Лекції з дисципліни Діловодство на ПК, НУДПСУ
« Назад
Різдв’янецька Т.М. Діловодство на ПК : конспект лекцій. –К.: КСУ, 2008 р. – 68 с. Наведено найважливіші й найсучасніші положення, що містить дисципліна «Діловодство на ПК». Подані тематика та повний зміст лекцій, а також наведено перелік літературних джерел та WEB-сайтів. Розробник: старший викладач кафедри інформатики та управляючих систем МІЕМ КСУ, Т.М. Різдв’янецька Рецензенти: кандидат технічних наук, доцент В.А. Антоненко, Міжрегіональний інститут економіки і менеджменту Київського славістичного університету кандидат фізико-математичних наук, доцент Б.Д. Пацай, Національного університету ДПС України Рекомендовано на засіданні кафедри інформатики та управляючих систем 28 січня 2008 року, протокол № 6. Схвалено на засіданні вченої ради Департаменту регіональних підрозділів і перспективного розвитку КСУ „___” _______2007 року, протокол № ____ Т.М. Різдв’янецька, 2008
ЗМІСТ ВСТУП Тематика і зміст лекцій 1.1. Загальні правила оформлення ділової кореспонденції 1.2. Склад обов’язкових реквізитів спеціального бланка 1.3. Етикет спілкування 1.4. Документи з господарської і договірної діяльності 1.5. Класифікація службових документів 1.6. Перевірка орфографії, граматики і розміщення переносів 1.7. Створення “довгих” документів Тема 2. Деякі прийоми створення документів 2.1. Створення комплексних текстових документів 2.2. Створення серії однотипних документів 2.3. Сумісне використання даних в додатках MS Office (OLE-технологія) 2.4. Використання макросів в Microsoft Office Тема 3. MS Outlook – організатор подій, задач і контактів 3.1. Навігація в Outlook 3.2. Календар 3.3. Задача 3.4. Створення контакту 3.5. Редагування контакту 3.6. Список розсилання 3.7. Планування наради 3.8. Запис у щоденнику 3.9. Телефонний дзвінок Тема 4. Електронна пошта 4.1. Настроювання електронної пошти 4.2. Зв'язок із провайдером 4.3. Відправлення пошти 4.4. Приєднання файлів 4.5. Читання пошти 4.6. Відповідь на лист Рекомендована література ВСТУП Діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності, а також раціональної організації і планування робочого процесу керівником, менеджером або рядовим виконавцем. Особливістю сучасного діловодства є широке застосування комп’ютерних технологій для опрацювання і друку документів згідно з вимогами діючих стандартів в даній галузі. Дотримування стандартів в роботі органів управління допомагає встановленню чіткого порядку і викоренення бюрократії. Оволодіння прийомами раціональної роботи з документами скорочує час на їх створення, обробку і пошук. Правильно підготовлений і оформлений документ – це свідоцтво культури виконавця. Крім того, важливим фактором успіху ділової людини є відмінна організація ділової діяльності. Таким організатором є додаток Microsoft Outlook, який може слугувати електронним аналогом записної книжки, обробляти повідомлення електронної пошти, зберігати список контактів і задач, вести щоденник подій.
Тематика і зміст лекцій Тема1. Загальні вимоги до оформлення ділової кореспонденції 1.1. Правила оформлення ділової кореспонденції. 1.2. Склад обов’язкових реквізитів спеціального бланка. 1.3. Етикет спілкування. 1.4. Документи з господарської і договірної діяльності. 1.5. Класифікація службових документів. 1.6. Перевірка орфографії, граматики й розміщення переносів. 1.7. Створення “довгих” документів. Рекомендована література: 1, 2, 3, 4
1.1. Загальні правила оформлення ділової кореспонденції Однією з форм ділового тексту є документ, зокрема ділова кореспонденція. З роками склалися узвичаєні правила оформлення службової, урядової, приватної кореспонденції. Це і сувора нормативність і дотримання юридичних положень і також бездоганне володіння правилами української мови – граматики, орфографії й пунктуації.
1.2. Склад обов’язкових реквізитів спеціального бланка Будь-яка ділова кореспонденція зазвичай готується на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію. Обов’язковими мають бути заголовок, адреса організації, установи, фірми, підприємства, куди надсилається документ. Назва ставиться у називному відмінку. Якщо ж кореспонденція адресується конкретній особі, то посада і прізвище її пишуться в давальному відмінку.
1.3. Етикет спілкування У ділових паперах у звертанні до офіційної особи використовуються офіційні форми ввічливості: шановний, вельмишановний. Після звертання ставиться кома, а текст починається з малої літери. Якщо ж звертання завершується знаком оклику, текст починається з абзацу із великої літери. Важливе значення має питання мовного етикету, особливо тепер, коли відбуваються зміни у виробничих відносинах окремих підприємств та установ. Це стосується переважно тих, хто займається складанням листів-прохань, листів-вимог, листів-презентацій, бо від змісту таких документів залежать відносини між колективами та приватними особами. Щоб не виказувати невдоволення діями партнера, рекомендується замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій щодо випуску нашої спільної продукції – Пропозиції щодо випуску нашої спільної продукції Вами ще не висловлені. Особливого значення набувають у ділових документах вставні слова, які пом’якшують тон спілкування. Наприклад: На жаль, за такі результати праці Ви не можете одержати премії. Займенник Ви в листах, офіційних документах пишеться з великої літери. Цим підкреслюється повага до адресата. Але надмірна ввічливість як і нав’язування своїх методів чи принципів у розв’язанні того чи іншого питання не сприяють позитивному результату. Серед ділової кореспонденції важливе місце займає листування. Лист – це узагальнена назва документів (лист-повідомлення, лист-подяка, лист-нагадування, лист-прохання, листи супровідні, рекламні), що пересилаються поштою. Листи набираються на комп’ютері. Особисті листи пишуться ще й від руки. Щодо змісту службового листа має бути вступ, виклад, висновки й закінчення. Текст складається довільно.
