Лекція №2 на тему Електронна пошта, НУДПСУ

III. Електронна пошта

Outlook пропонує користувачеві систему електронної пошти, повністю інтегровану з іншими додатками Office. На цьому занятті ви навчитеся набудовувати її, відправляти повідомлення й переглядати вхідну пошту. У вэтом розділі розглядаються наступні теми:

• настроювання облікового запису;

• зв'язок із провайдером;

• відправлення повідомлення;

• керування розсиланням;

• приєднання файлів;

• читання вхідної пошти;

• відповідь на лист;

• додавання додаткових папок Outlook.

3.1. Настроювання електронної пошти

Для використання електронної пошти необхідно мати зареєстровану поштову скриньку в одного із провайдерів електронної пошти, зв'язок з яким здійснюється через локальну мережу або модем. Для правильного настроювання поштової системи Outlook необхідно знати ім'я поштового сервера, ім'я й пароль реєстрації. При модемному з'єднанні потрібно також знати телефонний номер для зв'язку з комп'ютером провайдера. Відповідну інформацію можна одержати в службах технічної підтримки провайдера або в адміністратора локальної мережі.

 Щоб мати можливість одержувати й відправляти електронних повідомлень за допомогою Outlook, необхідно настроїти параметри зв'язку із провайдером. Для додавання служби електронної пошти виконаєте наступні дії:

1. Запустите Outlook.
2. Виберіть команду Сервіс – Служби.
3. Розкрийте вкладку Служби однойменного вікна діалогу, на якій розташовані інструменти, що дозволяють додавати й видаляти поштові служби Outlook, а також переглядати властивості встановлених служб.
4. Клацніть на кнопці Додати . Відкриється вікно діалогу додавання служби в активний профіль конфігурації.
5. Двічі клацніть на пункті Електронна пошта Інтернету . Відкриється вікно властивостей облікового запису пошти.
6. Уведіть легко, що запам'ятовується ім'я, облікового запису.
7. У розділі Відомості про користувача введіть свої імена, назву організації й адреса електронної пошти.
8. На вкладці Сервери  того ж вікна діалогу введіть назви серверів вихідної (SMTP) і вхідної (РОРЗ) пошти. У поля Обліковий запис (Account Name) і Пароль (Password) потрібно ввести ім'я й пароль, що відкривають доступ до сервера провайдера. Якщо відділ технічної підтримки провайдера або адміністратор локальної мережі вказав на необхідність додаткових настроювань, скорегуйте відповідні параметри вкладки Сервери .
9. Якщо ваш комп'ютер зв'язується з поштовим сервером за допомогою модему, розкрийте вкладку Підключення (Connection) .
10. Виберіть положення Через телефонну лінію  перемикача Підключення.
11. Якщо потрібне вилучене з'єднання не настроєне, клацніть на кнопці Додати . У противному випадку виберіть ім'я коректного з'єднання в списку, що розкривається, Використати наступне вилучене з'єднання й перейдіть до кроку 15.
12. У вікні, що відкрилося, майстра нового з'єднання введіть імена з'єднання.
13. У списку, що розкривається, виберіть модем, через який буде виконуватися зв'язок. Потім клацніть на кнопці Далі .
14. Впро друге вікно майстра вкажіть телефон провайдера Інтернету. Клацніть на кнопці Далі, а потім на кнопці Готово . Нове з'єднання з'явиться в поле Використати наступне вилучене з'єднання (Dial Using The Following Connection) вікна діалогу властивостей служби.
15. Клацніть на кнопці Властивості.
16. Перевірте, що в списку, що розкривається, вкладки Тип сервера (Server) обраний протокол РРР.
17. Окно діалогу параметрів з'єднання містить безліч параметрів. Їхнє настроювання залежить від алгоритму роботи поштового сервера. Вибір невірних значень може привести до неможливості зв'язків із провайдером. Щоб уникнути зайвих помилок, заздалегідь проконсультуйтеся з адміністратором або службою технічної підтримки й з'ясуєте, як правильно настроїти параметри зв'язку.
18. Два рази клацніть на кнопках ОК. З'явиться повідомлення про те, що додані служби неможливо використати до того моменту, поки ви не перезавантажите Outlook.
19. Клацніть два рази на кнопці ОК.
20. Закрийте Outlook і знову запустите цей додаток. Outlook автоматично зв'яжеться із провайдером, скориставшись параметрами доданої служби.
21. Переконавшись, що установка зв'язку пройшла коректно, виберіть команду Сервіс ‒ Вилучений доступ ‒ Відключитися від сервера.
    

