Методичні вказівки до практичної роботи №4, Чеки та акредитиви, Проводки відкриття рахунків

Чекові книжки (розрахункові чеки) - це бланки суворої звітності, виготовлені Банкнотною фабрикою Національного банку України на спеціальному папері.

Чеки призначені для здійснення розрахунків між юридичними особами у безготівковій формі, а також між фізичними та юридичними особами з метою скорочення розрахунків готівкою за отримані товари, виконані роботи та надані послуги.

Не оформляючи видачу чекової книжки клієнту, банк-емітент може видати на iм'я чекоутримувача(фізичної особи) один, або кілька розрахункових чеків у розмірі, що не перевищує залишок коштів на його рахунку, або на суму, що внесена готівкою.

Термін дії чекової книжки - один рік, а розрахункового чека, який видається для разового розрахунку фізичній ocoбі - три місяці. За узгодженням із установою банку термін дії невикористаної чекової книжки може бути продовжений.

Чек заповнюється рукою (кульковою ручкою, чорнилом), або за допомогою тexнічних засобів. У ньому забороняються виправлення та використання факсиміле замість підпису.

Чек чeкової книжки подається до оплати в банк чекоотримувача пpoтягoм 10 календарних днів (день виписування чека не враховується).

Власинку заборонена передача чекової книжки будь-який іншій юридичній, або фізичній особі.

Облік операцій за розрахунками чеками ведеться так: на підставі заяви клієнта, банком депонується необхідна сума із поточного рахунку клієнта на спеціальний рахунок, після чого нараховуються комісійні за надані послуги,

Дебет рахунку

№ 2600 "Поточні рахунки"

Кредит рахунку

№ 2602 “Koшmu на рахунках суб'єктів господарcької діяльності», аналітичний рахунок «Рахунки чеками”

Кредит рахунку

№ 6110 "Kомісійні доходи від розрахунково-касового обслуговування клієнтів (на визначену суму за послугу)", якi відразу списуються на видатки з позабалансового рахунку № 9821 "Бланки суворої звітності".

Більш детально див. підручник "Облік та аудит у комерційних банках" за редакцією проф. А.М.Герасимовича, глава 6, параграф 6.5.

4.1. Форма Угоди

Форма побудована за даними таблиці Клієнти і призначена для бухгалтерських проводок із видачі чекових книжок і оформлення усіх видів акредитивів на підставі заяв клієнтів банку. Так як рахунки із розрахунків чеками і акредитивами відрізняються від рахунків за платіжними дорученнями і, зрозуміло, не можуть бути враховані на поточному рахунку клієнта, то їх записи здійснюються в інших таблицях, а саме, РахункиЧеками і РахункиАкредитивами

У обох випадках передбачається необхідність депонування коштів з поточного рахунку клієнта на спецрахунки із обслуговування чекових книжок і акредитивів клієнта. Для того, щоб відкрити рахунки із видачі чекових книжок, або акредитивів необхідно мати дані, принаймі, чотирьох таблиць, а саме: Клієнти, Поточні, РахункиЧеками і РахункиАкредитивами.

За допомогою двох кнопок, установлених у формі, можуть бути відкриті таблиці ЗаяваЧека і ЗаяваАкредитива,функціювання яких синхронізовано із головною формою (рис.4.1).Форма ЗаяваЧекапобудована за даними таблиці РозрахункиЧеками,а форма ЗаяваАкредитива, відповідно - за даними таблиці РозрахункиАкредитивами.Таким чином, форми призначені для заповнення даними вищезгаданих таблиць, тобто після виконання введення і збереження інформації, кожний запис (чекової книжки, разового чеку, або будь-якого виду акредитива) виконується окремо у відповідні таблиці. Оскільки в таблицях ключовим полем є лічильник, то чеки і акредитиви записуються в таблиці в хронологічному порядку.У зв'язку з тим, що оформлення чекових книжок і акредитивів супроводжується відкриттям окремого рахунку, то призначення чергового рахунку новій чековій книжці, або акредитиву виконується з дотриманням порядку присвоєння номерів рахунків, чому і присвячено одне із завдань даної практичної роботи.

