомВизначить клієнта >> (рис.5.4) і у рядку Источник строк (Row Source),натиском кнопки з трьома крапками відкрийте конструктор запитів (рис.5.5).

Рис. 5.4 - Свойства поля со списком ЗФ

Рис. 5.5 - Конструктор запросов в Источнике строк ЗФ

3. У рядку Условия отбора(Criteria), під полем КодКлієнта наберіть коди клієнтів з якими Ви збираєтесь працювати: МПКАШ or НАУКА or ОСІНТ or ЗАВСВ or ВАУКР or ТІШРО or МПРОТ or СПВЕР or ТОФОР orМАГТР.

Послідовно закрийте, зберігаючи, Конструктор запросов і Свойства поля со списком.

4. Спочатку відкрийте вкладку Картотека, а потім властивості поля со спискомВизначить клієнта за картотекою >> і у рядку Источник строк(Row Source),натиском кнопки з трьома крапками, відкрийте конструктор запитів.

5. У рядку Условия отбора(Criteria), під полем КодКлієнта надрукуйте коди клієнтів (рис.5.6),з якими Ви збираєтесь працювати: МПКАШ or НАУКА or ОСІНТ or ЗАВСВ or ВАУКР or ТІШРО or МПРОТ or СПВЕР or ТОФОР or МАГТР.

Рис. 5.6 - Конструктор запросов в Источнике строк ПФ

Послідовно закрийте, зберігаючи, Конструктор запросов і Свойства поля со списком.

6. Спочатку відкрийте вкладку Коррахунки, а потім властивості поля со спискомВизначить клієнта за Коррахунками >> і у рядку Источник строк(Row Source), натиском кнопки з трьома крапками, відкрийте конструктор запитів.

7. У рядку Условия отбора(Criteria), під полем КодКлієнта надрукуйте коди клієнтів,з якими Ви збираєтесь працювати: МПКАШ or НАУКА or ОСІНТ or ЗАВСВ or ВАУКР or ТІШРО or МПРОТ or СПВЕР or ТОФОР or МАГТР.

Послідовно закрийте, зберігаючи, Конструктор запросов і Свойства поля со списком.

8. Закрийте форму Проводки,відповідаючи Да у діалоговому вікні Сохранить изменения.

Відтепер, у поле со списком (Combo Box), будуть відбиратись записи за клієнтами, яких обслуговує певний бухгалтер - у нашому випадку це студент, виконуючий практичну роботу.

5.4. Бухгалтерські проводки (АлгоритмI)

1. Відкрийте форму Проводки і виділіть вкладку Рахунки,якщо вона не відкрита.

2. Установіть власний код у поле со спискомБухгалтер >>.

3. Відкрийте поле со спискомВизначить клієнта >> і виберіть клієнта МП "Каштан".

Після того як клієнта буде вибрано, програма приведе в дію макрос, за допомогою якого, у таблицю Поточні будуть додані записи-нарахування на внесок.

При спробі виділення будь-якого запису у підпорядкованій формі ЖурналОперацій,при умові наявності записів у подчиненной формы Картотека (вкладки Картотека), програма виведе на екран повідомлення Спочатку поверніть борги! і переведе стан виділеного поля П в положення Ложь.Можете перевірити це самостійно!

4. Переведіть курсор на вкладку Картотека, виділіть у підпорядкованій формі Картотека перший (або довільний) запис і натисніть на полі Проводки,чим перемкніть його в стан Истина.Вікна повідомлень попередять Вас про запуск макроса, який відкриє запрос – добавления і проведе запис через зазначений документ до таблиці Поточні.Після закінчення проводок у виділеному документі, подчиненная форма Картотека оновиться, а запис у формі більше не з'явиться.

5. Продовжуйте виділення записів у підпорядкованій формі Картотека у полі П до повного завершення.

6. Виділіть перший (довільний) запис у подчиненной форме ЖурналОперацій.Після того як поле Проводки займе положення Истина, програма приведе в дію макрос, який послідовно відкриє запрос – добавления.

Алгоритм бухгалтерських проводок при наявності у клієнта заборгованості за картотекою

5.5. Бухгалтерські проводки (Алгоритм ІІ)

1. Відкрийте поле со спискомВизначить клієнта >> і виберіть клієнта

ООО "СІНТ".Запишіть для себе розрахункові документи за двома підпорядкованими формами.