3.2. Зв'язок із провайдером

Щоб одержати вхідну пошту й відправити свої електронні повідомлення, потрібно зв'язатися із сервером провайдера, зазначеним службою, настроєної в попередній вправі. Для цього виконаєте наступні кроки:

1. Виберіть команду Сервіс ‒ Вилучений доступ ‒ Підключитися до сервера.
2. У вікні, що відкрилося, майстра вилученого  з'єднання встановите прапорець служби Електронна пошта  Інтернету й скиньте прапорці тих служб, які не використаються для одержання електронної пошти.
3. Щелкните на кнопці Далі. Друге вікно майстра пропонує два варіанти доступу до сервера електронної пошти. Перший припускає одержання й передачу всіх наявних повідомлень, а другий дозволяє вибирати, які листи варто відправити.
4. Щоб не відправляти листа, створені раніше, виберіть положення перемикача зробити тільки наступне .
5. У списку вікна майстра скиньте всі прапорці, крім Завантажити заголовки через Електронна пошта Інтернету (Retrieve New Message Headers Via Internet E-mail).
6. Клацніть на кнопці Готово.
7. Outlook зв'яжеться із провайдером й одержить із сервера електронної пошти всі повідомлення, що прийшли на вашу адресу. Вони автоматично потраплять у папку Вхідні (Inbox). Щоб не займати телефонну лінію занадто довго, потрібно розірвати зв'язок.
8. Виберіть команду Сервіс ‒ Вилучений доступ ‒ Відключитися від сервера (Tools ‒ Remote Mail ‒ Disconnect).

Після однократного настроювання зв'язку із провайдером за допомогою майстра вилученого з'єднання при кожному наступному запуску Outlook буде автоматично зв'язуватися з поштовим сервером й обмінюватися з ним наявними повідомленнями. Крім того, для відправлення або одержання термінової пошти ви завжди можете вручну з'єднатися із провайдером.

3.3. Відправлення пошти

Outlook пропонує зручний інтерфейс для відправлення вихідних повідомлень. Для завдання адрес можна користуватися адресною книгою або списком контактів. Список розсилання дозволяє настроїти розклад відправлення листів. До будь-якого електронного повідомлення можна приєднати один або кілька файлів даних, які дійдуть до адресата разом із самим листом.

Щоб створити новий електронний лист і відправити його по призначенню, досить заповнити кілька полів спеціальної форми Outlook і надрукувати текст.

