Роздрукувати сторінку
Главная \ Методичні вказівки \ Методичні вказівки \ 471 Лекція 1 на тему Організація подій і задач, НУДПСУ

Лекція №1 на тему Організація подій і задач, НУДПСУ

« Назад

471 Лекція 1 на тему Організація подій і задач, НУДПСУ

1. Організація подій і задач

Outlook керує документами комп'ютера й повідомленнями електронної пошти, зберігає список контактів з іншими людьми й компаніями, нагадує про призначені зустрічі й наради. Outlook може виконувати наступні операції:

  • Додавати ярлики Outlook;

  • Переглядати щоденник подій;

  • Шукати документи Outlook;

  • Додавати події в календар;

  • Призначати наради;

  • Обновляти список задач.

1.1. Навігація в Outlook

Outlook зберігає інформацію в папках, розташованих у спеціальних файлах (не слід плутати папки Outlook з папками жорсткого диска). Користувачеві не потрібно піклуватися про своєчасне збереження даних Outlook. Програма сама вчасно запише всі нові повідомлення, події й контакти на жорсткий диск. Папки Outlook досить різноманітні. Для обробки інформації, що зберігається в них, пропонується безліч різних інструментів. Із цієї причини Outlook має досить складний інтерфейс із великою кількістю кнопок, меню, списків і вікон діалогу.

1.1.1. Ярлики Outlook

Після запуску Outlook на екрані з'являється вікно Outlook. У його лівій частині розташована панель із набором ярликів, що поділені на групи. У верхній частині вікна є звичайний рядок меню й панель інструментів. Інша ділянка вікна Outlook призначається під зміст відкритої папки, над яким розташовується список, що розкривається, особистих папок (тобто папок, зміст яких зберігається у внутрішніх файлах Outlook). Щоб вивести на екран ту або іншу інформацію зі стандартних папок Outlook, виконаєте наступні кроки:

  1. Клацніть на кнопці групи Ярлики Outlook.

  2. Клацніть на одному з ярликів цієї групи, наприклад, на значку Outlook сьогодні

В основній області вікна Outlook з'явиться інформація про поточні події сьогоднішнього дня. Сюди виводиться список подій, що призначені у календарі Outlook, задачі, що заплановані на поточний день, а також стан ваших поштових скриньок. Крім стандартних ярликів Outlook  користувач може додавати власні ярлики й групи. Це дозволяє помістити в панель Outlook ярлики часто використовуваних папок комп'ютера й інструментів Outlook, згрупувавши їх по темах. Можна додати нову групу, клацнувши в панелі ярликів правою кнопкою миші й виконавши в контекстному меню команду Додати групу

Клацніть правою кнопкою миші в області ярликів нової групи й виберіть у контекстному меню команду Ярлик для панелі Outlook. Список Переглянути вікна діалогу, що відкрилося, дозволяє вибрати один із двох наборів папок:

  • Outlook - стандартні папки Outlook, що зберігаються в службових файлах програми, і папки з повідомленнями електронної пошти;

  • Файлова система - папки файлової системи комп'ютера або папки інших комп'ютерів локальної мережі.

Щоб видалити непотрібний ярлик, клацніть на ньому правою кнопкою миші й виберіть команду Видалити з панелі Outlook. Для видалення групи  клацніть правою кнопкою миші на її заголовку й виберіть команду Видалити групу . За допомогою інструментів Outlook ви можете виконувати з файлами списку практично ті ж операції, що й у вікні Провідника Windows:

  • запускати програму, двічі клацнувши на файлі, що виконується, або на ярлику;

  • відкривати документ, двічі клацнувши на його значку або перетягнувши значок у вікно додатка;

  • клацанням правої кнопки миші відкривати контекстне меню файлу, за допомогою якого можна вирізати, копіювати, перейменовувати, видаляти або роздруковувати файл і виконувати багато інших операцій;

  • копіювати файл в іншу папку, перетягнувши його значок з вікна Outlook у вікно Провідника, вікно папки, на робочий стіл або на значок папки-приймача в панелі ярликів Outlook;

  • створювати в панелі Outlook ярлик файлу, перетягнувши значок у цю панель.

