Лекція №4 на тему Модернізація бізнес-процесу управління документами в ДПС України, НУДПСУ

Лекція 4.

Модернізація бізнес-процесу "управління документами" в ДПС України

Документообіг регламентується чинним законодавством України, нормативними актами юридичних осіб, угодами об’єднань громадян і юридичних осіб. Цими документами визначаються правила взаємодії суб’єктів документообігу, їх ролі та права щодо володіння, користування та розпоряджання документами, порядок оформлення інформації й фіксації її на матеріальних носіях. Інформаційна діяльність у межах установленого регламенту документообігу за допомогою відповідних засобів утворює систему документообігу.

При зростанні обсягів документації дедалі гостріше стають проблеми актуальності інформації, пошуку документів, розпорошеності інформації про документ, довготривалості процедур передачі документів в організації, втрати інформації про місцезнаходження документів, збереження паперових документів та їх документообіг, трудомісткості рутинних операцій у діяльності менеджерів, витрати часу на підготовку якісних управлінських рішень.

Автоматизація документообігу основана на тому, що при реєстрації паперового документу він повністю або частково переводиться в електронну форму і вся подальша робота проводиться в основному з електронними реєстраційними картками та представленнями документів. Використання такої технології прискорює рух документів, забезпечує ефективний контроль виконання документів, підвищує ефективність роботи як окремих працівників, так і всієї організації в цілому, зменшує витрати на розмноження, передачу та збереження документів тощо.

Загальні відомості про документообіг в органах податкової служби

Послідовність виконання працівниками визначених функцій та процедур для досягнення поставленої мети у рамках своєї діяльності називається діловим процесом або бізнес-процесом. Ділові процеси у підрозділах податкової служби супроводжуються відповідними документами, які з’являються у процесі виконання певних операцій і у продовж свого існування можуть проходити по різних підрозділах.

Ефективність виконання підрозділами податкової служби своїх функцій у значній мірі визначається прийнятою системою документообігу. Як показує практика, система документообігу при ручній обробці є складною із-за існування різних форм документів, багатоетапності проходження кожної з них, дублювання інформації у різних документах, участі у виконанні багатьох підрозділів тощо.

Всі документи структуровані по групах відповідно до загальнодержавних стандартів по діловодству. Документ – це інформаційне повідомлення, що фіксується певним способом на бланку установленої форми і має юридичну силу.

Для органів державної податкової служби характерним є те, що діловодні операції органічно вплітаються у ділові процедури. Основна відмінність діловодства від ділових процедур полягає у тому, що діловодство відповідає за документаційне забезпечення функціонування органів податкової служби, а ділові процедури – за виконання цільових функцій та процедур, це також спосіб здійснення практичного управління діяльністю підрозділів.

Згідно загальнодержавних стандартів, документообіг - це керований рух готових документів як всередині організації, так і за її межами. Документаційне забезпечення ділових процесів відображає питання документування та організації роботи з документами, їх систематизацію та архівування.

Основні функції діловодства у підрозділах податкової служби включають наступні процедури:

• розробка номенклатури справ;

• організація за дорученням керівництва підготовки проектів документів, забезпечення оформлення та випуску документів;

• організація та забезпечення документального та організаційно-технічного обслуговування роботи колегіальних органів;

• організація друкарського виготовлення, копіювання та тиражування документів;

• уніфікація системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вжиття заходів по скороченню кількості форм і видів документів;

• здійснення контролю за підготовкою та оформленням документів, їх своєчасним виконанням у державних податкових адміністраціях (інспекціях), вжиття заходів по скороченню термінів проходження та виконання документів, узагальнення та аналіз даних про хід та результати цієї роботи;

• прийом, реєстрація, ведення обліку, забезпечення зберігання, оперативний пошук, інформування за документами та доставка документів;

• забезпечення дотримання єдиного порядку відбору, обліку, зберігання документів, що створюються під час діяльності державних податкових адміністрацій (інспекцій) для передачі на державне зберігання;

• удосконалення форм роботи з документами у державних податкових адміністраціях (інспекціях) з урахуванням використання організаційної техніки та ПК; сприяння процесу переходу до електронного документообігу;

• здійснення організаційно-методичного керівництва роботою з документами у підрозділах державних податкових адміністрацій (інспекцій);

• організація підвищення кваліфікації працівників державних податкових адміністрацій (інспекцій) у роботі з документами;

• впровадження державних стандартів, уніфікованих систем документації (УСД), типової інструкції з діловодства в органах державної податкової служби України та інших нормативів ДПА;

• засвідчення печаткою документів у випадках, передбачених типовою структурою з діловодства.

