Методичні вказівки з курсу Бази даних на тему Створення форм редагування даних за допомогою майстра
« Назад
Замовити лабораторну роботу до теми можна тут!Теоретичні відомості1. Створення простих форм за допомогою майстраДля перегляду, редагування та пошуку даних з БД можна використовувати екранні форми редагування даних. Найпростіше такі форми можна створити з допомогою майстра побудови екранних форм (рис. 1.1).
Рис. 1.1 - Розділ «Форми» бази даних Access Форма - об’єкт бази даних MS Access, в якому розробник розміщує елементи керування, які приймають дії користувачів або служать для вводу, відображення та редагування даних. При виборі режиму створення форми за допомогою майстра система пропонує спочатку вибрати таблицю (рис.1.2), для якої буде створена форма. Для вибраної таблиці потрібно вказати поля (кнопки В цьому режимі можна вибрати дані з декількох таблиць, але створення простих форм почнемо з вибору даних з однієї таблиці.
Рис. 1.2 - Вибір полів таблиці для створення форми редагування даних Наступний крок – вибір зовнішнього вигляду форми (рис. 1.3). Для роботи з однією таблицею можна використовувати наступні типи: в стовпчик, стрічка, таблиця, вирівняний. Рис. 1.3 - Вибір зовнішнього виду форми редагування даних Наступний крок – вибір стилю відображення даних (рис. 1.4). Рис. 1.4 - Вибір стилю відображення даних На останньому кроці майстер створює форму на базі вибраних властивостей. На цьому кроці потрібно вказати назву форми та визначитись із подальшими діями над формою. Створену форму можна відразу після створення або запустити на виконання, або відкрити у вікні конструктора форм, який буде розглянуто у наступних лабораторних роботах. Рис. 1.5 - Завершення створення форми редагування даних за допомогою майстра На рис.1.6 – 1.9 наведені приклади 4-х вищевказаних видів (стовпчик, стрічка, таблиця, вирівняний) створених форм на базі однієї таблиці.
Рис. 1.6 - Вид форми «Вирівняний» Рис. 1.7 - Вид форми «В один стовпчик» Рис. 1.8 - Вид форми «Стрічка» Рис. 1.9 - Вид форми «Табличний» Для створення форми типу «Зведена таблиця» потрібно спочатку вибрати, які поля будуть у вигляді стовпчиків, які у вигляді рядків, а які у центрі (рис. 1.10а). Так наприклад, якщо вибрати таблицю Навчальна_картка, до якої входять наступні поля: № залікової книжки студента, код предмету, Оцінка, можна отримати таблицю, подібну до книги сесії (рис. 1.10б) Рис. 1.10а - Режим формування зведеної таблиці Рис. 1.10б - Зведена таблиця Аналогічно можна створити форму типу «Зведена діаграма» в якій можна задавши прізвище та рейтинг студента з таблиці Студент, Отримати діаграму успішності студентів (рис. 1.11).
Рис. 1.11 - Форма типу «Зведена діаграма» 2. Робота з формами редагування даних у режимі користувачаЛюбу із створених форм можна запустити на виконання за допомогою опції меню конструктора БД «Відкрити», або подвійного кліку мишкою на вибраній формі. На кожній із створених форм автоматично створюється панель навігації по таблиці (рис. 2.1) за допомогою якої можна переміщатись по записам таблиці та створювати новий запис. Рис. 2.1 - Панель навігації по записам таблиці Наприклад можна перейти на запис № 2, якщо вписати 2 у поле з номером поточного запису. Разом із формою на екрані автоматично відкривається панель керування даними (рис. 2.2) за допомогою якої можна переглядати дані у вказаному порядку, проводити пошук, редагування та видалення даних, роздруковувати поточні дані та ін.
Рис. 2.2 - Панель інструментів для роботи з даними Таблиця 2.1 Короткий опис деяких функцій панелі інструментів
Так наприклад, для того щоб знайти записи за певним пошуковим критерієм, потрібно скористатися кнопкою Тут також можна вказати область перегляду даних: переглядати всі записи, шукати в записах, які знаходяться вище поточного запису чи нижче поточного запису. А також вказується чи враховувати регістр та формат при пошуку даних. Під час пошуку можна також проводити заміну інформації на іншу – автоматичне редагування даних у вказаному полі.
Рис. 2.3 - Вікно визначення параметрів пошуку даних Якщо вказана інформація є в таблиці, система перейде до потрібного запиту та зробить його доступним для роботи у формі, або в іншому вибраному режимі перегляду даних. Режим фільтрації даних дозволяє зробити доступними для роботи тільки записи, які задовольняють умову фільтрації. Для того щоб задати умову фільтрації даних можна вибрати кнопку Фільтрація доступна як при роботі з формами, так і при роботі у режимі таблиці та ін. режимах.