2. Виділіть перший (довільний) запис у подчиненной форме ЖурналОперацій.Із переключенням поля Проводки у положення Истина програма приведе в дію макрос, який послідовно відкриє запит – додавання.

Після закінчення роботи запиту - додавання подчиненной формы ЖурналОперацій оновлюється, а запис, за яким здійснювались бухгалтерські проводки, до форми не відбирається.

3. Продовжуйте виділення записів у подчиненной формы ЖурналОперацій до повного завершення.

4. Відкрийте послідовно таблиці Поточні, Позабалансові і Коррахунки і спробуйте простежити записи поточного дня. Закрийте таблиці.

5. Відкрийте таблицю ЖурналОперацій і переконайтесь, що проведені Вами операції відзначені у полі П, тим самим переведені його у положення Истина.

5.6. Бухгалтерські проводки (Алгоритм ІІI)

Алгоритм бухгалтерських проводок за браком коштів на рахунку клієнта

5.7. Бухгалтерські проводки (Алгоритм ІV)

Інколи, виникають обставини, коли банк опиняється у складному становищі, тобто банк не може здійснити виплати за розрахунковими документами клієнтів, оскільки на кореспондентському рахунку їх недостатньо, не зважаючи на те, що на рахунках клієнтів кошти є. У такому випадку розрахункові документи передаються до картотеки на позабaлансовий рахунок № 9804 "Розрахункові документи, не сплачені у визначений термін через відсутність коштів у банку".

Алгоритм бухгалтерських проводок за браком коштів на кореспондентському рахунку банку

5.8. Бухгалтерські проводки (Алгоритм V)

Розрахунковий рахунок може бути закритий із причин:

- заява власника paxyнкy;

- pішення opгану, на який законом покладено функції щодо ліквідації, або реорганізації підприємства;

- відповідне рішення суду, або арбітражного суду про ліквідацію підприємства, чи визнання його банкрутом;

- умови, передбачені угодою, про розрахунково-касове oбслуroвування між банком та власником рахунку.

Тимчасове припинення операцій за поточним рахунком відбувaється зa poзпopяджeнням органів податкової адміністрації у випадках, передбаченних законом.

Алгоритм бухгалтерських проводок при закриванні, або арешті рахунку клієнта

Перевірте поточний рахунок клієнта і правильність виконання проводок на рахунку 2903. Виберіть КСП "Вересень" - у полі На початок дня повинно бути зазначено число 0.

5.9. Бухгалтерські проводки (Алгоритм VI)

Після того, як усі проводки за журналом закінчено, тобто у полі із списком Визначить клієнта >> записи більше не відбираються, необхідно здійснити проводки за боргами клієнтів (подчиненная форма Позабалансові) і кореспондентськимирахунками(подчиненная форма КорРахунки).

1. Відкрийте поле со списком Визначить клієнта за картотекою >> і виберіть клієнта ООО "СІНТ".

Виконайте проводки розрахункових документів клієнтів, у яких є борги, за алгоритмом1, наведений в інструкції Алгоритм1.

*У даному випадку можливі два ситуаційних варіанти:

- клієнт має борги перед банком, але на його поточному рахунку є кошти і, тому, всі проводки будуть виконані;

- клієнт має борги перед банком, але кошти на поточному рахунку відсутні і, тому борги перед банком залишаються незмінними незалежно від того звертаєтесь Ви до процедури проводок, чи ні.

Продовжуйте проводки за клієнтами, які відбираються із поля со списком Визначить клієнта за картотекою >>, до завершення записів таблиці Позабалансові.

2. Відкрийте поле со спискомВизначить клієнта за Коррахунками >> виберіть першого (або довільного) клієнта. Натиск кнопки на виділеній назві оновлює всю форму, а у підпорядкованій формі КРахунки відкриваються записи за корепондентським рахунком на адресу клієнта.

Виконайте проводки за розрахунковими документами клієнтів інших банків на адресу клієнта нашого банку, аналогічно виконанню інструкції Алгоритм1.

Продовжуйте виконувати проводки за клієнтами, які відбираються в полі із списком Визначить клієнта за Коррахунками >> до завершення записів таблиці Коррахунки.

Операційний день можна вважати закінченим, якщо у полі із списком Визначить клієнта >>, Визначить клієнта за картотекою >> і Визначить клієнта за Коррахунками >> записів більше немає, тобто всі розрахункові документи за ЖурналомОперацій, Позабалансовими і Коррахунками занесенінавідповіднірахунки.