1.1.2. Щоденник

У щоденник Outlook автоматично записуються всі операції, що виконувалися з документами Office. Щоб відкрити щоденник, виконаєте наступні дії:

  1. У панелі ярликів клацніть на заголовку групи Ярлики Outlook

  2. За допомогою кнопки прокручування панелі знайдіть значок Щоденник. Клацніть на цьому значку. Щоб розгорнути список документів Word, клацніть на знаку «плюс» у рядку Microsoft Word. Нижче цього рядка з'являться імена файлів, що відкривалися, розташовані під тими днями шкали часу, у які ви працювали із цими файлами.

  3. Клацніть на одному зі значків правою кнопкою миші. З'явиться контекстне меню, що дозволяє відкрити обраний файл, роздрукувати його, відправити документ по електронній пошті й виконати деякі інші операції.

Для кожної зі своїх папок Outlook пропонує кілька режимів перегляду. Потрібний варіант можна вибрати в меню Вид ­ Поточне подання. Але є й інший спосіб перемикання режимів. У панелі інструментів розташована кнопка організатора, що допомагає орієнтуватися в Outlook.

Кнопка Організувати дозволяє нам працювати з організатором. Outlook. Його вкладки видозмінюються залежно від того, з якою папкою Outlook ви працюєте, і дозволяють швидко настроїти потрібний формат відображення інформації. Якщо клацнути на кнопці Знайти панелі інструментів, на зміну організаторові прийде інструмент спрощеного пошуку - ще один модуль Outlook, здатний у ряді випадків замінити складне вікно розширеного пошуку інформації.

Кожна папка Outlook відноситься до одного з шести стандартних типів, кожний з яких має певне призначення й свій формат подання інформації:

  • Зустріч - список запланованих подій, подібний до папки Календар

  • Щоденник- журнал операцій, що виконувалися;

  • Задача - список запланованих задач;

  • Замітки - замітки користувача;

  • Контакт - список людей або компаній з адресами, телефонами й іншою інформацією;

  • Пошта папка із вхідними або вихідними повідомленнями електронної пошти.

1.1.3. Пошук

Інструмент пошуку дозволяє користувачеві знаходити у всьому різноманітті папок Outlook необхідну інформацію. Щоб знайти потрібні записи, треба:

  1. Виберіть команду Сервіс ­ Розширений пошук файлів, відкриється вікно пошуку,

  2. У списку Переглянути виберіть пункт Будь-який елемент Outlook, щоб шукати у всіх папках Outlook.

  3. У полі Шукати текст вкладки Будь-які елементи введіть шуканий фрагмент.

  4. Щоб пошук здійснювався не тільки в заголовках, але й у тілі повідомлень і заміток, виберіть у списку Місце пошуку пункт Поля тем і заміток

  5. Клацніть на кнопці Знайти. Програма виявить всі записи, у яких зустрічається заданий фрагмент, і виведе їхній список у нижню частину вікна пошуку

Подвійне клацання на будь-якому з пунктів списку знайдених елементів відкриє вікно цього елемента й дасть можливість ознайомитися з його змістом.

1.2. Календар

Календар являє собою нескінченний повсякденник (ежедневник), у який записуються певні події. Ви можете внести в бланк календаря будь-яку подію, і повідомлення про нього з'явиться на екрані комп'ютера в зазначений момент, нагадавши вам про запланований захід. Іншим типом запису календаря є періодична подія, що подібна звичайній події, але генерує повідомлення регулярно через певні проміжки часу відповідно до заздалегідь настроєного розкладу. Третій тип запису календаря — це повідомлення про нараду, що автоматично розсилається програмою Outlook всім учасникам наради в заздалегідь зазначений момент часу.