1.4. Документи з господарської і договірної діяльності 1.4.1. Договори з господарської діяльності Договір з господарської діяльності – це службовий документ, в якому фіксують угоду між сторонами про встановлення ділових відносин, пов’язаних з господарською діяльністю, який регулює ці відносини. Такі договори між підприємствами належать до найважливіших засобів міжвиробничих зв’язків у нових умовах господарювання й розвитку ринкових відносин. Сторонами договору можуть бути фізичні особи, працівники підприємств, організацій, установи, фірми. Договір – це юридичний документ, тому, формуючи його умови, необхідно уникати двозначності, нечіткості. Крім договорів з господарської діяльності є ще трудові договори. Існують різні види договорів з господарської діяльності:
Найпоширенішими договорами між підприємствами, організаціями установами, фірмами є договори про постачання, оренду, спільну діяльність, підряд. Договори з господарської діяльності оформляють на загальних трафаретних бланках, або на чистих аркушах паперу формату А4. Якщо договір складено на кількох аркушах, то їх нумерують, і кількість аркушів зазначають у тексті документа. Реквізити договору з господарської діяльності: 10 – назва виду документа (договір); 11 – дата (проставляють дату підписання документу); 12 – індекс; 14 – місце складення чи видання; 19 – заголовок до тексту (про що договір); 21 – текст. Текст договору поділяють на дві частини:
22 – позначка про наявність додатка (в разі потреби); 26 – відбиток печаток (проставляють відбитки гербових або круглих, що прирівнюються до гербових) усіх сторін, що підписали даний договір. Нижче від реквізиту 22 оформляють пункт “Юридичні адреси та підписи сторін”. У деяких договорах (наприклад, про оренду житлового приміщення, про матеріальну відповідальність) розділів може не бути, а лише зазначаються пункти. Дуже часто в договорах такі слова, як “Постачальник”, “Покупець”, “Продавець”, “Власник”, “Завод”, “Товариство”, “Фірма”, “Банк”, “Клієнт” пишуться з великої літери, оскільки вони набувають значення власного імені.
1.4.2. Трудові договори Трудовий договір – це угоди між особою, що наймається на роботу, та керівником підприємства або вповноваженим ним органом, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою. Види трудових договорів такі:
1.4.3. Трудовий контракт Різниця між трудовим контрактом та трудовим договором:
1.4.4. Трудова угода Трудова угода – це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником (дод. 40 “Сучасне діловодство”). Трудова угода, укладена з позаштатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов’язків. Основні реквізити: 10 – назва виду документа; 11 – дата; 12 – індекс; 14 – місце складання чи видання; 21 – текст (дві частини – вступна і основна); 23 – підпис; 26 – відбиток печатки організації.
1.5. Класифікація службових документів Документ – це об’єкт, який містить інформацію, оформлений у потрібному порядку, має юридичну силу і відповідає діючому законодавству. Документи класифікують за такими ознаками:
Розглянемо детальніше За способом фіксації:
За змістом:
За назвою:
За видом:
За складністю:
За місцем складання:
За терміном виконання:
За походженням:
За гласністю:
За юридичною силою:
За стадією виготовлення:
За терміном зберігання:
За видом діяльності:
1.6. Перевірка орфографії, граматики і розміщення переносів 1.6.1. Перевірка орфографії Орфографічні засоби застосовуються для перевірки правопису тексту й допомоги у виправленні помилок. Word може перевіряти орфографію автоматично під час набору тексту, або користувач може вручну перевірити частину або весь документ після завершення набору. Автоматична перевірка орфографії при наборі Для цього потрібно виконати команду Параметри в меню Сервіс, вкладка Правопис, установити прапорець Автоматична перевірка орфографії. Якщо при перевірці виявлене слово, що Word уважає помилковим, воно виділяється хвилястим підкресленням. Можна пропустити це слово, або виправити вручну, або викликати контекстне меню й вибрати:
Ручна перевірка орфографії відбувається в такий спосіб:
У цьому випадку треба вибрати один з варіантів:
1.6.2. Перевірка граматики Програма перевірки граматики допомагає відшліфувати стиль листа. Вказує на можливі помилки, такі як непогодженість підмета і присудка і невірно запропоновані сполучення, виявляє вирази, що свідчать про бідність стилю (штампи, недоречні слова). Перевірка граматики відбувається так:
1.6.3. Розміщення переносів. Переноси в тексті розставляються одним із трьох способів:
Автоматичне розміщення переносів у документі:
Розміщення переносів з підтвердженням. Якщо ви хочете контролювати правильність кожного переносу, треба виконати такі дії:
Ручне розміщення переносів Коли Word переносить слово, він вставляє спеціальний символ, що називається м'яким переносом. Якщо слово містить м'який перенос і перебуває усередині рядків, то знак переносу не виводиться на друк. Але м'який перенос залишається на місці і, якщо слово знову зрушується в кінець рядка, то Word має право розірвати його. Ви можете вставити вручну м'які переноси й деякі інші символи, що даються в таблиці.
1.7. Створення “довгих” документів 1.7.1. Використання режиму структури для організації документа. Цей режим корисний при плануванні й упорядкуванні документа великого об’єму і складної структури – статті, брошури, монографії тощо. Він дає такі переваги:
Щоб перейти в режим структури, треба виконати команду Структура в меню Вид або натиснути кнопку Режим структури (внизу, поруч із горизонтальною смугою прокручування) Word переходить до показу структури й виводить на екран Панель інструментів структури. У режимі структури перед кожним абзацом виводиться спеціальний структурний маркер: – заголовок з підтекстом. – заголовок без підтексту. – основний текст. Якщо заголовкам документа вже були призначені стилі Заголовок 1 - Заголовок 9 , то при переході в режим структури Word привласнить їм відступи й документ прийме структурний вид. У противному випадку всі заголовки й основний текст будуть виведені без відступів з поміткою ¤. Панель інструментів структури: – Підвищити рівень заголовка; – Понизити рівень заголовка; – Понизити рівень до звичайного тексту. Щоб виконати ці дії, треба встановити курсор на заголовку й нажати відповідну кнопку. За допомогою двох кнопок панелі структури можна швидко перемістити будь-який фрагмент тексту. Для цього треба виділити потрібні абзаци, натиснути одну із цих кнопок. У результаті виділений текст з’явиться перед попереднім абзацом або після наступного. Наступні кнопки використовуються для зміни рівня деталізації: – розгорнути. – згорнути. – заголовки. – показати все. – показати перший рядок. Наприклад, якщо виділити кілька заголовків і натиснути кнопку Згорнути, то зникне основний текст. Якщо натиснути цю кнопку знову, то зникнуть заголовки самого нижнього рівня. Нове натискання призведе до того, що зникнуть заголовки наступного рівня. Щоб повернути схований текст, треба натиснути кнопку Розгорнути. Кнопка – (показати формат) будучи натиснутої, показує формат, у противному випадку символи виглядають як при положенні атрибута формату Звичайний. 1.7.2. Нумерація заголовків Заголовки можуть нумеруватися автоматично за допомогою команди Нумерація заголовків. У вікні діалогу Нумерація заголовків виберіть потрібний зразок нумерації. Нагадує роботу нумерованими списками. Щоб змінити обраний формат нумерації або створити свій, натисніть кнопку Змінити. З'явиться вікно діалогу Змінити нумерацію заголовків, в якому можна задати форматування, позицію й початкове значення нумерації в заголовках. Щоб видалити нумерацію, натисніть кнопку Видалити у вікні діалогу Нумерація заголовків.
