Вказівки до лабораторної роботи №10 - Інформаційна технологія розв'язку задач комерційної діяльності підприємства

Лабораторна робота 10. Інформаційна технологія розв'язку задач комерційної діяльності підприємства

Мета. Проробити на персональному комп'ютері основні питання організації автоматизованої обробки даних на АРМ комерційного працівника в умовах функціонування інтегрованої системи обробки економічної інформації на підприємствах споживчої кооперації; розвинути у студентів навики в засто­суванні отриманих теоретичних знань при розв'язку на ПК комплексу економічних задач розглядуваного АРМ.

Завдання для лабораторних занять і самостійної роботи

ЗАВДАННЯ 1. Здійснити контроль за виконанням плану поетики взуття гуртовою базою в роздрібні торговельні підприємства сільського споживчого товариства. Розробити постановку задачі і алгоритм її розв'язку. За допомогою програмних засобів MS Excel та MS Access розв'язати задачу на ПК і проаналізувати рс зультати, підсумкову інформацію видати на друк.

Початкові дані. На початку нового року гуртова база уклала договір із сільським споживчим товариством на постачання взуті я. Планові і фактичні дані про постачання взуття сільському споживчому товариству наведені в табл. 36.

ЗАВДАННЯ 2. Гуртова база купує у постачальників взуття з метою його продажу торговельним підприємствам ССТ. Необхідно за допомогою засобів М8 ЕхсеІ визначити наявність на конкретну дату взуття в асортименті на гуртовій базі та його купівлю і продаж в сумовому виразі.

Початкові дані. Стан купівлі гуртовою базою взуття та його продаж торговельним підприємствам ССТ характеризується даними, які відображені в табл. 37-38.

Методичні вказівки до розв'язку завдання 1 засобами пакету MS Excel

Задача розв'язується на рівні гуртового підприємства. Мета даної задачі — контроль своєчасного і якісного виконання договірних зобов'язань на поставку товарів постачальниками. Періодичність розв'язку задачі один раз в місяць. Користувачами інформації є менеджери по роботі з певними товарами, працівники бухгалтерії, фінансово-економічних та юридичних служб.

Інформація про планові поставки товарів постачальниками покупцям є специфікації до договорів, які укладаються в кінці або на початку нового року. В специфікаціях вказується асортимент поставлених товарів, їх кількість, ціна за одиницю товару і його загальна вартість, терміни поставки товарів. В договорах також вказуються штрафні санкції у випадку порушення умов поставки зі сторони постачальника або покупця.

Фактичне надходження товарів покупцю за кількістю та сумою фіксується в рахунках-фактурах постачальника. Процент виконання плану постачання товарів за місяць в розрізі товарів та постачальників виражається залежністю.

В результаті розв'язку задачі користувачу видається звіт, форма якого подана в табл. 39.

На підставі цього звіту орган управління підприємства здійснює операивний контроль за ходом постачання товарів, стежить за виконанням умов договору постачальниками і у випадку їх невиконання виставляє штрафні санкції.

При розв'язку задачі «Облік виконання договорів з постачальниками» використовується такі вхідні дані: файл даних рахунку-фактури, файли довідників товарів, постачальників, одиниць виміру.

Файл даних рахунку-фактури (МШ7) містить такі реквізити: номер та дату виписки рахунку-фактури, номер договору, код (номенклатурний номер) товару, кількість, сума, торговельна знижка (надбавка), код постачальника.

1. Створіть електронну таблицю за наступним зразком (табл. 40).

2.В клітинку А1 таблиці внесіть заголовок і командою Format-> Cells (Формат —> Ячейка) об'єднайте його клітинки. Для цього перейдіть на сторінку Аіідпшепі (Вьіравнивание) і ввімкнути опцію Меrge Се11з (Обьединение).

3.Введіть та відформатуйте дані.

3.1 В клітинки GЗ, D15, F15, G15 введіть формули, за допомогою яких будуть обчислюватись проценти виконання плану, загальна вартість товарів за планом та їх фактичне надходження. З цією метою скористайтесь функцією SUM (СУММ).

3.2 Відформатуйте дані електронної таблиці.

4. Впорядкуйте планові і фактичні дані про надходження товарів за кодом торговельного підприємства.

4.1. Командою Data -> Form (Данные —» Форма) Спочатку занесіть в базу даних Ехсеl дані табл. 40

4.2. В меню Data (Данные) виберіть команду Sort (Сортировка). Ця команда викличе діалогове вікно сортування даних. В цьому вікні потрібно визначити поля бази даних, за якими послідовно (від верхнього до нижнього) виконуватиметься впорядкування за зростанням Ascending (По возрастанию) чи спаданням Descending (По убьіванию). В першому полі необхідно вибрати із списку стовпчик таблиці, за даними в якому Ехсеl  впорядкує рядки таблиці. Наприклад, дані табл. 40 можна впорядкувати за стовпчиком «Код підприємства». У другому полі діалогового вікна Sort (Сортировка) як другу ознаку впорядкування можна задати дату надходження товарів. При необхідності можна задати і третю ознаку впорядкування, використавши для цього стовпчик «№ договору». В результаті впорядкування за цими ознаками Ехсеl побудує електронну таблицю, наведену в табл. 41.

