Методичні рекомендації до вивчення дисципліни, Частина 2, Інформаційні системи і технології в менеджменті, МАУП

МІЖРЕГІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ

МАУП

ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ І ТЕХНОЛОГІЇ В МЕНЕДЖМЕНТІ

(Частина 2)

ПРОГРАМА КЕРУВАННЯ ПРОЕКТАМИ MICROSOFT PROJECT

 (Навчальний посібник для студентів всіх форм навчання)

Київ 2005

Кузьмін А.В., Рисцов І.К., Сіницкий М.Є. Інформаційні системи і технології в менеджменті (частина 2).

Навчальний посібник – К.: МАУП, 2005.

Цей навчальний посібник за курсом «Інформаційні системи і технології в менеджменті» відповідно до програми курсу присвячений програмі керування проектами „Microsoft Project”. Посібник складається з конспекту лекції, що містить теоретичний матеріал та супроводжується контрольними питаннями для самоперевірки.

Затверджено на засіданні кафедри інформатики та інформаційних технологій МАУП (Протокол № __ від ___ _________ 2004 р.).

Схвалено Вченою радою Міжрегіональної Академії управління персоналом.

ЗМІСТ

Програма керування проектами Microsoft Project

1. Сучасний підхід до керування проектами

2. Історія виникнення систем керування проектами

3. Принципи побудови систем керування проектами

4. Загальна характеристика Microsoft Project

5. Інтерфейс користувача програми MS Project

6. Таблиці MS Project

6.1. Створення і редагування таблиць

6.2. Методи відбору й упорядкування даних у таблицях

7. Діаграми MS Project

7.1. Діаграми Ганта

7.2. Мережеві діаграми

7.3. Діаграма Календар

7.4. Графіки ресурсів

7.5. Діаграми використання задач і ресурсів

7.6. Особливості угрупування, сортування і фільтрації даних на діаграмах

8. Планування проекту

8.1. Календарне планування

8.2. Створення переліку робіт

8.3. Завдання тривалостей задач

8.4. Установка зв'язків між задачами

8.5. Введення обмежень у план проекту

8.6. Планування і призначення ресурсів задачам

8.7. Введення  додаткової інформації про задачі і ресурси

8.8. Планування вартісних показників проекту

9. Аналіз і оптимізація проекту

10. Аналіз і стримування ризиків

11. Відстеження й аналіз виконання проектних робіт

12. Підготовка і друк звітів

13. Засоби забезпечення спільної роботи учасників проекту

13.1. Розсилання проектів по електронній пошті

13.2. Публікація на сервері Microsoft Exchange

13.3. Поширення проекту в складі інших документів

13.4. Експорт даних проекту у файли інших форматів

13.5. Організація спільної роботи на етапі виконання проекту

14. Висновок

15. Контрольні питання

16. Список рекомендованої літератури

Програма керування проектами Microsoft Project

1. Сучасний підхід до керування проектами

Проектний менеджмент як сучасна методологія керування сформувався в останні 30 – 40 років на основі принципів забезпечення високої ефективності бізнесу. До цього в нашій країні поняття "проект" відносилося винятково до комплекту конструкторської документації, що описує будівлю чи виріб. У сучасному представленні проектможна визначити наступним чином:

Іншими словами, характерними рисами проекту є конкретні терміни виконання й унікальність продукції (послуги). Як приклади проектів можна привести: будівництво заводу, розробку будь-якої нової продукції, проведення ремонтних робіт на деякому об'єкті, впровадження інформаційної системи на підприємстві, навчання студентів по індивідуальній програмі, проведення виборчої компанії, зйомку кінофільму, випуск журналу і багато чого іншого, що відповідає приведеному визначенню.

Керування проектами це – діяльність (додаток знань, досвіду, методів і засобів керування людськими, матеріальними і фінансовими ресурсами, а також мінімізації ризиків), спрямована на безумовне виконання проекту у встановлений термін і з найкращою якістю.

Особливістю проектної форми організації керування є прагнення до відмовлення від громіздких управлінських структур з характерною для них твердою підпорядкованістю, надання виконавцям самостійності в рамках їхніх повноважень за умови максимальної зосередженості на досягненні цілей проекту.

Керує проектом група управлінців на чолі з менеджером проекту, якому вище керівництво надає необхідні повноваження, і на який покладається вся відповідальність за реалізацію проекту.

2. Історія виникнення систем керування проектами

Становлення проектного менеджменту нерозривно пов'язано з використанням засобів комп'ютерної підтримки всіх компонентів керування. Відповідне програмне забезпечення складає клас систем керування проектами (СКП).

В основі методів керування проектами лежать алгоритми сіткового планування, розроблені наприкінці 50-х років у США. У 1956 р. фахівці фірми Du Pont разом зі співробітниками фірми Remington Rand уперше використовували ЕОМ для складання планів-графіків модернізації заводів Du Pont, у результаті чого був створений метод побудови послідовності критичних стадій виконання робіт – Critical Path Method (CPM), відомий у нас як метод критичного шляху (МКШ).

Паралельно і незалежно військово-морськими силами США спільно c фірмами Lockheed & Booze, Allen & Hamilton при розробці проекту ракетної системи Polaris, був створений метод графоаналітичного аналізу і складання розкладів в умовах невизначеності, що одержав назву – Program Evaluation and Review Technique (PERT). Використання цього методу дозволило керівництву проекту об'єднати воєдино роботи більш 3800 співробітників, що виконували близько 60 тис. операцій. У результаті проект удалося завершити на 2 роки раніше запланованого терміну. Надалі ця методика відмінно зарекомендувала себе при координації робіт, здійснюваних різними підрядчиками в рамках великих проектів при створенні нових типів озброєнь.

Нарешті, у 1997 році був розроблений метод т.зв. критичних ланцюжків – Critical Chain (CC), або МКЦ. Завдяки цьому методу вдавалося домагатися скорочення планових термінів на 50% і більш. Сьогодні його використовують близько 450 найбільших світових компаній, у тому числі: AT&T, Boeing, Erickson, Ford Motor, General Motors, GTE, IBM і безліч інших середніх і дрібних промислових підприємств, приватних і державних організацій.

3. Принципи побудови систем керування проектами

В основу побудови сучасних СКП покладені наступні загальні принципи.

1. Основними елементами проекту є задачі (роботи), ресурси і призначення (закріплення ресурсів за визначеними задачами), що відповідають суті проекту;

2. Модель реалізації проекту (графік виконання задач) створюється таким чином, що всі задачі проекту вибудовуються в послідовно-рівнобіжні ланцюжки, що відображають технологічну схему їхнього виконання з урахуванням ієрархічної структури проекту;

3. Ієрархічна структура задач використовується для їхнього угруповання в цільові пакети з метою планування розподілу основних видів витрат;

4. До найбільш важливих видів ресурсів, контролю за який приділяється найбільше уваги, відносяться: час, матеріальні ресурси і кошти.

Більшість СКПів містять вбудовані бази даних (БД), свідомо визначеної структури, заповнювані користувачем. Імена полів БД відповідають найменуванням основних показників проекту, якось: "Назва ресурсу", "Максимальна кількість одиниць ресурсу", "Ціна одиниці ресурсу за одиницю часу при нормальному навантаженні" і т.п. Цим показникам зіставляються набір їхніх припустимих значень і (або) деякі обчислювальні процедури. До числа основних груп даних, що описують кожен проект незалежно від його істоти, відносяться:

• опис задач проекту;

• опис взаємозв'язків між задачами;

• розподіл ресурсів по задачах (призначення);

• календарний розклад проекту в цілому та календарі ресурсів.

Крім наперед визначених полів СКП дозволяють створювати поля, властивості яких задаються самим користувачем, тобто поля, що настроюються . Вони можуть містити формули, індикатори, посилання та інші відомості.

У якості основної обчислювальної моделі проекту використовуються мережеві графіки, показники яких визначаються за допомогою МКШ.

Критичний шлях — це послідовність задач (чи одна задача), що визначає розрахункову дату закінчення проекту. Завершення останньої задачі критичного шляху означає завершення всього проекту. Визначаючи і відслідковуючи критичний шлях проекту, а також ресурси, призначені критичним задачам, можна визначити, які задачі впливають на дату закінчення проекту і чи удасться завершити його в термін.

Розрізняють 4 типи зв'язків між задачами:

• закінчення – початок (ЗП)(finish-to-start (FS)) – найбільш розповсюджений тип залежності, при якому задача з номером i не може початися раніше завершення попередньої (i –1) задачі;
  

• початок-початок (ПП) (start-to-start (SS)) - залежність, при якій задача з номером i не може початися доти, поки не почалася задача з номером (i –1);
  

• закінчення – закінчення (ЗЗ) (finish-to-finish (FF)) – залежність, при якій задача з номером i не може закінчиться доти, поки не завершилася задача з номером (i –1);
  

• початок-закінчення (ПЗ) (start-to-finish (SF)) – залежність, при якій з номером i не може закінчиться доти, поки не почалася з номером (i –1).
  

Кожна задача характеризується наступними тимчасовими параметрами:

- час початку i-й задачі (start);
- час завершення i-й задачі (finish);
- тривалість i-й задачі (duration);
- неробочий календарний час i–й задачі (nonworking time).

Якщо резерв часу дорівнює нулю, то задача вважається такою, що належить до критичного шляху. Збільшення часу задачі критичного шляху, свідомо збільшує термін виконання проекту в цілому. З цієї причини задачі, що складають критичний шлях, вимагають до себе підвищеної уваги менеджера проекту.

У багатьох СКП на додаток до МКШ використовуються альтернативні методики мережевого планування:

• метод статистичного моделювання тривалості задач PERT;

• метод Монте-Карло;

• метод критичних ланцюжків.

Як основний спосіб представлення даних у СКП найчастіше використовуються лінійні діаграми, або діаграми Ганта (Рис. 1), як їх називають за рубежем на честь їхнього винахідника Генрі Ганта (1917 р.). Діаграма Ганта (Tracking Gantt) являє собою графіка, на якому по горизонталі розміщається шкала часу , а по вертикалі – список задач. При цьому довжина відрізків, що позначають задачі (Рис. 1.1), пропорційна тривалості задач.

Серед інших популярних форм представлення інформації можна назвати мережеву діаграму, діаграму навантаження ресурсів і діаграму використання задач.

Мережева діаграма (PERT Chart) відображає графік робіт проекту у виді логічної схеми (орієнтованого графа), на якій задачі зображуються блоками (найчастіше – прямокутної форми), а зв'язку між ними – стрільцями (Рис. 2). У блоках розміщаються невеликі таблички, у яких записується назва задачі, її код, дата початку і завершення, а також інша інформація. Мережеві діаграми показують тільки логічні (ієрархічні) залежності , допомагаючи менеджерам проекту порівнювати альтернативи розкладу і призначення ресурсів.

Графік ресурсів, або діаграма навантаження ресурсів (Рис. 3) являє собою стовпчасту діаграму, що відображає інтенсивність (односне перевищення середнього рівня навантаження) використання обраного для аналізу ресурсу в часі.

Діаграма використання задач (Task Usage) призначається для складання й аналізу розкладу розподілу ресурсів по задачах (Рис. 4). Зовні ця діаграма нагадує лінійну діаграму. Уздовж вертикальної осі розташовується список задач, загальна трудомісткість кожної задачі й ін. інформація. Власне діаграма (Рис. 4) представляє таблицю, стовпці якої відповідають тимчасовим відрізкам (наприклад, дням), а в осередках таблиці записується навантаження ресурсів у натуральних одиницях, наприклад, у годинах роботи в даний день або вартість роботи, чи її обсяг та інші.

У кожнім з перерахованих вище способів представлення інформації про проект можуть у визначеному порядку відображатися всі дані чи їхня підмножина, обумовлене по деякій умові. З цією метою застосовуються процедури сортування, угруповання і фільтрації даних.

СКП допускають внесення визначеного числа змін у графік задач (визначення фактичних дат і витрат по виконаних роботах, відсоток фактичного виконання на поточну дату й ін.). Це дозволяє зіставляти реальний стан проекту з початковим планом, робити прогноз потреби в ресурсах і термінах настання подій, тобто обґрунтовувати керуючі рішення.

Для сучасних СКП характерно наявність розвитих засобів форматування даних (вибору шрифтів і стилів), графічних засобів (діаграм, зображень тимчасових відрізків, зв'язків задач, сіток), відображення тимчасових шкал (календарів), настроювання квітів, заливань, штрихувань, візерунків і т.д.

Календарі СКП, як правило, представляють списки робочих і неробочих днів і можуть бути стандартними (8 - вартовими), двозмінними і цілодобовими. Масштаб календаря звичайно змінюється від хвилин до року (календарного чи фінансового), а тривалість може досягати 50 років. Усі тимчасові параметри календарів настроюються.

Більшість СКП забезпечує керування фінансами проекту, чи так званими управлінський облік (не плутати з бухгалтерським обліком). Керування фінансами включає наступні дії:

• розподіл лімітів витрат по задачах;

• аналіз співвідношення тривалість/вартість (Duration/Cost) для задач критичного шляху;

• зіставлення планових і фактичних витрат.

У загальному випадку алгоритм роботи з програмою керування проектом виглядає в такий спосіб.

На підготовчому етапі (бізнес-планування) усі роботи  вибудовуються  в послідовно – рівнобіжні ланцюжки , їм призначаються ресурси (люди, матеріали, оснащення), тимчасові обмеження на початок і закінчення; визначаються джерелі фінансування, графіки надходжень і відтоку коштів, розраховується календар робочого часу, планові втрати часу тощо. Після введення початкових даних за допомогою МКШ виявляються тимчасові нестиковки і резерви часу, чи недостача надлишок вільного засобу (погодженість з бюджетом проекту), розраховуються економічні показники рентабельності, обороту засобів, ризики тощо. У випадку виявлення критичних місць у проекті, програми, як правило, пропонують користувачу виправити чи ситуацію роблять це автоматично. Після рішення проблеми процес імітаційного моделювання продовжується.

Проекти глибоко структуруються, тобто поділяються на підлеглі проекти, що складають “дерево” задач. Плани всіх рівнів можуть доводитися  виконавцям як безпосередньо, так і через мережі Intranet і Internet. По ходу виконання проекту реально досягнуті показники зіставляються з запланованими, і програма сигналізує про фактичні відхилення і, рідше, про тенденції розбіжності. Головний менеджер (адміністратор) проекту аналізує ситуацію, обговорює причини з виконавцями (менеджерами нижчих рівнів) і вводить нові інструкції, після чого проект перераховується, і до виконавців надходять відкоректовані планові показники. Можлива ситуація, коли менеджери нижчих рівнів вносять пропозиції по коректуванню проекту. Ці чи пропозиції враховуються, чи відкидаються адміністратором проекту на підставі результатів їхньої обробки програмою. Найбільш зроблені СКП підтримують технології обміну інформацією з іншими програмами, видають дані у формі звітів, презентацій, Web – публікацій.

4. Загальна характеристика Microsoft Project

Microsoft Project – програмний продукт корпорації Microsoft, призначений для календарного планування і керування проектами. На загальну думку, MS Project вважається однієї з кращих СКП офісного класу, орієнтованих на підтримку менеджменту невеликих і середніх проектів промислового призначення.

Сімейство MS Project версій 2002 і 2003 р. включає чотири додатки:

Microsoft Project Standard – «настільний» додаток для індивідуального планування і керування проектами;

Microsoft Project Professional - «настільний» додаток, що виконує роль клієнта в комплексі із серверною програмою Microsoft Project Server. Володіє усіма функціональними можливостями Microsoft Project Standard і забезпечує користувачів засобами корпоративного керування проектами: застосуванням централізованих настроювань, використання єдиного пула (банку даних) ресурсів , автоматичного узгодження параметрів проектів (керування портфелем проектів);

Microsoft Project Server – програма, що керує централізованою базою даних (MS SQL Server версій 7.0 і більше), забезпечує доступ користувачів до єдиного пула ресурсів, Веб - інтерфейс для спільної роботи територіально віддалених учасників проекту; містить засобу OLAP (on line analytical processing) - аналізу і моделювання портфеля проектів. З її допомогою члени проектної команди одержують від керівника задачі, повідомляють про хід їхнього виконання, обмінюються інформацією. Керівник проекту на підставі отриманих від виконавців даних контролює хід просування проекту, а керівництво організації аналізує завантаження співробітників і стан усіх проектів, виконуваних в організації;

Microsoft Project Web Access – Веб – інтерфейс Microsoft Project, що дозволяє не тільки менеджерам, але іншим учасникам проекту одержувати доступ до проектної інформації через Веб – броузер Internet Explorer, є складовою частиною Microsoft Project Server. Використання цієї програми можливо при наявності клієнтської ліцензії на доступ до Microsoft Project Server.

Усі програми версії 2003 року - русифіковані. Microsoft Project Professional у комбінації з Microsoft Project Server 2003 дозволяє автоматизувати керування проектною діяльністю великих підприємств. Зокрема, організувати автоматизований підбор у проект співробітників на основі їхніх навичок (використовується пул ресурсів, що накопичується,), прогнозувати завантаження підприємства з урахуванням визначених сценаріїв розвитку подій, розраховувати ризики і таке інше. З процедурою установки MS Project на персональний комп'ютер можна ознайомитися в рекомендованій літературі.

5.  Інтерфейс користувача програми MS Project

При першому запуску програми MS Project головне вікно програми (за замовчуванням) має вид, представлений на рис. 5. Верхній рядок вікна - стандартний заголовок, з якого викликається системне меню для керування розмірами і положенням вікна на екрані. Нижче розташований рядок меню, що забезпечує доступ до всіх команд програми. Далі йдуть панелі інструментів (кнопкові панелі).

Під ними розміщений рядок уведення, призначений для введення і редагування значень в комірках таблиць і елементів діаграм, аналогічно як це реалізовано в програмі MS Excel. Після установки прапорця "Правка прямо в ячейке" у вікні команди "Сервис ® Параметры" на вкладці "Общие", редагування значень можна виконувати безпосередньо в комірці таблиці або в елементі діаграми.

Під рядком уведення знаходиться робоча область, у якій розміщаються вторинні вікна MS Project, що відображають проектну інформацію в тім чи іншому виді (представленні). Справа в тім, що файл проекту містить величезну кількість даних, і переглядати або редагувати їх одночасно не представляється можливим. Кожен вид відображає деякий обмежений набір даних проекту у визначеному форматі, і користувачу надається можливість вибирати цікавлячий його вид через пункт меню "Вид" (View) чи щигликом по одному зі значків "Панели представлений", розташованої вертикально з лівої сторони робочої області. Види підрозділяються на двох категорій: "Работы" і "Ресурсы". За замовчуванням у робочій області відображається представлення, обране на вкладці "Вид" діалогового вікна "Параметры", що відкривається командою меню "Сервис ® Параметры"(Tools ® Parameters). Види мають гнучку структуру і можуть складатися як з окремої таблиці, діаграми або форми, так і з їхніх комбінацій. На "Панели представлений"ів менювидні тільки ті види, у настроюваннях яких установлений відповідний прапорець. Повний список видів можна переглянути, викликавши командою "Вид ® Другие представления" діалогове вікно "Другие представления" (More Views) (див. рис. 5). Для відкриття нового представлення досить виділити його в списку і клацнути кнопку "Применить" (Apply). Для створення комбінованого представлення варто розділити вікно на дві частини командою "Окно ® Разделить" і вибрати для кожної частини потрібний вид. Повернутися до одного вікна можна за допомогою команди "Окно ® Снять разделение". У комбінованих представленнях (у нижній половині вікна) часто використовуються форми MS Project, призначення яких - відображення і редагування властивостей обраного об'єкта (задачі або ресурсу). У списку представлень - п'ять типів форм: "Форма задач" (Task Form), "Форма названий задач" (Task Name Form), "Форма сведений о задачах" (Task Details Form), "Форма ресурсов" (Resource Form) і "Форма названий ресурсов" (Resource Name Form). Усі вони мають однотипну структуру. Вибір типу відображуваної у формі інформації здійснюється командою меню "Формат ® Подробности"або через контекстне меню форми. У меню будь-якої форми присутні команди "Объекти" (Objects) і "Заметки"(Notes), призначені для перегляду і редагування зв'язаних з задачею або ресурсом об'єктів і заміток. Наприклад, у ресурсній формі можна редагувати календарний план (Shedule), витрати (Cost) і трудовитрати (Work) ресурсу, а у формі з інформацією про задачу – дані про задіяні в задачах ресурсах і про зв'язки між задачами.

MS Project дозволяє тримати відкритими одночасно кілька вторинних вікон з різними представленнями інформації з того самого проектного файлу. Для цього використовується команда "Окно ® Новое окно", а в списках "Проекти" і "Представления" (View) вибирається ім'я відкритого файлу та потрібний вид. Для упорядкування розташування вікон служить команда "Окно ® Упорядочить всё" (Window®Arrange All). Без закриття файлу проекту вікна можна згортати або розгортати за допомогою команд "Окно®Скрыть" (Window® Hide) і "Окно ® Отобразить"(Window®Unhide).

Для створення нового представлення в діалоговому вікні списку представлень (див. рис. 5) варто клацнути на кнопці "Создать". Потім у вікні, що відкрилося, слід вибрати тип створюваного представлення: "Одиночное представление" (Single view) або"Комбинированное представление" (Combination view) і натиснути кнопку"ОК". У відповідьвідкриється вікно визначення властивостей обраного представлення. У поле "Имя" (Name) необхідно внести назву нового виду, а для його відображення в меню - установити прапорець "Показывать в меню" (Show in menu). Потім у поле "Экран" (Screen) задається конкретний тип представлення: таблиця, діаграма або форма, що визначає набір параметрів створюваного представлення, доступних для настроювання. Зокрема, параметр "Таблица" (Table) визначає таблицю, що буде відображатися при завантаженні представлення. Параметр "Группа" (Group) задається у випадку, коли можливе угруповання даних на діаграмі. Параметр "Фильтр" (Filter) задає один з існуючих типів фільтрів для добору відображуваних у представленні даних. Шляхом установки прапорця "Выделять результаты фильтра" (Highlight filter) можна організувати підсвічування відібраних даних (без видалення пропущених).

Діалогове вікно завдання властивостей комбінованого представлення містить всього три поля: "Імя" (Name), "Вверху" (Top) і "Внизу" (Bottom). За допомогою двох останніх визначаються представлення, що будуть відображатися відповідно у верхній і нижній частинах створюваного представлення.

За допомогою кнопки "Копировать" (рис. 5) можна створити нове представлення на основі існуючого (View Definition). При цьому залишається незмінним і недоступним параметр "Экран"(Screen). Редагувати параметри створених представлень можна безпосередньо під час їхнього перегляду. Для зміни недоступних параметрів слід за допомогою кнопки "Изменить" (Edit) діалогового вікна списку представлень викликати вікно відповідного представлення і виконати в ньому редакцію параметрів.

Видалення представлень можливо тільки за допомогою спеціальної програми, називаної "Организатор" (Organnizer). Діалогове вікно цієї програми відкривається командою меню "Сервис ® Организатор" (Tools®Organnizer) або однойменною кнопкою у вікні "Другие представления" (див. рис. 5). Вікно організатора містить одинадцять вкладок, через які виконується копіювання,  видалення або перейменування об'єктів, що відповідають імені вкладки. За замовчуванням відкривається вкладка "Представления" (Veiws). Через неї можна, наприклад, виділивши при натиснутій кнопці <Ctrl> цікавлячі представлення, скопіювати їх натисканням кнопки "Копировать" (Copy) у новий файл , щоб потім викликати через меню "Вид ® Другие представления"(View®More Views).

Останній рядок первинного вікна MS Project– рядок стану (Status Bar). У ньому розташовуються службова інформація: відомості про активну команду або кнопку панелі інструментів, виконуваній операції або розташуванні курсору, а також індикатори стану клавіатури.
Для настроювання загальних і поточних параметрів інтерфейсу служить діалогове вікно "Параметры"(рис. 6), що відкривається командою меню "Сервис ® Параметры" (Tools®Options).

Настроювані параметри згруповані на десятьох вкладках. Для автоматичного призначення параметрів вкладки всім наступним проектам на усіх вкладках за винятком "Вид" (View), є кнопка "По умолчанию"(Set As Default). Для початку роботи важлива вкладка "Общие" (General). Вона складається з трьох розділів. Верхній розділ "Общие параметры MS Project" (General Option for Microsoft Project) призначений для настроювання параметрів програми в цілому, а нижній – "Общие параметры для" (General Option for) – для настроювання відкритого проекту. У середині вкладки розташований розділ "Мастер планирования" (Planning Wizard), у якому включаються настроювання відображення при запуску MS Project області задач і останнього з редагованого файлів. Відзначимо, що в нижньому розділі вводяться параметри вартості ресурсів: "Стандартная ставка по умолчанию"(Default Standart Rate) і "Ставка сверхурочных по умолчанию" (Default Overtime Rate).

6. Таблиці MS Project

6.1. Створення і редагування таблиць

У проектному файлі всі дані зберігаються у виді таблиць двох типів: таблиць задач (task) і таблиць ресурсов (resource). Ці таблиці називаються «внутрішніми». У залежності від типу представлення даних визначені стовпці (поля) з цих таблиць зводяться в так звані «зовнішні таблиці», що доступні користувачу (див. табл. 1 і табл. 2).

Таблиця 1. Типи зовнішніх таблиць для задач

 Таблиця 2. Типи зовнішніх таблиць для ресурсів

Таблиці MS Project складаються з полів (стовпців), число яких сягає близько 300 найменувань. Основні з них приведені в табл. 3.

Таблица 3. Поля таблиць MS Project

Кожне представлення відображає визначений тип таблиць. У настроюваннях представлення визначено, яка таблиця відкривається при його завантаженні. При цьому в будь-який момент за допомогою команди меню „Вид ® Таблицы” можна вивести на екран іншу таблицю того ж типу. Наприклад, щоб у представленні „Диаграмма Ганта” відобразити таблицю „Использование задач”, потрібно заново викликати це представлення, а потім увести команду „Вид ® Таблица”та у списку найбільше часто використовуваних таблиць у даному представленні, вибрати таблицю „Использование задач”. Якщо виявиться, що в списку відсутня потрібна таблиця, то її можна знайти, клацнувши в нижньому рядку списку „Другие таблицы”. У відповідь відкриється діалогове вікно вибору таблиці з повного списку (рис. 7), у якому, виділивши потрібну таблицю, варто клацнути кнопку „Применить”. Для повернення в представлення досить натиснути кнопку „Отмена” чи закрити вікно.

Користувачу надається можливість редагувати як уміст таблиць, так і їхню структуру, шляхом включення необхідних полів. Для додавання полючи в таблицю використовується команда основного меню „Вставка ® Столбец” чи команда „Вставить столбец”контекстного меню. Список доступних полів відображається в поле „Имя поля” діалогового вікна визначення властивостей стовпця (рис. 8), що відкривається подвійним щигликом по заголовку відповідного стовпця.

При необхідності змінити ім'я поля нова назва вводиться в поле „Текст заголовка”. Тип вирівнювання і ширина стовпця встановлюються в полях „Выравнивание заголовка”, „Выравнивание данных” і в лічильнику «Ширина». Для автоматичного переносу тексту в заголовку варто установити прапорець «Перенос заголовка по словам». Завершується операція щигликом кнопки «ОК» чи «Автоширина (Best Fit)». В другому варіанті розмір стовпця підбудовується під його вміст. Аналогічний результат досягається за допомогою подвійного щиглика на правій границі заголовка стовпця (коли курсор здобуває вид перехрещених стрілок).

Для видалення полючи поточної таблиці варто виділити його заголовок, а потім у контекстному меню вибрати команду «Скрыть столбец».

Всі описані зміни структури таблиць автоматично зберігаються в проектному файлі. Якщо існує необхідність зберегти вихідний варіант таблиці, то слід на початку її скопіювати під новим ім'ям, використовуючи команду „Копировать”, яка доступна з діалогового вікна „Другие таблицы” (рис. 7), а потім приступати до редагування.