1.7.3. Створення звичайних і кінцевих виносок Текст звичайної виноски міститься внизу сторінки, а текст кінцевої виноски – наприкінці розділу або документа. Виноски створюються в такий спосіб:
Для швидкого створення виноски з автоматичною нумерацією натисніть: ALT‑CTRL‑F для звичайної виноски або ALT‑CTRL‑E для кінцевої. Щоб відредагувати або переглянути раніше створену виноску, треба виконати команду Виноски в меню Вид і зробити подвійне клацання на її знаку. Перемістити або скопіювати виноску можна перемістивши або скопіювавши її знак в інше місце будь-яким засобом редагування. Word автоматично перенумерує виноски й скопіює текст, якщо включено опцію Авто.
1.7.4. Створення змісту Переконайтеся, що кожному заголовку, що включає в зміст, призначений Стиль. Простіше скористатися вбудованими стилями Заголовок1-заголовок2. Їх можна накладати в режимі структури.
Тема 2. Деякі прийоми створення документів 2.1. Створення комплексних текстових документів 2.2. Створення серії однотипних документів 2.3. Сумісне використання даних в додатках MS Office 2.4. Використання макросів в Microsoft Office Рекомендована література: 8, 9, 10, 12, 13
2.1. Створення комплексних текстових документів Розглянемо прийоми створення текстових документів, що вміщують спеціальні елементи оформлення і вбудовані об’єкти нетекстової природи: формули, таблиці, діаграми, художні заголовки, ілюстрації, об’єкти мультимедіа. 2.1.1. Вставлення формул В додатку MS Word таким засобом є редактор формул MS Equation 3.0. Він дозволяє створювати формули, вставляючи їх в документ, а також редагувати їх безпосередньо в полі документа. Для запуску MS Equation 3.0 використовується меню Вставка – об’єкт, потім треба вибрати пункт MS Equation 3.0. Відкриється панель інструментів Формула, а лінійка меню Word замінюється лінійкою меню редактора формул. Редактор формул необхідно настроювати. Настроювання полягає в призначенні шрифтів для різноманітних елементів, що входять до складу формули і виконується в вікні діалогу Стилі. Це настроювання обов’язково, його достатньо виконати один раз. Інші настроювання виконуються у вікні діалогу Інтервал. Панель інструментів Інтервал містить два ряди кнопок. Кнопки задають своєрідні шаблони для формул. Наприклад, для введення простої дроби вибирається шаблон, в якому є чисельник і знаменник. Введення і редагування формул завершується натисненням ESC або закриттям панелі формул. Якщо клацнути поза полем формули в документі, формула буде вставлена в документ. Далі з нею можна працювати за допомогою CTRL X, CTRL C, CTRL V. Якщо зробити на формулі подвійне клацання, відкриється вікно редактора формул. Особливості редактора формул:
2.1.2. Вставлення й створення малюнків за допомогою Microsoft Word Двома основними типами малюнків, що використовуються у документах Microsoft Word, є графічні об'єкти й малюнки. Графічні об'єкти включають автофігури, криві, лінії й об'єкти WordArt. Ці об'єкти є частиною документа Word. Для зміни цих об'єктів, а також їхніх квітів, заливань, границь й інших параметрів, служить панель інструментів Малювання. Малюнки, створені з іншого файлу включають крапкові малюнки, скановані зображення й фотографії, а також картинки. Для зміни малюнків служать панель інструментів Настроювання зображення і деякі кнопки панелі інструментів Малювання. У деяких випадках для використання кнопок панелі інструментів Малювання необхідно попередньо розгрупувати малюнок і перетворити його в графічний об'єкт. Для вставки художньо оформленого тексту служить кнопка Додати об'єкт WordArt на панелі інструментів Малювання. За допомогою цього інструмента можна створювати нахилений, повернений і розтягнутий текст, а також текст із тінню й текст, уписаний у певні фігури. Тому що оформлений текст є графічним об'єктом, то для його зміни також можна використати інші кнопки панелі інструментів Малювання, наприклад, зробити заливання тексту яким-небудь малюнком. В Microsoft Word входить набір готових автофігур, які можна використати в документах. Можна міняти їхній розмір, повертати, відбивати й комбінувати з іншими фігурами, наприклад, з колами й квадратами, для створення більше складних фігур. Меню Автофігури на пане0лі інструментів «Малювання» містить кілька категорій фігур: лінії, основні фігури, елементи блок-схем, зірки й стрічки, а також винесення. У меню Автофігури на панелі інструментів Малювання входить кілька категорій інструментів. У категорію Лінії входять інструменти Крива, Полілінія й Мальована крива, які дозволяють малювати прямі й криві лінії, а також складаються з них фігури. Інструмент Крива використається для малювання кривих з підвищеною точністю. Інструмент Полілінія використовується для одержання більше якісного малюнка, без східчастих ліній і різких змін напрямку. Щоб об'єкт був схожий на намальований олівцем, скористайтеся інструментом Мальована крива. Фігура, що вийшла, буде мати практично такий же вид, як на екрані. Напис можна використати для винесення підписів й інших типів тексту, що описують малюнки. Після вставки напису його можна змінювати кнопками панелі інструментів Малювання, як і будь-який інший графічний об'єкт. Текст також можна додати в автофігуру й використати його як напис. Малюнки діляться на два типи: малюнки, які неможна розгрупувати (більшість імпортованих малюнків) і малюнки, які можна розгрупувати (метафайли з колекції кліпів). Після розгруповування малюнок можна перетворити в графічний об'єкт і змінити за допомогою кнопок панелі інструментів Малювання. У колекції кліпів міститься набір картинок, що можуть вставлятися в текст. Більшість картинок виконана у форматі метафайла. Тобто, для зміни картинки необхідно розгрупувати її й перетворити в графічний об'єкт. Колекція кліпів включає великий вибір малюнків, що дозволяють оформлення документа професійно зробленими зображеннями. У ній можна знайти все, що завгодно: від мальовничого тла до карти й від будинків до людей. Існує можливість вставки малюнка або сканованої фотографії, імпортованої з іншої програми або папки. Коли в тексті є виділений малюнок, з'являється панель інструментів Настроювання зображення з інструментами, що дозволяють обрізати малюнок, додати до нього границю або змінити його яскравість і контраст. Якщо панель інструментів Настроювання зображення відсутня, клацніть малюнок правою кнопкою миші й виберіть у контекстному меню команду Відобразити панель настроювання зображення. У текстовому редакторі Word є своя колекція малюнків. Для того щоб вставити малюнок з колекції зробіть таке:
Отже, як бачимо текстовий редактор Word, дозволяє не тільки створювати документи, які включають набір символів, але й дозволяють вставити таблиці й малюнки, створювати схеми. При чому, зробити це можна швидко й без особливих зусиль. Документ, що складається з тексту, таблиці, малюнків і так далі і є текстовий комплексний документ.
