Лабораторна робота №6 на тему Використання програми Microsoft Outlook для створення власної ІС

Лабораторна робота 6.1

Тема: використання програми  Microsoft Outlook для створення власної ІС

Мета: Оволодіти методикою автоматизації власного робочого місця.

Outlook хранит информацию в папках, расположенных в специальных файлах (не следует путать папки Outlook с папками жесткого диска). Пользователю не нужно заботиться о своевременном сохранении данных Outlook. Программа сама вовремя запишет все новые сообщения, события и контакты на жесткий диск. Папки Outlook достаточно разнообразны. Для обработки хранящейся в них информации предлагается множество различных инструментов. По этой причине Outlook имеет достаточно сложный интерфейс с большим количеством кнопок, меню, списков и окоп диалога. В следующих упражнениях, по мере изучения папок Outlook, вы познакомитесь с основными инструментами навигации этой программы.

Упражнение 1. Ярлыки Outlook

После запуска Outlook командой Программы » Microsoft Outlook (Programs > Microsoft Outlook) Главного меню Windows на экране появляется окно Outlook. В его левой части расположена панель с набором ярлыков, поделенных на группы. В верхней части окна есть обычная строка меню и панель инструментов. Остальная область окна Outlook отводится под содержимое открытой папки, над которым распола­гается раскрывающийся список личных папок (то есть папок, содержимое кото­рых хранится во внутренних файлах Outlook). Чтобы вывести на экран ту или иную информацию из стандартных папок Outlook, выполните следующие шаги:

1. Щелкните на кнопке группы Ярлыки Outlook (Outlook Shortcuts).

2. Щелкните на одном из ярлыков этой группы, например на значке Outlook се­годня (Outlook Today).

В основной области окна Outlook появится информация о текущих событиях сегодняшнего дня, как показано на рис. 19.1. Сюда выводится список собы­тий, назначенных в календаре Outlook, задачи, запланированные на текущий день, а также состояние ваших почтовых ящиков. Кроме стандартных ярлыков Outlook разрешает пользователю добавлять соб­ственные ярлыки и группы. Это позволяет поместить в панель Outlook ярлы­ки часто используемых папок компьютера и инструментов Outlook, сгруппи­ровав их по темам.

3. Щелкните в панели ярлыков правой кнопкой мыши и выберите в контекст­ном меню команду Добавить группу (Add New Group).

4. В качестве названия группы введите текст Мои ярлыки.

5. Щелкните на кнопке новой группы.

6. Щелкните правой кнопкой мыши в области ярлыков новой группы и выберите в контекстном меню команду Ярлык для панели Outlook (Outlook Bar Shortcut).

Список Просмотреть (Look In) открывшегося окна диалога позволя­ет выбрать один из двух наборов папок:

• Outlook — стандартные папки Outlook, хранящиеся в служебных файлах .программы, и папки с сообщениями электронной почты;

• Файловая система (File System) — панки файловой системы компьютера или папки других компьютеров локальной сети.

7. Выберите в списке Добавить к панели Outlook (Look In) пункт Файловая система (File System).

8. Разворачивая ветви дерева папок компьютера, найдите папку с какими-либо документами (например папку MyWebs) и выделите ее.

9. Щелкните на кнопке ОК.

10. Щелкните на новой папке правой кнопкой мыши и выберите команду Пере­именовать ярлык (Rename Shortcut). Введите имя Web-страницы.

11. Повторяя шаги 6-10, добавьте в группу Мои ярлыки стандартную папку Out­look Дневник (Journal), назначив ей название Журнал.

Чтобы удалить ненужный ярлык, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выбери­те команду Удалить с панели Outlook (Remove From Outlook Bar). Для удаления группы щелкните правой кнопкой мыши на ее заголовке и выберите команду Уда­лить группу (Remove Group).

12. Щелкните на ярлыке Web-страницы.

В окно Outlook будет выведено содержимое соответствующей папки жестко­го диска. С помощью инструментов Outlook вы можете выполнять с файлами списка практически те же операции, что и в окне Проводника Windows:

• запускать программу, дважды щелкнув на исполняемом файле или ярлыке;

• открывать документ, дважды щелкнув на его значке или перетащив значок в окно приложения;

• щелчком правой кнопки мыши открывать контекстное меню файла, с по­мощью которого можно вырезать, копировать, переименовывать, удалять или распечатывать файл и выполнять многие другие операции;

• копировать файл в другую папку, перетащив его значок из окна Outlook в окно Проводника, окно папки, на рабочий стол или на значок папки-при­емника в панели ярлыков Outlook;

• создавать в панели Outlook ярлык файла, перетащив значок в эту панель.

Упражнение 2. Дневник

В дневник Outlook автоматически записываются все операции, выполнявшиеся с документами Office. Чтобы открыть дневник, выполните следующие действия:

1. В панели ярлыков щелкните на заголовке группы Ярлыки Outlook (Outlook Shortcuts).

2. С помощью кнопки прокрутки панели найдите значок Дневник (Journal).

3. Щелкните на этом значке.

4. Чтобы развернуть список документов Word, щелкните на знаке «плюс» в строке Microsoft Word. Ниже этой строки появятся имена открывавшихся файлов, расположенные под теми днями шкалы времени, в которые вы работали с этими файлами.

5. Щелкните на одном из значков правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню, позволяющее открыть выбранный файл, распечатать его, отправить документ по электронной почте и выполнить некоторые другие операции.

На рис. 19.3 дневник показан в режиме просмотра типа файла. Для каждой из своих папок Outlook предлагает несколько режимов просмотра. Нужный ва­риант можно выбрать в меню Вид > Текущее представление (View > Current View). Но есть и другой способ переключения режимов. В панели инструментов рас­положена кнопка организатора, который помогает ориентироваться в Outlook.

6. Щелкните на кнопке Организовать (Organize). В верхней части области про­смотра дневника появится панель организатора.

Организатор— это новый инструмент Outlook 2000. Его вкладки видоизменяются в зависимости от того, с какой папкой Outlook вы работаете, и позволяют быстро настроить нужный формат отображения информации. Если щелкнуть на кнопке Найти (Find) панели инструментов, на смену организатору придет инструмент упрощенного поиска — еще один новый модуль Outlook 2000, способный в ряде случаев заменить сложное окно расширенного поиска информации.

7. Щелкните на ссылке По представлению (Using Views).

8. В списке режимов выберите пункт Список элементов (Entry List).

Теперь дневник похож на окно папки Windows или Проводника в режиме просмотра таблицы (рис. 19.4). Каждая запись занимает одну строку табли­цы, столбцы которой информируют о времени открытия документа, продол­жительности работы с ним и о некоторых других параметрах файла.

Чтобы упорядочить список по одному из параметров, например по продолжитель­ности работы с документом, щелкните на заголовке соответствующего столбца списка. Повторный щелчок на том же заголовке рассортирует пункты списка в об­ратном порядке.

9. Закройте организатор.

10. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкните на нескольких пунктах списка, чтобы выделить их.

11. Щелчком на кнопке Удалить (Delete) сотрите выбранные пункты.

Для быстрого перемещения по папкам Outlook можно воспользоваться спис­ком папок.

12. Щелкните на заголовке Дневник (Journal).

13. В открывшейся панели .щелкните на значке канцелярской кнопки в правом верхнем углу. Раскрывающийся список папок превратится в постоянную па­нель Список папок (Folder List).

14. Щелкните на пункте Удаленные (Deleted Items). Откроется папка, содержащая стертые элементы различных папок Outlook. Она похожа на Кор­зину Windows. Здесь вы найдете записи, удаленные из дневника на шаге 11.

15. Щелкните на одном из пунктов папки правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переместить в папку (Move To Folder). Откроется окно диалога, которое позволяет перемещать элементы между папками Outlook и добавлять новые папки.

16. Щелкните на кнопке Создать (New).

17. В поле Имя папки (Name) открывшегося окна диалога  введите слова

Важные заметки.

18. В раскрывающемся списке Содержимое папки (Folder Contains) выберите пункт Элементы типа Заметки (Note Items).

Любая папка Outlook, как видно из списка Элементы типа Заметки (Note Items), относится к одному из шести стандартных типов, каждый из которых имеет определенное предназначение и свой формат представления информации:

• Встреча (Appointment) — список запланированных событий, подобный пап­ке Календарь (Calendar);

• Дневник (Journal) — журнал выполнявшихся операций;

• Задача (Task) — список запланированных задач;

• Заметки (Note) — заметки пользователя;

• Контакт (Contact) — список людей или компаний с адресами, телефонами и другой информацией;

• Почта (Mail) — папка с входящими или исходящими сообщениями элект­ронной почты.

19. Щелкните на кнопке ОК.

20. Чтобы поместить значок новой папки в панель ярлыков, щелкните на кнопке Да (Yes).

21. Щелчком на кнопке OK в окне Перемещение элементов (Move Items) завершите операцию перемещения записи из папки Удаленные (Deleted Items) в только что созданную папку.

Упражнение 3. Поиск

Инструмент поиска позволяет пользователю находить во всем многообразии па­пок Outlook требуемую информацию. Чтобы научиться искать нужные записи, давайте сначала добавим несколько заметок.