Тобто, в усіх випадках діловодство містить у собі документаційне забезпечення ділових процедур.

Суттєво змінити підходи до організації обробки потоків інформації, автоматизувати процеси документообігу у підрозділах податкової служби дозволяють сучасні інформаційні технології. Перш за все, необхідно відзначити роль персональних комп’ютерів при формуванні первинних документів - самої трудомісткої операції у процесі автоматизації обробки інформації. Впровадження сучасних автоматизованих систем управління документами спрощує пошук, збереження та обробку потоків документів, надає певні переваги при сумісному використанні документів, що в цілому сприяє підвищенню ефективності діяльності системи управління в тій чи іншій установі.

Засоби автоматизації документообігу

Основне призначення систем автоматизації документообігу – автоматизація рутинних операцій, пов’язаних із формуванням документів, оперативна передача та слідкування за переміщенням інформаційних ресурсів підрозділів, забезпечення конфіденційності документообігу, контроль за виконанням завдань, пов’язаних із обробкою документів тощо. Тому автоматизована інформаційна система податкової інспекції, банку чи навчального закладу повинна мати обов’язкову складову – систему автоматизації документообігу. При цьому, документом може бути файл текстового процесору MS Word, електронна таблиця MS Excel, факс тощо. Критеріями вибору таких системи є масштаби організації, рівень комп’ютерного забезпечення та ступінь технологічної підготовки в області комп’ютерної обробки, структура управління, наявність або відсутність автоматизованих систем управління. При виборі таких систем необхідно також враховувати: можливість інтеграції з іншими автоматизованими системами і базами даних, простоту і легкість освоєння та обслуговування, зручність в роботі, роботу в мережі, надійність, захист від несанкціонованого доступу. Особливу увагу менеджери підприємства повинні приділяти оптимальності організації документообігу при значних обсягах документів у разі створення системи документообігу спеціалістами підприємства або за індивідуальним замовленням фірмі, яка спеціалізується на цьому. Перед початком впровадження будь-яка система повинна пройти спеціальну сертифікацію та тестування, що забезпечить захист документів, їх збереження тощо.

Сучасний ринок програмного забезпечення пропонує достатньо різноманітний набір засобів автоматизації документообігу. До їх числа входять програмні комплекси двох типів:

• системи управління діловими процесами;

• системи управління документами.

Традиційно ці системи створюються за трикомпонентною "клієнт-серверною" архітектурою, яка забезпечує виконання на комп’ютері клієнта програм вводу та відображення даних (див. Лекція на тему: „Модернізація інформаційної системи ДПС та створення інтегрованого інформаційно-аналітичного середовища органів ДПС”). Безпосередня обробка даних виконується сервером додатків, а самі данні зберігаються на сервері баз даних.

Серед систем управління діловими процесами можна виділити два класи систем:

• Workflow;

• groupware.

Cистеми цих класів автоматизують і підтримують колективну роботу в офісі. Системи класу groupware орієнтовані на автоматизацію роботи невеликого колективу і підтрумують сумісне використання (коректний розподіл) інформації групою користувачів. Системи класу workflow орієнтовані на автоматизацію роботи всієї корпорації і підтримують розподіл робіт, тобто підтримують виконання одного великого завдання групою виконавців. Системи workflow і системи groupware доповнюють одна одну. Прийняття рішення щодо вибору однієї з них, чи використання їх комбінації визначається завданнями, що вирішуються в організації.

При необхідності підвищити ефективність роботи окремого працівника в колективі необхідно вибрати систему класу groupware. Це може бути програмний продукт Lotus Notes (Lotus Development), MS Outlook тощо.

Із метою підвищення ефективності ділових процесів всієї організації у цілому, доцільним є впровадження і використання системи класу workflow. На ринку програмного забезпечення представлені системи ActionWorkflow, OPTiMA-WorkFlow, WorkRoute 2000 тощо.