2.2. Створення серії однотипних документів
Користуючись командою Злиття дуже зручно створити серію однотипних документів, наприклад, серію листів, довідок або екзаменаційних квитків. Суть злиття полягає в тому, що створюється зразок, що містить загальну частину всіх вихідних документів і таблицю з оригінальними даними, потім автоматично поєднуючи зразок з таблицею, генерується набір вихідних документів. Всі копії вихідного документа успадковують загальний текст, але містять різну інформацію в певних позиціях, які заповнюються на основі таблиці. Зразок із загальною частиною всіх документів називається основним документом, таблиця (база даних) – джерелом даних, а позиції для вставки оригінальних даних - полями злиття. Конкретні назви полям надає користувач. Кожне поле характеризується кодом і значенням. Код – це деяка послідовність символів у фігурних дужках Кількість полів і їхні коди треба визначити для кожної задачі заздалегідь згідно з умовою задачі. Поля злиття користувач вставляє спеціальною командою Вставити поля злиття, вибираючи назви зі списку. Система автоматично поміщає назви в основний документ у точку вставки у подвійних кутових дужках. Розглянемо типову задачу. Нехай потрібно підготувати 50 листів акціонерам банку з повідомленням про нараховані дивіденди за результатами діяльності банку протягом минулого року. Структура основного документа може бути такою: <<Індекс>>, м.<<Місто>> <<Вулиця>> <<Ім’я>><<Прізвище>> {вставте звичайне поле Date} Вельмишановн<<Закінчення>> п. <<Ім’я>> <<Прізвище>>! Дирекція банку з приємністю повідомляє Вас, п. <<Ім’я>> <<Прізвище>>, що за результатами успішної діяльності банку Ваші дивіденди за минулий рік становлять <<Сума>> грн. З повагою, {вставте звичайне поле Author} комерційний директор. Поля {Date} і {Author} є звичайними. Усі інші поля є полями типу злиття. Пам’ятайте, що назви полів вручну вводити не можна. Тепер створимо джерело даних – файл, що міститиме потрібні дані про акціонерів, наприклад, у такому вигляді (тут розділювачом між даними є пропуск):
Джерелом даних може бути заздалегідь створений і записаний на диск текстовий файл, де дані набрано у наведеному вище вигляді (придатному для перетворення даних в таблицю), а також деяка таблиця даних, файл бази даних тощо. Суть злиття документів полягає в тому, що в результаті цього отримаємо певну кількість листів, що написані різними людьми. Замість назв полів будуть підставлені їхні конкретні значення, а кутові дужки на друк виводитися не будуть. Щоб побачити, що листи дійсно написані різним людям, потрібно клацати на кнопці лічильнику або клацнути на кнопці Злиття в новий документ – всі листи можна буде переглянути, користуючись смугою прокручування. Цю задачу можна розв’язати за два етапи засобами діалогового вікна команди Злиття і панелі інструментів Злиття. Послідовність дій така:
Розглянемо кнопки на панелі Злиття. Вони означають:
2.3. Сумісне використання даних в додатках MS Office (OLE-технологія) Існують три основних засоби обміну даними між додатками MS Office:
При статичному копіюванні дані стають частиною документа-одержувача і не зберігають ніякого зв’язку з документом або програмою, з якої вони були одержані. Якщо дані перетворюються до формату, зрозумілому програмі-одержувачу, тоді їх можна редагувати засобами тієї ж програми; в іншому разі їх можна тільки переглянути (наприклад, при вставленні в документ Word графічного зображення) При зв’язуванні вставлені дані зберігають зв'язок з документом або програмою, звідки вони були одержані. Якщо змінюється документ-джерело, тоді дані в документі-одержувачі можуть оновлюватися автоматично, або по запиту користувача. При впровадженні дані зберігають зв'язок з програмою-джерелом, але не з документом. В документі-одержувачі зберігається повна копія документа, що був впроваджений, як при статичному копіюванні. При редагуванні даних можна користуватися програмою-джерелом.
2.3.1. Статичне копіювання
2.3.2. Зв’язування Якщо треба зв’язати частину документа:
Якщо для зв’язування береться весь документ:
Для того щоб змінити дані, що зв’язані, необхідно вносити зміни в документ-джерело. Для змінення типу вставки в документі служить команда Зв’язки в меню Правка. Вона відкриває вікно діалогу Зв’язки в якому наведені зв’язки активного документа. Щоб змінити зв'язок, треба його виділити. Зі зв’язками, що виділені, можна виконувати такі дії:
2.3.3. Впровадження Блок впровадження називається впровадженим об’єктом. Можна одержати дані для впровадженого об’єкту з частини існуючого документу (перший засіб). Для цього зробіть таке:
Другий засіб створення впровадженого об’єкта полягає в використанні всього документа:
Третій засіб впровадження об’єкта полягає в створенні даних користуючись програмою-джерелом:
2.4. Використання макросів в Microsoft Office
Працюючи в додатках пакета Microsoft Office періодично доводиться виконувати послідовність операцій, що повторюється. Будь-яка послідовність команд може бути автоматизована й зведена до вибору пункту меню або натисканню комбінації клавіш. Для цього використаються макроси, які в точності повторюють ланцюжок ваших дій і тим самим заощаджують час. Макроси створюються мовою програмування Visual Basic for Application (VBA), але зовсім не обов'язково бути програмістом, щоб написати власний макрос. Як це робиться в додатках MS Word й Excel, ми й розглянемо. Макрос (макропрограма) – це послідовний набір команд, які можна виконувати, нажавши одну кнопку або комбінацію клавіш. Їхнє застосування істотно заощаджує час користувача й звільняє його від необхідності виконання рутинних операцій. Ціль макросів - автоматизувати повторювані дії й розширити функціональні можливості додатка. За допомогою макропрограм створюються великі модулі, що включають у себе додаткові команди, надбудови й т.