1. Виберіть команду Файл ? Створити ? Повідомлення
2. Щоб указати адреса одержувача, клацніть на кнопці Кому.
3. У списку, що розкривається, Джерело адрес вікна, що відкрилося, діалогів виберіть джерело, у якому зберігається адреса одержувача. Електронна адреса можна вибрати з Адресної книги Windows, Адресної книги Outlook або зі списку контактів.
4. У лівому списку виділите ім'я адресата або настроєний раніше список розсилання, за допомогою якого можна адресувати лист відразу декільком одержувачам.
5. Клацніть на кнопці Кому.
6. Щоб копія листа була відправлена по другій адресі, виберіть його в лівому списку вікна (при необхідності перемінивши джерело адрес) і клацніть на кнопці Копія (Сс).
7. Додавши адреси всіх одержувачів, клацніть на кнопці ОК.
8. Адресна частина будь-якого повідомлення має три поля ­ Кому, Копія (Сс) і СК (Всс), ­ у кожне з яких можна ввести кілька адрес, розділених крапкою з коми. Лист буде відправлено всім людям, адреси яких перераховані в трьох цих полях. При цьому одержувачі будуть бачити в заголовку листа всі адреси, уведені в поля Кому (Те), Копія (Сс), а адреси, уведені в поле СК (Всс), будуть сховані від них.
9. Щоб відправити повідомлення одержувачеві, відсутньому в адресних книгах, досить увести його адресу в поле Кому (Те) вікна повідомлення. Немає необхідності спочатку додавати запис в адресну книгу, а потім вибирати її відтіля .
10. Клацніть на поле Тема (Subject) і введіть тему повідомлення, що з'явиться у вікні поштової програми одержувача в списку повідомлень, що прийшли. Це поле заповнювати не обов'язково, але наявність теми допомагає одержувачеві розбиратися в численних листах, що прийшли на його адресу.
11. В основне вікно повідомлення введіть текст листа.
12. Якщо ви вважаєте, що відправляє сооется, що, досить важливо, клацніть на кнопці Важливість: висока панелі інструментів. Такі листи позначаються в поштовій програмі одержувача спеціальним значком, що вимагає негайної реакції.
13. Клацніть на кнопці Відзначити до виконання.
14. У списку Оцінка вікна, що відкрилося, діалогу виберіть пункт Подзвонити.
15. В календарі поля Строк виберіть той день, до якого одержувач повинен зреагувати на ваше повідомлення.
16. Клацніть на кнопці ОК. У списку листів поштової програми одержувача в рядку такого позначеного повідомлення користувач побачить прапорець, що вказує на необхідність певної реакції на повідомлення. У самому повідомленні буде зазначені тип і строк очікуваної реакції.
17. Щоб відправити лист, клацніть на кнопці Відправити (Send) панелі інструментів. Повідомлення буде поміщено в папку Вихідні (Outbox). При черговому з'єднанні з поштовим сервером провайдера всі повідомлення цієї папки будуть відправлені адресатам.

Крім адресу, змісту й прапорів кожне повідомлення має набір додаткових параметрів, керуючих шифруванням, алгоритмом розсилання й правилами підтвердження повідомлень. Щоб одержати доступ до параметрів електронного листа, створеного в попередній вправі, виконаєте наступні кроки:

1. У панелі ярликів Outlook розкрийте групу папок Пошта

2. Клацніть на значку Вихідні.

3. У списку повідомлень двічі клацніть на рядку листа з темою Запрошення на семінар.

4. У панелі інструментів вікна повідомлення клацніть на кнопці Параметри (Options). Відкриється вікно діалогу, у якому є набір прапорців і полів, що задають наступні режими розсилання:

• списки Важливість і Позначка дозволяють указати рівень важливості листа й ступінь офіційності повідомлення;
• прапорці роздягнула Безпеку включають режими шифрування повідомлення й додавання до нього електронного підпису, що однозначно ідентифікує відправника;
• прапорець і список Кнопки голосування  поміщають у тіло листа набір стандартних кнопок, за допомогою яких одержувач може швидко повернути відправникові повідомлення своя думка щодо змісту листа;
• прапорці Повідомити про доставку цього повідомлення  й Повідомити про прочитання цього повідомлення забезпечують автоматичну генерацію комп'ютером адресата відповідного повідомлення, що повідомляє відправника відповідно про одержання листа поштовою системою й про прочитання цього листа користувачем;
• прапорець Відправляти відповіді, однойменне поле й кнопка Вибір імен дозволяють указати адресу, на який повинні приходити відповіді на дане повідомлення;
• поле Після відправлення зберегти в і кнопка Огляд дають можливість указати папку Outlook, у яку повинна бути поміщена копія повідомлення після його відправлення на поштовий сервер, а однойменний прапорець дозволяє включити або скасувати режим збереження копії;
• прапорець Не доставляти до й однойменне поле з календарем дозволяють відкласти відправлення повідомлення до зазначеного часу;
• прапорець Не дійсно після й поле з календарем установлюють дату, після якої дане повідомлення стане недоступним (тобто буде вилучене з Outlook);
• кнопки Контакти й Категорії дозволяють зв'язати з повідомленням деякий контакт і віднести лист до певної категорії.