1.2.1.Додавання події

Робочий день ділової людини наповнений різними зустрічами, нарадами й семінарами. Календар допоможе організувати ваш розклад і вчасно нагадає про майбутню подію. Щоб додати плановану зустріч у бланк календаря, виконаєте наступні дії:

  1. У групі Ярлики Outlook  клацніть на значку Календар .Календар з'явиться у вигляді розкладу поточного дня, календаря місяців і списку задач.
  2. Клацніть на стрілці кнопки Створити й виберіть пункт Зустріч.
  3. Уведіть у поле Тема вікна, що відкрилося, діалогу текст, що містить назва наради.
  4. У поле Місце надрукуйте інформацію про місце проведення наради.
  5. У лівому списку, що розкривається, рядка Початок виберіть у календарі день, на який призначена нарада.
  6. У правому списку, що розкривається, рядка Початок виберіть час початку наради.
  7. У такому ж списку рядка Кінець укажіть передбачуваний час закінчення наради.
  8. Встановіть прапорець Оповіщення. Outlook заздалегідь попередить вас про майбутню нараду.
  9. У списку, що розкривається, Оповіщення виберіть пункт 1 година ,щоб нагадування з'явилося за годину до майбутньої події.
  10. Якщо ви ще не вирішили, чи варто з'являтися на планованій нараді, виберіть у списку, що розкривається, пункт У цей час ­Під сумнівом
  11. За замовчуванням призначувана подія одержує стан Зайнятий. Якщо ви хочете дати можливість своєму секретареві записати на той же самий час ще одну подію, вибирайте варіант Під сумнівом. Щоб указати на свою відсутність у зоні досяжності й неможливості відповіді на телефонні дзвінки, призначте для такого інтервалу часу подію зі станом Немає на роботі. Різні стани відбиваються в бланку календаря різними кольорами..
  12. У потрібний день рівно за годину до призначеного часу Outlook нагадає про майбутню нараду звуковим сигналом і появою вікна повідомлення.
  13. Подвійне клацання на кнопці Припинити закриє вікно нагадування. Кнопка Відкласти теж закриває вікно, але ініціює повторне нагадування через інтервал часу, зазначений у списку, що розкривається, у нижній частині вікна. Подвійне клацання на кнопці Відкрити відобразить детальний опис події.
  14. Програма Outlook нагадає про майбутню подію, тільки якщо вона запущена. Щоб не пропустити важливе засідання, помістить значок Outlook у папку Автозавантаження Головного меню, щоб програма запускалася автоматично відразу після включення комп'ютера й завантаження Windows.

 

Періодична подія

Деякі події повторюються досить часто з певною періодичністю. Щоб настроїти періодичну подію, виконайте наступні кроки:

  1. Виберіть команду Файл - Створити - Зустріч.
  2. У полі Тема введіть текст, що передає зміст події.
  3. Встановіть час початку й закінчення події (наприклад, обідньої перерви).
  4. Клацніть на кнопці Повторення, відкриється вікно діалогу. Щоб повідомлення з'являлося, наприклад, п'ять разів у тиждень по робочих днях, виберіть положення перемикача Щотижня.
  5. Встановіть прапорці робочих днів.
  6. В календарі вкажіть день, у якості початку відліку для повторюваних нагадувань.

Позиція перемикача Немає кінцевої дати розділу Межі повторення, обирана за замовчуванням, ініціює нескінченний процес повторення нагадувань. Позиція Завершити після дозволяє вказати кількість повторень події, після якого пропадає потреба розміщення записів у календарі надалі. Позиція Дата закінчення дає можливість ввести дату закінчення циклу повторення. Щоб установити для події підвищену важливість, клацніть на кнопці Важливість: висока панелі інструментів.

1.2.2. Запрошення на нараду

Широкі можливості Outlook дозволяють нагадати про майбутню нараду не тільки вам, але й іншим учасникам. Для цього в Outlook інтегровані інструменти відправлення електронних повідомлень.