1. В панели списка папок щелкните на пункте Заметки (Notes).

2. Открывшаяся папка предназначена для хранения информации, которая с трудом поддается систематизации, но всегда должна быть под рукой. Папка заметок заменяет многочисленные листочки с записями, разбросанные по рабочему столу или наклеенные на дисплей компьютера.

3. В панели инструментов щелкните на кнопке Создать (New). Появится окно за­метки. Введите в него некоторый текст, например, показанный на рис. 19.7. Кроме самого текста в заметке хранятся дата и время ее создания или послед­него изменения, которые выводятся в нижней части окна:

4. Закройте окно заметки.

5. Добавьте еще несколько заметок, наполнив их содержанием по собственному усмотрению.

6. Чтобы открыть окно поиска, выберите команду Сервис > Расширенный поиск файлов (Tools > Advanced Find).

7. В раскрывающемся списке Просмотреть (Look For) выберите пункт Любой эле­мент Outlook (Any Type Of Outlook Item), чтобы искать во всех папках Outlook.

8. В поле Искать текст (Search For The Word) вкладки Любые элементы (Any Items) введите слово Outlook.

9. К сожалению, в английской версии Outlook 2000 поиск по русским словам не реализован.

10. Чтобы поиск осуществлялся не только в заголовках, но и в теле сообщений и заметок, выберите в списке Место поиска (In) пункт поля тем и заметок (Subject And Notes Fields).

11. Щелкните на кнопке Найти (Find Now). Программа обнаружит все записи, в которых встречается слово Outlook, и выведет их список в нижнюю часть окна поиска, как показано на рис. 19.8. Здесь вы найдете заметку, созданную в на­чале упражнения.

Двойной щелчок на любом из пунктов списка найденных элементов откроет окно этого элемента и даст возможность ознакомиться с его содержанием.

Календарь

Календарь представляет собой бесконечный ежедневник, в который записывают­ся определенные события. Вы можете внести в бланк календаря любое событие, и сообщение о нем появится на экране компьютера в указанный момент, напомнив вам о запланированном мероприятии. Другим типом записи календаря является периодическое событие, которое подобно обычному событию, но генерирует сообщение регулярно через определенные промежутки времени согласно заранее настроенному расписанию. Третий тип записи календаря — это уведомление о совещании, которое автоматически рассылается программой Outlook всем участ­никам совещания в заранее указанный момент времени.

Упражнение 4. Добавление события

Рабочий день делового человека наполнен различными встречами, совещаниями и семинарами. Календарь поможет организовать ваше расписание и вовремя на­помнит о предстоящем событии. Чтобы добавить планируемую встречу в бланк календаря, выполните следующие действия:

1. С помощью команды Вид> Список папок (View - Folder List) закройте панель списка папок, открытую в предыдущих упражнениях.

2. В группе Ярлыки Outlook (Outlook Shortcuts) щелкните на значке Календарь (Calendar).

Календарь появится в виде расписания текущего дня, прокручиваемого ка­лендаря месяцев и списка задач, как показано на рис, 19.9.

3. Щелкните на стрелке кнопки Создать (New) и выберите пункт Встреча (Appoint­ment).

4. Введите в поле Тема (Subject) открывшегося окна диалога текст Совещание по вопросам рекламы.

5. В поле Место (Location) напечатайте Офис дочерней компании.

6. В левом раскрывающемся списке строки Начало (Start Time) выберите в ка­лендаре день, на который назначено совещание (например четверг следую­щей недели). Для перехода к другому месяцу пользуйтесь кнопками прокрут­ки (рис. 19.10).

7. В правом раскрывающемся списке строки Начало (Start Time) выберите время начала совещания.

8. В таком же списке строки Конец (End Time) укажите предполагаемое время окончания совещания.

9. Установите флажок Оповещение (Reminder). Это заставит Outlook заранее пре­дупредить вас о предстоящем совещании.

10. В одноименном раскрывающемся списке выберите пункт 1 час (1 hour), чтобы напоминание появилось за час до предстоящего события.

11. Если вы еще не решили, следует ли появляться на планируемом совещании, выберите в раскрывающемся списке В это время (Show Time As) пункт Под воп­росом (Tentative).

По умолчанию назначаемое событие получает состояние Занят (Busy). Если вы хотите дать возможность своему секретарю записать на то же самое время еще одно событие, выбирайте вариант Под вопросом (Tentative). Чтобы указать на свое отсутствие в зоне досягаемости и невозможности ответа на телефонные звонки, назначьте для такого интервала времени событие с состоянием Нет на работе (Out Of Office). Различные состояния отражаются в бланке календаря разным цветом.

12. В нижнем прокручивающемся поле для заметок введите текст Не забыть материалы по рекламе в журналах.

13. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save And Close) панели инструментов.

В нужный день ровно за час до назначенного времени Outlook напомнит о предстоящем совещании звуковым сигналом и появлением окна сообщения.

Щелчок на кнопке Прекратить (Dismiss) закроет окно напоминания. Кнопка Отло­жить (Snooze) тоже закрывает окно, но инициирует повторное напоминание че­рез интервал времени, указанный в раскрывающемся списке в нижней части окна. Щелчок на кнопке Открыть (Open Item) откроет детальное описание события.

Программа Outlook напомнит о предстоящем событии, только если она запущена. Чтобы не пропустить важное заседание, поместите значок Outlook в папку Автоза­грузка (StartUp) Главного меню, чтобы программа запускалась автоматически сразу после включения компьютера и загрузки Windows.

Упражнение 5. Периодическое событие

Некоторые события повторяются достаточно часто с определенной периодичностью. Нет надобности вносить в календарь такое событие несколько раз. Outlook сам заполнит ячейки в соответствии с указанным вами правилом. Чтобы настро­ить периодическое событие, выполните следующие шаги:

1. Выберите команду Файл ^ Создать > Встреча (File > New > Appointment).

2. В поле Тема (Subject) введите текст Обеденный перерыв.

3. В качестве времени начала выберите 12: 00, а в качестве времени оконча­ния 13:00.

4. Включите режим напоминания за 15 минут до события и назначьте состояние Нет на работе (Out Of Office).

5. Щелчком на кнопке Повторение (Recurrence) откройте окно диалога.

6. Чтобы сообщение об обеденном перерыве появлялось пять раз в неделю по рабочим дням, выберите положение переключателя еженедельно (Weekly).

7. Установите флажки рабочих дней.

8. В календаре поля начало (Start) раздела Пределы повторения (Range Of Recurrence) щелкните на кнопке Сегодня (Today). Этим вы укажете сегодняшний день в ка­честве начала отсчета для повторяющихся напоминаний.

9. Положение переключателя нет конечной даты (No End Date) раздела Пределы по­вторения (Range Of Recurrence), выбираемое по умолчанию, инициирует бесконеч­ный процесс повторения напоминаний. Положение завершить после (End After) позволяет указать количество повторений события, после которого пропадает надобность в дальнейшем размещении записей в календаре. Положение дата окончания (End By) даёт возможность ввести дату окончания цикла повторения.

10. Щелкните на кнопке ОК.

11. Чтобы установить для настраиваемого события повышенную важность, щелкните на кнопке Важность: высокая (Importance: High) панели инструментов.

12. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save And Close). Обеденный перерыв появится в бланке каждого дня календаря, кроме выходных.

Упражнение 6. Приглашение на совещание

Широкие возможности Outlook позволяют напомнить о предстоящем совеща­нии не только вам, но и другим участникам. Для этого в Outlook интегрированы инструменты отправки электронных сообщений.

1. В панели инструментов календаря щелкните на стрелке кнопки Создать (New) и выберите в раскрывшемся меню команду Приглашение на собрание (Meeting Request).

Откроется окно. Оно подобно окну настройки пара­метров встречи, но в нем есть дополнительное поле, снабженное кнопкой Кому (То). В этом поле нужно перечислить электронные адреса всех участников со­вещания. Скорее всего, вы не помните их наизусть, поэтому проще будет вы­брать адреса из справочников Outlook.

2. Щелчком на кнопке Кому (То) откройте окно диалога, показанное на рис. 19.14. В его верхней части есть раскрывающийся список, позволяющий указать один из справочников адресов. Это может быть личная адресная книга Windows,

адресная книга Outlook или список контактов, с которым вы познакомитесь на следующем занятии.

3. Выберите подходящую адресную книгу.

4. Выделите адресата в левом списке окна диалога.

5. Щелкните на кнопке Обязательный (Required).

Если нужного человека в адресных книгах нет, можно добавить информацию о нем в одну из них. Для этого щелкните на кнопке Создать (New), заполните в открывшемся окне нужные поля, после чего щелкните на кнопке ОК.

6. Выбирайте фамилии людей и щелкайте на кнопке Обязательный (Required) до тех пор, пока не переберете всех участников совещания.

7. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно настройки параметров встречи.

8. В поле Тема (Subject) введите предложение Семинар по защите окружающей среды.

9. В раскрывающемся списке Место (Location) выберите пункт Офис дочерней компании, попавший в этот список при добавлении события в упражнении 4.

10. В календаре поля Начало (Start Time) выберите тот же день, в который было назначено совещание в упражнении 4.

11. Установите флажок Целый день (All Day Event).