Більшість вітчизняних систем управління діловими процесами побудовані на базі західних корпоративних інформаційних систем, однак є і повноцінні вітчизняні розробки, що відповідають державним стандартам та підтримують мову, традиції ведення та організації вітчизняного діловодства. Прикладом таких систем є Босс-Референт, що розроблена на базі продукту Lotus Notes, який на сьогоднішній день є загальновідомим стандартом систем підтримки групової роботи.

Основною задачею систем управління діловими процесами є маршрутизація завдань між учасниками ділового процесу в рамках організації контролю за їх виконанням. Базовими поняттями категорійного апарату системи управління діловими процесами є поняття маршруту і завдання.

Маршрут - це схема руху документа або послідовність етапів виконання тієї чи іншої роботи в рамках ділового процесу.

Завдання - це частина роботи, яку повинен виконати на певному етапі конкретний виконавець.

Кожний маршрут має свого ініціатора, тобто, користувача системи, який визначає завдання кожному виконавцю, а також може мати спостерігача - користувач, якому доступна інформація про стан проходження заданого маршруту.

Маршрут ділового процесу може бути:

• Довільним. Учасники ділового процесу самі визначають список користувачів (при умові, що вони мають на це права), яким пересилаються завдання та порядок їх передачі (послідовно від одного користувача до іншого чи одночасно всім користувачам за списком).

• Строго визначеним. Діловий процес є достатньо формалізованим і може бути попередньо описаний графічним способом. Це “жорсткий маршрут”. При цьому задаються досить складні умови передачі завдань між виконавцями. У момент відправлення завдання на виконання по маршруту ініціатор тільки призначає конкретних виконавців на раніше визначені ролі.

• Змішаним На кожен етап маршруту може бути назначено декілька виконавців, які у свою чергу, можуть отримувати завдання послідовно один за другим або одночасно після завершення попереднього етапу.

Тобто, відмінності в організації маршрутів полягають у способах реалізації технології передачі завдань між учасниками ділового процесу.

Необхідність у створенні систем управління документами пояснюється, перш за все бажанням перенести всю рутинну роботу пов’язану із пошуком, збереженням та обробкою потоків паперових документів на комп’ютерні засоби.

Основними функціями системи управління документами є пошук, збереження в електронному виді адміністративних, фінансових документів, факсів, зображень, тобто всіх документів, що надходять до організації і тих, що циркулюють в ній. А також, пошук документів за атрибутами, за контекстом, формування папок відібраних документів та забезпечення сумісного використання.

На ринку програмних продуктів пропонується понад 500 систем управління документами. Технологічно вони відрізняються одна від одної методами індексування та способами пошуку необхідної інформації. У системах управління документами першого покоління графічні образи документів ідентифікуються за допомогою ключових слів, за якими потім відбувається пошук необхідної інформації. Основним способом вводу документів у цих системах є сканування. Разом з тим, можуть бути використання також магнітні та оптичні диски чи модем. Прикладом таких систем є програмні продукти Soft Solutions (SoftSolutions), DocuData (LazerData), WorkFLO Business System (FileNet).

У наступних поколіннях систем управління документами використовується технологія оптичного розпізнавання символів. Після сканування та розпізнавання документа в системі, його графічний образ перетворюється в текстовий файл, в якому виправляються всі помилки, що з’явилися при розпізнаванні символів. Пошук інформації відбувається за допомогою механізму строгого (чіткого) пошуку по змісту всього документа. Така технологія використовується в системах ZyIMAGE (ZyLABDivision of IDI), Topic (Verity), BRS/Search (Dataware).

На початку 90-х років з’явилися нові розробки з використанням технології нейронних мереж та штучного інтелекту. У цих системах (третього покоління) реалізований нечіткий пошук по всьому документу. Нечіткий пошук означає індеферентність по відношенню до помилок, як у тексті так і у самому запиті на пошук. Тобто, у цих системах зведено до мінімуму вплив помилок розпізнання символів, помилок при введені символів з клавіатури, помилок допущених при формуванні запиту.За допомогою механізму нечіткого пошуку система завжди знаходить інформацію, яка найкраще відповідає запиту користувача.