  1. У панелі інструментів календаря клацніть на стрілці кнопки Створити й виберіть у меню команду Запрошення на збори. Відкриється вікно, у ньому є поле з кнопкою Кому. У цьому полі потрібно перелічити електронні адреси всіх учасників наради. Подвійним клацанням на кнопці Кому відкрийте вікно діалогу, у якому є список, що дозволяє вказати один з довідників адрес. Це може бути особиста адресна книга Windows, адресна книга Outlook або список контактів, з яким ви познайомитеся нижче.
  2. Виберіть підходящу адресну книгу.
  3. Виділіть адресата в лівому списку вікна діалогу.
  4. Клацніть на кнопці Обов'язковий
  5. Якщо потрібної людини в адресних книгах немає, можна додати інформацію про неї в одну з них. Клацніть на кнопці ОК, щоб повернутися у вікно настроювання параметрів зустрічі.
  6. У полі Тема введіть тему наради.
  7. У списку Місце виберіть місце, що потрапило в список при додаванні події (наради)
  8. В календарі в полі Початок виберіть день.
  9. Встановіть прапорець Цілий день.
    Режим призначення події на цілий день дозволяє розміщати в календарі згадування про заходи, що тривають тривалий час. На тлі такого заходу в календарі можуть бути присутнім і зустрічі, що призначені на конкретний час і пересікаються із тривалим заходом.
  10. Виберіть у календарі поля Кінець виберіть день закінчення заходу.
  11. У полі коментарю введіть текст, що повинен бути відправлений адресатам разом з нагадуванням про семінар. Клацніть на кнопці Відправити.

Outlook автоматично згенерує необхідні повідомлення й відправить їх учасникам наради по електронній пошті. Якщо комп'ютер зв'язується із провайдером за допомогою модему, то повідомлення будуть відправлені при черговому підключенні до поштового сервера.

 

1.3. Задача

Список задач, що видний у правій частині календаря, принципово відрізняється від списку подій тим, що задачі не прив'язані до конкретного часу, а лише нагадують про ту роботу, яку потрібно зробити. Вони залишаються в списку доти, поки не будуть вилучені користувачем. Щоб не забути про пророблену роботу, задачі можна не видаляти, а позначати як виконані, тоді текст цих задач перекреслюється горизонтальною лінією.

1.3.1. Додавання задачі

Задачі зберігаються в окремій папці Outlook. Додати їх туди можна в будь-який момент, навіть працюючи з іншими папками. Щоб створити запис про нову задачу потрібно:.

  1. Зі списку Створити на панелі інструментів виберіть пункт Задача. Відкриється вікно введення параметрів задачі.
  2. У полі Тема введіть  назву задачі.
  3. Розкрийте список Строк і виберіть у календарі вчорашню дату.
  4. Призначення строку виконання дозволяє контролювати заплановану швидкість роботи. Якщо на призначений термін задача не була позначена як виконана, її текст буде відображатися червоним кольором. Саме це трапиться з задачею, що додана зараз і повинна бути виконана до вчорашнього дня.
  5. Клацніть па кнопці Категорії.
  6. Щоб додати нову категорію, клацніть на кнопці Головний список категорій, введіть назву нової категорії, клацніть на кнопці Додати, а потім на кнопці ОК.
  7. У списку вікна діалогу, що відкрилося, встановіть прапорці в тих категорій, до яких належить задача, що. додається
  8. Клацніть на кнопці ОК.
  9. У панелі інструментів клацніть на кнопці Зберегти й закрити.
  10. У списку завдань вікна календаря клацніть на написі. Подвійне клацання додасть елемент ,потім введіть текст, що містить назву задача.
  11. Натисніть клавішу Enter. У списку з'явиться ще одна задача, що додана без відкриття вікна нової задачі.
  12. Щоб відкрити бланк нової задачі, переглядаючи календар або папку задач, досить двічі клацнути на рядку, щоб додати елемент. Для модифікації параметрів існуючої задачі двічі клацніть на її рядку.