д. Користувачі самі мають можливість створювати макроси, виходячи зі своїх потреб і характеру виконуваних завдань. Один раз написаний макрос може бути багаторазово використаний. Технологія макросів підтримується більшістю професійних програмних продуктів, серед яких: AutoCAD, Adobe Photoshop, 3D Studio Max, Microsoft Office й ін. 2.4.1. Підтримка макросів в Microsoft Office MS Office пропонує два способи створення макропрограм: безпосередньо введення її тексту (процедури VBA) у редакторі VBA або застосування вбудованого засобу запису. Перший варіант розрахований на досвідчених користувачів, або програмістів і дозволяє створювати повнофункціональні надбудови, функції й модулі. Другий, навпроти, надзвичайно простий і призначений для широкого користувача, не вимагає програмування на мові VBA. Автоматичне створення макросів здійснюється, шляхом запису команд, що генеруються при натисканні клавіш і дій миші. Послідовність наступна: включити запис, зробити всі операції, які повинен буде виконувати макрос, і зупинити запис. Попередньо макропрограмі необхідно дати унікальне ім'я, опис (необов'язково) і вказати параметри збереження – вони трохи відрізняються в різних додатках MS Office, але в загальному випадку їх два: збереження макросу в поточному документі (в інших він буде недоступний) або у власній бібліотеці макросів або шаблоні (стане доступний для всіх файлів у цьому додатку). Бібліотека макросів може бути перенесена на інший комп'ютер і підключена до відповідного додатка MS Office, а макропрограма, що збережена у файлі, копіюється і переноситься разом з ним. Для запуску створеного макросу можна винести кнопку в панель інструментів, додати пункт в одне з меню додатка або призначити комбінацію клавіш. При записі автоматично генерується текст макропрограми – процедура VBA. Бажаючим навчитися самостійно створювати гнучкі макроси безпосередньо в редакторі буде дуже корисно вивчити послідовність сгенерованих команд VBA. Для цього потрібно нажати сполучення Alt – F8, вибрати зі списку відповідний макрос і нажати кнопку Змінити. Створити макрос дуже легко, але треба попередньо продумати дії, які він повинен виконувати, і визначитися з місцем його збереження. У ході запису важливо бути акуратним при всіх операціях і не робити нічого зайвого, щоб макропрограма не містила непотрібних команд. 2.4.2. Макроси для Microsoft Word В MS Word макроси можна використати для форматування об'єктів (таблиць, малюнків і т.д.), вказівки різних настроювань для виведення поточного документа на друк, перетворення документів, створених в інших текстових редакторах, виконання різних дій з виділеними даними й іншими операціями. Розглянемо простий приклад. Його оцінять багато користувачів, які працюють з текстами в Word. Часто випадково при наборі або після сканування й розпізнавання в тексті з'являються зайві пробіли між словами. Навіть у малому фрагменті їхнє видалення вручну займе багато часу. За допомогою діалогового вікна пошуку й заміни це можна виконати 6-7 клацань мишею й введенням невеликого тексту. Створений макрос здатний замінити всі збіги двох і більше пробілів, що розташовані підряд, одним натисканням комбінації клавіш. Послідовність дій у цьому випадку наступна:
Після цього в тім же діалоговому вікні натисніть одну із кнопок Призначити макрос кнопці або Призначити макрос клавішам. При виборі першого варіанта відкриється віконце, з якого в MS Word 2003 назву даного макросу можна перетягнути на панель інструментів або на кожне меню (зробити його пунктом цього меню), а працюючи в Word 2007, нажавши кнопку Додати, можна помістити виклик макросу в панель швидкого доступу. Якщо ж ви бажаєте запускати макрос сполученням клавіш, виберіть другий варіант, укажіть бажану комбінацію й натисніть OK. 2.4.3. Макроси для Microsoft Excel В MS Excel макропрограми можуть бути використані для створення й печатки звітів, застосування спеціального форматування до обраних діапазонів клітинок, імпортування даних, автоматичної побудови діаграм, написання власних програм табличних обчислень та інше В MS Excel запис, збереження й швидкий запуск створених макросів здійснюється подібно тому, як це робиться в Word. Розглянемо кілька прикладів, з якими зустрічаються користувачі Excel. Іноді при введенні довгого заголовка таблиці, зміні й перерахуванні значень і подібних операцій деякі дані перестають міститися в клітинках. Внаслідок цього залежно від версії й поточних настроювань Excel, текст буде перекривати сусідні клітинки або «ховатися» під ними. Якщо ж вводяться числові дані, замість цифр ви можете побачити набір символів #####. Хоча недовго й вручну настроїти автопідбір ширини, у випадку періодичного повторення ситуації краще створити відповідний макрос для автоматичного виконання даних дій. Для цього необхідно:
Частина користувачів застосовують автоформат для швидкого створення таблиць. Напевно в кожного з них є свої, найбільше часто використовувані стандартні або створені стилі автоформату. Якщо їх небагато, запишіть для кожного макрос, призначте сполучення клавіш або задайте кнопки в панелі швидкого запуску. Тепер створення, розмітка й застосування стилів до таблиці будуть зведені до виділення потрібного діапазону клітинок і виклику відповідного макросу. Даний приклад актуальний і для застосування автоформата до таблиць в Word. Часто користувачі виводять на друк не весь документ цілком, а тільки необхідний фрагмент. Зробіть для цього макропрограму. Виділите фрагмент, почніть запис макросу, проробіть необхідні операції вручну й зупините запис. Згодом вам потрібно буде тільки виділити фрагмент і запустити відповідний макрос (його можна створити як в Word, так й в Excel). 2.4.4. Макроси й безпека Кілька порад користувачам, що застосовують макроси:
Встановлення настроювань, що рекомендують для Word або Excel: Сервіс – Параметри – Безпека – Захист від макросів виберіть ступінь захисту Середня або Висока.
Тема 3. MS Outlook – організатор подій, задач і контактів 3.1. Навігація в Outlook 3.2. Календар 3.3. Задача 3.4. Створення контакту 3.5. Редагування контакту 3.6. Список розсилання 3.7. Планування наради 3.8. Запис у щоденнику 3.9. Телефонний дзвінок Рекомендована література: 5, 6, 7, 8
Outlook керує документами комп'ютера й повідомленнями електронної пошти, зберігає список контактів з іншими людьми й компаніями, нагадує про призначені зустрічі й наради. Outlook може виконувати наступні операції:
Outlook пропонує безліч інструментів керування великим списком контактів записів, що містять інформацію про ваших знайомих і колег. Опираючись на бібліотеку контактів, можна швидко відправляти адресатам електронні повідомлення, планувати наради, виконувати необхідні телефонні дзвінки й багато інших дій:
Контакт – це ім'я, прізвище, адреса, телефон й інша інформація про людину, з якою ви часто зв'язуєтеся тим або іншим способом. У список учасників контакту можуть входити колеги по роботі, клієнти, організації, з якими вам доводиться взаємодіяти, необхідні довідкові служби. Маючи електронну базу даних контактів Outlook, ви одержуєте можливість швидкого пошуку й сортування інформації з будь-якого параметра.