Комбінація технологій WorkFlow, систем управління документами, систем управління базами даних, а також інтеграція програмних продуктів, що реалізують ці технології дає повне вирішення проблеми автоматизації роботи з документами, які зберігаються у файловій системі або в системі управління документами. Використання систем електронного документообігу суттєво прискорює проведення ділових операцій та зменшує обсяги макулатури, непродуктивний час працівників та витрати організації, пов’язані із формуванням звітності, отриманням інформації від різних зовнішніх установ тощо.

Впровадження автоматизованих систем документообігу в органах податкової служби дозволить не тільки ефективно контролювати процеси обробки документів, але й значно підвищити їх достовірність. Керівники на якісно новому рівні вирішуватимуть питання системного управління бізнес-процесами за рахунок організації єдиного централізованого сховища даних, формалізації технологічних процесів створення та обробки документів.

Модернізація бізнес-процесів сегменту “управління документами”

Відповідно до першого етапу реалізації проекту “Програма модернізації державної податкової служби України – 1” Департаментом розвитку та модернізації державної податкової служби підготовлено опис нової системи функціонування податкової служби. Зазначений опис також включає удосконалений операційний процес “Управління документами”.

Сегмент “Управління документами” складається із 6 бізнес-процесів та 14 субпроцесів.

Метою модернізації бізнес-процесів сегменту “Управління документами” є:

• підвищення ефективності праці;

• спрощення процедури документообігу;

• підвищення ефективності та оперативності управління;

• забезпечення автоматичного контролю за виконанням документу;

• скорочення витрат часу на переміщення документів в організації;

• забезпечення контролю за зберіганням та використанням документів;

• відстеження поточного статусу документа та причин невиконання документа;

• запобігання втрати документів.

Сегмент “Управління документами” здійснює опис основних принципів організації стійкого і керованого документообігу для організації. Система документообігу не закінчується на відповідальних виконавцях, тобто система автоматизації документообігу організації не замикається на канцелярії, а має продовження в системах керування документообігом підрозділів організації.

Автоматизована система “Управління документами” забезпечує виконання наступних функцій:

• створення документів одним із способів:

- створення документів довільної форми з використанням офісних додатків, які викликаються безпосередньо із системи;

- створення документів на основі шаблона з використанням офісних додатків, які викликаються безпосередньо із системи;

- імпорт документів, підготовлених офісними додатками або скануванням паперових документів.

• реєстрація документів і облік резолюцій по ним:

- реєстрація документів з автоматичним формуванням реєстраційних номерів по заданих алгоритмах;

- введення облікової інформації про документи;

- облік резолюцій, що видаються по документах.

• маршрутизація документів і інформації про неї по структурним підрозділам:

- передача документів між співробітниками, які є користувачами системи, відповідно до встановленої технології опрацювання документів;

- розсилання повідомлень про установлені події зацікавленим співробітникам;

- розсилання документів по сформованому списку:

ü за списком адресатів документа;

ü за списком виконавців указаних у резолюції;

ü за списком узгодження проекту документа;

ü за списком розсилання внутрішніх документів.

• контроль виконання документів:

- постановка документа на централізованій або децентралізований контроль;

- облік даних про хід і результати виконання документів;

- відстеження термінів виконання документів;

- автоматичне нагадування про терміни виконання (розсилання повідомлень);

- автоматичне формування переліку контрольованих документів відповідно до заданих умов.

• узгодження проектів документів:

- облік проектів документів;

- облік зауважень по ходу узгодження;

- збереження версій проектів документів, що виникають у процесі узгодження;

- відстеження термінів узгодження проектів документів;

- автоматичне нагадування про терміни узгодження документів.

• збереження документів:

- організація збереження електронних документів і облік інформації про неї;

- розмежування прав доступу до інформації.

• пошук по атрибутах реєстраційних карток і повнотекстовий пошук.

• використання електронних довідників для введення даних і для пошуку даних.

Сегмент охоплює повний життєвий цикл документа в організації управління вхідною кореспонденцією, контроль за виконанням документа, управління вихідною кореспонденцією, пошук документів, їх архівування. Таким чином, даний сегмент описує наступні процеси:

• Управління вхідною кореспонденцією:

- Управління вхідною кореспонденцією у паперовому вигляді;

- Управління вхідною кореспонденцією в електронному вигляді;

- Управління вхідної кореспонденції, отриманої безпосередньо від платника податків.

