Приклад функціонування системи СЕД Парус-Канцелярія 7.40, НУДПСУ

Приклад функціонування системи СЕД «Парус-Канцелярія 7.40»

Система «Парус-Канцелярія 7.40» дозволяє здійснити автоматизацію документооберту підприємства. Система дозволяє досить легко перевести існуючий потік документів підприємства у електронну форму, керувати ними, та зберігати у сховищі певний час визначений внутрішніми стандартами підприємства та законодавчою базою України.

На рисунку 2.3 наведено вікно запуску та реєстрації користувача у системі «Парус-Канцелярія 7.40».

У своїй роботі система «Парус-Канцелярія» використовує систему довідників, які містять інформацію, що використовується при створенні того чи іншого документа. Після того, як система була інстальована вона автоматично заповнить частину довідників, але більш значну частину користувачі повинні заповнити самостійно, бо ці довідники містять інформацію унікальну для кожного підприємства. Існує два способи заповнити довідники, перший спосіб - це заповнення усіх довідників на початковому етапі експлуатації системи, а потім її подальша експлуатація, або другий спосіб - це заповнення довідників підчас створення нових документів (у цьому випадку створюється документ, заповнюється його реквізити, якщо реквізит обирається з довідника, то спочатку користувач повинен додати у довідник цю інформацію, а потім тільки використати її у документі).

Перший спосіб є більш вірним і зазвичай використовують саме його. На рисунках 2.4 -2.7 наведено приклади заповнення довідників системи.

Довідник «Персоны -Контактные лица» заповнюється аналогічно, з тиєю лише різницею, що у данному випадку ми записуємо інформацию стосовно контактніх осіб з інших підприємств, тому необхідно обовязково вказати до якої компанії відноситься ця особа (див. рис. 2.8-2.9), а також обовязково вказати дату народження та адресу електронной пошти (наявність цих даних дозволить здійснювати, у разі необхідності, розсипку елктроних листів та своєчасно поздоровити партненірв та клієнтів з днем народження).

Спираючись на створений договір можна сформувати в  автоматичному режимі ще декілька документів, а саме:

- Вихідний рахунок на сплату;

- Податкова накладна;

- Накладна на відпуск товару;

- Акт виконаних робіт.

На рисунку 2.10 продемонстровано, яким чином на базі договірного документа можна створити вихідний рахунок на сплату.

У вікні необхідно обрати розділ, до якого потрібно записати вихідний рахунок (якщо необхідного розділу не існує, його треба створити). Далі у формі, яка відкрилась потрібно заповнити усі необхідні атрибути рахунку (рис. 2.11).

Після цього рахунок з'явиться у реєстрі рахунків на сплату (рис. 2.12).

Далі створений документ необхідно занести до реєстру вихідних документів (рис. 2.13).

Також потрібно вказати зв'язок документа, що реєструється з реально створеним документом, в даному випадку це вихідний рахунок на сплату. Приклад встановлення зв’язку документів наведено на рисунку 2.14.

Якщо компания, якій було надано певні послуги, здійснила оплату за отриманим рахунком, то система надає можливість зареєструвати здійснені платежі. У разі помилкової оплати її можнаскасувати. Усі платежі можливо переглянути у Журналі платежів, де для кожного вихідного рахунку зазначено усі платежі, які були здійснені (рис 2.15-2.17)

Після того, як вихідний рахунок сплачено, а клієнтові надано певні послуги або товари, виконавець повинен заповнити документ «Акт виконаних робіт». Даний документ підтверджує виконання робіт відповідно до договору, на базі якого клієнту було виставлено рахунок. Документ «Акт виконаних робіт» можна створити в ручному режимі (тобто заповнити усі необхідні реквізити самостійно) або на базі відповідного вихідного рахунку. Приклад створення «Акту виконаних робіт» наведено на рисунках 2.18-2.20.

Отже, нами розглянуто приклад функціонування системи документооберту «Парус-Канцелярія». Зазвичай, після того як документи відпрацьовані та використані, їх відправляють до архіву, де вони зберігаються певний термін (відповідно до чинного законодавства України та внутрішніх стандартів підприємства), після чого знищуються. На рисунках 2.21 та 2.22 наведено приклад відправлення документа до архіву.

Далі потрібно заповнити форму, де вказуються усі реквізити документа який передається до архіву.