5. Настроївши потрібні режими, клацніть на кнопці Закрити

6. Закрийте вікно повідомлення.

7. Щигликом на кнопці Так підтвердите необхідність збереження виконаних змін.

Модифікацію повідомлення і його параметрів необхідно виконувати до моменту передачі листа на сервер провайдера. Після того як лист піде, змінити його вже не можна.

Outlook пропонує для відправлення й читання повідомлень два формати - звичайний й RTF. У звичайному форматі лист являє собою простий текст, подібний тому, що набирається в програмі Блокнот (Notepad). Такий текст не може містити елементів оформлення. Тобто цей режим не дає можливості вибирати шрифт або призначати певним фрагментам особливе накреслення (курсив, напівжирний текст). Варіант RTF пропонує користувачеві досить більші оформлювальні можливості. Цей режим дозволяє набудовувати шрифт і накреслення, формувати маркіровані списки, змінювати кольори й відступи фрагментів. Однак формат RTF сприймається не всіма поштовими системами. Крім того, повідомлення в цьому форматі виявляються істотно длиннее, ніж звичайні листи. Із цієї причини формат RTF варто вибирати тільки в тому випадку, якщо точно відомо, що одержувач зможе його відтворити.

Щоб змінити формат повідомлення, розкрийте меню Формат (Format) і виберіть пункт Звичайний текст (Plain Text) або Формат RTF (Rich Text).

У сучасній поштовій системі для подання символів національних алфавітів використається безліч різних кодувань. Для російського тексту в Інтернеті звичайно застосовується кодування KOI8-R, але іноді доводиться вибирати інше кодування. Якщо більшість одержувачів не може прочитати ваші повідомлення, порадьтеся із провайдером, яку кодування варто вибирати при відправленні електронних листів.

Для зміни кодування розкрийте підменю Формат списки Важливість і Позначка дозволяють указати рівень важливості листа й ступінь офіційності повідомлення; Кодування ­ Додатково  й виберіть потрібний варіант.

Вибирати нестандартне кодування звичайно доводиться при читанні тих листів, які через збої в поштовій системі або через помилки в настроюваннях поштової програми відправника в стандартному режимі не читаються.

3.5. Приєднання файлів

Незважаючи на можливість форматування тексту повідомлення за допомогою режиму RTF, все-таки досить важко (а точніше кажучи, неможливо) передати таким способом многостраничный документ, що містить складне форматування. Тим більше не можна перетворити в текст двійковий файл або зображення. На щастя, Outlook пропонує простий механізм приєднання до листа будь-якого файлу. Такий файл передається через Інтернет разом з повідомленням. Одержувач може витягти його з листа й помістити на жорсткий диск свого комп'ютера.

Щоб створити лист із приєднаним файлом, виконаєте наступні кроки:

1. Створіть нове повідомлення, виконавши послідовність дій, описану у вправі 3. Уведіть адресу призначення й тему листа.

2. В основному полі повідомлення введіть пояснювальний текст.

3. Клацніть на кнопці Додати файл.

4. У вікні, що відкрилося, діалогу знайдіть потрібний файл на локальному або мережному диску й клацніть на кнопці Вставка Значок файлу з'явиться у вікні повідомлення.

5. Щоб відправити повідомлення, клацніть на кнопці Відправити (Send) панелі інструментів.

При необхідності в одне повідомлення можна вставити кілька різних файлів. Але не забувайте, що відправлення довгих файлів за допомогою модему може зайняти багато часу. Тому перед приєднанням великого файлу, наприклад зображення, виконаного з високим дозволом, корисно зменшити його розмір за допомогою програми архівації, погодивши з одержувачем формат даних.