• Управління вихідною кореспонденцією:

- Загальне управління вихідною кореспонденцією;

- Управління вихідною кореспонденцією, яка надається платнику податків.

• Управління внутрішньовідомчою кореспонденцією:

-  Управління діловодством;

-  Контроль за виконанням документів.

• Архівування:

-   Архівування паперових документів;

-   Пошук паперових документів за запитом;

-   Архівування електронних документів;

-   Пошук електронних документів;

-   Передача документів на постійне зберігання.

• Управління версіями внутрішньовідомчих регулюючих документів.

Управління вхідною кореспонденцією

Управління вхідною кореспонденцією у паперовому вигляді.

Уся кореспонденція, що надходить до органу державної податкової служби (далі - ДПС) поштою, кур'єром тощо, або особисто від платників податків, приймається централізовано протягом робочого дня. При отриманні кореcпонденції перевіряється правильність адреси доставленої кореспонденції, цілісність пакета і, в разі необхідності, відповідальні особи органів ДПС за отримання кореспонденції, розписуються за її одержання, зазначаючи дату і час одержання. За вимогою платника податків друкується довідка про прийняття документів та надається платнику податків. Проводиться попередній розгляд кореспонденції і визначається необхідність її реєстрації. Кореспонденція, що не потребує реєстрації, відкладається до комірки відповідного кореспондента.

По кожному документу (включаючи додатки) до системи заноситься тип, вид, код документа та дата його відправлення (зазначена на штампі поштового відділення). Якщо документи подаються пакетом, то для кожного документа з пакету проставляється ознака пакету. Документ реєструється (присвоюється документу реєстраційний номер, який формується за єдиними правилами для відповідної групи/підгрупи документів вхідної кореспонденції), формується ярлик на підставі наявних атрибутів реєстраційної картки документа, який містить необхідну інформації для ідентифікації документу в системі (наприклад, штрих-код). Зареєстрована та промаркована кореспонденція відповідно до типу, виду, коду документу розглядається та визначається необхідність сканування кореспонденції. Документи, які відповідно до свого типу, виду, коду мають свої правила обробки та не призначені для сканування, відкладається до відповідної комірки для подальшої передачі зареєстрованої вхідної кореспонденції на обробку. Вся інша зареєстрована та промаркована кореспонденція сканується та електронний образ заноситься до ЦБД. Відбувається заповнення реєстраційної картки атрибутами, які дозволять розпізнати електронний образ документа в системі діловодства і в архіві електронних документів.

При необхідності у реєстраційній картці документа визначається зв'язок із документом, на який є посилання в даному документі (відповіді на запити ДПС, поштове повідомлення про вручення тощо).

Паперові документи оформлюються відповідним чином для передачі та передаються для зберігання до архіву паперових документів.

Групи/підгрупи документів вхідної кореспонденції, для яких розроблені системи маршрутизації, направляються конкретному виконавцю.

У разі неможливості автоматичного направлення вхідної кореспонденції, інспектор вручну здійснює перенаправлення кореспонденції адресату (безпосередньому виконавцю чи керівнику відповідного підрозділу).

Управління вхідною кореспонденцією в електронному вигляді

Уся кореспонденція, що надходить до органу державної податкової служби (далі - ДПС) електронною поштою приймається централізовано протягом дня. Документ в електронному вигляді може бути поданий на магнітних носіях, надісланий електронною поштою, у режимі On-line або будь - яким іншим, рекомендованим ДПА України, способом у форматі, визначеному ДПА України. До системи заноситься тип документа та здійснюється реєстрація. Номер документа генерується за єдиними правилами для відповідної групи/підгрупи документів вхідної кореспонденції.

По кожному документу відкривається реєстраційна картка документа, яка заповнюється реквізитами, які дозволять розпізнати електронний образ документа в системі діловодства і в архіві електронних документів. При необхідності, у реєстраційній картці документа визначається зв'язок із документом, на який є посилання в даному документі (відповідями на запроси ДПС тощо). До системи заносяться атрибути вхідної кореспонденції, які формуються за єдиними правилами для відповідної групи/підгрупи документів вихідної кореспонденції.