Користувач може побудувати нову таблицю «з нуля». Для цього в діалоговому вікні „Другие таблицы” (рис. 7) по натисканню кнопки „Создать”відкривається вікно завдання властивостей створюваної таблиці (рис. 9). У поле „Имя” записується назва нової таблиці. Прапорець „Показывать в меню” визначає чи буде відображатися таблиця в загальному списку таблиць в меню. Поле „Формат даты” служить для вибору типу формату відображення дат і часу. Варіант „По умолчанию” відповідає формату, визначеному для всього проекту на вкладці „Вид” діалогового вікна „Параметры”, що відкривається командою „Сервис ® Параметры”. За допомогою лічильника „Высота строк” чи прапорця „Автонастройка высоты строки заголовков” висота рядків відповідно або задається користувачем, або встановлюється по висоті тексту.

Структура майбутньої таблиці формується в розділі „Таблица”, що включає набір кнопок, рядок введення і табличну область уведення, кожна рядок якої відповідає стовпцю (полю) нової таблиці. Ці рядки заповнюються автоматично після вибору зі списку „Ім'я поля”. Установкою прапорця „Зафиксировать первый столбец” лівий стовпчик таблиці виділяється сірим кольором і захищається від змін.

Для редагування структури таблиці командою „Вид ® Таблицы ® Другие Таблицы” відкривається вікно завдання властивостей (рис. 7) і після вибору таблиці натискається кнопка „Изменить”. Далі використовуються рядок введення і кнопки „Вырезать строку”, „Копировать строку”, „Вставить строку” и „Удалить строку”.

Основні прийоми редагування даних таблиць MS Project дуже схожі з такими в MS Excel. Редагування вмісту полів виробляється через рядок уведення. Для швидкого копіювання значення виділеного осередку в інші осередки даного стовпця останні виділяються при натиснутій клавіші <Ctrl>, після чого видається команда меню „Правка ® Заполнить” і в списку, що відкрився, вибирається напрямок заповнення: „Униз” (Down) чи „Нагору” (Up). Суміжні осередки можна заповнювати перетяганням маркера виділеного осередку чи нагору вниз. Видалення вмісту рядка таблиці здійснюється після її виділення по команді „Удалить”.

Форматування вмісту таблиць MS Projectідентично прийомам, використовуваним у текстовому процесорі MS Word. Кожному представленню відповідає визначений набір стилів. Єдина відмінність – наявність списку „Изменяемый”. Вибравши елемент із цього списку, можна в наступному змінювати шрифти, накреслення, розміри символів і т.і.

6.2. Методи відбору й упорядкування даних у таблицях

Задачі при складанні плану проекту вибудовуються в ієрхаічну структуру, що представляє набори логічно взаємозалежних робіт – фази, підфази, віхи, по завершенні яких досягається один або кілька основних результатів проекту. Вони мають загальні  характеристики або загальний період виконання в рамках об'єднуючих задач, що називаються сумарними. Сумарні (підсумкові) задачі допомагають виділити основні і проміжні етапи проекту, відособлені друг від друга за часом, складом учасників, видам робіт, їхньому документуванню, необхідним ресурсам і т.п. Ресурси проекту не структурируються, а представляються загальним списком.

Дані в таблицях MS Projectможна сортувати, фільтрувати і групувати. Сортування у виділеному полі запускаються командою „Проект ® Сортировка”, що відкриває меню вибору варіанта сортування (рис. 10) для поточного виду таблиці. Інформація про задачі відсортовується за датою початку, за датою закінчення, за пріоритетом, за витратами і за ідентифікатором. Дані про ресурси упорядковуються за назвою, за витратами і за ідентифікатором. Останній пункт у списку „Сортировать”викликає вікно, у якому можна самостійно настроїти параметри сортування незалежно від поточного типу таблиці. Допускається послідовне сортування за трьома полями у порядку зростання або убування. При установці прапорця „Перенумеровать задачи” чи прапорця «Перенумеровать ресурсы» рядки таблиць (записі) одержують номери (ID) відповідно до їх нового розташування в таблиці. Установка прапорця „Сохранить структуру” запускає спочатку сортування сумарних задач, а потім усередині них - вхідних. При сортуванні ресурсів багатоступінчастих проектів установка прапорця „Сортировать ресурсы по проекту” визначає упорядкування ресурсів усередині кожного підпроекту, а без установки прапорця – сортування ресурсів усіх проектів разом. Для відновлення вихідного порядку рядків служить команда „Проект ® Сортировка ® по идентификатору”.

Проектний план MS Projectструктурується за рівнями вкладеності. Одні задачі знаходяться на верхньому рівні, інші – підлеглі ім. Для добору рядків у таблицях використовуються три види засобів фільтрації: структурна фільтрація, автофільтри і фільтри.

Структурна фільтрація застосовується для відбору задач, що відносяться до заданого рівня вкладеності, що вибирається зі списку, викликуваного командою „Проект ® Структура ®Показать”. Цей же список можна викликати, використовуючи кнопку „Показать” на панелі інструментів „Форматирование”. Вибір будь-якого наступного рівня зберігає видимими задачі попереднього рівня. Для відображення всіх задач плану проекту служить команда меню „Все подзадачи” (All Subtasks).

Автофільтр – стандартна для продуктів MS Office процедура відбору даних у таблицях. Включення режиму автофільтру здійснюється по команді „Проект ® Фильтр ® Автофильтр” або натисканням кнопки „Автофильтр” на панелі інструментів „Форматирование”. Включення автофільтру супроводжується появою у заголовках кожного поля кнопок, що відкривають списки значень для вибору критеріїв фільтрації.

Значення автофильтру вибираються зі списку значень поля, але можна брати значення з інших полів, записуючи їх у квадратних дужках. Фільтрацію можна застосовувати послідовно по будь-якому числу стовпців. Для скасування фільтрації за обраним стовпцем необхідно ввійти в меню автофільтру, клацнувши на заголовку стовпця, і вибрати в ньому пункт „Все” (All).

Рядок „Условие” (Custom) в списку автофільтра призначений для добору даних по одному або двом умовам одночасно, що пов'язані логічними операторами „И” (And) та „ИЛИ” (Or). Для відбору даних використовуються умови: „Равно”, „Не равно”, „Більше”, „Больше или равно”, „Менше”, „Меньше или равно”, „В пределах”, „Вне”, „Содержит”, „Не содержит”, „Содержит точно”.

Застосування автофильтру обмежується вибором значень фільтра з наявних даних у стовпцях таблиці і не більш, ніж за двома умовами. Коли такі обмеження неприпустимі, варто використовувати готові фільтри або створити новий. Вибрати доступний фільтр можна за допомогою команди меню „Проект ® Фильтр” чи використовуючи відповідну кнопку на панелі форматування. Команда „Проект ® Фільтр ® Другие фильтры” (Project ® Filter ® More Filters) відкриває вікно зі списком усіх наявних фільтрів (рис. 11). В цьому вікні треба установити перемикач типу таблиці в потрібне положення, вибрати необхідний фільтр і натиснути кнопку „Выделить” (Highlight). Тоді відібрані записи будуть виділятися за кольором. Обраний фільтр можна відредагувати, а також скопіювати і створити на його основі новий фільтр[1].

Для створення нового фільтру слід у вікні списку фільтрів натиснути кнопку „Создать”. У відповідь відкриється діалогове вікно редагування властивостей фільтра за структурою аналогічне вікну властивостей таблиці. У стовпці „И/ИЛИ” записуються логічні оператори зв'язку умов, що розміщаються у рядках.

У стовпці „Имя поля” задається ім'я поля, за яким буде здійснюватися фільтрація. Стовпець „Значения” визначає, з яким значенням при перевірці умови порівнюються дані зі стовпчика. Сюди можна вводити як довільні величини відповідного формату, так і значення інших стовпців таблиці. Кнопки, розташовані над рядком уведення, використовуються для виконання операцій над рядками умов. Прапорець „Показывать связанные суммарные строки” визначає, чи будуть при фільтрації відображатися задачі, що відповідають умовам, чи разом із задачами буде відображатися структура проекту у вигляді назв його етапів.

Дуже часто в процесі роботи над проектом виникає необхідність сформувати групу задач, об'єднаних за деякою ознакою, наприклад, що лежать на критичному шляху. Процедура угруповання здійснюється через підменю „Проект ® Группировка”, у якому відображаються список груп, доступних для даної таблиці, і команди керування угрупованням. Пункт „Нет группы” – відключає процедуру угруповання.

При виборі пункту „Настройка группировки” відкривається діалогове вікно завдання параметрів угруповання (рис. 12): полів, за якими здійснюється угруповання; порядок розташування груп (по зростанню  значень або по убуванню); формати відображення груп (шрифт, колір тла, візерунок). Для угруповання задач за етапами проекту встановлюють прапорець „Отображать суммарные задачи”. Якщо у таблиці задачі відображаються разом із призначеннями , то угруповання за задачами (за замовчуванням) можна замінити угрупованням за призначеннями, встановивши прапорець „Группировать назначения, а не задачи” (Group assignment not Tasks). У цьому варіанті натисканням кнопки „Определить интервалы группировки” (Define Group Intervals) відкривається доступ до формування груп призначень визначеної тривалості, наприклад, в інтервалі від 1 до 5 днів, від 1 до 30 днів і т.д. Завершується процедура натисканням кнопки „Сохранить”. При цьому новій групі призначається ім'я, а установкою відповідного прапорця вказується, чи буде воно відображатися в підменю „Группировка”.

Усі розглянуті вище методи добору й упорядкування даних у таблицях MS Projectможна комбінувати один з одним. Причому в групі зберігається встановлені на момент її створення параметри сортування і фільтрації.

7. Діаграми MS Project

Діаграми служать графічним засобом поглиблення сприйняття проектної інформації. За їхньої допомоги формуються представлення про відносну тривалість задач, зв'язки з іншими задачами та про масштабність проекту в цілому.

7.1.  Діаграми Ганта

Як уже відзначалося, діаграми Ганта (в MS Officeє сім типів діаграм Ганта) є основним засобом відображення часових послідовностей виконання задач проекту. Відрізки діаграми Ганта складаються у загальному випадку з трьох частин: крапки початку, проміжної частини і крапки закінчення. При відображенні фаз (етапів) використовуються всі три елементи. Відрізки, що позначають задачі, складаються тільки з проміжної частини, а завершальні задачі (віхи ) – тільки з початкової крапки.

Подвійним щигликом на елементі діаграми Ганта відкривається діалогове вікно форматування відрізка, що складається з двох вкладок: „Форма отрезка” і „Текст отрезка „.

Перша вкладка (рис. 13) містить три розділи: „Начало”, „Середина” і „Окончание”, у яких містяться настроювання відповідних частин відрізків діаграми. Зі списку „Тип”, що розкривається, вибирається форма частин відрізка. З його допомогою задається один з варіантів розфарбування відрізка: „Заливка”, „Пунктир” або „Контур”. Колір зображення визначається в списку „Цвіт”, а фактура середньої частини – у списку „Узор” (Pattern). Загальний вид фігури відображається в розділі „Образец”. Запис змін зберігається при натисканні кнопки „ОК”, а для відмовлення служить кнопка. „Сброс”. Вкладка „Текст отрезка” дозволяє розташувати поруч з кожним відрізком текстову інформацію одного зі стовпців «внутрішньої» таблиці. Місце розташування тексту задається вибором відповідної рядка вікна: „Слева”, „Справа”, „Сверху”, „Снизу” или „Внутри”  відрізка.

Командою меню „Формат ® Стили отрезков” викликається діалогове вікно групового форматування елементів діаграми (рис. 14), що дозволяє цілком настроїти вид діаграми, визначивши, яка саме інформація і який відрізок повинний відображатися на діаграмі. У верхньому розділі вікна розміщається таблиця стилів відображення відрізків, а в нижньому – конкретні параметри форматування. Власне стиль елемента задається в поле „Вид”. У поле „Отображать для след. задач” визначається, якого типу задачі будуть зображуватися цим стилем. Якщо два стилі використовуються для того самого типу задач, то зображення відрізків будуть нашаровуватися. Для «ровідомості» зображень варто задати порядок розташування фігур (зверху вниз): 1-перша, 2- друга і т.д. у поле „Строка”. Той же ефект можна досягти, вибравши для відображення задач тонкі відрізки (у половину стандартної ширини).

У полях „С” і „По” зі списків, що розкриваються, вибираються імена стовпців «внутрішньої таблиці», у яких записуються дати задач. Наприклад, відрізок типу „Задача” (Task) обмежується датами типу „Начало” і „Окончание”, а відрізок типу „Ход выполнения задачи” – датами „Фактическое начало” и „Завершено по”.

Відрізок на діаграмі Ганта має довжину, що залежить від числа мінімальних одиниць виміру часу, що укладаються у тривалість даної задачі. Одиницы виміру визначаються в діалоговому вікні „Шкала времени” (рис. 15), що відкривається командою меню „Фомат ® Шкала времени” або через контекстне меню.

Чотири вкладки цього вікна служать для настроювання[2] трьох рівнів відображення (один по одному розташуваних на екрані) шкал робочого часу: „Верхний уровень”, „Средний уровень” і „Нижний уровень”, а також шкали – „Нерабочее время”. Число рівнів вибирається в поле „Отобразить”, а одиниці виміру часу: „Года”, „Полугодия”, „Кварталы”, „Месяцы”, „Декады”, „Hедели”, „Дни”, „Часы” или „Минуты” – у поле „Единицы”. Число одиниць в одному розподілі шкали (масштаб шкали) задається в лічильнику „Интервал”. Зі списку, що розкривається, в поле „Надписи” вибирається формат відображення дат і часу. Поле „Выравнивание” служить для форматування положення тексту. При установці прапорця „Использовать финансовый год” (Use Fiscal Year), шкала часу трансформується згідно початку фінансового року. Настроювання параметрів фінансового року, як і інших параметрів календарів проекту, здійснюється в діалоговому вікні установки режимів часу, що завантужується по команді „Сервис ® Параметры” (див. далі). Прапорці „Линии деления” (Tick Lines), „Разделитель шкалы” і „Размер” визначають графіку відображення і масштаб шкал. Параметр „Показывать” на вкладці завдання параметрів неробочого часу служить для вибору типу зображення на діаграмі проміжків неробочого часу– під відрізками задач, над ними чи без відображення.

Розмір відображуваного на екрані ділянки тимчасової шкали задається в діалоговому вікні „Масштаб” (Zoom), що викликається за допомогою однойменної команди контекстного меню. Швидко змінювати масштаб зображення можна за допомогою кнопок „Увеличить” (Zoom In) і „Уменьшить” (Zoom Out) на стандартній панелі інструментів.

Великі діаграми складно розглядати без допоміжних ліній, що дозволяють співвідносити положення елементів відрізків з тимчасовими шкалами (вертикальні лінії) і розділяти заголовки, задачі, сторінки (горизонтальні лінії) і т.інш. За допомогою діалогового вікна „Сетка”, що відкривається командою меню „Формат ® Сетка” (Format ® Gridlines) чи командою „Сетка” контекстного меню, можна відобразити в діаграмі до 14 ліній різного призначення.

Важливим моментом є представлення на діаграмі зв'язків між задачами. Для вибору одного з трьох варіантів їхнього зображення служить діалогове вікно „Макет” (Layot), що викликається командою меню „Формат ® Макет” або через контекстне меню. У цьому ж вікні можна задати формат відображення дат, висоту відрізків (у пунктах), варіанти округлення дробового часу і відображення перерв між роботами. За допомогою установки прапорця „Всегда выполнять сведение отрезков диаграммыГанта” (Always roll up Gantt Bars) усі відрізки задач, що входять в одну фазу (етап), починають відображатися на тлі єдиного відрізка, який представляє відповідну фазу (сумарну задачу). Залишити на діаграмі зображення тільки фазової інформації можна, встановивши прапорець „Скрывать сведенные отрезки при развертывании суммарных задач” (Hide rollup Bars when Summary expended).

Діаграма Ганта надає можливість не тільки переглядати проектну інформацію, але і редагувати її. Зокрема, для зміни дати початку і завершення невиконаних задач варто навести курсор миші на середину відрізка, так щоб курсор миші прийняв форму перехрещених стрілок, і перетягнути його в потрібну сторону. Аналогічно наращуються зв'язки між задачами. Редагувати зв'язок можна також шляхом подвійного щиглика по ньому. У списку „Тип”, що розкривається, вибирається тип зв'язку, а в лічильнику „Запаздывание” (Lag) - часовий інтервал між зв'язаними задачами. Натискання кнопки „Удалить” ліквідує зв'язок. Якщо навести курсор на лівий край задачі, то він прийме вид смуги зі знаком відсотка, і перетаскуючи його, можна визначити відсоток виконання задачі. Нарешті, через діаграму Ганта можна створити розрив задачі (наприклад, коли робота вимагає перерви через хворобу виконавця), причому іншого способу переривання не існує. Для цього після активації курсору в контекстному меню вибирається команда „Прервать задачу” (Split Task), курсор встановлюється в точку, з якої почнеться перерва, і тягнеться вправо до моменту закінчення перерви. Віддаляється розрив перетаскуванням однієї з частин задачі впритул до іншої.

Для швидкого настроювання параметрів діаграми Ганта початківцем рекомендується використовувати програму – „майстер” (GanttChartWizard), що викликається командою меню „Формат ® Мастер диаграмм Ганта” або через контекстне меню, чи натисканням крайньої правої кнопки панелі інструментів „Форматирование”. Майстер пропонує на вибір три основних варіанти (з версіями) форматів діаграми Ганта: „Стандартная”; „Критический путь” (Critical Path) і „Исходный план” (Baseline)[3]. За допомогою перемикача „Настроить диаграмму Ганта” (Custom Gantt Chart) здійснюється перехід у режим ручного настроювання типу відрізків, їхньої форми, кольору і параметрів, а також форматування тексту.

7.2. Мережеві діаграми

Мережеві діаграми, або сіткові графіки (PERT Chart) (рис. 2) використовуються не менш часто, ніж діаграми Ганта. Блоки графіка розрізняються за формою і кольором. Звичайно фази позначаються паралелепіпедами, окремі задачі – прямокутниками, а завершальні задачі – багатокутниками. Початі задачі перекреслюються однією рискою, а завершені – хрест на хрест.

Зв'язки між задачами позначаються стрілками з вказівкою їхнього типу. Для форматування блоку його потрібно виділити, а потім скористатися командою меню „Формат ® Рамка” (Format ® Box) або командою контекстного меню „Формат рамки” (рис. 16). Текстове наповнення блоку вибирається зі списку шаблонів, що відкривається в розділі „Шаблон данных”. При цьому структура блоку відображається в області „Образец”. Зовнішній вигляд блоку формується в розділі „Оформление” завданням параметрів обрамлення „Форма”, „Цвет”, „Ширина”, а заливання блоку – у розділі „Фон” установкою параметрів „Цвет” та „Узор”.

Повний список шаблонів відображається за допомогою кнопки „Другие шаблоны” (More Templates). Його вікно (рис. 17) відкриває доступ через відповідні кнопки до створення нового шаблона, до копіювання, редагування та імпорту шаблонів.

Вибираючи номер задачі з плану проекту в полі „Показать данные задачи с идентификатором” (Show data from Task ID), одержуємо в області попереднього перегляду зображення блоку, заповненого даними обраної задачі. Для настроювання параметрів нового шаблона служить діалогове вікно властивостей шаблона , що викликається кнопкою „Создать” у вікні списку шаблонів (рис. 17). При цьому в поле „Имя шаблона” задається назва шаблона, під яким він буде числитися в списку шаблонів після збереження. Шаблон це – невелика таблиця. Її параметри: число комірок їхнє відносне розташування і варіанти злиття з порожніми комірками, - задаються в діалоговому вікні, що відкривається кнопкою „Макет ячеек” (Cell Layout). Заповнюються шаблони даними зі списків полів «внутрішньої таблиці», що відкриваються щигликом на комірці. Для перегляду виду шаблона в процесі його настроювання необхідно ввести в лічильник „Показать данные задачи  „ номер задачі з плану проекту. По натисканню клавіші „Enter” зображення блоку в поле „Образец” (Sample) заповниться даними. Кнопки „Изменить”, „Копировать”  та „Удалить” дозволяють виконувати відповідні операції над шаблонами.

У MS Project існує можливість форматування груп блоків. Командою меню „Формат ® Стили рамок” (Format ® Box Styles)або „Стили рамок” контекстного меню викликається відповідне діалогове вікно, у якому вибирається тип групи або при натисканні клавіш <Ctrl> чи <Shift> - кілька груп, що редагуються одноманітно.

За допомогою подвійного щиглика на блоці відкривається діалогове вікно властивостей задачі, що дозволяє редагувати проектні дані безпосередньо в сітковому графіку. Для створення нової задачі потрібно клацнути у вільному місці графіка і розтягти на ньому прямокутник. Для зміни рівня вкладеності задачі застосовуються клавіатурні сполучення <Shift + Alt + ¬> та <Shift + Alt + ®>. Настроювання сіткового графіка також зручно здійснювати за допомогою однойменної панелі інструментів. Відзначимо кнопку „Применить макет”, що забезпечує запуск процедури автоматичного розміщення блоків графіка після його ручної компановки.

7.3. Діаграма Календар

У MS Project розрізняють два основних типи ресурсів: трудові, або поновлювані (виконавці) і матеріальні, або непоновлювані ( що витрачаються). До першого типу відносяться люди і виробничі фонди, від продуктивності і кількості яких залежить термін виконання задачі. Усі вони можуть брати участь у різних роботах і по закінченню однієї переключатися на іншу або брати участь одночасно в декількох роботах. До другого типу відносяться сировина, матеріали, комплектучі вироби, енергоносії, орендовані приміщення і кошти.

Обсяг робіт виконавців виміряється затрачуваним робочим часом . Календар являє собою діаграму, на якій роботи відображається лінійними відрізками на тлі таблиці, що має п'ять або сім стовпців, які відповідають дням тижня ( робочим або усім), і кількість рядків – по числу тижнів проекту.

Форматування календаря нагадує настроювання діаграми Ганта з тією відмінністю, що одноразово форматуються стилі усіх відрізків і змінити відображення окремого відрізка неможливо. Для завдання параметрів стилів календаря використовується команда меню „Формат ® Стили отрезков” (Format ® Bar Styles) або однойменною командою контестного меню. У діалоговому вікні, що відкривається, установлюються всі описані раніше (рис. 14) настроювання відрізків за винятком вибору шрифту текста. Для завдання останнього існує команда меню „Формат ® Стили текстов” чи така ж команда контекстного меню. При цьому в списку „Изменяемый” (Item to change) діалогового вікна форматування стилів тексту варто вибирати назву стиля, що співпадає з назвою стилю відрізка.

Для завдання параметрів відображення на календарі заголовків, днів і виділення днів кольором використовується вікно (рис. 19), що відкривається командою меню „Формат ® Шкала времени” або однойменною командою контекстного меню. Вікно містить три вкладки. Вкладка „Заголовки недель” служить для вибору з відповідних списків форматів позначення назв місяців, днів і тижнів. Пункт „Нет” в цих списках призначений для відключення відображення назв. За допомогою перемикача „Длина недели” установлюється відображення або всі дні (7 днів), або тільки робочих днів тижня (5 днів). При установці прапорця „Предыдущие и следующие месяцы” на діаграмі поруч з назвою місяця відображаються в табличному вигляді календарі попереднього і наступних місяців.

Вкладка „Поля дат” призначена для настроювання виду відображення днів на календарі: змісту і місця розташування інформації про день, кольору ряду і способу його заливання. На вкладці „Заливка полей дат” для обраного зі списку „Робочее время” календаря призначаються колір і візерунок заливання полів дат. При цьому, якщо настроювання днів базового і ресурсного календарів відрізняються, то розходження виявляється у відображенні робочого часу.

Допоміжні лінії календаря настроюваються в діалоговому вікні „Сетка”, що викликається командою меню „Формат ® Сетка”. За допомогою команди меню „Формат ® Макет” або однойменної команди контекстного меню календаря визначається, яким образом сортуються задачі на календарі. Установка перемикача „Использовать текущий порядок сортировки” активує режим, обраний у підменю „Проект ® Сортировка”, а перемикач „Вместить максимальное число задач” – розміщує відрізки з максимально можливою щільністю без перетинань. Установка прапорця „Показывать прерывания отрезков” дозволяє відобразити існуючі розриви в часі виконання задач, а прапорця „Автоматическое размещение” – оптимізувати розташування задач, які додаються.

Не залишаючи календаря, подібно роботі з діаграмою Ганта, можна шляхом перетягання і подвійних щигликів на відрізках змінювати тривалість задач, створювати зв'язки між ними і редагувати усі їхні властивості.

7.4.  Графіки ресурсів

Графік ресурсів(рис. 3) це – діаграма, що представляє інформацію про використання конкретних ресурсів у проекті: виконуваної ними роботи, інтенсивності участі (процентному навантаженню) і вартості. З його допомогою можна аналізувати ресурсне забезпечення проекту, порівнювати участь як окремих ресурсів, так і груп ресурсів , що відбираються за допомогою фільтра. За замовчуванням на ресурсному графіку відображається інформація про один ресурс групи без відображення групової легенди.

Вікно ресурсного графіка поділено на дві частини. У лівій частині виводяться назви ресурсу і групи (легенда), а у правій – власне графік. Вибір відображуваного ресурсу здійснюється за допомогою розташованої під легендою горизонтальної лінійки  прокручування або клавіш керування положенням курсору: < ¬ >или < ® >. Ресурсний графік це діаграма, що набудовується. Його горизонтальна вісь являє собою стандартну часову шкалу, а вертикальна – шкалу одиниць виміру, що залежить від типу відображуваної інформації (табл. 4).

Таблиця 4. Дані, що відображаються на графіку ресурсів

Вибір типу даних, відображуваних на ресурсному графіку, здійснюється за допомогою команди меню „Формат ® Подробности” або через контекстне меню діаграми. Командою „Формат ® Стили отрезков” або аналогічною командою контекстного меню (рис. 3) відкривається діалогове меню форматування ресурсного графіка. Вікно складається з чотирьох подібних розділів настроювань: „Перегрузки группы ресурсов” (лівий верхній); „Перегрузки выбранного ресурса группы” (правий верхній); „Нагрузки группы” (лівий нижній) і „Нагрузки Ресурса” (правий нижній). Варіанти зображення елементів діаграми („Отрезок”, „Область”, „Шаг”, „Линия”, „Линия шага”, „Не показывать”) вибираються зі списків „Показывать как”. Установка прапорця „Показывать значения” запускає висновок на горизонтальній осі екстремальних значень графіка. Після включення прапорця „Показывать линию доступности” на діаграмі відображається лінія максимально припустимого навантаження для поточного ресурсу, що дозволяє судити про його  недовантаження або перевищення приступності.

Часова вісь графіка ресурсів набудовується через діалогове вікно, викликуване командою „Формат ® Шкала времени”. Вікно практично ідентичне такому в представленні „Диаграмма Ганта” за винятком настроювання сітки, лінії якої форматируются в діалоговому вікні, викликуваному командою меню „Формат ® Сетка”. Для форматування тексту (підписів вісів, назв ресурсів і т.п.) використовується команда меню „Формат ® Текстовые стили”. Подвійним щигликом на імені ресурсу в області легенди відкривається діалогове вікно редагування його властивостей.

7.5. Діаграми використання задач і ресурсів

Діаграми використання задач і ресурсів (рис. 4) є засобом аналізу розподілу ресурсів по задачах і єдиному способі введення погодинних[4] даних у файл проекту. У правому розділі діаграми Использование задач відображаються дані про задачі і призначення ресурсів, типи яких вибираються зі списку в підменю „Формат ® Подробности” або з контекстного меню , і виводяться в лівому розділі діаграми. Можна вибрати відразу кілька типів даних, і тоді кожному рядку лівої частини будуть відповідати кілька рядків правої частини.