Для виконання відповідних проводок відкриття рахунку і депонування коштів з поточного рахунку у формі ЗаяваЧека передбачена можливість оформленнячекової книжки. Програмавідкривається кнопкою Макрос у формі ЗаяваЧекаі, звичайно, обидві форми є синхронізованими. Крім того, у формі ЗаяваЧекапередбачені спеціальні кнопки, які забезпечують сервіс виконання запису.

Як домашнє завдання, студенту пропонується виконати у формі ЗаяваАкредитив розробку відповідних механізмів присвоєння номерів рахунків, необхідних проводок відкриття рахунку і депонування коштів із

Рис. 4.1 - Складова форма Угоди

4.2. Зміни форми

З метою виконання завдання практичної роботи №4 необхідно доповнити базу даних деякими об’єктами. Відкрийте Вашу базу даних Name.mdb.

В меню ØФайл виберіть команду ØВнешние данные і підкоманду ØИмпорт.

В діалоговому вікні Импорт введіть (або виберіть) путь і ім’я файла

\ Сетевое окружение \Server-403\Bank \Base \NAU.mdb та імпортуйте:

таблицы - РахункиАкредитивами і РахункиЧеками;

формы - Угоди,ЗаяваЧека іЗаяваАкредитив;

макрос - Угоди.

Отримати чекову книжку в банку може будь-який співробітник фірми, який має доручення і наказ про матерільну відповідальність. Співробітник фірми подає означені документи разом із заявою на видачу чекової книжки, форма якої затведжена „Постановою” N 135 від 29.03.2001 ПРАВЛІННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО БАНКУ УКРАЇНИ.

1. Відкрийте форму Угоди в режиміФормы(Form View).

2. Установіть прізвище співробітника операційного відділу в поле со спискомПрізвищеі за допомогою поля со списком Визначить клієнта >> виберіть клієнта МП "Каштан".

3. Визначить прізвище співробітника операційного відділу у поле со спискомПрізвище, а потім у полі зі списком визначитьВизначить клієнта >> клиента

МП "Каштан".

4. Натисніть на кнопку Чекта відкрийте форму ЗаяваЧека

Форма ЗаяваЧекасінхронізована з формой Угоди і більшість полів заповнені по умолчанию посиланнями на відповідні поля форми Угоди. У полі Прізвище встановлено прізвище головного бухгалтера юридичної особи, у полі Рахунок балансовий рахунок, а у полі Дата поточна дата(рис.4.2.).

Якщо доручення виписано на другу особу, то у полі Прізвищенеобхідно записати відповідні дані.

Рис. 4.2 - Форма ЗаяваЧека

4.3. Поле Список

Нам необхідно забезпечити зручний увод даних у полі Рахунок форми ЗаяваЧека. У практиці, яка має місце у комерційних банках кожна наступна чековая книжка видається на підставі заяви клієнта з відкриттям рахунка, який має просто наступний номер у книзі учета чековых книжек (у таблиціЧеки). Таким чином, нам, по крайней мере, необхідно знати номер останього розрахункового рахунка, по якому видана чековая книжка. І бажано, щоб ця інформація надавалася співробітнику відділу безпосередньо у формі.

1. Відкрийте форму ЗаяваЧекау режимі Конструктора (Design View).

2. Встановить під Мастером с панели элементов справа від кнопки Чекиелемент керування Список.

Послідовно у діалогових вікнах Создание списков необхідно визначити:

- в першому вікні: список использует значение из таблицы или запроса і натисніть на кнопку o Далее (Next);

- у другому вікні: визначить із списка таблицю РахункиЧекамиі натисніть на кнопку o Далее (Next);

-у третьєму вікні з доступних полей перенесіть у відібрані поля поле: Рахунок і натисніть на кнопку o Далее (Next);

- у четвертому натисніть на кнопку o Далее (Next);

- у останьому вікні погодьтесь з установкою опцією Запомнить і натисніть на кнопку o Готово (Finish).

3. З допомогою маркеров виділення елемента Рахунок встановить височину цього елемента рівною височині. других елементов управления.

Натиском правою кнопки миші відкрийте Свойства (Properties) елементакерування Рахунок і у рядку Источник строк (Row Source) відкрийте построитель запросов.

4. Видалить поле Код, а під полем Рахунок встановіть режим Групповые операции і, відбором із списка визначить опцию Last.

