Загальні вимоги до оформлення ділової кореспонденції та етикету, НУДПСУ
« Назад
Загальні вимоги до оформлення ділової кореспонденції
Правила оформлення ділової кореспонденціїОднією з форм ділового тексту є документ, зокрема ділова кореспонденція. З роками склалися узвичаєні правила оформлення службової, урядової, приватної кореспонденції. Це і сувора нормативність і дотримання юридичних положень і також бездоганне володіння правилами української мови – графіки, орфографії й пунктуації. Склад обов’язкових реквізитів спеціального бланкаБудь-яка ділова кореспонденція зазвичай готується на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію. Обов’язковими мають бути заголовок, адреса організації, установи, фірми, підприємства, куди надсилається документ. Назва ставиться у називному відмінку. Якщо ж кореспонденція адресується конкретній особі, то посада і прізвище її пишуться в давальному відмінку. Етикет спілкуванняУ ділових паперах у звертанні до офіційної особи використовуються офіційні форми ввічливості: шановний, високошановний, вельмишановний. Після звертання ставиться кома, а текст починається з малої літери. Якщо ж звертання завершується знаком оклику, текст починається з абзацу із великої літери. Важливе значення має питання мовного етикету, особливо тепер, коли відбуваються зміни у виробничих відносинах окремих підприємств та установ. Це стосується переважно тих, хто займається складанням листів-прохань, листів-вимог, листів-презентацій, бо від змісту таких документів залежать відносини між колективами та приватними особами. Щоб не виказувати невдоволення діями партнера, рекомендується замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій щодо випуску нашої спільної продукції – Пропозиції щодо випуску нашої спільної продукції Вами ще не висловлені. Особливого значення набувають у ділових документах вставні слова, які пом’якшують тон спілкування. Наприклад: На жаль, за такі результати праці Ви не можете одержати премії. Займенник Ви в листах, офіційних документах пишеться з великої літери. Цим підкреслюється повага до адресата. Але надмірна ввічливість як і нав’язування своїх методів чи принципів у розв’язанні того чи іншого питання не сприяють позитивному результату. Оформляємо лист. арх. 136 підручник Л.М.Паламар, Г.М.Кацовець “Мова ділових паперів”. Серед ділової кореспонденції важливе місце займає листування. Лист – це узагальнення назва документів (лист-повідомлення, лист-подяка, лист-нагадування, лист-прохання, листи супровідні, рекламні), що пересилаються поштою. Листи друкуються на друкарській машинці або набираються на комп’ютері. Особисті листи пишуться ще й від руки. Щодо змісту службового листа має бути вступ, виклад, висновки й закінчення. Текст складається довільно.
Документи з господарської і договірної діяльностіДоговори з господарської діяльностіДоговір з господарської діяльності – це службовий документ, в якому фіксують угоду між сторонами про встановлення ділових відносин, пов’язаних з господарською діяльністю, і який регулює ці відносини. Такі договори між підприємствами належать до найважливіших засобів між виробничих зв’язків у нових умовах господарювання й розвитку ринкових відносин. Сторонами договору можуть бути фізичні особи, працівники підприємств, організацій, установи, фірми. Договір – це юридичний документ, тому, формуючи його умови, необхідно уникати двозначності, нечіткості. Крім договорів з господарської діяльності є ще трудові договори. Існують різні види договорів з господарської діяльності:
Найпоширенішими договорами між підприємствами, організаціями установами, фірмами є договори про постачання, оренду, спільну діяльність, підряд. Договори з господарської діяльності оформляють на загальних трафаретних бланках, або на чистих аркушах паперу формату А4. Якщо договір складено на кількох аркушах, то їх нумерують, і кількість аркушів зазначають у тексті документа.
Реквізити договору з господарської діяльності10 – назва виду документа (договір); 11 – дата (проставляють дату підписання документу); 12 – індекс; 14 – місце складення чи видання; 19 – заголовок до тексту (про що договір); 21 – текст (Текст договору поділяють на дві частини:
22 – позначка про наявність додатка (в разі потреби); 26 – відбиток печатки (проставляють відбитки гербових або круглих, що прирівнюються до гербових) печаток усіх сторін, що підписали даний договір. Нижче від реквізиту 22 оформляють пункт “Юридичні адреси та підписи сторін”. У деяких договорах (наприклад, про оренду житлового приміщення, про матеріальну відповідальність) розділів може не бути, а лише зазначаються пункти. Дуже часто в договорах такі слова, як “Постачальник”, “Покупець”, “Продавець”, “Власник”, “Завод”, “Товариство”, “Фірма”, “Банк”, “Клієнт” пишуться з великої літери, оскільки вони набувають значення власного імені.
Трудові договориТрудовий договір – це угоди між особою, що наймається на роботу, та керівником підприємства або вповноваженим ним органом, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою. Види трудових договорів такі:
Трудовий контракт Різниця між трудовим контрактом та трудовим договором:
Трудова угода Трудова угода – це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником (дод. 40 “Сучасне діловодство”). Трудова угода, укладена зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов’язків. Основні реквізити: 10 – нзва виду документа; 11 – дата; 12 – індекс; 14 – місце складання чи видання; 21 – текст (дві частини – вступна і основна); 23 – підпис; 26 – відбиток печатки організації.
Література:
З повагою ІЦ "KURSOVIKS"! |