3.1. Навігація в Outlook Outlook зберігає інформацію в папках, розташованих у спеціальних файлах (не слід плутати папки Outlook з папками жорсткого диска). Користувачеві не потрібно піклуватися про своєчасне збереження даних Outlook. Програма сама вчасно запише всі нові повідомлення, події й контакти на жорсткий диск. Папки Outlook досить різноманітні. Для обробки інформації, що зберігається в них, пропонується безліч різних інструментів. Із цієї причини Outlook має досить складний інтерфейс із великою кількістю кнопок, меню, списків і вікон діалогу. 3.1.1. Ярлики Outlook Після запуску Outlook на екрані з'являється вікно Outlook. У його лівій частині розташована панель із набором ярликів, що поділені на групи. У верхній частині вікна є звичайний рядок меню й панель інструментів. Інша ділянка вікна Outlook призначається під зміст відкритої папки, над яким розташовується список, особистих папок (тобто папок, зміст яких зберігається у внутрішніх файлах Outlook), що розкривається. Щоб вивести на екран ту або іншу інформацію зі стандартних папок Outlook, виконайте наступні кроки:
В основній області вікна Outlook з'явиться інформація про поточні події сьогоднішнього дня. Сюди виводиться список подій, що призначені у календарі Outlook, задачі, що заплановані на поточний день, а також стан поштових скриньок. Крім стандартних ярликів Outlook користувач може додавати власні ярлики й групи. Це дозволяє помістити в панель Outlook ярлики папок комп'ютера, що часто використовуються і інструментів Outlook, згрупувавши їх по темах. Можна додати нову групу, клацнувши в панелі ярликів правою кнопкою миші й виконавши в контекстному меню команду Додати групу Клацніть правою кнопкою миші в області ярликів нової групи й виберіть у контекстному меню команду Ярлик для панелі Outlook. Список Переглянути вікна діалогу, що відкрилося, дозволяє вибрати один із двох наборів папок:
Щоб видалити непотрібний ярлик, клацніть на ньому правою кнопкою миші й виберіть команду Видалити на панелі Outlook. Для видалення групи клацніть правою кнопкою миші на її заголовку й виберіть команду Видалити групу . За допомогою інструментів Outlook ви можете виконувати з файлами списку практично ті ж операції, що й у вікні Провідника Windows:
3.1.2. Щоденник У щоденник Outlook автоматично записуються всі операції, що виконувалися з документами Office. Щоб відкрити щоденник, виконайте наступні дії:
Клацніть на одному зі значків правою кнопкою миші. З'явиться контекстне меню, що дозволяє відкрити обраний файл, роздрукувати його, відправити документ по електронній пошті й виконати деякі інші операції. Для кожної зі своїх папок Outlook пропонує кілька режимів перегляду. Потрібний варіант можна вибрати в меню Вид Поточне подання. Але є й інший спосіб перемикання режимів. У панелі інструментів розташована кнопка організатора, що допомагає орієнтуватися в Outlook. Кнопка Організувати дозволяє нам працювати з організатором. Outlook. Його вкладки видозмінюються залежно від того, з якою папкою Outlook ви працюєте, і дозволяють швидко настроїти потрібний формат відображення інформації. Якщо клацнути на кнопці Знайти панелі інструментів, на зміну організаторові прийде інструмент спрощеного пошуку - ще один модуль Outlook, здатний у ряді випадків замінити складне вікно розширеного пошуку інформації. Кожна папка Outlook відноситься до одного з шести стандартних типів, кожний з яких має певне призначення й свій формат подання інформації:
3.1.3. Пошук Інструмент пошуку дозволяє користувачеві знаходити у всьому різноманітті папок Outlook необхідну інформацію. Щоб знайти потрібні записи, виконайте наступні дії:
Подвійне клацання на будь-якому з пунктів списку знайдених елементів відкриє вікно цього елемента й дасть можливість ознайомитися з його змістом. 3.2. Календар Календар являє собою нескінченний щоденник (ежедневник), у який записуються певні події. Ви можете внести в бланк календаря будь-яку подію, і повідомлення про неї з'явиться на екрані комп'ютера в зазначений момент, нагадавши вам про запланований захід. Іншим типом запису календаря є періодична подія, що подібна звичайній події, але генерує повідомлення регулярно через певні проміжки часу відповідно до заздалегідь настроєного розкладу. Третій тип запису календаря — це повідомлення про нараду, що автоматично розсилається програмою Outlook всім учасникам наради в заздалегідь зазначений момент часу. 3.2.1. Додавання події Робочий день ділової людини наповнений різними зустрічами, нарадами й семінарами. Календар допоможе організувати ваш розклад і вчасно нагадає про майбутню подію. Щоб додати заплановану зустріч у бланк календаря, виконайте наступні дії:
3.2.2. Періодична подія Деякі події повторюються досить часто з певною періодичністю. Щоб настроїти періодичну подію, виконайте наступні кроки:
Позиція перемикача Немає кінцевої дати розділу Межі повторення, обирана за замовчуванням, ініціює нескінченний процес повторення нагадувань. Позиція Завершити після дозволяє вказати кількість повторень події, після якого пропадає потреба розміщення записів у календарі надалі. Позиція Дата закінчення дає можливість ввести дату закінчення циклу повторення. Щоб установити для події підвищену важливість, клацніть на кнопці Важливість: висока панелі інструментів. 3.2.3. Запрошення на нараду Широкі можливості Outlook дозволяють нагадати про майбутню нараду не тільки вам, але й іншим учасникам. Для цього в Outlook інтегровані інструменти відправлення електронних повідомлень.
Outlook автоматично згенерує необхідні повідомлення й відправить їх учасникам наради по електронній пошті. Якщо комп'ютер зв'язується із провайдером за допомогою модему, то повідомлення будуть відправлені при черговому підключенні до поштового сервера.
3.3. Задача Список задач, що видний у правій частині календаря, принципово відрізняється від списку подій тим, що задачі не прив'язані до конкретного часу, а лише нагадують про ту роботу, яку потрібно зробити. Вони залишаються в списку доти, поки не будуть вилучені користувачем. Щоб не забути про пророблену роботу, задачі можна не видаляти, а позначати як виконані, тоді текст цих задач перекреслюється горизонтальною лінією. 3.3.1. Додавання задачі Задачі зберігаються в окремій папці Outlook. Додати їх туди можна в будь-який момент, навіть працюючи з іншими папками. Щоб створити запис про нову задачу потрібно:.
3.3.2. Перегляд задач Як і записи календаря, задачу теж можна переглядати в різних режимах.