5. Закрийте будівник запитів зі збереженням інструкції SQLі змініть установки у наступних рядках Свойств(Properties):

-у рядку Число столбцов : 1;

-у рядкуШирина столбцов : запишить 2,54см.

6. Закрийте Свойства (Properties) керуючего елемента Рахунок і перемкніть форму ЗаяваЧекау режим Формы (Form View)(рис.4.3)

Ви бачити у полі Рахунок номер рахунка останього запису у таблиці Чеки.

Рис. 4.3.1 - Встановлення поля Список у формі Заява Чека

Рис. 4.3.2 - Встановлення поля Список у формі Заява Чека

4.4. Призначення значень полям форми

Тепер ми бачимо у полі Рахунок номер рахунка останього запису у таблиці Чеки, але бажано було б не просто бачити, але і отримати можливість автоматичного встановлення наступного номера рахунка у полі Рахунок в частині Талон форми ЗаяваЧека.

1. Перемкніть форму ЗаяваЧека у режимКонструктора(Form Design).

2. Натиском на керуючем елементі Рахунок відкрийте Свойства(Properties) цього елемента.

3. У рядку властивостей Двойное нажатие кнопки натиском на кнопці зі стрілкою відкрийте Макрос Угоди.

4. Натисніть на кнопку з трьома крапками і відкрийте Конструктор макросов і пропустить один рядок посля останьої макрокоманди. Надрукуйте ім’я макроса Рахунок.

5. У столбце Макрокоманда (Action) виберить із списка:

Макрокоманда Аргументы

ЗадатьЗначение Элемент: [Forms]![ЗаяваЧека]![Рахунок]

Выражение: =[Forms]![ЗаяваЧека]![Список1]+1

Поле Список1, у вашій базі даних может мати друге ім’я.

6. Закрийте Конструктор макросов зі збереженням змін, а потім Свойства (Properties) керуючего елемента Рахунок.

4.5. Подпорядкована форма Чеки

При оформлені заяви бажано, щоб операціоний співробітник мав змогу бачити усі дані по усім діючим у поточний час попередні чекови документи, які були отримани клієнтом раніше.

Це можливо здійсніти за допомогою підпорядкованої форми, яка буде відкриватися за бажанням співробітника.

1. Переведіть форму ЗаяваЧека у режимКонструктора (Design View).

2. Під Мастером с панели элементов ниже самої форми, на границі між частинами форми Заяваі Талон перенесить елемент керування Кнопка.

3. У діалогових вікнах Создание кнопки :

-у першому вікні Категории виділить опцію Работа с формой, а у вікні Действия виділить опцію Открыть форму і натисніть на кнопку o Далее (Next);

- у другому виберить подчиненная форма Чеки і натисніть на кнопку o Далее (Next);

- у третьому можливо погодиться (чи вибрати перемикач) Открыть форму и показать все записи і натисніть на кнопку o Далее (Next);

- в четвертом натисніть перемикач Текст, надрукуйте Чеки і натисніть кнопку o Далее (Next);

- у п’ятому присвойте кнопке ім’я Чеки і натисніть кнопку o Готово (Finish).

4. Переведіть форму урежим Формы и преревірте роботу кнопки, а потім закрийте форму із збереженням змін.(рис.4.4).

Рис. 4.4.1 - Підпорядкована форма Чеки

Рис. 4.4.2 - Підпорядкована форма Чеки

Рис. 4.4.3 - Підпорядкована форма Чеки

4.6. Створення тапризначення макроса

Нам необхідно організувати проводки на відкриття рахунку при оформлені клієнту чековой книжки.

1. Звертаємось до команди імпортування об’єктів бази даних ØФайл (File) ØВнешние данные ØИмпорт (Import).

2. Відбором із списку шлях і ім’я файла бази даних, з якої потрібно імпортувати дані: Сетевое окружение… \\Server-403\G:\Finance\Base \NAU.mdb.

3. У вікні Импорт объектов відкрийте вкладку Запросы і у вікні вкладки виділить запити-додавання УгодиО, УгодиД і Угоди6110 і запит на відбор Чековий, а потім натисніть кнопку o ОК.

1. Відкрийте форму у режиміКонструктора(Design View).