Повний доступ до всіх існуючих типів даних здійснюється через діалогове вікно настроювання відображуваних даних (рис. 20), що відкривається командою меню „Формат ® Стили подробных даннях” або за допомогою однойменної команди контестного меню діаграми, або подвійним щигликом на призначенні. На вкладці „Подробности использования” цього вікна за допомогою кнопок „Показать” і „Скрыть” користувач зі списку „Доступные поля” формує список „Показывать эти поля”, тобто вибирає ті з них, що будуть відображатися на діаграмі.

7.6. Особливості угрупування, сортування і фільтрації даних на діаграмах

До усіх діаграм, відображуваних разом з таблицями, застосовуються усі прийоми угруповання, сортування і фільтрації, що були описані вище для таблиць. Особливості існують для діаграм без таблиць. Групувати такі дані можна тільки на сітковому графіку. Для цього використовується команда „Скрыть поля”, яку можна визвати з контекстного меню діаграми. Навпроти, - сітковий графік - єдина діаграма, у якій не можна відсортувати (упорядкувати) дані. Фільтрація даних можлива в усіх діаграмах, причому в двох режимах: звичайному і виділення (підсвічування) даних, що задовольняють умові фільтра. Структурна фільтрація також доступна. Її запускають за допомогою команди „Проект®Структура ® Показать значення”. При цьому на діаграмах використання задач і ресурсів можна відобразити усі виділені на задачу  ресурси або відповідно всі задачі, пов'язані з даним ресурсом. І, навпаки, командою „Проект ® Структура ® Скрыть значения” робляться невидимими дані, пов'язані з виділеними задачами. 

8. Планування проекту

Керування проектом полягає в складанні плану проекту й адаптивному відстеженні його виконання. Від якості плану багато в чому залежить успіх проекту в цілому. Чим детальнішим буде план, тим повнішою і точнішою буде інформація про його виконання і відповідно - своєчасною реакція менеджера на відхилення термінів виконання робіт від запланованих. Тому там, де це можливо, варто розбивати великі задачі на підзадачі, а ті, у свою чергу, на підзадачі ще більш низького рівня, створюючи в такий спосіб ієрархічну структуру проекту. MS Projectзабезпечить їх оптимальне календарно-ресурсне забезпечення і дозволить уникнути помилок, ймовірних у звичайному менеджменті.

Складати план проекту рекомендується в наступній послідовності:

• визначення опорних дат проекту;

• створення переліку робіт, списку фаз, задач і підзадач;

• організація зв'язків між роботами;

• формування ресурсного забезпечення;

• оцінювання вартості робіт і проекту в цілому.

8.1. Календарне планування

Новий проект починається з відкриття нового файлу по команді меню „Файл ® Создать”чи натискання кнопці „Создать” на панелі інструментів „Стандартная”. При цьому відкривається діалогове вікно „Сведения о проекте” (рис. 21), у якому задаються і редагуються більшість параметрів проекту. У подальшому це вікно можна викликати командою меню „Проект ® Сведения о проекте” (Project ® Project Information).

Планувати проект можна, спираючись на один із двох варіантів завдання початкового моменту відліку проектного часу: від дати старту проекту або від дати його завершення. У першому варіанті MS Project автоматично визначає дату закінчення проекту після того, як будуть уведені всі роботи. Спроба почати діяльність до дати початку проекту викликає повідомлення про помилку, у відповідь на яке користувач може підтвердити або відмовитися від змін показників робіт. За замовчуванням усі роботи, що додаються в план проекту, розглядаються як такі, що повинні виконануватися у можливо найбільш раннітерміни. Якщо в якості момента початку відліку визначена дата завершення робіт (наприклад, коли проект повинен бути закінчений до певної дати), то  при розрахунку графіка проекту автоматично обчислюється дата початку робіт. У цьому випадку всі роботи, що додаються в план проекту, за замовчуванням розглядаються як виконувані у найбільш пізній термін.

Варіант календарного планування вибирається зі списку „Планирование” (рис. 21) шляхом завдання одного з двох можливих значень: дати початку проекту (Project Start Date) або дати закінчення проекту (Project Finish Date). Потім переходять до настроювання розкладу робочого часу проекту. Для цього в списку „Календарь” вибирається один з його варіантів: „Стандартный” (8 годинний робочий день), „24 години” або „Ночная смена” (припускає цілодобовий режим роботи з перервами). Якщо з якої-небудь причини стандартні настроювання не задовольняють користувача, то їх можна змінити в існуючому календарі або створити новий календар.

У MS Project дозволено створювати як групові (базові), так і особисті календарі, наприклад, календарі викладачів, що працюють по сумісництву. У базові календарі вносять только настроювання, що стосуються всіх учасників чи проекту групи. Вікно на рис. 22 відкривається по команді „Сервіс ® Изменить рабочее время”. Усі настроювання відносяться до календаря, ім'я якого задане в списку „Для”. Місяці календаря вибираються за допомогою смуги прокручування. Виділення одного дня здійснюється щигликом лівої кнопки миші на потрібному дні, декількох послідовних днів – проводкою покажчика миші при натиснутій лівій кнопці, а несуміжних – щигликами при натиснутій клавіші <Ctrl>.

Для вибору стовпця календаря досить клацнути на назві дня у верхньому рядку календаря. Параметри виділених днів настроюваються завданням позиції перемикача „Установить для выбранных дат”. Установка „Стандартное время” повертає настроювання за замовчуванням, „Нерабочее время” – помітить обраний день як вихідний, а „Нестандартное рабочее время”– як робоче. Під перемикачем розташовані два стовпчики полів, у яких записуються початок і закінчення інтервалів робочого часу (усього до п'яти інтервалів).

Для створення нового календаря требо клацнути на кнопці „Создать”. У діалоговому вікні, що відкриється, необхідно вибрати: „Создать новый базовый календар” або „Создать копию”. В другому випадку всі настроювання активного календаря переносяться в новий. Кнопка „Параметры” відкриває діалогове вікно настроювання розрахунків часу (рис. 23). Його можна також викликати командою меню „Сервис ® Параметры”. Зі списку „День начала недели”вибирається день тижня, що першим буде відображатися на часовій шкалі. У поле „Месяц начала финансового года” указується перший чи останній місяць фінансового року. Для того, щоб зазначений місяць вважався першим, необхідно установити прапорець „Использовать год начала для нумерации ФГ”. Параметри „Время начала по умолчанию” і „Время окончания по умолчанию” визначають час початку і завершення задач, якщо воно не буде змінено користувачем.

Параметри „Часов в день”, „Часов в неделю” та „Дней в месяц” використовуються MS Project для перекладу тривалостей задач з однієї тимчасової одиниці в іншу. Наприклад, при завданні значення параметра „Часов в день” рівним 8, після вказівки тривалості задачі рівної двом дням на діаграмі Ганта поруч з відрізком задачі буде зазначено 16 ч.

8.2. Створення переліку робіт

Перед початком розміщення задач варто ознайомитися з настроюваннями локальних параметрів календарного планування, відкривши за допомогою команди „Сервис ® Параметры” діалогове вікно „Параметры”, а в ньому – вкладку „Планирование” (рис. 24). Рекомендується зберегти встановленим прапорець „Показывать сообщения о планировании”, що забезпечить інформування про «нестиковки» у плані проекту.

У списку „Новые задачи:”вибирається, яка дата за замовчуванням приписується початку задачі: найбільш рання – „Начинаются в день начала проекта” чи на момент уведення задачі – „Начинается в текущий день”. У полях „Длительность вводится в:”і „Трудозатраты вводяться в:” задаються одиниці виміру відповідно тривалості задачі і кількості роботи. Якщо зазначені поля залишити не заповненими, то розмірності одиниць потрібно буде щораз уводити «вручну».

У поле „Тип задачи по умолчанию” (Default task type) вибирається один з типів задач, визначених у MS Project, з наступного списку :

• задача з фіксованою тривалістю – робота, на тривалість якої не впливають зміни трудовитрат чи кількості одиниць призначених на задачу ресурсів, оскільки якщо один з цих двох параметрів змінюється, те другий розраховується програмою на підставі формули: Тривалість = Трудовитрати/Кількість одиниць ресурсів (обсяг ресурсів);

• задача з фіксованим обсягом ресурсів – робота, будь-які зміни трудовитрат або тривалості якої, не впливають на кількість одиниць призначених на задачу ресурсів. Перерахування програмою трудовитрат при зміні тривалості і навпаки – тривалості при зміні трудовитрат здійснюється на підставі формули: Кількість одиниць ресурсів = Трудовитрати/Тривалість;

• задача з фіксованими трудовитратами – робота в який при зміні тривалості задачі програмою перераховується обсяг призначених ресурсів і навпаки – при зміні обсягу – тривалість таким чином, що в будь-якому випадку залишаються незмінними трудовитрати: Трудовитрати = Тривалість * Кількість одиниць ресурсів.

Вибір типу задачі залежить від того, значення якої властивості задачі повинне визначатися програмою (табл. 5).

Змінити тип будь-якої задачі, що вводиться, можна на вкладці „Дополнительно” (рис. 25), що відкривається по команді меню „Проект ® Сведения о задаче”або щигликом на кнопці „Сведения о задаче” стандартної панелі інструментів. Прапорець „Новые задачи имеют фиксированный объем” (New tasks are effort driven) визначає, чи буде для задач перших двох типів, починаючи з другого призначення ресурсів задачі, а також при видаленні призначення, зберігатися незмінними трудозатраты, а перераховуватися – тривалість чи задачі відсоток завантаження ресурсів (четвертий тип задач MS Project).

Таблиця 5. Взаємозв'язок властивостей задач, що задаються і розраховуються

Установка прапорця „Автоматическое связывание вставленных или перемещённых задач”(Autolink inserted or moved tasks) забезпечує за замовчуванням автоматичне організацію зв'язків з оточенням задач, що вставляються знову в план, і редагування зв'язків переміщуваних задач.

Прапорець „Прерывание выполняющихся задач” (Split in-progress tasks) дозволяє перепланувати тривалість, що залишилася, і трудовитрати задачі, що відстає від графіка за рахунок уведення дат переривання і поновлення роботи. За допомогою прапорця „Для задач всегда соблюдается заданные для них даты” (Tasks will always honor their constraint dates) включається режим планування задач з обліком заданих для них обмежень: при негативному резерві часу на виконання задача не може бути переміщена вперед.

Установкою прапорця „Показывать наличие предварительных оценок длительности задач” (Show that tasks have estimated duration) включається відображення знаку питання після одиниць тривалості будь-якої задачі, коли ця тривалість визначена не остаточно. Прапорець „Новые задачи имеют предварительные оценки длительности” (New tasks have estimated durations) визначає, чи буде включений режим оцінки тривалості всіх нових задач (що викликає появу знака ?, якщо включений попередній прапорець).

Перелік робіт краще створювати, послідовно уточнюючи (дроблячи) задачі. Найбільш зручним представленням для цього є діаграма Ганта. Для додавання задачі в план проекту досить установити курсор миші в осередок полючи „Название задачи” і набрати бажану назву. Положення задачі в ієрархії робіт проекту задається за допомогою кнопок з позначенням стрілок на панелі інструментів „Форматирование”. Натискання кнопки зі стрілкою вправо (клавіатурне сполучення <Alt + Shift + ¬>) переміщає задачу на більш високий рівень структури. Будь-яка задача стає сумарною (фазою), як тільки з'являється вкладена в неї задача. Для «закриття» фази необхідно ввести завершальну задачу («віху»), установивши для неї  в поле «Тривалість» значення 0 днів. Наприклад, при плануванні навчального процесу завершальними задачами можуть бути «Заліковий модуль», «Підсумкова атестація», «Бакалаврат», «Магістратура» і т.п. Розміщенням завершальних задач створюється кістяковий план проекту. Після цього в кожну фазу вводяться інші фази (підфази), а в них задачі і т.д., тобто формується ієрархічна структура плану проекту.

8.3. Завдання тривалостей задач

Тривалість задач визначається значенням, що вводиться в поле „Длительность” в одиницях, установлених на вкладці „Планирование” діалогового вікна „Параметры” за замовчуванням (команда „Сервис ® Параметры), або обраних користувачем самостійно зі запропонованого списку (див. ту ж вкладку). Тривалість фаз розраховується програмою автоматично. За замовчуванням кожній задачі привласнюється одинична тривалість з додаванням знаку питання (наприклад, 1 день?). Після редагування цього значення знак „?” зникає, але користувач може ввести його з клавіатури, якщо бажає зберегти позначку тривалості як „Приблизительная”, тобто потребуюча уточнення. По завершенню введення даних - по натисканню клавіші <Enter> чи перекладу курсору в інший осередок таблиці, MS Project перераховує дату закінчення задачі, додаючи до дати початку тривалість і вихідні дні відповідно до календаря проекту. Якщо передбачається цілодобова робота без вихідних днів, то тривалість, що вводиться, супроводжується додаванням символу „п”, наприклад, „50 днейп”.

8.4. Установка зв'язків між задачами

Зв'язки між задачами визначають послідовність виконання робіт календарного плану і те, яким чином час початку або закінчення задачі – „Предшественник” (Predecessor) впливає на початок або закінчення задачі – „Последователь” (Successor). Зв'язки можуть також установлюватися між фазами і між задачами і фазами. У MS Project реалізовані всі типи зв'язків, описані в розділі 3. Прийоми швидкого створення і редагування зв'язків c допомогою миші наведені у розділі 7.1. Крім того, зв'язки можна редагувати в будь-якій таблиці з інформацією про задачі, якщо додати в неї поле „Предшественники” [5]. Оскільки за замовчуванням програма утворює між задачами зв'язки типу „ОН” (1 тип в розділі 3), то в це поле для створення такого зв'язку досить увести номер задачі з загального списку (першого стовпця таблиці). Для утворення зв'язку іншого типу в даному полі варто вказати номер попередньої задачі, абревіатуру типу зв'язку і, якщо необхідно – часовий лаг (затримку) з відповідним знаком, наприклад, „2ОН+1д”.

Коли список задач не вміщується в межах одного екрана, то замість його прокручування зручніше працювати з діалоговим вікном „Форма описания задачи”, що викликається командою меню „Окно ® Разделить” чи „Вид ® Другие представления ® Форма названия задач”. За замовчуванням у другому випадку форма відображається у варіанті вікна „Ресурсы и предшественники” (Resources & Predecessors), але за допомогою контекстного меню форми легко вибрати вид „Предшественники и последователи” (Predecesors & Successors).

Для додавання зв'язку курсор встановлюється в поле „Название последователя”, і в списку, що розкривається, вибирається назва задачі, з якою треба зв'язати поточну. Тип же зв'язку задається в списку, що розкривається, поля „Тип”. Для ліквідації зв'язку вміст цього полючи віддаляється.

Зв'язок типу „ОН” (Окончание-Начало) можна швидко створити, виділивши в таблиці задачі, що зв'язуються, і натиснувши кнопку „Связать задачи” (Link Tasks) стандартної панелі інструментів. Послідовність зв'язків буде відповідати порядковим номерам задач у таблиці. Видаляються зв'язки аналогічно за допомогою кнопки „Разорвать связи задач” (Unlink Tasks).

8.5. Введення обмежень у план проекту

У MS Project реалізований наступний алгоритм складання календарного розкладу. Дата початку нової задачі, якщо не вказати її самостійно, за замовчуванням установлюється рівній даті початку проекту або рівній даті початку фази, коли задача є вкладеною. Після зв'язування задачі з попередницею, дата її початку переноситься відповідно до типу зв'язку. Дата завершення задачі розраховується програмою за формулою (1). Якщо визначити дати початку і закінчення задачі «вручну», то зміни дат початку або закінчення проекту, термінів відповідної фази або пов'язаних з нею задач не буде викликати автоматичного переміщення задачі в календарному розкладі, тобто можливості програми залишаться не використаними.

Проте, дуже часто існує необхідність «прив'язки» задач до визначених дат. Для цих цілей у MS Project передбачена система обмежень (табл. 5). За замовчуванням, як уже відзначалося, усі задачі в проектах, планованих від дати початку, мають обмеження „Как можно раньше” (As Soon As Possible), а в проектах, планованих від дати закінчення – „Как можно позже” (As Late As Possible). Якщо в полях „Начало” або „Окончание” змінити дату, встановлену за замовчуванням, то в поле „І” (Індикатори) з'явиться значок, що вказує на наявність у задачі обмеження. Наведення курсору на цей значок викликає повідомлення „Для задачи установлено ограничение ‘Начало не ранее’ с датой <…>”, якщо зміна торкнулася дати початку і відповідно – „Для задачи установлено ограничение ‘Окончание не ранее’ с датой <…>”, коли була змінена дата закінчення задачі.

Це – обмеження середнього типу, і шляхом уведення даних у таблицю не можна установити негнучкі обмеження. Настроювання типу обмеження здійснюється в діалоговому вікні „Сведения о задаче”, що найпростіше відкрити подвійним щигликом на рядку таблиці. Далі на вкладці „Дополнительно” у списку „Тип” для створення твердої «прив'язки» задачі до визначеної дати варто вибрати пункт „Фиксированное начало” (Must Start On), а у поле „Дата ограничения” (Constraint Date) увести необхідну дату. Для зняття обмеження в це поле записується текст „НД” (недоступно). Крім того, на тій же вкладці мається вікно „Крайний срок” (Deadline), призначене для вказівки останніх дат виконання задачі. На відміну від обмежень наявність крайнього терміну не впливає на розрахунок графіка проекту. Після введення цієї дати на діаграмі Ганта з'являється відповідна оцінка, і якщо дата закінчення задачі перевищує крайній термін, то в поле індикатора задачі з'являється червоний значок. Крайній термін зручно використовувати разом з обмеженням на початок задачі, тобто як би обмежувати задачу з двох сторін. Змінювати обмеження задачі можна у відповідній таблиці, додавши в неї поле „Дата ограничения” і „Тип ограничения”. Особливо корисно використовувати ці поля при настроюванні стилів відрізків та у фільтрах.

Обмеження на терміни фаз створюються після складання кістякового плану проекту. По ходу заповнення плану роботами накладаються обмеження на основні з них, і лише потім формуються зв'язки і встановлюються тривалості. Наявність обмежень допомагає в плануванні призначень ресурсів на задачі. Коли термін завершення робіт залежить від числа виконавців, то їхню кількість можна оптимізувати за умови невиходу термінів за встановлені обмеження.

Якщо в проекті є повторювані задачі, то немає необхідності формувати їх заново. Для додавання таких задач у план проекту за допомогою команди меню „Вставка ® Повторяющаяся задача” (Insert ® Recurring Task) відкривається діалогове вікно „Сведения о повторяющейся задачи”, у відповідні поля якої заносяться параметри задачі і період повторення з вказівкою обмежень на початок і закінчення циклу повторень. На діаграмі Ганта такий цикл зображується як фаза, а повторювані задачі – як вкладені, причому в таблиці вони позначаються спеціальними ідентифікаторами.

Нарешті, коли фази, задачі, що їх складають,  тривалості і зв'язки сформовані, необхідно визначитися з загальною тривалістю проекту. Для цього можна створити фазу найвищого рівня, надавши їй, наприклад, ім'я проекту, і тоді програма обчислить загальну тривалість проекту автоматично. Можна також на вкладці „Вид” діалогового вікна загальних настроювань проекту (рис. 26), що відкривається командою „Сервис ® Параметры”, установити прапорець „Показывать суммарную задачу проекта”. Тоді на діаграмі Ганта з'явиться відображення окремим кольором сумарної задачі нульового рівня з ім'ям, взятим з поля „Название” пункту „Свойства” меню „Файл”, супроводжуване коментарями з поля „Заметки”. Після завершення уведення всіх даних, що стосуються термінів задач, MS Projectобчислює тривалість проекту, визначає критичний шлях, але без його відображення на діаграмі Ганта, і здобуває готовність до відображення мережної діаграми проекту.

8.6. Планування і призначення ресурсів задачам

8.6.1. Створення списку ресурсів

Перший крок при плануванні ресурсів – створення їхнього списку (пулу ресурсів) . Список ресурсів формується у вхідний таблиці ресурсів (Resource Sheet), що відкривається щигликом на однойменному значку панелі представлень або командою меню „Вид ® Лист ресурсов”, а потім при необхідності (рис. 27). У поле „Название ресурса” рекомендується вносити смислове ім'я ресурсу, наприклад, прізвище виконавця, посаду, назва устаткування чи матеріалу і т.п. У списку поля „Тип” вибирається значення „Трудовой” (Work) або – „Материальный” (Material). Після заповнення цього поля в поле „Краткое название” з'являється перша буква назви ресурсу, а в більшості інших полів – значення параметрів, установлених за замовчуванням, зокрема, стандартна і понаднормова погодинні ставки оплати робіт, що задаються на вкладці „Общие” діалогового вікна „Параметры”, що відкривається командою меню „Сервис ® Параметры”. Без заповнення поля „Тип” доступ до більшості полів таблиці не можливий.

Поле „Единицы измерения материалов” (Material Label) заповнюється тільки для матеріальних ресурсів, причому це можуть бути не обов'язково системні одиниці (ваги, довжини, площі, обсяги), але і будь-які зручні для користувача (штуки, рулони, бочки і т.д.). Поле „Группа” заповнюється при необхідності віднести даний ресурс до визначеної групи, тобто до деякої комбінації одиночних ресурсів або ресурсних наборів, яки мають однакові характеристики. Назви груп використовуються для обслуговування витрати ресурсів, у звітній документації й в інших випадках.

8.6.2. Визначення часу роботи ресурсів

Другим кроком при плануванні проекту є визначення доступності ресурсів для участі в даному проекті. За замовчуванням вважається, що всі ресурси доступні на 100%. Тобто, будь-який співробітник має можливість працювати над даним проектом весь робочий день. У реальному житті можливі інші ситуації, наприклад, при роботі за сумісництвом, при зайнятості унікального устаткування і т.п. Тому в поле „Макс. Единиц” вказується рівень максимально можливого завантаження ресурсу у відсотках. Наприклад, якщо співробітник може працювати в проекті не більш половини робочого дня, то його завантаження буде складати 50%. Крім того, можуть існувати окремі тимчасові обмеження на участь нематеріальних ресурсів у проекті.

Параметри доступності ресурсів задаються на вкладці „Общие” (General) діалогового вікна „Сведения о ресурсе” (рис. 28), що відкривається командою меню „Проект ® Сведения о ресурсе” або однойменною командою контекстного меню, або через однойменну кнопку стандартної панелі інструментів, або подвійним щигликом на назві ресусу в таблиці представленні ресурсів (рис. 27). Можна сформувати до 99 інтервалів доступності, записавши відповідні обмеження в полях „Доступный с”, „Доступний до” і „Максимальне завантаження”. Ці поля можна також додати в таблицю списку ресурсів (рис. 27). Однак у ній будуть відображатися параметри тільки першого інтервалу доступності, а редагувати дозволено лише поле „Максимальная загрузка”.

8.6.3. Настроювання ресурсного календаря

За замовчуванням приймається, що всі нематеріальні ресурси працюють по основному (базовому) календарі проекту. Однак для кожного нематеріального ресурсу можна створити власний календар, у якому врахувати особливості розподілу його робочого часу[6] , наприклад, врахувати час відпустки чи роботу із сумісництва. З метою модифікації проектного або створення власного календаря ресурсу потрібно за допомогою команди меню „Сервис ® Изменить рабочее время” викликати однойменне діалогове вікно, у якому виконати необхідні настроювання, як це описано в розділі 8.1.

8.6.4. Призначення ресурсів задачам

Призначити ресурси задачі, тобто задати чисельно завантаженість ресурсу даною задачею, можна з будь-якого представлення, у таблиці якого є присутнім поле „Название задачи”. Однак зручніше за все працювати з представленням „Использование задач” (Task Usage), що відкривається щигликом на відповідному значку в області представлень або командою меню „Вид ® Использование задач”, оскільки саме в таблиці цього представлення MS Project відображає розподіл матеріальних і трудових витрат у кожний із днів проекту, і тільки через нього можна вводити погодинні дані про ресурси. У будь-якому варіанті необхідно подвійним щигликом на рядку обраної задачі відкрити діалогове вікно „Сведения о задаче”, а в ньому – вкладку „Ресурсы” (рис. 29). Потім зі списку „Название ресурса” необхідно вибрати призначуваний ресурс, а у стовпці „Единицы” (Units), якщо ресурс - трудовий, задати відсоток його щоденної участі в даній задачі або – кількості одиниць, якщо ресурс - матеріальний. Існує також можливість не вибирати ресурси зі списку, а створювати їх одночасно зі створенням призначення. Для цього необхідно попередньо установити прапорець „Автоматически добавлять новые ресурсы и задачи” на вкладці „Общин” діалогового вікна „Параметры”.

Після завершення введення параметрів призначень по натисканню кнопки „ОК” програма обчислює трудові і матеріальні витрати по кожному з ресурсів у кожній задачі для кожного дня проекту. При цьому логіка роботи MS Project залежить від типу задачі, тобто від того, яка з властивостей задачі: „Длительность”, „Трудозатраты” або „Количество назначенных единиц ресурсов” - фіксується на незмінному рівні. Наприклад, якщо на задачу, що полягає в начитке студентам лекцій по деякій дисципліні у встановлений термін (фіксована тривалість), наприклад, за 3 дні, призначений один викладач з 50% доступністю при 6 – денному робочому тиждні, то трудовитрати на задачу складуть: 3 дні х 3 години/(день х препід.) х 1 викл. = 9 годин. При додаванні другого викладача з тим же рівнем доступності ресурсу трудовитрати подвояться: 3 дні х 3 години/(день х викл.) х 2 викл. = 18 годин. Якщо тепер збільшити нормативну тривалість задачі до 6 днів, то програма установить трудовитрати у 36 годин , а для вдвічі меншого рівня доступності – 18 годин (рис. 30).

У варіанті фіксованої кількості призначених задачі одиниць ресурсів, для початку – 1-го викладача з доступністю 50% і трудовитратами 9 годин, тривалість задачі складе: 9 годин/(3 години/(день х викл.)) х 1 викл. = 3 дні, а при трудовитратах 18 годин – 6 днів. Якщо тепер за тих самих умов додати на виконання задачі трудомісткістю 18 годин ще одного викладача, то тривалість задачі скоротитися у два рази і складе 3 дні.

Нарешті, коли фіксуються трудовитрати, наприклад, у зв'язку з обмеженням мінімального часу засвоєння дисципліни, то для 9 – годинної задачі з одним викладачем при 50% його доступності MS Project установить тривалість задачі 3 дні . При додаванні на задачу ще одного викладача, програма розділить зафіксовані трудовитрати у 9 годин між двома виконавцями і відповідно зменшить час її виконання до 1,5 днів. Якщо тепер перепланувати тривалість задачі, збільшивши її вдвічі, тобто до 3 днів[7], то MS Project понизить навантаження викладачів до 25%, тобто вони будуть працювати по 2 години на день.

Таким чином, як видно з приведених прикладів, постійне значення фіксуємого параметра задачі забезпечується програмою за рахунок збереження відносини між двома іншими параметрами, зміна одного з яких викликає відповідну зміну іншого.

При установці у вікні „Сведения о задаче” на вкладці „Дополнительно” прапорця „Новые задачи имеют фиксированный объем” (Now Tasks Are Effort Driven) у задачах типу „Фиксированная длительность” і „Фиксированный объем ресурсов” після введення даних стає неможливим зміна трудовитрат, тобто програма фіксує два параметри. У цьому варіанті настроювання додати на задачу, що має фіксовану тривалістю 3 дні, другого викладача зі збереженням трудовитрат у 9 годин удасться, якщо  навантаження кожного викладача знизити до 25%, що еквівалентно простій заміні викладача, коли він вичитав половину лекцій. Включення ж зазначеного прапорця в задачі з фіксованим обсягом ресурсів обумовить при додаванні на задачу другого викладача не збільшення трудовитрат, а зменшення в два рази тривалості задачі.