По закінченні реєстрації вхідного документа отриманого по електронній пошті, за адресою кореспондента (зовнішнього абонента) автоматично надсилається повідомлення, що містить присвоєний реєстраційний номер та дату реєстрації. Тим самим виключається можливість втрати документа.

Групи/підгрупи документів вхідної кореспонденції, для яких розроблені системи маршрутизації, перенаправляються конкретному виконавцю.

У разі якщо документ не знаходиться в межах компетенції призначеного виконавця, то реєстраційна картка документа після розгляду документа виконавцем повертається до попередньої інстанції (керівник, інший орган ДПС) з відповідним поясненням.

Управління вихідною кореспонденцією

Кореспонденція, яка виходить з органу державної податкової служби реєструється в обов’язковому порядку, тобто документу надається реєстраційний номер, який формується за єдиними правилами для відповідної групи/підгрупи документів вихідної кореспонденції.

За визначеним у реєстраційній картці видом відправлення документів, здійснюється відбір документів для відправлення електронною поштою або надсилання через поштове відділення чи надання безпосередньо платнику податків. При цьому у реєстраційній картці фіксується дата і час фактичного відправлення, спосіб відправлення документа.

В разі визначення виду відправлення документу в паперовому вигляді, відбувається друк документа (друк здійснюється за єдиними правилами для відповідної групи/підгрупи документів). Додатково відповідно до виду відправлення, здійснюється розподіл кореспонденції на певні групи (кореспонденція, яка надсилається через поштове відділення та кореспонденція, яка надається безпосередньо платнику податків).

Кореспонденція передається адресату.

При отриманні кореспонденції в органах ДПС особисто платником податків, особа пред'являє документ що посвідчує його особу та при отримані документу (документів) проставляє підпис та дату у журналі видачі вихідної кореспонденції.

Управління внутрішньовідомчою кореспонденцією

Здійснюється отримання вхідної кореспонденції та готується завдання на виконання відповідним виконавцям. Виконавець отримує документи на виконання від підрозділу управління документами, або від керівника підрозділу з відповідною резолюцією. Вивчає наданий документ. У разі якщо документ не знаходиться в межах компетенції виконавця, то реєстраційна картка документа після розгляду документа виконавцем повертається до попередньої інстанції (керівник, інший орган ДПС) з відповідним поясненням. При створенні електронного документа підтримується технологія електронного підпису виконавця. Готовий документ реєструється згідно з затвердженими правилами реєстрації певного типу документа.

Контроль за виконанням документів

Для здійснення контролю за виконанням документів здійснюється запит на отримання інформації про стан, історію руху, виконання документа та причин невиконання документу (у разі невиконання). У запиті вказуються параметри звіту.

Звіти умовно можна розділити на дві великі групи:

• оперативні - виводяться щодня або щотижня. Основне їх призначення - одержати об'єктивну інформацію для оперативного керування;

• аналітичні - служать для аналізу загальної картини документообігу.

Дані звітів використовуються для прийняття управлінських рішень та контролю за виконанням завдань.

Контроль за виконанням робіт над документами включає:

• постановка документу на централізований, децентралізований контроль (з формуванням контрольних карток),

• зняття документу з контролю,

• облік даних про хід та результати виконання документу,

• відстеження виконання документу по суті та в установленні терміни,

• автоматичне нагадування про строки виконання (розсилка повідомлень),

• нагадування про завершення строку виконання завдання (візуальна сигналізація про документи по яких строки виконання прострочено),

• автоматичне формування статистичних даних про хід виконання документу та стану виконавської дисципліни,

• зворотній зв’язок виконавця та контролера.

Архівування

Архівування паперових документів

Згідно з описом підготовлені документи отримуються для зберігання. Визначається адреса зберігання паперових документів (визначається вільна шафа, полиця тощо) та документи за визначеною адресою зберігання розміщуються в сховищі паперових документів. До реєстраційної картки кожного документа заноситься номер пачки паперових документів та адреса зберігання.

При зберіганні документів в сховищі забезпечуються:

• умови, необхідні для зберігання документів;

• контроль за станом документів та своєчасним їх поновленням;

• організація використання документів, видача у встановленому порядку довідок, копій, витягів;

• відбір документів, їх підготовка та передача (у разі необхідності) на довгострокове зберігання.