3.6. Читання пошти

При першому запуску Outlook відкривається папка Вхідні (Inbox), що містить повідомлення, що прийшли по електронній пошті. Щоб повернутися до цієї папки в процесі роботи з Outlook і переглянути нові листи, що прийшли на вашу адресу, виконаєте наступні кроки:

1. У панелі папок Outlook розкрийте групу Пошта

2. Клацніть на значку папки Вхідні.

3. Щоб зв'язатися із сервером й обмінятися з ним поштовими повідомленнями, клацніть на кнопці Відправити/одержати панелі інструментів.

Після цього вам, імовірно, прийде почекати кілька хвилин, поки ваш комп'ютер і сервер провайдера обмінюються інформацією. По закінченні сеансу зв'язку заголовки нових листів з'являться в списку папки Вхідні При цьому непрочитані листи відзначаються значком запечатаного конверта, а прочитані — значком відкритого. Дата одержання листа виводиться праворуч від назви теми. Листа із приєднаними файлами позначаються значком канцелярської скріпки .

4. Щоб прочитати лист, клацніть у списку папки Вхідні на його заголовку. Уміст повідомлення з'явиться в нижній половині вікна Outlook.

5. Якщо ви хочете вивести вміст листа в окреме вікно, клацніть на тім же заголовку двічі.

6. Щоб витягти з повідомлення приєднаний до нього файл, клацніть на значку цього файлу правою кнопкою миші й виберіть у контекстному меню команду Зберегти як (Save As).

7. У вікні, що з'явилося, діалогу відкрийте ту папку жорсткого диска, у якій потрібно зберегти приєднаний файл, уведіть ім'я, під яким потрібно записати цей файл, і клацніть на кнопці Зберегти (Save). Outlook автоматично раскодирует інформацію й збереже неї у вигляді зазначеного файлу.

Контекстне меню значків приєднаних файлів містить кілька команд. З їхньою допомогою можна скопіювати файл, відкрити його у вікні інструмента швидкого перегляду, відкрити файл у його додатку, що породив, роздрукувати інформацію або переглянути властивості приєднаного файлу.

8. Outlook автоматично відслідковує ті листи, які були прочитані, і позначає їхнім відповідним значком. Якщо ви хочете в майбутньому ознайомитися з текстом більш уважно, має сенс залишити листу позначку непрочитаного. Для цього варто клацнути на заголовку листа правою кнопкою миші й вибрати в контекстному меню команду Позначити як непрочитані.

3.7. Відповідь на лист

За допомогою дій, розглянутих вище, можна відправити лист будь-якому адресатові. Однак для формування відповідей на повідомлення, що прийшли, варто користуватися спеціальними інструментами, що значно прискорюють процедуру формування листа.

1. Щоб відповісти на повідомлення, що прийшло, виділите його у вікні папки Вхідні або відкрийте в окремому вікні.

2. Клацніть на кнопці Відповісти .

Відкриється вікно нового вихідного повідомлення. У його адресне поле автоматично буде уведена електронна адреса відправника вихідного листа. У поле Тема з'явиться копія теми листа, на яке ви відповідаєте, але перед нею будуть додані символи Re (від англійського слова reply - відповісти). В основне поле повідомлення буде вставлена копія листа, що прийшло. Відповідаючи на електронні листи, завжди залишайте таку копію вхідного повідомлення (можливо, небагато урізавши її). Вона допомагає адресатові зрозуміти, на яке з його листів прийшла відповідь. Це особливо актуально для тих, хто любить писати лаконічні відповіді типу «Так, я згодний».

3. Клацніть на кнопці Відправити панелі інструментів. Відповідь буде записаний у папку Вихідні й відправлена по призначенню при черговому сеансі зв'язку із сервером.