8.6.5. Настроювання календаря задачі

Календар задачі визначає, як трудовитрати на її виконання розподіляються у календарі проекту. За замовчуванням календар будь-якої задачі збігається з календарем проекту. Редагування календаря задачі здійснюється через діалогове вікно „Сведения о задаче” на вкладці „Дополнительно” (рис. 25) у списку календар. У приведених вище прикладах використовувався варіант календаря „Стандартный” з 8 – годинним робочим тижнем. Якби був обраний календар «24 часа», то за тих самих умов виділення ресурсів задачі виконувалася б у три рази швидше.

При розподілі трудовитрат за робочими днями MS Project поєднує календарі задач і ресурсів, віддаючи перевагу другим. Наприклад, якщо календар ресурсу дозволяє йому працювати більше, ніж календар задачі, то ресурс працює більше. Поміняти пріоритети можна за допомогою установки прапорця „Не учитывать календари ресурсов при планировании” (рис 25).

8.6.6. Завдання властивостей призначення

За замовчуванням MS Project устанавливет так званий “плоский” (Flat) профіль завантаження ресурсів. Іншими словами трудовитрати розподіляються по часовому відрізку прив'язки ресурсу до задачі, виходячи з умови максимального використання робочого часу ресурсу. Наприклад, якщо навантаження ресурсу визначене у 50%, а трудовитрати складають 10 годин, то розподіл навантаження за днями буде 4+4+2.

Рівномірне навантаження не завжди прийнятне, тому що буває, що виконання задачі вимагають неоднакових трудовитрат на різних етапах її виконання. Змінити профіль завантаження ресурсу можна, відкривши для цього за допомогою подвійного щиглика на обраному призначенні в таблиці представлення „Использование задач” діалогове вікно „Сведения о назначениях” (рис. 33). На вкладці „Общие” у списку „Профиль загрузки” (Work Contour) цього вікна міститься 8 варіантів профілів (табл. 6).

Таблиця 6. Профілі навантаження ресурсів

Як видно з табл. 6, за допомогою профілів завантаження можна запланувати перевищення інтенсивності роботи на визначених тимчасових відрізках удвічі проти середнього (рівномірного). Але варто пам’ятати, що застосування профілю може змінити тривалість задачі.

Для обмеження часу використання ресурсу на виконанні задачі в списках „Начало” і „Окончание” установлюються граничні дати його підключення до даної роботи. У задачах з фіксованою тривалістю і з фіксованим обсягом ресурсів це приводить до зменшення трудовитрат, оскільки вони розраховуються як: = Тривалість призначення * Відсоток завантаження ресурсу. Тому, якщо необхідно, щоб трудовитрати залишалися на постійному рівні, випливає або включити прапорець „Новые задачи имеют фиксированный объем” (New Tasks Are Effort Driven), або «вручну» збільшити відсоток навантаження ресурсу.

Коли задача має переривання , програма обнулює трудовитрати призначених ресурсів на період переривання, тобто створює нестандартний профіль навантаження. Таким способом можна вивільняти ресурси для участі в інших роботах.

При призначенні на задачу матеріальних ресурсів існує можливість фіксувати їхній обсяг, наприклад, задавати ліміт витрати електроенергії на забезпечення навчального процесу і темп його витрати. При вказівці тільки обсягу виділених ресурсів розподіл їхнього споживання в часі відповідає профілю навантаження. Якщо встановлюється тільки швидкість витрати ресурсів, то загальний обсяг призначення залежить від тривалості задачі.

У задачах з фіксованими трудовитратами при завданні обох параметрів витрат матеріальних ресурсів ріст споживання приводить до збільшення тривалості задачі, тому що швидкість витрати програмою не змінюється. Той же результат вийде, якщо задати меншу швидкість витрати без зменшення обсягу витрати матеріалів.

У задачах з фіксованою тривалістю збільшення загального обсягу витрати матеріальних ресурсів спричиняє ріст швидкості витрат, а при зниженні швидкості –  зменшується обсяг необхідних ресурсів. Якщо збільшити тривалість задачі, то зросте обсяг споживання ресурсів.

У задачах з фіксованим обсягом ресурсів і перемінним обсягом витрати їх матеріальної складової збільшення тривалості задачі приводить до зростання, а зниження швидкості витрати – до зменшення обсягу матеріальних ресурсів, що вимагаються задачі.

8.6.7. Наслідки видалення призначень

Для видалення призначення досить виділити потрібний рядок (рядки) у таблиці представлення „Использование задач” (Task Usage) або в діалоговому вікні „Сведения о задаче”  (Task Information) і натиснути клавішу <Delete>.

Видалення призначення трудового ресурсу з задачі з фіксованою тривалістю спричинить зниження трудовитрат на її виконання. Але якщо обсяг робіт був зафіксований, тобто трудовитрати з видаленням ресурсу не зміняться, а відсоткове навантаження інших призначень зросте.

Видалення призначення з задачі з фіксованим обсягом ресурсів приводить до зміни властивостей інших призначень за умови, що обсяг робіт зафіксований. У цьому варіанті трудовитрати вилученого ресурсу переносяться на призначення, що залишилися, і тривалість задачі збільшується.

Видалення призначення з задачі з фіксованими трудовитратами приводить до тих же наслідків, що й у попередньому випадку.

8.7.  Введення  додаткової інформації про задачі і ресурси

До додаткової інформації про задачі і ресурси в MS Project відносяться відомості, що не є обов'язковими для введення, але за допомогою яких можна істотно різноманітити керування проектом, зробити його більш гнучким і універсальним.

8.7.1. Додавання кодів задач

Як уже підкреслювалося, задачі в MS Project можна структурувати по рівнях (фаза, задача) і поєднувати в групи (розділ 6.2). Ресурси без використання додаткової інформації не структурються, а їхнє представлення в таблиці „Лист ресурсов” залишається звичайним списком.

Для ідентифікації задач у MS Project додатково передбачена можливість присвоєння кожній задачі унікального (не повторюваного в рамках проекту) символьного коду. Задати код для виділеної задачі можна з будь-якого представлення за допомогою команди „Проект ® СДР ® Определить код”, що відкриває  діалогове вікно „Определение кодовСДР”.

Код задачі може включати префікс, що ідентифікує поточний проект, і кілька послідовностей символів, відділених друг від друга роздільниками. Кожна послідовність відповідає визначеному рівню структури задач. Уведення префікса здійснюється в поле „Префикс кода проекта” . У префіксі вказується інформація, що відрізняє текучий проект від інших, наприклад, ім'я проекту (див. рис. 34). У залежності від рівня задачі в таблиці діалогового вікна заповнюється рядок обраного рівня, при цьому коди верхніх рівнів дописуються автоматично. Зі списку стовпця „Последовательность” вибирається тип символів, що будуть використовуватися для нумерації задач поточного рівня. Максимальне число символів задається в колонку „Длина”. Цей параметр в основному визначає кількість задач, який можна буде розрізнити за приналежностю до даного рівня. Поле „Разделитель” служить для вибору символу, що відокремлює послідовності. Зразок коду відображається в полі „Код” (Code prewiew). При установці прапорця „Создавать коды СДР для новых задач” кожній новій задачі код присвоюється автоматично, а установкою прапорця „Проверять уникальность новых кодов СДР” забезпечується перевірка унікальності кодів, введених вручну.

По завершенню настроювань для присвоєння кодів задачам треба видати команду меню „Проект ® СДР ® Изменить нумерацію”. Щоб коди структури відображалися в таблиці, у неї необхідно додати поле „СДР” (див. розділ 6.1.). Редагувати коди задач можна в діалоговому вікні „Сведения о задаче”, що простіше за все відкривається подвійним щигликом миші на рядку обраної задачі.

8.7.2. Завдання пріоритетів задач і властивостей груп ресурсів

Задачі одного рівня можна розрізняти за їхньою важливістю для плану шляхом присвоєння їм відповідного пріоритету (у діапазоні значень від 1 до 1000). За замовчуванням усім задачам програма встановлює пріоритет 500. Для редакції пріоритету на вкладці „Общие” діалогового вікна „Сведения о задаче” необхідно змінити значення поля „Приоритет”. Рівень пріоритету можна використовувати для фільтрації задач, відокремлюючи головні задачі від другорядних.

Угруповання ресурсів використовується при плануванні штатного розкладу, аудиті витрат, ідентифікації постачальників і в інших ситуаціях. Інформація про групу, до якої відноситься ресурс, вводиться в поле „Группа” на вкладці „Общие” діалогового вікна „Сведения о ресурсе” (рис. 28). Дані про приналежність ресурсу до визначеної групи полегшують їхню фільтрацію.

8.7.3. Створення заміток і документів

У діалогових вікнах відомостей про задачу (рис. 25), ресурси (рис. 27) і призначення (рис. 33) існує вкладка „Заметки”, що містить кнопки: форматування шрифту, розташування абзацу, створення списку і вставки об'єкта (файлу документа). Це дозволяє доповнювати відомості про складові проектного плану текстовою інформацією. При наявності замітки в поле „І” (Індикатори) таблиці з'являється відповідна позначка, при наведенні на яку курсору відображається текст замітки. Замітку у вигляді зовнішнього документа можна безпосередньо вставити у діаграму Ганта , скориставшись командою меню „Вставка ® Объект”. Діалогове вікно „Вставка объекта” (рис. 35), що відкривається цією командою, дозволяє як вибрати для вставки існуючий файл, для чого повинний бути включений перемикач „Создать из файла”, так і створити новий – за умови активації перемикачу „Создать новый” (діє за замовчуванням). Як приклади заміток, що супроводжують задачі педагогічного процесу, можна привести экзаменаційно-залікові відомості, накази, розпорядження, службові записки і т. інш. MS Project дозволяє організувати документообіг між учасниками проекту.

Якщо немає необхідності на діаграмі або в полі замітки відображати повні дані з обраного файлу, можна обмежитися посиланням на нього у вигляді значка, установивши однойменний прапорець у діалоговому вікні „Вставка объекта”. Для визначення розташування на діаграмі супровідного  документа або значка  служить діалогове вікно „Форматирова­ние объекта вставки”, що викликається командою „Свойства” контекстного меню об'єкта. Позицію об'єкта можна визначити щодо часової шкали, вибравши перемикач „Связать со шкалой времени” (Attach to timescale) або - щодо задачі, установивши перемикач „Связать с задачею” (Attach to Task). Для організації зв'язку внутрішнього документа з джерелом на вкладці „Вставка объекта”, що відкривається в режимі створення файлу на основі існуючого, треба установити прапорець „Связь с файлом”. Це забезпечить автоматичне проведення всіх змін, раніше внесених в об'єкт-джерело, у момент відкриття внутрішнього документа.

8.7.4. Додавання гіперпосилань

Коли документи, що супроводжують задачі, ресурси або призначення, занадто великі, краще використовувати гіперпосилання на них, а самі документи тримати поза проектного файла, можливо, на іншому комп'ютері локальної або глобальної мережі. Для створення гіперпосилання необхідно виділити задачу або ресурс призначення в таблиці і ввести команду меню „Вставка®Гиперссылка”або однойменну команду контекстного меню. У лівому стовпчику діалогового вікна, „Добавление гиперссылки”, що відкриється(рис. 36), задається тип гіперпосилання, а потім у центральному полі вікна – його адреса. Для зовнішніх джерел тип вибирається зі списку, а для внутрішніх – задається ідентифікатором (ID) задачі або ресурсу в заданому представленні. Додавання гіперпосилання викликає відображення в поле „І” (Індикатори) спеціальної позначки, при наведенні на яку курсору миші відображається спливаюча підказка з адресою посилання і назвою об'єкту переходу.

8.7.5. Створення полів, що настроюваються

«Внутрішні» таблиці MS Project містять набір полів, що можуть бути настроєні користувачем на його розсуд і зберігати потрібну інформацію в обраному форматі. Для роботи з полями, що настроюваються, призначена однойменна  вкладка (рис. 37), яка викликається командою меню „Сервис ® Настройка ® Поля”або з контекстного меню заголовка таблиці. Спочатку треба зі списку „Тип”, що розкривається,  вибрати тип даних для визначеного виду:  задач або ресурсів (всего 8 типів кожного виду). Потім у списку центрального вікна виділяється вихідне ім'я поля (відрізняються імена тільки номерами) і натискається кнопка „Переименовать”. Без присвоєння полю нового імені програма не дозволить працювати з цим полем.

Вводити дані в настроювані поля  можна як і у звичайних таблицях або через вкладку  „Настраиваемые поля” (Custom Fields) у діалогових вікнах відомостей про задачу або ресурс. Окрім відображення в таблиці вмісту настроюваних полів існує можливість розмістити його безпосередньо поруч з відрізками задач на діаграмі Ганта (як і іншу текстову інформацію). Для цього досить двічі клацнути на відрізку задачі після чого у діалоговому вікні „Формат отрезка”, що відкриється, на вкладці „Текст отрезка” у рядку розташування вибрати зі списку необхідне поле.

У настроюваному полі можна створити список значень, який буде розкриватися. Для цього необхідно установити перемикач кнопки „Список значений”і натиснути зазначену кнопку. Відкриється діалогове вікно „Список значений для поля”з колонками „Значение” і „Описание” для введення відповідно значень списку й опису полів, що відображаються в момент заповнення поля.

Настроювані поля можуть заповнюватися даними, які розраховуються за формулами. Для введення формули необхідно установити перемикач біля кнопки „Формула” і натисканням цієї кнопки відкрити діалогове вікно будівника виражень (рис. 38). Це вікно містить область редагування формул і набір кнопок, призначений для введення операндов – будь-яких полів поточного проекту, функцій, операторів (арифметичних, логічних, порівняння, конкатенації) і дужок. Для ознайомлення з призначенням функцій MS Project варто скористатися пошуково-довідковою системою програми (команда меню „Справка” або клавіша <F1>).

За замовчуванням за допомогою формул розраховуються показники несумарних задач. Щоб у настроюваному полі можна було  оперувати з параметрами фаз, необхідно в діалоговому вікні „Настройка полей” (рис. 37) у розділі „Расчет для суммарных задач и групп” установити перемикач „Сведение:” (Roll Up:) і вибрати назву операції з пропонованого списку. Якщо для розрахунку значення настоюваного поля застосовується формула, то її можна перенести у розрахунок сумарних полів, встановивши перемикач „Использовать формулу”.

Результати розрахунків логічних виражень і перевірки умов зручно відображати в настроюваних полях за допомогою колірних індикаторів. Налагоджування останніх здійснюється в діалоговому вікні „Графические индикаторы для”(рис. 39) після установки перемикача „Графические индикаторы” і натискання однойменної кнопки (рис. 37). Частиною цього вікна є таблиця, що містить три стовпці: „Проверка поля”, „Значения” і „Рисунок”. У першому стовпці зі списку вибирається умова, якій повинно відповідати значення в другому стовпці. Третій стовпець містить список малюнків індикаторів, відображуваних при виконанні умов у перших двох стовпцях.

8.7.6. Створення настроюваних кодів структури

Вище були розглянуті два альтернативних методи забезпечення ідентифікації задач в ієрархічній структурі проекту: шляхом автоматичної нумерації в процесі її створення або присвоєння кодів „СДР”, що вводяться вручну або автоматично. Однак названі процедури не поширюються на ресурси. У багатьох випадках цього недостатньо для налагодження повноцінного менеджменту проекту. Наприклад, якщо під задачею розуміється викладання деякої дисципліни, то необхідно знати, за якою кафедрою, факультетом або інститутом вона закріплена. Аналогічно з людськими ресурсами. Це допомагає в оцінці обсягу і якості роботи різних підрозділів, у проведенні аудита трудовитрат і т.інш.

Ресурси можна включити в ієрархічну структуру проекту, як і задачі, шляхом присвоєння їм власних кодів структури.  Коди структури в цьому варіанті створюються на однойменній вкладці діалогового вікна „Настройка полей”. Після вибору типу даних і виділення рядка коду код перейменовується. Потім кнопкою „Определить маску кода”відкривається діалогове вікно „Определение кода структуры в <…>”, робота в якій аналогічна створенню кодів „СДР” (див. підрозділ 8.7.1). Передбачено можливість створення таблиці підстановки кодів (кнопка „Изменить таблицу подстановки”), у якій відображається значення та опис коду структури, а також номера рівнів задач або ресурсів.

За допомогою кнопок із зображенням стрілок здійснюється переміщення кодів по рівнях структури.  Доступ винятково до значень зі списку підстановки кодів при введенні значення коду у відповідну таблицю оформляється включенням прапорця „Допускаются только коды из таблицы подстановки”. Після того, як маска настроюваного коду структури створена, назва коду з'являється в списку настроюваних полів на вкладці „Настраиваемые поля”, що дозволяє оформити властивості ресурсного поля подібно настроюваним полям задач.

Значення поля з кодом ресурсу зручно використовувати для угруповання ресурсів по цьому полю в представленні „Лист ресурсов”.

8.8.  Планування вартісних показників проекту

За допомогою MS Project  можна визначати вартість проекту декількома методами: за аналогією (analogous estimation), за параметрами (parametric modeling), «зверху вниз» (up-down estimation), «знизу нагору» (bottom-up estimation). Останній метод є найбільш точним, і він автоматизований у MS Project. Програма формує вартість проекту з вартостей усіх призначень ресурсів і сумарної фіксованої вартості задач.

8.8.1. Створення таблиць норм витрат

Вихідні дані для розрахунку вартості використання ресурсу вводяться на вкладці „Затраты” діалогового вікна відомостей про ресурс (рис. 41). Для кожного ресурсу можна створити до 5 варіантів таблиць норм витрат (вкладки А, В, С, D, Е), що включають дві погодинні норми: „Стандартная ставка” (Standard Rate) і „Ставка сверхурочных” (Overtime Rate), і норму, що застосовується, коли витрати не залежать від часу використання ресурсу – „Затраты на использование”.

Для кожної норми можна задати дату початку її дії, увівши відповідне значення в поле „Дата действия” (Effective Date). За замовчуванням першою датою вважається дата початку проекту. Для трудових ресурсів ставки вводяться або у форматі число/одиниця часу, або у відсотковому відношенні від попередньої. Ставки використання матеріальних ресурсів установлюються без вказівки одиниць виміру. Програма відносить введене значення до встановленої одиниці матеріального ресурсу (див. підрозділ 8.6.1).

8.8.2. Визначення вартості призначень

Вартість призначень обчислюється MS Project  автоматично шляхом множення погодинної ставки ресурсу на тривалість призначення (величину трудовитрат) з додаванням витрат на використання ресурсу. При цьому за замовчуванням використовуються загальні ставки ресурсів, що вводяться через діалогове вікно „Параметры”, яке відкривається командою меню „Сервис ® Параметры”.

Для застосування індивідуальних таблиць норм витрат, створюваних як це описано в попередньому підрозділі, необхідно обрану таблицю (А, В, С, D або Е) вказати в списку „Таблица норм затрат” (Cost rate table) на вкладці „Общая” діалогового вікна „Сведения о назначении” (рис. 33).  Для відображення імені таблиці норм витрат у таблиці представлення треба додати в неї поле „Таблица норм затрат”.

8.8.3. Визначення вартості задач

Вартість задачі обчислюється програмою шляхом додавання призначених їй ресурсів і фіксованих витрат на задачу, тобто витрат не пов'язаних з використанням проектних ресурсів, наприклад, витрат на утримання адміністративного апарата, охорони і т.п. Уведення значень фіксованих витрат здійснюється у однойменне поле таблиці „Затраты” (Cost)у будь-якому із представлень для роботи з задачами.

8.8.4. Нарахування витрат

Планування проекту включає не тільки визначення його вартості (бюджету), але й порядку витрат коштів (нарахування витрат), тобто способів оплати праці виконавців і закуповуваних матеріальних ресурсів. У MS Project  передбачені три види нарахувань: передоплата – „В начале”, за фактом виконання – „По окончании” і в міру виконання – „Пропорциональное”. Відповідний спосіб оплати вибирається зі списку „Начисление затрат” (Cost Accrual), що розкривається, на вкладці „Затраты” діалогового вікна „Сведения о ресурсе” (рис. 28). Без редагування метод нарахування фіксованих витрат встановлюється відповідно до способу, обраному зі списку „Начисление фиксированных затрат по умолчанию” на вкладці „Расчет” (Calculation) діалогового вікна „Параметры”. Для конкретної задачі його можна відредагувати у полі „Начисление фиксированных затрат” (Fixed Cost Accrual) таблиці „Затраты” у будь-якім представленні для роботи з задачами.

9. Аналіз і оптимізація проекту

Аналіз плану проекту здійснюється з метою:

• виявлення переобтяження ресурсів;

• визначення відповідності тривалості проекту запланованої;

• уточнення бюджету проекту;

• оцінки ризиків проекту – імовірностей порушення розкладу, невиконання всіх задач і перевищення бюджету.

Оптимізація плану проекту полягає у вирівнюванні навантаження ресурсів, регулюванні тривалості задач, що складають критичний шлях, зменшенні або збільшенні витрат на задачі і ресурси з метою забезпечення виконання проекту в заданий термін без перевищення бюджету і з найвищою якістю.

12.1. Аналіз і вирівнювання навантаження ресурсів

Аналіз навантаження ресурсів краще за все проводити в представленні „Лист ресурсов” (рис.27), оскільки в даному представленні всі ресурси, навантаження яких перевищує їхню доступність (коли для виконання роботи ресурсу треба більше часу чим у нього є), виділяються червоним кольором, а в поле „І” (Індикатори) відображається відповідна позначка.

Причинами порушення від початку нормального навантаження ресурсів можуть бути зміни в плані, що приводять до зсуву задач на дні з меншою доступністю ресурсів. До таких же наслідків може приводити перекриття задач, у кожній з яких ресурс не переобтяжений. Нарешті, можливе збільшення обсягу робіт без перепризначення ресурсів на задачу.

Вирівнювання навантаження ресурсів здійснюється усуненням переобтяження, наприклад, шляхом скорочення обсягів задач, а якщо це неможливо без утрати якості – додаванням додаткових виконавців. Пересічні задачі можна «розлучити», вставивши в розклад перерви в задачах або змінивши дати їхнього початку і закінчення. Цей прийом у MS Project автоматизований, але із зрозумілих причин не завжди прийнятний. Перед його застосуванням рекомендується зберегти вихідний варіант файлу проекту під іншим ім'ям.

9.1.1. Автоматичне вирівнювання навантаження ресурсів

Процедура запускається командою меню „Сервис ® Выравнивание загрузки ресурсов” (Tools ® Level Resources), що відкриває діалогове вікно „Выравнивание ресурсов” (рис. 43).

Установкою перемикача „Виконувати автоматично” або „Выполнять вручну”розділу „Вычисления для выравнивания” (Levening calculation) задається, як буде виконуватися вирівнювання -  безпосередньо при збереженні нових настроювань по натисканню кнопки „ОК” або після натискання кнопки „Выровнять” даного вікна.

Зі списку „Поиск превышений доступності” (Look for overallocations), що розкривається, вибирається величина тимчасового інтервалу, у межах якого програма буде шукати перевищення приступності: „По минутам”, „По часам”, „По дням” і т.д. Рекомендується встановлювати інтервал, зазначений у спливаючій підказці, що виникає при наведенні курсору миші на позначку поруч з переобтяженим ресурсом (рис. 27). Наприклад, якщо штатний викладач призначений на дві пари (4 години) занять, що починаються о 8 ранку, то при виборі погодинного інтервалу пошуку перевищення доступності, друга пара буде автоматично зміщена на четверту годину, щоб у жодній з годин не було перевищення. Але якщо вибрати інтервал „По дням”, то розклад не зміниться, оскільки в межах дня навантаження не перевищує припустиму.

При установці прапорця „Очистка данных предыдущего выравнивания перед новым выравниванием” відновлюються настроювання, що існували до останнього вирівнювання, що дозволяє випробувати різні варіанти оптимізації.

Установка перемикача „Выравнивание во всем проекте” (Level entire project) поширює процес на всі задачі проекту, а перемикача „Выравнивание в диапазоне” – тільки на задачу, розташовану між датами, що встановлені в полях „С” і „По”.

Зі списку „Порядок выравнивания” визначається послідовність, у якій програма відсуває виконання або перериває задачі, що переобтягують ресурси. При виборі пункту „Стандартный” на основі аналізу взаємозв'язків задач першими відкладаються задачі з великим тимчасовим резервом, потім – у порядку убування дат початку, далі – по пріоритетах і обмеженням. Якщо в цьому списку вибрати варіант „Только по идентификаторам”, то в першу чергу будуть змінюватися параметри задач з невеликим ідентифікатором, тобто з кінця списку в початок. Нарешті, при виборі пункту „По приоритетам, стандартный „ спочатку виконується сортування задач по пріоритетах. Задачі, що мають пріоритет 1000 або обмеження типу „Фиксированное начало”  або „Фиксированное окончание”, а також обмеження „Как можно позже”, якщо проект планується від дати початку, і „Как можно раньше”, якщо проект планується від дати закінчення, - не змінюються. Інші задачі вирівнюються стандартним способом.

Установкою прапорця „Выравнивание только в пределах имеющегося резерва” (Level only within avaiable slack) забороняється зміна дати проекту. У результаті автоматичним шляхом можуть бути вирівняні не всі ресурси. Завданням прапорця „При выравнивании допускается коррекция отдельных назначений для задачи(Leveling can adjust individual assignments on a task) дозволяється затримка виконання не усієї задачі, а тільки одного з призначень, що переобтяжено. Для того, щоб дозволити програмі вирівнювати навантаження шляхом переривання задач, треба установити прапорець „При выравнивании  допускается прерывание оставшихся трудозатрат(Leveling can create splits in remaining work). У цьому випадку будуть перериватися тільки задачі, що у таблиці списку задач мають значення „Да” у полі „Допускается прерывание при выравнивании” (Leveling Can Split).

Завершується настроювання параметрів автоматичного вирівнювання натисканням кнопки „ОК”. Для запуску процедури необхідно клацнути на кнопці „Выровнять”. При цьому, якщо вирівнювання здійснюється у представленні зі списком ресурсів, то можна вирівняти або тільки виділені, або всі ресурси. Аналогічно при вирівнюванні у представленні зі списком задач існує можливість застосувати процедуру або тільки до виділених задач, або до всіх задач проекту. У ситуації, коли програма не в змозі вирівнити навантаження, вона виводить діалогове вікно, що містить кнопки „Пропустить” (Skip), „Пропустить все” (Skip All) і „Остановить (Stop). При виборі першої чи другої кнопки, процедура продовжується, але в другому випадку - без надання повідомлень про проблеми.

Аналізувати вплив результатів вирівнювання на календарний план проекту краще за все у представленні „Диаграмма Ганта с выравниванием”, що відкривається за допомогою команди „Вид ® Другие представления”(рис. 44). На цьому різновиді діаграм Ганта поряд з поточним планом відображається вихідний план (до вирівнювання) і відрізки, що відповідають полям „Выравнивающая задержка”і „Временной резерв” [8] таблиці „Задержка”, що супроводжує цю діаграму. Стовпці „Начало” і „Окончание” містять граничні дати задач, що виникають після вирівнювання. Для порівняння з попередніми датами в таблицю необхідно додати поля „Началодо выравнивания” і „Окончание до выравнивания”. Крім того, ця інформація міститься у випливаючих підказках відрізків.

Діаграму Ганта з вирівнюванням доцільно комбінувати з представленням „Использование задач”. Тоді, виділяючи задачу в першому представленні, у другому можна бачити щоденне навантаження ресурсів, призначених цій задачі (рис. 44).