Режим назначения события на целый день позволяет размещать в календаре упоминания о мероприятиях, длящихся продолжительное время. На фоне та­кого мероприятия в календаре могут присутствовать и встречи, назначенные на конкретное время и пересекающиеся с длительным мероприятием.

12. Выберите в календаре поля Конец (End Time) пятницу той же недели, на кото­рую приходится начало семинара.

13. В поле комментария введите текст, который должен быть отправлен адреса­там вместе с напоминанием о семинаре.

14. Щелкните на кнопке Отправить (Send).

Outlook автоматически сгенерирует необходимые сообщения и отправит их участникам совещания по электронной почте. Если компьютер связывается с провайдером посредством модема, то сообщения будут отправлены при оче­редном подключении к почтовому серверу.

Не задумывайтесь сейчас о том, как Outlook обрабатывает электронную почту. Вы познакомитесь с почтовыми возможностями этого приложения на занятии 21.

Упражнение 7. Вид календаря

В предыдущих упражнениях вы добавили в календарь несколько записей. Теперь давайте взглянем на них, воспользовавшись разными режимами просмотра. Ис­ходный режим- День/неделя/месяц (Day/Week/Month). Он позволяет не только просматривать назначенные события, но и оперативно добавлять и удалять пункты календаря.

1. Чтобы отвести под календарь больше пространства, выполните команду Вид > Панель Outlook (View - Outlook Bar), скрыв этим панель ярлыков.

2. В области календарей на месяц щелкните на том дне, на который было назна­чено совещание в упражнении 4 (в моем примере это 11 февраля 1999 г.).

1. Вы увидите в бланке календаря три события. Название семинара, который будет длиться два дня, находится в верхней части расписания текущего дня. Два других события расположены в соответствии с назначенным временем. Чтобы добавить в расписание дня еще одну встречу, выполните следующие действия:

2. Щелкните на графе 11:00.

3.Введите текст Встреча с представителем компании Фантов.

4. Нажмите клавишу Enter.

Обратите внимание, что слева от описания каждого события расположена полоска определенного цвета. Синим цветом выделены временные интервалы, обозначенные как занятые, голубым — как занятые под вопросом, а темно-си­ним — те промежутки времени, когда вы будете отсутствовать на работе.

5. Выберите команду Вид > Текущее представление > Активные встречи, (View > Current View > Active Appointments).

Теперь на экране появится список активных (запланированных на будущее) событий, разделенных на группы в соответствии с выбранным режимом повто­ряемости. С помощью кнопок в заголовках групп можно сворачивать (щелчок на значке «минус») и разворачивать (щелчок на значке «плюс») содержимое группы. В левой ячейке каждой строки таблицы находится значок, показы­вающий тип данного пункта. Встречи и повторяющиеся события отмечены маленьким календарем, а приглашения на совещания — изображением двухлюдей. Этот вариант просмотра, показанный на рис. 19.16, позволяет опера­тивно изменять параметры событий. Просто щелкните на любой ячейке и отре­дактируйте ее содержимое. Изменение информации о событии тут же отразит­ся во всех остальных режимах просмотра календаря.

6. С помощью команды День/неделя/месяц (Day/Week/Month) подменю Вид ^ Теку­щее представление (View > Current View) вернитесь к прежнему режиму про­смотра.

7. Щелкните на кнопке Неделя (Week) панели инструментов. Бланк расписания дня заменится на список из семи дней недели.

8. Щелкните на кнопке Месяц (Month) и вы увидите большой бланк календаря на месяц со списком запланированных событий.

9. Щелчком на кнопке День (Day) вернитесь к исходному режиму.

Задачи

Список задач, который виден в правой части календаря, принципи­ально отличается от списка событий тем, что задачи не привязаны к конкретному времени, а лишь напоминают о той работе, которую нужно сделать. Они остают­ся в списке до тех пор, пока не будут удалены пользователем. Чтобы не забыть о проделанной работе, задачи можно не удалять, а помечать как выполненные, тог­да текст этих задач перечеркивается горизонтальной линией.

Упражнение 8. Добавление задачи

Задачи хранятся в отдельной папке Outlook. Но добавить их туда можно практи­чески в любой момент, даже работая с другими Папками программы. Попробуйте создать запись о новой задаче.

1. Щелкните на стрелке кнопки Создать (New) панели инструментов и выберите пункт Задача (Task). Откроется окно ввода параметров задачи, показанное на рис. 19.17.

2. В ноле Тема (Subject) введите текст Изучить возможности почтового модуля Outlook.

3. Раскройте список Срок (Due Date) и выберите в календаре вчерашнюю дату.

Назначение срока исполнения позволяет контролировать запланированную скорость работы. Если к Назначенному сроку задача не была помечена как выполненная, ее текст будет отображаться красным цветом. Именно это слу­чится с только что добавленной задачей, которая должна была быть выполне­на до вчерашнего дня.

1. Щелкните па кнопке Категории (Categories).

2. Вам, вероятно, не понравятся категории с английскими названиями. Чтобы добавить новую категорию, щелкните на кнопке Главный список категорий (Master Category List), введите слово Обучение, щелкните на кнопке Добавить (Add), а затем на кнопке ОК.

3. В списке открывшегося окна диалога установите флажки у тех категорий, к которым относится добавляемая задача.

4. Щелкните на кнопке ОК.

5. В панели инструментов щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save And Close).

6. В списке задач окна календаря щелкните на надписи Щелчок добавит элемент (Click Here To Add A New Task) и введите текст Продумать дополнительные скидки для клиентов.

7. Нажмите клавишу Enter. В списке появится еще одна задача, добавленная без открытия окна новой задачи.

Чтобы открыть бланк новой задачи, просматривая календарь или папку задач, достаточ­но дважды щелкнуть на строке Щелчок добавит элемент (Click Here To Add A New Task). Для модификации параметров существующей задачи дважды щелкните на ее строке.

Упражнение 9. Просмотр задач

Как и записи календаря, задачи тоже можно просматривать в различных ре­жимах.

1. Щелкните на заголовке Календарь (Calendar), чтобы раскрыть список папок Outlook.

2. Выберите пункт Задачи (Tasks).

3. Выполните команду Вид > Текущее представление по категориям (View > Current View > By Category).

4. Щелкайте на значках «плюс» в заголовках всех категорий, чтобы развернуть списки относящихся к ним задач. Одна из задач, добавленных на предыду­щем упражнении, оказалась упомянутой трижды, так как она была отнесена сразу к трем категориям.
Категория может быть назначена не только задаче, но также и записи любой другой папки Outlook (событию календаря, контакту и т. д.). Деление по ка­тегориям позволяет распределить большое число записей по тематическим подгруппам, относящимся к конкретным проектам или сферам деятельности. Чтобы отсортировать пункты категории по одному из признаков, щелкните на заголовке соответствующего столбца. Повторный щелчок на том же заго­ловке приводит к смене порядка сортировки на обратный.

5. В раскрывающемся списке ячейки Состояние (Status) этой задачи выберите пункт Завершена (Completed). Название данной задачи будет перечеркнуто в списках всех трех категорий, как показано на рис. 19.19.

6. Чтобы вернуть панель ярлыков Outlook, выберите команду Вид > Панель Outlook (View > Outlook Bar).

7. Щелкните на ярлыке Outlook Сегодня (Outlook Today). Вы увидите добавленные задачи и события календаря в списке, приготовленном программой на сегод­няшний день.

Контрольное упражнение

Инструменты Outlook достаточно просты, но они изобилуют большим количе­ством разнообразных возможностей. Это контрольное упражнение поможет пе­рейти к самостоятельному изучению тех компонентов и режимов, которые не бы­ли упомянуты в упражнениях занятия.

1. Откройте календарь.

2. Добавьте в список праздники и дни рождения друзей, назначив их событиями с периодичностью в один год.

3. Добавьте две новые категории: Праздник и День рождения. Назначьте каждому из введенных событий одну из этих категорий.

4. Измените режим просмотра календаря так, чтобы в бланке отображалось рас­писание трех последовательных дней следующей недели.

    Как включить указанный режим просмотра?

5. В поле отображения задач в окне календаря выберите режим вывода всех (в том числе выполненных) задач.

    Как изменить режим списка задач в календаре?

6. Верните всем задачам статус невыполненных.

7. Перейдите в календаре к отображению бланка текущего дня.

Контакты

Outlook предлагает множество инструментов управления большим списком контактов — записей, содержащих ин­формацию о ваших знакомых и коллегах. Опираясь на биб­лиотеку контактов, можно быстро отправлять адресатам электронные сообщения, планировать совещания, выполнять необходимые телефонные звонки и многие другие действия, часть из которых рассматривается на этом занятии:

• создание контакта;

• редактирование контакта;

• список рассылки;

• планирование совещания;

• дневник;

• телефонный звонок.

Контакт — это имя, фамилия, адрес, телефон и другая информация о человеке, с которым вы часто связываетесь тем или иным образом. В список участников кон­такта могут входить коллеги по работе, клиенты, организации, с которыми вам приходится взаимодействовать, необходимые справочные службы. Имея элек­тронную базу данных контактов Outlook, вы получаете возможность быстрого поиска и сортировки информации по любому параметру.