Методичні вказівки до розв'язку завдання 1 засобами пакету MS Access

За допомогою пакету програм MS Access створюємо базу даних про планові та фактичні надходження товарів на гуртову базу. Для цього потрібно виконати таку послідовність дій.

1. Запустіть пакет MS Access.

2. Створіть пусту базу даних:

• вибираємо пункт меню File (Файл);

• з випадаючого меню вибираємо №лу БаІаЬазе;

• у вікні №лу вибираємо піктограму Віапк сІаІаЬазе;

• натискаємо мишею на діалогову клавішу ОК;

• командою Ріїе —> №лу СаІаЬазе визначаємо ім'я та розташування на диску створюваної бази даних.
  

• натискаємо мишею на діалогову клавішу Сгеаіе. 2. Створіть таблиці бази даних:

• у вікні бази даних виберемо закладку ТаЬІез;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу №лу;

• у вікні №лу ТаЬїе виберемо елемент списку Безідп Уіелу;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу ОК;

• кожний рядок цієї структурної таблиці відповідає одному полю створюваної таблиці даних;

• в поле РіеїсС Кате кожного рядка структурної таблиці впишемо назву поля створюваної таблиці даних;

• в полі Баїа Туре кожного рядка структурної таблиці виберемо необхідний тип поля створюваної таблиці даних;
  

• після опису всіх полів таблиці за допомогою інстумента Ргітагу Кеу визначимо ключове поле створюваної таблиці даних;

• закриємо вікно конструктора таблиці;

• підтвердимо створення таблиці, натиснувши мишею на діалогову клавішу ОК;

• у вікні 8ауе аз задамо назву таблиці.

Створимо таблиці, необхідні для представлення даних про планові та фактичні надходження товарів (табл. 42).

Таблиця «Довідник підприємств» складається з таких полів:

• поле «Код підприємства» в таблиці є ключовим і має тип АиІоКшпЬег;

• поле «Назва підприємств» має тип Техі;

• поле «Адреса підприємства» має тип Техі;

• поле «Розрахунковий рахунок» має тип КштЬег;
  

• поле «Назва банку підприємства» має тип Техі. Таблиця «Довідник товару» складається з таких полів:

• поле «Код товару» в таблиці є ключовим полем типу КшпЬег;.

• поле «Назва товару» має тип Техі.

Таблиця «Довідник одиниць виміру» складається з таких полів:

• поле «Код одиниці виміру» є ключовим і має тип АиІо-КштЬег;

• поле «Назва одиниці виміру» має тип Техі;

• поле «Позначення одиниці виміру» має тип даних Техі. Таблиця План на дату містить такі поля:

• поле «Дата» є ключовим і має тип Баіе/Тіте;

• поле «Планова сума»;

• поле «Код підприємства» є ключовим і має тип КишЬег;

• поле «Код товару» є ключовим і має тип КшпЬег. Таблиця «Реєстр договорів» містить такі поля:

• поле «№ договору» є ключовим і має тип КшшЬег;

• поле «дата договору» має тип даних Баїе/Тіше;

• поле «Код підприємства» є ключовим і має тип КшшЬег. Таблиця «Реєстр рахунків-фактур» містить такі поля:

• поле «№ рахунку-фактури» є ключовим і має тип даних КшшЬег;

• поле «Дата рахунку-фактури» має тип Баїе/Тіше;

• поле «Код підприємства» має тип КшшЬег;

• поле «№ договору» має тип КшшЬег.

Таблиця «Товар за рахунком-фактурою» містить такі поля:

• поле «№ рахунку-фактури» має тип КішіЬег;

• поле «Код товару» має тип даних КшшЬег;

• поле «Код одиниці виміру» має тип КішіЬег;

• поле «Кількість відвантаження» має тип КшшЬег;

• поле «Ціна товару» має тип Сигтепсу.

3.  Створіть зв'язки між таблицями:

• вибираємо піктограму Кеіаііошпірз;

• у вікні Кеіаііошпірз відкриваємо створені таблиці за допомогою піктограми Здолу ІаЬІе і кнопки Асісі;

• проставляємо зв'язки між таблицями;

• закриваємо вікно Кеіаііопзпірз.

Після створення описаних зв'язків вікно Кеіаііошпірз буде мати такий вигляд (рис. 26).