2. При відключеній кнопці Мастера (Control Wizard) на панели элементов(ToolBox)встановіть знизу поряд з полем КодКлиента кнопку.

3. Натиском правої кнопки миші на новій кнопке відкрийте її Свойства (Properties).

4. У рядку Рисунок відбором зі списка оберить рисунок для опції Запуск макроса.

5. У рядку Нажатие кнопки оберить зі списка макросів Угоди і натиском на кнопці з трьома крапками відкрийте Конструктор макросов.

6. Через один рядок після останьої макрокоманди запишить новий макрос на ім’я Проводки.

У стовпчикуМакрокоманда (Action) послідовно запишить чотири макрокоманди:

Макрокоманда Аргументы Примечания

ВыполнитьКоманду Команда СохранитьЗаписьЗбереження запису

ОткрытьЗапрос Имя запроса: УгодиО Додавання запису

Режим: Таблица

Режим данных: Изменение

ОткрытьЗапрос Имя запроса ЧековийВідкриваннязапиту зміни

Режим Таблица

Режим данных Изменение

Закрыть Тип объекта Запрос Закривання запиту зміни

Имя объета Чековий

Сохранение Подсказка

ОткрытьЗапрос Имя запроса: УгодиД Запис суми на Дебет

Режим: Таблица

Режим данных: Изменение

ОткрытьЗапрос Имя запроса: Угоди6110 Запис комисійних

Режим: Таблица

Режим данных: Изменение

ОткрытьОтчет Имя отчета Талон Звіт Талон

Режим Просмотр

Имя фильтра

Условие отбора

Режим окна Обычное

7. Закрийте Конструктор макросов з збереженням змін і у рядку Нажатие кнопки виберить із списка Угоди.Проводки.

8. Закрийте Свойства кнопки, а потім закрийте форму ЗаяваЧека з збереженням змін (рис.4.5.).

Рис. 4.5.1 - Відкриття звіту Талон з форми Заява Чека

Рис. 4.5.2 - Відкриття звіту Талон з форми Заява Чека

4.7. Проводки при відкриті чековой книжки

4.7.1. Перевірка роботи форми

1. Відткрийте форму Угоди, установите прізвище співробітника банку у поле со списком Прізвище.

2. Выберите із списку клієнта ЗАТ "Роксалана".

3. Щелчком на кнопке Чек відкрийте форму ЗаяваЧеката установите:

- у полі Рахунок подвійним натиском на полі: черговий номер 2602???;

- у полі (прізвище, ім'я, по-батькові): перепечатайте фамилию, имя и отчествоз форми Угоди (якщо ці дані не встановлюються автоматично);

- у полі розрахункових чекових книжок: 1;

- у полі по_____сторінок:10;

-у полі Леміт установлений у сумі: 7000 грн.;

4. Натисніть на кнопку Макрос (рис.4.6.).

4.7.2. Перевірка коректности проводок

Прослідкуємо коректність проводок при відкриті чековой книжки.

1. Відкрийте послідовно таблиці ЖурналОперацій, Поточні і РахункиДоходів та прослідкуйте в них проводки, які Ви здійснили при відкриті чековой книжки ЗАТ «Роксалана».

2. Закрийте таблиці і у формі Угоди виберіть зі списку Завод “Світоч”.

3. На підставі заяви і дорученні видайте чековую книжку на імя головного бухгалтера Завода «Світоч» на суму 10 000 грн. терміном дії до конця поточного року, використавши форми і алгоритми проводок, створених Вами у цій практичній роботі.

При визначені номера рахунку у формі ЗаяваЧеки використайте, розроблений Вами інструмент - подвійне натискання кнопки миші на полі керуючего елемента Список (підпис Рахунок) встановлює черговий номер рахунку у полі К-т рах.№.

Рис. 4.6 - Перевірка роботи форми Заява Чека

4.6. Підсумки

Отже, дія макрокоманди ЗадатьЗначение (SetValue) використовується для модифікації значень в процесі роботи з формою, або звітом. і дозволяє виконувати їх зміни, а саме:

- у полі, або базовій таблиці (запиті);

- в елементі управління;

- форми, чи характеристики.