Пошук паперових документів за запитом

Для отримання паперового документа із сховища паперових документів подається запит щодо необхідності отримання паперового документа із сховища паперових документів. За наданими атрибутами здійснюється пошук адреси зберігання необхідного документа і в разі незнаходження документа, користувачу (виконавцю) надається повідомлення про відсутність відповідного паперового документа в сховищі паперових документів. У разі знаходження документа формується та друкується замінник документа (далі - замінник).

Замінник містить:

• реквізити користувача документа (виконавець);

• ціль використання документа;

• дату вилучення.

За адресою зберігання здійснюється пошук необхідного документа та заміна вилученого документа замінником. До реєстраційної картки документа заноситься інформація про нове місцезнаходження цього документа. Після заміни паперового документа замінником здійснюється підготовка документа-відповіді про задоволення запиту та передача документа користувачу (виконавцю).

Архівування електронних документів

У залежності від стадії обробки вхідних електронних документів та документів, які створені у процесі діяльності, електронним документам присвоюється відповідний статус (наприклад: на резолюції, на виконанні, на підписі, до справи тощо). В регламентному режимі електронні документи, які мають статус документа "до справи" заносяться до сховища електронних документів. При цьому до реєстраційної картки заноситься інформація про місцезнаходження даного електронного документа.

Електронні документи, у яких термін перебування в активному стані закінчився, архівуються. Після проведення архівування до реєстраційної картки заноситься дата та час архівування, інформація про периферійний пристрій (наприклад, накопичувач на жорстких магнітних дисках, On-Line оптична стійка, CD-ROM пристрій, накопичувач на магнітній стрічці), на який здійснено архівування, місцезнаходження даного периферійного пристрою та виконавець архівування

Пошук електронних документів

Пошук електронного документа здійснюється за сформованим користувачем (виконавцем) запитом щодо необхідності отримання електронного документа із сховища електронних документів або поточної картотеки. При цьому перевіряється права доступу відповідного користувача (виконавця) до даного типу документа та визначається адреса зберігання даного документа. В разі відсутності права доступу або вказаного документа в сховищі користувачу (виконавцю) надається повідомлення (відповідь) щодо відсутності права доступу до даного типу документа у відповідного користувача (виконавця) або відсутність даного документа в електронному архіві. В разі можливості оперативного отримання електронного документа користувачу (виконавцю) надається електронний документ, інакше здійснюється формування запиту на отримання документа з жорсткого архіву та виконавця повідомляють про необхідність вилучення електронного документа з архіву електронних документів. Після отримання запиту та проведення відповідних дій щодо надання електронного документа виконавцю (вилучення електронного документа з архіву електронних документів, надання електронного документа виконавцю) виконавцю надається електронний документ.

Предача документів на постійне зберігання

Після закінчення строків тимчасового зберігання паперових документів здійснюється експертиза їх цінності експертною комісією. До складу експертної комісії включаються фахівці служби діловодства і архівного підрозділу, досвідчені працівники інших структурних підрозділів. Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі типового, відомчих (галузевих) переліків документів, типових і примірних номенклатур справ із зазначенням строків їх зберігання шляхом поаркушного перегляду кожного документа.

Принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій здійснюються відповідно до вимог, встановлених центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та нормативними документами ДПС регулюючими данні питання.

Документи, відібрані експертизою для включення до складу Національного архівного фонду, описуються відповідно до чинних правил. Якщо експертною комісією та типовими переліками документів не встановлено цінність документа здійснюється підготовка документів до списання та знищення. На підставі рішення експертної комісії відбувається:

• підготовка переліку документів для передачі на постійне зберігання;

• підготовка переліку документів для передачі на довготривале зберігання;

• підготовка переліку документів для списання та знищення паперових документів.

При підготовці переліку документів використовують зв'язки із документами, на які є посилання в даних документах.Передача справ документів на постійне зберігання відбувається відповідно до чинних правил.

До процедури знищення документів залучаються працівники та відповідні служби, на які покладено ці обов'язки. Знищення документів відбувається у порядку, встановленому відповідними законодавчими та нормативними актами.

З повагою ІЦ "KURSOVIKS"!