Рис. 2.4 - Формування умови фільтрації даних Дані з таблиці можна також роздрукувати (всі, або тільки відфільтровані, або знайдені). Для того, щоб побачити в якому вигляді буде проводитись друк даних, використовують кнопку Рис. 2.5 - Приклад попереднього перегляду даних перед друком 3. Створення форм для роботи з декількома таблицями за допомогою майстраЗа допомогою майстра створення форм можна також працювати одночасно з даними із декількох таблиць. Для цього на першому кроці роботи майстра під час вибору таблиць і полів потрібно спочатку вибрати поля з однієї (батьківської) таблиці (рис.3.1 а), а потім вибрати поля з дочірньої таблиці (рис.3.1.б). Рис. 3.1а - Вибір полів батьківської таблиці Рис. 3.1б - Вибір полів дочірньої таблиці У якості батьківської таблиці краще вибирати ту, у якої зв'язок з дочірньою можна встановити за допомогою первинного (альтернативного) ключа. Наступний крок – вибір виду форми: підпорядкована (рис. 3.2 а), де виводяться дані з двох таблиць одночасно, та зв’язана форма (рис. 3.2 б), де дані з дочірньої таблиці будуть виводитись на додатковій формі. Рис. 3.2а - Підпорядкована форма Рис. 3.2б - Зв’язана форма Наступні кроки: вибір зовнішнього виду форми (рис. 3.3), вибір стилю виводу даних (рис. 3.4) та завершення формування форми (рис. 3.5) аналогічні описаним у розділі 1 цієї лабораторної роботи. Рис. 3.3 - Вибір зовнішнього виду форми Рис. 3.4 - Вибір стилю виводу даних Рис. 3.5 - Завершення формування форми Приклад підпорядкованої форми наведено на рис. 3.6. Така форма виводить один рядок з таблиці Факультет та список студентів, які навчаються на даному факультеті. Для кожної таблиці створена своя панель навігації по записам, причому по таблиці факультет ми можемо рухатись по всім записам, а по таблиці студент тільки по вибраним даним для поточного факультету. Рис. 3.6 - Форма «Факультет-Студенти» Приклад зв’язаної форми наведено на рис. 3.7. В цьому випадку відразу відкривається таблиця факультет, а доступ до студентів цього факультету можливий при активізації форми Студент. Цю форму можна викликати за допомогою кнопки «Студент», розміщеної на формі Факультет. Дані на формі Студент також автоматично відфільтровані по активному факультету. Рис. 3.7 - Зв’язані форми «Факультет1» та «Студент» Зведені форми будуть виглядати більш зрозуміло для користувача, якщо їх створити з використанням зв’язаних таблиць. Так якщо у нас є таблиці Студент, Довідник предметів та Навчальна картка студент, які зв’язані між собою на Схемі даних Access (рис. 3.8), можна використати ці таблиці для побудови зведеної форми. Але тут у якості батьківської таблиці бажано вибрати Навчальну картку та вказати тип форми – одиночна (рис. 3.9). Рис. 3.8 - Фрагмент схеми даних БД Деканат Рис. 3.9 - Вибір батьківської таблиці для зведеної форми При виборі полів та стовпчиків форми доцільно вибрати не код_предмету, а Назву_предмету, не Номер_заліковки, а Прізвище студента, у такому випадку форма набуде наступного виду: рис. 3.10
Рис. 3.10 - Приклад зведеної форми на базі декількох таблиць 4. Робота з елементами відображення та редагування даних за допомогою майстраПовернемося до розгляду форм, створених у першому розділі даної лабораторної роботи (рис. 1.5-1.8). Під час роботи з цими формами можна відзначити, що форми, створені на базі таблиць-довідників (таких як: Довідник факультетів, Довідник спеціальностей, Довідник груп) досить прості та зручні у використанні, а форма «Особова картка студента» (рис. 1.6.) не зручна у використанні, тому що користувачу потрібно знати всі коди факультетів та спеціальностей та їх розшифровки. Роботу користувача з такою формою можна полегшити, якщо створити додаткові елементи для відображення допоміжної інформації про факультети та спеціальності. Розглянемо цю форму у режимі конструктора (рис. 4.1). Форма у вікні конструктора має три секції даних: - заголовок форми; - область даних; - примітки (нижній колонтитул) форми. Кожну з цих секцій можна розширити або звузити за допомогою мишки або за допомогою визначення параметрів у вікні «Властивості форми». Для кожної з цих секцій можна визначити свій колір, та на кожній з них можна розмістити елементи керування та відображення даними, такі як підпис, поле, перемикачі, список, кнопка, малюнок та ін.