Список контактов

В Outlook информация о людях и организациях хранится в папке Контакты (Contacts). Предполагается, что сейчас эта папка пуста. Поэтому, прежде чем вы­полнять те или иные операции, нужно добавить несколько контактов и научить­ся корректировать введенные данные.

Упражнение 1. Добавление контакта Чтобы добавить новый контакт, выполните следующие шаги:

1. Запустите Outlook.

2. Выберите в панели ярлыков Outlook значок Контакты (Contacts).

3. В панели инструментов щелкните на кнопке Создать (New). Откроется окно бланка контакта, показанное на рис. 20.1. Оно имеет пять вкладок:

• Общие (General) — содержит поля для ввода часто используемой информа­ции: имени, адреса, названия компании, телефонов, электронного адреса и заметок.

• Подробности (Details) — позволяет вводить дополнительные данные о чело­веке, например, отдел компании, профессию, сокращенное имя, дату рож­дения и т. п.

• Действия (Activities) — представляет собой журнал операций, выполнявших­ся с использованием данного контакта. Сюда записываются факты отправ­ки и получения электронных сообщений и писем, телефонные звонки.

• Сертификаты (Certificates) — хранит сертификаты безопасности (цифро­вые идентификаторы), позволяющие расшифровывать электронные сооб­щения, поступающие от человека, описанного в данном контакте.

• Все поля (All Fields) — позволяет увидеть все поля контакта. С помощью этой вкладки можно изменить любую информацию, связанную с контактом, например цвет заметок, записываемых со ссылкой на этот контакт. Здесь же можно ввести дополнительные данные, такие как имена детей или спи­сок увлечений.

1. В поле Полное имя (Full Name) введите текст Александр Петров и нажмите кла­вишу Enter. Курсор переместится в поле Должность (Job Title).

Чтобы указать дополнительные параметры имени, такие как.отчество, префикс об­ращения и суффикс, щелкните на кнопке Полное имя (Full Name) и заполните соот­ветствующие поля.

1. Введите текст Главный архитектор и снова нажмите клавишу Enter.

2. В поле Организация (Company) введите слова Строительная компания.

   По умолчанию имя и фамилия автоматически дублируются в поле Хранить как (File As) в обратном порядке. Это поле определяет формат идентификато­ра контакта, который определяет местоположение контакта в алфавитном списке. Роль главного слова в алфавитном списке могут играть фамилия, имя или название организации.

3. Раскройте список Хранить как (File As) и выберите пункт Строительная компания (Петров, Александр), чтобы в дальнейшем искать данную запись но названию организации.

   На вкладке Общие (General) бланка контакта предусмотрены четыре поля для телефонов. Однако Outlook может одновременно хранить гораздо больше номеров телефонов, отображая на этой вкладке любые четыре из них.

4. Чтобы указать, какой номер телефона должен демонстрироваться в первом поле, щелкните на соответствующей кнопке со стрелкой.

5. Выберите в раскрывшемся списке пункт Автомобильный (Car).

6. Введите номер автомобильного телефона и нажмите клавишу Enter.

7. В открывшемся окне диалога выберите страну расположения телефона и код города. Затем щелкните на кнопке ОК. Указанные данные позволят Outlook правильно адресовать телефонный звонок при использовании этой програм­мы для автоматического набора номера.

Окно выбора страны и кода города открывается только в той случае, если вы ввели номер телефона не полностью. Можно сразу записать номер телефона с кодом страны и города, тогда указанное окно не появится.

1. Введите номер домашнего телефона, рабочий факс и номер мобильного теле­фона.

2. Щелкните на кнопке Адрес (Address).

3. В открывшемся окне диалога (рис. 20.2) введите рабочий адрес Петрова.

4. Щелкните на кнопке ОК.

   Адрес появится на вкладке Общие (General). При необходимости щелкните на кнопке со стрелкой, расположенной ниже кнопки Адрес (Address), выберите дру­гую разновидность адреса и, повторив шаги 11-13, введите домашний адрес.

5. Напечатайте адрес электронной почты в поле Эл. почта (E-mail).

   Если электронный адрес уже имеется в адресной книге Windows, можете скопировать его оттуда. Для этого щелкните на кнопке с раскрытой книгой. В списке Источник адресов (Show Names From The) появившегося окна диалога выберите необходимую адресную книгу, щелкните на нужной записи книги, а затем на кнопке ОК.

   В поле примечаний любого контакта можно ввести дополнительные поясне­ния или даже добавить файл. Такой файл может содержать резюме человека, его фотографию и любую другую информацию, которую полезно хранить вместе с контактом.

6. Чтобы присоединить к контакту документ Word, щелкните на кнопке Доба­вить файл (Insert File).

7. В открывшемся окне щелкните на кнопке Мои документы (My Documents), выде­лите один из файлов с расширением DOC (например, созданный на первом за­нятии) и щелкните на кнопке Вставка (Insert). Значок файла появится в ниж­ней части вкладки Общие (General). Теперь, чтобы просмотреть содержимое файла, достаточно дважды щелкнуть на его значке в окне контакта.

8. Щелкните на кнопке Категории (Categories).

9. В списке категорий установите флажок Дела (Business) и щелкните на кнопке ОК.

10. Чтобы сохранить настроенный контакт и сразу перейти к вводу нового, щелк­ните на кнопке Сохранить и создать (Save And New).

11. Повторяя описанные выше шаги, введите еще два контакта. Чтобы создать контакт для человека, работающего в компании, реквизиты которой уже записаны в одном из контактов, выделите в папке Контакты (Contacts) имею­щийся контакт с этой компанией и выполните команду Действия > Создать контакт в той же организации (Actions > New Contact From Same Company). В открывшемся бланке контакта уже будут заполнены поля организации, адреса и рабочих телефонов.

12. Заполнив поля последнего контакта, щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save And Close), чтобы вернуться в основное окно папки контактов теперь.

Упражнение 2. Редактирование контакта

Со временем у людей меняются адреса и телефоны, а иногда вы- просто узнаете дополнительную информацию, которую следует добавить в контакт. Во всех таких случаях приходится редактировать контакты. Чтобы изменить контакт, отыщите его в папке. Для перемещения к нужной букве алфавитного списка пользуйтесь кнопками, расположенными в правой части окна Outlook. Если вам не удается быстро найти нужного человека, смените режим просмотра. Для этого выполните следующие действия:

1. Выберите команду Вид > Текущее представление > По категориям (View > Current View > By Category). Алфавитный список сменится таблицей контактов, рассор­тированных по категориям (рис. 20.4).

2. Щелчко»Я>на значке «плюс» разверните ту категорию, в которой должен нахо­диться искомый контакт.

3. Чтобы упорядочить контакты по алфавиту названий компаний, щелкните на заголовке столбца Организация (Company).

4. Найдя контакт, который нужно изменить, дважды щелкните на его строке. Теперь давайте добавим в контакт некоторые дополнительные сведения.

5. Щелкните на вкладке Подробности (Details).

6. Введите название отдела и дату дня рождения, как показано на рис. 20.5.

7. Щелкните на кнопке Отметить к исполнению (Flag For Follow Up). Эта кнопка так же, как и одноименная команда меню, позволяет пометить контакт флагом, напо­минающим о необходимости связаться с данным человеком в ближайшее время.

8. В раскрывающемся списке Отметка к исполнению (Flag To) окна диалога, пока­занного на рис. 20.6, выберите пункт Позвонить (Call).

9. Щелкните на кнопке ОК.

10. Щелчком на кнопке Сохранить и закрыть (Save And Close) сохраните изменения и вернитесь в папку контактов.

    Те поля контакта, которые отображаются в таблице режима просмотра по категори­ям, можно изменять непосредственным редактированием текста поля прямо в этой таблице, не открывая окна бланка контакта.

11. Выберите команду Вид > Текущее представление > Адресные карточки (View ^ Current View > Address Card), чтобы вернуться к прежнему режиму просмотра. Обратите внимание, что в карточке Феликса Колесникова появилось напо­минание о необходимости телефонного звонка, которое было установлено с помощью флага.

Упражнение 3. Список рассылки

Кроме одиночных контактов в папке можно размещать списки рассылки, кото­рые являются группами контактов. Предположим, у вас есть четыре заместителя и большинство директив приходится рассылать всем четырем. Чтобы облегчить свою работу, подготовьте список рассылки и включите в него контакты замести­телей. После этого при отправке очередной директивы не нужно будет последо­вательно указывать адреса всех четырех человек, достаточно выбрать соответству­ющий список рассылки. Для добавления списка выполните следующие шаги:

1. Выберите команду Действия > Создать список рассылки (Actions ^ New Distrib­ution List).

   В Outlook 2000 появилась возможность объединять несколько контактов в списке рассылки, который, в свою очередь, может использоваться в операциях как одно­временный контакт с несколькими людьми.

2. В поле Имя (Name) введите название Четыре электронных адреса.

3. Щелкните на кнопке Выберите членов (Select Members).

4. В списке Источник адресов (Show Names From The) окна добавления адресов, по­казанного на рис. 20.7, выберите пункт Контакты (Contacts).

   Адреса для списка рассылки можно выбирать не только из папки контактов, но так­же из адресной книги Windows и из других адресных справочников, зарегистриро­ванных в Outlook.