4. Створіть запити:

• у вікні база даних вибираємо закладку ((шегіез;

• натискаємо мишею на діалогову клавішу №лу;

• у вікні №лу С)иегу вибираємо закладку Безідп Уіелу;

• натискаємо мишею на діалогову клавішу ОК;

• у вікні, що відкрилося, за допомогою діалогової клавіші Асісі вибираємо потрібні для запиту таблиці;

• потрібні для запиту поля таблиць вибираємо подвійним натисненням на них мишею;

• після завершення формування запиту за допомогою діалогової клавіші Кип переконаємося в його працездатності;

• якщо запит вибирає дані правильно, то закриємо вікно запиту і дамо йому назву;

• якщо запит вибирає дані неправильно, то за допомогою ін­струмента Уіелу повернемося у режим Безідп Уіелу і виправимо помилки.

Для реалізації даного завдання необхідно створити такі запити:

• запит «Фактична поставка» створюємо на базі таблиць «Реєстр рахунків-фактур» і «Товар за рахунком-фактурою»;

• запит «Фактична поставка взуття за асортиментом» створюємо на базі таблиць «Реєстр рахунків-фактур», «Товар за рахунком-фактурою» та «Довідник товарів»;

• запит «Виконання плану на дату» створюємо на базі таблиці «План на дату» і раніше створеного запиту «Фактична поставка»;

• запит «Виконання плану за асортиментом» створюємо на базі таблиці «План на дату» і раніше створеного запиту «Фактична поставка взуття за асортиментом».

Для побудови запиту «Фактична поставка» з таблиці «Реєстр рахунків-фактур» виберемо в запит такі поля:

• поле «№ рахунку-фактури»;

• поле «Дата рахунку-фактури»;

• поле «Код підприємства»;

• поле «№ договору».

Таблицю «Товар за рахунком-фактурою» використовуємо для створення в запиті розрахункового поля «Фактично поставлено»:

[Товар за рахунком-фактурою]![Кількість відвантаження]* [Товар за рахунком-фактурою] ![Ціна товару].

В запит «Фактична поставка взуття за асортиментом» виберемо з таблиці «Реєстр рахунків-фактур» такі поля:

• поле «Дата рахунку-фактури»;

• поле «Код підприємства».

З таблиці «Товар за рахунком-фактурою» виберемо в запит поле «Код товару». З таблиці «Довідник матеріалу» виберемо поле «Назва матеріалу».

Крім цих полів в запиті створюємо розрахункове поле «Фактично поставлено»:

[Товар за рахунком-фактурою]![Кількість відвантаження]* [Товар за рахуном-фактурою]![Ціна товару].

В запит «Виконання плану на дату» включимо такі поля таблиці «План на дату»:

• поле «Дата»;

• поле «Код підприємства»;

• поле «Планова сума».

З запиту «Фактична поставка» виберемо поле «Фактично поставлено». Включимо у запит також розрахункове поле «% виконання плану»:

([Фактична поставка]'.[Фактично поставлено]/[План на дату]! [Планова сума])* 100.

В запит «Виконання плану за асортиментом» з таблиці «План на дату» включимо поле «Планова сума», а з запиту «Фактична поставка взуття за асортиментом» виберемо такі поля:

• поле «Код підприємства»;

• поле «Назва товару»;

• поле «Код товару»;

• поле «Фактично поставлено».

Включимо в запит також розрахункове поле «% виконання плану»:

([Фактична поставка взуття за асортиментом ]! [Фактично поставлено]/[План на дату][[Планова сума])* 100.

Створимо службові запити, на базі яких будуть сформовані результуючі звіти:

• запит «Звіт»;

• запит «Разом по підприємству»;

• запит «Розшифровка виконання плану на дату».

5. Створіть форми для заповнення таблиць бази даних:

• у вікні бази даних виберемо закладку Роггпз;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу №лу;

• виберемо закладку Рогш \¥І2агсІ, задамо назву базової таблиці і натиснемо мишею на діалогову клавішу ОК;

• у вікні Рогш \¥І2агсІ підтвердимо вибір таблиці;
  

• у вікні ЛуаіІаЬІе РіеІсСз виберемо потрібні поля і за допомогою стрілочок перенесемо їх у вікно ЗеІесІеС РіеІсСз;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу №хі;

• виберемо вигляд форми;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу №хі;

• виберемо фон для вікна форми;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу №хі;

• назвемо форму;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу Ріпівії.

Для внесення даних в таблиці бази даних створимо їх форми. В даному завданні створюються такі форми:

• Форма «Довідник підприємств». За допомогою цієї форми вносяться записи про нові підприємства, з якими гуртова база буде в подальшому працювати.

• Форма «Довідник товарів». За допомогою цієї форми вносяться записи про нові товари.
  

• Форма «План на дату». За допомогою цієї форми вносяться нові записи про встановлення плану на певну дату. В цій формі використано діалоговий інструмент СошЬо Ьох, за допомогою якого можна вибрати потрібні позиції з таблиць бази даних. И даній формі СошЬо Ьох створено для полів «Назва товару» і «І Іа зва підприємства».