УВАГА. Іноді трапляється так, що борги клієнта перед банком залишаю-ться, тобто на поточному рахунку клієнта, як і раніше, кошти відсутні. У такому разі у поле со списком Визначить клієнта за картотекою >> зберігаються відповідні записи.

5.10. Підсумки

Отже, об'єкти мають властивості, які їх характерезують. Більшість об'єктів Access мають характеристики етапу проектування. Стан об'єкта, в певний час, визначається значенням усіх його властивостей і змінюється як діями користувача, так і процедурами макрокоманди, або комп'ютера. Події розпізнають, лише, елементи управління форм, розділи форм, звіти і розділи звітів, а зміни стану, визвані ними, відкривають можливості для програмування. Як правило, одна дія користувача призводить до цілої послідовності подій. Дуже важливо опанувати такою навичкою, як уміння вибирати відповідну подію в макрокоманді, або процедурі.

1. Для забезпечення стійкої роботи форми Проводки(на випадок помилок користувача), у властивості Получение фокуса елемента управління поля со списком Бухгалтерзнаходиться макрос Рахунки.Оновлення.За його допомогою даний елемент управління оновлюється, для чого необхідно поставити на нього курсор.

2. При виборі клієнта в полі із списком Визначить клієнта >> перехід форми до нового запису зв'язується з подією зміни властивостей елемента управління После обновления.Як наслідок, після визначення клієнта у списку відібраних в таблиці ЖурналОперацій за критеріями: коду клієнта, сьогоднішній даті і стану поля П в положенні Ложь, відбираються клієнти, які проводили операції з розрахунковими документами сьогодні.

3. Зміна стану поля із списком приводить в дію макрос, який передає управління до основної форми, а саме - полю КодКлієнтаі, після знаходження запису перемикає на нього форму.Оскільки всі підпорядковані форми (Операції, Позабалансові, Коррахунки і Рахунки) зв'язані із основною формою полем КодКлієнта,то одночасно з основною переключаються і всі підпорядковані форми. Таким чином, в основній формі установлюються всі реквізити обраного клієнта, у підпорядкованих формах відбираються всі записи за обраним клієнтом і, нарешті, у всіх полях обчислення перераховуються значення залишкуна поточному рахунку залишку,на кінець дня і т.д.

4. Власне для виконання проводок необхідно змінити стан поля Проводки.При цьому використовується властивість После обновления елемента управління П,тобто з перемиканням даного поля починає діяти макрос, який послідовно відкриває запити додавання.

5. Для виконання проводок рахунку 9804 і приведення в діюмакроса відкривання запитів додавання застосовується властивість одноіменної кнопки Нажатие кнопки.

Макрокоманда Сообщение має широке застосовання в програмуванні. Обумовлено це необхідністю не просто указати користувачеві на помилковість його дій, або можливих перебоїв роботи програми, чи комп'ютера, але і дати рекомендації як вийти із ситуації, що склалася.

6. У формі Проводки макрокоманда Сообщение застосовується багаторазово:

- при відкриванні форми Проводки запускається макрос з повідомленням-нагадуванням Визначить прізвище бухгалтера!;

- при зверненні до поля Проводки подчиненной форме ОпераційнийДень,якщо клієнт має борги (тобто є записи в подчиненной форме Позабалансові) за умовоювиконання макроса =[Forms]![Проводки]![подчиненная форма Позабалансові]![Дебет]>0, виводиться повідомлення Спочатку поверніть борги!;

- при зверненні до поля Проводки подчиненной форме ОпераційнийДень,якщо клієнт не має коштів на поточному рахунку (тобто поле Дебет основної форми дорівнюєнулю) за умовою виконання макроса =[Forms]![Проводки]![Дебет]=0 виводиться повідомлення На рахунку немає коштів! і т.д.

5.11. Семинар №5

Бухгалтерські проводки

1. Виконайте записи операцій в ЖурналіОперацій користуючись формами, які Ви створили в семінарському завданні №2 відповідно із таблицею варіантів.

2. Виконайте бухгалтерські проводки у формі Проводки за розрахунковими документами клієнтів, записані Вами в таблиці ЖурналОперацій, п.1.

3. При введенні даних за розрахунковими документами укажіть поточну дату.

З повагою ІЦ "KURSOVIKS"!