5. В левом списке окна выделите строку Александр Петров (Эл. почта).

6. Щелкните на кнопке Добавить (Add).

7. Повторяя шаги 5 и 6, добавьте в список рассылки электронные адреса двух других людей.

8. Щелкните на кнопке ОК.

9. Чтобы добавить в список рассылки электронный адрес, отсутствующий в справочнике, щелкните на кнопке Добавить (Add New).

10. В поле Имя (Display Name) введите Сергей Николаев. В поле Адрес (E-mail address) напечатайте электронный адрес nicola@phantom. ru. Установите флажок Доба­вить контакт (Add To Contacts), чтобы новый адрес автоматически был добавлен в папку контактов Outlook. Затем щелкните на кнопке ОК. Теперь окно списка рассылки будет выглядеть так, как показано на рис. 20.8.
    Чтобы удалить адрес из списка рассылки, выделите строку с этим адресом и щелк­ните на кнопке Удалить (Remove).

11. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save And Close) панели инструмен­тов. В папке контакты появится адресная карточка Сергея Николаева и заго­ловок списка рассылки.

Работа с контактами

Записанный контакт с данными о человеке или организации позволяет суще­ственно экономить время. С помощью инструментов Outlook можно отправить по адресу контакта электронное сообщение, послать приглашения на совещание согласно адресам, указанным в списке контактов, и даже позвонить по телефон­ному номеру, зафиксированному в контакте. Вам не придется повторно вводить адреса и телефоны.. Outlook автоматически считает необходимую информацию из папки контактов.

Упражнение 4. Планирование совещания

Контакты, хранящиеся в Outlook, могут использоваться для рассылки приглаше­ний на совещание. Для планирования совещаний Outlook предлагает специаль­ный инструмент. Попробуйте воспользоваться им.

1. В панели ярлыков Outlook щелкните на значке Календарь (Calendar).

2. Щелкните на кнопке Создать (New).

3. Раскройте вкладку Доступность участников (Attendee Availability).

4. Щелкните на кнопке Другие (Invite Others).

5. В списке Источник адресов (Show Names From The) открывшегося окна диалога (см. рис. 20.7) выберите пункт Контакты (Contacts).

6. В списке доступных имен и ресурсов щелкните на строке Александр Петров (Эл. почта).

7. Щелкните на кнопке Обязательный (Required), чтобы указать на настоятель­ную необходимость присутствия этого человека на совещании.

8. Выделите строку Сергей Николаев (Эл. почта) и щелкните на кнопке Необязательный (Optional).

9. Затем щелкните на кнопке ОК.

На вкладке Доступность участников (Attendee Availability), показанной на рис. 20.9, наряду с вашим именем появятся имена приглашенных. Бланк занятости по времени показывает, что в промежутке от 13:00 до 14:00 вы отсутствуете в офисе, интервал 11:00-11:30 занят, а с 15:00 до 16:30 вы тоже, видимо, не смо­жете присутствовать на совещании (все указанные встречи и время обеденно­го перерыва были' настроены на предыдущем занятии). Вертикальная белая полоса с зеленым и красным краями предлагает интервал времени, который, по мнению Outlook, подходит для назначения совещания.

Если Outlook имеет доступ (например, через локальную сеть) к расписаниям людей, приглашаемых на совещание, в окне планирования совещания появятся отметки занятых интервалов времени для этих людей. В такой ситуации вам было бы достаточно щелкнуть на кнопке Автовыбор (AutoPkk), чтобы программа Outlook нашла для совещания время, устраивающее вас и всех приглашенных.

10. Чтобы назначить начало совещания на 14:30, щелкните мышью в бланке за­нятости вблизи этого числа.

11. С помощью раскрывающегося списка Конец собрания (Meeting End Time) выбе­рите время окончания совещания 15:00.

12. Разверните вкладку Встреча (Appointment). В поле Тема (Subject) введите текст Совещание, который будет добавлен в одноименное поле электронных сообще­ний. В поле, расположенное в нижней части этой вкладки, введите необходи­мые пояснения.

13. Щелкните на кнопке Отправить (Send). Outlook автоматически прочтет адреса приглашенных из папки Контакты (Contacts), сгенерирует сообщения и при первой возможности отправит их по электронной почте.

14. Закройте окно встречи без сохранения введенных данных.

Упражнение 5. Отправка письма

Не всегда можно лично встретиться с человеком. Многие документы приходится пересылать по электронной почте. Это упражнение научит вас отправлять текст, набранный в Word, по адресу, записанному в папке контактов. В подобных ситуа­циях удобнее всего воспользоваться мастером писем.

1. В панели ярлыков Outlook выберите значок Контакты (Contacts).

2. Щелкните на записи Колесников Феликс, чтобы выделить ее.

3. Выберите команду Действия > Новое письмо (Actions > New Letter To Contact). Запустится Microsoft Word, в котором откроется окно мастера писем, пока­занное на рис. 20.10.

4. Установите флажок Строка даты (Date Line), чтобы добавить в письмо дату отт правки, отформатированную стандартным образом.

5. В раскрывающемся списке Шаблон (Choose A Page Design) выберите пункт Со­временное письмо (Professional Letter). Ниже указанного списка появится обра­зец выбранного шаблона.

6. Щелкните на кнопке Далее (Next), которая перенесет вас на вкладку Получа­тель (Recipient Info). Здесь в поле Имя получателя (Recipient's Name) уже указа­ны имя и фамилия человека, выбранного в списке контактов Outlook, а в поле Адрес доставки (Delivery Address) — его адрес.

7. Щелкните на кнопке Далее (Next). Третья вкладка мастера писем, показанная на рис. 20.11, позволяет добавлять некоторые вспомогательные поля и допол­нительные адреса назначения.

8. Щелкните на значке адресной книги.

9. В списке Источник адресов (Show Names From The) открывшегося окна диалога (рис. 20.12) выберите пункт Контакты.

10. Выделите строку Александр Петров.

11. Щелкните на кнопке Копия (Сс).

    Положения Почта (Mailing), Личные (Home) и Другие (Other) переключателя, рас­положенного в правом верхнем углу окна добавления адреса, позволяют выбрать один из трех адресов, записанных в контакте данного человека.

12. Щелчком на кнопке ОК закройте окно диалога. В списке Копия (Сс) третьего окна мастера появится дополнительный адресат.

13. Затем щелкните на кнопке Далее (Next). Введите или выберите из адресной книги свое имя и обратный адрес.

14. Наконец щелкните на кнопке Готово (Finish).

    Теперь в письмо добавлены все необходимые реквизиты. Помощник по Office спросит, не нужно ли вернуться в мастер писем, создать почтовые наклейки или распечатать адрес на конверте. При необходимости выполните одно из указанных действий, выбрав соответствующее положение переключателя в окне Помощника. После этого вам останется только вставить текст сообще­ния, распечатать его, заклеить в конверт и отнести на почту.

Упражнение 6. Запись в дневнике

Дневник может хранить не только записи о работе с теми или иными приложе­ниями Office. Вы можете самостоятельно заносить сообщения в дневник, сохра­няя хронологию определенных событий. Давайте, используя технологию «пере­тащить и оставить», занесем в дневник запись о взаимодействии с контактом. Предположим, вы только что обсудили важный вопрос со своим коллегой и хоти­те зафиксировать этот факт.

1. Откройте папку Контакты (Contacts).

2. Поместите указатель на карточку контакта с Александром Петровым, нажми­те кнопку мыши и перетащите контакт в панель ярлыков Outlook на значок Дневник (Journal). Откроется окно диалога, показанное на рис. 20.13.

3. В списке Тип (Entry Type) выберите пункт Телефонный звонок (Phone Call).

4. В поле заметок рядом со значком карточки контакта введите описание вопроса, который вы обсуждали.

5. При необходимости измените время и продолжительность события. По умол­чанию Outlook установит время равным текущему, а продолжительность равной 0.

6. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save And Close).

7. Чтобы просмотреть внесенную запись дневника, выберите в раскрывающем­ся списке папок пункт Дневник (Journal).

8. Выберите команду Вид > Текущее представление > По типу (View > Current View ^ By Type), чтобы сменить режим просмотра дневника.

9. Щелкните на значке «плюс» в строке заголовка Тип записи: Телефонный зво­нок (Entry Type: Call). Вы увидите значок разговора с Петровым, занесенный в дневник.

10. Щелкните на значке правой кнопкой мыши. Ниже перечислены команды по­явившегося контекстного меню (рис. 20.14).

• Открыть (Open) — открывает документ, представленный значком (в данном случае запись дневника).

• Печать (Print) — печатает запись дневника на стандартном принтере.

• Переслать (Forward) — формирует сообщение и отправляет запись дневника по электронной почте.

• Открыть запись в дневнике (Open Journal Entry) — открывает запись дневника.

• Открыть ссылку (Open Item Referred To) — открывает объект, на который ссы­лается запись, в данном случае окно того контакта, с которым вы связыва­лись.

• Категории (Categories) — позволяет изменить категорию записи.

• Удалить (Delete) — удаляет запись дневника.