1.3.2. Перегляд задач

Як і запису календаря, задача теж можна переглядати в різних режимах.

  1. Клацніть на заголовку Календар, щоб розкрити список папок Outlook.
  2. Виберіть пункт Задача .
  3. Виконаєте команду Вид - Поточне подання по категоріях .
  4. Клацайте на значках «плюс» у заголовках всіх категорій, щоб розгорнути списки стосовних до них задач. Категорія може бути призначена не тільки задачі, а також і запису будь-якої іншої папки Outlook (події календаря, контакту й т.д.). Розподіл по категоріях дозволяє розподілити велику кількість записів по тематичних підгрупах, що відноситься до конкретних проектів або сфер діяльності. Щоб відсортувати пункти категорії по одній з ознак, клацніть на заголовку відповідного стовпця. Повторне клацання на тому ж заголовку приводить до зміни порядку сортування на зворотний.
  5. У списку Стан задачі, що розкривається, виберіть пункт, що відображує її стан, наприклад, Завершена. Назву даної задачі буде перекреслено в списках всіх категорій, у які вона входить.
  6. Клацніть на ярлику Outlook Сьогодні. Ви побачите додані задачі й події календаря в списку, що приготований на сьогоднішній день.

 

II. Контакти

Outlook пропонує безліч інструментів керування великим списком контактів ­ записів, що містять інформацію про ваших знайомих і колег. Опираючись на бібліотеку контактів, можна швидко відправляти адресатам електронні повідомлення, планувати наради, виконувати необхідні телефонні дзвінки й багато інших дій:

  • створення контакту;

  • редагування контакту;

  • список розсилання;

  • планування наради;

  • щоденник;

  • телефонний дзвінок.

Контакт - це ім'я, прізвище, адреса, телефон й інша інформація про людину, з яким ви часто зв'язуєтеся тим або іншим способом. У список учасників контакту можуть входити колеги по роботі, клієнти, організації, з якими вам доводиться взаємодіяти, необхідні довідкові служби. Маючи електронну базу даних контактів Outlook, ви одержуєте можливість швидкого пошуку й сортування інформації з будь-якого параметра.

2.1. Створення контакту.

В Outlook інформація про людей й організації зберігається в папці Контакти. Передбачається, що спочатку ця папка порожня. Тому, перш ніж виконувати ті або інші операції, потрібно додати кілька контактів і навчитися коректувати уведені дані.

Щоб додати новий контакт, треба виконати наступні кроки:

  1. Виберіть у панелі ярликів Outlook значок Контакти.
  2. У панелі інструментів клацніть на кнопці Створити . Відкриється вікно бланка контакту. Воно має п'ять вкладок:
  • Загальні - містить поля для уведення часто використовуваної інформації: імені, адреси, назви компанії, телефонів, електронної адреси й заміток.
  • Подробиці - дозволяє вводити додаткові дані про людину, наприклад, відділ компанії, професію, скорочене ім'я, дату народження й т.п.
  • Дії - являє собою журнал операцій, що виконувалися з використанням даного контакту. Сюди записуються факти відправлення й одержання електронних повідомлень і листів, телефонні дзвінки.
  • Сертифікати -  зберігає сертифікати безпеки (цифрові ідентифікатори), що дозволяють розшифровувати електронні повідомлення, що надходять від людини, описаного в даному контакті.
  • Всі поля - дозволяє побачити всі поля контакту. За допомогою цієї вкладки можна змінити будь-яку інформацію, пов'язану з контактом, наприклад кольори заміток, записуваних з посиланням на цей контакт. Тут же можна ввести додаткові дані, такі як імена дітей або список захоплень.
  1. Заповніть всі поля, що містять інформацію про контакт. Щоб указати додаткові параметри імені, такі як по батькові, префікс звертання й суфікс, клацніть на кнопці Повне ім'я й заповніть відповідні поля. Клацніть на ОК.
  2. Адреса з'явиться на вкладці Загальні. При необхідності клацніть на кнопці зі стрілкою, розташованої нижче кнопки Адреса, виберіть інший різновид адреси й, повторивши попередні кроки, уведіть домашню адресу.
  3. Надрукуйте адресу електронної пошти в полі Электронна пошта.
    У полі приміток будь-якого контакту можна ввести додаткові пояснення або навіть додати файл. Такий файл може містити резюме людини, його фотографію й будь-яку іншу інформацію, що корисно зберігати разом з контактом.
  4. Щоб приєднати до контакту документ Word, клацніть на кнопці Додати файл.
  5. У вікні, що відкрилося, клацніть на кнопці Мої документи, виділите один з файлів з розширенням DOC і клацніть на кнопці Вставка. Значок файлу на вкладці Загальні. Тепер, щоб переглянути вміст файлу, досить двічі клацнути на його значку у вікні контакту.
  6. В списку Категорії встановите відповідний і клацніть на ОК.
  7. Щоб зберегти настроєний контакт і відразу перейти до уведення нового, клацніть Зберегти й створити.

