Лекція на тему Створення серії однотипних документів, НУДПСУ
« Назад
Створення серії однотипних документівКористуючись командою Злиття дуже зручно створити серію однотипних документів, наприклад, серію листів, довідок або екзаменаційних квитків. Суть злиття полягає в тому, що створюється зразок, що містить загальну частину всіх вихідних документів і таблицю з оригінальними даними, потім автоматично поєднуючи зразок з таблицею, генерується набір вихідних документів. Всі копії вихідного документа успадковують загальний текст, але містять різну інформацію в певних позиціях, які заповнюються на основі таблиці. Зразок із загальною частиною всіх документів називається основним докуменом, таблиця (база даних) - джерелом даних, а позиції для вставки оригінальних даних - полями злиття.Поля злиття мають спільну назву Merge Field, а конкретні назви надає користувач. Кожне поле характеризується кодом і значенням. Код - це деяка послідовність символів у фігурних дужках Кількість полів і їхні коди треба визначити для кожної задачі заздалегідь згідно з умовою задачі. Поля злиття користувач вставляє спеціальною командою Вставити поля злиття, вибираючи назви зі списку. Система автоматично поміщає назви в основний документ у точку вставки у подвійних кутових дужках. Розглянемо типову задачу. Нехай потрібно підготувати 50 листів акціонерам банку з повідомленням про нараховані дивіденди за результатами діяльності банку протягом минулого року. Структура основного документа може бути такою: <<Індекс>>, м.<<Місто>> <<Вулиця>> <<Ім’я>><<Прізвище>> {вставте звичайне поле Date} Вельмишановн<<Закінчення>> п. <<Ім’я>> <<Прізвище>>! Дирекція банку з приємністю повідомляє Вас, п. <<Ім’я>> <<Прізвище>>, що за результатами успішної діяльності банку Ваші дивіденди за минулий рік становлять <<Сума>> грн.. З повагою, {вставте звичайне поле Author} комерційний директор. Поля {Date} і {Author} є звичайними. Усі інші поля є полями типу злиття. Пам’ятайте, що назви полів вручну вводити не можна. Тепер розглянемо (створимо) джерело даних – файл, що міститиме потрібні дані про акціонерів, наприклад, у такому вигляді (тут розділювачем між даними є пропуск):
Джерелом даних може бути заздалегідь створений і записаний на диск текстовий файл, де дані набрано у наведеному вище вигляді (придатному для перетворення даних в таблицю), а також деяка таблиця даних, файл бази даних тощо. Суть злиття документів полягає в тому, що результати цього отримаємо певну кількість листів написаних різними людьми. Замість назв полів будуть підставлені їхні конкретні значення, а кутові дужки на друк виводитися не будуть. Щоб побачити, що листи дійсно написані різним людям, потрібно клацати на кнопці лічильнику або клацнути на кнопці Злиття в новий документ – всі листи можна буде переглянути, користуючись смугою прокручування. Цю задачу можна розв’язати за два етапи засобами діалогового вікна команди Злиття і панелі інструментів Злиття. Послідовність дій така: 1. Оголошують новостворений чи поточний документ документом злиття на бланку і створюють чи задають для нього джерело даних так: 2. Створюють основний документ – вводять основний текст, вставляють поля злиття, користуючись панеллю інструментів Злиття 3. Виконують злиття основного документа з джерелом даних у новий документ (можна виконати злиття на принтер) так: Сервіс-Злиття-3. З’єднати -Призначення: новий документ- З’єднати -Зберегти результат роботи у файлі. 4. Робота спрощується, якщо база даних з відповідними назвами полів була створена раніше. Тоді джерело даних створювати не потрібно, залишається його лише використовувати. Розгляньте кнопки на панелі Злиття. Вони означають: відображати код поля або дані, перший запис, попередній запис, перейти до запису з номером 1, наступний запис, останній запис, відкрити діалогове вікно Злиття, пошук помилок, злиття в новий документ, злиття під час друку, злиття, знайти запис, редагувати джерело даних. З повагою ІЦ "KURSOVIKS"! |