Упражнение 7. Телефон

Вы помните, что в начале занятия при создании контактов вы заносили в них номера телефонов людей. Если в компьютере установлен модем, подключенный к телефон­ной линии, наличие этой информации позволяет автоматически набирать номер телефона человека, с которым вы хотите связаться. Конечно, на первый взгляд, проще снять трубку телефона и позвонить в ручном режиме, но представьте, что вы часто звоните в другие города и вам хочется знать, сколько времени длился тот или иной междугородный разговор. Outlook позволяет автоматически хроно­метрировать телефонные звонки, сохраняя записи о них в дневнике. Чтобы по­звонить с использованием возможностей Outlook, выполните следующие шаги:

1. Вернитесь в папку контактов щелчком на соответствующем ярлыке панели Outlook.

2. Выделите контакт Петров Александр.

3. Щелкните на кнопке Набрать номер (AutoDialer) панели инструментов.

Откроется окно диалога нового звонка, показанное на рис. 20.15, в поле Кон­такт (Contact) которого вы увидите имя Петров Александр. В списке Номер (Number) уже введен один из телефонных номеров Петрова. Чтобы выбрать другой, щелкните на кнопке этого списка и укажите нужный вариант.

4. Щелкните на кнопке Свойства соединения (Dialing Properties).

5. Проверьте, что все параметры соединения соответствуют реальному состоя­нию дел. Затем щелкните на кнопке ОК.

6. Чтобы телефонный звонок фиксировался в дневнике, установите флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике (Create New Journal Entry When Starting New Call).

7. Щелкните на кнопке Параметры соединения (Dialing Options).

Открывшееся окно диалога (рис. 20.16) позволяет добавить настройки для быстрого набора номера и настроить свойства телефонной линии (а при на­личии нескольких модемов выбрать тот, через который подключен телефон­ный аппарат).

Чтобы иметь возможность набора телефонного номера с помощью компьютера, к телефонной розетке нужно подключить разъем Line модема, а телефонный аппарат следует включить в разъем Phone того же модема.

8. Введя необходимые параметры, щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно Новый звонок (New Call).

9. Щелкните на кнопке Позвонить (Start Call). Outlook наберет телефонный номер.

10. После соединения с абонентом снимите телефонную трубку и щелкните в ок-- не соединения на кнопке Разговор.

11. Окончив разговор, щелкните на кнопке Конец связи (End Call).

Откроется новая запись дневника, в которой будет указан контакт и продол­жительность разговора. При необходимости скорректируйте параметры кон­такта и добавьте комментарии.

12. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save And Close). Запись параметров телефонного разговора будет добавлена в дневник.

Контрольное упражнение

Выполните самостоятельно следующие шаги:

1. Добавьте в список контактов имена, адреса и телефоны своих родных, друзей и знакомых.

2. Назначьте всем этим контактам категорию Личные данные (Personal).

3. Добавьте несколько списков рассылки, сгруппировав людей по их интересам.

4. Сформируйте приглашение на совещание и отправьте его по электронной по­чте, добавив в качестве адресатов некоторые из новых контактов.

5. Добавьте задачу, которую нужно выполнить совместно с коллегой, уведомив его об этом.

1. Как добавить задачу, связанную с определенным контактом?

6. Позвоните своему другу с помощью инструмента автонабора. Зафиксируйте продолжительность разговора в дневнике.

7. С помощью контекстного меню отправьте электронное письмо всем членам списка рассылки, созданного на шаге 2.

2. Какие действия нужно предпринять для отправки электронного сообщения?

8. Просмотрите дневник и найдите в нем запись о только что выполненном те­лефонном разговоре.

3. Какими двумя способами можно открыть дневник?

Электронная почта

Outlook предлагает пользователю систему электронной по­чты, полностью интегрированную с другими приложения­ми Office. На этом занятии вы научитесь настраивать ее, отправлять сообщения и просматривать входящую почту. В упражнениях рассматриваются следующие темы:

• настройка учетной записи;

• связь с провайдером;

• отправка сообщения;

• управление рассылкой;

• присоединение файлов;

• чтение входящей почты;

• ответ на письмо;

• добавление дополнительных папок Outlook.

Настройка

Для выполнения упражнений этого занятия необходимо иметь зарегистрирован­ный почтовый ящик у одного из провайдеров электронной почты, связь с кото­рым осуществляется через локальную сеть или модем. Для правильной настрой­ки почтовой системы Outlook вам необходимо знать имя почтового сервера, имя и пароль регистрации. При модемном соединении нужно также знать телефон­ный номер для связи с компьютером провайдера. Соответствующую информа­цию можно получить_в службе технической поддержки провайдера или у адми­нистратора локальной сети.

Упражнение 1. Добавление службы

Чтобы иметь возможность получать и отправлять электронные сообщения с по­мощью Outlook, необходим" настроить параметры связи с провайдером. Для добавления службы электронной почты выполните следующие действия:

1. Запустите Outlook.

2. Выберите команду Сервис > Службы (Tools > Services).

3. Раскройте вкладку Службы (Services) одноименного окна диалога (рис. 21.1), на которой расположены инструменты, позволяющие добавлять и удалять почтовые службы Outlook, а также просматривать свойства установленных служб.

4. Щелкните на кнопке Добавить (Add). Откроется окно диалога добавления службы в активный профиль конфигурации.

5. Дважды щелкните на пункте Электронная почта Интернета (Internet E-mail). Откроется окно свойств учетной записи почты, показанное на рис. 21.2.

6. Введите легко запоминающееся имя учетной записи.

7. В разделе Сведения о пользователе (Personal Information) введите свое имя, назва­ние организации и адрес электронной почты.

8. На вкладке Серверы (Servers) того же окна диалога введите названия серверов исходящей (SMTP) и входящей (РОРЗ) почты. В поля Учетная запись (Account Name) и Пароль (Password) нужно ввести имя и пароль, открывающие доступ к серверу провайдера. Если отдел технической поддержки провайдера или адми­нистратор локальной сети указал на необходимость дополнительных настроек, скорректируйте соответствующие параметры вкладки Серверы (Servers).

9. Если ваш компьютер связывается с почтовым сервером посредством модема, раскройте вкладку Подключение (Connection), показанную на рис. 21.3.

10. Выберите положение Через телефонную линию (Connect Using The Modem) пере­ключателя Подключение (Connection).

11. Если нужное удаленное соединение не настроено, щелкните на кнопке Доба­вить (Add Entry). В противном случае выберите имя корректного соединения в раскрывающемся списке Использовать следующее удаленное соединение (Dial Using The Following Connection) и перейдите к шагу 15.

12. В открывшемся окне мастера нового соединения введите имя соединения.

13. В раскрывающемся списке выберите модем, через который будет выполнять­ся связь. Затем щелкните на кнопке Далее (Next).

14. Во втором окне мастера укажите телефон провайдера Интернета. Щелкните на кнопке Далее (Next), а затем на кнопке Готово (Finish). Новое соединение появится в поле Использовать следующее удаленное соединение (Dial Using The Following Connection) окна диалога свойств службы.

15. Щелкните на кнопке Свойства (Properties).

16. Проверьте, что в раскрывающемся списке вкладки Тип сервера (Server) выбран протокол РРР (рис. 21.4).

Окно диалога параметров соединения содержит множество параметров. Их настрой­ка зависит от алгоритма работы почтового сервера. Выбор неверных значений мо­жет привести к невозможности связи с провайдером. Чтобы избежать лишних ошибок, заранее проконсультируйтесь с администратором или службой техниче­ской поддержки и выясните, как правильно настроить параметры связи.

17. Два раза щелкните на кнопках ОК. Появится сообщение о том, что добавлен­ную службу невозможно использовать до того момента, пока вы не переза­грузите Outlook.

18. Щелкните два раза на кнопке ОК.

19. Закройте Outlook и вновь запустите это приложение. Outlook автоматически свяжется с провайдером, воспользовавшись параметрами добавленной службы.

20. Убедившись, что установка связи прошла корректно, выберите команду Сер­вис» Удаленный доступ > Отключиться от сервера (Took > Remote Mail > Disconnect).

Упражнение 1 Связь с провайдером

Чтобы получить входящую почту и отправить свои электронные сообщения, нуж­но связаться с сервером провайдера, указанным службой, настроенной в преды­дущем упражнении. Для этого выполните следующие шаги:

1. Выберите команду Сервис > Удаленный доступ > Подключиться к серверу (Tools > Remote Mail > Connect).

2. В открывшемся окне мастера удаленного соединения (рис. 21.5) установите флажок службы Электронная почта Интернета (Internet E-mail) и сбросьте флаж­ки тех служб, которые не используются для получения электронной почты.

3. Щелкните на кнопке Далее (Next). Второе окно мастера показано на рис. 21.6. Оно предлагает два варианта доступа к серверу электронной почты. Первый предполагает получение и передачу всех имеющихся сообщений, а второй по­зволяет выбирать, какие письма следует отправить.

4. Чтобы не отправлять письма, созданные в предыдущих упражнениях в учеб­ных целях, выберите положение переключателя сделать только следующее (Do only The Following).

5. В списке окна мастера сбросьте все флажки, кроме Загрузить заголовки через Электронная почта Интернета (Retrieve New Message Headers Via Internet E-mail).

6. Щелкните на кнопке Готово (Finish).