Для скасування результатів останнього вирівнювання призначена кнопка „Очистить выравнивание”(рис. 43). Щигликом миші на ній відкривається однойменне діалогове вікно, що містить перемикачі „Для всего проекта” і „Для выбранных задач”, установкою яких задається список скасування.

9.1.2. «Ручне» вирівнювання навантаження ресурсів

Існує досить багато варіантів «ручного» вирівнювання навантаження ресурсів і їхніх комбінацій. До основних з них відносяться:

• перенос задачі, переривання або збільшення її тривалості;

• зміна профілю навантаження (погодинних трудовитрат і часових рамок призначень);

• зменшення обсягу роботи для ресурсу або скасування його призначення на дану задачу з заміною непереобтяженим ресурсом;

• перенос надлишкових трудовитрат у понаднормові;

• зміна залежностей між задачами.

Вибір конкретного способу залежить від контексту проблеми і виникаючих наслідків.

Пошук задач, участь у яких переобтяжує ресурси, найкраще робити з використанням представлення „Использование ресурсов” при включеному фільтрі „Ресурсы с превышением доступності” (рис. 45). Рекомендується відформатувати  шкалу часу так, щоб одиницею відліку на її нижньому рівні були години. При цьому в стовпчику переобтяженого дня відображається розподіл навантаження між задачами, а дані задачі, що переобтяжує ресурс, як і стовпець діаграми, виділяються червоним кольором. Для прискорення надходження дати перевантаження ресурсу можна також встановити курсор у рядок з назвою ресурсу і натиснути кнопку „Перейти к следующему превышению доступности” на панелі інструментів „Управление ресурсами”. Щоб побачити наскільки перевищена доступність ресурсу, необхідно за допомогою команди меню „Формат ® Стили подробных даннях” або однойменної команди контекстного меню діаграми відкрити діалогове вікно настроювання стилів (рис. 20) і додати в діаграму рядок „Превышение доступности”(Overallocation). Після цього можна приступати до виявлення причин переобтяження.

Дуже часто переобтяження виникає через перетинання задач, навіть в інтервалі однієї години. Можливо також, що час призначення ресурсу для його припустимого навантаження не відповідає трудомісткості задачі, тобто без переобтяження ресурс не може виконати задачу у відведений час. Оскільки тимчасові межі призначень обмежені тимчасовими рамками задачі, перенос призначень може викликати зсув задачі. Це у свою чергу може порушити умови зв'язку із сусідніми задачами. MS Project попереджає про конфлікт, виводячи на екран діалогове вікно з перемикачами „Отменить” і „Продолжить”. Перебудування плану має сенс продовжувати, якщо до кінця ясно, як уникнути протиріч у розкладі. Для коректування термінів задач рекомендується працювати з діаграмою „Использование задач” (рис. 4).

Коли шляхом перерозподілу трудовитрат у межах часу виконання задачі проблема переобтяження доступності не знімається, має сенс призначити частково або цілком інший ресурс на її виконання. Подібна практика типова при заміщенні захворілих виконавців або співробітників, що направляються у відрядження.

Для проведення заміни ресурсів бажано створити комбіноване представлення на базі діаграми використання ресурсів, доповнивши її знизу діаграмою Ганта (рис. 45). У такім сполученні на діаграмі Ганта відображаються тільки ті задачі, що відзначені на ресурсній діаграмі. Виділивши у свою чергу аналізовану задачу на діаграмі Ганта, з допомогою команди меню „Сервіс ® Призначити ресурси” (клавіатурна комбінація <Alt + F10>) чи щигликом на однойменній кнопці стандартної панелі інструментів можна відкрити діалогове вікно „Призначення ресурсів”, у якому відображається повний список ресурсів проекту. У верхній частині вікна розташована кнопка +, по натисканню якої вікно здобуває вид.

Ресурси, призначені на задачу, позначаються прапорцем. Для добору ресурсів, придатних для призначення на задачу, зі списку „Фільтр” призначається необхідний фільтр, наприклад, типу „Група”, за допомогою якого можна представити список співробітників визначеної кафедри. Якщо в списку фільтрів потрібного ні, можна відкрити процедуру його створення, натиснувши кнопку „Другие фильтры” (More Filters) (рис. 11). Допускається повторна фільтрація, за допомогою якої, наприклад, зі співробітників кафедри можна відібрати тих, хто мають необхідний часовий резерв (недовантаження). Необхідна тривалість приступності встановлюється в лічильнику «Доступны не меньше» (Available to work) і фіксується прапорцем. Уведення результатів фільтрації в список кандидатів на заміну здійснюється щигликом на кнопці «Добавить ресурсы». Коли список сформований, у ньому потрібно позначити ресурс, що заміняє, і клацнути на кнопці «Замена». У відповідь відкриється діалогове вікно «Заміна ресурсу» (Replace Resource),у якому залишається указати відсоток виділення ресурсу на дану задачу і натиснути кнопку «ОК».

Для додаткового призначення ресурсу на задачу чи його видалення призначені відповідно кнопки «Назначить» і «Удалить». За допомогою діалогового вікна призначень ресурсів можна заміняти, видаляти і змінювати обсяг призначень ресурсу по декількох задачах. Для цього на діаграмі Ганта варто виділити потрібні задачі (несуміжні – при натиснутій клавіші <Ctrl>, підряд – при натиснутій клавіші <Shift>) і потім відкрити дане вікно. Такий прийом можна використовувати, наприклад, при замінах викладачів на проведення занять по даній дисципліні в декількох академічних групах.

При частковому переносі навантаження з одного ресурсу на іншій майже завжди потрібно уточнення їхніх можливостей. Для цього необхідно виділити цікавлячі ресурси в списку і клацнути на кнопці „Графіки” (рис. 46). Відкриється однойменне діалогове вікно (рис. 47), що відображає ресурсний графік для одного з трьох типів даних: „Трудозатраты”, «Оставшиеся резервы» (Remaining Availability) і «Распределение трудозатрат» (Assignment Work), що задається в списку «Выбрать график». У першому варіанті тонкими лініями відображається профіль завантаження ресурсів, у другому – профіль резервів робочого часу (приступності), а в третьому – на профіль резервів накладаються у виді стовпців розподіл трудовитрат ресурсу по всіх задачах, у яких він бере участь, по днях проекту. Для переміщення по тимчасовій шкалі використовується лінійка прокручування. Часовий масштаб змінюється щигликами на кнопках “Å” чи “-“. У розглянутій ситуації пошук заміни краще здійснювати, працюючи з даними типу«Оставшиеся резервы».

Варто враховувати, що автоматичний перенос завантаження з одного ресурсу на інший MS Project здійснює тільки для 100% - й заміни. Частковий перенос робити «вручну» легше за допомогою діаграми „Использование задач”. Для цього необхідно подвійним щигликом відкрити корректируемую задачу на діаграмі, додати відповідну навантаження ресурсу, що заміняє, і видалити її в замінного.

Перерозподіляти трудозвитрати між ресурсами удобней усього в представленні « Распределение трудозатрат» з доданим рядком «Превышение доступности». Крім того, щоб уникнути зайвих переміщень по екрану, в таблиці діаграми краще відобразити сумарні рядки потрібних ресурсів і рядка з інформацією про призначення на обрану задачу. Для цього необхідно ввести в таблицю поле «Флаг1», установити для обраних рядків значення «Да» (інші за замовчуванням будуть мати значення «Нет») і включити для цього поле автофильтру з вибором значення «Да».

У випадку, коли перевантаження не можна передати іншим ресурсам, чи перерозподілити його в межах призначення, для вирівнювання завантаження ресурсу приходиться прибігати до переносу нормативних трудовитрат у наднормові (і оплачувати по відповідним ставках). Для цього в таблицю „Трудозатраты” представлення „Использование ресурсов”потрібно додати поле „Сверхурочные трудозатраты” (Overtime Work), у комірці призначення на відповідну задачу цього поля вказати загальну величину понаднормових трудовитрат, а тривалість задачі скоротити на цю же величину.

Якщо ж оплата понаднормової і нормальної роботи здійснюється по однакових ставках, то замість переносу трудовитрат досить просто збільшити робочий час потрібного дня в особистому календарі ресурсу.

9.2. Аналіз і оптимізація плану робіт і вартості проекту

Аналіз плану має на меті виявити помилки, допущені при його складанні, і переконатися в реалістичності виконання поставлених задач у намічений термін з урахуванням їх відновлень у результаті коректувань, що проводилися.

9.2.1. Уточнення плану з використанням додаткових параметрів

Як правило, первісна тривалість задач визначається емпіричним (експертним) шляхом. Однак часто її можна оцінити на підставі існуючих нормативів.

Наприклад, при плануванні учбового процесу в українських вищих навчальних закладах (ВНЗ) використовуються державні стандарти освіти, які розробляються під керівництвом МОН України для кожного освітньо-кваліфікаційного рівня та напряму підготовки і затверджуються Кабміном України. Згідно до державних нормативів вищої освіти в Україні навчальний день студента повинен становити не більше 6 академичних годин, а навчальний тиждень – не більш 30 академичних годин, при цьому від 1/3 до 2/3 навчального часу відводиться на самостійну роботу студентів, яка може виконуватися в бібліотеці, навчальних кабінетах і лабораторіях, комп’ютерних класах, а також у домашніх умовах з використанням відповідної наукової літератури, підручників, навчальних і методичних посібників, конспектів лекцій, комп’ютерних засобів навчання (електронних посібників, імітаторів обладнання тощо), а також натурального лабораторного обладнання. Тобто ВНЗ повинен планувати ресурсне забезпечення самостійної задачі студентів.

Державними стандартами визначено переліки нормативних навчальних дисциплін і мінімальний навчальний час на їх засвоєння для усіх рівнів освіти. Наприклад, за циклом гуманітарної та соціально-економічної підготовки бакалаврів на вивчення дисциплін „Історія України”, „Філософія”, „Основи економічної теорії” відводиться не менш ніж по 108 академичних годин на кожну.

Відповідно до пункту 2 Статті 51 Кодексу законів про працю в Україні середньо тижнева тривалість праці для викладачів ВНЗ освіти III та IV рівнів акредитації становить не більше 36 годин на тиждень та 7 (6) годин щоденно при п’яти (шести) денному тижні відповідно. Крім того, Постановою Кабміну України затверджено нормативи чисельності студентів, аспірантів, докторантів, здобувачів наукового ступеня кандидата наук, слухачів, інтернів на одну посаду науково-педагогічного працівника у ВНЗ. Наприклад, за напрямом 0804 „Комп’ютерні науки” цей норматив складає у 2004/2005 р.р. 10 студентів денної форми навчання на одну штатну посаду викладача, а за напрямом 0501 „Економіка і підприємництво” – 12,5.

Таким чином, при плануванні за допомогою MS Project учбового процесу у ВНЗ існує можливість уточнити тривалість майже всіх задач, а також характеристик призначень ресурсів на них, маючи на увазі за задачу найнижчого рівня виконання певного виду викладацької або навчально-методичної роботи.

Уточнюючі розрахунки тривалостей задач і властивостей призначень можна здійснювати за допомогою формул, які включаються у поля, що настроюваються  (див. підрозділ 8.7.5). Наприклад, відносячи  i -ю задачу (аудиторну складову залікового модуля) до задач з фіксованими трудовитратами, можна уточнити їх.

Для реалізації розрахунку во вхідну таблицю („Ввод”) додаються чотири поля типу „Число”, яким даються назви параметрів: КІЛКРЕД_і, К_і, КРЕД і АТРВИТР_і, і в останньому з яких міститься формула (9.1) (рис. 47). По завершенню введення параметрів програма виконає розрахунок, після чого уточнені значення варто перенести в поле „Трудозатраты”. MS Project перепланує проект, уточнивши терміни виконання як даної задачі, так і пов'язаних з нею задач. Оскільки формула (9.1) підходить і для інших задач, зокрема для задач зовніаудиторного вивчення кожної дисципліни, її можна застосовувати з іншими наборами значень параметрів - на рис. 9.5. це – задачі самостійної роботи студентів (№№5, 8, 12, 15, 19, 22).

9.2.2. Використання PERT – аналізу для уточнення тривалості задач

Після уточнення тривалості деяких задач із застосуванням параметричного підходу має сенс проаналізувати план по методу PERT(Program, Evalution and Review Technique). Суть методу полягає в розрахунку середньозваженої тривалості задач на основі трьох оцінок їхньої тривалості: песимістичної (з максимально можливими тривалостями задач), оптимістичної (з мінімально можливими тривалостями задач) і очікуваної (найбільш реальної). Розрахункова формула методу має вид:

Тривалість PERT = (ОПТ х ОПВК + ОЧТ х ОЧВК +ПСТ х ПСВК)/6                     (9.2)

де ОПТ - Оптимістична тривалість, ОПВК - Оптимістичний ваговий коефіцієнт, ОЧТ - Очікувана тривалість, ОЧВК - Очікуваний ваговий коефіцієнт, ПСТ - Песимістична тривалість, ПСВК - Песимістичний ваговий коефіцієнт.

За замовчуванням вагові коефіцієнти ОПВК, ОЧВК і ПСВК мають значення відповідно 1, 4 та 1. Користувач може змінювати їх, виходячи з власних представлень про імовірність того чи іншого сценарію. Сума коефіцієнтів завжди повинна дорівнювати 6.

Для початку процедури PERT – аналізуза допомогою команди меню „Вид ® Панели инструментов ® Анализ по методу PERT” потрібно вивести на екран відповідну панель інструментів.

Потім щигликом на кнопці „Лист ввода PERT” варто відкрити однойменну таблицю і заповнити поля введення варіантів тривалостей задач: „Оптимистическая”, „Ожидаемая”(Expected)і „Пессимистическая”. Коли PERT – аналіззастосовується для частини задач проекту, уведення даних краще виконувати через спеціальну форму, що викликається кнопкою „Форма ввода PERT” панелі інструментівPERT – аналізу. Перед цим у будь-якому представленні досить виділити необхідні задачі і потім натиснути кнопку виклику форми.

Після завершення уведення варіантів тривалостей задач щигликом на кнопці „Задание весовых коэффициентов метода PERT” треба відкрити однойменне діалогове вікно і ввести значення коефіцієнтів. Запускається процедура PERT – аналізукнопкою „Вычисления по методу PERT”. Оскільки в результаті її виконання вихідні тривалості задач автоматично заміняються розрахованими в процесі аналізу, рекомендовано файл проекту попередньо зберігти під іншим ім'ям. Програма створює три варіанти плану проекту, для перегляду яких необхідно натиснути одну з кнопок: „Диаграмма Ганта – пессимистическая оценка”, „Диаграмма Ганта – оптимистическая оценка” або „Диаграмма Ганта – ожидаемая оценка”. Варто пам'ятати, що крайні терміни й обмеження вPERT – аналізі не враховуються. Для порівняння варіантів сценаріїв плану можна розташувати відповідні вікна друг над іншому, що дозволить легко виявити всі розходження між ними і визначити, чи укладається проект у терміни і при якому розвитку подій. Не виключено, що в результаті імовірного коректування тривалостей задач терміни проекту виявляться порушеними. Тоді необхідно перейти до виявлення задач, що впливають, і оптимізувати їхню тривалість.

9.2.3. Оптимізація плану проекту

Простіше за все визначити, яка задача не дозволяє завершити проект у термін, у разі коли для задач установлені крайні терміни виконання (див. розділ 8.5). У випадку порушення дати „Крайний срок” (Dead line) у поле індикаторів задачі з'являється особлива позначка. Однак чи означає це, що укорочувати необхідно саме цю задачу? І чи є вона єдиною причиною порушення термінів проекту? Щоб розібратися в ситуації, особливо, коли крайні терміни не зазначені, використовують метод критичного шляху (МКШ).

Критичний шлях, як відзначалося раніше, це – одна задача або послідовність задач, що визначають дату закінчення проекту. Якщо тривалість задачі, що складає критичний шлях, збільшується, то зростає і тривалість проекту, і – навпаки, якщо тривалість задачі зменшується, то це приводить до скорочення термінів проекту.

MS Project для кожної задачі обчислює її часовий резерв (буфер), тобто час, на який можна затримати виконання задачі без збільшення тривалості проекту. Значення буфера задачі зберігається в поле „Общий временной резерв” (Total Slack), і якщо воно виявляється менш установленого мінімального значення, то така задача класифікується як критична. Настроювання мінімального значення здійснюється за допомогою команди меню „Сервис ® Параметры” завданням на вкладці „Расчеты”діалогового вікна настроювання параметрів значення параметра „Считать критическими задачи, имеющие резерв не более … дней”. За замовчуванням воно встановлюється рівним нулю. Програма відносить також до критичних задачі, що мають обмеження типу „Фиксированное начало”, „Фиксированное окончание”, „Как можно позже” у проектах, планованих від дати початку і „Как можно раньше” – у проектах, планованих від дати закінчення. Крім того, критичними вважаються задачі, дата закінчення яких збігається або перевищує дату крайнього терміну.

Для виділення на діаграмі Ганта задач критичного шляху використовується „Мастер диаграмм Ганта” викликуваний однойменною командою з меню „Формат” або з контекстного меню діаграми Ганта. На другому кроці майстра варто установити перемикач у позицію „Критический путь” (Critical Path). Далі, минаючи наступні кроки майстра, що відносяться до редагування діаграми, можна відразу натиснути кнопку „Готово”, а потім „Форматировать” і „Выход из мастера”. Програма перетворить діаграму Ганта, виділивши червоним кольором критичні задачі і зв'язки між ними. Після цього командою „Проект ® Фільтр ®Критические задачи” можна залишити на діаграмі тільки задачі критичного шляху і почати скорочення їхній тривалостей.

Звичайно для цього приходиться або зменшувати обсяг робіт, або виділяти додаткові ресурси для прискорення робіт без зміни їхнього обсягу. Можливо, деякі задачі удасться розбити на підзадачі, що будуть починатися одночасно.

Після завершення перетворень критичний шлях може змінитися, і інші задачі почнуть контролювати тривалість проекту. Якщо «увігнати» проект у необхідні тимчасові рамки не вдалося, прийдеться повторити процедуру, але перед цим необхідно перевірити, чи не виникло переобтяжень ресурсів у результаті внесених змін. Якщо переобтяження з'явилися, їх необхідно вирівняти і знову перевірити тривалість. Цей процес носить характер послідовних наближень.

9.2.4. Аналіз і оптимізація вартості проекту

За рідкісним винятком сумарні витрати на проект (бюджет проекту) не є визначальним чинником його доцільності. Від того, як у часі розподіляються витрати, залежить фінансова політика керівників проекту.

Для оцінки вартості будь-якої роботи і загальної вартості проекту у кожнім із представлень, що містять список задач, за допомогою команди меню „Вид → Таблица: …→ Затраты” відкривається таблиця „Затраты”, що містить поле „Общие затраты”, у якому і відображається відповідна сума. Бюджет проекту буде відображуватися, якщо сформована сумарна задача проекту (див. підрозділ 6.4).

За допомогою полів, що настроюваються, можна аналізувати розподіл витрат як по фазах, так і між окремими задачами. Наприклад, для аналізу розподілу бюджету семестру по модулях і залікових модулях досить додати два настроювані поля типу: „Затраты” і „Число”, з назвами відповідно „Бюджет фазы (семестра)” і „% бюджета”. У перше поле необхідно скопіювати значення полючи „Общие затраты” для задачі „1 семестр”, а у друге - увести формулу:
 = [Витрати] х 100 / [Бюджет фази (семестру)].

За допомогою кодів структури, що настроюваються, (див. розділ 5.1) можна робити аудит витрат будь-якого ступеня деталізації. З цією метою в таблицю „Затраты” додається  два поля, що настроюваються: „Код структуры 1”(зручніше – з таблицею підстановки всіх кодів) і числове поле. Перше – для угруповання задач по обраній ознаці коду, його краще перейменувати у „Код задач”, а друге – для відображення витрат, що розраховуються, його можна перейменувати у „Всего по структуре”. Далі зі списку, що розкривається, в поле „Код задач” слід заповнити відповідними даними. Коди задач типу "віха" заносити не потрібно, оскільки завершальні задачі не мають вартості. Поле „Всего по структуре” необхідно настроїти в такий спосіб. У діалоговому вікні „Настройка полей” установити перемикач „Сведение”, а в розташованому поруч списку, що розкривається, вибрати пункт „Сумма”. Потім дані можна згрупувати по кодах задач (див. пункт 2.3.2). У системі керування, наприклад,  навчальним закладом це дозволить побачити детальний розподіл коштів у розрізі кафедр, факультетів, інститутів, відділень, філій, форм навчання і т.інш.

Аналогічні прийоми з використанням полів, що настроюваються, і кодів, що настроюваються, за ресурсною складовою проекту дозволяє аналізувати витрати на персонал, матеріально-технічне забезпечення, споживання енергоресурсів і т. п. Наприклад, у навчальному процесі  таким шляхом можна відслідковувати педагогічне навантаження будь-якого викладача, його лекційну і семінарську (практичну) складові, звичайні і понаднормові трудовитрати.

Володіючи повною картиною розподілу споживання коштів, керівники проекту мають підставу для його оптимізації: скорочення витрат на визначені ресурси або їхній перерозподіл, а можливо і додавання, у залежності від мети процедури. Використання більш дешевих ресурсів або норм витрат з більш низькими ставками, як правило, приводить до втрати якості, тому що менш оплачувані фахівці мають більш низьку кваліфікацію, і їм потрібно більше часу на виконання задач. Скорочення ресурсів приводить до збільшення навантаження на інших учасників проекту, що також негативно може позначитися на якості.

Зменшити трудовитрати можна також за рахунок видалення деяких задач, що мають низький пріоритет. Якщо яка-небудь з таких задач лежить на критичному шляху, то це спричинить за собою і скорочення тривалості проекту.

Нарешті, залучаючи до виконання робіт фахівців більш високого рівня з більш високими ставками оплати праці, незважаючи на додаткові витрати, можна скоротити терміни виконання критичних задач, підняти якість, зменшити простій дорогого устаткування або упущену вигоду. У кожному конкретному випадку повинна існувати визначена доцільність дій менеджера, і MS Project є унікальним засобом її обґрунтування.

10. Аналіз і стримування ризиків

Навіть добре складений проект не застрахований від випадків, що можуть порушити плани і розбалансувати бюджет. Задача проектного менеджменту – визначити можливі ризики і розробити стратегію зменшення впливу ризиків на проект.

10.1. Ідентифікація ризиків

При великій кількості задач у проекті аналіз ризиків потрібно починати з задач, що лежать на критичному шляху, чи, тих, котрі можуть стати такими.

10.1.1. Ризики  розкладу

Терміни робіт зриваються, коли запланована тривалість задач не відповідає часу, що потрібно призначеним ресурсам на її виконання. Причина – або неточність планування, або виникнення додаткового обсягу робіт. Коли автори проекту не до кінця упевнені в тривалості роботи, вони позначають її як „предварительную” знаком питання (див. розділ 3.3). Такі задачі, якщо вони залишилися, виявляються за допомогою фільтра „Задачи с оценкой длительности” (Tasks With Estimated Durations). Для пом'якшення ризику від цих задач рекомендується збільшити їхню тривалість до песимістичної оцінки (див. пункт 7.2.2).

Дуже часто оцінку тривалості задач роблять топ-менеджери, а не безпосередні виконавці. Спираючи на терміни проекту, вони, як правило, занижують тривалості. До аналогічного результату приводять самовпевнені оцінки виконавців. Особливо насторожено варто відноситися до коротких задач (1-2 дня) і до задач, у яких при PERT-аналізі очікувана тривалість збігається з оптимістичною. Дані цих оцінок зберігаються MS Project у полях, що настроюваються, відповідно „Длительность 1” і „Длительность 2”. Тому задачі, для яких очікувана тривалість співпадає з оптимістичною, можна ідентифікувати за допомогою фільтра [Длительность 1 ] = [Длительность 2 ]. У цей же фільтр можна додати через „ИЛИ” умову добору коротких задач, наприклад, тривалістю не більш 2-х днів: [Длительность]<= 2 ВН, а через оператор „И” умову пропуску задач з нульовою тривалістю, тобто віх: „[Веха] = Нет”, щоб уникнути ділення на нуль.

Підвищений ризик мають задачі, тривалість яких значно перевищує середню за проектом, а також задачі, залежні від великого числа факторів: трудових і споживаних ресурсів, зовнішніх зв'язків.

Особливо ризикованими є призначення одного ресурсу на велику задачу і наявність великого числа попередніх у задач, що належать до критичному шляху.

Виявити задачі великої тривалості досить просто за допомогою автофільтру, настроївши його на задачі з тривалістю не менш заданої. Для занесення в проект інформації про ризики розкладу рекомендується на базі вхдної таблиці (Entry) створити таблицю „Информация о рисках расписания”, у яку ввести два настроювані поля  типу „Текст”, одне за назвою „Описание риска”, а інше – „Вероятность события”, у якому створити список експертних оцінок, наприклад: „Высокая”, „Средняя”і „Низкая”. Крім того, оскільки ризики визначаються для розкладу, ресурсів і бюджету, має сенс створити пари комбінованих представлень, в одному з яких таблиця „Информация о рисках расписания”буде сполучатися з діаграмою Ганта, а в іншому – з формою задач (Task Form).

Для виявлення задач з великим числом задач-попередниць можна проаналізувати поля „Предшественники” за допомогою фільтра, набудованого на пошук у цьому полі символу крапка з комою, оскільки вона використовується програмою для поділу попередніх задач. Працюючи в представленнях „Диаграмма Ганта”чи „Сетевой график” (Network Diagram) за допомогою такого фільтра виявляється не тільки задач-попередниці, але і зв'язку з ними аналізованої задачі. Цей фільтр необхідно використовувати в режимі підсвічування, тоді зв'язки проглядаються візуально і легко установити, яка задача привносить найбільший ризик, наприклад, через найменший тимчасовий резерв.

Тим же прийомом виявляються задачі з зовнішніми залежностями (зв'язку з задачами, що зберігаються у файлах інших проектів). Наприклад, початок навчального процесу може залежати від дати завершення будівництва навчального корпуса, тобто виконання окремого чи проекту деякої його фази. Для виявлення таких задач можна скористатися попереднім фільтром, замінивши символ ";" на "\".

10.1.2. Ресурсні ризики

Метою аналізу ресурсних ризиків є виявлення ресурсів і призначень, що збільшують імовірність зриву термінів проекту.

До числа основних джерел ресурсних ризиків відносяться:

• недосвідчені співробітники;

• призначення одного фахівця на багато задач;

• нерівномірне навантаження на ресурси; у т.ч. великий обсяг понаднормової роботи;

• використання співробітників з унікальними уміннями і матеріалів з єдиними постачальниками.

Співробітники з недостатнім досвідом роботи зустрічаються завжди (адже треба колись починати) і особливо - серед молоді. Для спостереження за такими співробітниками рекомендується додати в таблицю ресурсів поле типу „Флаг”, перейменувавши його в „Уровень опыта” і включивши до нього список градацій оцінок або індикатор, що має зелений колір, якщо в поле записане значення „Да”, і – червоний, коли значенням є „Нет”. Для зм'якшення ризиків недосвідчених співробітників варто призначати на другорядні, некритичні задачі або, якщо це можливо, використовувати разом з більш досвідченими співробітниками.

Дуже часто навантаження між учасниками проекту розподіляється нерівномірно. Одні працюють "на межі", інші виявляються недовантаженими. Концентрація відповідальності за результат задачі збільшує ризик її невиконання в термін у зв'язку з непередбаченими обставинами, наприклад, через хворобу виконавця.