• Рахунок-фактура. За допомогою цієї форми вносяться дані в таблиці бази даних — «Реєстр рахунків-фактор» і «Товари за рахунка-фактор», оскільки ця форма створена на базі таблиці «Реєстр РФ», але має підлеглу форму (назвемо її підформою, зиЬґогш) з базовою таблицею «Товари за рахунком-фактурою» (підформа створюється аналогічно за допомогою піктограми 8иЬґогш). Ця підформа містить два поля типу СошЬо Ьох — «На­зва товару» і «Назва одиниці виміру» — і одне розрахункове по­ле — «Сума».

([Кількість відвантаження]*[Ціна товару]).

6. На базі запитів створіть звіти:

• у вікні бази даних виберемо закладку Керогї;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу №лу;

• виберемо закладку Керогї ^іхагС;

• виберемо потрібну базову таблицю чи базовий запит;

• підтвердимо правильність зробленого вибору;

• у вікні АуаііаЬіе Ріеісіз виберемо потрібні поля і за допомогою стрілочок перенесемо у вікно 8еіесІеС Ріеісіз;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу №хІ;

• виберемо загальний вигляд звіту;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу №хІ

• визначимо порядок розміщення полів у звіті;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу №хІ;

• встановимо розмір сторінки, на якій буде розміщено звіт;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу №хІ;

• виберемо фон звіту;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу №хІ;

• назвемо звіт;

• натиснемо мишею на діалогову клавішу Ріпівп.

На базі раніше побудованих запитів, формуються звіти:

• звіт «Виконання плану за асортиментом»;

• звіт «Виконання плану на дату»;

• звіт «Розшифровка виконання плану на дату».
  

Методичні вказівки до завдання 2

Для оперативного управління роботою з певними групами товарів менеджеру необхідна детальна щоденна інформація про рух товарів на базі. Це завдання можна успішно реалізувати за допомогою М8 Ехсеї:

1. Створіть електрону таблицю з інформацією про поступлення товарів
на гуртову базу та їх продаж:

• імена стовпчиків та фактичні дані візьміть із табл. 45 46;

• дані про поступлення і продаж товарів занесіть на різні листки електронної таблиці;

• обчисліть вартість закуплених і проданих товарів;

• відформатуйте таблицю.

2. Створіть базу даних в електронній таблиці.

3. Для вводу даних створіть форму, яку викликають командою Баїа —>
Рогш (Данньїе -> Форма).

4. Командою Баїа -> Ріуоі ТаЬІе створіть зведену таблицю (Ріуоі ТаЬІе),
яка дасть змогу відбирати дані за різними критеріями і найкращим чином
відображати залежність між ними. Створення і обробку даних здійсніть за
допомогою конструктора зведених таблиць. Для цього виконайте такі дії:

• виділіть дані, які підлягають обробці.  Простежте, щоб всі стовпчики мали назви;

•  виконайте команду Баїа —> Ріуоі ТаЬІе (Данньїе —> Сводная таблица);

5.  В першому діалоговому вікні конструктора зведених таблиць (8іер 1
оґ 4) виберіть джерело даних для зведеної таблиці. Дані можна вибрати:

• з поточної або будь-якої іншої робочої сторінки; для цього перемикач встановіть у позицію Місгозой Ехсеі сіаіа Ьазе (В спи-ске или базе данньгх МісгозоГі Ехсе»);

• із зовнішнього джерела даних; для цього перемикач встановіть встановіть у позицію Ехіегпаі сіаіа зоигсе (Во внешнем источнике данньх);

• із кількох інтервалів консолідації даних; для цього перемикач встановіть у позицію Міііііріе сопзоіісіаііоп гапдез (В нескольких диапазонах консолидации);

• з іншої таблиці; для цього перемикач встановіть у позицію АпоіЬег ріуоі ІаЬіе (В другой сводной таблице).

6. Для переходу до другого діалогового вікна (8іер 2 оГ 4) потрібно натиснути мишею на діалогову клавішу №хї (Далее):

• в другому діалоговому вікні виділіть мишею діапазон клітинок з початковими даними с\УЬеге із іЬе сіаіа іпаї уои луапі їо іізе?).

• Натисніть мишею на діалогову клавішу №хї.

7.У третьому діалоговому вікні конструктора (8іер 3 оГ 4) визначіть структуру зведеної таблиці за допомогою макету.

•  задайте клітинку, з якої буде розпочинатися зведена таблиця (Ехізііпд ХУогкзЬееі), або новий листок (№лу ХУогкзЬееі);

• зведеній таблиці дайте назву «Поступлении кншрш" і ниш сніть мишею на діалогову клавішу РіпізЬ.