2.2. Редагування контакту

Згодом у людей міняються адреси й телефони, а іноді ви- просто довідаєтеся додаткову інформацію, яку варто додати в контакт. У всіх таких випадках доводиться редагувати контакти. Щоб змінити контакт, відшукайте його в папці. Якщо вам не вдається швидко знайти потрібну людину, переміните режим перегляду, виконавши команду Вид ­ Поточне подання ­ По категоріях

2.3. Список розсилання

Крім одиночних контактів у папці можна розміщати списки розсилання, які є групами контактів. Щоб полегшити роботу, підготуйте список розсилання й включите в нього потрібні контакти . Після цього при відправленні чергової директиви не потрібно буде послідовно вказувати всі контакти, досить вибрати відповідний список розсилання. Для додавання списку виконаєте команду Дії ­ Створити список розсилання.

Записаний контакт із даними про людину або організацію дозволяє істотно заощаджувати час. За допомогою інструментів Outlook можна відправити за адресою контакту електронне повідомлення, послати запрошення на нараду відповідно до адрес, зазначеним у списку контактів, і навіть подзвонити по телефонному номері, зафіксованому в контакті. Вам не прийде повторно вводити адреси й телефони.. Outlook автоматично вважає необхідну інформацію з папки контактів.

2.4. Планування наради

Контакти, що зберігаються в Outlook, можуть використатися для розсилання запрошень на нараду. Для планування нарад Outlook пропонує спеціальний інструмент. Спробуйте скористатися ним.

  1. У панелі ярликів Outlook клацніть на значку Календар.
  2. Клацніть на кнопці Створити.
  3. Розкрийте вкладку Доступність учасників.
  4. Клацніть на кнопці Інші.
  5. У списку вікнадіалогу Джерело адрес, що відкрилося, виберіть пункт Контакти.
  6. В списку доступних імен і ресурсів клацніть на рядку з потрібним ім'ям.
  7. Клацніть на кнопці Обов'язковий, щоб указати на необхідність присутності цієї людини на нараді.
  8. Потім клацніть ОК.

2.5. Запис у щоденнику

Щоденник може зберігати не тільки записи про роботу з тими або іншими додатками Office. Ви можете самостійно заносити повідомлення в щоденник, зберігаючи хронологію певних подій. Використовуючи технологію «перетягнути й залишити», занесемо в щоденник запис про взаємодію з контактом. Припустимо, ви тільки що обговорили важливе питання зі своїм колегою й хочете зафіксувати цей факт.