Ідентифікація людських ресурсів з великим числом призначень проводиться у представленні „Использование ресурсов” за допомогою таблиці „Трудозатраты” (Work) при включеному фільтрі „Ресурсы-Трудовые”. Сортування таблиці по полю „Трудозатраты”у порядку убування дозволяють відобразити найбільш завантажених виконавців на початку таблиці. Дуже корисно відкрити дане представлення разом з діаграмою Ганта із включеним фільтром (з підсвічуванням) критичних задач, щоб побачити, в якій кількості критичних задач задіяні "багатоверстатники". Для аналізу розподілу трудовитрат виконавців у часі в MS Project мається програма-майстер, викликувана кнопкою „Анализ повременных данных в Excel” (Analyze Time-sealed Date in Excel), розташований на панелі інструментів „Анализ”. У залежності від того, з якого представлення (задач або ресурсів) викликається майстер, на першому його кроці визначаються або задачі, або ресурси, що будуть аналізуватися. Для визначеної задачі  вибирають потрібні ресурси. На другому кроці оформляється список полів "внутрішньої" таблиці, інформація з якої буде виводитися в електронній таблиці. У даному випадку варто вибрати поле „Трудозатраты”. На третьому кроці майстра задається часовий діапазон відображуваних даних і одиниці виміру часу. Нарешті, на четвертому кроці визначається, чи буде на окремому листі Excel створюватися тимчасова діаграма-графік. Така альтернатива без сумнівів повинна бути використана, оскільки графічні можливості Excelрізноманітніші, ніж у MS Project. Для запуску процедури варто натиснути кнопку „Экспорт данных”. У результаті на першому листі MS Excel будуть розміщені дані аналогічно їхньому представленню на діаграмі використання ресурсів, а на другому графік розподілу навантаження обраних ресурсів за часом проекту. Нерівномірність ("пиковість") навантаження говорить про наявність потенційних ризиків.

Обмін даними з MS Excel дозволяє статистично обробляти, прогнозувати й оптимізувати розклад проекту, передбаченими для цього засобами MS Excel, що істотно розширює можливості проектного менеджменту за допомогою MS Project.

Для занесення інформації про ресурсні ризики в план проекту необхідно, як і у варіанті з задачами, створити два текстових поля, що настроюваються, перейменувавши їх відповідно в „Описание риска” й „Вероятность события”. При бажанні список значень рівнів ризику можна запозичити з раніше створеної таблиці „Информация о рисках расписания”. Для цього слід скористатися кнопкою „Импорт настраиваемого поля” (Import Custom Field)у діалоговому вікні „Настройка полей” (рис. 37). Потім на базі вхідної ресурсної таблиці створюється нова таблиця за назвою „Информация о рисках ресурсов” і в неї додаються знову створені поля, що потім заповнюються результатами аналізу ресурсних ризиків.

Співробітники, що виконують понаднормову роботу, через нагромадження втоми можуть втрачати продуктивність, що також привносить елемент ризику. Для виявлення понаднормових робіт у таблицю „Трудозатраты” додається поле „Сверхурочные трудозатраты”, за даними яких можна судити про імовірність ризику затримки робіт.

У таблиці ресурсних ризиків необхідно також відзначити співробітників, що володіють особливими знаннями або навичками, а також володіють унікальною інформацією. У навчальному процесі, наприклад, до них відносяться відомі вчені, запрошувані для читання лекцій з інших навчальних закладів (наприклад, закордонних) на нерегулярній основі, керівники високого рангу, пріоритети яких можуть незапланированно змінюватися і т.п.

Серед матеріальних ресурсів джерелом підвищеного ризику є матеріали і комплектуючі, одержувані від одного постачальника і, гірше того, що є монополістом у їхньому виробництві або дистрибуції. Для виявлення таких ресурсів рекомендується в представленні „Лист ресурсов” використовувати стандартний фільтр „Ресурсы материальные” (Resource-Material).

10.1.3. Бюджетні ризики

Оскільки більшість проектів мають обмежені бюджети, непередбачене збільшення обсягу робіт здатно приводити до їх перевищення, і ризик цієї події варто прогнозувати. Одним з варіантів оцінки можливої зміни вартості проекту може служити використання результатів PERT-аналізу. Як відзначалося, в ході аналізу програма автоматично записує значення оптимістичної, очікуваної і песимістичної тривалості в настроювані поля відповідно „Длительность 1..3”.Якщо розділити ці значення на тривалість, внесену в план, то отримаємо коефіцієнт збільшеня (мультипліцировання) вартості у випадках несприятливого розвитку подій.

Для створення таблиці „Бюджетные риски” зручно скопіювати під цим ім'ям вхідну таблицю PERT-аналізу (Ввод PA_PERT) і відкривати її з фільтром „Вехи = Нет”, щоб не відображалися роботи з нульовою тривалістю. У таблицю слід ввести три числові поляперейменувавши їх, наприклад, відповідно у „Прогноз превышения затрат оптимистический%”; „Прогноз превышения затрат фактический %” і „Прогноз превышения затрат пессимистический %”, і в кожне з цих полів постачити формулою типу „= ([ДлительностьN]/[Длительность]) х 100”, де N = 1, 2 або 3. Для поліпшення сприйняття в зазначені поля можна додати графічні індикатори, призначивши їм у відповідному діалоговому вікні (рис. 39), наприклад, на перевищення більш 25% - червоний колір , більш 10% - жовтий, і до 10% - зелений колір. Задачі, позначені червоним індикатором, у даному випадку підлягають коректуванню: або за рахунок зменшення песимістичної оцінки їхньої вартості, або за шляхом збільшення їхньої планованої вартості.

10.2. Деякі прийоми зм'якшення ризиків

Міри, призначені для зм'якшення впливу ризиків на проект, підрозділяють на стримуючі і післядіючі.

10.2.1. Планування мір стримування ризиків

Для стримування ризиків у план проекту включаються задачі, що не впливають на тривалість і будучи виконаними, істотно знижують імовірність реалізації ризику. Наприклад, у навчальному процесі, це можуть бути спостереження методистів кафедр за станом здоров'я викладачів. Адміністратори комп'ютерних мереж і інженерно-технічний обслуговуючий персоналу повинн відслідковувати стан комп'ютерного парку, а фахівці науково-методичного забезпечення і бібліотекарі – наявність достатньої кількості і номенклатуру підручників, навчальних посібників та іншої учбово-методичної літератури, призначеної для забезпечення самостійної роботи студентів і т.п. Визначаючи стратегію стримування ризиків, варто порівнювати витрати на запобігання ризику з утратами, що будуть понесені у випадку настання події. Однак, коли мова йде про імідж організації або підприємства, таке порівняння - безглузде.

 10.2.2. Планування мір реакції на ризики, що здійснилися

Коли ризики ідентифіковані, варто передбачити дії, що будуть реалізовані у випадку їхнього настання. Оскільки це, як правило, міри витратного характеру, у план проекту закладається тимчасовий і фінансовий буферы (резерви).

Очевидно, чим менше в плані критичних задач, тим більше він стійкий до ризиків. Тимчасові резерви задач найкраще аналізувати в представленні „Диаграмма Ганта” з таблицею „Календарный план” (Schedule). Поля цієї таблиці „Свободный временной резерв” (Free Slack) і „Общий временной резерв” (Total Slack) містять інформацію про час, на який можна відкласти виконання задачі без подовження проекту, а поля „Позднее начало” (Late Start) і „Позднее окончание” (Late Finish) – самі пізні дати, коли можна відповідно почати і закінчити задачу, щоб не змінити дату завершення проекту.

Для того, щоб ця ж інформація відображалася на діаграмі Ганта, її завантаження необхідно здійснювати за допомогою „Мастера диаграмм Ганта”. На першому кроці майстра треба установити перемикач „Настроить диаграмму Ганта” (Custom Gantt Chart), на другому – вибрати перемикач „Да”для представлення інформації про критичні і звичайні задачі по-різному, а на п'ятому кроці – установити перемикач „Общий временной резерв”. У результаті дані про наявний тимчасовий резерв кожної задачі будуть відображатися на діаграмі відрізками тонких прямих. Знаходячи такі відрізки на діаграмі і зіставляючи їм дані з таблиці, можна перевірити збалансованість кожної задачі.

У плані не повинно бути задач або фаз з негативним тимчасовим резервом, оскільки їхня наявність рівносильна запланованому зриву. Для пошуку зазначених задач використовується сортування в порядку убування по полю „Общий временной резерв”. Негативний резерв часу утвориться, якщо задача закінчується після крайнього терміну або якщо не виконуються дати обмежень у сусідніх з нею задач. Для того, щоб задачі з обмеженнями і з негативним тимчасовим резервом розміщалися в розкладі відповідно до зв'язків, а не з урахуванням дат обмежень, у діалоговому вікні „Параметры”на вкладці „Планирование” необхідно скинути прапорець „Для задач всегда соблюдаются заданные для них даты” (Tasks will always honor their constraint dates). Ця дія ліквідує негативні тимчасові резерви, робить проект здійсненним, але в більш пізній термін.

Для страхування проекту від ризиків, що непередбачаються, в останню задачу проекту, що лежить на критичному шляху, рекомендується закладається часовий буфер розміром до 25% від сумарної тривалості критичного шляху. Цей буфер, як правило, демпфує всі затримки, що можуть статися при виконанні критичних задач, а по відношенню його залишкового розміру до вихідного судять про ефективність виконання основних робіт.

11. Відстеження й аналіз виконання проектних робіт

Менеджмент проекту на стадії його реалізації полягає у відстеженні ходу виконання робіт, своєчасному виявленні й адекватному реагуванні на відхилення фактичних показників  від запланованих. Відповідні дії на відставання ходу робіт від запланованого, підтримувані MS Project, полягають у переносі невиконаних робіт на час після заданої дати з перерахуванням усіх показників проекту, тобто наданням менеджеру всієї необхідної інформації про стан справи. Щоб план став базою відліку відхилень, його затверджена версія зберігається у "внутрішніх" полях таблиць, що недоступні для змін. Поточний стан робіт відбивається у фактичному плані, якмй обновлювається при відстеженні.

11.1. Збереження і видалення планів

Базовий план у MS Project не розглядається як догма. Автори програми, припускаючи, що по ходу проекту можливі погоджені сторонами зміни базових показників, передбачили можливість збереження крім основної ще 10 версій базового плану, а також проміжних планів, що відрізняються від базових меншим обсягом інформації, що зберігається (тільки граничні дати задач). Інформація в поля базового плану і його версій уводиться на діаграмах використання ресурсів. Для збереження базового плану використовується команда меню „Сервис ® Отслеживание ® Сохранить базовый план” (Tools ® Tracking ® Save Baseline), що відкриває однойменне діалогове вікно (рис. 50), у якому визначаються варіанти збереження.

Ім'я плану, що зберігається, вибирається з верхнього списку вікна, що розкривається, а його тип задається установкою перемикача„Сохранение базового плана”(Save base line) або „Сохранение промежуточного плана” (Save interim plan). В останньому варіанті активізуються списки „Скопировать” і „В”. Перший з них призначений для вибору полів, доступних для збереження в проміжному плані, ау списку „В”(Into) указуються поля, у які буде поміщена  інформація, що копіюється.

Зберігати й обновляти дані можна як для всього проекту, так і для попередньо виділених задач. Для цього необхідно установити відповідний перемикач: „Всего проекта” (Entire project) або „Выбранных задач”(Selected tasks). В другому варіанті, якщо включити прапорець „Во все суммарные задачи” (To all summary tasks), то всі зміни обраних задач будуть викликати відповідне корегування пов'язаних з ними сумарних задач будь-якого рівня вкладеності. Якщо необхідно обмежиться тільки нижнім рівнем вкладеності (найближчою сумарною задачею), то варто установити прапорець „Из подчиненных в выбранные суммарные задачи” (From subtasks into selected summary task(s)). Нарешті, якщо потрібно, щоб обрані настроювання застосовувалися при всіх наступних збереженнях версій базового плану , необхідно натиснути кнопку „По умолчанию” (Set as Default).

Видалення базового плану і його версій здійснюється за допомогою команди меню „Сервис ® Отслеживание ® Очистить базовый план” (Tools ® Tracking ® Clear Baseline). В однойменному діалоговому вікні, що відкривається, спочатку вибирається перемикач типу плану, потім його назва і джерела: весь проект чи обрані задачі.

При повторному збереженні базового або проміжного плану під тим же самим ім'ям старі дані заміняються новими. Якщо для збереження даних проміжних планів використовуються поля, що настроюваються , то їх можна додавати і редагувати як звичайно.

11.2. Технологія відстеження стану проекту

Умовою успішного менеджменту є одержання своєчасної і докладної інформації про реальне положення справ.

Введення оперативної інформації здійснюється у поля звичайних таблиць, що відносяться до так званого фактичного плану MS Project. У їхніх назвах майже завжди є присутнім слово „Фактический”(Actual), наприклад, „Фактические трудозатраты”, тобто трудовитрати, що відповідають фактичному обсягу виконаних робіт, чи „Фактическая длительность”– тривалість, що відповідає фактичному обсягу виконаних робіт. Крім полів із зазначеною назвою у фактичний план входять також поля: „Оставшиеся трудозатраты”, „% Завершения”, „Остановка” и „Возобновление”(повний список див. таблицю 3). Програма не вимагає заповнення всіх полів. Відслідковуються або відсоток завершення задачі, або фактичні трудовитрати, що залишилися, або погодинна інформація про фактичні трудовитрати. Усі ці величини пов'язані між собою формулами, параметрами яких є тривалість робочого дня, доступність ресурсу, погодинна ставка й інші вихідні дані проекту . Наприклад, якщо вводити інформацію про процент завершення задачі, то фактичні трудовитрати і фактична тривалість (момент, до якого задача виконана) будуть розраховуватися програмою пропорційно проценту завершення задачі, а трудовитрати, що залишилися,  визначатися як різниця між здійсненими і повними трудовитратами на задачу, що зазначені в актуальному (поточному) плані.

Актуальний (поточний) план це – другий тип плану. Він виконує роль "посередника" між фактичним і базовим планом і може бути перетворений у версію базового плану. Особливістю цього плану є те, що при уведенні фактичних даних він автоматично приводиться у відповідність з фактичним планом у частині виконаної роботи. Наприклад, якщо в актуальному плані на день було заплановано 8 годин трудовитрат, а реальний обсяг виконання склав 4 години, то після введення цієї інформації програма відкорегує актуальний план, встановивши трудомісткість у 4 години, а залишок трудомісткості перенесе на наступні дні з усіма відповідними наслідками. Така логіка роботи програми допомагає менеджеру проекту планувати виконання частини задачі, що залишилася.

Поля актуального плану не мають додаткових позначень. На початку на етапі складання плану проекту в них заноситься вся проектна інформація , а після затвердження плану вони зберігаються як поля базового плану, що є недоступним для редагування, але може доповнюватися версіями (див. вище). У назвах полів базового плану завжди присутнє слово „Базовый”(Baseline).

При призначенні на задачу декількох трудових ресурсів найвища точність відстеження досягається при реєстрації погодинних фактичних трудовитрат (засвоєного обсягу робіт) кожного з ресурсів. У цьому випадку MS Project розрахує фактичні показники "знизу нагору", що дозволяє визначати фактичний внесок кожного учасника у виконання задачі (наприклад, перевиконання норми виробітку).

Коли дані вводяться для задачі в цілому, програма, розподіляє фактичні трудовитрати між ресурсами на тимчасовому інтервалі між поточною датою і датою запланованого початку задачі згідно плану, тобто зробленим настроюванням і обраній даті звіту.[9] Аналогічна ситуація має місце при відстеженні показників сумарних задач. Чим вище їхній рівень, тим менша точність відстеження, але і менше витрати на відстеження, тому що частість збору інформації зменшується.

Перед тим, як почати реализацию проекту, варто задати логіку роботи MS Project при відстеженні. Для цього необхідно за допомогою команди „Сервис ® Параметры”відкрити діалогове вікно „Параметры”, а в ньому – вкладку „Расчет” (рис. 51).

Вибором переключення „Автоматический”чи „Ручной”визначається спосіб запуску перерахування актуального і фактичного планів. Ручний запуск здійснюється щигликом по кнопці даного вікна „Рассчитать”або з будь-якого представлення по натисканню клавіші <F9>. Для проектів з великим числом задач при ручному запуску можна зекономити час обробки задач.

Положення перемикачів „Во всех открытых проектах” і „Активном проекте”визначає, які проекти будуть перераховуватися. Прапорець „Обновлять состояние ресурса при обновлении состояния задачи” (Updating task status updates resource status) визначає, чи буде MS Project при відстеженні шляхом уведення відсотка завершення задачі автоматично поновляти фактичні дані про стан ресурсів. Якщо цей прапорець скинутий, то фактичні і ті, що залишилися, трудовитрати, як і фактичні витрати, обновляються тільки вручну.

За допомогою прапорця „Переместить окончание завершенных частей назад на дату отсчета о состоянии” (Move ends of completed parts after status date back to status date) включається режим перерахування актуального плану для введення даних із задачі в цілому, при якому фактичні трудовитрати відносяться на часовий проміжок до дати звіту. Крім того, якщо в задачі передбачені перерви, то існує можливість післеперервну частину роботи починати до перерви, уключивши додатковий прапорець „А также переместить начало оставшихся частей назад на дату отчета о состоянии” (And move start of remaining parts back to the status date).

Установка прапорця „Переместить начало оставшихся частей вперед на дату отчета о состоянии” (Move start of remaining parts before status date forward to status date) забезпечує в ситуації, коли до моменту відстеження (дати звіту) термін завершення задачі вже пройшов, а задача не виконана, переміщення трудовитрат, що залишилися, на час, відлічуваний після дати звіту. При тім, у задачі з'являється перерва. Щоб перерва не виникала, треба встановити додатково прапорець „А также переместить окончание завершенных частей вперед на дату отчета о состоянии” (And move end of completed parts forward to status date). Тоді задача зрушується цілком на час відставання від плану.

Прапорець „Фактические затраты всегда вычисляются Microsoft Project” (Actual costs are always calculated by Microsoft Project) визначає чи буде програма робити розрахунки "знизу нагору", тобто на підставі фактичних витрат ресурсів, виходячи з погодинних ставок, витрат на використання ресурсів і фіксованих витрат задач, визначати фактичні витрати на задачі в цілому. При встановленому прапорці змінити значення поля „Фактические затраты”можна тільки після того, як задача буде виконана. Коли даний прапорець скинутий, дані про фактичні витрати вводяться вручну або імпортуються. При цьому відкривається доступ до прапорця „Распределять изменения итоговых фактических затрат до даты отчета о состоянии” (Edits to total actual cost will be spread to the status date), що встановлює зв'язок фактичних погодинних витрат зі зведеними для задачі.

Коли прапорець „Распределять изменения итоговых фактических затрат до даты отчета о состоянии”встановлений,при кожнім уведенні даних зведені витрати розподіляються рівномірно від дати останнього уведення фактичних витрат до дати звіту. При цьому, витрати розраховуються за хвилинами. Якщо ж ця позначка скинута, то зведені фактичні витрати відносяться на погодинні витрати ресурсів пропорційно їхній фактичним погодинним трудовитратам. Причому, якщо задача ще не стартувала, то усі віднесені на неї витрати (наприклад, по закупівлі устаткування, матеріалів і т.п.) враховуються на плановий день її початку.

По тій же логіці трансформуються в погодинні зведені дані про відсоток завершення задачі. Якщо прапорець „Распределять изменения итогового % завершения для задач до даты отчета о состоянии”знятий, то відсоток завершення за період дорівнює відсотку актуальних витрат за той же період, тобто зведений відсоток завершення розподіляється пропорційно фактичним трудовитратам. Коли ж цей прапорець встановлений, то MS Project зведений відсоток завершення задачі розподіляє рівномірно в межах інтервалу від дати попереднього введення даних (або початку задачі при першому введенні) до дати звіту, тобто прив'язка до фактичних трудовитрат у цьому випадку відсутня. Усі зазначені настроювання можна зробити діючими за замовчуванням, клацнувши по кнопці „По умолчанию” (Set as Default).

Програмні засоби інтерфейсу MS Project дозволяють вибирати різні варіанти введення даних при відстеженні. Можна скористатися стандартною таблицею „Отслеживание” (Tracking), додавши в неї поля згідно обраному типу контрольованих даних. Інший варіант – створити таблицю для відстеження за допомогою програми „Консультант” (Project Guide)[10] . Для цього на її панелі потрібно клацнути на кнопці „Отслеживание”, а потім в області інструкцій – на пункті „Подготовка к отслеживанию хода работы над проектом” (Prepare to track the progress of your project). Спочатку настроюваються параметри підключення до сервера Microsoft Project Server.

Для роботи в автономному режимі[11] варто установити перемикач „Нет” і щигликом по правій стрілці вгорі області задач перейти до наступного кроку настроювання. Потім задається один з 3-х способів відстеження: шляхом уведення процентом завершення роботи, фактичних і трудовитрат, що залишилися, або погодинних фактичних трудовитрат. Після цього створене представлення необхідно зберегти під обраним ім'ям.

У загальному випадку контроль ходу проектних робіт у MS Project здійснюється за допомогою спеціального представлення „Диаграмма Ганта с отслеживаем”. Для його настроювання слід запустити „Мастер диаграмм Ганта” (Gantt wizard) і встановити відображення базового плану одночасно з актуальним (поточним). Доти, поки в поточний план не вносяться зміни, довжини відрізків, що відображають його задачі, збігаються з базовими. При затримці термінів закінчення задач відрізки актуального плану наращуються іншим кольором, при цьому вихідні терміни відзначаються маркером. Для того, щоб відхилення було видно у таблиці, у неї необхідно вставити поле „Отклонение длительности”. Якщо прийняте рішення про внесення в проект нової версії базового плану (нумерується автоматично від 1 до 10), то в залежності від масштабу змін слід або встановити курсор у будь-яку точку актуального плану на діаграмі (коли план змінюється цілком), або виділити задачі, що коригуються, і, викликавши діалогове вікно „Сохранить базовый план”, виконати дії, описані вище для обраного варіанта змін.

За допомогою діаграми Ганта з відслідкованням можна вводити відсоток завершення задачі шляхом перетягання мишею границі відрізка ходу виконання, що завжди відображуєтьсяо поверх відрізка задачі. У цей момент курсор миші має змінити форму, й у ньому з'явиться символ %.

Погодинне відстеження призначень можна робити, використовуючи діалогове вікно відомостей про призначення, що відкривається подвійним щигликом на призначенні в представленні „Использование задач”або в представленні „Использование ресурсов”.Вкладка „Отслеживание” цього вікна містить поля, що дозволяють уводити дані по кожному з обраних варіантів відстеження (рис. 52).

Поле „Фактические затраты” стає доступним для редагування за умови, що на вкладці „Расчет”діалогового вікна настроювання програми (рис. 51) буде скинутий прапорець „Фактические затраты всегда вычисляются Microsoft Project” (Actual costs are always calculated by Microsoft Project). При такому способі уведення фактичних даних трудовитрати послідовно заповнюють дні календаря і переносяться до наступного дня, коли трудомісткість перевищує заплановану.

Для більш детального відстеження проекту рекомендується застосовувати комбіновані представлення: у верхній половині вікна – діаграму Ганта з відстеженням і таблицею, що містить поля базового і фактичного планів, а в нижньої – представлення „Использования задач”з рядками фактичних трудовитрат і витрат, доданими через діалогове вікно „Стили подробных данных” (рис. 20). У цьому варіанті погодинні дані вводяться безпосередньо за кожним призначеним тимчасовому інтервалі, тобто формується реальний погодинний розподіл трудовитрат.

Керування відстеженням у ряді ситуацій спрощується при використанні панелі інструментів „Отслеживание”. Її перша ліворуч кнопка „Статистика проекта”відкриває вікно з даними базового, актуального і поточного планів (рис. 53). Це ж вікно можна викликати за допомогою кнопки „Статистика”у діалоговому вікні „Сведения о проекте”(рис. 21). Крім тимчасових показників поточних задач у вікні відображаються зведені дані з тривалості, трудовитрат і витрат проекту в цілому, а також відсотки його завершення по тривалості і трудовитратам.

Натисканням другої ліворуч кнопки „Обновить по графику” (Update as Scheduled) панелі керування „Отслеживание”, уводяться фактичні дані про виконання виділеної задачі, що точно відповідають запланованим.

Третя ліворуч кнопка „Изменить график работ” (Reschedule Work) переносить усі невиконані трудовитрати виділеної задачі на час після дати звіту. Ця кнопка використовується в режимі ручного перерахування фактичного й актуального планів як після введення даних про фактичну освоєну трудомісткість, так і без такого. В другому випадку, якщо задача не почалася на поточну дату, то всі плановані роботи можна перенести вперед, указавши нову дату (використовується обмеження „Начало не ранее”). Це – єдина можливість корегування, коли до нього фактичний хід виконання задачі відповідає плановому. Якщо ж задача була розпочата, але її виконання відстає від розкладу, то програма перенесе невиконану частину на зазначену дату, створивши в розкладі перерву.

При щиглику на четвертій ліворуч кнопці „Добавить линию хода выполнения”(Add Progress Line) курсор миші приймає форму так званої лінії виконання, і в такому вигляді його потрібно перетягнути на необхідну дату шкали часу діаграми Ганта. Наступні п'ять кнопок панелі „Отслеживание”призначаються для швидкого введення зазначених на них відсотків завершення обраної задачі.

Друга праворуч кнопка „Обновить задачи”відкриває однойменне діалогове вікно (рис. 54), призначене для уведення фактичних даних про виконання плану в масштабі виділеної задачі. Недоступні для редагування в даному вікні тільки полючи актуального (поточного) плану: „Имя задачи”, „Длительность”, „Начало”і „Окончание”. Кнопка „Заметки”відкриває діалогове вікно редагування супровідної текстової інформації, що прикладається до задачі. Особливо вдало використовувати це вікно при відстеженні відсотка завершення задач, оскільки при цьому відпадає необхідність настроювати таблицю для введення даних. Альтернативним способом завантаження вікна є команда меню „Сервис → Отслеживание”.

Нарешті, перша праворуч кнопка досліджуваної панелі, зветься „Панель инструментов совместной работы” (Workgroup Toolbar). Вона призначена для виклику діалогового вікна настроювання програми з відкритою вкладкою „Совместная” (Collaborate)[12]. На вкладці містяться всі елементи керування, що необхідні для настроювання засобів швидкого обміну інформацією між членами проектної команди за допомогою електронної пошти або програми MS Project Server. За допомогою цих засобів можна автоматизувати введення погодинних даних про трудозатратах від далеких виконавців, а на стадії планування – розсилання задач і обговорення планів (див. нижче).

MS Projectпередбачена можливість одночасного відновлення стану всіх задач проекту в цілому. Для цього командою „Сервис → Отслеживание”відкривається діалогове вікно „Обновить проект” (рис. 55) у який створюються настроювання варіанта адаптації. При виборі перемикача „Обновить трудозатраты как завершенные по” (Update work as complete through) і вказівки в поле уведення відповідної дати по натисканню кнопки „ОК”, для всіх задач, що повинні починатися до цієї дати за умови, що є активним перемикач„Устанавливать % завершения в диапазоне от 0 до 100”будуть уведені фактичні дані, що дорівнюють плановим. Якщо ж є активним перемикач „Устанавливать % завершения равным только от 0 до 100”, то програма проставить непочатим задачам відсоток завершення 0%, а тим, що закінчилися – 100%.

Установкою перемикача „Перепланировать незавершенные трудозатраты с началом после” (Reschedule uncompleted work to start after) і введенням відповідної дати в поле праворуч від нього задається режим переносу незавершеної частини робіт на час після зазначеного терміну. Нарешті, за допомогою перемикача „Для”, розташованого в нижній частині діалогового вікна, вибирається, чи буде обновлятися по натисканню кнопки „ОК” увесь проект чи тільки попередньо виділені задачі.

11.3. Аналіз ходу проектних робіт

Наявність достовірної первинної інформації є необхідною, але недостатньою умовою для прийняття управлінських рішень. Для запобігання відхилень від проекту необхідно уміти визначати динаміку ходу робіт і прогнозувати розвиток подій. MS Projectмає у своєму складі набір інструментів оцінювання стану проекту з позицій його перспектив.