Рис. 4.1 - Вікна конструктор форм та властивості об’єктів Майстер побудови форм вже створив на формі такі елементи, як підпис та поле. Створені об’єкти (елементи та форма), мають свої визначені властивості. Переглянути та змінити ці властивості можна у спеціальному вікні «Властивості об’єкта» або програмним шляхом. Активізувати вікно властивостей об’єкта можна за допомогою кнопки У вікні властивостей об’єкта інформація розбита на окремі групи. Кожна група властивостей розміщена на окремій закладці:
Додаткові елементи на формі можна створити вибравши їх на панелі інструментів (рис. 4.2) та задати для створеного об’єкту необхідні властивості. Якщо панель інструментів на екрані відсутня її можна викликати за допомогою кнопки «Панель елементів»
Рис. 4.2 - Панель інструментів форми Кожен з цих об’єктів можна створити за допомогою майстра побудови об’єкта. Наприклад для більш зручної роботи з формою «Особова картка студента» доцільно було б створити випадаючий список, який допоможе користувачу визначити необхідний код факультету за його назвою. Потрібна інформація зберігається в таблиці Довідник факультетів. Створити такий об’єкт можна, наприклад, вибравши кнопку Рис. 4.3 - Вибір типу джерела даних для формування списку Наступний крок – вибір таблиці, з якої будуть відбиратись дані (рис. 4.4). Рис. 4.4 - Вибір джерела даних Третій крок – вибір списку полів, дані з яких будуть відображені у списку (рис.4.5). Наприклад вибираємо код та назву факультету. Рис. 4.5 - Вибір полів для відображення Для більш зручного перегляду та пошуку потрібної інформації дані можна вивести у впорядкованому вигляді. Для цього потрібно вказати поле, по якому потрібно провести впорядкування даних та порядок впорядкування: за зростанням чи за спаданням. При необхідності можна вказати не одне, а декілька полів і для кожного з них визначити свій порядок впорядкування даних (рис. 4.6). Рис. 4.6 - Визначення бажаного порядку сортування даних Далі корегується, за допомогою мишки, ширина видимої частини полів (рис. 4.7). Рис. 4.7 - Коригування ширини поля зі списком Якщо потрібно запам’ятати дані які вибрав користувач, це також потрібно відмітити. У нашому випадку потрібно вказати, що вибране за назвою значення код_факультету потрібно записати у таблицю студент.код_факультету (рис. 4.8).
Рис. 4.8 - Визначення реакції системи на вибір користувача Останній крок дозволяє відкоригувати назву (підпис) створеного списку даних (рис. 4.9). Рис. 4.9 - Визначення назви списку Аналогічно можна створити випадаючий список для підказки назв спеціальносте на базі таблиці «Довідник спеціальностей». За допомогою об’єкта «підпис» можна створити заголовок форми «Особова картка студента». Для більш зручного перегляду даних перемістити та відкоригувати властивості інших об’єктів. Після чого ми можемо отримати наприклад форму зображену на рис. 4.10.
Рис. 4.10 - Робота Форми «Особова картка студента» З повагою ІЦ "KURSOVIKS"! |
), з яких будуть виводитись дані на екранну форму.
. На екрані з’явиться вікно у якому можна зформувати умову пошуку даних (рис. 2.3). Для формування умови пошуку потрібно вказати інформацію, яку потрібно знайти, поле, в якому потрібно шукати вказану інформацію, вибрати критерій співпадання інформації: дані співпадають повністю, дані в полі починаються із вказаної інформації, в поле містить в собі вказану інформацію в любій частині даних (на початку, в кінці, в середині).
. У вікні формування умови фільтрації вказується поле та значення поля, які потрібно знайти за допомогою фільтра. За допомогою закладок «OR» (або, или) можна вказати декілька умов по одному або декільком полям (рис. 2.4). Кнопка 
активізує заданий фільтр. Після активізації фільтра на формі будуть доступні для роботи тільки ті записи, які задовольняють умову фільтрації. Інші записи не будь висвічуватись. Для того, щоб зняти фільтр, потрібно знову натиснути 
(рис. 2.5).
. Інформація в цьому вікні змінюється в залежності від вибраного об’єкта. Об’єкт для роботи можна вибрати активізувавши його на формі за допомогою миші, або за допомогою випадаючого списку у вікні властивостей об’єкту 
.
.
(поле зі списком / випадаючий список) на панелі інструментів та клікнути мишкою на формі. В результаті на екрані з’явиться вікно майстра побудови цього об’єкта (рис. 4.3). На першому кроці потрібно визначитись звідки будуть вибиратись дані в список. Так як потрібна нам інформація знаходиться в таблиці, вибираємо опцію «таблиця або запит».