3.4. Створення контакту
В Outlook інформація про людей й організації зберігається в папці Контакти. Передбачається, що спочатку ця папка порожня. Тому, перш ніж виконувати ті або інші операції, потрібно додати кілька контактів і навчитися коректувати уведені дані. Щоб додати новий контакт, треба виконати наступні кроки:
3.5. Редагування контакту Згодом у людей міняються адреси й телефони, а іноді вам просто з’являєтеся додаткова інформація, яку варто додати в контакт. У всіх таких випадках доводиться редагувати контакти. Щоб змінити контакт, відшукайте його в папці. Якщо вам не вдається швидко знайти потрібну людину, змініть режим перегляду, виконавши команду Вид – Поточне подання – По категоріях. 3.6. Список розсилання Крім одиночних контактів у папці можна розміщати списки розсилання, які є групами контактів. Щоб полегшити роботу, підготуйте список розсилання й включіть в нього потрібні контакти . Після цього при відправленні чергової директиви не потрібно буде послідовно вказувати всі контакти, досить вибрати відповідний список розсилання. Для додавання списку виконаєте команду Дії – Створити список розсилання . Записаний контакт із даними про людину або організацію дозволяє істотно заощаджувати час. За допомогою інструментів Outlook можна відправити за адресою контакту електронне повідомлення, послати запрошення на нараду відповідно до адреси, зазначеної у списку контактів, і навіть подзвонити по телефонному номеру, зафіксованому в контакті. Вам не знадобиться повторно вводити адреси і телефони.. Outlook автоматично прочитає необхідну інформацію з папки контактів.
3.7. Планування наради Контакти, що зберігаються в Outlook, можуть використатися для розсилання запрошень на нараду. Для планування нарад Outlook пропонує спеціальний інструмент. Щоб скористатися ним, потрібно.
3.8. Запис у щоденнику Щоденник може зберігати не тільки записи про роботу з тими або іншими додатками Office. Ви можете самостійно заносити повідомлення в щоденник, зберігаючи хронологію певних подій. Використовуючи технологію «перетягнути й залишити», можна занести в щоденник запис про взаємодію з контактом. Припустимо, ви тільки що обговорили важливе питання зі своїм колегою й хочете зафіксувати цей факт.
3.9. Телефонний дзвінок При створенні контактів в них були занесені номера телефонів людей. Якщо в комп'ютері встановлений модем, підключений до телефонної лінії, наявність цієї інформації дозволяє автоматично набирати номер телефону людини, з якою ви хочете зв'язатися. Звичайно, на перший погляд, простіше зняти трубку телефону й подзвонити в ручному режимі, але представте, що ви часто дзвоните в інші міста й вам хочеться знати, скільки часу тривала та або інша міжміська розмова. Outlook дозволяє автоматично хронометрувати телефонні дзвінки, зберігаючи записи про них у щоденнику. Щоб подзвонити з використанням можливостей Outlook, виконаєте наступні кроки:
Тема 4. Електронна пошта 4.1. Настроювання електронної пошти 4.2. Зв'язок із провайдером 4.3. Відправлення пошти 4.4. Приєднання файлів 4.5. Читання пошти 4.6. Відповідь на лист Рекомендована література: 5, 6, 7, 8 Outlook пропонує користувачеві систему електронної пошти, повністю інтегровану з іншими додатками Office. На цьому занятті ви навчитеся набудовувати її, відправляти повідомлення й переглядати вхідну пошту. У цьому розділі розглядаються наступні теми:
4.1. Настроюванняелектронної пошти Для використання електронної пошти необхідно мати зареєстровану поштову скриньку в одного із провайдерів електронної пошти, зв'язок з яким здійснюється через локальну мережу або модем. Для правильного настроювання поштової системи Outlook необхідно знати ім'я поштового сервера, ім'я й пароль реєстрації. При модемному з'єднанні потрібно також знати телефонний номер для зв'язку з комп'ютером провайдера. Відповідну інформацію можна одержати в службах технічної підтримки провайдера або в адміністратора локальної мережі. Щоб мати можливість одержувати й відправляти електронні повідомлення за допомогою Outlook, необхідно настроїти параметри зв'язку із провайдером. Для додавання служби електронної пошти виконаєте наступні дії:
4.2. Зв'язок із провайдером Щоб одержати вхідну пошту й відправити свої електронні повідомлення, потрібно зв'язатися із сервером провайдера, зазначеним службою, настроєної в попередній вправі. Для цього виконаєте наступні кроки:
Після однократного настроювання зв'язку із провайдером за допомогою майстра віддаленого з'єднання при кожному наступному запуску Outlook буде автоматично зв'язуватися з поштовим сервером й обмінюватися з ним наявними повідомленнями. Крім того, для відправлення або одержання термінової пошти ви завжди можете вручну з'єднатися із провайдером. 4.3. Відправлення пошти Outlook пропонує зручний інтерфейс для відправлення вихідних повідомлень. Для завдання адрес можна користуватися адресною книгою або списком контактів. Список розсилання дозволяє настроїти розклад відправлення листів. До будь-якого електронного повідомлення можна приєднати один або кілька файлів даних, які дійдуть до адресата разом із самим листом. Щоб створити новий електронний лист і відправити його по призначенню, досить заповнити кілька полів спеціальної форми Outlook і надрукувати текст.
Крім адреси, змісту й прапорів кожне повідомлення має набір додаткових параметрів, керуючих шифруванням, алгоритмом розсилання й правилами підтвердження повідомлень. Щоб одержати доступ до параметрів електронного листа, виконайте наступні кроки:
Модифікацію повідомлення і його параметрів необхідно виконувати до моменту передачі листа на сервер провайдера. Після того як лист піде, змінити його вже не можна. Outlook пропонує для відправлення й читання повідомлень два формати – звичайний й RTF. У звичайному форматі лист являє собою простий текст, подібний тому, що набирається в програмі Блокнот (Notepad). Такий текст не може містити елементів форматування. Тобто цей режим не дає можливості вибирати шрифт або призначати певним фрагментам особливе накреслення (курсив, напівжирний текст). Варіант RTF пропонує користувачеві досить більші оформлювальні можливості. Цей режим дозволяє настроювати шрифт і накреслення, форматувати маркіровані списки, змінювати кольори й відступи фрагментів. Однак формат RTF сприймається не всіма поштовими системами. Крім того, повідомлення в цьому форматі виявляються істотно довше, ніж звичайні листи. Із цієї причини формат RTF варто вибирати тільки в тому випадку, коли точно відомо, що одержувач зможе його відтворити. Щоб змінити формат повідомлення, розкрийте меню Формат і виберіть пункт Звичайний текст або Формат RTF. У сучасній поштовій системі для подання символів національних алфавітів використовується безліч різних кодувань. Для російського тексту в Інтернеті звичайно застосовується кодування KOI8-R, але іноді доводиться вибирати інше кодування. Якщо більшість одержувачів не може прочитати ваші повідомлення, порадьтеся із провайдером, яке кодування варто вибирати при відправленні електронних листів. Для зміни кодування розкрийте підменю Формат списки Важливість і Позначка дозволяють указати рівень важливості листа й ступінь офіційності повідомлення; Кодування – Додатково й виберіть потрібний варіант. Вибирати нестандартне кодування звичайно доводиться при читанні тих листів, які через збої в поштовій системі або через помилки в настроюваннях поштової програми відправника в стандартному режимі не читаються.