Outlook свяжется с провайдером и получит с сервера электронной почты все сообщения, пришедшие на ваш адрес. Они автоматически попадут в папку Входящие (Inbox). Чтобы не занимать телефонную линию слишком долго (это особенно невыгодно при повременном варианте оплаты услуг связи), нужно разорвать связь.

7. Выберите команду Сервис > Удаленный доступ > Отключиться от сервера (Tools > Remote Mail > Disconnect).

После однократной настройки связи с провайдером с помощью мастера уда­ленного соединения при каждом последующем запуске Outlook будет авто­матически связываться с почтовым сервером и обмениваться с ним имеющи­мися сообщениями. Кроме того, для отправки или получения срочной почты вы всегда можете вручную соединиться с провайдером.

Отправка почты

Outlook предлагает удобный интерфейс для отправки исходящих сообщений. Для задания адресов можно пользоваться адресной книгой или списком контак­тов. Список рассылки позволяет настроить расписание отправки писем. К любо­му электронному сообщению можно присоединить один или несколько файлов данных, которые дойдут до адресата вместе с самим письмом.

В последнее время для форматирования электронных сообщений все чаще исполь­зуется стандарт HTML. Outlook 2000 полностью поддерживает этот формат при чте­нии и отправке электронной почты.

Упражнение 3. Новое сообщение

Чтобы создать новое электронное письмо и отправить его по назначению, дос­таточно заполнить несколько полей специальной формы Outlook и напечатать текст.

1. Выберите команду Файл > Создать > Сообщение (File ^ New ^ Mail Message). От­кроется окно, показанное на рис. 21.7.

2. Чтобы указать адрес получателя, щелкните на кнопке Кому (То).

3. В раскрывающемся списке Источник адресов (Show Name From The) открывше­гося окна диалога (рис. 21.8) выберите источник, в котором хранится адрес получателя. Электронный адрес можно выбрать из Адресной книги Windows, Адресной книги Outlook или из списка контактов.

4. В левом списке выделите имя адресата или настроенный ранее список рас­сылки, с помощью которого можно адресовать письмо сразу нескольким по­лучателям.

5. Щелкните на кнопке Кому (То).

6. Чтобы копия письма была отправлена по второму адресу, выберите его в левом списке окна (при необходимости сменив источник адресов) и щелкните на кнопке Копия (Сс).

7. Добавив адреса всех получателей, щелкните на кнопке ОК.

Адресная часть любого сообщения имеет три поля — Кому (То), Копия (Сс) и СК (Всс), — в каждое из которых можно ввести несколько адресов, разделенных точкой с запятой. Письмо будет отправлено всем людям, адреса которых пе­речислены в трех этих полях. При этом получатели будут видеть в заголовке

письма все адреса, введенные в поля Кому (То), Копия (Сс), а адреса, введенные в поле СК (Вес), будут скрыты от них.

Чтобы отправить сообщение получателю, отсутствующему в адресных книгах, дос­таточно ввести его адрес в поле Кому (То) окна сообщения. Нет необходимости сначала добавлять запись в адресную книгу, а затем выбирать ее оттуда с помощью кнопки Кому (То).

8. Щелкните на поле Тема (Subject) и введите тему сообщения, которая появится в окне почтовой программы получателя в списке пришедших сообщений. Это поле заполнять не обязательно, но наличие темы помогает получателю разби­раться в многочисленных письмах, пришедших на его адрес.

9. В основное окно сообщения введите текст письма.

10. Если вы считаете, что отправляемое сообщение достаточно важно, щелкните на кнопке Важность: высокая (Importance: High) панели инструментов. Такие письма помечаются в почтовой программе получателя специальным значком, требующим немедленной реакции.

11. Щелкните на кнопке Отметить к исполнению (Flag For Follow Up).

12. В списке Отметка (Flag To) открывшегося окна диалога (рис. 21.9) выберите пункт Позвонить (Call).

13. В календаре поля Срок (Due By) выберите тот день, до которого получатель должен среагировать на ваше сообщение.

14. Щелкните на кнопке ОК. В списке писем почтовой программы получателя в строке такого помеченного сообщения пользователь увидит флажок, указы­вающий на необходимость определенной реакции на сообщение. В самом сообщении будет указан тип и срок ожидаемой реакции.

15. Чтобы отправить письмо, щелкните на кнопке Отправить (Send) панели инст­рументов. Сообщение будет помещено в папку Исходящие (Outbox). При оче­редном соединении с почтовым сервером провайдера все сообщения этой папки будут отправлены адресатам.

Упражнение 4. Управление рассылкой

Кроме адресов, содержания и флагов каждое сообщение имеет набор допол­нительных параметров, управляющих шифрованием, алгоритмом рассылки и правилами подтверждения сообщений. Чтобы получить доступ к параметрам электронного письма, созданного в предыдущем упражнении, выполните следу­ющие шаги:

1. В панели ярлыков Outlook раскройте группу папок Почта (Mail).

2. Щелкните на значке Исходящие (Outbox).

3. В списке сообщений дважды щелкните на строке письма с темой Приглашение на семинар.

4. В панели инструментов окна сообщения щелкните на кнопке Параметры (Options). Откроется окно диалога, показанное на рис. 21.10.

Здесь есть набор флажков и полей, задающих следующие режимы рассылки:

списки Важность (Importance) и Пометка (Sensitivity) позволяют указать уровень важности письма и степень официальности сообщения;

• флажки раздела Безопасность (Security) включают режимы шифрования сообщения и добавления к нему электронной подписи, однозначно иден­тифицирующей отправителя;

• флажок и список Кнопки голосования (Use Voicing Buttons) помещают в тело письма набор стандартных кнопок, с помощью которых получатель может быстро возвратить отправителю сообщения свое мнение относительно со­держания письма;

• флажки Уведомить о доставке этого сообщения (Request A Delivery Receipt For This Message) и Уведомить о прочтении этого сообщения (Request A Read Receipt For This Message) обеспечивают автоматическую генерацию компьютером адресата ответного сообщения, уведомляющего отправителя соответст­венно о получении письма почтовой системой и о прочтении этого письма

• пользователем;

• флажок Отправлять ответы (Have Replies Sent To), одноименное поле и кнопка Выбор имен (Select Names) позволяют указать адрес, на который должны приходить ответы на данное сообщение;

• поле После отправки сохранить в (Save Sent Message To) и кнопка Обзор (Browse) дают возможность указать папку Outlook, в которую должна быть помещена копия сообщения после его отправки на почтовый сервер, а одноименный флажок позволяет включить или отменить режим сохра­нения копии;

• флажок Не доставлять до (Do Not Deliver Before) и одноименное поле с кален­дарем позволяют отложить оправку сообщения до указанного времени;

• флажок Не действительно после (Expires After) и поле с календарем устанав­ливают дату, после которой данное сообщение станет недоступным (то есть будет удалено из Outlook);

• кнопки Контакты (Contacts) и Категории (Categories) позволяют связать с сооб­щением некоторый контакт и отнести письмо к определенной категории.

5. Настроив нужные режимы, щелкните на кнопке Закрыть (Close).

6. Закройте окно сообщения.

7. Щелчком на кнопке Да (Yes) подтвердите необходимость сохранения выпол­ненных изменений.

Модификацию сообщения и его параметров необходимо выполнять до момента пе­редачи письма на сервер провайдера. После того как письмо уйдет, изменить его уже нельзя.

Упражнение 5. Формат сообщения

Outlook предлагает для отправки и чтения сообщений два формата — обычный и RTF. В обычном формате письмо представляет собой простой текст, подобный тому, который набирается в программе Блокнот (Notepad). Такой текст не может содержать элементов оформления. То есть этот режим не дает возможности вы­бирать шрифт или назначать определенным фрагментам особенное начертание (курсив, полужирный текст).

Вариант RTF предлагает пользователю достаточно большие оформительские возможности. Этот режим позволяет настраивать шрифт и начертание, форми­ровать маркированные списки, изменять цвет и отступы фрагментов. Однако формат RTF воспринимается не всеми почтовыми системами. Кроме того, сооб­щения в этом формате оказываются существенно длиннее, чем обычные письма. По этой причине формат RTF следует выбирать только в том случае, если точно известно, что получатель сможет его воспроизвести.

1. Чтобы изменить формат сообщения, раскройте меню Формат (Format) и выбе­рите пункт Обычный текст (Plain Text) или Формат RTF (Rich Text).

В современной почтовой системе для представления символов национальных алфавитов используется множество различных кодировок. Для русского тек­ста в Интернете обычно применяется кодировка KOI8-R, но иногда прихо­дится выбирать другую кодировку. Если большинство получателей не может прочесть ваши сообщения, посоветуйтесь с провайдером, какую кодировку следует выбирать при отправке электронных писем.

2. Для смены кодировки раскройте подменю Формат > Кодировка > Дополнительно (Format > Encoding > More) и выберите нужный вариант.

Выбирать нестандартную кодировку обычно приходится при чтении тех писем, которые из-за сбоев в почтовой системе или из-за ошибок в настройках почтовой программы отправителя в стандартном режиме не читаются.