1. Для здійснення посилань безпосередньо у поле застосовується синтаксис:Forms!имя_формы!имя_поля.

З метою призначення чергового номера рахунку чекової книжки із таблиці Чеки вилучається останній номер рахунку, який передається у вільний (незв’язаний) елемент управління форми з одноіменною назвою. У номері додається одиниця, а результат переходить в поле Рахунок форми (таблиці).

Макрокоманда(Action) має наступний вигляд:

Макрокоманда Аргументы

ЗадатьЗначение Элемент: [Forms]![ЗаяваЧека]![Рахунок]

Выражение:= [Forms]![ЗаяваЧека]![Список72]+1(до максимального номера рахунку в таблиці Чеки додається одиниця, тобто обчислюється черговий номер рахунку).

2. Першою важливою властивістю макрокоманди ЗадатьЗначение (SetValue) є те, що з її виконанням, одночасно здійснюється оновлення форми, тобто у формі сінхронно відображається результат обчислення.

Другою, не менш важливою властивістю, є те, що виконання макрокоманди ЗадатьЗначение (SetValue) може бути застосовано і у закритих об’єктах (таблицях, запитах).

Проводки відкривання рахунків із видачі чекових книжок і акредитивів здійснюються за допомогою запитів-додавання. У такому разі, застосовується властивість запитів зміни, тобто виконання запиту починається разом із відкриванням власне запиту.Звернення до макрокоманди Открыть запрос автоматично виконує додавання вибраного запису до таблиць, зазначених в запиті, тобто виконуються власне проводки.

3. Наприклад, в запиті УгодиО відбираються усі поля із таблиці ЖурналОперацій і у рядку Условия отбора(Criteria)під полями запиту установлюється:

- під полем КодКлієнта - [Forms]![Угоди]![КодКлієнта] (тобто, клієнт, якому у даний час оформляється видача чека, або чекової книжки);

- під полем Рах№Дебет - [Forms]![Угоди]![БалансовийРахунок] (тобто, поточний розрахунковий рахунок клієнта);

- під полем П - Истина (тобто, запит виконується лише для запису, якому у формі Меморіальний Ордер буде переключено логічне поле П);

- під полем Дата -Date() (тобто, лише для запису, який оформлено у поточний день).

4. Під полем Сума в запиті УгодиО зазначується поле таблиці додавання Дебет (тобто, дана сума вилучається із поточного розрахункового рахунку клієнта). Таким чином виконання запиту приведе до додавання запису в таблицю Поточні і вилучення із поточного розрахункового рахунку клієнта, зазначеної в мемориальном ордере суми.

5. Проводки відкривання рахунку із видачі чекової книжки:

ИмяМакрокоманда Аргументы

Проводки ВыполнитьКоманду Команда: SaveRecords

ОткрытьЗапрос Имя запроса: УгодиД

Режим: Таблица

Режим данных: Изменение

ОткрытьЗапрос Имя запроса: Чековий

Режим: Таблица

Режим данных: Изменение

ЗапросТип объекта: Запрос

Имя запроса: Чековий

ОткрытьЗапрос Имя запроса: УгодиО

Режим: Таблица

Режим данных: Изменение

ОткрытьЗапрос Имя запроса: Угоди6110

Режим: Таблица

Режим данных: Изменение

ОткрытьОтчетИмя отчета: Талон

Режим: В режиме просмотра

Имя фильтра:

Условие отбора:

Загалом алгоритми відкриття чекових книжок не відповідають організаційной структурі комерційного банку. Підрозділ депонованих рахунків не може втручатися у діяльність операційного відділу, а повина співробітничати з нею.

У даному випадку цей підрозділ мав би виписати МеморіальнийОрдер, а самі проводки здійснив би операційний відділ. Але цей алгоритм не протериче здоровому глузду і спрощує шлях виконнання самої операції по відкриттю чекової книжки, а структурні негоразди усуваються за допомогою змін внутришніх посадових інструкцій.

До речі, у алгоритмі відкриття Акредитиву передбачено оформлення МеморіальногоОрдера.

4.7. Семінар №4

Операції з видачі чекової книжки

Здійсніть запис Заяви чека клієнта та проводки за документом і виведіть Талон до каси.

З повагою ІЦ "KURSOVIKS"!