Основним прийомом аналізу, що використовуэться у MS Project, є так званий „Метод освоенного объема” (Earned values analysis). Суть методу полягає в зіставленні на визначену дату (наприклад, дату звіту) трьох величин:

• базової вартості запланованих робіт (БСЗР), яка відбиває зведену вартість робіт, що повинні були бути здійсненими до позначеного моменту часу. По закінченню проекту вона складає величину бюджету по завершенню (БПЗ);

• фактичної вартості виконаних робіт (ФСВР), що відбиває понесені трудовитрати у вартісному вираженні на позначений момент часу;

• базової вартості виконаних робіт (БСВР), що відбиває вартість робіт згідно базовому плану, що на обраний момент часу фактично виконані. Ця величина називається освоєним обсягом, або придбаною вартістю (earned value).

Останній термін визначає суть методу. Трудовитрати в ньому, маючи розмірність грошей, розглядаються як засіб, завдяки якому проект "здобуває" вартість (освоює обсяг). На дату аналізу відомо, яку вартість проект повинний був освоїти (БСЗР), яку реально освоїв (БСВР), і скільки грошей було реально витрачено на освоєння (ФСВР). Розрахункові вираження методу приведені в табл. 7.

Таблиця 7. Перелік індикаторів методу освоєного обсягу

Параметри, що розраховуються програмою на підставі виразів, представлених у табл. 7, називаються індикаторами. Їхні значення сигналізують про часові і вартісні відхилення фактичних показників від базових у абсолютних (грошових) і відносних (відсоткових) одиницях. У MS Project індикатори зберігаються у полях, за замовчуванням згрупованих у трьох таблицях, що приведені в табл. 8.

Таблиця 8. Розміщення полів освоєного обсягу по таблицях MS Project

Використання стандартних таблиць у повному складі не завжди необхідно. Поля методу освоєного обсягу можна копіювати в інші таблиці і застосовувати в комбінованих представленнях, у тому числі для відображення погодинних даних. Однак, на відміну від звичайних погодинних полів, поля освоєного обсягу містять інтегральну (зведену) інформацію, тобто на кожному наступному періоді відображаються накопичені суми для розмірних полів і значення індикатора за період від початку проекту до дати звіту - для безрозмірних (відсоткових) полів. Для спостереження за значеннями відносних індикаторів дуже зручно використовувати поля MS Project, що настроюваються, із графічними індикаторами (див. підрозділ 5.5). Наприклад, у числовому полі, яке пойменоване в „ИОС-индекс”, можна ввести перевірку поля „ИОС” з відображенням: символу „?” за умови, що ИОС = 0 (виконання задачі не почалося); „пробілу” – при ИОС= 1 (витрати відповідають плану); символу «+» – при ИОС < 0,9 (перевищення витрат) і символу «-» – при ИОС > 1 (економія коштів).

На рис. 56 і 57 приведений приклад використання методу освоєного обсягу для аналізу ходу ознайомлювальної практики студентів. Ситуація відслідковується  за допомогою комбінованого представлення, у верхній частині вікна якого відображається діаграма Гантаз таблицею„Показатели календарного плана(освоенный объем)”, у яку додані поля „% завершения” і „Трудозатраты”, а в нижній – представлення „Использование задач” з таблицею „Освоенный объем”, діаграма якогоза допомогою діалогового вікна „Стили подробных данных” настроєна на відображення полів базових і фактичних трудовитрат і витрат. Чотири задачі, що моделюють різні варіанти розвитку ситуації, мають однакові базові плани (трудомісткість 80 год. при 8-годинному стандартному календарі, базова вартість запланованих робіт БСЗР = 640 грн. ). За два перших дні (18.10 і 19.10) 10-денної практики досягнуте однакове просування робіт (20% завершення при освоєному обсязі БСВР = 320,00 грн.). Однак витрати бюджету відрізняються, про що свідчать значення індикаторів „ИОС” (CPI )і „ПЭВ” (TSPI).

Задача 1 (рис. 56) відображає ситуацію, коли роботи виконуються у відповідності з базовим планом. У задачі 2 (рис. 56) виконавцю знадобилося вдвічі більше часу на виконання робіт, ніж було заплановано, що привело до перевитрати бюджету (ИОС = 0,67 і ПЭВ = 1,14).

Задача 3 (рис. 57) ілюструє ситуацію, коли виконавець опанував дводенне завдання удвічі швидше (за 8 год. замість 16 год., відведених за планом), що обумовило економию коштів (ИОС >1 і ПЭВ< 1). Очевидно, якби таке прискорення відбувалось би за ситуацією, описаною в  задачі №2, то в підсумку бюджет був би відрегульований. Нарешті, задача 4 (рис. 57) це - приклад заміни захворілого виконавця (Професор 4) іншим, більш кваліфікованим (Професор 5), погодинна ставка оплати роботи якого перевищує ставку замінного (30 грн/година проти 20 грн./година)[13] . За рахунок кращої організації роботи дводенна 16 - годинна програма практики виконана їм за 10 год., що незважаючи на більш високу оплату праці, не тільки зберегло бюджет у рамках плану, але і створило невелику економию (ИОС = 1,07 і ПЭВ = 0,98).

Розрахунки освоєного обсягу можна робити на підставі різних базових планів (збережених версій). Для заміни опорного базового плану необхідно клацнути на кнопці „Освоенный объем” (Earned Value), розташованоїна вкладці „Расчет”діалогового вікна настроювання MS Project (рис. 51). Відкриється однойменне діалогове вікно, з верхнього списку якого варто вибрати одне з двох полів, на підставі якого буде розраховуватися освоєний обсяг: „% завершения”або „Физический % завершения”, а в нижньому – вказати базовий план, що бере участь в аналізі. Поле „Физический % завершения” використовується в ситуаціях, коли оцінка виконаних обсягів робіт у трудовитратному численні, менш представницька, ніж реально вимірювана. Наприклад, можна оцінити хід виконання навчального плану часткою числа вивчених тем до їхньої загальної кількості, або інший приклад - вимірити просування будівництва котловану відношенням його досягнутого геометричного обсягу до запланованого, замість указівки частки фактичних трудовитрат стосовно запланованих.

Для порівняння базових планів один з одним служить представлення „Диаграмма Ганта с несколькими планами” (Multiple Baselines Gantt). У ньому при наведенні курсору миші на відрізок задачі спливає підказка, що повідомляє про те, до якого базового плану задача відноситься.

У складі MS Project поряд з описаними є ще один зручний індикатор відповідності ходу виконання задач календарному плану – „Линия хода выполнения” (Progress Line). Вона може бути створена тільки на діаграмі Ганта і додається до неї за допомогою діалогового вікна „Линии хода выполнения”(рис. 58), що відкривається однойменною командою меню „Сервис ® Отслеживание” або контекстного меню діаграми. Побудувати лінію можна також, скориставшись кнопкою „Добавить линию хода выполнения” (Add Progress Line) панелі інструментів „Отcлеживание”.

Лінія відображається на відрізку задачі, починаючи від обраної дати і закінчуючи на даті звіту, до неї або після, згідно тому, чи відповідає ступінь виконання задачі плану, відстає або випереджає його (рис. 59). Дата звіту відображається вертикальною лінією, а кінець лінії ходу виконання відзначається крапкою. Відстань між ними в масштабі часової шкали відповідає відхиленню від плану ( відставанню або випередженню).

На вкладці „Даты и интервалы”вище згаданого діалогового вікна (рис. 58) за допомогою прапорця „Всегда показывать текущую линию хода выполнения”можна установити постійне відображення лінії вибором перемикача „На дату отчета о состоянии проекта”або „На текущую дату” задається часовий момент відображення лінії на діаграмі. За умови установки прапорця „Показывать линии хода выполнения через равные интервалы” вибором одного з перемикачів: „Ежедневно”, „Еженедельно”,Ежемесячно”, - можна задати періодичність відображення лінії, причому для щотижневого інформування за допомогою відповідного прапорця вказати день тижня. Дата початку періодичного відображення лінії задається або від початку проекту установкою однойменного перемикача, або вибирається зі списку, що активізується після установки перемикача „Начать с:”.

Для відображення ліній ходу виконання на обрані довільні дати встановлюється прапорець „Показывать указанные линии хода выполнения”, і в таблиці під ним за допомогою календаря або без нього вводяться цікавлячі дати. Для видалення дати з таблиці служить кнопка „Удалить”.

Нарешті, хід виконання може визначаться як стосовно базового, так і до поточного плану. Для вибору варіанта треба у нижньому правому куті установити необхідний перемикач: „Фактический план” (Actual plan) або „Базовый план” (Baseline plan). Перший варіант дозволяє контролювати динаміку ходу робіт (збільшення відхилень), а другий – інтегральне (що накопичується) відхилення від затвердженого плану проекту.

Динаміка зміни величини збільшень відхилення у часі дає оцінку тимчасової залежності швидкості зміни відхилення (першої похідної відхилення за часом), що дозволяє прогнозувати перспективу виконання плану на майбутнє. При позитивній тенденції (росту швидкості відхилення) необхідно приймати міри стримуючого характеру, а при негативної – більш імовірно, що заплановані терміни будуть виконані.

Друга вкладка діалогового вікна „Линии хода отклонения”, що має назву „Стили линий”, призначена для вибору формату відображення ліній ходу виконання. Щигликом миші на одному з чотирьох полів розділу „Тип линий хода выполнения”, вибирається варіант графіки відображення, а в списках, що розкриваються: „Тип линии”, „Цвет линии”, „Форма точки соединения”  та „Цвет точки соединения” - колірні рішення елементів лінії, причому, окремо для поточних ліній (відображуваних на дату звіту або поточну дату) і окремо для всіх інших, що дозволяє їх легко розрізняти. Крім того, кожну лінію можна ідентифікувати за датою віднесення, вмикнувши прапорець „Показывать дату для всех линий хода выполнения”. Формат відображення дати вибирається з списку, що розкривається, „Формат”, а шрифт - за допомогою стандартного діалогового вікна настроювання шрифту, що відкривається щигликом на кнопці „Изменить шрифт”.

12. Підготовка і друк звітів

Звіти представляють собою документи, призначені для роздруківки. MS Project містить набір шаблонів звітів, вибір яких для використання без змін або для настроювання, здійснюється за допомогою команди меню „Вид ® Отчеты”, що відкриває однойменне діалогове вікно з зображеннями піктограм груп звітів.

Для перегляду вмісту групи необхідно виділити цікавлячу піктограму і натиснути кнопку „Выбрать”, або двічі клацнути лівою кнопкою миші на піктограмі. У відповідь відкриється діалогове вікно, що містить набір піктограм звітів обраної групи і кнопки „Выбрать”, „Изменить” і „Закрыть”. Для одержання готового звіту необхідно знову виділити цікавлячу піктограму і натиснути кнопку „Выбор” або двічі клацнути на піктограмі. Якщо ж звіт відкривається для редагування, то після виділення відповідної піктограми натискається кнопка „Изменить”. Щиглик мишею на кнопці „Закрыть” повертає до попереднього діалоговому вікна.

У таблиці 12.1 наведені назви і короткий зміст інформації, подаваної у стандартних звітах різних груп.

Таблиця 9. Назви і призначення звітів  MS Project

Нові звіти можуть створюватися на основі існуючих або без прив'язки до таких. Для створення нового звіту слід відкрити групу „Настраиваемые” (рис. 60), у результаті чого завантажиться діалогове вікно „Настраиваемые отчеты” (рис. 61) і визначитися з типом звіту.

Якщо це буде один зі стандартних звітів, то його треба виділити в списку доступних і клацнути на кнопці „Изменить”. Коли ж звіт створюється "з нуля", то треба натиснути кнопку „Создать”. У відповідь відкриється діалогове вікно „Определение нового отчета” (Define New Report), у якому необхідно вибрати тип створюваного звіту: „Задача”, „Ресурс”, „Месячный календарь” або „Перекрестная таблица” (Crosstab),- і натиснути кнопку „ОК”, що відкриває відповідне діалогове вікно.

12.1. Звіти про задачі

Вибір джерел інформації, відображуваної в звітах даного типу, виконується у діалоговому вікні „Отчет о задачах” (Task Report). Вікно містить три вкладки. На першій з них –„Определение” (рис. 62), задаються основні параметри: заголовок звіту; період часу, прийнятий за одиницю угруповання задач у звіті, наприклад, тижні або місяці; число одиниць угруповання в тимчасовому періоді угруповання (поле „Число единиц”), наприклад, значення 2 при виборі у якості одиниці угруповання тижня буде приводити до угруповання задач з періодом у 2 тижні; ім'я таблиці, дані якої будуть включатися в звіт (поле „Таблица”) і ім'я фільтра, застосовуваного до обраної таблиці (поле „Фільтр”). Крім того, щоб у звіті відображалися не тільки вихідні, але і сумарні задачі, повинний бути встановлений прапорець „Показывать суммарные задачи”. Для поділу даних звіту по датах чи ресурсам за допомогою смуг варто включити прапорець „Полосы-разделители дат”, а для використання фільтра таблиці в режимі підсвічування – „Выделяющий фільтр”. Кнопка „Текст” відкриває вікно настроювання стилів тексту звіту.

Уведені дані зберігаються по натисканню кнопки „ОК”, після чого відбувається повернення в діалогове вікно перегляду списка звітів (рис. 61). Зберігати дані не готового звіту має сенс, якщо існує необхідність переглянути проміжні результати, для чого використовується кнопка „Просмотр” діалогового вікна списку звітів (рис. 61). Для продовження конструювання звіту у списку звітів цього вікна слід виділити його ім'я і, клацнувши на кнопці „Изменить”, перейти на вкладку „Подробности” (Details) у діалоговому вікні, що відкрилося. За допомогою елементів керування цієї вкладки у звіт можна вводити додаткові відомості про задачі і про призначення.

Так, якщо в розділі „Задача” встановити прапорець „Заметки”, то під рядками відповідних задач буде відображатися текст заміток. Установка прапорця „Объекты” приведе до відображення під рядком задачі пов'язаних з нею об'єктів, а прапорців „Предшественники” чи „Последователи” – задач, що відповідно впливають на неї і залежать від її.

У свою чергу установка в розділі „Назначения” (Assignment) прапорця „Заметки” додає в звіт замітки до ресурсів. Прапорець „Календарный план” (Schedule) забезпечує відображення поруч з ресурсом стовпчиків з календарним планом. Установка прапорця „Затраты”дозволяє відобразити поруч із призначеннями відомості про грошові витрати, а прапорця „Трудозатраты” – відповідно даних про трудовитрати. За допомогою  прапорця „Границы вокруг сведений” (Border around details) додаткова інформація про задачі може бути обведена рамкою, а прапорець „Линии сетки между сведениями” (Gridlines between details) розділяє інформацію про задачі горизонтальними лініями. Нарешті, після включення прапорця „Показывать итоги” (Show totals) у звіт додається рядок із сумарними даними.

Елементи керування, розташовані на вкладці „Сортировка”, аналогічні таким з діалогового вікна „Настройка параметров сортировки” і робота з ним не вимагає пояснень. Додамо тільки, що в даному вікні мається кнопка „Текст”, призначення якої – відкриття доступу до настроювань шрифтів звіту. На рис. 64 приведена сторінка звіту про освоєний обсяг з даними з приклада, описаного у підрозділі 11.3. Для введення у звіт додаткової інформації були установлені всі прапорці розділу ресурсів.

12.2. Звіти про ресурси

Діалогове вікно створення звіту про ресурси, що відкривається після вибору пункту „Ресурс” у діалоговому вікні „Определение нового отчета”, повторює за структурою і набором елементів керування діалогове вікно для створення звіту про задачі (див. рис. 62). Невелика відмінність має місце на вкладці „Подробности”, у якій розділ „Задача” замінений розділом „Ресурсы”, де розташовані два нових прапорці: „Календарь”, призначений для включення в звіт персональних календарів ресурсів і виключень з них, і „Нормы затрат” (Cost Rates), установка якого додає відомості про ставки оплати роботи кожного з ресурсів. На рис. 65 приведений приклад сторінки звіту про ресурси проекту з даними персональних календарів.

12.3. Звіт за місячним календарем

Призначення  звіту даного типу – підготовка до друку календарного плану проекту і діаграми „Календар” по кожному з місяців, що завершилися до поточної дати . Діалогове вікно , що відкривається у відповідь на вибірпункту „Месячный календар” у діалоговому вікні „Определение нового отче та”, представлене на рис. 66.

Список „Календарь”, призначений для вибору базового або ресурсного календаря, відповідно до якого в звіті відображаються неробочі дні. Для їхнього виділення повинний бути встановлений прапорець „Отображать нерабочие дни серым цвітом” (Gray nonwоrking days).

За замовчуванням місця переносу довгих задач на черговий тиждень позначаються програмою пунктирними лініями. Відображення цих ділянок заміняється на суцільне при установці прапорця „Отображать разрывы отрезков сплошными линиями” (Solid Bar Breaks). Через обмеженість простору листа формату А4 задачі, що не помістилися на листі місячного звіту, відображаються у виді набору таблиць з розбивкою по датах наприкінці звіту. Щоб розбивка була виділена, треба установити прапорець „Печатать полосы-разделители” (Print gray bands).

Спосіб відображення задач у календарі звіту визначається установкою відповідного переключення: „Отрезками”, „Линиями” або „Даты начала и окончания”. Інформація, виведена поруч із задачею, задається установкою прапорців: „Идентификаторы”, „Название”и „Длительность”. Причому, зняти прапорець „Название” неможливо. По своєму вигляду цей тип звіту мало чим відрізняється від діаграми „Календарь”.

12.4.  Перехресні звіти

Призначення цього типу звітів – підготовка до друку погодинних даних про задачі і ресурси подібно їхньому відображенню у діаграмах використання. Діалогове вікно, що відкривається після вибору пункту „Перекрестная таблица”у діалоговому вікні „Определения нового отчета”, складається з трьох вкладок призначення яких по ряду параметрів ідентичні з раніше обговорюваними.

Структура звіту формується на вкладці „Определение”, у розділі „Перекрестная таблица” який нагадує комірку таблиці. У зоні „Столбец:”розташовані лічильник числа одиниць часового періоду угруповання даних і список цих одиниць, що розкривається, а в зоні „Строка:” - список даних, відображуваних у рядках перехресної таблиці, назви задачаборесурсів. У залежності від обраного виду даних відкривається відповідний список полів, що і відображається в таблиці.

Нижче розташований прапорець додавання у звіт додаткових відомостей. Його назва і відповідно тип відомостей, що додаються в звіт, якщо прапорець буде встановлений, змінюються в залежності від типу основних даних: якщо це - задачі, то „И назначенные ресурсы”, а якщо - ресурси, то „И назначенные задачи”.

На другій вкладці „Подробности” вікна „Перекрестный отчет”у розділі „Показать” за допомогою установки прапорця „суммарные задачи” включається відображення сумарних задач (фаз) із усіма задачами нижніх рівнів, що входять до них.

Установка прапорця „итоги по строкам” додає в звіт стовпець із сумарними даними по кожному з рядків звіту, а прапорця „итоги по столбцам” – рядок з підсумком по кожному зі стовпців. За допомогою прапорців „между задачами” і „между ресурсами” розділу „Линии сетки” у звіт вводяться розділові лінії. Установка прапорця „Показать нулевые значения” включає відображення нулів там, де за замовчуванням для позначення нульових значень використовувалися пробіли. Прапорець „Повторять первый столбец на каждой страднице” (Repeat first columns on every page) визначає, чи буде повторюватися стовпець, що містить назви задач або ресурсів на кожній наступній сторінці звіту.

Третя вкладка „Сортировка” і прийоми роботи з нею не відрізняються, власне кажучи, від того, як це робиться при створенні інших звітів. На рис. 69 наведений приклад перехресного звіту про витрати на задачі ознайомлювальної практики, створений при збереженні настроювань, визначених на рис. 67 і 68, при включеному фільтрі „Выполняющиеся задачи”.

12.5. Редагування звітів і друк документів MS Project

Для початку редагування збереженого звіту необхідно вказати його ім'я у діалоговому вікні „Настраиваемые отчеты” (рис. 61) і клацнути на кнопці „Изменить”. Вхід у режим редагування здійснюється також натисканням кнопки „Копировать” даного вікна, але тоді звіт повинний бути збережений під новим ім'ям.

Видалення звітів, їхнє копіювання та перейменування або переміщення між файлами проектів здійснюється за допомогою вкладки „Отчеты” діалогового вікна „Организатор”, що викликаэться щигликом на однойменній кнопці вікна „Настраиваемые отчеты” або за допомогою команди меню „Сервис ® Организатор”. Робота з організатором досить проста. Ім'я звіту виділяється у списку звітів поточного проекту (праве поле) і за допомогою кнопок над звітом виконується відповідна операція. Результат відображається в лівому полі вікна.

Розміри полів, орієнтацію листа (книжкову або альбомну) вміст колонтитулів (у тому числі нумерація сторінок, дати й інші атрибути звіту) можна змінювати, клацнувши на кнопці „Настройка” діалогового вікна „Настраиваемые отчеты” (рис. 61), або після натискання кнопки „Параметры страницы” (Page Setup) на панелі інструментів у діалоговому вікні перегляду звітів, що відкривається по натисканню кнопки „Просмотр”. До цих операцій необхідно відноситися відповідально, оскільки звіти, як і інші документи MS Project (наприклад, календарний план), можуть займати кілька екранів у висоту й у ширину, і від формування сторінок залежить сприйняття документу. Визначені засоби поліпшення читабельності звітів, як ми бачили вище, містяться в діалогових вікнах їхнього настроювання.

Доступ до команди „Параметры страницы” завжди можливий з меню „Файл”, а відповідні кнопки присутні у всіх вікнах перегляду документів перед друком. Команда відкриває однойменне діалогове вікно (рис. 70), що складається із шести вкладок, на кожный з яких можна за допомогою кнопок „Просмотр печати”і „Печать” ознайомитися відповідно з макетом документа на екрані або розпочати друк. Настроювання принтера здійснюється за допомогою діалогового вікна, що відкривається кнопкою „Параметры” (Options).

Елементи керування, що входять до складу вкладок „Страница”і „Поле”, по своєму функціональному призначенню мало чим відрізняються від використовуваних у відомих програмах MS Wordі MS Excel. Звернемо увагу на перемикач з лічильником „Установить в % от натуральной величины” (Adjust to % normal size), за допомогою якого можна зменшити або збільшити масштаб друку. Якщо ж буде обраний перемикач „Разместить не более чем на стр. в ширину и стр. в висоту” (Fit to pages wide by tall), і у відповідних лічильниках задані кількості сторінок у ширину й у висоту, то програма сама підбере масштаб для друку на зазначеному числі сторінок. На вкладці „Поля” (Margins) установкою перемикача „У каждой страницы” задається печатка рамки полів на кожної сторінки, а перемикача „Внешние страницы” – тільки на першій і останній сторінках представлення „Сетевой график”.

Вкладки „Верхний колонтитул” (Headеr) і „Нижний колонтитул” (Footer) ідентичні (рис. 71). У центрі розміщене поле „Просмотр”, а під ним – набір вкладок з полями для уведення вмісту колонтитула. Ще нижче знаходиться панель інструментів і два списки, що розкриваються, „Общин” і „Поля проекта”. За допомогою відповідної кнопки „Добавить”у колонтитул вставляється загальна інформація (наприклад назва проекту) і дані з обраного поля для сумарної задачі. Місце розташування інформації в колонтитулі задається назвою обраної вкладки: „Вліво”, „По центру”або „Вправо”.

Панель інструментів форматування колонтитула дозволяє змінити шрифт друку вмісту виділеного поля, вставити у колонтитул поле імені файлу, номеру і кількості сторінок, потчної дати і часу, а також малюнок.

Вкладка „Легенда” призначена для завдання параметрів відображення супровідної інформації до графіка і за структурою практично повторює вкладки колонтитулів за тим виключенням, що в її правій частині розташовуються ряд елементів керування, що визначають розташування  поля легенди на листі. Установка перемикача „На каждой страднице” означає відображення легенди внизу кожної сторінки, а вибір перемикача „На странице легенды” – друк легенди на окремій сторінці. Для відмови від друку легенди встановлюється перемикач „Нет”. За допомогою лічильника „Ширина”задається горизонтальний розмір області редагування тексту легенди на вкладці. Шрифт тексту легенди визначається, як і на інших вкладках, у центральному полі введення (кнопка „А”), а для підписів легенди він задається після натискання кнопки „Надписи легенды”.

Вкладка „Вид” призначена для добору даних, що друкуються. При установці прапорця „Печатать все столбцы листа” у сторінку включаються всі стовпці обраної для друку таблиці, а якщо прапорець знятий, то – тільки стовпці, що можна бачити у вікні представлення. Прапорець „Печатать указанное число первых столбцов на всех страницах” і розташований поруч з ним лічильник визначають повторення друку заданого числа первісних стовпців на всіх сторінках багатосторінкових таблиць. Це допомагає зіставляти рядки, які через велике число стовпців продовжуються на наступних сторінках.

Установка прапорця „Печатать заметки” дозволяє розмістити замітки на окремій сторінці з указівкою номера задачі, ресурсу або призначення, до яких вони відносяться.

Діаграми з великою кількістю задач втрачають презентабельність, коли займають кілька сторінок у ширину й у висоту, і частина з них залишається не заповненою даними. Щоб порожні сторінки не виводилися на друк, необхідно зняти прапорець „Печатать пустые страницы”. На макеті такі сторінки виділяються сірим кольором.

За допомогою прапорця „Форматировать шкалу времени для печати на целом числе страниц” (Fit time scale to end of page) вдається уникнути порожнього простору в роздруківках погодинних даних.

Прапорці „Печатать итоги строк для значений в диапазоне дат печати” (Print row totals for values within print date range) та „Печатать итоги столбцов” (Print column totals) призначені відповідно для додавання в діаграми використання задач і ресурсів після погодинних даних стовпця „Итого”, що містить накопичені суми по рядках, або рядка „Итого”, у якому сумуються усі дані стовпців.

Крім використання названих настроювань при форматуванні таблиць користувач має можливість примусово переносити продовження таблиці на нову сторінку шляхом виділення рядка, що стане першим на новій сторінці, і видачі команди меню „Вставка ® Разрыв страницы”. Для видалення розриву курсор установлюється під ним, і видається команда меню „Вставка ® Удалить разрыв страниц”. Якщо в таблиці виділити будь-який зі стовпців, то за допомогою команди меню „Вставка ® Удалить все разрывы страниц” буде активований режим автоматичного розподілу сторінок, а всі примусові розриви – ліквідовані. Доречно, однак, помітити, що ручна вставка розривів сторінок працює, якщо вона дозволена у загальних настроюваннях параметрів друку, що виконуються в діалоговому вікні „Печать” (прапорець „Ручные разрывы страниц”). Крім цієї особливості у загальних настроюваннях друку в MS Project можна задавати інтервал дат друку погодинних даних, а також обмежувати число стовпців таблиць, що роздруковуються, погодинних даних шириною сторінки (прапорець „Печатать только левые столбцы страниц”).

Інші настроювання даного вікна не відрізняються від таких у відповідних діалогових вікнах програм пакету MS Office.

13. Засоби забезпечення спільної роботи учасників проекту

MS Project має розвитий набір засобів швидкого обміну інформацією між всіма учасниками проекту, що забезпечує автоматизацію процесу узгодження завдань і відстеження ходу робіт.

Основними засобами інформаційного обміну є електронна пошта і публікації на сервері MS Project Server[14]. Дані можуть поширюватися в різних форматах. Учасникам проекту, у яких установлена як мінімум стандартна версія MS Project, проектні файли можуть надаватися у форматі *.mpp. Адресатам, яким не потрібно повна інформація, необхідні дані можуть доставлятися у форматах документів MS Office (Excel і Access), а також у форматах баз даних, керованих через ODBC – інтерфейс (FoxPro, Dbase і ін.). Крім того, можлива конвертація даних у текстові формати (Text, CSV), публікація на сервері Microsoft Exchangeі на Web-сайтах, для чого дані представляються в форматах HTML і XML. Перенести з MS Project в інший документ можна як таблицю, так і діаграму або ціле представлення.