4.4. Приєднання файлів Незважаючи на можливість форматування тексту повідомлення за допомогою режиму RTF, все-таки досить важко (а точніше кажучи, неможливо) передати таким способом багатосторінковий документ, що містить складне форматування. Тим більше, не можна перетворити на текст двійковий файл або зображення. Тому Outlook пропонує простий механізм приєднання до листа будь-якого файлу. Такий файл передається через Інтернет разом з повідомленням. Одержувач може витягти його з листа й помістити на жорсткий диск свого комп'ютера. Щоб створити лист із приєднаним файлом, виконаєте наступні кроки:
При необхідності в одне повідомлення можна вставити кілька різних файлів. Але не забувайте, що відправлення довгих файлів за допомогою модему може зайняти багато часу. Тому перед приєднанням великого файлу, наприклад зображення, виконаного з високим розподіленням. Корисно зменшити його розмір за допомогою програми архівації, погодивши з одержувачем формат даних.
4.5. Читання пошти При першому запуску Outlook відкривається папка Вхідні (Inbox), що містить повідомлення, що прийшли по електронній пошті. Щоб повернутися до цієї папки в процесі роботи з Outlook і переглянути нові листи, що прийшли на вашу адресу, виконайте наступні кроки:
Після цього вам, імовірно, прийдеться почекати кілька хвилин, поки ваш комп'ютер і сервер провайдера обмінюються інформацією. По закінченні сеансу зв'язку заголовки нових листів з'являться в списку папки Вхідні. При цьому непрочитані листи відзначаються значком запечатаного конверта, а прочитані – значком відкритого. Дата одержання листа виводиться праворуч від назви теми. Листи із приєднаними файлами позначаються значком канцелярської скріпки . 4. Щоб прочитати лист, клацніть у списку папки Вхідні на його заголовку. Зміст повідомлення з'явиться в нижній половині вікна Outlook. 5. Якщо ви хочете вивести зміст листа в окреме вікно, клацніть на тім же заголовку двічі. 6. Щоб витягти з повідомлення приєднаний до нього файл, клацніть на значку цього файлу правою кнопкою миші й виберіть у контекстному меню команду Зберегти як . 7. У вікні діалогу, що з'явилося, відкрийте ту папку жорсткого диска, у якій потрібно зберегти приєднаний файл, введіть ім'я, під яким потрібно зберегти цей файл, і клацніть на кнопці Зберегти .Outlook автоматично розкодує інформацію й збереже її у вигляді зазначеного файлу. Контекстне меню значків приєднаних файлів містить кілька команд. З їхньою допомогою можна скопіювати файл, відкрити його у вікні швидкого перегляду, відкрити файл у додатку, в якому він був створений, роздрукувати інформацію або переглянути властивості приєднаного файлу. 8. Outlook автоматично відслідковує ті листи, які були прочитані, і позначає їх відповідним значком. Якщо ви хочете в майбутньому ознайомитися з текстом більш уважно, має сенс залишити листу позначку непрочитаного. Для цього треба клацнути на заголовку листа правою кнопкою миші й вибрати в контекстному меню команду Позначити як непрочитані.
4.6. Відповідь на лист За допомогою дій, що розглянуті вище, можна відправити лист будь-якому адресатові. Однак для формування відповідей на повідомлення, що прийшли, варто користуватися спеціальними інструментами, що значно прискорюють процедуру формування листа. 1. Щоб відповісти на повідомлення, що прийшло, виділите його у вікні папки Вхідні або відкрийте в окремому вікні. 2. Клацніть на кнопці Відповісти . Відкриється вікно нового вихідного повідомлення. У його адресне поле автоматично буде введена електронна адреса відправника вихідного листа. У полі Тема з'явиться копія теми листа, на яке ви відповідаєте, але перед нею будуть додані символи Re (від англійського слова reply – відповісти). В основне поле повідомлення буде вставлена копія листа, що прийшов. Відповідаючи на електронні листи, завжди залишайте таку копію вхідного повідомлення (можливо, урізавши її). Вона допомагає адресатові зрозуміти, на який з його листів прийшла відповідь. Це особливо актуально для тих, хто любить писати лаконічні відповіді типу «Так, я згодний». 3. Клацніть на кнопці Відправити напанелі інструментів. Відповідь буде записана у папку Вихідні й відправлена по призначенню при черговому сеансі зв'язку із сервером. У панелі інструментів вікна вхідного повідомлення і папки Вхідні (Inbox) є ще дві важливі кнопки. Перша з них – Відповісти всім генерує повідомлення, аналогічне описаному вище, однак у полі Кому додається не тільки адреса відправника вихідного листа, але й адреси всіх його одержувачів .Це дозволяє швидко ознайомити з відповіддю всіх осіб, зацікавлених в одержанні інформації з даного питання. Кнопка Переслати генерує копію повідомлення, що прийшло, залишаючи рядок Кому порожнім. Ви самі повинні ввести в неї потрібну адресу. Ця кнопка використається в тих випадках, коли отриманий лист потрібно просто переслати іншій людині. Раніше були розглянуті папки Вихідні (Outbox) і Вхідні (Inbox) поштової системи Outlook. Але цим список папок групи Пошта не обмежується. За замовчуванням Outlook створює в ній ще дві спеціальні папки:
Крім стандартних папок у групі Пошта можна розмістити будь-яке число додаткових папок, призначених для зберігання прочитаних листів або чернеток. Наявність декількох папок дозволяє ділити вхідні повідомлення по темах. Щоб додати нову поштову папку, виконаєте наступні кроки: 1. Виберіть команду Файл – Створити – Папка . 2. У полі Ім'я папки вікна діалогу, що відкрилося, введіть назву нової папки. 3. У списку Зміст папки, що розкривається, виберіть пункт Елементи типу Пошта 4. У списку Помістити папку у виділіть пункт Вхідні (Inbox). 5. Клацніть на кнопці ОК. 6. У вікні діалогу, що запитує про необхідність розміщення значка нової папки в панелі ярликів, клацніть на кнопці Так Щоб у процесі роботи з Outlook перемістити лист із однієї папки в іншу, виконаєте наступні дії: 7. Відкрийте папку, що містить повідомлення, яке потрібно перемістити. 8. У списку листів клацніть на переміщуваному повідомленні правою кнопкою миші й виберіть у контекстному меню команду Перемістити в папку . 9. У вікні діалогу Переміщення елементів двічі клацніть на тій папці, у яку потрібно помістити повідомлення. За допомогою описаної послідовності кроків можна переміщати не тільки поштові повідомлення, але й елементи будь-яких інших папок Outlook.
Рекомендована література
З повагою ІЦ "KURSOVIKS"! |