  1. Відкрийте папку Контакти.
  2. Помістите покажчик на картку контакту з певним імя’м, натисніть кнопку миші й перетягнете контакт у панель ярликів Outlook на значок Щоденник. Відкриється вікно діалогу.
  3. У списку Тип виберіть пункт Телефонний дзвінок.
  4. У полі заміток поруч зі значком картки контакту введіть опис питання, що ви обговорювали.
  5. При необхідності зміните час і тривалість події. За замовчуванням Outlook установить час рівним поточний, а тривалість рівної 0.
  6. Клацніть на кнопці Зберегти й закрити.
  7. Щоб переглянути внесений запис щоденника, виберіть у списку, що розкривається, папок пункт Щоденник.
  8. Виберіть команду Вид - Поточне подання - По типу , щоб змінити режим перегляду щоденника.
  9. Клацніть на значку «плюс» у рядку заголовка Тип запису: Телефонний дзвінок. Ви побачите значок розмови, занесений у щоденник.
  10. Клацніть на значку правою кнопкою миші. Нижче перераховані команди контекстного меню, що з'явився .
  • Відкрити - відкриває документ, представлений значком (у цьому випадку запис щоденника).
  • Друк- друкує запис щоденника на стандартному принтері.
  • Переслати - формує повідомлення й відправляє запис щоденника по електронній пошті.
  • Відкрити запис у щоденнику - відкриває запис щоденника.
  • Відкрити посилання - відкриває об'єкт, на який посилається запис, у цьому випадку вікно того контакту, з яким ви зв'язувалися.
  • Категорії - дозволяє змінити категорію запису.
  • Видалити - видаляє запис щоденника.

2.6. Телефонний дзвінок

При створенні контактів в них були занесені номера телефонів людей. Якщо в комп'ютері встановлений модем, підключений до телефонної лінії, наявність цієї інформації дозволяє автоматично набирати номер телефону людини, з яким ви хочете зв'язатися. Звичайно, на перший погляд, простіше зняти трубку телефону й подзвонити в ручному режимі, але представте, що ви часто дзвоните в інші міста й вам хочеться знати, скільки часу тривала та або інша міжміська розмова. Outlook дозволяє автоматично хронометрувати телефонні дзвінки, зберігаючи запис про їх у щоденнику. Щоб подзвонити з використанням можливостей Outlook, виконаєте наступні кроки:

  1. Поверніться в папку контактів клацанням на відповідному ярлику панелі Outlook.
  2. Виділіть потрібний контакт.
  3. Клацніть на кнопці Набрати номер панелі інструментів.

Відкриється вікно діалогу нового дзвінка, у полі Контакт якого ви побачите зазначене раніше ім'я. У списку Номер уже введений один з телефонних номерів. Щоб вибрати інший, клацніть на кнопці цього списку й укажіть потрібний варіант.

  1. Клацніть на кнопці Властивості з'єднання.
  2. Перевірте, що всі параметри з'єднання відповідають реальному стану справ. Потім клацніть на кнопці ОК.
  3. Щоб телефонний дзвінок фіксувався в щоденнику, встановіть прапорець При кожному дзвінку створювати запис у щоденнику.
  4. Клацніть на кнопці Параметри з'єднання.

Вікно діалогу, що відкрилося, дозволяє додати настроювання для швидкого набору номера й настроїти властивості телефонної лінії (а при наявності декількох модемів вибрати той, через який підключений телефонний апарат).

Щоб мати можливість набору телефонного номера за допомогою комп'ютера, до телефонної розетки потрібно підключити рознімання Line модему, а телефонний апарат варто включити в рознімання Phone того ж модему.

  1. Увівши необхідні параметри, клацніть на кнопці ОК, щоб повернутися у вікно Новий дзвінок.
  2. Клацніть на кнопці Подзвонити. Outlook набере телефонний номер.
  3. Після з'єднання з абонентом зніміть слухавку й клацніть на кнопці Розмова.
  4. Закінчивши розмову, клацніть на кнопці Кінець зв'язку.
  5. Відкриється новий запис щоденника, у якій буде зазначені контакт і тривалість розмови. При необхідності скорегуйте параметри контакту й додайте коментарі.
  6. Клацніть на кнопці Зберегти й закрити. Запис параметрів телефонної розмови буде доданий в щоденник.

З повагою ІЦ "KURSOVIKS"!