13.1.  Розсилання проектів по електронній пошті

Для розсилання файлу проекту по електронної пошті (E – mail) необхідно виконати команду меню „Файл ® Отправить ® Сообщение(Как вложение)” після чого відкриється діалогове вікно програми-поштового клієнта (рис. 72), у якому створюється список розсилання і супровідний текст.

У тих випадках, коли потрібно, щоб учасники проекту у визначеній послідовності знайомилися з проектом, тобто щоб повідомлення передавалося по визначеному маршруту, необхідно ввести команду „Файл ® Отправить ® По маршруту”. У відповідь відкриється діалогове вікно „Маршрут” (рис. 73). У полі „Кому:” цього вікна формується список одержувачів, а в полючи „Тема:” і „Текст сообщения” (Message text) - містяться відповідні інструкції.

Для заповнення поля „Кому:” необхідно за допомогою кнопки „Адрес” відкрити адресну книгу (рис. 74) і шляхом послідовного виділення в ній необхідних записів і натискання кнопки „То:” (Кому) сформувати в поле „Message Recipients” (Одержувачі повідомлень) список розсилання.

Якщо потрібного адресата в книзі немає, потрібно натиснути кнопку „New Contact” (Новий контакт) і в ділоговому вікні адресату (рис. 75) увести його параметри. Обов'язковими для заповнення є поля „Display” (Показувати) і „E–Mail Address” (Адреса електронної пошти).

Порядок розсилання задається вибором положення однойменного перемикача, розташованого в нижній частині діалогового вікна „Маршрут” (рис. 73). Якщо включити режим „Последовательный” (One after another), то розсилання буде йти, відповідаючи порядковим номерам адресатів у списку „Кому:”.Змінити послідовність доставки повідомлень можна за допомогою двох кнопок „Порядок”.У цьому режимі відкривається доступ до прапорця „Отслеживать состояние” (Track status). Якщо він установлений, то автор листа буде одержувати повідомлення про рух листа по маршруту.

Коли обраний режим розсилання „Параллельный” (All at once), номера адресатів у списку розсилання зникають, і пошта доставляється одержувачам одночасно. В обох режимах установка прапорця „Вернуть по завершении” забезпечує автоматичне повернення файлу його відправнику після того, як останній одержувач закриє файл.

Для видалення запису в списку розсилання його необхідно виділити і натиснути кнопку „Удалить”. Для повного очищення списку використовується кнопка „Удалить всё”.

Файл відправляється по заданому маршруту по натисканню кнопки „Маршрут” (Route). Для збереження маршруту розсилання за даним файлом використовується кнопка „Добавить маршрут”. Після її натискання в меню „Отправить” вікна даного проекту з'являється команда „Другой адресат”, що відкриває діалогове вікно „Маршрут”, яке містить збережену послідовність розсилання.

Для відправлення файлу далі по маршруті його одержувач повинний виконати команду меню „Файл ® Отправить ® Следующий адресат”. У діалоговому вікні, „Маршрут”, що відкрилося, можна або продовжити пересилання проекту за маршрутом, або змінити маршрут. У першому випадку перемикач „Для проекта добавлен маршрут” (You have added a routing slip to the project) встановлюється в положення „Переслать проект получателю”, а у другому – у положення „Отправить проект без использования маршрута” (Send project without the routing slip). В останньому варіанті дозволяється змінити всі параметри маршруту і текст повідомлення за винятком теми повідомлення, з яким розсилався файл. Таким чином, кожен учасник проекту має можливість втрутитися в процес узгодження плану і вплинути на порядок узгодження проекту.

При спробі закрити файл поекта без відправлення його за подальшим маршрутом, програма виводить повідомлення, у вікні якого необхідно підтвердити прийняте рішення.

13.2. Публікація на сервері Microsoft Exchange

Коли в локальній мережі зв'язок здійснюється через сервер Microsoft Exchange, за допомогою команди „Файл ® Отправить ® Папка Exchangе” файл проекту за наявностю відповідного доступу можна розмістити у загальній папці сервера, через яку учасники проекту будуть обмінюватися відповідними повідомленнями.

13.3. Поширення проекту в складі інших документів

Коли у одержувача не встановлений MS Project або коли йому досить передачі деякої частини проекту, існує можливість перенести інформацію з MS Project в інший документ як таблицю або як графічний об'єкт. Для переносу таблиці досить виділити у MS Project необхідний діапазон комірок і перетягнути його мишею у вікно відповідного документа, можна також скористатися буфером обміну.

Для перенесення даних у вигляді графічного об'єкту призначена команда меню „Правка ® Копировать рисунок”, а також відповідна їй однойменна кнопка панелі інструментів „Стандартная”. При введенні цієї команди відкривається діалогове вікно „Копирование рисунка” (рис. 76), що містить настроювання параметрів копіювання. У розділі „Преобразовать изображение”, користувач указує мету копіювання. Якщо необхідно вставити малюнок в інший документ, то вибирається перемикач Для отображения на екране (For screen). Щоб роздрукувати малюнок, треба установити Для печати (For printer). При цьому формат малюнка відповідає розміру паперу, встановленому у принтері за замовчуванням. За допомогою перемикача В файл GIF (To GIF image file) малюнок можна зберегти у *.gif форматі на диску.

Інформація, що включається у малюнок, формується в розділі „Копировать”. При виборі перемикача „Отображаемые строки” у малюнок розміщуються всі рядки таблиці, а перемикача „Выделенные строки” – відповідно з області виділення. Крім того, у розділі „Шкала времени” можна обмежити часовий інтервал добору даних, якщо у фрагменті, що копіююється,  присутні таблиця або шкала часу. Перемикач „Как на экране” (As shown on screen) призначений для копіювання часового діапазону, видимого на екрані, а перемикач „С, По” – для завдання граничних дат діапазону.

13.4. Експорт даних проекту у файли інших форматів

MS Project містить розвинуті засоби обміну даними з іншими програмами шляхом перетворення даних у різні формати. При цьому трансформація форматів здійснюється відповідно до створеної користувачем схеми експорту-імпорту, що представляє набір інструкцій, які забезпечують вибір типів даних полів, а також порядок їхнього розташування в таблицях-приймачах і у документах, які адресуються гіперпосиланнями.

Експорт даних починається з видачі команди „Файл ® Сохранить как”, що відкриває стандартне діалогове вікно „Сохранение документа”.

Формат експортованого файлу вибирається зі списку вікна „Тип файла”: „База данных MS Project” (формат mpd), „Веб-страница” (html), „База данных MS Access” (mdb); „Книга MS Excel” (xls); „Сводная таблица MS Excel” (xls); „Текст” і файли у форматі „XML”. По натисканню кнопки „ODBC” вікривається діалоговому вікні „Select Data Source” (Вибір джерела даних) в якому указується драйвер-оброблювач формату „ODBC-інтерфейсу” (Open Database Connectivity), призначеного для організації зв'язку з підтримуваними їм базами даних.

В усіх варіантах після натискання кнопки „Сохранить” запускається програма – майстер, що дозволяє створити нову схему експорту даних або використовувати існуючу. Наприклад, на третьому кроці майстра, що створює схему експорту у Веб-страницу, відкривається діалогове вікно „Сопоставление задач” (рис. 78), у якому з полів таблиці MS Project, обраної за допомогою фільтра експорту, створюється HTML-таблиця. Користувач має можливість вибрати необхідні стовпці, сформулювати їхні назви і послідовність розташування на сторінці. Аналогічно на наступних кроках майстра будуються таблиці відображення ресурсів і призначень. Створені інструкції запам'ятовуються по натисканню кнопки „Сохранить схему” (Save Map).

13.5. Організація спільної роботи на етапі виконання проекту

Після того як проект погоджений, і команда виконавців визначена, тобто створена робоча група проекту, необхідно настроїти MS Project на забезпечення спільної роботи членів робочої групи.

Настроювання параметрів здійснюється на вкладці „Совместная работа” (Collaborate) діалогового вікна „Параметры” (рис. 79), що відкривається командою „Сервис®Параметры”. Можна також використовувати команду „Совместная работа®Параметры совместной работы”.

У першу чергу треба у списку, що розкривається, „Средство для совместной работы” (Collaborate using) вибрати спосіб обміну даними при спільній роботі: „Только электронная почта” або „Microsoft Project Server”. У залежності від вибору відкривається доступ до тих чи інших елементів керування вкладки. Ми розглянемо перший варіант (рис. 79), другий – не є предметом вивчення даної книги.

Спільна робота за допомогою електронною пошти стає можливою при наявності програми - поштового клієнта, наприклад, MS Outlook, і допоміжної обслуговуючої програми Microsoft Workgroup Message Handler, що працює незалежно від MS Project, тобто звільняє учасника проекту від необхідності установки MS Project на своєму комп'ютері (MS Project повинен бути установлений у керівника проекту).

Якщо на вкладці „Совместная работа” встановити прапорець „При каждой публикации на  сервере Microsoft Project Server выводить подтверждение успеха”, то MS Project буде видавати повідомлення за кожним фактом доставки електронного листа одержувачу або розміщення інформації на сервері.

Зміни, внесені учасниками проекту у задачі або у призначення, відображаються в плані і розсилаються учасникам за допомогою команд пункту меню „Совместная работа ® Опубликовать” або за допомогою однойменної панелі інструментів.

Команда „Опубликовать новые и измененные назначения” модифікується в розділі „При публикации новых и измененных назначений назначения ресурсов обновляются в:” (рис. 79). Установкою перемикача „изменения начала, окончания, % завершения или структуры” редагуються тільки зазначені поля, а перемикача „любых изменений задач” – обмеження відсутні, у тому числі і для полів, про зміну яких ресурсам не повідомляється. Кнопка „По умолчанию” (рис. 79) робить ці настроювання завантажуваними.

Як було відзначено у розділі 13.1, для забезпечення передачі повідомлень електронною поштою відповідні адреси учасників проекту повинні бути занесені в „Адресную книгу”. Існують і інші можливості. Замість поштових адрес при роботі в локальній мережі зручніше створити їхні облікові записи в домені Windows (Windows user Account). І ті, і інші додаються во вхідну таблицю (Ввод) через діалогове вікно відомостей про ресурси (рис. 28). В цьому вікні необхідно заповнити поле „Рабочая группа” (у даному випадку зі списку вибрати „Только електронная почта”) і поле „Адрес электронной почты”, причому за допомогою кнопки „Учетная запись Windows” (Windows Account) можна вибрати користувача зі списку ресурсів, що мають URL-адреси.

Якщо для відправлення даних застосовується команда „Опубликовать ® Все данные”, то MS Project розсилає проектну інформацію всім адресатам без можливості додаткових настроювань. Коли ж використовується команда „Опубликовать ® Новые и измененные значения”, то відкривається однойменне діалогове вікно (рис. 81), у верхнім полі якого задається тип задач, що публікуються. Якщо задачі були попередньо відібрані виділенням, то використовується пункт „Выбранных элементов” (Selected items).

Передана інформація відображається в таблиці в центрі вікна. При цьому за допомогою перемикача „Просмотр с группировкой:” задається угруповання даних за ресурсами або за задачами. Для редагування тексту листа (тему листа відредагувати неможливо) слід натиснути кнопку „Изменить текст сообщения”. Стан прапорця „Оповещать все ресурсы по электронной почте” (Notify all affected resources via e-mail) при спільній роботі за допомогою електронної пошти ролі не грає. Після натискання кнопки „ОК” програма розсилає листи всім ресурсам і повідомляє про їхню доставку одержувачам. З моменту розсилання до одержання підтвердження в поле індикатору (Indicators) відображається значок, у полі „Ожидается ответ” автоматично міститься значення „Да”, а в поле „Подтверждено” (Confirmed) – значення „Нет”. Після приходу відповіді значення полів змінюються на протилежні.

Учасник проекту відкриває файл повідомлення за допомогою програми обробки листів MS Workgroup Massage Handler. У робочому вікні програми відображається тема, текст повідомлення і таблиця з інформацією про задачі, у виконанні яких принимае участь даний  ресурс. Структура таблиці ідентична, приведеної на рис. 81, але до неї доданий перший стовпець „Принять?”, у списку, якого міститься два значення „Да” і „Нет”. Вибір значення здійснюється подвійним щигликом миші. Після цього в полі тексту повідомлення з'являється порожній рядок, куди вводиться текст відповіді. Для його доставки на адресу менеджера проекту залишається натиснути кнопку „Отправить” (Send).

При відкритті менеджером проекту відповіді програма MS Workgroup Massage Handler надає можливість натисканням кнопки „Обновить проект” зберегти запропоновані зміни у файлі проекту або продовжити діалог (кнопка „Ответ”). У першому варіанті MS Project обновляє проект і розміщує у полі „Подтверждено” таблиці „Ввод” значення „Да” або „Нет” у залежності від згоди або незгоди виконавця з його призначенням. При цьому в будь-якому випадку в полі „Ожидается ответ” з'являється значення „Нет”, а індикатор очікування відповіді у поле „I” (Information) заміняється на знак оклику, що означає, що дані про задачу були обновлені і їх варто опублікувати.

Запити, що стосуються фактичних трудовитрат, які направляються виконавцем у ході відстеження проекту, мають спеціальну форму. По команді меню „Совместная работа ® Запросить ход выполнения”або однойменної команди контекстних меню чи задачі ресурсу відкривається діалогове вікно (рис. 82), що містить у відмінності від вікна публікації додаткові поля для введення фактичних трудовитрат: „Завершено” (Completed) та „Остаток” (Remaining). Крім того, у полях „С:”і „По:” потрібно вказати граничні дати періоду відстеження. По натисканню кнопки „ОК” повідомлення відправляється зазначеному в ньому ресурсу (ресурсам). Підтвердженням відправлення служить індикатор у формі конверта зі знаком питання і позначка годинника, що з'являється в інформаційному полі (Information).

Ресурс, якому був спрямований запит, одержує повідомлення по пошті (E-mail) з темою „Запрос хода выполнения”. Процедура відповіді ідентична описаній вище, з тією відмінністю, що необхідно заповнити поле погодинного розподілу фактичних трудовитрат і поле „Оставшиеся трудозатраты”. Крім того, поряд із кнопкою „Отправить” розташована кнопка „Сохранить и отправить позднее”, щодозволяє відкласти відповідь на більш пізній термін.

При відкритті менеджером проекту повідомлення виконавця про результати відстеження, виникає діалогове вікно публікації з тими ж полями, що й у запиті, і по натисканні кнопки „Обновить проект” (Update Project) нові дані заносяться у фактичний план проекту.

14. Висновок

Система керування проектами MS Project являє собою дуже складний програмний комплекс із широким спектром можливостей. Даний посібник містить відомості, достатні для початку самостійної роботи з цією чудовою і користною програмою. Через обмеженість обсягу навчальної програми залишилися поза увагою питання конфігурування MS Project Server і підключення до нього, а відповідно – роботи з корпоративним пулом ресурсів, заміни і підбора ресурсів проектної команди, моделювання й аналізу портфеля проектів, а також ряд настроювань, необхідних індивідуальному користувачу.

Для вивчення цих і суміжних з ними питань рекомендуємо звернутися до спеціальних науково-методичних видань, короткий перелік яких приводиться в списку літератури.

15. Контрольні питання

Контрольні питання до розділу 1-3

1. Для рішення яких задач призначені системи керування проектами?

2. Дайте визначення сучасному поняттю проекту.

3. Приведіть приклади проектів.

4. Дайте визначення СКП.

5. Назвіть основні методики планування задач, використовувані в СКП.

6. Перелічите основні елементи СКП.

7. Що відноситься до найбільш важливих ресурсів проекту?

8. Приведіть визначення критичного шляху.

9. Опишіть види зв'язків задач.

10. Як зв'язані тимчасові параметри рівнобіжних робіт? Коли виникають резерви часу?

11. Опишіть структуру діаграми Ганта.

12. Яке призначення мережної діаграми?

13. Для чого використовується діаграма навантаження ресурсів?

14. Опишіть вид діаграми використання задач;

15. Що загального між СКП і СУБД?

16. Яким чином контролюється хід виконання проекту?

17. Назвіть основні характеристики календарів.

18. Як обчислюється потреба у фінансових ресурсах для реалізації проекту?

19. Опишіть загальний алгоритм роботи СКП.

Контрольні питання до розділів 4-6

1. Дайте коротку характеристику версій програми Microsoft Project „Standard” і „Professional”.

2. Опишіть структуру й основні елементи керування вікном програми;

3. Що таке представлення (вид)? Які категорії видів існують?

4. З яких об'єктів може складатися вид?

5. Як створити нове представлення і як відкрити готове представлення?

6. Яке призначення інструмента організатор?

7. Що таке "внутрішні" таблиці MS Project, яка їхня відмінність від "зовнішніх" таблиць?

8. Назвіть приклади стандартних "зовнішніх" таблиць MS Project;

9. Що таке поле MS Project? Назвіть основні поля та охарактеризуйте їхнє призначення;

10. Як відкрити готову таблицю MS Project? Як знайти таблицю MS Project?

11. Як відредагувати структуру таблиці MS Project?

12. Як створити нову таблицу MS Project?

13. Як форматируется зміст таблиць MS Project?

14. Назвіть типи сортування даних у таблицях MS Project.

15. Як відобразити структуру проекту MS Project?

16. Як включити і настроїти автофільтр?

17. Які логічні оператори та умови можна використовувати при доборі даних автофільтром?

18. За якою кількістю полів можлива автофільтрация? Як відключити автофільтр?

19. Як вибрати готовий фільтр MS Project? Опишіть процедуру створення фільтра MS Project;

20. Для чого призначене угруповання задач, ресурсів?

21. Як згрупувати задачі по фазах проекту MS Project?

22. Яке призначення діаграм MS Project?

23. Опишіть структуру діаграми Ганта; Яким образом на діаграмі Ганта відображаються задачі?

24. Як настровується зображення відрізка діаграми Ганта і супровідна інформація до нього?

25. Перелічите одиниці виміру часу в MS Project; Як настроїти параметри фінансового року?

26. Як зв'язати задачі на діаграмі Ганта? Як розірвати задачу на діаграмі Ганта?

27. Які різновиди діаграми Ганта можна створити за допомогою майстра?

28. Як відрізняються завершені задачі від початих на сітковому графіку?

29. Опишіть основні прийоми форматування блоку складного графіка?

30. Як відредагувати властивості задачі, знаходячись у сітковому графіку?

31. Для чого призначена діаграма Календар? У чому її відмінність від діаграми Ганта?

32. Опишіть процедуру настроювання часової шкали календаря;

33. Яким образом у Календарі редагуються властивості і зв'язки між задачами?

34. Опишіть структуру діаграми графіку ресурсів;

35. Як вибрати тип даних, відображуваних на ресурсному графіку?

36. Як форматується зображення ресурсів і настроювається часова вісь графіка ресурсів;

37. Дайте опис структури діаграми використання задач;

38. Як настроїти відображення дані діаграми використання задач?

39. Як здійснюється редагування проектних даних через діаграму використання задач?

40. Як здійснюється фільтрація даних на діаграмах?

41. У якій діаграмі допускається угруповання даних?

Контрольні питання до розділу 7

Контрольні питання до розділу 8

1. Як відкрити новий файл проекту?

2. Назвіть варіанти вибору початкової точки відліку часу проекту

3. Охарактеризуйте логіку роботи програми в частині календарного планування ?

4. Як настроювається календар проекту?

5. Як настроюваються параметри календарного планування, використовувані програмою за замовчуванням?

6. Які типи задач визначені в MS Project?

7. Як перераховуються параметри задач у залежності від їхнього типу?

8. Які особливості задач з фіксованим обсягом робіт?

9. З чого починається складання календарного плану?

10. Для чого потрібні віхи?

11. Як задати положення задачі в структурі проекту?

12. Що таке фаза проекту? Коли задача стає фазою?

13. Як установити зв'язок між задачами за допомогою миші?

14. Як відредагувати зв'язок у таблиці, замінивши її тип?

15. Як відредагувати зв'язок за допомогою форми опису задачі?

16. Чому не рекомендовано одночасно визначати дати початку і закінчення задач "вручну"?

17. Які типи обмежень дат існують у MS Project?

18. Для чого використовується обмеження типу „Короткий срок”?

19. Як змінити тип обмеження задачі?

20. Як додати в проект повторювану задачу?

21. Як визначити загальну тривалість проекту?

22. У якої таблиці створюється список ресурсів?

23. У яких одиницях виміру задаються обсяги матеріальних ресурсів?

24. Як указати максимально можливе завантаження ресурсу?

25. Для чого потрібний ресурсний календар?

26. Як змінити календар ресурсу?

27. У якому представленні зручніше за все призначати ресурси задачам і чому?

28. У яких одиницях виміряється участь ресурсу в даній задачі?

29. Яке призначення календаря задачі?

30. Які пріоритети мають календарі ресурсів і задач, і як їх змінювати?

31. Як змінити профіль навантаження? Як створити переривання в задачі?

32. Які параметри регулюють витрати матеріальних ресурсів у часі ?

33. Як ввести код задачі, і як відредагувати пріоритет задачі?

34. Як доповнити інформацію про задачу чи ресурс текстом, малюнком, таблицею?

35. Як створюється гіперпосилання в MS Project?

36. Для чого використовуються поля що настроюваються в MS Project?

37. Як створити поле, що набудовується, у поточній таблиці?

38. Які типи настроюваних полів доступні?

39. Як створити список значень у полі, що настроювається?

40. Як увести формулу в поле, що настроювається?

41. Як звести дані в поле сумарної задачі, що настроювається?

42. Як створюється графічний індикатор у полі, що настроювається?

43. Назвіть методи визначення вартості проекту, підтримувані MS Project;

44. Як формуються таблиці норм витрат у MS Project?

45. Як визначається вартість призначення в MS Project?

46. Як визначається вартість задачі у MS Project?

47. Як створити спосіб нарахування витрат?

Контрольні питання до розділу 9

1. Які мети аналізу й оптимізації плану проекту?

2. У якім представленні рекомендується проводити аналіз навантаження ресурсів?

3. Чому переобтягуються ресурси в ході складання плану проекту?

4. Як запустити автоматичне вирівнювання навантаження ресурсів по годинам?

5. Якій стандартний порядок автоматичного вирівнювання навантаження ресурсів?

6. Які задачі не можна вирівняти?

7. Як дозволити програмі вирівнювання за переобтяжених призначеннях?

8. Як побачити і проаналізувати результати вирівнювання?

9. Як скасувати результати попереднього вирівнювання?

10. Перелічите варіанти "ручного" вирівнювання навантаження ресурсів;

11. Як знайти переобтяжені задачі?

12. Які післядії може викликати перерозподіл призначення в часі?

13. Як відібрати ресурси, придатні для призначення на задачу ?

14. Як перенести навантаження з одного ресурсу на інший?

15. Яка мета аналізу календарного плану проекту?

16. Опишіть суть методу PERT-аналізу;

17. Як уводяться варіанти тривалостей задач у PERT-аналізі MS Project?

18. Як побачити результати PERT-аналізу на діаграмі Ганта?

19. Що таке критичний шлях проекту?

20. Як виділити на діаграмі Ганта задачі критичного шляху?

21. Як переглянути вартість задач і бюджет проекту?

22. Як організувати аналіз розподілу витрат по задачах, фазам?

23. Як організувати аудит витрат по групах ресурсів?

Контрольні питання до розділу 10

1. Як відображається інформація про ризики розкладу проекту?

2. Як виділити задачі з високим ризиком розкладу і пом'якшити його?

3. Як використовувати результати PERT-аналізу для виявлення ризикованих задач?

4. Як виявити задачі, що мають велике число попередників?

5. Як виявити задачі, що мають велике число зовнішніх залежностей?

6. Назвіть основні джерела ресурсних ризиків;

7. Як ідентифікувати ресурси з великим числом призначення?

8. Як проаналізувати розподілу трудозатрат виконавців за допомогою MS Excel?

9. Як оцінити імовірність бюджетного ризику за допомогою PERT-аналізу?

10. Які існують міри стримування ризиків календарного розкладу?

11. Як проаналізувати тимчасові буфери задач?

12. Як ліквідувати негативні тимчасові резерви задач?

13. Опишіть прийом страхування проекту від непередбачених ризиків.

Контрольні питання до розділу 11

1. Що розуміється під відстеженням проекту в MS Project?

2. Які різновиди планів існують у MS Project і для чого вони призначені?

3. Як здійснюється вибір і настроювання параметрів (полів) плану, що зберігається?

4. У які поля вводиться поточна інформація про виконання плану проекту?

5. Який з інформативних параметрів забезпечує максимальну точність відстеження?

6. Як перераховується фактичний план проекту?

7. Як установити режим розрахунку витрат "знизу нагору"? 

8. Що буде, якщо цей режим розрахунку витрат "знизу нагору" не встановлений?

9. Як створити таблицю для відстеження за допомогою „консультанта”?

10. Як вводити процент завершення задачі за допомогою діаграми Ганта?

11. Як краще відслідковувати погодинні фактичні витрати?

12. Як побачити зведені дані по фактично досягнутих показниках проекту в цілому?

13. Як перепланувати терміни задачі, що почалася, хід якої відповідає плану?

14. Як обновити стан усіх задач проекту?

15. Сформулюйте суть методу засвоєного обсягу;

16. Назвіть основні індикатори методу засвоєного обсягу;

17. Які представлення використовуються для аналізу ходу виконання проекту методом засвоєного обсягу?

18. Як включити відображення лінії ходу виконання і настроїти її параметри?

19. Як за допомогою лінії ходу виконання зпрогнозувати перспективи виконання плану?

Контрольні питання до розділу 12

1. Для чого призначені звіти MS Project?

2. Назвіть основні групи звітів MS Project;

3. Як створити новий звіт?

4. Опишіть процедуру вибору джерел інформації для власного звіту про задачі.

5. Як ініціювати створення звіту по ресурсах?

6. Для чого використовується звіт з місячного календаря?

7. У чому сутність перехресного звіту?

8. Як формується структура перехресного звіту?

9. Як ввійти в режим редакції готового звіту, як видалити готовий звіт?

10. Як задати параметри сторінки для друку звіту?

11. Як настроїти друк підсумків по рядках і стовпцям таблиць?

Контрольні питання до розділу 13

1. Які способи обміну інформації між ділянками проекту використовуються в MS Project?

2. Які програми повинні бути встановлені в членів проектної команди для обміну інформацією за допомогою електронної пошти?

3. Які варіанти розсилання електронних листів передбачені в MS Project?

4. Для чого використовується розсилання листів за маршрутом?

5. У складі яких документів можлива передача (експорт) даних MS Project?

6. Які команди керують публікацією даних проекту? Яка програма обробляє електронні листи?

16. Список рекомендованої літератури

1. Кобиляцький Л.С. Управління проектами: Навч.посіб.-К.:МАУП, 2002.-200 с.

2. Мазур И.И. и др. Управление проектами. Учебное пособие.- М.: Экономика, 2001.-574 с.

3. Куперштейн В.И. MS Office и Project в управлении и делопроизводстве.- 2-е изд. пере­раб. и доп.- СПб: БХВ-Петербург, 2001.-400 с.

4. Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Project 2002: Учебный курс.- СПб.: Питер, 2003.-640 с.

5. Товб А., Ципес Г. Управление проектами: стандарты, методы, опыт.-М.: Изд-во: Олімп — Бизнес, 2003.-204 с.

6. ИСО 10006.: 1997 (Е ) "Менеджмент качества. Руководство качеством при управлении проектами".- М.: Изд-во НТК " Трек", 2001.-40 с.

З повагою ІЦ "KURSOVIKS"!