У панелі інструментів вікна вхідного повідомлення й папки Вхідні (Inbox) є ще дві важливі кнопки, показані на мал. 21.13. Перша з них - Відповісти всім  генерує повідомлення, аналогічне описаному вище, однак у поле Кому додається не тільки адреса відправника вихідного листа, але й адреси всіх його одержувачів (крім ваш). Це дозволяє швидко ознайомити з відповіддю всіх осіб, зацікавлених в одержанні інформації з даного питання.

Кнопка Переслати генерує копію повідомлення, що прийшло, залишаючи рядок Кому порожній. Ви самі повинні ввести в неї потрібна адреса. Ця кнопка використається в тих випадках, коли отримане лист потрібно просто переслати іншій людині.

Ранее були розглянуті папки Вихідні (Outbox) і Вхідні (Inbox) поштової системи Outlook. Але цим список папок групи Пошта (Травень) не обмежується. За замовчуванням Outlook створює в ній ще дві спеціальні папки:

• Вилучені — зберігає всі повідомлення, стерті користувачем. Вона подібна до Кошика Windows і дозволяє відновлювати повідомлення, вилучені через неуважність. Щоб ця папка автоматично очищалася при кожнім завершенні роботи Outlook, виберіть команду Сервіс > Параметри, розкрийте вкладку Додатково (Other) і встановите прапорець Очищати папку Вилучені при виході.

• Відправлені— містить копії повідомлень, відправлених з папки Вихідні на поштовий сервер провайдера. Зверніть увагу, що сама папка Вихідні зберігає тільки невідправлені листи.

Крім стандартних папок у групі Пошта можна розмістити будь-яке число додаткових папок, призначених для зберігання прочитаних листів або чернеток. Наявність декількох папок дозволяє ділити вхідні повідомлення по темах. Щоб додати нову поштову папку, виконаєте наступні кроки:

1. Виберіть команду Файл > Створити > Папка (File > New Folder).

2. У поле Ім'я папки вікна, що відкрилося, діалогу введіть назву нової папки.

3. У списку, що розкривається, Уміст папки виберіть пункт Елементи типу Пошта

4. У списку Помістити папку у  виділите пункт Вхідні (Inbox).

5. Клацніть на кнопці ОК.

6. У вікні діалогу, що запитує про необхідність розміщення значка нової папки в панелі ярликів, клацніть на кнопці Так

Щоб у процесі роботи з Outlook перемістити лист із однієї папки в іншу, виконаєте наступні дії:

7. Відкрийте папку, що містить повідомлення, яке потрібно перемістити.

8. У списку листів клацніть на переміщуваному повідомленні правою кнопкою миші й виберіть у контекстному меню команду Перемістити в папку .

9. У вікні діалогу Переміщення елементів двічі клацніть на тій папці, у якій потрібно помістити повідомлення.

За допомогою описаної послідовності кроків можна переміщати не тільки поштові повідомлення, але й лементы будь-яких інших папок Outlook.

Контрольна вправа

Скориставшись підказками цієї контрольної вправи, створіть і відправте кілька листів за допомогою Outlook.

1. Створіть нове повідомлення й адресуйте його відразу декільком своїм друзям або колегам.

2. Додайте ще одного адресата в поле СК (Вага).

3. Приєднаєте до повідомлення файл Microsoft Excel.

4. Призначте листу низький ступінь важливості.

Якими двома способами можна понизити важливість листа?

5. Додайте в Outlook додаткову папку для вихідних повідомлень, назвавши її Чернетки.

6. Перемістите тільки що створене повідомлення в цю папку.

7. Переглянете вміст папки Вхідні.

8. Якщо в цій папці занадто мало листів, відправте кілька повідомлень самому собі.

9. Розсортуйте вхідні повідомлення по ступені важливості.

Як упорядкувати повідомлення по деякій ознаці?

Видалите кілька листів. Відкрийте папку Вилучені, знайдіть у ній стерті повідомлення й відновите їх, перемістивши назад у папку Вхідні.

З повагою ІЦ "KURSOVIKS"!