Упражнение 6. Присоединение файлов

Несмотря на возможность форматирования текста сообщения с помощью режи­ма RTF, все же достаточно трудно (а точнее говоря, невозможно) передать таким способом многостраничный документ, содержащий сложное форматирование. Тем более нельзя превратить в текст двоичный файл или изображение. К счас­тью, Outlook предлагает простой механизм присоединения к письму любого фай­ла. Такой файл передается через Интернет вместе с сообщением. Получатель мо­жет извлечь его из письма и поместить на жесткий диск своего компьютера.

Чтобы создать письмо с присоединенным файлом, выполните следующие шаги:

1. Создайте новое сообщение, выполнив последовательность действий, описан­ную в упражнении 3. Введите адрес назначения и тему письма.

2. В основном поле сообщения введите пояснительный текст.

3. Щелкните на кнопке Добавить файл (Insert File).

4. В открывшемся окне диалога найдите нужный файл на локальном или сете­вом диске и щелкните на кнопке Вставка (Insert). Значок файла появится в окне сообщения, как показано на рис. 21.11.

5. Чтобы отправить сообщение, щелкните на кнопке Отправить (Send) панели инструментов.

При необходимости в одно сообщение можно вставить несколько разных фай­лов. Но не забывайте, что отправка длинных файлов с помощью модема мо­жет занять много времени. Поэтому перед присоединением большого файла, например изображения, выполненного с высоким разрешением, полезно умень­шить его размер с помощью программы архивации, согласовав с получателем формат данных.

Чтение почты

Упражнение 7. Входящие сообщения

При первом запуске Outlook открывается папка Входящие (Inbox), которая содер­жит сообщения, пришедшие по электронной почте. Чтобы вернуться к этой пап­ке в процессе работы с Outlook и просмотреть новые письма, пришедшие на ваш адрес, выполните следующие шаги:

1. В панели папок Outlook раскройте группу Почта (Mail).

2. Щелкните на значке папки Входящие (Inbox).

3. Чтобы связаться с сервером и обменяться с ним почтовыми сообщения­ми, щелкните на кнопке Отправить/получить (Send/Receive) панели инстру­ментов.

После этого вам, вероятно, придется подождать несколько минут, пока ваш компьютер и сервер провайдера обмениваются информацией. По окончании сеанса связи заголовки новых писем появятся в списке папки Входящие (Inbox). При этом непрочитанные письма отмечаются значком запечатанного конвер­та, а прочитанные — значком открытого. Дата получения письма выводится справа от названия темы. Письма с присоединенными файлами помечаются значком канцелярской скрепки (рис. 21.12).

4. Чтобы прочитать письмо, щелкните в списке папки Входящие (Inbox) на его за­головке. Содержимое сообщения появится в нижней половине окна Outlook.

5. Если вы хотите вывести содержимое письма в отдельное окно, щелкните на том же заголовке дважды.

6. Чтобы извлечь из сообщения присоединенный к нему файл, щелкните на значке этого файла правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Сохранить как (Save As).

7. В появившемся окне диалога откройте ту папку жесткого диска, в которой нужно сохранить присоединенный файл, введите имя, под которым нужно записать этот файл, и щелкните на кнопке Сохранить (Save). Outlook автома­тически раскодирует информацию и сохранит ее в виде указанного файла.

Контекстное меню значков присоединенных файлов содержит несколько команд. С их помощью можно скопировать файл, открыть его в окне инструмента быстрого просмотра, открыть файл в породившем его приложении, распечатать информацию или просмотреть свойства присоединенного файла.

8. Outlook автоматически отслеживает те письма, которые были прочитаны, и помечает их соответствующим значком. Если вы хотите в будущем ознако­миться с текстом более внимательно, имеет смысл оставить письму пометку непрочитанного. Для этого следует щелкнуть на заголовке письма правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Пометить как непроч­тенные (Mark As Unread).

Упражнение 8. Ответ на письмо

С помощью действий, рассмотренных в упражнении 3 этого занятия, можно от­править письмо любому адресату. Однако для формирования ответов на пришед­шие сообщения следует пользоваться специальными инструментами, значитель­но ускоряющими процедуру формирования письма.

1. Чтобы ответить на пришедшее сообщение, выделите его в окне папки Входя­щие (Inbox) или откройте в отдельном окне.

2. Щелкните на кнопке Ответить (Reply).

Откроется окно нового исходящего сообщения. В его адресное поле автомати­чески будет введен электронный адрес отправителя исходного письма. В поле Тема (Subject) появится копия темы письма, на которое вы отвечаете, но перед ней будут добавлены символы Re (от английского слова reply — ответить). В основное поле сообщения будет вставлена копия пришедшего письма. Отвечая на электронные письма, всегда оставляйте такую копию входящего сообщения (возможно, немного урезав ее). Она помогает адресату понять, на какое из его писем пришел ответ. Это особенно актуально для тех, кто любит писать лаконичные ответы типа «Да, я согласен».

3. Щелкните на кнопке Отправить (Send) панели инструментов. Ответ будет запи­сан в папку Исходящие (Outbox) и отправлен по назначению при очередном сеансе связи с сервером.

В панели инструментов окна входящего сообщения и папки Входящие (Inbox) есть еще две важные кнопки, показанные на рис. 21.13. Первая из них — Отве-

тить всем (Reply To All) генерирует сообщение, аналогичное описанному выше, однако в поле Кому (То) добавляется не только адрес отправителя исходного письма, но и адреса всех его получателей (исключая ваш). Это позволяет быс­тро ознакомить с ответом всех лиц, заинтересованных в получении информа­ции по данному вопросу.

Кнопка Переслать (Forward) генерирует копию пришедшего сообщения, остав­ляя строку Кому (То) пустой. Вы сами должны ввести в нее нужный адрес. Эта кнопка используется в тех случаях, когда полученное письмо нужно просто переслать другому человеку.

Упражнение 9. Папки писем

В предыдущих упражнениях были рассмотрены папки Исходящие (Outbox) и Входящие (Inbox) почтовой системы Outlook. Но этим список папок группы Почта (Май) не ограничивается. По умолчанию Outlook создает в ней еще две специаль­ные папки:

• Удаленные (Deleted Items) — хранит все сообщения, стертые пользователем. Она подобна Корзине Windows и позволяет восстанавливать сообщения, удаленные по невнимательности. Чтобы эта папка автоматически очища­лась при каждом завершении работы Outlook, выберите команду Сервис > Параметры (Tools > Options), раскройте вкладку Дополнительно (Other) и устано­вите флажок Очищать папку Удаленные при выходе (Empty The Deleted Items Folder Upon Exiting).

• Отправленные (Sent Items) — содержит копии сообщений, отправленных из папки Исходящие (Outbox) на почтовый сервер провайдера. Обратите вни­мание, что сама папка Исходящие (Outbox) хранит только неотправленные письма.

Кроме стандартных папок в группе Почта (Маil) можно разместить любое чис­ло дополнительных папок, предназначенных для хранения прочитанных писем или черновиков. Наличие нескольких папок позволяет делить входящие сооб­щения по темам. Чтобы добавить новую почтовую папку, выполните следую­щие шаги:

1. Выберите команду Файл > Создать > Папка (File > New » Folder).

2. В поле Имя папки (Name) открывшегося окна диалога (рис. 21.14) введите на­звание новой папки.

3. В раскрывающемся списке Содержимое папки (Folder Contains) выберите пункт Элементы типа Почта (Май Items).

4. В списке Поместить папку в (Select Where To Place The Folder) выделите пункт Вхо­дящие (Inbox).

5. Щелкните на кнопке ОК.

6. В окне диалога, запрашивающем о необходимости размещения значка новой папки в панели ярлыков, щелкните на кнопке Да (Yes).

Чтобы в процессе работы с Outlook переместить письмо из одной папки в другую, выполните следующие действия:

7. Откройте папку, содержащую сообщение, которое нужно переместить.

8. В списке писем щелкните на перемещаемом сообщении правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переместить в папку (Move To Folder).

9. В окне диалога Перемещение элементов (Move Items) дважды щелкните на той папке, в которую нужно поместить сообщение.

С помощью описанной последовательности шагов можно перемещать не только почтовые сообщения, но и'элементы любых других папок Outlook.

Контрольное упражнение

Воспользовавшись подсказками этого контрольного упражнения, создайте и отправьте несколько писем с помощью Outlook.

1. Создайте новое сообщение и адресуйте его сразу нескольким своим друзьям или коллегам.

2. Добавьте еще одного адресата в поле СК (Вес).

3. Присоедините к сообщению файл Microsoft Excel.

4. Назначьте письму низкую степень важности.

Какими двумя способами можно понизить важность письма?

5. Добавьте в Outlook дополнительную папку для исходящих сообщений, на­звав ее Черновики.

6. Переместите только что созданное сообщение в эту папку.

7. Просмотрите содержимое папки Входящие (Inbox).

8. Если в этой папке слишком мало писем, отправьте несколько сообщений са­мому себе.

9. Рассортируйте входящие сообщения по степени важности.

Как упорядочить сообщения по некоторому признаку?

10. Удалите несколько писем.. Откройте папку Удаленные (Deleted Items), найдите в ней стертые сообщения и восстановите их, переместив обратно в папку Входящие (Inbox)

З повагою ІЦ "KURSOVIKS"!